Podręcznik użytkownika Anuluj

Konfigurowanie reguł zarządzania danymi

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

  1. Informacje przed wydaniem
  2. Informacje o wydaniu
  3. Powiadomienia o imporcie

Pierwsze kroki

  1. Skrócona instrukcja dla administratorów
  2. Skrócona instrukcja dla użytkowników
  3. Dla programistów
  4. Biblioteka samouczków wideo
  5. Często zadawane pytania

Administrowanie

  1. Przegląd Admin Console
  2. Zarządzanie użytkownikami
    1. Dodawanie użytkownika
    2. Zbiorcze dodawanie użytkowników
    3. Dodawanie użytkowników z katalogu
    4. Dodawanie użytkowników z katalogu MS Azure Active
    5. Tworzenie użytkowników w oparciu o funkcje
      1. Konta techniczne — oparte na interfejsie API
      2. Konta usług — oparte na obsłudze ręcznej
    6. Sprawdzanie pod kątem użytkowników z błędami obsługi
    7. Zmiana nazwiska/adresu e-mail
    8. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie
    9. Edytowanie członkostwa użytkownika w grupie za pomocą interfejsu grupy
    10. Awansowanie użytkownika do roli administratora
    11. Typy identyfikatorów użytkowników i SSO
    12. Przełączanie tożsamości użytkownika
    13. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi MS Azure
    14. Uwierzytelnianie użytkowników z użyciem usługi Google Federation
    15. Profile produktowe
    16. Funkcja logowania 
  3. Ustawienia konta/grupy
    1. Przegląd ustawień
    2. Ustawienia globalne
      1. Poziom i identyfikator konta
      2. Obiegi pracy samodzielnego podpisywania
      3. Wysyłka zbiorcza
      4. Formularze internetowe
      5. Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
      6. Obiegi pracy Power Automate
      7. Dokumenty w bibliotece
      8. Zbieranie danych formularzy za pomocą umów
      9. Ograniczona widoczność dokumentu
      10. Załączanie kopii PDF podpisanej umowy 
      11. Dołączanie łączy do wiadomości e-mail
      12. Dołączanie obrazu do wiadomości e-mail
      13. Pliki dołączone do wiadomości e-mail będą nazwane jako:
      14. Załączanie raportu kontroli do dokumentów
      15. Scalanie wielu dokumentów w jeden
      16. Przekaż podpisany dokument
      17. Delegacje dla użytkowników w moim koncie
      18. Zezwalanie odbiorcom zewnętrznym na delegowanie
      19. Upoważnienie do podpisania
      20. Upoważnienie do wysyłania
      21. Uprawnienia do dodawania pieczęci elektronicznych
      22. Ustawianie domyślnej strefy czasowej
      23. Ustawianie domyślnego formatu daty
      24. Użytkownicy w wielu grupach (UMG)
        1. Uaktualnianie do użycia UMG
      25. Uprawnienia administratora grupy
      26. Zastępowanie odbiorcy
      27. Raport kontroli
        1. Omówienie
        2. Zezwalanie na nieuwierzytelniony dostęp na stronie weryfikacji transakcji
        3. Uwzględnianie przypomnień
        4. Uwzględnianie zdarzeń widoku
        5. Uwzględnianie stron umowy / liczby załączników
      28. W komunikatach w produkcie i wskazówkach
      29. Przystępne pliki PDF
      30. Nowy sposób tworzenia
      31. Klient z sektora opieki zdrowotnej
    3. Konfiguracja konta
      1. Dodawanie logo
      2. Dostosowywanie nazwy hosta / adresu URL firmy 
      3. Dodawanie nazwy firmy
      4. Przekierowanie adresu URL po umowie
    4. Preferencje dotyczące podpisu
      1. Dobrze sformatowane podpisy
      2. Zezwalanie odbiorcom na podpisywanie przez
      3. Sygnatariusze mogą zmieniać imiona i nazwiska
      4. Zezwalanie odbiorcom na korzystanie z zapisanych podpisów
      5. Niestandardowe warunki użytkowania i warunki ujawnienia danych klienta
      6. Prowadzenie odbiorców między polami formularza
      7. Odmowa podpisania
      8. Zezwalanie na obiegi pracy stempli
      9. Wymaganie od sygnatariuszy podania stanowiska lub firmy
      10. Zezwalanie sygnatariuszom na wydrukowanie i złożenie podpisu pisemnego
      11. Pokazanie wiadomości podczas składania elektronicznego podpisu
      12. Wymaganie tworzenia przez sygnatariuszy podpisów za pomocą urządzenia mobilnego
      13. Prośba sygnatariuszy o adres IP
      14. Wykluczanie nazwy firmy i stanowiska w stemplach uczestnictwa
    5. Podpisy cyfrowe
      1. Omówienie
      2. Pobieranie i podpisywanie za pomocą programu Acrobat
      3. Podpisywanie za pomocą podpisów opartych na chmurze
      4. Dołącz metadane dla dostawców tożsamości
      5. Dostawcy podpisów opartych na chmurze objęci ograniczeniami
    6. Pieczęcie elektroniczne
    7. Tożsamość cyfrowa
      1. Brama cyfrowej tożsamości
