La fonctionnalité de détection automatique des champs dans l’environnement de création est activée par défaut pour les comptes de niveau Individual, Team, Business et Enterprise.

Description de la fonctionnalité

Lors du transfert d’un nouveau formulaire vers l’environnement de création, Adobe Sign évalue automatiquement le document et place des champs de candidats aux endroits où des points de repère sur la page indiquent que des champs sont probablement nécessaires.

Les champs de candidats peuvent être acceptés, supprimés ou convertis en d’autres types de champs par l’utilisateur.


Utilisation

La détection des champs est automatique lorsqu’un document est envoyé vers l’environnement de création. Cela comprend le processus de création d’un modèle, d’un widget ou lors d’un événement d’envoi individuel.

○ Si des champs de candidats sont identifiés, une icône avec une bulle de texte descriptif s’affiche en haut à gauche de la fenêtre de création et invite l’utilisateur à cliquer sur l’icône pour placer les champs suggérés.

○ Si aucun champ de candidat n’est détecté, l’icône n’apparaît pas.

○ Chaque page individuelle est évaluée séparément, et chacune dispose de sa propre icône pour placer des champs pour cette page distincte.

Remarque :

La détection des champs ne fonctionnera pas si des champs, quel que soit leur type (balises de texte ou champs AcroForm), ont déjà été appliqués sur le document transféré.

1 Candidate fields Identified

 

Cliquer sur l’icône des champs de candidats permet de placer tous les champs suggérés pour cette page.

L’utilisateur peut cliquer sur X dans la bulle de texte pour supprimer la bulle sans placer les champs.

2 Placed Candidate fields

 

Une fois les champs placés, le texte dans la bulle change pour demander à l’utilisateur de passer les champs en revue.

Adobe Sign étant incapable de deviner quel devrait être le nom du champ, un nom générique est attribué à chacun d’entre eux (par exemple « Champ personnalisé 1 »). 

En outre, Adobe Sign est incapable de déterminer à quel participant doit être attribué le champ. Par défaut, tous les champs sont attribués à « Participant 1 ».

3 Field Properties Menu

 

Dans un premier temps, il est recommandé aux utilisateurs de supprimer tout champ supplémentaire ayant été mal placé.

4 Delete useless fields

Remarque :

Vous pouvez sélectionner plusieurs champs en maintenant la touche Maj enfoncée, puis en utilisant la souris pour cliquer sur le formulaire et tracer une zone. Tous les champs placés dans la zone décrite sont sélectionnés.

Vous pouvez ensuite déplacer ou supprimer le groupe de champs.

 

Ajoutez ou déplacez ensuite les champs qui ont été mal placés.

5 Align fields

 

Une fois que le formulaire ne comporte que les champs nécessaires, passez en revue chaque champ en l’ouvrant à l’aide d’un double-clic.

Il est recommandé d’attribuer un nom pertinent à chaque champ afin que les rapports soient plus faciles à lire et que le mappage de données soit plus simple à concevoir.

Pour renommer un champ, cliquez sur l’icône Modifier située en regard du nom du champ, puis saisissez le nom complet du champ.

6 Change field names

 

Si le formulaire exige uniquement que le premier destinataire saisisse tout le contenu, alors le rôle Participant 1 correspond exactement à vos besoins.

Cependant, si l’expéditeur doit pré-remplir des champs ou s’il existe plusieurs destinataires, le champ Attribué à doit être vérifié et modifié si besoin.

 

Il est également nécessaire de vérifier le type de champ.

Par défaut, tous les champs de candidats placés sont des champs de texte. Cependant, ils peuvent facilement être convertis en la plupart des autres types de champs d’une ligne courants :

○ Champs de signature

○ Champs d’informations sur les signataires

○ Champs de texte

 

7 field types

Remarque :

Les champs placés automatiquement prennent en charge toutes les options de champ normales, telles que les règles de validation des champs, les déclarations conditionnelles, les outils d’apparence des polices, etc.

 

Une fois tous les champs vérifiés, passez en revue les autres pages du document en plaçant et en vérifiant les champs au fur et à mesure.

Une fois tous les champs en place, cliquez sur Enregistrer ou sur Envoyer pour terminer le processus de création.

Si vous créez un modèle, les champs sont entièrement modifiables à partir de la page Gérer.

Si vous quittez l’environnement de création avant d’enregistrer ou d’envoyer le document, il sera accessible sur votre page Gérer dans la section Brouillon, mais le positionnement des champs sera perdu.


Activation/Désactivation

La fonctionnalité de détection automatique des champs peut uniquement être activée ou désactivée au niveau du compte et/ou du groupe par l’assistance Adobe Sign.

Les paramètres au niveau du groupe sont autorisés et remplaceront les valeurs au niveau du compte. 


Ce qu’il faut savoir

Les accords contenant plus de 25 pages ne déclenchent pas la détection automatique des champs.

Ce produit est distribué sous licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage à l’identique 3.0 non transposé  Les publications Twitter™ et Facebook ne sont pas couvertes par les dispositions Creative Commons.

Mentions légales   |   Politique de confidentialité en ligne