La función de uso compartido de cuentas está disponible para los planes de servicios empresariales, de negocios y de empresas pequeñas.
La naturaleza predeterminada de Adobe Acrobat Sign es asegurar el contenido del usuario respecto a todos los demás que no se hayan invitado expresamente a ver o interactuar con dicho contenido.
Los acuerdos incluyen a todos los destinatarios implícitamente. Los documentos de la biblioteca de comparten de forma explícita en las propiedades de la plantilla.
Sin embargo, hay funciones en la mayoría de las organizaciones que requieren supervisiones o transacciones que no involucran directamente al observador o grupos de agentes que deben tener información general de todas las transacciones dentro de su grupo.
El uso compartido de contenido del usuario permite que un usuario o un grupo comparta su contenido con cualquier otro usuario o grupo.
Hay dos tipos de uso compartido de contenido del usuario disponibles:
En la actualidad, el uso compartido avanzado solo está disponible para cuentas de nivel Enterprise. Los administradores que quieran habilitar el uso compartido avanzado deben contactar a su gestor de sucesos para convertir esta cuenta.
Una vez que una cuenta se pasa al uso compartido avanzado, no se puede devolver al uso compartido básico. Eso es un proceso unilateral.
El uso compartido básico está disponible para todos los paquetes de pequeñas empresas, negocios y empresas.
El uso compartido avanzado solo está disponible para clientes de nivel Enterprise.
Acrobat Pro para equipos y todos los planes de un solo usuario no admiten el uso compartido de la cuenta de un usuario.
Los usuarios con el mismo modelo de uso compartido básico pueden establecer, revisar y cancelar sus cuentas compartidas en la sección Preferencias personales. Todos los usuarios (incluidos administradores) tienen la misma experiencia.
Hay dos páginas discretas, una para las cuentas compartidas entrantes (Ver otras cuentas) y otras para las salientes (Compartir mi cuenta):
Los usuarios solicitan cuentas compartidas haciendo clic en el icono del plus e introduciendo el correo electrónico del usuario con quien quieren compartir.
Después de solicitar un uso compartido, este existe en estado “Pendiente” hasta que el usuario que recibe la solicitud acepta o declina la invitación.
Cuando una cuenta se pasa al uso compartido avanzado, la interfaz de usuario cambia de dos páginas distintas a solo una única página con pestañas llamada Estado de uso compartido:
Las dos pestañas se alinean respecto a las dos páginas utilizadas bajo reglas de uso compartido básico
Los usuarios establecen cuentas compartidas al hacer clic en el icono del plus, que abre un elemento emergente que permite al usuario introducir una dirección de correo electrónico o seleccionar usuarios o grupos de entre una lista de los objetos de usuario o de grupo actuales.
Tras identificar a los usuarios/grupos para el uso compartido, el solicitante puede definir los permisos que quiere aplicar al mismo (Enviar o Modificar):
Los administradores de cuenta tienen la capacidad de establecer el uso compartido entre un usuario y cualquier otro dentro de su cuenta de Acrobat Sign sin la aprobación de estos.
Los administradores de grupo tienen la capacidad de establecer el uso compartido entre un usuario y otro dentro de su grupo sin la aprobación de estos.
Los administradores de grupo que intenten establecer un uso compartido con un usuario o un grupo fuera de su grupo producirán un uso compartido “Pendiente”. El otro usuario debe aprobar (aceptar) la solicitud de uso compartido de forma expresa para que este se produzca.
Los usuarios que no sean administradores pueden solicitar un uso compartido (basado en los controles configurados) que permanezca como “Pendiente” hasta que la otra parte acepte o rechace la solicitud de uso compartido.
Los administradores (en las reglas de uso compartido avanzadas) tienen la capacidad de compartir el grupo del que son administradores y de gestionar los usos compartidos que se adjuntan al grupo (respecto el usuario).
Desde el aspecto funcional, el uso compartido del grupo es igual que los otros usos compartidos del usuario, excepto que el grupo es un contenedor más grande, y al compartir con un grupo, el usuario obtiene acceso a todo el contenido de todos los usuarios de ese grupo.
Si se elimina a un usuario del grupo, el contenido del usuario ya no estará en el grupo, por lo que ya no será visible.
Para acceder al nivel de uso compartido de grupo como administrador de grupo:
Un grupo puede compartirse con sí mismo, lo que hace que todos los usuarios del grupo puedan ver a todos los usuarios del grupo sin tener que definir usos compartidos individuales.
Los administradores de cuenta pueden gestionar los usos compartidos para todos los grupos de la cuenta y establecer los usos compartidos entre grupos sin que sea necesario la aceptación de otro usuario.
Para acceder al uso compartido de grupo como administrador de cuentas:
Cuando se carga el menú grupo, haga clic en Estado del uso compartido
El usuario que originó el uso compartido “Pendiente” puede volver a enviar la solicitud de uso compartido al usuario de destino de esta forma:
Cuando un usuario solicita un uso compartido, el usuario de destino (o el administrador de grupo en el caso de los grupos) recibe un correo electrónico con un vínculo para aprobar el uso compartido:
Como alternativa, el usuario puede aceptar o rechazar una solicitud en la aplicación de esta forma:
Ambos modelos de uso compartido permiten que cualquier parte cancele un uso compartido en cualquier momento:
Los permisos para un uso compartido establecido entre usuarios o grupos pueden modificarse de esta forma:
Hay un retraso de 30 minutos entre la modificación de los permisos compartidos y la aparición de los efectos de los cambios.
El contenido compartido a su usuario se muestra en la pestaña Administrar.
En la esquina superior izquierda de la página Administrar, puede ver una flecha desplegable junto a Sus acuerdos
La página se actualiza para mostrar el contenido de la página Administrar del usuario/grupo seleccionado:
Los filtros del raíl izquierdo (En curso, Completado, Formularios web) filtran el contenido del mismo modo que lo hacen cuando esté viendo el contenido.
El uso compartido avanzado permite a un usuario modificar los documentos y los campos en los acuerdos de una cuenta compartida (siempre que el acuerdo cumpla los requisitos).
Para modificar un acuerdo:
El uso compartido avanzado permite al usuario enviar un acuerdo en nombre de un usuario compartido.
Este acuerdo es propiedad de la cuenta compartida como si el propietario de la cuenta lo hubiese enviado.
Solo el registro de auditoría y el historial indicarán que el acuerdo se ha enviado a través de la cuenta compartida por otro usuario.
Para enviar un acuerdo desde una cuenta compartida:
La página se actualiza para mostrar una interfaz limitada.
Un mensaje en la parte superior de la página indica que está en una cuenta compartida e identifica al usuario de dicha cuenta.
A la derecha del mensaje hay un vínculo que le devuelve a su cuenta.
El registro Actividad del acuerdo indica claramente que el acuerdo se enviará en nombre del usuario:
Los controles de administrador para el uso de compartido de usuarios se pueden encontrar en Configuración de la cuenta > Configuración de seguridad > Uso compartido de cuentas
Los controles de uso compartido básico definen si se permite el uso compartido y el método por el cual se inicia el uso compartido:
El uso compartido avanzado proporciona un conjunto adicional de permisos:
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