      2. Zasady sprawdzania tożsamości
    8. Ustawienia raportu
      1. Nowy sposób raportowania
      2. Klasyczne ustawienia raportu
    9. Ustawienia zabezpieczeń
      1. Ustawienia pojedynczego logowania
      2. Ustawienia opcji Pamiętaj mnie
      3. Zasady dotyczące hasła logowania
      4. Siła hasła logowania
      5. Czas trwania sesji internetowej
      6. Typ szyfrowania PDF
      7. API
      8. Dostęp do informacji o użytkowniku i grupie
      9. Dozwolone zakresy IP
      10. Udostępnianie konta
      11. Zezwolenia na udostępnianie konta
      12. Ustawienia udostępniania umów
      13. Weryfikacja tożsamości sygnatariusza
      14. Hasło podpisywania umowy
      15. Siła hasła dokumentu
      16. Blokowanie sygnatariuszy według geolokalizacji
      17. Uwierzytelnianie telefoniczne
      18. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy (KBA)
      19. Zezwalanie na wyodrębnianie stron
      20. Wygaśnięcie łącza dokumentu
      21. Przesłanie certyfikatu klienta dla elementów webhook / wywołań zwrotnych
      22. Znacznik czasowy
    10. Ustawienia wysyłania
      1. Wyświetlanie strony Wyślij po zalogowaniu
      2. Wymaganie nazwy odbiorcy przy wysyłaniu
      3. Blokowanie wartości nazw dla znanych użytkowników
      4. Dozwolone role odbiorcy
      5. Grupy odbiorców
      6. Wymagane pola
      7. Załączanie dokumentów
      8. Spłaszczenie pola
      9. Modyfikowanie umowy
      10. Nazwa umowy
      11. Języki
      12. Wiadomości prywatne
      13. Dopuszczalne typy podpisu
      14. Przypomnienia
      15. Zabezpieczenie hasłem podpisanego dokumentu
      16. Opcje identyfikacji sygnatariusza
        1. Omówienie
        2. Hasło podpisywania
        3. Hasło jednorazowe w wiadomości e-mail
        4. Uwierzytelnianie Acrobat Sign
        5. Uwierzytelnianie telefoniczne
        6. Podpis cyfrowy oparty na chmurze
        7. Uwierzytelnianie oparte na wiedzy
        8. Dokument tożsamości
        9. Raporty tożsamości sygnatariusza
      17. Ochrona zawartości
      18. Włączanie transakcji Notarize
      19. Wygasanie dokumentu
      20. Wyświetlanie, ustawianie podpisów i dodawanie pól formularza
      21. Kolejność podpisywania
      22. Liquid Mode
      23. Niestandardowe elementy sterujące obiegiem pracy
      24. Opcje przesyłania na stronie podpisu elektronicznego
      25. Przekierowanie na inny adres URL potwierdzenia po podpisaniu
    11. Szablony wiadomości
    12. Ustawienia Bio-Pharma
      1. Omówienie
      2. Wymuszanie uwierzytelnienia tożsamości
      3. Powody podpisania
    13. Integracja obiegu pracy
    14. Ustawienia notarializacji
    15. Integracja płatności
    16. Wiadomości sygnatariusza
    17. Ustawienia SAML
      1. Konfiguracja SAML
      2. Instalacja usługi federacyjnej Microsoft Active Directory
      3. Instalacja usługi Okta
      4. Instalacja usługi OneLogin
      5. Instalacja usługi Oracle Identity Federation
    18. Zarządzanie danymi
    19. Ustawienia znacznika czasowego
    20. Archiwum zewnętrzne
    21. Języki konta
    22. Ustawienia poczty e-mail
      1. Obrazy nagłówka/stopki wiadomości e-mail
      2. Zezwalanie na stopki wiadomości e-mail poszczególnych użytkowników
      3. Dostosowywanie wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie
      4. Dostosowywanie pól Do i DW
      5. Włączanie powiadomień bez łączy
      6. Dostosowywanie szablonów wiadomości e-mail
    23. Migracja z domeny echosign.com do adobesign.com
    24. Konfiguracja opcji dla odbiorców
  4. Wytyczne dotyczące wymogów regulacyjnych
    1. Dostępność
      1. Zgodność dostępności
      2. Tworzenie formularzy z ułatwieniami dostępu za pomocą programu Acrobat na komputery
      3. Tworzenie formularzy AcroForms z ułatwieniami dostępu
    2. HIPAA
    3. RODO
      1. RODO — omówienie
      2. Poprawianie użytkownika
      3. Poprawianie umów użytkownika .  
    4. 21 CFR część 11 i załącznik 11 EudraLex
      1. 21 pakiet walidacyjny CRF część 11
      2. Podręcznik 21 CFR i załącznik 11 EudraLex
      3. Analiza wspólnych obowiązków
    5. Klienci z sektora opieki zdrowotnej
    6. Obsługa IVES
    7. Umowy „archiwizowane”
    8. Kwestie do rozważenia w UE/Wielkiej Brytanii
      1. Transakcje transgraniczne między UE a Wielką Brytanią i eIDAS
      2. Wymagania dotyczące HMLR w odniesieniu do dokumentów podpisanych elektronicznie
      3. Wpływ Brexitu na przepisy dotyczące podpisu elektronicznego w Wielkiej Brytanii
  5. Zbiorcze pobieranie umów
  6. Przypisywanie domeny
  7. Łącza zgłaszania nadużycia

