Schakel in de sectie Opties de optie Deadline voor voltooiing in.
Adobe Acrobat Sign biedt de mogelijkheid om regelmatige e-mailherinneringen te verzenden naar ontvangers die naar verwachting met uw overeenkomsten gaan werken, en/of om een overeenkomst na een opgegeven tijdsperiode te laten vervallen.
Automatische documentvervaldatum maakt configuratie op account- en groepsniveau mogelijk. De vervaldatum kan worden gedefinieerd voor een standaardtijdslimiet, met een optionele instelling waarmee de afzender de standaardwaarde kan wijzigen.
De geldigheidsduur van een document wordt gemeten in hele dagen (stappen van 24 uur), te rekenen vanaf het tijdstip waarop de overeenkomst wordt gemaakt. Als u bijvoorbeeld een overeenkomst zodanig instelt dat deze over 3 dagen verloopt, verloopt de overeenkomst precies 72 uur na verzending (als deze niet is voltooid).
Alle ontvangers moeten hun deel van de ondertekeningsprocedure voor de deadline voltooien. Als de overeenkomst niet voor de deadline is voltooid, is de overeenkomst verlopen.
De account- of groepsbeheerder kan de verloopdatum van een document zodanig configureren dat deze wordt genegeerd als alle resterende ontvangers intern zijn.
Schakel in de sectie Opties de optie Deadline voor voltooiing in.
Voer het aantal dagen in dat de ondertekenaars hebben om het document te ondertekenen.
Voltooi het verzendproces op de gebruikelijke manier.
Ga als afzender van de overeenkomst naar de pagina Beheren
Klik eenmaal op de overeenkomst die u wilt wijzigen.
Klik op Verloopdatum
Stel een nieuwe vervaldatum in of selecteer de optie om de vervaldatum te verwijderen.
Klik op Opslaan.
Alle serviceniveaus hebben toegang om het volgende te doen:
De serviceniveaus voor individuen en teams beschikken niet over de mogelijkheid om de herinneringsfunctie te automatiseren of te onderdrukken.
De serviceniveaus Enterprise en Business kunnen de opties Herinnering en Documentvervaldatum selectief weergeven tijdens het verzendproces, of automatisering op account-/groepsniveau mogelijk maken.
De twee instellingen kunnen als volgt worden ingeschakeld/uitgeschakeld:
Het inschakelen van standaardherinneringen en een vervaldatum blokkeert de mogelijkheid om deze elementen op de pagina Verzenden te configureren, tenzij de optie "Laat afzenders de vervaldatum per document instellen of wijzigen" is ingeschakeld.
Gebruikers die geen standaardherinnering hebben geconfigureerd voor hun groep of account, kunnen een herinnering definiëren tijdens het verzendproces.
Deze herinneringen zijn altijd cyclisch en zijn van toepassing op alle ontvangers voor de overeenkomst. De afzender dient alleen de herhaling te definiëren die de herinnering zal activeren. Er zijn zes opties:
Wanneer een overeenkomst met een herinnering voor de eerste keer wordt verzonden, wordt een e-mail ter ondertekening naar de eerste ontvanger verzonden. Deze gebeurtenis start de timer voor de eerste herinnering.
Als de herinnering is geconfigureerd voor verzending om de drie dagen (bijvoorbeeld), wordt de eerste herinnering precies 72 uur na aflevering van de e-mail ter ondertekening geactiveerd.
Als de ontvanger zijn of haar handeling met de overeenkomst heeft voltooid, wordt de herinneringsklok voor die ontvanger beëindigd.
Als er meerdere ontvangers zijn, ontvangt de volgende ontvanger in de stroom een e-mail ter ondertekening onmiddellijk nadat de voorafgaande ontvanger de handeling heeft voltooid. De herinneringsklok voor de nieuwe ontvanger start op basis van de levertijd van de e-mail ter ondertekening (niet op basis van de oorspronkelijke tijdstempel).
Dit proces doorloopt alle ontvangers van de overeenkomst tot de overeenkomst volledig is uitgevoerd.
Alle cyclische herinneringen hebben een levenscyclus, waarna de herinneringen automatisch worden beëindigd.
Herinneringen die elke dag geactiveerd worden, hebben een levensduur van 10 dagen.
Alle andere herinneringen hebben een levensduur van 60 dagen.
Herinneringen die na het verzendproces worden gemaakt, kunnen op de beheerpagina worden geconfigureerd:
Ga naar de pagina Beheren
Klik één keer op de overeenkomst die u wilt controleren
Klik in het rechterdeelvenster op de koppeling Herinnering
Configureer de herinnering en frequentie voor de gewenste gebruiker
Klik op Maken om de herinnering in te stellen
De beheerpagina bevat een aantal opties die de verzendpagina niet heeft:
Als er al andere herinneringen voor de overeenkomst zijn geconfigureerd, wordt de lijst met overeenkomsten weergegeven in plaats van de interface Herinnering maken.
U kunt een nieuwe herinnering maken door op de knop Herinnering toevoegen te klikken
U kunt als volgt alle herinneringen controleren die voor een overeenkomst zijn geconfigureerd:
Ga naar de pagina Beheren
Klik één keer op de overeenkomst die u wilt controleren
Klik in het rechterdeelvenster op de koppeling Herinnering
Herinneringen worden gerangschikt op basis van de volgende activeringstijd
Alle geannuleerde/verlopen herinneringen worden onder de actieve herinneringen weergegeven.
U kunt als volgt een herinnering annuleren:
Meld u aan als de gebruiker die de overeenkomst heeft gemaakt
Ga naar de pagina Beheren
Klik één keer op de gewenste overeenkomst om deze te selecteren
Klik in het rechterdeelvenster op de koppeling Herinnering
Zoek de herinnering die u wilt annuleren en klik er één keer op
Klik op het pictogram voor verwijderen (prullenbak)
Ontvangers hebben de bevoegdheid om de herinneringen via de herinnerings-e-mail te beëindigen. Dit is een verplichte functie en deze kan niet worden onderdrukt.
Met de REST v6 API krijgt u directe toegang tot de herinneringsobjecten via vier bewerkingen:
Herinneringen worden niet vastgelegd in de lijst Activiteit of in het controlerapport voor de overeenkomst.
Zowel de Historie als het controlerapport dienen de oriëntatiepunten van het proces voor documentondertekening vast te leggen. Dit omvat de eerste melding aan een ontvanger (ter ondertekening), maar geen herhaalde aanvragen voor ondertekening door dezelfde ontvanger (herinneringen).
Met behulp van een API kan een historie van herinneringen worden verkregen (beschikbaar voor Ondernemingen)
Ondernemingen kunnen een volledig aangepaste e-mailsjabloon voor hun herinneringen maken.
Als u interesse hebt in aangepaste e-mailsjablonen, raadpleeg dan deze handleiding.
Aanmelden bij je account