La nueva página Gestionar de Adobe Sign está diseñada para mejorar la velocidad y acceder a la biblioteca de contenido rellena para cada usuario.

Información general

La nueva página Administrar se ha diseñado para reducir espacio y mejorar la exposición del contenido del usuario.

La nueva página Administrar no está en igualdad de condiciones con la interfaz clásica.

Dada la complejidad de las muchas funciones de la página Gestionar, las funciones más avanzadas se lanzarán por etapas para permitir un tiempo de "quemado" y el aislamiento de problemas en cualquier superficie. 

Las versiones posteriores ofrecerán elementos más avanzados y algunos elementos se han retirado de la interfaz.


Programación de implementaciones

Actualmente, el nuevo formato de la página Administrar es opcional para los clientes existentes.

Las nuevas cuentas solo tienen acceso al nuevo formato de página y no pueden cambiar el formato tradicional.

Nota:

Una opción para cambiar entre la experiencia nueva y la clásica aparece en la esquina superior derecha de la página cuando se activa la opción para acceder en la cuenta.

El nuevo vínculo de selección de la página Administrar

De forma predeterminada, la página cargará una lista de acuerdos.

  • Si hay acuerdos pendientes de acción por su parte, el filtro Esperándole a usted se selecciona automáticamente
  • Si no hay ningún acuerdo a la espera de su atención, el filtro En curso se selecciona automáticamente

Esta lista se ordena por la fecha de "Última modificación", mostrando el acuerdo modificado más recientemente en primer lugar.

 

Los encabezados de columna que describen la tabla del acuerdo se pueden seleccionar para aplicar un orden alfanumérico a la tabla de contenidos.

Encabezados de página

Haz clic una vez en un registro del acuerdo para mostrar sus detalles y controles a la derecha.

Haga clic en Abrir acuerdo para revisar los detalles.

Abrir acuerdo

 

Cuando el acuerdo esté abierto, tendrá acceso a los controles en el carril derecho.

Acuerdo abierto


Elementos disponibles en la página Administrar

Las diferentes "carpetas" de estado de la página clásica se han consolidado en una serie de filtros más prácticos que ofrecen los acuerdos de un tipo de estado. En la sección superior tiene los filtros de acuerdos, que proporcionan los acuerdos según sea su estado actual.

Existen dos estados "activos". Cada uno indica el volumen de contenido entre paréntesis después del nombre de estado:

  • En curso (N): Los acuerdos con este estado esperan a que un participante complete la acción. Los acuerdos que esperan al usuario que ha iniciado sesión no aparecen.
  • Esperándole a usted: Los acuerdos que están esperando al usuario que inició sesión se consiguen con el filtro Esperándole a usted. 

 

Existen tres estados "Terminado":

  • Completado: Acuerdos que se han completado correctamente 
  • Cancelado: Acuerdos que se han abandonado por algún motivo. Esto incluye: 
    • Acuerdos cancelados por el emisor
    • Acuerdos rechazados por un participante
    • Acuerdo terminados por un error de autenticación repetido
    • Acuerdos que han experimentado errores del sistema y que no se pueden firmar
  • Caducado: Acuerdos que llegan a una fecha de caducidad y se cierran automáticamente

 

Hay un estado de Borrador que contiene todos los acuerdos parcialmente creados.

 

La sección inferior está dedicada a los objetos "principales" de la plantilla. Los acuerdos "secundarios" que se crean de estas plantillas se filtran más arriba, en los filtros de estado del acuerdo.

