Konfigurowanie reguł zarządzania danymi

Zarządzanie danymi/przechowywanie danych — omówienie

Domyślnie usługa Adobe Acrobat Sign przechowuje w bezpieczny sposób wszystkie dokumenty użytkownika przez cały okres aktywności konta.

Informacje o transakcjach są zachowywane w systemie do czasu podjęcia przez klienta działań w celu wyraźnego usunięcia umów.

• Usługa Acrobat Sign spełnia wymagania wielu branżowych standardów w zakresie bezpieczeństwa danych oraz ich dostępności, jak na przykład PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II oraz ISO 27001.

Klienci, którzy wolą przechowywać rekordy umów we własnych systemach i chcą usunąć oryginalne dokumenty z systemów Acrobat Sign, mogą ustalić „zasady przechowywania”, które określają, jak długo usługa Acrobat Sign powinna zachować transakcję i automatycznie usunąć umowę (i opcjonalnie dane kontroli / dane osobowe) z usługi Acrobat Sign po upływie tego czasu.

Reguły przechowywania definiuje administrator na poziomie konta w sekcji Zarządzanie danymi w menu administratora.

• Administratorzy na poziomie grupy nie mają uprawnień do tworzenia ani wyłączania reguł przechowywania.
• Ustawienia na poziomie konta są dziedziczone przez wszystkie grupy w koncie jako ich domyślna wartość:
  • Grupy muszą być konfigurowane indywidualnie, jeśli mają się różnić od ustawień na poziomie konta.
  • Ustawienia na poziomie grupy zawsze zastępują ustawienia na poziomie konta.

Konfiguracja

Dostępność:

• Acrobat Standard i Acrobat Pro: niekonfigurowalne
• Acrobat Sign Solutions: obsługiwane
• Acrobat Sign dla instytucji rządowych: obsługiwane

Zakres konfiguracji:

Administratorzy mogą włączyć tę funkcję na poziomie konta i grupy.

Interfejs tej funkcji można ocenić, przechodząc do karty Zarządzanie danymi w menu administratora.

Korzystanie

Gdy umowa przechodzi w stan końcowy:

• Acrobat Sign sprawdza reguły przechowywania na poziomie grupy użytkownika, który utworzył umowę (bieżąca grupa, w której znajduje się użytkownik, gdy umowa osiąga stan końcowy).
  • Jeśli nie ma obecnie stosowanej reguły na poziomie grupy, zostanie użyta reguła na poziomie konta.
  • Jeśli reguła na poziomie konta również nie jest zdefiniowana, nie są zdefiniowane żadne reguły przechowywania, a umowa nie otrzymuje daty usunięcia.
    • Umowy, które nie otrzymują daty usunięcia po osiągnięciu stanu końcowego, nadal mogą zostać usunięte za pomocą narzędzi RODO.

Jeśli do umowy zastosowano regułę przechowywania:

• Zaplanowano usunięcie umowy na podstawie parametrów reguły.
• Identyfikator reguły jest skojarzony z transakcją, zapewniając poprawność reguły w momencie usuwania.

Umowa końcowa oczekuje na wyznaczony termin usunięcia

• Liczba dni do usunięcia jest literałem. 
  • Np.: jeśli zdefiniowano 14 dni, operacja usuwania uruchamia się dokładnie 14 dni (do drugiego) po tym, jak umowa stała się końcowa.

Gdy nadejdzie czas usunięcia, usługa Acrobat Sign sprawdza identyfikator reguły, aby określić, czy reguła jest wyłączona, czy nie

• Jeśli reguła jest wyłączona, nie zostanie wykonane żadne działanie.
• Jeśli reguła nie została wyłączona, umowa zostanie usunięta.
  • Jeśli włączona jest opcja usuwania raportu kontroli i danych osobowych, ten sam proces ma zastosowanie w oparciu o przedział czasu zdefiniowany dla tych dokumentów.
    • Konta używające metody uwierzytelniania dokumentem tożsamości usuwają raport tożsamości sygnatariusza (jeśli pobrano) w ramach danych osobowych.

Konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie konta

Najpierw skonfiguruj przechowywanie na poziomie konta (jeśli istnieje).

Wszystkie grupy automatycznie dziedziczą ustawienia na poziomie konta, dlatego jeśli chcesz zastosować jedną zasadę do wszystkich grup, należy wykonać następujące czynności:

• Przejdź do menu Ustawienia konta > Zarządzanie danymi
• Wybierz ikonę plusa

Nakładka Utwórz regułę przechowywania pokazuje:

• Określ liczbę dni, przez które umowa powinna być przechowywana po osiągnięciu stanu końcowego.
  • Minimum to 1 dzień.
  • Maksimum to 5475 dni (15 lat).
• Opcjonalnie ustaw okres przechowywania dla ścieżki audytu umowy i powiązanych danych osobowych stron zaangażowanych w umowę.
  • Audyt i dane osobowe muszą być przechowywane co najmniej tak długo jak umowa, a potencjalnie dłużej.
  • Jeśli ta opcja nie jest włączona, zapis audytu i dane osobowe są przechowywane do momentu usunięcia inną metodą (np. usunięcie RODO).

Pierwsza reguła (na górze stosu, bez daty zakończenia) jest obecnie stosowana.  W danej grupie może być stosowana w tym samym czasie tylko jedna reguła. 

