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Guía de configuración rápida

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregar un usuario
    2. Añadir usuarios en bloque
    3. Añadir usuarios desde el directorio
    4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    5. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    6. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    7. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    8. Editar los miembros del grupo de un usuario
    9. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    10. Promover un usuario a una función de administrador
    11. Tipos de identidad de usuario y SSO
    12. Cambiar identidad de usuario
    13. Autenticar usuarios con MS Azure
    14. Autenticar usuarios con la federación de Google
    15. Perfiles de productos
    16. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Flujos de trabajo de firma automática
      3. Enviar en bloque
      4. Formularios web
      5. Flujos de trabajo de envío personalizado
      6. Flujos de trabajo de Power Automate
      7. Documentos de la biblioteca
      8. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      9. Visibilidad limitada de los documentos
      10. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      11. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      12. Incluir una imagen en el correo electrónico
      13. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      14. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      15. Combinar varios documentos en uno solo
      16. Carga de un documento firmado
      17. Delegación para usuarios de mi cuenta
      18. Permitir delegar a destinatarios externos
      19. Autoridad para firmar
      20. Autoridad para enviar
      21. Potestad para añadir sellos electrónicos
      22. Establecer la zona horaria predeterminada
      23. Establecer un formato de fecha predeterminado
      24. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      25. Permisos de administrador de grupos
      26. Reemplazar destinatario
      27. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      28. Mensajería en el producto y guías
      29. PDF accesibles
      30. Nueva experiencia de creación
      31. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
      3. Agregar el nombre de empresa
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Rechazo de la firma
      8. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      9. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      10. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      11. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      12. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      13. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      14. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Grupos de destinatarios
      6. Campos obligatorios
      7. Adjuntar documentos
      8. Modificar acuerdos
      9. Nombre del acuerdo
      10. Idiomas
      11. Mensajes privados
      12. Tipos de firma permitidos
      13. Recordatorios
      14. Protección con contraseña de documentos firmados
      15. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      16. Protección de contenidos
      17. Habilitar transacciones de Notarize
      18. Caducidad del documento
      19. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      20. Orden de las firmas
      21. Liquid Mode
      22. Controles de flujo de trabajo personalizado
      23. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      24. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Plantillas de correo electrónico personalizadas
      6. Habilitar notificaciones sin enlaces
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. eOriginal protección para papel mobiliario electrónico
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: destinatarios manuales
      3. Enviar en lote: carga de CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  2. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
  1. Preguntas frecuentes sobre creación
  2. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  3. Gestionar acuerdos 
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  4. Informe de auditoría
  5. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Edición de una exportación de datos
      3. Actualizar el contenido de exportación de datos
      4. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Seguimiento del uso de Power Automate
    4. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    5. Desencadenadores utilizados para flujos
    6. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    7. Administrar flujos
    8. Editar flujos
    9. Compartir flujos
    10. Deshabilitar o habilitar flujos
    11. Eliminar flujos
    12. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Le damos la bienvenida a la guía de configuración rápida de Adobe Acrobat Sign.

En esta guía se explican los primeros pasos que le recomendamos para configurar su cuenta de Adobe Acrobat Sign y empezar a enviar transacciones.

A continuación, se muestran dos fichas: una para los usuarios del sistema y otra para los administradores de cuentas. En cada ficha encontrará una lista de funciones que puede configurar y, justo a la derecha del nombre de la función, se indican los niveles de servicio a los que se aplican.

Recomendamos a todos los usuarios que primero configuren su ID de usuario personal y, si además son administradores de cuentas, pueden configurar también las opciones de la cuenta en la ficha Administradores.

Nota:

Las cuentas individuales son cuentas de una sola licencia, así que el usuario único es también el administrador de la cuenta de manera predeterminada.

Usuarios

Cuando inicie sesión por primera vez en Acrobat Sign, dedique un minuto a revisar su información personal de usuario. Estos datos se utilizan en varias plantillas, por lo que resulta importante garantizar que sean correctos.

  • Coloque el cursor encima de su nombre en la esquina superior derecha para abrir el menú y haga clic en Mi perfil.
Mi perfil

En la página de perfil se muestran los valores concretos que Acrobat Sign usará al personalizar cualquiera de sus transacciones. Estos son los de especial interés:

  • Su nombre completo: se utiliza en comunicaciones por correo electrónico y para su firma compuesta de forma predeterminada.
  • Su cargo: se usa para completar automáticamente un campo Título si alguna vez tiene que rellenarlo.
  • El nombre de su compañía: se usa para completar automáticamente un campo Compañía si alguna vez tiene que rellenarlo. Este debería ser el nombre legal completo de su compañía.
  • Zona horaria: las marcas de fecha y hora se especificarán en su zona horaria para ofrecer una mayor claridad a la hora de generar informes

Si tiene que ajustar alguno de estos datos, haga clic en el botón Editar perfil, realice los cambios necesarios y, a continuación, guarde las modificaciones.

Acrobat Sign permite tres estilos de firma en función de los requisitos personales o de empresa:

  • Fuente manuscrita: este es el valor predeterminado y el estilo favorito actualmente. Se aplica una fuente a su nombre para conseguir el aspecto de una firma manuscrita.