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

  1. Opcje odbiorcy
    1. Anulowanie przypomnienia e-mail
    2. Opcje na stronie podpisu elektronicznego
      1. Przegląd strony podpisu elektronicznego
      2. Otwieranie w celu przeczytania umowy bez pól
      3. Odmowa podpisania umowy
      4. Delegowanie uprawnienia do podpisywania
      5. Ponowne uruchamianie umowy
      6. Pobieranie pliku PDF umowy
      7. Wyświetlanie historii umowy
      8. Wyświetlanie wiadomości umowy
      9. Konwertowanie z podpisu elektronicznego na pisemny
      10. Konwertowanie z podpisu pisemnego na podpis elektroniczny
      11. Nawigowanie po polach formularza
      12. Czyszczenie danych z pól formularza
      13. Powiększenie strony podpisu elektronicznego i nawigacja po niej
      14. Zmiana języka używanego w narzędziach i informacjach dotyczących umowy
      15. Przegląd informacji prawnych
      16. Dostosowywanie preferencji plików cookie Acrobat Sign
  2. Wysyłanie umów  
    1. Omówienie strony Wyślij
    2. Wysyłanie umowy wyłącznie do siebie
    3. Wysyłanie umów do innych osób
    4. Podpisy pisemne
    5. Kolejność podpisywania przez odbiorców
    6. Wysyłka zbiorcza
      1. Omówienie funkcji Wyślij zbiorczo
      2. Wyślij zbiorczo — odbiorcy ręczni
      3. Wyślij zbiorczo — przesyłanie pliku CSV
      4. Anulowanie transakcji Wyślij zbiorczo
      5. Dodawanie przypomnień do funkcji Wyślij zbiorczo
      6. Raportowanie dla wysyłki zbiorczej
  3. Tworzenie pól w dokumentach
    1. Środowisko tworzenia w aplikacji
      1. Automatyczne wykrywanie pól
      2. Przeciąganie i upuszczanie pól za pomocą środowiska tworzenia
      3. Przypisywanie pól formularza do odbiorców
      4. Rola Wstępne wypełnianie
      5. Stosowanie pól z szablonem pola wielokrotnego użytku
      6. Przenoszenie pól do nowego szablonu biblioteki
      7. Zaktualizowano środowisko tworzenia podczas wysyłania umów
    2. Tworzenie formularzy ze znacznikami tekstowymi
    3. Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat (AcroForm)
      1. Tworzenie formularzy AcroForm
      2. Tworzenie dostępnych dokumentów PDF
    4. Pola
      1. Typy pól
        1. Typowe typy pól
        2. Obrazy w wierszu
        3. Obrazy stempli
      2. Wygląd zawartości pola
      3. Weryfikacja pola
      4. Wartości zamaskowanych pól
      5. Ustawianie warunków wyświetlania/ukrywania
      6. Pole obliczeniowe
    5. Tworzenie często zadawanych pytań
  4. Podpisywanie umów
    1. Podpisywanie umów wysłanych do Ciebie
    2. Wypełnij i podpisz
    3. Podpis automatyczny
  5. Zarządzaj umowami
    1. Omówienie strony Zarządzaj
    2. Delegowanie umowy
    3. Zastępowanie odbiorców
    4. Ograniczona widoczność dokumentu
    5. Anulowanie umowy 
    6. Tworzenie nowych przypomnień
    7. Przeglądanie przypomnień
    8. Anulowanie przypomnienia
    9. Więcej operacji…
      1. Działanie wyszukiwania
      2. Wyświetlanie umowy
      3. Tworzenie szablonu na podstawie umowy
      4. Ukrywanie/pokazywanie umów z widoku
      5. Przesyłanie podpisanej umowy
      6. Modyfikowanie plików i pól w wysłanych umowach
      7. Edytowanie sposobu uwierzytelniania odbiorcy
      8. Dodawanie lub modyfikacja daty wygaśnięcia
      9. Dodawanie uwagi do umowy
      10. Udostępnianie indywidualnej umowy
      11. Anulowanie udostępniania umowy
      12. Pobieranie poszczególnych umów
      13. Pobieranie pojedynczych plików umowy
      14. Pobieranie raportu kontroli dla umowy
      15. Pobieranie zawartości pola w umowie
  6. Raport kontroli
  7. Raportowanie i eksportowanie danych
    1. Omówienie
    2. Udzielanie użytkownikom dostępu do raportowania
    3. Wykresy raportu
      1. Tworzenie nowego raportu
      2. Raporty dotyczące umów
      3. Raporty transakcji
      4. Raport aktywności dotyczących ustawień
      5. Edycja raportu
    4. Eksport danych 
      1. Tworzenie nowego eksportu danych
      2. Edytowanie eksportu danych
      3. Odświeżanie zawartości eksportu danych
      4. Pobieranie eksportu danych
    5. Zmiana nazwy raportu/eksportu
    6. Powielanie raportu/eksportu
    7. Planowanie raportu/eksportu
    8. Usuwanie raportu/eksportu
    9. Sprawdzanie użycia transakcji

