Met Adobe Sign kunt u heel gemakkelijk een document naar anderen verzenden voor ondertekening. U kunt naar één persoon of naar meerdere mensen ter ondertekening verzenden.

Een overeenkomst naar één ondertekenaar verzenden

Het verzenden van een document ter ondertekening is de basisworkflow die in Adobe Sign wordt gebruikt. Het verzenden van een document ter ondertekening naar slechts één ontvanger is de eenvoudigste manier om het systeem te gebruiken.

Ga als volgt te werk als u een document ter ondertekening wilt verzenden:

  1. Ga naar het tabblad Start en klik op de knop Vragen om handtekeningen

    Startpagina - Vragen om handtekeningen

    Optioneel kunt u het proces starten door eerst een bibliotheeksjabloon (of workflow) te selecteren. Klik hiervoor op de knop Starten vanuit de bibliotheek.

    U kunt kiezen uit drie opties:

    • Recent - Een lijst van de 20 meest recente sjablonen, met de meest recente bovenaan
    • Bibliotheekdocument - Lijst van alle beschikbare bibliotheeksjablonen
    • Workflow - Een overzicht van alle beschikbare workflows voor de gebruiker

    Zodra een bestand of workflow is geselecteerd, klikt u op Start en wordt u doorgestuurd naar de pagina Verzenden. De sjabloon is al gekoppeld (zodat u stap 4 hieronder kunt overslaan).

    Starten vanuit bibliotheek
  2. Definieer de ontvanger van de overeenkomst. 

    Voer het volgende in of bepaal het (van links naar rechts):

    • Selecteer de ontvangerrol (Ondertekenaar is de standaardwaarde)
    • Typ het e-mailadres van de ontvanger
    • Selecteer de tweeledige verificatiemethode, indien aanwezig
    • Voer een persoonlijk bericht in, zoals nodig
    E-mailadres invoeren
  3. Voeg een Overeenkomstnaam en Bericht toe die in eerste e-mail naar de ontvanger zullen worden opgenomen.

    agreement_message
  4. Kies een bibliotheekdocument om te verzenden. U kunt het document ook slepen en neerzetten of als bijlage koppelen.

    • Meerdere documenten kunnen worden toegevoegd en worden als een aaneengesloten document aan de ontvanger geleverd
    Kies een document om te verzenden
  5. Configureer alle vereiste opties:

    • Beveiligen met wachtwoord (de ondertekende PDF) - dit wachtwoord wordt toegepast op elk PDF-exemplaar van de overeenkomst dat wordt gedownload vanaf Adobe Sign. Het wachtwoord dient te worden ingevoerd om het document te kunnen weergeven
    • Voltooiingsdeadline - op de deadline verloopt de transactie na het opgegeven aantal dagen
    • Herinnering instellen - u kunt herinneringen configureren voor een of meerdere herhalingen. Herinneringen worden alleen naar de huidige actieve ontvanger verzonden
    • Taal van de ontvanger - bepaalt de taal die in de e-mail aan de ontvanger wordt gebruikt evenals de taal van de aanwijzingen op het scherm
  6. Als u velden wilt toevoegen waarmee uw ontvanger dient te werken, selecteert u Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen

    Als alles correct is ingesteld, klikt u op Volgende.

    Selecteer Voorbeeld
  7. Sleep velden van de tabbladen rechts in het scherm en plaats ze in het document.

    Velden plaatsen

    Met de knop Terug kunt u teruggaan naar de pagina Verzenden , voor het geval dat u het e-mailadres van een ontvanger moet wijzigen of andere bestanden aan de overeenkomst wilt toevoegen.

    Opmerking:

    Als u een gedeeld document voor uw gebruik maakt, kunt u de optie Opslaan als sjabloon selecteren om het document op te slaan met de velden zoals deze zijn geplaatst.

    In toekomstige transacties kunt u het document uit uw bibliotheek eenvoudig toevoegen en dient u geen velden meer te plaatsen.

  8. Wanneer u alle velden in het document hebt geplaatst, klikt u op Verzenden.

Er wordt een e-mail verzonden naar uw ontvanger met een koppeling naar het document, zodat deze tot actie kan overgaan.

Zodra de handeling is voltooid, wordt u per e-mail op de hoogte gesteld.


Een overeenkomst naar meerdere ontvangers verzenden

Het verzenden van een overeenkomst naar meerdere ontvangers gebeurt via bijna hetzelfde proces als het verzenden naar één ontvanger.

De belangrijkste verschillen zijn dat u het volgende moet doen:

  • Definieer elke ontvanger in de volgorde waarin deze een handeling op de overeenkomst moet uitvoeren
  • Plaats desgewenst velden voor elke ontvanger afzonderlijk

Opmerking:

Transacties met meerdere ontvangers kunnen worden geconfigureerd om een opeenvolgende, parallelle of hybride workflow te volgen.

  1. Ga naar het tabblad Start en klik op de knop Vragen om handtekeningen

  2. Definieer elke ontvanger van de overeenkomst. 

    Voer het volgende in of bepaal het (van links naar rechts):

    • Selecteer de ontvangerrol (Ondertekenaar is de standaardwaarde)
    • Typ het e-mailadres van de ontvanger
    • Selecteer de tweeledige verificatiemethode, indien aanwezig
    • Voer een persoonlijk bericht in, zoals nodig

     

    Als u uzelf aan de lijst met ontvangers wilt toevoegen, klikt u op de koppeling Mij toevoegen in de rechterbovenhoek.

    U mag hetzelfde e-mailadres meerdere keren toevoegen.

    Opmerking:

    Als u een ontvangersrij wilt verwijderen, klikt u op de X uiterst rechts van de rij

    E-mailadres invoeren
  3. Voeg een Overeenkomstnaam en Bericht toe die in eerste e-mail naar de ontvangers zullen worden opgenomen

  4. Kies een bibliotheekdocument om te verzenden. U kunt het document ook slepen en neerzetten of als bijlage koppelen.

    • Meerdere documenten kunnen worden toegevoegd en worden als een aaneengesloten document aan de ontvanger geleverd
  5. Configureer alle vereiste opties:

    • Beveiligen met wachtwoord (de ondertekende PDF) - dit wachtwoord wordt toegepast op elk PDF-exemplaar van de overeenkomst dat wordt gedownload vanaf Adobe Sign. Het wachtwoord dient te worden ingevoerd om het document te kunnen weergeven
    • Voltooiingsdeadline - op de deadline verloopt de transactie na het opgegeven aantal dagen
    • Herinnering instellen - u kunt herinneringen configureren voor een of meerdere herhalingen. Herinneringen worden alleen naar de huidige actieve ontvanger verzonden
    • Taal van de ontvanger - bepaalt de taal die in de e-mail aan de ontvanger wordt gebruikt evenals de taal van de aanwijzingen op het scherm
  6. Als u velden wilt toevoegen waarmee uw ontvanger dient te werken, selecteert u Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen

    Als alles correct is ingesteld, klikt u op Volgende.

  7. Sleep velden van de tabbladen rechts in het scherm en plaats ze in het document.

    Selecteer de ontvanger
  8. Wanneer u alle velden in het document hebt geplaatst, klikt u op Verzenden.