Los objetos principales no son acuerdos en sí mismos, pero se utilizan para producir grandes volúmenes de acuerdos individuales. Estos objetos principales incluyen:

  • Plantillas (Biblioteca): todas las plantillas de documentos y de campos disponibles en su biblioteca de documentos
  • Formularios web: Anteriormente llamados Widgets, los formularios web son las plantillas del acuerdo que se pueden distribuir como vínculos, o integrar en las páginas web. El firmante inicia los formularios web, generando un acuerdo secundario para cada participante que rellene uno
  • Mega Sign: Las plantillas Mega Sign están diseñadas para producir un gran volumen de acuerdos individuales que se envían y se firman como un acuerdo "normal"
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>> Consulte las opciones de uso compartido de la cuenta aquí

Los usuarios con los que se haya compartido contenido desde otras cuentas de usuario pueden filtrar ese contenido si hacen clic en la flecha hacia abajo que se encuentra junto a Sus acuerdos.

El menú desplegable muestra una lista de todos los usuarios (y grupos cuando está activada el uso compartido avanzado) que comparten contenido con usted. Seleccione el usuario, y la página Administrar se volverá a cargar con el contenido del usuario seleccionado.

Filtro de cuenta compartida

Las cuentas que tengan Uso compartido de cuenta avanzado pueden cambiar entre las cuentas de usuario compartidas para Enviar acuerdos en nombre del usuario:

  • Pase el ratón sobre su nombre en la esquina superior derecha de la pantalla
  • Haga clic en Cambiar cuenta
  • Seleccione la cuenta de usuario a la que desee cambiar y haga clic en Aceptar
Cambiar cuenta

Cambiar a otra cuenta de usuario permite al usuario que ha iniciado sesión enviar acuerdos en nombre de la cuenta a la que se ha cambiado:

Cuenta a la que se ha cambiado

La barra de búsqueda muestra todas las transacciones que coinciden con la cadena proporcionada para la fuente de contenido seleccionada.

  • Si está buscando “Sus acuerdos”, se realiza una búsqueda respecto a su contenido. Si está en una cuenta compartida, buscará el contenido de las cuentas compartidas

El contenido de los campos siguientes se indexa al crear o actualizar una transacción:

  • Nombre del participante
  • Dirección de correo electrónico
  • Título del destinatario
  • Empresa del destinatario
  • Nombre del acuerdo
  • Notas del acuerdo
  • Mensaje del acuerdo
  • Mensaje personal del destinatario
  • Nombre del grupo de destinatarios
  • Lista de destinatarios en el grupo de destinatarios
  • Nombres de documentos originales
  • Todo el contenido de los campos de texto aceptado durante el proceso de creación

Cómo funciona la búsqueda de texto:

Si buscaba la cadena: “A simple fish”

  • Adobe Sign transforma la secuencia en “tokens”, utilizando espacios como delimitadores. La cadena de ejemplo se divide en tres tokens: asimplefish
    • Los caracteres tratados como delimitadores (aparte del espacio) son: ~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • Las comillas no especifican un valor de cadena literal (ya que las comillas son delimitadores)
      • Los puntos, dos puntos y punto y coma que no van seguidos de espacio en blanco permanecen como parte del token (p. ej. ver:1.0)
      • El apóstrofo se conserva en el token si va seguido de cualquier otro elemento distinto del espacio en blanco o un carácter "s" (p. ej.: don't)
  • Se elimina la distinción entre mayúsculas y minúsculas. P. ej.: a, simple y fish
  • A continuación, la búsqueda intenta hacer coincidir el texto completo de cada token con un valor indexado
    • Se produce una tokenización más compleja para el nombre del acuerdo (véase más adelante)
  • Se utiliza una búsqueda inclusiva, lo que significa que todos los acuerdos que coincidan con al menos un token de al menos un campo en el que se puedan realizar búsquedas se incluyen en el conjunto de datos devuelto
    • El conjunto de datos devuelto se ordena por la fecha de la última modificación, apareciendo la más reciente en la parte superior

 

El campo Nombre del acuerdo:

Como se ha indicado anteriormente, el campo Nombre del acuerdo se somete a una tokenización más sofisticada mediante a un proceso "personalizado" adicional que, principalmente, analiza los delimitadores en contexto (en lugar de como caracteres explícitos). Este tokenizado personalizado es diferente del estándar por lo siguiente:

  • Se generan tokens de prefijo (hasta 10 caracteres): un token de prefijo es la cadena incremental de cualquier token estándar. P. ej.: Si el token estándar es fish, los tokens incrementales son: f, fi, fis y fish
    • De este modo, se pueden buscar cadenas parciales si se comienza con el primer carácter del token
    • Las coincidencias en la mitad de una cadena se ignoran. P. ej.: Si se busca rent, no se muestra como coincidencia la palabra apparently
  • División de tokens en caracteres no alfanuméricos. P. ej.: La cadena: Super_Duper produce los tokens: Super y Duper
    • Los guiones bajos no son delimitadores en el tokenizador estándar
  • División de tokens en transiciones entre mayúsculas y minúsculas. P. ej.: la cadena: PowerShot produce los tokens: Power y Shot
  • División de tokens en transiciones entre números y letras. P. ej.: La cadena XL500 produce los tokens: XL y 500
  • Elimina los delimitadores al comienzo y al final de cada token. P. ej.: La cadena: XL---42+'Autocoder' produce los tokens:  XL42Autocoder
  • Elimina los caracteres del posesivo en inglés ('s) al final de cada token. P. ej.: La cadena: Dave's produce el token: Dave

Tenga en cuenta que la combinación de los tokenizadores estándar y personalizado le permite buscar la cadena completa del token (gracias al tokenizador estándar) y los símbolos de prefijo (gracias al tokenizador personalizado), pero no un token de prefijo que abarca un delimitador. 

Ejemplo: Si tiene un acuerdo llamado My_NDA

  • El tokenizador estándar produciría un token similar a: my_nda
  • El tokenizador personalizado produciría una serie de tokens de prefijo: m, my, n, nd y nda
  • Al intentar buscar my_nd no se obtendrían resultados porque 
    • El tokenizador estándar no crea tokens de prefijo, solo cadenas completas
    • El tokenizador personalizado delimita el guion bajo, por lo que los símbolos de prefijo no lo incluirían

Ejemplo 2: Si tiene un acuerdo denominado XL500

  • El tokenizador estándar produciría un token similar a: xl500
  • El tokenizador personalizado produciría una serie de tokens de prefijo: xxl550500
  • Al intentar buscar xl5 no se obtendrían resultados porque 
    • El tokenizador estándar no crea tokens de prefijo, solo cadenas completas
    • El tokenizador personalizado delimita la transición entre letras y números, por lo que no se puede crear ningún símbolo de prefijo que pase de una letra a un número

 

Filtros de búsqueda

El icono de filtro abre las opciones para reducir aún más el conjunto de datos al seleccionar un intervalo de fechas:

  • Todas las fechas
  • Últimas 24 horas
  • Últimos 7 días
  • Últimos 30 días
  • Últimos 12 meses
  • Intervalo de fecha personalizado

Hay una opción adicional para Buscar contenido oculto.

  • Cuando se selecciona Buscar contenido oculto, solo el contenido oculto se incluye en el conjunto de datos devuelto, además de los resultados de cualquier otro filtro activo

Nota:

Cuando se selecciona un filtro, la etiqueta se muestra junto al icono del filtro. Puede hacer clic en un filtro para quitarlo después de que el conjunto de datos haya cambiado.

 

El Nombre o Título del acuerdo se encuentra en la parte superior derecha del diseño de la página:

Título: nombre del acuerdo

 

La Fecha de creación se encuentra justo debajo del nombre del creador del acuerdo.

Fecha de creación

 

El Estado actual de acuerdo se muestra bajo el nombre del acuerdo, y la fecha de creación, en la esquina superior derecha de la ventana.

Estado del acuerdo

 

De quién es el acuerdo se encuentra en la parte superior derecha. 

  • El campo De solo se puede ver cuando no es el remitente.
Enviado por: De

 

El mensaje global para el acuerdo se encuentra en la parte superior derecha, justo debajo del emisor

Mensaje global

 

El destinatario actual se identifica en la nueva y ampliada lista de participantes que muestra con claridad todos los participantes y sus estados en relación con el acuerdo

Lista Destinatarios

La capacidad para revisar y editar plantillas de la biblioteca estará disponible si selecciona el filtro Plantillas en el carril de la parte inferior izquierda.

Al seleccionar una plantilla, se muestran las opciones correctas del carril:

  • Abrir plantilla: Abre una vista de la plantilla
  • Plantilla de aplicación: Inicia un nuevo acuerdo basado en la plantilla ya adjunta
  • Editar plantilla: Permite que el usuario edite los campos y las propiedades de la plantilla
  • Eliminar: Elimina la plantilla. Esta acción no puede deshacerse.
  • Descargar archivo PDF: Permite al usuario descargar un PDF en blanco de la plantilla de biblioteca
  • Descargar archivos individuales: Permite al usuario descargar los archivos individuales que se utilizaron originalmente para crear la plantilla de la biblioteca. 
    • El número total de archivos utilizados originalmente se indica entre paréntesis 
  • Descargar datos del campo de formulario: Descarga un archivo CSV de todos los acuerdos completados que han utilizado el formulario
  • Notas: Notas para la plantilla que solo puede visualizar el propietario de la plantilla o los usuarios o grupos a los que se haya compartido la plantilla

>> Puede obtener más información acerca de cómo crear y editar plantillas aquí

Editar la plantilla

Puede acceder a la capacidad para revisar y editar formularios web si selecciona el filtro Formularios web en el carril de la parte inferior izquierda.

Al seleccionar un formulario web, se muestran las opciones correctas del carril:

  • Abrir formulario web: Abre una vista de la plantilla
  • Obtener código: Muestra el código HTML y de script del formulario web
  • Editar formulario web: Permite que el usuario edite los campos y las propiedades de la plantilla
  • Descargar archivo PDF: Permite al usuario descargar un PDF en blanco de la plantilla de biblioteca
  • Descargar datos del campo de formulario: Descarga un archivo CSV de todo el contenido del campo de los formularios web completados
  • Descargar archivos individuales: Permite al usuario descargar los archivos individuales que se utilizaron originalmente para crear la plantilla de la biblioteca. 
    • El número total de archivos utilizados originalmente se indica entre paréntesis 
  • Compartir: Comparte el acceso al formulario web a la página de Administrar de las partes designadas para el uso compartido
    • El uso compartido de un formulario web permite a la parte designada para el uso compartido:
      • Abrir el formulario web para ver los documentos originales
      • Obtener el código para el formulario web
      • Descargar un PDF de los documentos originales utilizados para crear formularios web
      • Descargar los datos de campos de formulario que se recopilaron con todos los acuerdos secundarios completados que han surgido del formulario web
      • Compartir el acceso a formularios web a otras partes
      • Ocultar el formulario web de la vista personal
      • Revisar y corregir las notas en el formulario web
  • Ocultar formulario web: Oculta formularios web de la vista personal
    • Ocultar la plantilla de formulario web no desactiva ni impide que los usuarios puedan acceder al mismo (suponiendo que esté activa)
  • Notas: Notas del formulario web que solo puede ver el usuario que accede a ellas

>> Puede obtener más información acerca de los formularios web aquí

Editar un formulario web

La capacidad de revisar una transacción de Mega Sign está disponible en el carril de la parte inferior izquierda de la página Administrar.

Al seleccionar un evento de Mega Sign, se muestran las opciones correctas del carril:

  • Abrir Mega Sign: Abre una vista del documento de plantilla utilizado para Mega Sign
  • Recordatorio: Crea y envía un recordatorio a todas las partes que no han finalizado su acuerdo secundario
  • Descargar archivo PDF: Permite al usuario descargar un PDF en blanco de la plantilla de biblioteca
  • Descargar datos del campo de formulario: Descarga un archivo CSV de todos los acuerdos completados 
  • Descargar archivos individuales: Permite al usuario descargar los archivos individuales que se utilizaron originalmente para crear la plantilla de la biblioteca. 
    • El número total de archivos utilizados originalmente se indica entre paréntesis 
  • Ocultar Mega Sign: Oculta el evento de Mega Sign de la vista
    • Ocultar la plantilla principal no afecta a los acuerdos secundarios
  • Compartir: Compartir el objeto principal rellena el objeto en la página Administrar de la persona que a la que se ha compartido
    • Compartir una plantilla principal de Mega Sign comparte automáticamente los acuerdos secundarios
    • Una plantilla principal compartida permite a la parte a la que se ha compartido:
      • Consultar la plantilla original del elemento principal
      • Descargar un PDF del documento original
      • Descargar los datos recopilados en los acuerdos secundarios completados
      • Compartir el objeto principal con otras partes
      • Vea el resumen de actividad del evento de Mega Sign
      • Vea y edite las notas para el objeto principal
  • Ver el informe de actividad: Abre un resumen de los acuerdos secundarios segmentado por el estado actual de los mismos
  • Notas: Notas para la plantilla que solo puede visualizar el propietario de la plantilla o los usuarios o grupos a los que se haya compartido la plantilla
  • Un resumen rápido de los acuerdos secundarios 

>> Puede obtener más información acerca de Mega Sign aquí

Ver actividad de Mega Sign

La capacidad para sustituir al participante actual se encuentra al pasar el ratón sobre el icono del participante y, luego, haciendo clic en el vínculo Reemplazar participante.

Dependiendo de la configuración de su cuenta, existen dos opciones:

  • Reemplazar destinatario: esta opción reemplaza al destinatario actual y le impide seguir accediendo al acuerdo
  • Añadir destinatario alternativo: al añadir un destinatario alternativo se incluye a este, pero se mantiene al destinatario original, que puede seguir completando el acuerdo

>>Puede obtener todos los detalles sobre cómo reemplazar al firmante actual aquí

Opciones de Reemplazar destinatario actual

El emisor de un acuerdo tiene autorización para cambiar el método de autenticación para cada uno de los participantes, una vez que se envíe el acuerdo.

Esto es especialmente útil si se ha utilizado una contraseña, pero se ha perdido u olvidado. Solo hace falta restablecer la contraseña.

La posibilidad de modificar la autenticación del destinatario se encuentra al pasar el ratón por encima del icono de participante y, a continuación, haciendo clic en el vínculo Editar situado junto al método de autenticación.

Nota:

Esta configuración solo se aplica a las contraseñas utilizadas en la autenticación del destinatario.

Las contraseñas utilizadas para proteger un PDF firmado no se ven afectadas

Editar el método de autenticación

La posibilidad de definir, editar y eliminar la fecha de caducidad del acuerdo se encuentra bajo la fecha de creación: Fecha límite de finalización

Haga clic en el icono del lápiz para abrir el panel de edición.

Información completa sobre la función

Editar la fecha de caducidad

El diseño de la página Administrar muestra a los participantes de un acuerdo y proporciona:

  • El estado actual de los participantes que hayan completado las acciones (justo debajo del correo electrónico de cada participante)
  • Una lista completa de todos los participantes y su función en relación con el acuerdo (en la parte derecha)
Lista Destinatarios

Para ver el contenido (archivos) de un acuerdo:

  • Haga clic una vez en el acuerdo para seleccionarlo y abrir el carril derecho
  • Haga clic en la acción Abrir acuerdo 
Abrir acuerdo

 

El acuerdo se abre para la revisión; los controles de la parte derecha permanecen en su lugar.

Acuerdo abierto

La posibilidad de sustituir los archivos de un acuerdo enviado se puede encontrar en las acciones de la parte derecha: Modificar el acuerdo

Información completa sobre la función

Modificar acuerdo

La posibilidad para crear o eliminar recordatorios se encuentra en la parte de derecha, junto a las acciones: Recordatorio

Información completa sobre la función

Nueva página Administrar: Recordatorio

La posibilidad de compartir el acuerdo se encuentra en la parte derecha, junto a las acciones: Compartir

Cuando ya ha compartido un acuerdo:

  • Se envía un correo electrónico al usuario (correo electrónico) con el que ha compartido el acuerdo
    • El correo electrónico contiene un PDF adjunto del acuerdo en su estado actual 
  • El registro del acuerdo pasa a estar disponible en la página Gestionar del usuario (dirección de correo electrónico) con el que lo compartió
    • El usuario puede revisar el acuerdo como si tuviera una copia del mismo

Información completa sobre la función

Compartir un acuerdo

La posibilidad de cancelar el acuerdo se encuentra en la parte derecha, junto a las acciones: Cancelar

Información completa sobre la función

Cancelar acuerdo

La posibilidad de descargar el acuerdo o el informe de auditoría se encuentra en la parte derecha, junto a las acciones: Descargar PDF y Descargar un informe de auditoría respectivamente

Descargar PDF: informe de auditoría

La página Administrar divide la función en Descargar el PDF completo y Descargar archivos individuales.

Cada archivo se puede seleccionar para descargar una versión PDF de cada uno.

Descargar archivos individuales

Si se firma un acuerdo fuera del proceso de firma de Adobe Sign (p. ej.: un destinatario imprime el documento y lo firma físicamente), el autor del acuerdo puede digitalizarlo y cargarlo de nuevo en Adobe Sign.

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Si su cuenta utiliza un ID de administración pública para la validación del destinatario y ha elegido almacenar la información de autenticación, tendrá la posibilidad de descargar el Informe de identidad del firmante.

Descargar informe de identidad

El contenido se puede ocultar en la página Gestionar. Este contenido no se elimina, el estado no cambia y el acuerdo puede continuar de forma normal durante el ciclo de firma. El acuerdo simplemente no está visible en la vista de usuario de página Gestionar.

Nota:

Para dejar de mostrar contenido, primero debe realizar búsquedas con el filtro Mostrar solo los acuerdos ocultos (consulte: Buscar metadatos/notas)

Ocultar acuerdo

El historial de eventos del acuerdo se encuentra en la parte inferior derecha de las acciones: Actividad

Actividad del acuerdo

 

Hacer clic en la opción Actividad reemplaza los controles de la parte derecha con la actividad total (historial) del acuerdo, que aparece en orden cronológico, con los eventos más recientes en la parte superior.

Información completa sobre la función

Lista de actividad

Un usuario puede firmar un formulario de un acuerdo desde la página Administrar al seleccionar el registro del acuerdo y haciendo clic en Ver y firmar en el carril derecho.

Ver y firmar

 

Se abre la interfaz de firma del acuerdo estándar:

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Elementos que han quedado obsoletos

Los siguientes elementos se eliminarán de la página Administrar y no estarán disponibles en la versión completa de la página.

La posibilidad de archivar un documento se elimina totalmente. 

  • Esto incluye la función directa de correo electrónico a archivo
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Los clientes que tienen contenido en su archivo todavía pueden ver y descargar esos archivos desde la página Gestionar, pero no podrán cargar documentos nuevos.

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Se elimina la función de impresión.

Para imprimir una versión del acuerdo, se recomienda descargar el PDF e imprimirlo desde el controlador local de impresión.

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Problemas conocidos

Problema: Al cambiar a la nueva página Administrar, la página está totalmente en blanco, sin contenido ni acuerdos.

Prueba: Intente cargar esta página: https://documentcloud.adobe.com/

  • Si no puede cargar https://documentcloud.adobe.com/, debe ponerse en contacto con la administración de su red interna para desbloquear el dominio documentcloud.adobe.com.
  • Si puede acceder al vínculo anterior, póngase en contacto con el servicio de asistencia.

Nota:

Las páginas Inicio y Ver acuerdo también experimentan un efecto similar.