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

  1. Formularze internetowe 
    1. Tworzenie formularza internetowego
    2. Edycja formularza internetowego
    3. Wyłączanie/włączanie formularza internetowego
    4. Ukrywanie/pokazywanie formularza internetowego
    5. Znajdowanie adresu URL lub kodu skryptu 
    6. Wstępne wypełnianie pól formularza internetowego przy użyciu parametrów adresu URL
    7. Zapisywanie formularza internetowego do późniejszego wypełnienia
    8. Zmiana rozmiaru formularza internetowego
  2. Szablony wielokrotnego użytku (Szablony biblioteki) 
    1. Amerykańskie formularze urzędowe w bibliotece Acrobat Sign
    2. Tworzenie szablonu biblioteki
    3. Zmiana nazwy szablonu biblioteki
    4. Zmiana typu szablonu biblioteki
    5. Zmiana poziomu uprawnień szablonu biblioteki
    6. Kopiowanie, edytowanie i zapisywanie udostępnionego szablonu
    7. Pobieranie zagregowanych danych pól szablonu biblioteki
  3. Przenoszenie własności formularzy internetowych i szablonów bibliotek
  4. Obiegi pracy Power Automate
    1. Przegląd integracji Power Automate i dołączonych uprawnień
    2. Włączanie integracji usługi Power Automate
    3. Śledzenie wykorzystania pakietu Power Automate
    4. Tworzenie nowego obiegu (przykłady)
    5. Aktywatory używane dla obiegów
    6. Importowanie obiegów spoza Acrobat Sign
    7. Zarządzanie obiegami
    8. Edycja obiegów
    9. Udostępnianie obiegów
    10. Wyłączanie lub włączanie obiegów
    11. Usuwanie obiegów
    12. Przydatne szablony
      1. Tylko administrator
        1. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
        2. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
        3. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów na Dysku Google
        4. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
        5. Zapisywanie wszystkich ukończonych dokumentów w usłudze Box
      2. Archiwizacja umowy
        1. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze SharePoint
        2. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze OneDrive dla firm
        3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na Dysku Google
        4. Zapisywanie ukończonych dokumentów w usłudze DropBox
        5. Zapisywanie ukończonych dokumentów w Box
      3. Archiwizacja umowy formularza internetowego
        1. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w bibliotece SharePoint
        2. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze OneDrive dla firm
        3. Zapisywanie ukończonych dokumentów na dysku Google
        4. Zapisywanie ukończonych dokumentów formularzy internetowych w usłudze Box
      4. Wyodrębnianie danych umowy
        1. Wyodrębnianie danych pól formularza z podpisanego dokumentu i aktualizowanie arkusza Excel
      5. Powiadomienia o umowach
        1. Wysyłanie niestandardowych powiadomień mailowych z zawartością umowy i podpisaną umową
        2. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w kanale usługi Teams
        3. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Slack
        4. Otrzymywanie powiadomień Adobe Acrobat Sign w usłudze Webex
      6. Generowanie umów
        1. Wygenerowanie dokumentu z formularza Power App i szablonu Word, wysłanie do podpisu
        2. Wygenerowanie umowy z szablonu programu Word w usłudze OneDrive i uzyskanie podpisu
        3. Wygenerowanie umowy dla wybranego wiersza programu Excel, wysłanie do recenzji i podpisu
  5. Niestandardowe obiegi pracy wysyłania
    1. Przegląd niestandardowych obiegów pracy wysyłania
    2. Tworzenie nowego obiegu pracy wysyłania
    3. Edytowanie obiegu pracy wysyłania
    4. Aktywacja lub dezaktywacja obiegu pracy wysyłania
    5. Wysyłanie umowy za pomocą obiegu pracy wysyłania
  6. Udostępnianie użytkowników i umów
    1. Udostępnianie użytkownika
    2. Udostępnianie umów