Si elige esta opción, no se necesita ninguna configuración expresa.

Introduzca la firma

Firmas personalizadas

Para crear su firma única, vaya a Preferencias personales > Mi firma.

Haga clic en el botón Crear para abrir el panel de firmas y seleccione el método para crear su firma:

  • Biométrica: Dibuje su firma con un ratón, con un lápiz táctil o con el dedo.  Obtendrá el mejor resultado si dibuja la firma con el dedo.
    • La opción Móvil le permite enviar la firma desde el dispositivo que está utilizando en ese momento a un teléfono táctil.
  • Imagen de firma: si tiene una imagen real de su firma, puede cargarla en el sistema y Acrobat Sign aplicará esa imagen como su firma cuando firme.

Haga clic en Aplicar cuando haya creado una firma apropiada.

Mi firma

Para los usuarios avanzados que realmente desean permanecer en contacto con sus transacciones, es posible establecer hitos temporales que activen un correo electrónico a su bandeja de entrada, o una alerta que se distribuya en un informe.

Para llegar a la página de notificaciones, vaya a las Preferencias personales > Mis notificaciones

Mis notificaciones

Algunas definiciones rápidas:

  • Eventos: acciones que se producen en una transacción (enviar, visualizar, firmar, etc.).
  • Alertas: acciones previstas que no se producen en un intervalo de tiempo especificado (por ejemplo, acuerdo no visualizado en ocho horas, acuerdo visualizado pero no firmado en tres horas, etc.).

Los eventos y las alertas se pueden configurar para que se notifiquen de dos formas. Puede marcar las opciones de configuración para no seleccionar ninguna, seleccionar solo una o ambas. Estas opciones son:

  • Email: al seleccionar esta opción, recibirá un correo electrónico cada vez que se produzca el evento o la alerta. Según el volumen, esta opción puede llenar su bandeja de entrada de mensajes, por lo que le recomendamos que configure esta opción teniendo en cuenta su volumen de correo electrónico.
  • Evento: se marcan los eventos para mostrarlos en la pestaña principal (en la sección Mis eventos y alertas) y se incluyen en cualquier informe que cree en la página Eventos y alertas.

Tenga en cuenta también que hay dos fichas para estos eventos y alertas.

  • Mis eventos y alertas es el conjunto de opciones para las transacciones de las que es el remitente.
  • Eventos y alertas compartidos es el conjunto de opciones de cualquier otro ID de usuario que ha compartido su cuenta con usted. Para configurar eventos y alertas compartidos, vaya a Preferencias personales > Eventos y alertas compartidos.

 

Puede configurar los informes en la parte inferior de la página para que se le envíe un resumen de los eventos que ha seleccionado. El informe se puede enviar una vez a la semana, cada día laborable o cada día de la semana, como prefiera. 

Los niveles de servicio Business y Enterprise permiten a los usuarios crear un pie personal, como un archivo de firma en correo electrónico.

Si su administrador de cuenta ha habilitado esta opción, puede establecerla en Preferencias personales > Pie de mi correo electrónico

  • Si no ve la opción, el administrador de la cuenta puede habilitarla en el nivel de cuenta o grupo.

Este pie de página se coloca cerca de la parte inferior de los correos electrónicos de transacciones, pero por encima de cualquier pie de página de nivel de cuenta:

Configure un pie de página personal

Correo electrónico de lectura y de firma: Completo

Existen dos opciones de idioma predeterminado que puede establecer:

  • Mi preferencia de idioma: Determina el idioma predeterminado que se utiliza al enviarle el correo electrónico, así como el idioma utilizado para la navegación en pantalla.
  • Idioma de firma: determina el idioma predeterminado que se utiliza en los mensajes de correo electrónico y las instrucciones que aparecen en pantalla para los destinatarios que no pertenecen a su cuenta de Acrobat Sign.
Vaya a las preferencias de idioma

Administradores

Le damos la bienvenida como administrador.

Esperamos que la configuración de su ID de usuario personal haya ido bien y que esté listo para tomar decisiones para toda la cuenta.

Las descripciones que ofrecemos a continuación son relativamente largas, pero configurar correctamente la cuenta le garantizará que los remitentes y los firmantes seguirán el proceso de manera fluida y se reducirá el número de dudas que inevitablemente se generan con un cambio después de la implementación.

Nota: No se tratarán todas las opciones que tiene disponibles, así que póngase en contacto con el Soporte en caso de duda.

La función En Guía y mensajería de productos permite a Acrobat Sign mejorar la experiencia del producto a través de un tercero para proporcionar notificaciones esenciales en la aplicación, recopilar comentarios y datos de uso, y ofrecer orientación o incorporación basadas en el comportamiento.

El acceso a los controles se encuentra en la pestaña Configuración global de la interfaz de administración de nivel de cuenta.

En controles de mensajes del producto

Al habilitar esta funcionalidad, Adobe puede insertar notificaciones push directamente en la interfaz de Acrobat Sign cuando inicie sesión y proporciona acceso a documentación de soporte desde la aplicación (haciendo clic en la burbuja del signo de interrogación flotante).

Burbuja de ayuda flotante


Configurar el archivado externo

Los administradores pueden configurar la función Archivado externo de Adobe Acrobat Sign para que se entregue automáticamente a una dirección de correo electrónico adicional una copia del mensaje Firmado y archivado por cada acuerdo completado correctamente. Esta copia automática siempre contiene el PDF del acuerdo firmado, el PDF del informe de auditoría y el archivo CSV de datos de campo (si existe), independientemente de la configuración de cuenta o grupo que rige si deben adjuntarse estos documentos y cuándo deben adjuntarse.

El archivo externo se puede configurar en el nivel de cuenta y de grupo, y la configuración del nivel de grupo anula la configuración de la cuenta. Las cuentas que aprovechan Usuarios en varios grupos pueden utilizar de forma eficaz la configuración de nivel de grupo cuando se utilizan grupos para definir flujos de trabajo de documentos específicos. (Por ejemplo, un grupo Asuntos legales puede incluir a su departamento jurídico en todos los acuerdos completados y eliminar cualquier dirección de archivado general que se pueda configurar en el nivel de cuenta).

La configuración del archivo solo requiere que se escriba una dirección de correo electrónico válida en el campo de entrada Enviar una copia adicional de cada acuerdo firmado en la pestaña Configuración global del menú del administrador. Se puede utilizar cualquier dirección de correo electrónico, incluidas las aplicaciones de terceros que aceptan correo electrónico entrante. 

La pestaña Archivo externo incluye instrucciones sobre cómo encontrar la dirección de correo electrónico entrante de las aplicaciones Box y Evernote que pueden utilizarse para insertar los acuerdos en dichas aplicaciones.

Nota:

Las cuentas de nivel Individual no tienen acceso a la pestaña de menú de Configuración global. Para el nivel de servicio Individual, el campo de entrada Enviar una copia adicional de cada acuerdo se encuentra en la página Archivo externo.

Agregar un correo electrónico a la interfaz de archivado externo

  1. Inicie sesión como administrador y vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Enviar una copia adicional de cada acuerdo firmado a las siguientes direcciones de correo electrónico

  2. Seleccione el botón Agregar dirección de correo electrónico.

    Vaya a los controles de archivado externo

    Usuarios con cuentas Individuales deben ir a la pestaña Archivo externo:

    Vaya a los controles de archivado externo para cuentas de usuario individuales

  3. Se abre una superposición para aceptar la dirección de correo electrónico de archivado.

    Introduzca la dirección de correo electrónico dos veces (para asegurarse de que el valor sea correcto).

    Guardar la dirección de correo electrónico.

    Aceptar el desafío

    Nota:

    Si el dominio del correo electrónico de archivo es nuevo en la cuenta, se presenta un método de seguridad para verificar que la dirección de correo electrónico de archivo sea correcta.

    Asegúrese de que el correo electrónico de archivado sea correcto. No conviene enviar automáticamente una copia de todos los acuerdos a una persona equivocada.

    Introducir el correo electrónico de archivado dirección

  4. Haga clic en Guardar.

  5. La dirección de correo electrónico se almacena como un objeto independiente en el campo de correo electrónico.

    • Se pueden guardar varias direcciones hasta un máximo de 15.
    • Al seleccionar la X situada a la derecha de una dirección de correo electrónico, se elimina dicha dirección del campo.

    Añada todas las direcciones de correo electrónico que desee que reciban automáticamente la documentación del acuerdo firmado.

    Correo electrónico de archivado configurado

  6. Una vez agregadas todas las direcciones, seleccione Guardar en la esquina inferior derecha de la ventana para guardar la configuración.

    Guardar la configuración

Preferencias de firma

Esta configuración ofrece muchas opciones, así que veámoslas en detalle.

Vaya a Cuenta > Preferencias de firma.

Configurar preferencias de firma

Las dos primeras opciones controlan el formato automatizado de la línea en la que se encuentra la firma y los datos de firma que se insertan debajo de la línea:

  • Utilizar firmas e iniciales que tengan el formato correcto
    • Si habilita esta opción, se coloca la línea y el contenido de la firma debajo de ella.
    • Si desactiva esta opción, solo se coloca la firma sin las marcas que indican que la firma es electrónica.
  • Ajustar dinámicamente la línea que aparece debajo de la firma y de las iniciales 
    • Habilite esta opción a fin de ajustar de forma dinámica la línea que aparece debajo de la firma para que sea unos pocos píxeles más larga que la firma y las iniciales.
    • Si la deshabilita, se mostrará la línea completa con la longitud del campo de firma original.


Permitir que los destinatarios firmen y coloquen sus iniciales

La siguiente sección controla cómo los destinatarios pueden aplicar su firma. En general, a menos que exista algún motivo empresarial específico para restringir las opciones, se recomienda permitir a los destinatarios aplicar su firma del modo que prefieran.

