Automatische documentvervaldatum maakt configuratie op account- en groepsniveau mogelijk. De vervaldatum kan worden gedefinieerd voor een standaardtijdslimiet, met een optionele instelling waarmee de afzender de standaardwaarde kan wijzigen.

De geldigheidsduur van een document wordt gemeten in hele dagen (stappen van 24 uur), te rekenen vanaf het tijdstip waarop de overeenkomst wordt gemaakt.  Als u bijvoorbeeld een overeenkomst zodanig instelt dat deze over 3 dagen verloopt, verloopt de overeenkomst precies 72 uur na verzending (als deze niet is voltooid).

Alle ontvangers moeten hun deel van de ondertekeningsprocedure voor de deadline voltooien. Als de overeenkomst niet voor de deadline is voltooid, is de overeenkomst verlopen.

Een deadline toevoegen, wijzigen of verwijderen

Deadlines en herinneringen in-/uitschakelen

Alle serviceniveaus hebben toegang om het volgende te doen:

• Cyclische herinneringen maken
  • Tijdens het verzendproces
  • Vanaf de pagina Beheren
• Cyclische en ad-hocherinneringen maken vanaf de pagina Beheren

De serviceniveaus voor individuen en teams beschikken niet over de mogelijkheid om de herinneringsfunctie te automatiseren of te onderdrukken.

Opties voor de serviceniveaus Bedrijven en Ondernemingen

De serviceniveaus Enterprise en Business kunnen de opties Herinnering en Documentvervaldatum selectief weergeven tijdens het verzendproces, of automatisering op account-/groepsniveau mogelijk maken.

De twee instellingen kunnen als volgt worden ingeschakeld/uitgeschakeld:

• Meld u bij Adobe Acrobat Sign aan als beheerder
• Ga naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen

Een herinnering instellen tijdens het verzendproces

Gebruikers die geen standaardherinnering hebben geconfigureerd voor hun groep of account, kunnen een herinnering definiëren tijdens het verzendproces.

Deze herinneringen zijn altijd cyclisch en zijn van toepassing op alle ontvangers voor de overeenkomst. De afzender dient alleen de herhaling te definiëren die de herinnering zal activeren. Er zijn zes opties:

• Elke dag
• Elke week
• Elke werkdag
• Om de dag
• Om de drie dagen
• Om de vijf dagen

Wanneer een overeenkomst met een herinnering voor de eerste keer wordt verzonden, wordt een e-mail ter ondertekening naar de eerste ontvanger verzonden. Deze gebeurtenis start de timer voor de eerste herinnering.

Als de herinnering is geconfigureerd voor verzending om de drie dagen (bijvoorbeeld), wordt de eerste herinnering precies 72 uur na aflevering van de e-mail ter ondertekening geactiveerd.

Als de ontvanger zijn of haar handeling met de overeenkomst heeft voltooid, wordt de herinneringsklok voor die ontvanger beëindigd.

Als er meerdere ontvangers zijn, ontvangt de volgende ontvanger in de stroom een e-mail ter ondertekening onmiddellijk nadat de voorafgaande ontvanger de handeling heeft voltooid. De herinneringsklok voor de nieuwe ontvanger start op basis van de levertijd van de e-mail ter ondertekening (niet op basis van de oorspronkelijke tijdstempel).

Dit proces doorloopt alle ontvangers van de overeenkomst tot de overeenkomst volledig is uitgevoerd.

Een herinnering instellen vanaf de pagina Beheren

Herinneringen die na het verzendproces worden gemaakt, kunnen op de beheerpagina worden geconfigureerd:

De beheerpagina bevat een aantal opties die de verzendpagina niet heeft:

• U kunt selecteren welke ontvangers u wilt opnemen in de herinnering. U kunt de herinnering ontwerpen voor één ontvanger, meerdere ontvangers of alle ontvangers.
• U kunt een cyclisch herinneringsproces selecteren, net als op de verzendpagina
  • Als een ontvanger pas aan een cyclische herinnering wordt toegevoegd nadat ze hun handeling voor de overeenkomst hebben voltooid, ontvangt hij of zij geen herinnering
• U kunt een eenmalige ad-hoc-herinnering maken en deze direct op dat moment of op een specifieke datum verzenden
  • De ad-hoc-herinneringen kunnen worden geconfigureerd voor deelnemers die hun handeling voor de overeenkomst al hebben voltooid
  • Ad-hoc-herinneringen kunnen worden geconfigureerd nadat de overeenkomst is gesloten-ondertekend of gearchiveerd
• U moet wel een bericht opnemen. Dit is een vereist veld bij het maken van een herinnering op de pagina Beheren

Als er al andere herinneringen voor de overeenkomst zijn geconfigureerd, wordt de lijst met overeenkomsten weergegeven in plaats van de interface Herinnering maken.

U kunt een nieuwe herinnering maken door op de knop Herinnering toevoegen te klikken

Bestaande herinneringen controleren

U kunt als volgt alle herinneringen controleren die voor een overeenkomst zijn geconfigureerd:

Een herinnering annuleren

U kunt als volgt een herinnering annuleren:

Herinneringen en de REST-API

Met de REST v6 API krijgt u directe toegang tot de herinneringsobjecten via vier bewerkingen:

• POST /agreements/{agreementId}/reminders - Maakt een herinnering voor de opgegeven deelnemers van een overeenkomst zoals geïdentificeerd door agreementId in het pad
• GET /agreements/{agreementId}/reminders - Haalt de herinneringen op van een overeenkomst zoals geïdentificeerd door agreementId in het pad.
• GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Haalt een specifieke herinnering op die gekoppeld is aan een overeenkomst
• PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Werkt een bestaande herinnering voor een overeenkomst bij

De activiteitenlijst/het controlerapport

Herinneringen worden niet vastgelegd in de lijst Activiteit of in het controlerapport voor de overeenkomst.

Zowel de Historie als het controlerapport dienen de oriëntatiepunten van het proces voor documentondertekening vast te leggen. Dit omvat de eerste melding aan een ontvanger (ter ondertekening), maar geen herhaalde aanvragen voor ondertekening door dezelfde ontvanger (herinneringen).

Met behulp van een API kan een historie van herinneringen worden verkregen (beschikbaar voor Ondernemingen)

Aangepaste e-mailsjablonen maken

Ondernemingen kunnen een volledig aangepaste e-mailsjabloon voor hun herinneringen maken. 

Als u interesse hebt in aangepaste e-mailsjablonen, raadpleeg dan deze handleiding.

Zaken om rekening mee te houden

• De levensduur van cyclische herinneringen:
  • Dagelijkse herinneringen verlopen na tien dagen
  • Alle andere cyclische herinneringen verlopen na 60 dagen
• Ad-hocherinneringen
  • Worden slechts eenmaal geactiveerd
  • Kunnen worden geconfigureerd om de herinnering te verzenden naar deelnemers die hun handeling op de overeenkomst al hebben voltooid
  • Kunnen worden geconfigureerd nadat de overeenkomst is voltooid of gearchiveerd
    • Herinneringen kunnen niet worden geconfigureerd voor overeenkomsten die zijn geannuleerd, afgewezen of verlopen
• Herinneringen worden geactiveerd op hetzelfde tijdstip van de dag waarop de oorspronkelijke e-mail ter ondertekening is verzonden
  • Wanneer in een workflow met meerdere ontvangers een ontvanger zijn of haar handeling voltooit en daardoor de volgende ontvanger wordt geactiveerd, wordt de herinneringsklok opnieuw ingesteld op dat tijdstip
  • Door de huidige ondertekenaar te vervangen via de pagina Beheren wordt het herinneringstijdstip niet opnieuw ingesteld
• Ontvangers hebben het recht om de herinnering te annuleren. Er is geen optie om ontvangers dit recht te ontzeggen
• Vervaldatums kunnen op de pagina Beheren worden gewijzigd nadat de overeenkomst is verzonden
• Vervaldatums kunnen zodanig worden geconfigureerd dat ze voor interne ontvangers worden genegeerd