Jeśli zostanie utworzona nowa reguła:

• Nowa reguła staje się aktualnie stosowaną regułą.
  • Nowa reguła jest wstawiana na górę listy z Datą rozpoczęcia utworzenia reguły i bez Daty zakończenia.
• Jeśli podczas tworzenia nowej reguły istnieje już aktywnie stosowana reguła: 
  • Poprzednio istniejąca reguła przestaje być stosowana do nowo końcowych umów.
  • Poprzednio istniejąca reguła przesuwa się w dół listy, tuż pod nową (aktualną) regułę.
  • Poprzednio istniejąca reguła automatycznie przyjmuje wartość Daty zakończenia, która jest zgodna z Datą rozpoczęcia nowej (aktualnej) reguły.

Konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie grupy

Konfigurując reguły przechowywania na poziomie grupy, zastąpisz odziedziczone reguły na poziomie konta dla użytkowników znajdujących się obecnie w grupie.

Jeśli użytkownik jest przenoszony między grupami z umowami w toku, reguły przechowywania dla nowej grupy mają zastosowanie do wszystkich umów, które wchodzą w stan końcowy w tej grupie.

Umowy końcowe, dla których zastosowano regułę przechowywania sprzed przeniesienia, użytkownik tworzony do nowej grupy będzie akceptować datę usunięcia zastosowanej reguły, pod warunkiem że reguła nie zostanie wyłączona przed operacją usuwania.

Mając powyższe na uwadze, konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie grupy różni się tylko pod dwoma względami:

Stan reguły przechowywania

"Włączone – Reguły, które nadal obowiązują dla umów, które osiągnęły stan końcowy, gdy reguła była stosowana.

• "Aktualnie stosowana reguła zawsze znajduje się na górze listy i nie zawiera Daty zakończenia.

Wyłączone — wyłączonych reguł już się nie stosuje."Jeśli umowa osiągnęła stan końcowy zgodnie z wyłączoną regułą, nie zostanie usunięta w docelowym dniu usunięcia.

• "Wyłączone reguły są wyszarzone.
• "Wyłączonych reguł nie można ponownie włączyć.

"Wygasłe – Wygasłe reguły nie mają umów końcowych oczekujących na usunięcie.

• "Np.: Jeśli masz regułę na 14 dni, która ma datę zakończenia 10 marca, to reguła wygaśnie z końcem 24 marca, ponieważ wszystkie umowy objęte regułą zostały już usunięte.

Starsze — klienci, których reguła przechowywania określona była na podstawie starszych ustawień, zobaczą odzwierciedlenie tych reguł w postaci starszej reguły przechowywania. 

• "Umowy, które zostały już zaplanowane do usunięcia zgodnie ze starą regułą (przed wprowadzeniem nowych reguł), będą respektować czas usunięcia określony w starej regule.

Filtrowanie reguł według stanu

"Listę reguł przechowywania można filtrować, wybierając ikonę „hamburgera" w prawym górnym rogu tabeli.

Ten zestaw opcji umożliwia następujące filtrowanie:

• Wszystkie reguły — wartość domyślna
• Tylko włączone reguły
• Tylko wyłączone reguły
• Tylko wygasłe reguły

Istnieje również opcja wyświetlenia 15, 30 lub 50 rekordów na stronę.

Wyłączanie reguły

Wyłączenie reguły spowoduje, że wszystkie pozostałe umowy podlegające tej regule nie będą już miały daty usunięcia, która będzie stosowana.

Umowy te musiałyby zostać następnie usunięte za pomocą narzędzi RODO.

Aby wyłączyć regułę:

• "Wybierz regułę.
• "Wybierz łącze Wyłącz.

Usunięte grupy

Przechowywanie jest oparte na ustawieniach na poziomie grupy (wyraźnie ustawianych lub dziedziczonych z ustawień na poziomie konta).

Do przyszłych kontroli zastosowanych reguł przechowywania wymaga się historii reguł.

Z tego powodu identyfikator grupy nie został w pełni usunięty. Zamiast tego zachowano niezbędne ustawienia, które można przeglądać i edytować z poziomu administratora konta do grup.

"Usunięte grupy można wyświetlić na stronie Grupy, wybierając ikonę „hamburgera" i wybierając Pokaż tylko usunięte grupy

"Wybierz grupę do edycji i wybierz łącze Ustawienia grupy.

• "Reguły można tworzyć i wyłączać w ten sam sposób, jak wtedy, gdy grupa była główna.

Ważne kwestie

• "Tylko jedna reguła może być stosowana, gdy umowy osiągają stan końcowy.
  \n
  • "Wiele reguł może być Włączonych, ponieważ reguła pozostaje włączona tak długo, jak istnieją umowy, które mają docelową datę usunięcia (zgodnie z zakresem reguły).
• Nie można ponownie włączyć wyłączonych reguł. "Wyłączenie jest trwałe.
• "Reguły przechowywania są stosowane, gdy umowa wchodzi w stan końcowy, a nie w momencie utworzenia umowy.
• "Stosowana reguła przechowywania jest oparta na grupie, do której użytkownik tworzący należy obecnie w momencie, gdy umowa wchodzi w stan końcowy.
• Nie ma możliwości edycji zasad przechowywania zastosowanych do umowy po tym, jak weszła ona w stan końcowy pod względem czasu oczekiwania.
  • Możesz wyłączyć regułę, aby zapobiec usunięciu umowy, ale uniemożliwiłoby to usunięcie wszystkich umów, które przyjęły tę regułę i nie zostały jeszcze usunięte.
• Możesz ustalić, która reguła ma zastosowanie do danej umowy, sprawdzając raport audytu umowy i porównując datę jej ukończenia z zakresami dat różnych reguł przechowywania.
• 5475 dni to maksymalny okres przechowywania, jaki można ustawić.