Hay tres opciones:

  • Escribir su nombre y sus iniciales: escribir el nombre representa el proceso más sencillo para la mayoría de los firmantes, ya que no tienen que hacer nada más. El destinatario escribe su nombre y se aplica una fuente manuscrita..
    • Elegir dinámicamente la fuente de firma: hay varias fuentes manuscritas disponibles en el sistema de Acrobat Sign. De forma predeterminada, se aplican en un orden fijo.  Si se habilita esta opción, el punto de partida de la fuente utilizada se selecciona al azar.
  • Dibujar una firma manuscrita e iniciales en la pantalla con el ratón, el lápiz táctil o su dedo: si se habilita esta opción, los destinatarios tendrán la opción de dibujar físicamente su firma..
  • Cargar una imagen de su firma y de sus iniciales: si se habilita esta opción, los destinatarios podrán cargar una imagen de su firma de su sistema local.


Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada

Esta sección de opciones rige si sus destinatarios pueden usar una firma guardada existente (las firmas basadas en imágenes y biométricas se guardan).  Si opta por prohibir el uso de firmas guardadas, el destinatario tendrá que escribir, dibujar o cargar su firma de forma explícita, en función de los tipos de firma que estén permitidos.

Estas son las opciones:

  • Todos los destinatarios: si se selecciona esta opción, todos los destinatarios podrán usar sus firmas guardadas..
  • Destinatarios internos: esta opción solo permitirá a los destinatarios que también figuren como usuarios en su cuenta de Acrobat Sign usar sus firmas guardadas.
  • Nadie: prohíbe el uso de una firma guardada por parte de todos los destinatarios.

 

En esta sección se encuentra una casilla de verificación adicional:

  • Permitir que los usuarios de mi cuenta carguen una imagen y la guarden en su perfil como su firma y sus iniciales: si habilita esta opción, los usuarios de su cuenta de Acrobat Sign podrán cargar una imagen de su firma en la sección Preferencias personales.

Añadir la marca de su empresa es una forma excelente de personalizar Acrobat Sign para los usuarios de su cuenta y para sus firmantes.

Nombre de la empresa y URL de Nombre de host

En esta sección, definirá el nombre de empresa y un nombre de host para su cuenta. Pueden parecer unos pasos básicos, pero sirven para personalizar su cuenta. 

Estas dos opciones se aplican a toda la cuenta y no se pueden ajustar en el nivel de grupo.

Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a: Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de cuenta.

Nombre de la empresa

El valor introducido en este campo se rellena automáticamente en el campo Nombre de la compañía para los nuevos usuarios cuando se crean en la cuenta.

De forma predeterminada, Acrobat Sign permite a los usuarios editar su configuración personal, y esto incluye el valor Nombre de la compañía de los usuarios individuales.

Si desea actualizar el valor Nombre de empresa en el perfil de todos los usuarios de su cuenta:

  • Marque la casilla Definir nombre de empresa para todos los usuarios de la cuenta
  • Haga clic en Guardar

Todos los perfiles de usuario adoptarán el valor del campo Nombre de empresa como valor para Empresa en sus perfiles.

Nota:

Si marca Establecer el nombre de la compañía para todos los usuarios de la cuenta, se realizará una sola acción de reemplazo para todos los usuarios de la cuenta.

Una vez guardada la página, todos los usuarios se actualizan y la marca de verificación se desactiva para permitir que la acción se active de nuevo si es necesario (ya que los usuarios aún tienen autoridad para cambiar los valores de Nombre de la empresa).

Nombre de host

Al establecer el nombre de host de su cuenta, se cambiará la URL en la que inician sesión sus usuarios y aquella en la que se alojan los acuerdos para los firmantes.

El resultado es una URL personalizada con su nombre de host.

Cargar un logotipo

Los administradores de nivel de cuenta o de grupo pueden cargar una imagen para mostrar en lugar del logotipo de Adobe Acrobat Sign predeterminado. Esta imagen aparece en la esquina superior izquierda de la pantalla para todos los usuarios de su cuenta una vez hayan iniciado sesión.

Nota:

Si tiene algún problema para que la imagen aparezca correctamente, asegúrese de que la imagen que está utilizando tenga exactamente 60 píxeles de alto y hasta 200 píxeles de ancho.

Descargue la plantilla que aparece a continuación para ayudar a crear un logotipo del tamaño correcto.

Descargar

  1. Como administrador de una cuenta, vaya a Configuración de cuenta > Configuración de cuenta.

    Ir a Configuración de cuenta

  2. Haga clic en Cargar logotipo y examine el archivo de logotipo que desee utilizar.

  3. Guarde la configuración.

    Se muestra un mensaje de confirmación cuando se carga el archivo del logotipo.

    Botón Cargar logotipo

    Actualice el explorador.

    El logotipo aparecerá ahora para todos los usuarios.

    Logotipo actualizado en la interfaz

La sección Configuración global de la ficha Cuenta es una de las secciones que incluye más opciones, y todas ellas son específicas para determinados casos de uso.

A continuación, se describe brevemente cada opción y se explica nuestra recomendación, pero es totalmente probable que su caso sea distinto del “uso más extendido”.

Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global.

