Ten artykuł zawiera informacje o wersji przedpremierowej. Daty wydania, funkcje i inne informacje mogą ulec zmianie bez powiadomienia.
Nowa wersja tego środowiska obejmuje najczęściej używane funkcje, ale nie odpowiada jeszcze pełnej funkcjonalności klasycznej wersji. Zapoznaj się ze stroną Obsługiwane elementy, aby znaleźć listę obecnie dostępnych funkcji oraz tych, które są nadal rozwijane. Dodatkowe funkcje zostaną dodane w przyszłych wersjach.
Omówienie funkcji Wyślij zbiorczo
Funkcja wysyłania zbiorczego (SiB) umożliwia użytkownikom tworzenie jednorazowego szablonu „nadrzędnego” umowy i dostarczenie listy odbiorców. Umowa „podrzędna” jest generowana dla każdego rekordu odbiorcy podczas wysyłania transakcji Wyślij zbiorczo. Można dokonać do 1000 transakcji podrzędnych, a wszystkie umowy podrzędne są odrębnymi umowami i są autonomiczne w stosunku do innych wygenerowanych umów.
Ponieważ jednak wszystkie umowy podrzędne są tworzone na podstawie tego samego szablonu nadrzędnego, użytkownicy mogą przejrzeć transakcję nadrzędną Wyślij zbiorczo na stronie Zarządzaj i sprawdzić ogólny stan umów podrzędnych.
Istnieją dwie metody dodawania listy rekordów odbiorców i konfigurowania szablonu:
- Konfiguracja ręczna - W tym przypadku użycia nadawca ręcznie wpisuje (lub wkleja) adresy e-mail użytkowników i wybiera opcje szablonu w interfejsie użytkownika.
- Ta opcja ogranicza liczbę odbiorców do jednego zewnętrznego odbiorcy na podrzędną umowę.
- Nadawca może być dołączony jako opcjonalny odbiorca po podpisaniu przez zewnętrznego odbiorcę.
- Przesłanie pliku CSV (wartości rozdzielane przecinkami) — CSV to arkusz kalkulacyjny, w którym każdy wiersz jest rekordem odbiorcy, a różne kolumny definiują właściwości umowy, z których każda może być spersonalizowana dla odbiorców umowy. Daje to nadawcy znacznie szerszą kontrolę nad tym, w jaki sposób umowa może zostać dostosowana do odbiorców. Zalety metody pliku CSV są następujące:
- Możesz mieć wielu odbiorców. (Do 100 na umowę).
- Personalizacja dla każdego odbiorcy:
- Nazwisko odbiorcy
- Rola
- Metoda uwierzytelniania
- Prywatna wiadomość od odbiorcy
- Dostosowania na poziomie umowy:
- Nazwa umowy
- Lokalizacja
- Globalny komunikat umowy
- Termin wygaśnięcia
- Obieg podpisu
- Niestandardowe pola scalania, w których CSV wstawia wartość do pola w umowie, umożliwiając dodanie do umowy szczegółów specyficznych dla odbiorcy, takich jak adres, lista towarów lub usług, ceny i rabaty.
Dostępność:
- Acrobat Standard i Acrobat Pro: Obsługiwane ręczne wprowadzanie danych przez użytkownika; import CSV nie jest obsługiwany
- Rozwiązania Acrobat Sign: Obsługiwane wprowadzanie ręczne; obsługiwany import CSV
- Acrobat Sign for Government: Obsługiwane wprowadzanie ręczne; obsługiwany import CSV
Funkcje i proces Wysyłania zbiorczego są dostępne przez wiele interfejsów, a Twoje doświadczenie będzie zależeć od zakupionej usługi.
Zakres konfiguracji:
- W przypadku poziomów Acrobat Pro i Acrobat Standard funkcja Wysyłania zbiorczego nie jest konfigurowalna pod względem dostępu i dostępnych funkcji. Wszystkie konta mają dostęp do ręcznie skonfigurowanej wersji, która:
- Pozwala na utworzenie do 50 podrzędnych umów.
- Umożliwia ustawienie przypomnień.
- Konfiguruje hasło chroniące przed wyświetleniem ukończonej umowy.
- W przypadku rozwiązań Acrobat Sign i Acrobat Sign for Government
Raportowanie dla Wysyłki zbiorczej
Jest kilka opcji generowania danych raportu dla umów zawartych za pomocą narzędzia Wyślij zbiorczo. Użyta opcja będzie zależeć od typu informacji, które chcesz zebrać.
Dostęp do wszystkich raportów otwarcie powiązanych z obiektem nadrzędnym Wyślij zbiorczo można uzyskać na stronie Zarządzaj, wybierając filtr Wysyłanie zbiorcze, a następnie otwierając konkretny szablon nadrzędny Wyślij zbiorczo, który chcesz przejrzeć.
Jeśli chcesz tylko przejrzeć podstawowy wskaźnik realizacji lub przejść do szczegółów w celu znalezienia pojedynczej umowy, tabela podsumowania umów jest dostępna na liście Operacje.
Można wygenerować tabelę do wydrukowania zawierającą wszystkie umowy podrzędne przy użyciu operacji Wyświetl raport aktywności.
Definicja umowy w formacie CSV oraz pełne dane wejściowe na poziomie pola dla każdego odbiorcy są dostępne przy użyciu operacji Pobierz dane pól formularza.
Standardowe środowisko raportowania umożliwia tworzenie drukowanych schematów i wykresów oraz udostępnianie danych na poziomie pola w formacie CSV.
Szablon nadrzędny zawiera tabelę podsumowania w polu Operacje listy dla wszystkich umów podrzędnych. Tabela określa liczbę umów w każdym stanie.
Kliknięcie tabeli podsumowania powoduje otwarcie widoku sortowalnego poszczególnych umów podrzędnych. Rekordy w tabeli podsumowania są aktywnymi łączami do umów, co pozwala na łatwą manipulację poszczególnymi umowami w miarę potrzeb.
Opcja Wyświetl raport aktywności w polu Operacje zawiera Raport sporządzenia dokumentu. Ten raport zawiera bardziej szczegółowe (i możliwe do wydrukowania) podsumowanie umów podrzędnych według stanu.
Aktywność Pobierz dane pól formularza pobiera dane pól dla wszystkich umów podrzędnych utworzonych przez szablon nadrzędny.
Każdy wiersz CSV reprezentuje jeden rekord umowy. Struktura rekordu zawiera:
- Najpierw wszystkie informacje o odbiorcy:
- Imię i nazwisko odbiorcy (rejestrowane po zastosowaniu podpisu)
- Adres e-mail odbiorcy
- Rola odbiorcy
- Metoda uwierzytelniania odbiorcy i wartość
- Wiadomość prywatna odbiorcy
- Informacje o umowie po informacji o odbiorcy:
- Wiadomości e-mail grupy DW
- Ustawienia regionalne
- Informacje o przypomnieniu
- Informacje o wygaśnięciu
- Nazwa umowy
- Wiadomość globalna umowy
- Kolejność podpisów
- Dane pól niestandardowych są wyświetlane po polach umowy. Obejmuje to wszystkie pola zawarte w szablonie dokumentu lub utworzone w dokumentach.
- Pola niestandardowe są wyświetlane w kolejności alfabetycznej według nazw.
- Identyfikator umowy jest ostatnim polem.
Standardowe raportowanie umów rejestruje umowy podrzędne, ale traktuje je tylko jako zwykłe umowy. W odniesieniu do niektórych umów powiązanych za pomocą nadrzędnego szablonu umowy nie uwzględnia się szerszej relacji.
Korzystanie z filtra nazwy może pozwolić na wygenerowanie raportów opartych na tej wartości, jeśli w kampaniach Wyślij zbiorczo używane są niepowtarzalne konwencje nazewnictwa.
