Adobe Sign biedt de mogelijkheid om regelmatige e-mailherinneringen te verzenden naar ontvangers die naar verwachting met uw overeenkomsten gaan werken, en/of om een overeenkomst na een opgegeven tijdsperiode te laten vervallen.
Opmerking:
Het onderstaande artikel bevat instructies voor de nieuwe pagina-indeling.
Klik hier om hetzelfde proces in de klassieke pagina-indeling te bekijken.


Een deadline instellen tijdens het verzendproces

  1. Schakel in de sectie Opties de optie Deadline voor voltooiing in.

  2. Voer het aantal dagen in dat de ondertekenaars hebben om het document te ondertekenen.

    • Controleer of de weergegeven doeldatum juist is.
    expire_date_set
  3. Voltooi het verzendproces op de gebruikelijke manier.


Een deadline toevoegen, wijzigen of verwijderen

  1. Ga als afzender van de overeenkomst naar de pagina Beheren

  2. Klik eenmaal op de overeenkomst die u wilt wijzigen

  3. Klik op Vervaldatum

    new_manage_page_-editexpire
  4. Stel een nieuwe vervaldatum in of selecteer de optie om de vervaldatum te verwijderen.

  5. Klik op Opslaan.


Deadlines en herinneringen in-/uitschakelen

Alle serviceniveaus hebben toegang om het volgende te doen:

  • Cyclische herinneringen maken
    • Tijdens het verzendproces
    • Vanaf de pagina Beheren
  • Cyclische en ad-hocherinneringen maken vanaf de pagina Beheren

De serviceniveaus voor individuen en teams beschikken niet over de mogelijkheid om de herinneringsfunctie te automatiseren of te onderdrukken.

 

Opties voor de serviceniveaus Bedrijven en Ondernemingen

De serviceniveaus Enterprise en Business kunnen de opties Herinnering en Documentvervaldatum selectief weergeven tijdens het verzendproces, of automatisering op account-/groepsniveau mogelijk maken.

De twee instellingen kunnen als volgt worden ingeschakeld/uitgeschakeld:

nav_to_settings

Opmerking:

Het inschakelen van standaardherinneringen en een vervaldatum blokkeert de mogelijkheid om deze elementen op de pagina Verzenden te configureren, tenzij de optie "Laat afzenders de vervaldatum per document instellen of wijzigen" is ingeschakeld.

Een herinnering instellen tijdens het verzendproces

Gebruikers die geen standaardherinnering hebben geconfigureerd voor hun groep of account, kunnen een herinnering definiëren tijdens het verzendproces.

Deze herinneringen zijn altijd cyclisch en zijn van toepassing op alle ontvangers voor de overeenkomst. De afzender dient alleen de herhaling te definiëren die de herinnering zal activeren. Er zijn zes opties:

  • Elke dag
  • Elke week
  • Elke werkdag
  • Om de dag
  • Om de drie dagen
  • Om de vijf dagen
reminder_frequency

Wanneer een overeenkomst met een herinnering voor de eerste keer wordt verzonden, wordt een e-mail ter ondertekening naar de eerste ontvanger verzonden. Door deze gebeurtenis wordt de timer voor de eerste herinnering gestart.

Als de herinnering is geconfigureerd voor verzending om de drie dagen (bijvoorbeeld), wordt de eerste herinnering precies 72 uur na aflevering van de e-mail ter ondertekening geactiveerd.

Als de ontvanger de handeling met de overeenkomst voltooit, wordt de herinneringsklok voor die ontvanger beëindigd.

Als er meerdere ontvangers zijn, ontvangt de volgende ontvanger in de stroom een e-mail ter ondertekening onmiddellijk nadat de voorafgaande ontvanger de handeling heeft voltooid. De herinneringsklok voor de nieuwe ontvanger start op basis van de levertijd van de e-mail ter ondertekening (niet op basis van de oorspronkelijke tijdstempel).

Dit proces doorloopt alle ontvangers van de overeenkomst tot de overeenkomst volledig is uitgevoerd.

Opmerking:

Alle cyclische herinneringen hebben een levenscyclus, waarna de herinneringen automatisch worden beëindigd.

Herinneringen die elke dag geactiveerd worden, hebben een levensduur van 10 dagen.

Alle andere herinneringen hebben een levensduur van 60 dagen.


Een herinnering instellen vanaf de pagina Beheren

Herinneringen die na het verzendproces worden gemaakt, kunnen op de beheerpagina worden geconfigureerd:

  1. Ga naar de pagina Beheren

  2. Klik één keer op de overeenkomst die u wilt controleren

  3. Klik in het rechterdeelvenster op de koppeling Herinnering

    new_manage_page_-reminder
  4. Configureer de herinnering en frequentie voor de gewenste gebruiker 

  5. Klik op Maken om de herinnering in te stellen

De beheerpagina bevat een aantal opties die de verzendpagina niet heeft:

  • U kunt selecteren welke ontvangers u wilt opnemen in de herinnering. U kunt de herinnering ontwerpen voor één ontvanger, meerdere ontvangers of alle ontvangers.
  • U kunt een cyclisch herinneringsproces selecteren, net als op de verzendpagina
    • Als een ontvanger pas aan een cyclische herinnering wordt toegevoegd nadat ze hun handeling voor de overeenkomst hebben voltooid, ontvangt hij of zij geen herinnering
  • U kunt een eenmalige ad-hoc-herinnering maken en deze direct op dat moment of op een specifieke datum verzenden
    • De ad-hoc-herinneringen kunnen worden geconfigureerd voor deelnemers die hun handeling voor de overeenkomst al hebben voltooid
    • Ad-hoc-herinneringen kunnen worden geconfigureerd nadat de overeenkomst is gesloten-ondertekend of gearchiveerd
  • U moet wel een bericht opnemen. Dit is een vereist veld bij het maken van een herinnering op de pagina Beheren

 

Als er al andere herinneringen voor de overeenkomst zijn geconfigureerd, wordt de lijst met overeenkomsten weergegeven in plaats van de interface Herinnering maken.

U kunt een nieuwe herinnering maken door op de knop Herinnering toevoegen te klikken

existing_reminders


Bestaande herinneringen controleren

U kunt als volgt alle herinneringen controleren die voor een overeenkomst zijn geconfigureerd:

  1. Ga naar de pagina Beheren

  2. Klik één keer op de overeenkomst die u wilt controleren

  3. Klik in het rechterdeelvenster op de koppeling Herinnering

Opmerking:

Herinneringen worden gerangschikt op basis van de volgende activeringstijd

Alle geannuleerde/verlopen herinneringen worden onder de actieve herinneringen weergegeven.


Een herinnering annuleren

U kunt als volgt een herinnering annuleren:

  1. Meld u aan als de gebruiker die de overeenkomst heeft gemaakt

  2. Ga naar de pagina Beheren

  3. Klik één keer op de gewenste overeenkomst om deze te selecteren

  4. Klik in het rechterdeelvenster op de koppeling Herinnering

  5. Zoek de herinnering die u wilt annuleren en klik er één keer op 

  6. Klik op het pictogram voor verwijderen (prullenbak)

    cancel_reminder

Opmerking:

Ontvangers hebben de bevoegdheid om de herinneringen via de herinnerings-e-mail te beëindigen. Dit is een verplichte functie en deze kan niet worden onderdrukt.

 

Herinneringen en de REST API

Met de REST v6 API krijgt u directe toegang tot de herinneringsobjecten via vier bewerkingen:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - Maakt een herinnering voor de opgegeven deelnemers van een overeenkomst zoals geïdentificeerd door agreementId in het pad
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - Haalt de herinneringen op van een overeenkomst zoals geïdentificeerd door agreementId in het pad.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Haalt een specifieke herinnering op die gekoppeld is aan een overeenkomst
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Werkt een bestaande herinnering voor een overeenkomst bij

 

De activiteitenlijst/het controlerapport

Herinneringen worden niet vastgelegd in de lijst Activiteit of in het controlerapport voor de overeenkomst.

Zowel de Historie als het controlerapport dienen de oriëntatiepunten van het proces voor documentondertekening vast te leggen. Dit omvat de eerste melding aan een ontvanger (ter ondertekening), maar geen herhaalde aanvragen voor ondertekening door dezelfde ontvanger (herinneringen).

Met behulp van een API kan een historie van herinneringen worden verkregen (beschikbaar voor Ondernemingen)

Bij het configureren van uw overeenkomst op de pagina Verzenden:


Aangepaste e-mailsjablonen maken

Ondernemingen kunnen een volledig aangepaste e-mailsjabloon voor hun herinneringen maken. 

Als u interesse hebt in aangepaste e-mailsjablonen, raadpleeg dan deze handleiding.


Zaken om rekening mee te houden

  • De levensduur van cyclische herinneringen:
    • Dagelijkse herinneringen verlopen na 30 dagen
    • Alle andere cyclische herinneringen verlopen na 60 dagen
  • Ad-hocherinneringen
    • Worden slechts eenmaal geactiveerd
    • Kunnen worden geconfigureerd om de herinnering te verzenden naar deelnemers die hun handeling op de overeenkomst al hebben voltooid
    • Kunnen worden geconfigureerd nadat de overeenkomst is voltooid of gearchiveerd
      • Herinneringen kunnen niet worden geconfigureerd voor overeenkomsten die zijn geannuleerd, afgewezen of verlopen
  • Herinneringen worden geactiveerd op hetzelfde tijdstip van de dag waarop de oorspronkelijke e-mail ter ondertekening is verzonden
    • Wanneer in een workflow met meerdere ontvangers een ontvanger zijn of haar handeling voltooit en daardoor de volgende ontvanger wordt geactiveerd, wordt de herinneringsklok opnieuw ingesteld op dat tijdstip
    • Door de huidige ondertekenaar te vervangen via de pagina Beheren wordt het herinneringstijdstip niet opnieuw ingesteld
  • Ontvangers hebben het recht om de herinnering te annuleren. Er is geen optie om ontvangers dit recht te ontzeggen
  • Vervaldatums kunnen op de pagina Beheren worden gewijzigd nadat de overeenkomst is verzonden
  • Vervaldatums kunnen zodanig worden geconfigureerd dat ze voor interne ontvangers worden genegeerd

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid