Podręcznik użytkownika Anuluj

Konfigurowanie reguł zarządzania danymi

 

Podręcznik Adobe Acrobat Sign

Nowości

Pierwsze kroki

Administrowanie

Wysyłanie i podpisywanie umów oraz zarządzanie nimi

Zaawansowane możliwości umów i obiegów pracy

Integracja z innymi produktami

Programista Acrobat Sign

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Zarządzanie danymi/przechowywanie danych — omówienie

Domyślnie usługa Adobe Acrobat Sign przechowuje w bezpieczny sposób wszystkie dokumenty użytkownika przez cały okres aktywności konta.

Informacje o transakcjach są zachowywane w systemie do czasu podjęcia przez klienta działań w celu wyraźnego usunięcia umów.

  • Usługa Acrobat Sign spełnia wymagania wielu branżowych standardów w zakresie bezpieczeństwa danych oraz ich dostępności, jak na przykład PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II oraz ISO 27001.
Uwaga:

Po wygaśnięciu lub zakończeniu licencji klienta na usługę Acrobat Sign firma Adobe nie jest zobowiązana do zachowania umów Klienta, raportów kontroli ani innych danych klienta.

Jeśli jednak firma Adobe zachowa takie dane, zostaną one usunięte zgodnie z zasadami przechowywania określonymi w czasie, gdy klient miał aktywną licencję Acrobat Sign.

Klienci, którzy wolą przechowywać rekordy umów we własnych systemach i chcą usunąć oryginalne dokumenty z systemów Acrobat Sign, mogą ustalić „zasady przechowywania”, które określają, jak długo usługa Acrobat Sign powinna zachować transakcję i automatycznie usunąć umowę (i opcjonalnie dane kontroli / dane osobowe) z usługi Acrobat Sign po upływie tego czasu.

Reguły przechowywania definiuje administrator na poziomie konta w sekcji Zarządzanie danymi w menu administratora.

  • Administratorzy na poziomie grupy nie mają uprawnień do tworzenia lub wyłączania reguł przechowywania.
  • Ustawienia na poziomie konta są dziedziczone przez wszystkie grupy na koncie jako wartość domyślna.
    • Grupy muszą być konfigurowane indywidualnie, jeśli mają się różnić od ustawień na poziomie konta.
    • Ustawienia na poziomie grupy zawsze zastępują ustawienia na poziomie konta.
Przejdź do sekcji Zarządzanie danymi

Korzystanie

Gdy umowa przechodzi w stan końcowy:

  • Usługa Acrobat Sign sprawdza reguły przechowywania na poziomie grupy użytkownika, który utworzył umowę (bieżącą grupę, w której użytkownik znajduje się, gdy umowa kończy się).
    • Jeśli obecnie nie stosuje się reguły na poziomie grupy, zostanie użyta reguła na poziomie konta.
    • Jeśli reguła na poziomie konta również nie jest zdefiniowana, nie są zdefiniowane reguły przechowywania, a umowa nie uzyskuje daty usunięcia.

 

Jeśli do umowy zastosowano regułę przechowywania:

  • Zaplanowano usunięcie umowy na podstawie parametrów reguły.
  • Identyfikator reguły jest skojarzony z transakcją, zapewniając poprawność reguły w momencie usuwania.

 

Umowa końcowa oczekuje na wyznaczony termin usunięcia

  • Liczba dni do usunięcia jest literałem. 
    • Np.: jeśli zdefiniowano 14 dni, operacja usuwania uruchamia się dokładnie 14 dni (do drugiego) po tym, jak umowa stała się końcowa.

 

Gdy nadejdzie czas usunięcia, usługa Acrobat Sign sprawdza identyfikator reguły, aby określić, czy reguła jest wyłączona, czy nie

  • Jeśli reguła jest wyłączona, nie zostanie wykonane żadne działanie.
  • Jeśli reguła nie została wyłączona, umowa zostanie usunięta.
    • Jeśli włączona jest opcja usuwania raportu kontroli i danych osobowych, ten sam proces ma zastosowanie w oparciu o przedział czasu zdefiniowany dla tych dokumentów.
      • Konta używające metody uwierzytelniania dokumentem tożsamości usuwają raport tożsamości sygnatariusza (jeśli pobrano) w ramach danych osobowych.

Konfiguracja

Dostępność:

Środowisko Zarządzanie danymi jest dostępne dla planów licencyjnych dla zespołów i dla przedsiębiorstw.

Zakres konfiguracji:

Reguły zarządzania danymi mogą być dostępne na poziomie konta i grupy.

Interfejs tej funkcji można ocenić, przechodząc do karty Zarządzanie danymi w menu administratora.

Utwórz regułę

Konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie konta

Najpierw skonfiguruj przechowywanie na poziomie konta (jeśli istnieje).

Wszystkie grupy automatycznie dziedziczą ustawienia na poziomie konta, dlatego jeśli chcesz zastosować jedną zasadę do wszystkich grup, należy wykonać następujące czynności:

  • Wybierz kolejno Konto > Ustawienia konta > Zarządzanie danymi.
  • Kliknij ikonę plusa.

Nakładka Utwórz regułę przechowywania pokazuje:

  • Określ liczbę dni, przez jaką umowa powinna być zachowana po osiągnięciu stanu końcowego.
    • Minimalnie 1 dzień
    • Maksymalnie 5475 dni (15 lat)
  • Opcjonalnie ustaw okres przechowywania rejestru kontrolnego umowy i powiązanych informacji osobowych stron zaangażowanych w umowę.
    • Kontrola i dane osobowe muszą być przechowywane przynajmniej przez czas przechowywania umowy i potencjalnie dłużej.
    • Jeśli ta opcja nie jest włączona, rekord kontroli i dane osobowe są przechowywane do czasu usunięcia za pomocą innej metody (np.: usunięcie RODO).
Utwórz regułę przechowywania

Pierwsza reguła (na górze stosu, bez daty zakończenia) jest obecnie stosowana.  W danej grupie może być stosowana w tym samym czasie tylko jedna reguła.

Jeśli zostanie utworzona nowa reguła:

  • Nowa reguła stanie się obecnie stosowaną regułą.
    • Nowa reguła zostaje wstawiona na początku listy z datą rozpoczęcia z dnia utworzenia reguły i nie ma daty zakończenia.
  • Jeśli podczas tworzenia nowej reguły istnieje już aktywnie stosowana reguła:
    • Istniejąca reguła przestaje być stosowana do nowych umów końcowych.
    • Istniejąca reguła przesuwa się w dół listy bezpośrednio pod nową (bieżącą) regułą.
    • Istniejąca reguła automatycznie przyjmuje wartość daty zakończenia, która jest dostosowana do daty rozpoczęcia nowej (bieżącej) reguły.
Nowa reguła


Konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie grupy

Konfigurując reguły przechowywania na poziomie grupy, zastąpisz odziedziczone reguły na poziomie konta dla użytkowników znajdujących się obecnie w grupie.

Jeśli użytkownik jest przenoszony między grupami z umowami w toku, reguły przechowywania dla nowej grupy mają zastosowanie do wszystkich umów, które wchodzą w stan końcowy w tej grupie.

Umowy końcowe, dla których zastosowano regułę przechowywania sprzed przeniesienia, użytkownik tworzony do nowej grupy będzie akceptować datę usunięcia zastosowanej reguły, pod warunkiem że reguła nie zostanie wyłączona przed operacją usuwania.

 

Mając powyższe na uwadze, konfigurowanie reguł przechowywania na poziomie grupy różni się tylko pod dwoma względami:


Stan reguły przechowywania

Włączone — reguły, które są nadal ważne dla umów i które wprowadzają stan końcowy podczas stosowania reguły.

  • Obecnie stosowana reguła znajduje się zawsze na górze listy i nie zawiera Daty zakończenia.

Wyłączonewyłączonych reguł już się nie stosuje.  Jeśli umowa osiągnęła stan końcowy na podstawie wyłączonej reguły, nie zostanie usunięta w docelowym dniu usuwania.

  • Wyłączone reguły są wyszarzone.
  • Nie można ponownie włączyć wyłączonych reguł.

Wygasłewygasłe reguły nie mają umów końcowych oczekujących na usunięcie.

  • np.: jeśli reguła obowiązuje przez 14 dni i jej data zakończenia przypada na 10 marca, reguła wygaśnie z końcem 24 marca, ponieważ wszystkie umowy objęte regułą zostały już usunięte.

Starsze — klienci, których reguła przechowywania określona była na podstawie starszych ustawień, zobaczą odzwierciedlenie tych reguł w postaci starszej reguły przechowywania.

  • Umowy, które zostały już zaplanowane do usunięcia w ramach starszej reguły (przed wprowadzeniem nowych reguł), będą uwzględniać czas usunięcia starszej reguły.
Stany reguł


Filtrowanie reguł według stanu

Listę reguł przechowywania można filtrować, klikając ikonę hamburgera w prawym górnym rogu tabeli.

Ten zestaw opcji umożliwia następujące filtrowanie:

  • Wszystkie reguły — wartość domyślna
  • Tylko włączone reguły
  • Tylko wyłączone reguły
  • Tylko wygasłe reguły

Istnieje również opcja wyświetlenia 15, 30 lub 50 rekordów na stronę.

Filtry reguł


Wyłączanie reguły

Uwaga:

Nie można
wycofać wyłączenia reguły.

Wyłączenie reguły spowoduje, że wszystkie pozostałe umowy podlegające tej regule nie będą już miały daty usunięcia, która będzie stosowana.

Umowy te musiałyby zostać następnie usunięte za pomocą narzędzi RODO.

Aby wyłączyć regułę:

  • Wybierz regułę.
  • Kliknij łącze Wyłącz.
Wyłącz regułę


Usunięte grupy

Przechowywanie jest oparte na ustawieniach na poziomie grupy (wyraźnie ustawianych lub dziedziczonych z ustawień na poziomie konta).

Do przyszłych kontroli zastosowanych reguł przechowywania wymaga się historii reguł.

Z tego powodu identyfikator grupy nie został w pełni usunięty. Zamiast tego zachowano niezbędne ustawienia, które można przeglądać i edytować z poziomu administratora konta do grup.

Usunięte grupy można wyświetlić na stronie Grupy, klikając ikonę „hamburgera” i wybierając opcję Pokaż tylko usunięte grupy.

Pokaż usunięte grupy

Kliknij grupę, którą chcesz edytować, a następnie kliknij łącze Ustawienia grupy.

  • Reguły można tworzyć i wyłączać w taki sam sposób, jak podczas aktywacji grupy.
Usunięte grupy


Operacja usuwania oparta na interfejsie API

Można włączyć przechowywanie dokumentów na żądanie, gdy administratorzy klienta mają możliwość korzystania z interfejsu API Acrobat Sign w celu usuwania poszczególnych dokumentów.

Aby włączyć tę opcję, skontaktuj się z zespołem pomocy technicznej.

Ważne kwestie

  • Tylko jedna reguła może być stosowana, ponieważ umowy osiągają stan końcowy.
    • Wiele reguł może mieć wartość Włączona, ponieważ reguła pozostaje włączona, jeżeli istnieją umowy mające docelową datę usunięcia (zgodnie z zakresem reguły).
  • Nie można ponownie włączyć wyłączonych reguł. Wyłączenie jest trwałe.
  • Reguły przechowywania są stosowane, gdy umowa przejdzie w stan końcowy, a nie gdy umowa zostanie utworzona.
  • Zastosowana reguła przechowywania jest oparta na grupie, w której tworzący użytkownik obecnie się znajduje w momencie przejścia umowy do stanu końcowego.
  • Nie można edytować reguł przechowywania zastosowanych do umowy po jej przejściu do stanu końcowego w odniesieniu do czasu oczekiwania.
    • Możesz wyłączyć regułę, aby uniemożliwić usunięcie umowy, ale uniemożliwiłoby to usunięcie wszystkich umów, które przyjęły regułę i nie zostały jeszcze usunięte.
  • Możesz określić, która reguła ma zastosowanie do danej umowy, sprawdzając raport kontroli umowy i porównując datę jej sfinalizowania z zakresem dat różnych reguł przechowywania.
  • 5475 dni to maksymalny dopuszczalny okres przechowywania.

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?