Klassieke verzendpagina-omgeving

Definieer de ontvangers en de volgorde waarin zij toegang krijgen om met het document te werken.

• Als u overeenkomsten met meerdere ondertekenaars configureert, gebruikt u hetzelfde proces als bij een enkele ondertekenaar, alleen met meer ontvangers. Voeg ze allemaal toe en configureer ze zoals gewenst.
• Het is toegestaan meerdere keren hetzelfde e-mailadres in de overeenkomst toe te voegen (bijvoorbeeld als iemand in verschillende stadia van het proces acties heeft).
  

In de sectie Ontvangers kunt u met de bovenste schakelaar de basisvolgorde voor ondertekening selecteren:

• Voltooien in volgorde is geselecteerd (zoals hierboven weergegeven): een sequentieel ondertekeningsproces waarbij stappen een voor een worden uitgevoerd en ontvangers genummerd zijn ter aanduiding van de exacte volgorde van deelname
  • Hybride ondertekeningstromen beginnen als een sequentiële workflow (Voltooien in volgorde)
• Wanneer Voltooien in willekeurige volgorde is ingeschakeld, kan parallelle ondertekening plaatsvinden en zijn de ontvangers niet genummerd om aan te geven dat er geen specifieke volgorde van deelname is.

Rechts van de schakelaar voor de ondertekeningsvolgorde ziet u twee koppelingen:

• Mij toevoegen - Klik op deze koppeling om uzelf toe te voegen als de volgende ontvanger in de deelnamevolgorde
• Ontvangersgroep toevoegen - Klik op deze koppeling om een groep ontvangers te maken, waarvan één namens de gehele groep moet deelnemen. Maak bijvoorbeeld een groep voor het HR-team, waarvan slechts één persoon de overeenkomst echt moet ondertekenen.
• Elektronische zegel toevoegen - Dit is een optionele configuratie die beschikbaar is als uw beheerder uw gebruiker heeft geconfigureerd om elektronische zegels toe te voegen aan uw overeenkomstproces.

Voor elke ontvanger worden vijf elementen gemaakt:

A. Volgorde van deelname – Wanneer Voltooien in volgorde is geselecteerd, geeft de deelnamevolgorde duidelijk aan wanneer elke ontvanger met de overeenkomst gaat werken.

B. Rol – Hoe kan de ontvanger het best worden gekenmerkt?

C. E-mailadres – Dit is het identificerende e-mailadres van de ontvanger, dat wordt gebruikt voor alle e-mailcommunicatie met de ontvanger, inclusief het verzoek om te ondertekenen.

D. Verificatiemethoden – Hoe moet de ontvanger worden geverifieerd? Wilt u verificatie gebruiken?

E. Leveringsmethode - Hoe wilt u dat de ontvanger koppelingen naar de overeenkomsten ontvangt (koppelingen voor Ondertekenen, Herinneringen en Voltooide overeenkomsten)? De opties zijn E-mail en sms naar het telefoonnummer van de ontvanger.

F. Notarisering vereisen (optioneel) - Vereist u dat uw handtekeningen notarieel worden gemaakt? Deze optie is alleen beschikbaar als uw beheerder de integratie configureert.

G. Privébericht (optioneel) – De afzender kan elke ontvanger specifieke instructies sturen die worden weergegeven wanneer de ontvanger de overeenkomst weergeeft.

Met de koppeling Cc tonen onder de lijst met ontvangers wordt een veld weergegeven waarin u cc-adressen kunt invoeren voor ontvangers die de overeenkomst wel mogen bekijken, maar geen volmacht hebben voor ondertekening/goedkeuring. 

Een “hybride” workflow is een instantie van de sequentiële deelnamevolgorde waarbij in een of meer stappen twee of meer ontvangers tegelijkertijd toegang hebben tot het document. Alle ondertekenaars/goedkeurders in de “parallelle” stap moeten hun taak voltooien voordat aan de volgende stap wordt begonnen.

Ontvangersgroepen zijn nuttig wanneer u een aftekening nodig hebt van een team of organisatie, maar niet van een specifieke persoon in die groep. Elk lid van de groep mag namens de hele groep ondertekenen of goedkeuren. 

De sectie Bericht bevat twee velden die uw succes aanzienlijk kunnen verbeteren.