Integracja z innymi produktami

  1.  Przegląd integracji Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign dla Salesforce
  3. Acrobat Sign dla Microsoft
    1. Acrobat Sign dla Microsoft 365
    2. Acrobat Sign dla Outlook
    3. Acrobat Sign dla programu Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign dla Teams
    5. Acrobat Sign dla Microsoft PowerApps i Power Automate
    6. Łącznik Acrobat Sign dla Microsoft Search
    7. Acrobat Sign dla Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign dla Microsoft SharePoint
  4. Inne integracje
    1. Acrobat Sign dla ServiceNow
    2. Acrobat Sign dla HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign dla SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign dla oprogramowania Workday
    5. Acrobat Sign dla NetSuite
    6. Acrobat Sign dla VeevaVault
    7. Acrobat Sign dla Coupa BSM Suite
  5. Integracje zarządzane przez partnerów
  6. Jak uzyskać klucz integracji

Programista Acrobat Sign

  1. Interfejsy API REST 
    1. Dokumentacja metody
    2. SDK/podręcznik dla programistów
    3. Często zadawane pytania dotyczące interfejsu API
  2. Elementy webhook 
    1. Omówienie elementu webhook
    2. Konfiguracja nowego elementu webhook
    3. Wyświetlanie lub edytowanie elementu webhook
    4. Dezaktywacja lub ponowna aktywacja elementu webhook
    5. Usuwanie elementu webhook
    6. Certyfikaty dwukierunkowego SSL
    7. Elementy webhook w API

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

  1. Zasoby obsługi klienta 
  2. Zasoby dotyczące sukcesów klientów korporacyjnych 

Zarządzanie danymi/przechowywanie danych — omówienie

Domyślnie usługa Adobe Acrobat Sign przechowuje w bezpieczny sposób wszystkie dokumenty użytkownika przez cały okres aktywności konta.

Informacje o transakcjach są zachowywane w systemie do czasu podjęcia przez klienta działań w celu wyraźnego usunięcia umów.

  • Usługa Acrobat Sign spełnia wymagania wielu branżowych standardów w zakresie bezpieczeństwa danych oraz ich dostępności, jak na przykład PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II oraz ISO 27001.
Uwaga:

Po wygaśnięciu lub zakończeniu licencji klienta na usługę Acrobat Sign firma Adobe nie jest zobowiązana do zachowania umów Klienta, raportów kontroli ani innych danych klienta.

Jeśli jednak firma Adobe zachowa takie dane, zostaną one usunięte zgodnie z zasadami przechowywania określonymi w czasie, gdy klient miał aktywną licencję Acrobat Sign.

Klienci, którzy wolą przechowywać rekordy umów we własnych systemach i chcą usunąć oryginalne dokumenty z systemów Acrobat Sign, mogą ustalić „zasady przechowywania”, które określają, jak długo usługa Acrobat Sign powinna zachować transakcję i automatycznie usunąć umowę (i opcjonalnie dane kontroli / dane osobowe) z usługi Acrobat Sign po upływie tego czasu.

Reguły przechowywania definiuje administrator na poziomie konta w sekcji Zarządzanie danymi w menu administratora.

  • Administratorzy na poziomie grupy nie mają uprawnień do tworzenia lub wyłączania reguł przechowywania.
  • Ustawienia na poziomie konta są dziedziczone przez wszystkie grupy na koncie jako wartość domyślna.
    • Grupy muszą być konfigurowane indywidualnie, jeśli mają się różnić od ustawień na poziomie konta.
    • Ustawienia na poziomie grupy zawsze zastępują ustawienia na poziomie konta.
Przejdź do sekcji Zarządzanie danymi

Dokumenty/pliki/załączniki a umowy i transakcje

  • Dokumenty/pliki/załączniki to pojedyncze pliki, które wysyła się do systemu Acrobat Sign. Materiały tworzące umowę.
  • Umowy są to obiekty widoczne dla klienta, które usługa Acrobat Sign tworzy z przesłanych plików i które odbiorcy wypełniają i/lub podpisują. Terminu „umowa” używa się do definiowania zarówno obiektu podczas uzyskiwania podpisów, jak i wynikowego pliku PDF, który jest generowany.
  • Transakcje  obejmują umowę oraz wszystkie związane z nią operacje rejestrowania i dokumentacji, które są generowane dla/w ramach umowy (np.: Raporty kontroli, wyniki uwierzytelniania, strony csv danych na poziomie pola).

 

Reguła a identyfikator reguły

Termin reguła (w kontekście tego artykułu) opisuje określony proces. W tym przypadku jest to proces określający datę usunięcia umowy z systemu Acrobat Sign. Jest to ogólny termin używany do opisania koncepcji zastosowania zmiennej warunkowej (kiedy umowa ma zostać usunięta) do innego obiektu (w tym przypadku umowy).

Terminu identyfikator reguły używa się do opisu określonej skonfigurowanej reguły. Po utworzeniu reguły zostaje przypisany niepowtarzalny identyfikator (identyfikator reguły, czyli RuleID), który odróżnia ją od wszystkich innych reguł. Skonfigurowany identyfikator ruleID jest obiektem literału powiązanym z umową

 

Stan końcowy umowy

Reguły przechowywania uruchamiają się, gdy umowa osiąga „stan końcowy”.

Stan końcowy następuje, gdy umowa nie zawiera dalszych działań, które odbiorcy mogą podjąć w celu jej sfinalizowania.  Istnieją trzy „stany końcowe”:

  • Sfinalizowana — gdy w ramach umowy pomyślnie zakończono wszystkie procesy ze wszystkimi odbiorcami.
  • Porzucona — porzucona umowa została przerwana przez wyraźne działanie. Działanie to może pochodzić z jednego z kilku źródeł:
    • Anulowana przez nadawcę
    • Odrzucona przez odbiorcę
    • Niepowodzenie z powodu niepowodzenia uwierzytelniania odbiorcy
    • Niepowodzenie z powodu błędu systemu
  • Wygasłe — umowy, które osiągnęły datę wygaśnięcia z powodu braku działania w określonym czasie.

Korzystanie

Gdy umowa przechodzi w stan końcowy:

  • Usługa Acrobat Sign sprawdza reguły przechowywania na poziomie grupy użytkownika, który utworzył umowę (bieżącą grupę, w której użytkownik znajduje się, gdy umowa kończy się).
    • Jeśli obecnie nie stosuje się reguły na poziomie grupy, zostanie użyta reguła na poziomie konta.
    • Jeśli reguła na poziomie konta również nie jest zdefiniowana, nie są zdefiniowane reguły przechowywania, a umowa nie uzyskuje daty usunięcia.

 

Jeśli do umowy zastosowano regułę przechowywania:

  • Zaplanowano usunięcie umowy na podstawie parametrów reguły.
  • Identyfikator reguły jest skojarzony z transakcją, zapewniając poprawność reguły w momencie usuwania.

 

Umowa końcowa oczekuje na wyznaczony termin usunięcia

  • Liczba dni do usunięcia jest literałem. 
    • Np.: jeśli zdefiniowano 14 dni, operacja usuwania uruchamia się dokładnie 14 dni (do drugiego) po tym, jak umowa stała się końcowa.

 

Gdy nadejdzie czas usunięcia, usługa Acrobat Sign sprawdza identyfikator reguły, aby określić, czy reguła jest wyłączona, czy nie

  • Jeśli reguła jest wyłączona, nie zostanie wykonane żadne działanie.
  • Jeśli reguła nie została wyłączona, umowa zostanie usunięta.
    • Jeśli włączona jest opcja usuwania raportu kontroli i danych osobowych, ten sam proces ma zastosowanie w oparciu o przedział czasu zdefiniowany dla tych dokumentów.
      • Konta używające metody uwierzytelniania dokumentem tożsamości usuwają raport tożsamości sygnatariusza (jeśli pobrano) w ramach danych osobowych.

Konfiguracja

Dostępność:

Środowisko Zarządzanie danymi jest dostępne dla planów licencyjnych dla zespołów i dla przedsiębiorstw.

Zakres konfiguracji:

Reguły zarządzania danymi mogą być dostępne na poziomie konta i grupy.

Interfejs tej funkcji można ocenić, przechodząc do karty Zarządzanie danymi w menu administratora.

Utwórz regułę

Konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie konta

Najpierw skonfiguruj przechowywanie na poziomie konta (jeśli istnieje).

Wszystkie grupy automatycznie dziedziczą ustawienia na poziomie konta, dlatego jeśli chcesz zastosować jedną zasadę do wszystkich grup, należy wykonać następujące czynności:

  • Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Zarządzanie danymi.
  • Kliknij ikonę plusa.

Nakładka Utwórz regułę przechowywania pokazuje:

  • Określ liczbę dni, przez jaką umowa powinna być zachowana po osiągnięciu stanu końcowego.
    • Minimalnie 1 dzień
    • Maksymalnie 5475 dni (15 lat)
  • Opcjonalnie ustaw okres przechowywania rejestru kontrolnego umowy i powiązanych informacji osobowych stron zaangażowanych w umowę.
    • Kontrola i dane osobowe muszą być przechowywane przynajmniej przez czas przechowywania umowy i potencjalnie dłużej.
    • Jeśli ta opcja nie jest włączona, rekord kontroli i dane osobowe są przechowywane do czasu usunięcia za pomocą innej metody (np.: usunięcie RODO).
Utwórz regułę przechowywania

Pierwsza reguła (na górze stosu, bez daty zakończenia) jest obecnie stosowana.  W danej grupie może być stosowana w tym samym czasie tylko jedna reguła.

Jeśli zostanie utworzona nowa reguła:

  • Nowa reguła stanie się obecnie stosowaną regułą.
    • Nowa reguła zostaje wstawiona na początku listy z datą rozpoczęcia z dnia utworzenia reguły i nie ma daty zakończenia.
  • Jeśli podczas tworzenia nowej reguły istnieje już aktywnie stosowana reguła:
    • Istniejąca reguła przestaje być stosowana do nowych umów końcowych.
    • Istniejąca reguła przesuwa się w dół listy bezpośrednio pod nową (bieżącą) regułą.
    • Istniejąca reguła automatycznie przyjmuje wartość daty zakończenia, która jest dostosowana do daty rozpoczęcia nowej (bieżącej) reguły.
Nowa reguła


Konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie grupy

Konfigurując reguły przechowywania na poziomie grupy, zastąpisz odziedziczone reguły na poziomie konta dla użytkowników znajdujących się obecnie w grupie.

Jeśli użytkownik jest przenoszony między grupami z umowami w toku, reguły przechowywania dla nowej grupy mają zastosowanie do wszystkich umów, które wchodzą w stan końcowy w tej grupie.

Umowy końcowe, dla których zastosowano regułę przechowywania sprzed przeniesienia, użytkownik tworzony do nowej grupy będzie akceptować datę usunięcia zastosowanej reguły, pod warunkiem że reguła nie zostanie wyłączona przed operacją usuwania.

 

Mając powyższe na uwadze, konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie grupy różni się tylko pod dwoma względami:

Aby uzyskać dostęp do zakładki zarządzania danymi grupy:

  • Przejdź do pozycji Konto > Grupy.
  • Kliknij raz grupę, którą chcesz edytować.
  • Wybierz Ustawienia grupy.
Przejdź do ustawień grupy

 

  • Wybierz opcję Zarządzanie danymi po lewej stronie.
    • Należy zauważyć, że jeśli nie są stosowane żadne reguły przechowywania na poziomie grupy, reguły na poziomie konta obowiązują.
Zarządzanie danymi na poziomie grupy

  • Utwórz nowe reguły, klikając ikonę plusa (podobnie jak w przypadku interfejsu na poziomie konta).
Uwaga:

Po utworzeniu reguł w grupach można uzyskać dostęp do tych reguł przechowywania na poziomie grupy z zakładki Zarządzanie danymi na poziomie konta:

  • Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Zarządzanie danymi.
  • Kliknij kartę Grupy z regułami przechowywania.
  • Kliknij raz nazwę grupy, którą chcesz edytować.
  • Wybierz Wyświetl reguły przechowywania grupy; otworzy się strona Zarządzanie danymi na poziomie grupy.
Dostęp do ustawień grupy za pośrednictwem zarządzania danymi na poziomie konta

Podczas konfigurowania reguł na poziomie grupy dostępna jest dodatkowa opcja Zachowaj wszystkie umowy dla tej grupy.

Ta opcja umożliwia grupie zastąpienie reguły przechowywania na poziomie konta i bezterminowe zachowywanie wszystkich umów (dla użytkowników w grupie).

Zachowaj wszystkie umowy


Stan reguły przechowywania

Włączone — reguły, które są nadal ważne dla umów i które wprowadzają stan końcowy podczas stosowania reguły.

  • Obecnie stosowana reguła znajduje się zawsze na górze listy i nie zawiera Daty zakończenia.

Wyłączonewyłączonych reguł już się nie stosuje.  Jeśli umowa osiągnęła stan końcowy na podstawie wyłączonej reguły, nie zostanie usunięta w docelowym dniu usuwania.

  • Wyłączone reguły są wyszarzone.
  • Nie można ponownie włączyć wyłączonych reguł.

Wygasłewygasłe reguły nie mają umów końcowych oczekujących na usunięcie.

  • np.: jeśli reguła obowiązuje przez 14 dni i jej data zakończenia przypada na 10 marca, reguła wygaśnie z końcem 24 marca, ponieważ wszystkie umowy objęte regułą zostały już usunięte.

Starsze — klienci, których reguła przechowywania określona była na podstawie starszych ustawień, zobaczą odzwierciedlenie tych reguł w postaci starszej reguły przechowywania.

  • Umowy, które zostały już zaplanowane do usunięcia w ramach starszej reguły (przed wprowadzeniem nowych reguł), będą uwzględniać czas usunięcia starszej reguły.
Stany reguł


Filtrowanie reguł według stanu

Listę reguł przechowywania można filtrować, klikając ikonę hamburgera w prawym górnym rogu tabeli.

Ten zestaw opcji umożliwia następujące filtrowanie:

  • Wszystkie reguły — wartość domyślna
  • Tylko włączone reguły
  • Tylko wyłączone reguły
  • Tylko wygasłe reguły

Istnieje również opcja wyświetlenia 15, 30 lub 50 rekordów na stronę.

Filtry reguł


Wyłączanie reguły

Uwaga:

Nie można
wycofać wyłączenia reguły.

Wyłączenie reguły spowoduje, że wszystkie pozostałe umowy podlegające tej regule nie będą już miały daty usunięcia, która będzie stosowana.

Umowy te musiałyby zostać następnie usunięte za pomocą narzędzi RODO.

Aby wyłączyć regułę:

  • Wybierz regułę.
  • Kliknij łącze Wyłącz.
Wyłącz regułę


Usunięte grupy

Przechowywanie jest oparte na ustawieniach na poziomie grupy (wyraźnie ustawianych lub dziedziczonych z ustawień na poziomie konta).

Do przyszłych kontroli zastosowanych reguł przechowywania wymaga się historii reguł.

Z tego powodu identyfikator grupy nie został w pełni usunięty. Zamiast tego zachowano niezbędne ustawienia, które można przeglądać i edytować z poziomu administratora konta do grup.

Usunięte grupy można wyświetlić na stronie Grupy, klikając ikonę „hamburgera” i wybierając opcję Pokaż tylko usunięte grupy.

Pokaż usunięte grupy

Kliknij grupę, którą chcesz edytować, a następnie kliknij łącze Ustawienia grupy.

  • Reguły można tworzyć i wyłączać w taki sam sposób, jak podczas aktywacji grupy.
Usunięte grupy


Operacja usuwania oparta na interfejsie API

Można włączyć przechowywanie dokumentów na żądanie, gdy administratorzy klienta mają możliwość korzystania z interfejsu API Acrobat Sign w celu usuwania poszczególnych dokumentów.

Aby włączyć tę opcję, skontaktuj się z zespołem pomocy technicznej.

Ważne kwestie

  • Tylko jedna reguła może być stosowana, ponieważ umowy osiągają stan końcowy.
    • Wiele reguł może mieć wartość Włączona, ponieważ reguła pozostaje włączona, jeżeli istnieją umowy mające docelową datę usunięcia (zgodnie z zakresem reguły).
  • Nie można ponownie włączyć wyłączonych reguł. Wyłączenie jest trwałe.
  • Reguły przechowywania są stosowane, gdy umowa przejdzie w stan końcowy, a nie gdy umowa zostanie utworzona.
  • Zastosowana reguła przechowywania jest oparta na grupie, w której tworzący użytkownik obecnie się znajduje w momencie przejścia umowy do stanu końcowego.
  • Nie można edytować reguł przechowywania zastosowanych do umowy po jej przejściu do stanu końcowego w odniesieniu do czasu oczekiwania.
    • Możesz wyłączyć regułę, aby uniemożliwić usunięcie umowy, ale uniemożliwiłoby to usunięcie wszystkich umów, które przyjęły regułę i nie zostały jeszcze usunięte.
  • Możesz określić, która reguła ma zastosowanie do danej umowy, sprawdzając raport kontroli umowy i porównując datę jej sfinalizowania z zakresem dat różnych reguł przechowywania.
  • 5475 dni to maksymalny dopuszczalny okres przechowywania.

Adobe

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
The Creativity Conference

14–16 października, plaża Miami Beach i online

Adobe MAX

The Creativity Conference

14–16 października, plaża Miami Beach i online

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
The Creativity Conference

14–16 października, plaża Miami Beach i online

Adobe MAX

The Creativity Conference

14–16 października, plaża Miami Beach i online