  • Adjuntar un archivo CSV con datos del formulario a los correos electrónicos de acuerdo firmados por el remitente
    Marque esta casilla si utiliza formularios y desea obtener un archivo CSV de los datos de campos para cada documento firmado. Sin embargo, el hecho de tener un archivo CSV para cada transacción individual puede resultar difícil de manejar.

    Si necesita recopilar datos o volver a introducirlos en su sistema CRM, tendrá mejores resultados si dedica el tiempo necesario para crear una solución API.

  • Visibilidad limitada de documentos:
    Esta función permite mostrar los archivos que indique de la transacción únicamente a los distintos firmantes. Para sacar el máximo partido a esta opción, es necesario que conozca a fondo el flujo de trabajo de firma con respecto a los documentos que va a enviar y cómo adjuntar estos documentos.

    Esta opción le interesará si tiene previsto enviar una transacción grande con varios archivos a varios firmantes, y desea ocultar partes de ese documento a uno o varios firmantes. Aquí le mostramos un breve vídeo por si aún sigue indeciso.
  • Adjuntar una copia en PDF del documento firmado en los emails enviados a:
    cuando haya completado la transacción, todos los participantes recibirán una copia de manera predeterminada. Esta configuración le permite cambiarlo, para que las copias solo se envíen de forma interna, externa, ambas o ninguna.

    La forma en que configure esta opción dependerá principalmente de la naturaleza de los documentos. Si está recopilando información confidencial, puede ser útil no enviar por correo electrónico las copias firmadas. Esta es la mejor opción para garantizar la seguridad, pero añade la posibilidad de que los clientes se pongan en contacto con usted para solicitarle una copia del documento. En estos casos, se recomienda que el firmante se registre en Acrobat Sign para crear una cuenta gratuita y obtener una copia directamente de Acrobat Sign.

  • Adjuntar informe de auditoría a documentos completos:
    si necesita adjuntar informes de auditoría asociados a la copia del documento firmado que le enviamos por correo electrónico, habilite esta opción al menos para el remitente.

  • Unir varios documentos en uno solo después de firmar:
    cuando carga varios archivos para una transacción, Acrobat Sign recopila estos archivos en un único PDF antes de enviarlo para firmarlo.

    Esta configuración determina si los mensajes de correo electrónico firmados y archivados contienen ese PDF grande, o si el documento está dividido en varios archivos.
Nota:

Esta opción solo se aplica a la copia adjunta al correo electrónico firmado y archivado. Las copias descargadas después desde Acrobat Sign siempre serán un PDF que incluya varios documentos.

  • Envío de una copia adicional de cada acuerdo firmado a estas direcciones de email

Se trata del Archivo externo otra vez, pero esta opción se puede configurar en el nivel de grupo (para clientes de los niveles para negocios y para empresas), lo que le permite remitir contratos de ventas completados al departamento de contabilidad, o acuerdos de confidencialidad completados al equipo jurídico (por ejemplo).

  • Cargar documento firmado:
    habilite esta opción si desea permitir que los firmantes impriman el documento, lo firmen y lo devuelvan por fax. Algún día, alguien imprimirá un documento y se lo enviará por correo. Si esta opción no está habilitada, no podrá cerrar la transacción en Acrobat Sign.
  • Integración con Twitter:
    permita que los usuarios difundan su éxito. Envíe una notificación de Twitter cada vez que se complete una transacción.
  • Delegación para usuarios de mi cuenta:
    en este caso, delegar significa permitir que otro firmante (dirección de correo electrónico) firme el documento en su nombre. La delegación no impide el acceso al participante original, sino que simplemente otorga a otro usuario autoridad para firmar.

    Por lo general, abogamos por un proceso de firma lo más sencillo posible y eso implica permitir la delegación. Sin embargo, en algunos casos es muy importante que la persona que firme sea únicamente el participante designado.
Nota:

Tenga en cuenta que esta opción se refiere a los usuarios de su cuenta de Acrobat Sign, no a todos los integrantes de su compañía. Es posible que los firmantes no tengan ID de usuario de Acrobat Sign en su cuenta, por lo que esta opción no incluirá estos participantes.

  • Persona autorizada para firmar:
    esta opción indica que el acceso predeterminado para firmar un documento es para los usuarios de su cuenta de Acrobat Sign.
    En general, le recomendamos que permita que todos firmen de manera predeterminada. Si tiene previsto utilizar Acrobat Sign para cualquier uso relacionado con recursos humanos, necesitará que todos tengan la capacidad de firmar.
    Si decide denegar a todos el privilegio de firma de manera predeterminada, tendrá que habilitar expresamente los firmantes que tengan que firmar.
    Sugerencia: como administrador, no podrá conservar el privilegio de firma. Así que si necesita firmar documentos y ha impedido la firma de manera predeterminada, deberá ir a Usuarios y grupos, hacer clic en su dirección de correo electrónico y habilitar su privilegio de firma.
  • Delegación para usuarios fuera de mi cuenta:
    esta opción es similar a la anterior, pero es específica para usuarios que no se encuentran en su cuenta de Acrobat Sign.
    Establecer una zona horaria que se utilizará para los acuerdos creados por los usuarios de esta cuenta:
    se establece la zona horaria para las marcas de fecha y hora en las transacciones.
  • Configuración relacionada con administradores de grupo:
    los clientes de los niveles de servicio para negocios y para empresas pueden tener grupos y, si este es su caso, puede que sea beneficioso tener administradores solo para esos grupos.
    Estas dos opciones le permitirán activar (o no) los administradores de grupo para añadir nuevos usuarios o cambiar la configuración de nivel de grupo (que son más o menos las mismas opciones que aparecen en la sección Configuración global).
Nota:

Acrobat Sign funciona con un modelo de relación de subordinación entre elementos principales y secundarios. Pues bien, los grupos son los objetos secundarios de la cuenta. Esto significa que un nuevo grupo heredará las propiedades de la cuenta. También implica que los cambios realizados en el nivel de grupo anularán la configuración de nivel de cuenta.

Las opciones de Configuración de envío son las funciones que se presentan a los agentes de envío en la ficha Enviar. En esta sección se explican todas las opciones que están disponibles en esa página.

Al igual que con la Configuración global, estas opciones son muy específicas para cada caso de uso.

La sección también es un poco larga, así que respire profundamente y vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Opciones de envío.

  • Nueva experiencia de envío
    Esta configuración activará la nueva experiencia de envío. También puede permitir a los usuarios cambiar entre la experiencia de envío nueva y la clásica.
  • Mostrar página Enviar después de iniciar sesión: 
    esta configuración dirigirá a los usuarios a la pestaña Enviar después de iniciar sesión en Acrobat Sign (en lugar de a la pestaña Inicio).
    Si observa un retraso molesto al iniciar sesión por primera vez, es probable que sea debido a los scripts que se ejecutan en la pestaña Inicio para que los selectores de información reflejen datos precisos. Esta opción resulta ideal si sus usuarios tienden a ir directamente al proceso de envío sin revisar los datos de su pestaña Inicio.
  • Enviar documentos para su aprobación:
    active esta opción si el flujo de trabajo requiere la aprobación de una o más personas, pero no su firma. Si es así, active esta función.
Nota:

Los formularios se pueden diseñar para que requieran que un aprobador rellene información en los campos, pero no firme el documento.

  • Adjuntar documentos:
    esta opción habilita los distintos canales que permiten que un usuario adjunte un documento. Si para sus documentos es estrictamente necesario tener un control de versiones, es preferible que desactive todo, excepto la biblioteca donde se encuentran las versiones actuales de los formularios.
  • Relleno automático del nombre de documento:
    esta opción es muy cómoda para ahorrar tiempo, pero tenga en cuenta que el documento adoptará el nombre del primer archivo adjunto. Así que si la habilita, considere también la opción de permitir al remitente que edite el nombre del documento, por si acaso.
  • Idiomas:
    esta configuración permite a los usuarios configurar el idioma de firma de los firmantes externos en la página de envío.
  • Plantillas de mensaje:
    esta opción permite ahorrar mucho tiempo a los agentes que trabajan con grandes volúmenes. Las plantillas de mensaje permiten definir un nuevo mensaje predeterminado y, a partir de este, definir una gran variedad de plantillas de mensajes personalizados. Si se da cuenta de que está enviando los mismos documentos con el mismo mensaje varias veces al día, merece la pena dedicar el tiempo de configurar plantillas.
  • Mensajes privados a los destinatarios:
    permite incluir un mensaje privado para enviar a cada uno de los destinatarios.
  • Tipos de firma permitidos:
    de manera predeterminada, solo está habilitada la firma electrónica. Sin embargo, aún existe un gran un número de personas que prefieren imprimir los documentos y devolverlos por fax. Si puede que algunos de sus clientes prefieran esta opción, habilite la opción Firma de fax.
  • Configuración de firmas de remitente:
    estas opciones están diseñadas para casos en los que el remitente será el segundo firmante del documento. Y si va a permitir que el remitente sea el segundo firmante del documento, merece la pena configurar los valores predeterminados para el flujo de trabajo, a fin de reducir al mínimo la cantidad que los remitentes tienen que ajustar en cada transacción.
  • Recordatorios:
    si el proceso requiere la configuración de recordatorios, esta opción permite configurar la repetición y el mensaje del recordatorio, y reducir así el tiempo de ciclo para los remitentes.
  • Protección con contraseña de documentos firmados:
    cuando está habilitada, el usuario tiene que escribir una contraseña antes de poder abrir el PDF firmado o verlo en línea.
    Puede resultar molesto, pero es muy seguro.
  • Verificación de la identidad del firmante para firmantes de mi cuenta:
    Acrobat Sign permite que los firmantes dispongan de varios métodos de autenticación de dos factores. En función de su caso de uso, puede preferir permitir una o varias de estas opciones o puede preferir permitir (o no) a los remitentes escoger su propio método.
Nota:

Puede seleccionar cualquier opción o todas ellas, pero si quiere permitir la Autenticación telefónica, tendrá que habilitar primero Permitir a los remitentes establecer las opciones de verificación de la identidad del firmante por destinatario.

  • Caducidad de documento:
    si su caso de uso incluye un “intervalo de oportunidad”, como un precio especial que solo está disponible para los próximos XX días, puede definir ese intervalo y forzar que el documento caduque si no se ha firmado en el plazo exigido.
    Si activa esta opción, le recomendamos que considere la posibilidad de habilitar la opción Permitir la modificación de la configuración de caducidad tras enviar el documento. No tiene que ampliar el plazo, pero es bueno que tenga la opción de hacerlo.
  • Nueva experiencia de previsualización y creación:
    activa la nueva experiencia de creación. Permite a los usuarios cambiar entre la experiencia de creación nueva y la clásica.
  • Previsualización, firmas de posición o añadir campos de formulario:
    si se da cuenta de que puede agregar campos a los documentos sobre la marcha, es preferible que habilite la herramienta de creación mediante arrastrar y soltar de manera predeterminada. Sin embargo, si trabaja con documentos con versión controlada, le recomendamos que quite esta opción para que los usuarios puedan ajustar los campos.
  • Orden de firma:
    la mayoría de los documentos (que están visibles) se firman en orden secuencial, ya que este es el valor predeterminado. Sin embargo, si considera que su flujo de trabajo más habitual aprovecha un proceso de firma paralelo, en el que se pide a todos los participantes que firmen a la vez, puede configurar esta opción aquí.

    También tiene la opción de permitir que el remitente escoja qué flujo de trabajo es el más adecuado para sus transacciones, si se encuentra entre dos mundos.

Cargar imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico

Los planes de servicio empresarial y de negocios pueden cargar imágenes de encabezado y pie de página de un correo electrónico para personalizar o etiquetar aún más su cuenta. Estas imágenes aparecen en los correos electrónicos que se envían a los destinatarios.

Todos los grupos de la cuenta heredan las imágenes de correo electrónico instaladas en el nivel de cuenta. La instalación de una imagen de correo electrónico de nivel de grupo anulará la imagen de nivel de cuenta.

Nota:

Las imágenes de encabezado y pie de página de correo electrónico solo están disponibles para las cuentas de nivel Business y Enterprise.

Si tiene algún problema para que las imágenes aparezcan correctamente, asegúrese de que la imagen que está utilizando tiene exactamente 600 píxeles de ancho y 200 píxeles de alto. Y asegúrese de guardarla en formato JPG, GIF o PNG.

Descargue la plantilla que aparece a continuación para ayudar a crear un logotipo del tamaño correcto.

Descargar

  1. Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de email

    Ir a Configuración de email

  2. Seleccionar Examinar para buscar y elegir la imagen.

    Examinar la imagen

    Si necesita quitar la imagen, seleccione el botón Borrar.

    Borrar la imagen

  3. Guardar las imágenes cargadas.

    Guardar la configuración de imagen

La imagen de encabezado cargada aparece en la parte superior de las plantillas de correo electrónico que Acrobat Sign envía a los destinatarios. La imagen del pie de página se encuentra en la parte inferior.

Correo electrónico de lectura y de firma: Completo

La configuración de seguridad de Acrobat Sign suele coincidir con la opción general de seguridad mediante contraseña que encontrará en cualquier aplicación que haya administrado, con un par de opciones peculiares para los documentos.

Para configurar la seguridad, vaya a: Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de seguridad.

  • Configuración de inicio de sesión único:
    si sus usuarios se autentican desde un usuario de Adobe o de Google, debe habilitar la opción adecuada y deshabilitar todas aquellas que no tenga previsto utilizar.
  • Configuración de recordar usuario:
    permite recuperar los datos de inicio de sesión del usuario durante un período de tiempo especificado. Seleccione el período de tiempo en la lista desplegable.
  • Directiva de contraseña para inicio de sesión:
    esta opción establece los parámetros de la frecuencia con la que debe restablecerse la contraseña y cuántas contraseñas antiguas serán recordadas por Acrobat Sign para evitar que se configuren contraseñas repetidas.
  • Seguridad de contraseña para inicio de sesión:
    la seguridad exigida a las contraseñas es crucial para garantizar la seguridad de la cuenta, por lo que le recomendamos que configure este valor lo máximo que toleren sus usuarios.
  • Tipo de cifrado de PDF:
    la clave para los niveles de cifrado de PDF consiste en conocer bien qué versión de Reader tendrán instalada los firmantes. Cuanto más avanzado sea el cifrado, más moderna deberá ser la versión de Reader.
    Por lo general, si el firmante tiene unos conocimientos técnicos mínimos, puede establecer este valor en AES de 128 bits sin correr riesgo alguno. Acrobat 7 se lanzó a principios de 2005 y la mayoría de los usuarios han actualizado a una versión posterior desde entonces.
  • API:
    permite activar aplicaciones sin certificados de socios para acceder a los datos de esta cuenta. Además, permite a los usuarios que no sean administradores de cuenta desarrollar aplicaciones que usen la API de Acrobat Sign.
  • Rangos de IP permitidos:
    si le preocupa el modo en que los participantes externos intentan acceder a los usuarios, una excelente medida de seguridad consiste en restringir el rango de IP. Solo tiene que asegurarse de que ninguno trabaje desde casa o desde un dispositivo móvil fuera de las redes de su propiedad.
  • Cuenta compartida:
    esta es una excelente función para administrar los agentes que reportan ante usted, pero le recomendamos que controle con quién comparten sus cuentas. Muchos administradores optan por crear cuentas compartidas únicamente cuando crean nuevos usuarios y deshabilitan la opción en toda la cuenta.
  • Verificación de la identidad del firmante:
    ¿cree que sus usuarios deben iniciar sesión antes de firmar un documento? Según el caso, esta podría ser una buena comprobación de seguridad.
  • Contraseña de firma de acuerdo:
    permite aplicar una directiva de contraseña al proteger la firma o la visualización del documento.
  • Seguridad de contraseña de firma de acuerdo:
    permite especificar la seguridad de la contraseña.
  • Autenticación basada en conocimientos:
    puede restringir el número de intentos permitidos para que los usuarios validen su identidad entes de cancelar el acuerdo.

¿Ha decidido si va a utilizar la API? Si cuenta con los servicios de un desarrollador y desea integrar Acrobat Sign en su sistema CRM actual (o cualquier otro sistema compatible con la API), puede considerar esta opción.

Acrobat Sign admite una API REST:

Vaya a Cuenta > API de Acrobat Sign.

Si desea usar la API de Adobe Document Cloud para acceder a los datos de usuarios, se necesitan tokens de OAuth.

Puede crear una clave de integración siempre que disponga de una aplicación heredada que no sea compatible con OAuth.

Si no encuentra el vínculo para crear una clave de integración, póngase en contacto con el Soporte.

En esta página, también encontrará

Además, una vez que la API esté habilitada, verá un nuevo vínculo a la izquierda de Registro de solicitudes de API. Este registro le mostrará el XML entrante de las llamadas de la API y puede resultar muy valioso para resolver problemas relacionados con el código.

La API de REST está disponible a través de la opción Aplicaciones API.

Una vez en la página, haga clic en el vínculo Crear una aplicación nueva, asigne un nombre a la aplicación y haga clic en el botón Crear aplicación.

Inmediatamente se generará y se mostrará el nuevo secreto e ID de la aplicación.

Dividir a sus usuarios en grupos funcionales puede resultarle muy útil, particularmente si tiene distintos requisitos de firma o jerarquías de usuarios que debe respetar.

Afortunadamente, crear un grupo en Acrobat Sign es realmente sencillo. Solo tiene que ir a
Cuenta > Usuarios o Cuenta > Grupos.

Una vez en la página del grupo, haga clic en el botón + situado en la esquina superior derecha de la página y escriba el nuevo nombre de grupo en el campo.

También hay un vínculo para configurar la configuración para el grupo. Haga clic en la fila para ver el vínculo a la configuración de grupo. Esta configuración es casi idéntica a la Configuración global que definió en el nivel de cuenta, pero dado que los grupos son objetos secundarios de la cuenta, la configuración de los grupos anulará la configuración de la cuenta.

También se dará cuenta de que el nombre del grupo siempre se puede actualizar, así que si tiene que cambiar los nombres de los grupos, no hay ningún problema.

Nota:

Si ha adquirido un plan de Acrobat Sign para una pyme, utilice Admin Console para administrar los usuarios y sus derechos asociados. También puede asignar varios administradores que le ayuden a administrar el equipo o el funcionamiento de Acrobat Sign.

¡Por fin ha llegado el momento de añadir usuarios!

Existen dos métodos para crear nuevos usuarios en Acrobat Sign:

De uno en uno

o

Creación masiva a través de un CSV

El proceso de un solo usuario es muy sencillo. Solo tiene que ir a
Vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear.

Introduzca la dirección de correo electrónico, los campos de nombre y apellidos, y seleccione un grupo para asignarlo al usuario (si es necesario).

También verá una casilla que dice “Ver sus acuerdos”. Mediante esta opción creará una cuenta compartida del nuevo usuario con el usuario administrador. Si necesita supervisar las transacciones de los nuevos agentes, le recomendamos que marque esta casilla.

Si no lo hace, también podrá crear una cuenta compartida, pero tendrá que hacerlo mediante la función Cuenta compartida.

Una vez que ha creado el usuario, se enviará a la dirección proporcionada un correo electrónico donde se pide al usuario que configure su contraseña. Cuando el usuario la haya definido, ya estará activo y podrá enviar su primer documento.

Método de creación de usuarios en lote: vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. En el cuadro de diálogo Crear, haga clic en Crear usuarios en lote.

El proceso consiste en crear un archivo CSV con al menos una dirección de correo electrónico y columnas para nombre y apellidos. Para el formato exacto, consulte el archivo CSV de muestra: haga clic en el vínculo descargar archivo CSV de muestra. Prepare el archivo en el formato especificado. Una vez que el archivo esté listo, haga clic en Examinar y seleccione el archivo.

El único inconveniente de este proceso es que no puede crear la cuenta compartida del usuario con la cuenta de administrador.

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