Klienci, którzy intensywnie wykorzystują funkcję Wyślij zbiorczo, mogą zdecydować się na przeznaczenie grupy na ten cel. Pozwala to na dokładniejsze dostosowanie obsługi odbiorcy i umożliwia raportowanie w celu filtrowania umów według grupy.
Podczas pierwszego przesłania pliku CSV w celu zaimportowania odbiorców wszelkie błędy formatowania elementów zarządzanych przez Acrobat Sign spowodują wyświetlenie łącza błędu na stronie konfiguracji szablonu.
Wybierz łącze błędu, aby wyświetlić listę błędów według numeru wiersza pliku CSV:
Wszystkie błędy formatowania CSV muszą zostać skorygowane przed przesłaniem transakcjiWysyłka zbiorcza i rozpoczęciem generowania umowy podrzędnej.
Niektóre błędy nie są wykrywane jako problemy podczas procesu przesyłania CSV, ale są odkrywane podczas generowania umów podrzędnych. Na przykład przypisanie roli lub metody uwierzytelniania do odbiorcy, który jest w konflikcie z ustawieniami grupy. Te błędy czasu wykonania są rejestrowane w raporcie o błędach, który można pobrać ze strony Zarządzaj, wybierając akcję Pobierz raport o błędach dla szablonu nadrzędnego:
System dodaje wiersz do dziennika błędów zawierającego informacje o wierszu odbiorcy po wykryciu błędów.
Przetwarzanie pliku CSV wznawia i generuje umowę podrzędną dla każdego wiersza CSV, która nie powoduje błędu.
Odbiorcy zidentyfikowani w raporcie o błędzie muszą ponownie przesłać do nich umowę w nowej transakcji.
Nadawca nie otrzymuje żadnego jawnego alertu o błędach czasu wykonania.
Nadawcy powinni zawsze sprawdzać raport do pobrania dla szablonu nadrzędnego po zakończeniu generowania umów podrzędnych.
Pobierz ukończone umowy podrzędne ze strony Zarządzaj
(Tylko platforma komercyjna Acrobat Sign Solutions)
Możesz pobrać wszystkie wypełnione umowy dla dzieci z transakcji Wyślij zbiorczo bezpośrednio ze strony Zarządzaj. Pozwala to uzyskać dostęp do sfinalizowanych umów w jednym pliku ZIP.
- Każde żądanie pobierania obsługuje do 100 MB danych.
- Jeśli łączny zażądany zestaw danych przekracza 100 MB danych, działanie Pobierz sfinalizowane umowy nie będzie dostępne.
- Uwzględnione są tylko umowy oznaczone jako Ukończone. Umowy w toku, anulowane, odrzucone lub wygasłe są wyłączone.
- W razie potrzeby możesz ponownie wypróbować proces pobierania, aby upewnić się, że wszystkie sfinalizowane umowy są dołączone.
Jak pobrać ukończone umowy
- Przejdź do strony Zarządzaj.
- Wybierz transakcję Wyślij zbiorczo, aby otworzyć listę Operacje.
- Wybierz operację Pobierz sfinalizowane umowy.
- System wygeneruje plik ZIP zawierający tylko umowy ze statusem Ukończone.
- Po zakończeniu pobierania zapisz plik ZIP na systemie lokalnym.
- Po rozpoczęciu procesu pobierania można bezpiecznie odejść od ekranu i wykonać inne czynności. Menedżer pobierania przeglądarki powiadomi użytkownika o otrzymaniu pliku przez system.
- Obecnie nie ma raportowania dla pobranych umów. Jeśli okaże się, że niektóre umowy nie zostały pobierane, spróbuj ponownie wykonać proces pobierania.
Kwestie konfiguracyjne dotyczące zarządzania danymi (tylko rozwiązania Acrobat Sign)
Funkcja Wyślij zbiorczo ma właściwość o nazwie „zestawienie zbiorcze”, która określa, ile powiadomień otrzymuje nadawca w odniesieniu do liczby umów podrzędnych utworzonych przez szablon SiB. Wartością domyślną jest trzy, co oznacza, że nadawca jest powiadamiany tylko o wygenerowaniu trzech lub mniejszej liczby umów podrzędnych. Ustawienie zestawienia zbiorczego nie jest dostępne dla klientów i może zostać zmienione tylko przez zespół pomocy technicznej Acrobat Sign.
