En esta guía se explican los primeros pasos que le recomendamos para configurar su cuenta de Adobe Acrobat Sign y empezar a enviar transacciones.
A continuación, se muestran dos fichas: una para los usuarios del sistema y otra para los administradores de cuentas. En cada ficha encontrará una lista de funciones que puede configurar y, justo a la derecha del nombre de la función, se indican los niveles de servicio a los que se aplican.
Recomendamos a todos los usuarios que primero configuren su ID de usuario personal y, si además son administradores de cuentas, pueden configurar también las opciones de la cuenta en la ficha Administradores.
Las cuentas individuales son cuentas de una sola licencia, así que el usuario único es también el administrador de la cuenta de manera predeterminada.
Cuando inicie sesión por primera vez en Acrobat Sign, dedique un minuto a revisar su información personal de usuario. Estos datos se utilizan en varias plantillas, por lo que resulta importante garantizar que sean correctos.
En la página de perfil se muestran los valores concretos que Acrobat Sign usará al personalizar cualquiera de sus transacciones. Estos son los de especial interés:
Si tiene que ajustar alguno de estos datos, haga clic en el botón Editar perfil, realice los cambios necesarios y, a continuación, guarde las modificaciones.
Acrobat Sign permite tres estilos de firma en función de los requisitos personales o de empresa:
Si elige esta opción, no se necesita ninguna configuración expresa.
Para crear su firma única, vaya a Preferencias personales > Mi firma.
Haga clic en el botón Crear para abrir el panel de firmas y seleccione el método para crear su firma:
Haga clic en Aplicar cuando haya creado una firma apropiada.
Para los usuarios avanzados que realmente desean permanecer en contacto con sus transacciones, es posible establecer hitos temporales que activen un correo electrónico a su bandeja de entrada, o una alerta que se distribuya en un informe.
Para llegar a la página de notificaciones, vaya a las Preferencias personales > Mis notificaciones
Algunas definiciones rápidas:
Los eventos y las alertas se pueden configurar para que se notifiquen de dos formas. Puede marcar las opciones de configuración para no seleccionar ninguna, seleccionar solo una o ambas. Estas opciones son:
Tenga en cuenta también que hay dos fichas para estos eventos y alertas.
Puede configurar los informes en la parte inferior de la página para que se le envíe un resumen de los eventos que ha seleccionado. El informe se puede enviar una vez a la semana, cada día laborable o cada día de la semana, como prefiera.
Los niveles de servicio Business y Enterprise permiten a los usuarios crear un pie personal, como un archivo de firma en correo electrónico.
Si su administrador de cuenta ha habilitado esta opción, puede establecerla en Preferencias personales > Pie de mi correo electrónico
Este pie de página se coloca cerca de la parte inferior de los correos electrónicos de transacciones, pero por encima de cualquier pie de página de nivel de cuenta:
Existen dos opciones de idioma predeterminado que puede establecer:
Le damos la bienvenida como administrador.
Esperamos que la configuración de su ID de usuario personal haya ido bien y que esté listo para tomar decisiones para toda la cuenta.
Las descripciones que ofrecemos a continuación son relativamente largas, pero configurar correctamente la cuenta le garantizará que los remitentes y los firmantes seguirán el proceso de manera fluida y se reducirá el número de dudas que inevitablemente se generan con un cambio después de la implementación.
Nota: No se tratarán todas las opciones que tiene disponibles, así que póngase en contacto con el Soporte en caso de duda.
Igual que hace copias de seguridad de su equipo o teléfono, se recomienda guardar copias de sus acuerdos firmados. En lugar de descargar los acuerdos de uno en uno desde la página de administración, el archivo externo puede enviar una copia de los acuerdos firmados a una dirección de correo electrónico alternativa, a una cuenta de Evernote o a una cuenta de Box.
Inicie sesión como administrador de cuenta y vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Archivo externo.
Para que las copias de los acuerdos de su cuenta se envíen a una dirección de correo electrónico alternativa, introduzca dicha dirección en el campo Enviar una copia adicional... y haga clic en el botón Guardar cambios.
El campo Archivo externo tiene un límite de 255 caracteres. Si necesita enviarlo a más personas de las que caben, pruebe a utilizar una lista de distribución.
Para establecer que se envíe una copia a Evernote o Box, haga clic en el vínculo haga clic aquí correspondiente y las instrucciones se mostrarán en una nueva ventana.
Preferencias de firma
Esta configuración ofrece muchas opciones, así que veámoslas en detalle.
Vaya a Cuenta > Preferencias de firma.
Las dos primeras opciones controlan el formato automatizado de la línea en la que se encuentra la firma y los datos de firma que se insertan debajo de la línea:
La siguiente sección controla cómo los destinatarios pueden aplicar su firma. En general, a menos que exista algún motivo empresarial específico para restringir las opciones, se recomienda permitir a los destinatarios aplicar su firma del modo que prefieran.
Hay tres opciones:
Esta sección de opciones rige si sus destinatarios pueden usar una firma guardada existente (las firmas basadas en imágenes y biométricas se guardan). Si opta por prohibir el uso de firmas guardadas, el destinatario tendrá que escribir, dibujar o cargar su firma de forma explícita, en función de los tipos de firma que estén permitidos.
Estas son las opciones:
En esta sección se encuentra una casilla de verificación adicional:
Añadir la marca de su empresa es una forma excelente de personalizar Acrobat Sign para los usuarios de su cuenta y para sus firmantes.
Nombre de la empresa y URL de Nombre de host
En esta sección, definirá el nombre de empresa y un nombre de host para su cuenta. Pueden parecer unos pasos básicos, pero sirven para personalizar su cuenta.
Estas dos opciones se aplican a toda la cuenta y no se pueden ajustar en el nivel de grupo.
Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a: Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de cuenta.
Nombre de la empresa
El valor introducido en este campo se rellena automáticamente en el campo Nombre de la compañía para los nuevos usuarios cuando se crean en la cuenta.
De forma predeterminada, Acrobat Sign permite a los usuarios editar su configuración personal, y esto incluye el valor Nombre de la compañía de los usuarios individuales.
Si desea actualizar el valor Nombre de empresa en el perfil de todos los usuarios de su cuenta:
Todos los perfiles de usuario adoptarán el valor del campo Nombre de empresa como valor para Empresa en sus perfiles.
Si marca Establecer el nombre de la compañía para todos los usuarios de la cuenta, se realizará una sola acción de reemplazo para todos los usuarios de la cuenta.
Una vez guardada la página, todos los usuarios se actualizan y la marca de verificación se desactiva para permitir que la acción se active de nuevo si es necesario (ya que los usuarios aún tienen autoridad para cambiar los valores de Nombre de la empresa).
Nombre de host
Al establecer el nombre de host de su cuenta, se cambiará la URL en la que inician sesión sus usuarios y aquella en la que se alojan los acuerdos para los firmantes.
El resultado es una URL personalizada con su nombre de host.
¡La promoción de la marca es importante! Los clientes esperan ver su logotipo en las transacciones que les envíe y, al cargarlo, promocionará la marca en todos los correos electrónicos que Acrobat Sign envíe en sus transacciones.
Se admiten imágenes JPEG, GIF y PNG, pero el formato PNG ofrece los mejores resultados en general.
Inicie sesión como administrador de cuenta y vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de cuenta > Cargar logotipo.
Haga clic en el botón Cargar y vaya a la imagen que desea usar. Tenga presente que las imágenes de las dimensiones indicadas (60 píxeles de alto y 200 píxeles de ancho) funcionan mejor.
Cuando haya elegido una imagen, el logotipo aparecerá a la derecha del botón Cargar:
Si quiere cambiar el logotipo en cualquier momento, haga clic en el botón Borrar y el logotipo se eliminará.
La sección Configuración global de la ficha Cuenta es una de las secciones que incluye más opciones, y todas ellas son específicas para determinados casos de uso.
A continuación, se describe brevemente cada opción y se explica nuestra recomendación, pero es totalmente probable que su caso sea distinto del “uso más extendido”.
Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global.
Esta opción solo se aplica a la copia adjunta al correo electrónico firmado y archivado. Las copias descargadas después desde Acrobat Sign siempre serán un PDF que incluya varios documentos.
Se trata del Archivo externo otra vez, pero esta opción se puede configurar en el nivel de grupo (para clientes de los niveles para negocios y para empresas), lo que le permite remitir contratos de ventas completados al departamento de contabilidad, o acuerdos de confidencialidad completados al equipo jurídico (por ejemplo).
Tenga en cuenta que esta opción se refiere a los usuarios de su cuenta de Acrobat Sign, no a todos los integrantes de su compañía. Es posible que los firmantes no tengan ID de usuario de Acrobat Sign en su cuenta, por lo que esta opción no incluirá estos participantes.
Acrobat Sign funciona con un modelo de relación de subordinación entre elementos principales y secundarios. Pues bien, los grupos son los objetos secundarios de la cuenta. Esto significa que un nuevo grupo heredará las propiedades de la cuenta. También implica que los cambios realizados en el nivel de grupo anularán la configuración de nivel de cuenta.
Las opciones de Configuración de envío son las funciones que se presentan a los agentes de envío en la ficha Enviar. En esta sección se explican todas las opciones que están disponibles en esa página.
Al igual que con la Configuración global, estas opciones son muy específicas para cada caso de uso.
La sección también es un poco larga, así que respire profundamente y vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Opciones de envío.
Los formularios se pueden diseñar para que requieran que un aprobador rellene información en los campos, pero no firme el documento.
Puede seleccionar cualquier opción o todas ellas, pero si quiere permitir la Autenticación telefónica, tendrá que habilitar primero Permitir a los remitentes establecer las opciones de verificación de la identidad del firmante por destinatario.
Aquí encontrará más opciones relacionadas con la promoción de marca.
Vaya a Cuenta > Configuración de email y encontrará estas opciones:
Pie de página de email: esta opción a nivel de cuenta permite incluir un mensaje de texto al final de los correos electrónicos. Este es un buen lugar para incluir información de marketing o avisos legales.
Permitir a los usuarios tener sus propios pies de correo electrónico: esta opción permite a usuarios diferentes configurar el contenido de su firma personal
Imágenes de encabezado y pie de página: los encabezados y los pies de página del correo electrónico son como logotipos, pero más grandes. Realmente permiten promocionar la marca en los correos electrónicos y hacer saber a los clientes de quién procede el correo electrónico.
Al igual que con los logotipos, se admiten las imágenes JPEG, GIF y PNG.
Utilice una imagen que tenga 200 píxeles de alto y un máximo de 600 píxeles de ancho.
Verá un vínculo para cada opción en Cargar una nueva imagen. Esto le permite examinar la imagen en su sistema local. Haga clic en Guardar.
La configuración de seguridad de Acrobat Sign suele coincidir con la opción general de seguridad mediante contraseña que encontrará en cualquier aplicación que haya administrado, con un par de opciones peculiares para los documentos.
Para configurar la seguridad, vaya a: Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de seguridad.
¿Ha decidido si va a utilizar la API? Si cuenta con los servicios de un desarrollador y desea integrar Acrobat Sign en su sistema CRM actual (o cualquier otro sistema compatible con la API), puede considerar esta opción.
Acrobat Sign admite una API REST:
Vaya a Cuenta > API de Acrobat Sign.
Si desea usar la API de Adobe Document Cloud para acceder a los datos de usuarios, se necesitan tokens de OAuth.
Puede crear una clave de integración siempre que disponga de una aplicación heredada que no sea compatible con OAuth.
Si no encuentra el vínculo para crear una clave de integración, póngase en contacto con el Soporte.
En esta página, también encontrará
Además, una vez que la API esté habilitada, verá un nuevo vínculo a la izquierda de Registro de solicitudes de API. Este registro le mostrará el XML entrante de las llamadas de la API y puede resultar muy valioso para resolver problemas relacionados con el código.
La API de REST está disponible a través de la opción Aplicaciones API.
Una vez en la página, haga clic en el vínculo Crear una aplicación nueva, asigne un nombre a la aplicación y haga clic en el botón Crear aplicación.
Inmediatamente se generará y se mostrará el nuevo secreto e ID de la aplicación.
Dividir a sus usuarios en grupos funcionales puede resultarle muy útil, particularmente si tiene distintos requisitos de firma o jerarquías de usuarios que debe respetar.
Afortunadamente, crear un grupo en Acrobat Sign es realmente sencillo. Solo tiene que ir a
Cuenta > Usuarios o Cuenta > Grupos.
Una vez en la página del grupo, haga clic en el botón + situado en la esquina superior derecha de la página y escriba el nuevo nombre de grupo en el campo.
También hay un vínculo para configurar la configuración para el grupo. Haga clic en la fila para ver el vínculo a la configuración de grupo. Esta configuración es casi idéntica a la Configuración global que definió en el nivel de cuenta, pero dado que los grupos son objetos secundarios de la cuenta, la configuración de los grupos anulará la configuración de la cuenta.
También se dará cuenta de que el nombre del grupo siempre se puede actualizar, así que si tiene que cambiar los nombres de los grupos, no hay ningún problema.
Si ha adquirido un plan de Acrobat Sign para una pyme, utilice Admin Console para administrar los usuarios y sus derechos asociados. También puede asignar varios administradores que le ayuden a administrar el equipo o el funcionamiento de Acrobat Sign.
¡Por fin ha llegado el momento de añadir usuarios!
Existen dos métodos para crear nuevos usuarios en Acrobat Sign:
De uno en uno
o
Creación masiva a través de un CSV
El proceso de un solo usuario es muy sencillo. Solo tiene que ir a
Vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear.
Introduzca la dirección de correo electrónico, los campos de nombre y apellidos, y seleccione un grupo para asignarlo al usuario (si es necesario).
También verá una casilla que dice “Ver sus acuerdos”. Mediante esta opción creará una cuenta compartida del nuevo usuario con el usuario administrador. Si necesita supervisar las transacciones de los nuevos agentes, le recomendamos que marque esta casilla.
Si no lo hace, también podrá crear una cuenta compartida, pero tendrá que hacerlo mediante la función Cuenta compartida.
Una vez que ha creado el usuario, se enviará a la dirección proporcionada un correo electrónico donde se pide al usuario que configure su contraseña. Cuando el usuario la haya definido, ya estará activo y podrá enviar su primer documento.
Método de creación de usuarios en lote: vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. En el cuadro de diálogo Crear, haga clic en Crear usuarios en lote.
El proceso consiste en crear un archivo CSV con al menos una dirección de correo electrónico y columnas para nombre y apellidos. Para el formato exacto, consulte el archivo CSV de muestra: haga clic en el vínculo descargar archivo CSV de muestra. Prepare el archivo en el formato especificado. Una vez que el archivo esté listo, haga clic en Examinar y seleccione el archivo.
El único inconveniente de este proceso es que no puede crear la cuenta compartida del usuario con la cuenta de administrador.
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