In het veld Naam van overeenkomst kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst invoeren. Deze tekenreeks wordt ingevuld in de onderwerpregel van de e-mail van ontvangers (geel gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en ook als naam op de pagina Beheren. Geef een unieke en begrijpelijke naam op, zodat uw ontvangers de e-mail gemakkelijk kunnen herkennen en u de overeenkomst sneller kunt zoeken, als dat nodig is.

Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt invoeren (hieronder groen gemarkeerd). Dit bericht wordt weergegeven in de e-mail Wilt u alstublieft {documentnaam} ondertekenen die naar alle ontvangers wordt verzonden (in tegenstelling tot het privébericht dat alleen verschijnt voor de ontvanger voor wie het is geconfigureerd).

Berichtsjablonen

Klanten op Enterprise-niveau hebben toegang tot berichtsjablonen die door de beheerder zijn geconfigureerd. De berichtsjablonen zijn rechtstreeks aan de functie Taal van ontvanger in de Opties-secties gekoppeld, dus wanneer u in de vervolgkeuzelijst met talen “Spaans” selecteert, worden al uw Spaanse sjablonen beschikbaar.  

Met de sectie Opties kunt u de overeenkomst na verzending beter beheren:

• Wachtwoordbeveiliging instellen – Vereist dat ontvangers een wachtwoord invoeren om het ondertekende PDF-bestand te kunnen openen en bekijken. Dit wachtwoord wordt gedefinieerd door de afzender en wordt via een ander kanaal doorgegeven. Acrobat Sign legt dit wachtwoord niet vast, dus zorg dat u het niet vergeet!
• Wachtwoordbeveiliging instellen – Stel het aantal dagen in waarna de overeenkomst vervalt en niet meer kan worden voltooid.
• Herinnering instellen – Stel in hoe vaak (dagelijks of wekelijks) herinneringen moeten worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid. Alleen de huidige ontvangers worden op de hoogte gesteld.
• Taal van ontvanger(s) – Selecteer de taal die u wilt gebruiken in e-mailberichten aan ontvangers en tijdens het ondertekeningsproces.
  • Deze instelling bepaalt ook de zichtbare berichtsjablonen als het gebruik van sjablonen voor uw account is geconfigureerd.

In de sectie Bestanden kunt u de documenten als bijlage aan de transactie toevoegen.

Acrobat Sign combineert alle documenten voor het ondertekeningsproces in één PDF-overeenkomst die wordt samengesteld op basis van de volgorde waarin de documenten worden vermeld. U kunt de documenten opnieuw rangschikken door te klikken op een document en het naar een nieuwe lijstlocatie te slepen.

U kunt bestanden bijvoegen vanuit de Acrobat Sign-bibliotheek, Google Docs, Box.net, Dropbox, OneDrive, geüpload vanaf uw lokale systeem met de functie voor het zoeken van bestanden, of u kunt een bestand naar het vak Bestanden slepen en neerzetten.

De volgende bestandstypen zijn toegestaan: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF en HTML

Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen

Vlak onder de lijst Bestanden ziet u het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen. Met deze optie kunt u de geüploade documenten openen en er waar nodig formuliervelden in plaatsen. 

U moet in elk geval de handtekeningvelden instellen, maar er zijn nog verschillende andere velden die u kunt gebruiken om complexe formulieren te maken.

Het verzenden van een document naar één ontvanger is een van de meest voorkomende overeenkomstworkflows en een goede manier om het basisproces te leren. U hebt alleen het volgende nodig:

• Het e-mailadres van de ontvanger
  • Dit e-mailadres mag niet overeenkomen met het e-mailadres waarmee u zich aanmeldt (u kunt niet naar uzelf verzenden)
• Een document of bestand dat u wilt laten ondertekenen

Verzenden naar meerdere ontvangers

Bij het verzenden van een overeenkomst naar meerdere ontvangers volgt u precies dezelfde stappen, met twee verschillen:

• U moet elke ontvanger op een afzonderlijke regel van de sectie Ontvangers plaatsen, in de volgorde waarin ze moeten ondertekenen.
• Bij het plaatsen van velden moet u aangeven welke ontvanger toegang tot welk veld moet hebben door op het veld te dubbelklikken en de waarde voor Ontvanger in te stellen.