Zarządzanie danymi określa, jak szybko umowa zostanie usunięta z systemu Acrobat Sign po osiągnięciu statusu końcowego (Zakończona, Anulowana lub Wygasła).
Klienci, którzy muszą wejść w interakcję z wypełnionymi umowami wysłanymi za pośrednictwem procesu Wyślij zbiorczo mogą rozszerzyć numer zestawienia zbiorczego (ewentualnie do wartości „nieograniczonej”), aby zapewnić, że otrzymają powiadomienia o „Sfinalizowanych” umowach podrzędnych przed automatycznym usunięciem ich z systemu, przez zarządzanie danymi.
Szczegóły pliku
- Nazwa pliku ZIP jest oparta na nazwie transakcji Wyślij zbiorczo z dołączonym numerem transakcji.
- Każda sfinalizowana umowa w pliku ZIP jest nazwana na podstawie identyfikatora transakcji.
- Raporty kontroli nie są uwzględniane w pobieraniach zainicjowanych na stronie Zarządzaj, ale można je zawrzeć po pobraniu za pośrednictwem interfejsu API.
Sprawdzone metody
Korzystaj ze sprawdzonych szablonów dokumentów podstawowych. Jest to szczególnie ważne w przypadku wielu odbiorców. Kilka rund testów na poziomie pól, aby upewnić się, że pola są prawidłowo przypisane i przechwytują prawidłową zawartość z przydatnymi walidacjami, zajmuje znacznie mniej czasu niż anulowanie setek indywidualnych umów.
Podczas tworzenia szablonów używaj znaczących nazw pól, aby raporty zwracały znaczące nagłówki kolumn.
Warto może być sprawdzić integrację usługi Power Automate, aby zautomatyzować wszystkie działania po zakończeniu projektu w celu ograniczenia ręcznej pracy użytkowników i zabezpieczenia się przed lukami, w których umowa może zostać utracona na skutek zasad zarządzania danymi.
Ważne kwestie
- Nowy interfejs Wyślij zbiorczo jest nadal w fazie rozwoju, a w przyszłych wersjach spodziewanych jest więcej opcji (np. dodatkowe metody uwierzytelniania, strony CC zdefiniowane w umowie, przypomnienia zdefiniowane w umowie).
- Opcja Nadawca podpisuje jako pierwszy znajdująca się w klasycznej wersji funkcji Wyślij zbiorczo nie jest obecnie dostępna w nowej wersji, ale jest oczekiwana w przyszłej wersji dla procesu ręcznego. Klienci korzystający z metody przesyłania CSV muszą dodać nadawcę do CSV jako odbiorcę w każdym rekordzie, w którym nadawca musi się podpisać.
- Zmiana selektora grupy nie powoduje zmiany logo na ekranie nadawcy. Kolejne wiadomości e-mail i podpisywanie używają prawidłowego logo dla grupy, z której wysyłana jest umowa.
- Anulowanie wszystkich umów podrzędnych transakcji Wyślij zbiorczo na poziomie szablonu (nadrzędnego) jest możliwe tylko wtedy, gdy nie podpisano żadnych umów podrzędnych. Jeśli podpisane zostaną jakiekolwiek umowy podrzędne, aktywność Anuluj zostanie usunięta z interfejsu szablonu, a istniejące umowy muszą zostać anulowane na poziomie umowy.
- Opcja pliku CSV ma wiele opcjonalnych pól, ale wymagany jest tylko adres e-mail. Zapoznanie się z procesem CSV sprawi, że bardziej zaawansowane opcje pól (takie jak pola scalania) będą mniej zniechęcające i otworzą bardziej wartościowe możliwości, jakie oferuje CSV.
