Omówienie
Można utworzyć formularz internetowy z możliwością podpisania, który będzie osadzany na stronie internetowej (lub wysyłany jako łącze), aby wiele osób mogło łatwo uzyskać dostęp do forum lub dokumentu i utworzenia umowy.
Formularz internetowy można skonfigurować w taki sposób, aby obejmował co najmniej jednego uczestnika, wielu kontrsygnatariuszy oraz wiele stron DW. Przepływ podpisów dla formularza internetowego:
- Po sfinalizowaniu i zweryfikowaniu podpisu/działania przez pierwszego uczestnika tworzona jest umowa.
- Jeśli formularz internetowy umożliwia opcję wielu uczestników, wszyscy uczestnicy wykonują swoje działania w kolejności, w jakiej są wymienieni.
- Po wykonaniu czynności przez uczestników kontrsygnatariusze są powiadamiani w kolejności, w jakiej zostali wymienieni.
- Po wypełnieniu umowy wszystkie strony (w tym DW) zostaną powiadomione o wypełnieniu umowie.
Włączanie/wyłączanie dostępu użytkowników do formularzy internetowych
Poziomy usług dla firm i dla przedsiębiorstw umożliwiają konfigurowanie dostępu do formularza internetowego i opcji sygnatariusza.
Opcje dostępu do formularza internetowego i sygnatariusza można włączyć lub wyłączyć z poziomu konta lub grupy, wybierając kolejno Ustawienia konta > Ustawienia ogólne > Formularze internetowe.
Konfiguracja
Formularzy internetowych dotyczy kilka ogólnych ustawień, które obejmują wszystkie umowy w określonej grupie. Jednak praktyczne korzystanie z formularza internetowego często nie polega tylko na wysłaniu umowy bezpośrednio do znanego odbiorcy, a powiązane ustawienia dotyczące uwierzytelniania i opcji poczty e-mail mogą powodować konflikty.
Klienci, którzy włączyli funkcję Użytkownicy w wielu grupach, mogą uznać za przydatne utworzenie nowej grupy z dostosowanymi ustawieniami interfejsu formularza internetowego (np. wewnętrzne formularze internetowe, które wymagają mniej rygorystycznego uwierzytelniania).
Dostępność:
Formularze internetowe są dostępne dla planów licencyjnych zespołów i przedsiębiorstw.
Zakres konfiguracji:
Funkcję tę można włączyć zarówno na poziomie konta, jak i grupy.
Elementy sterujące tej funkcji można ocenić, przechodząc na stronę Ustawienia globalne > Formularze internetowe
Jeśli chodzi o elementy sterowania, które mają bezpośredni wpływ na formularze internetowe, dostępnych jest kilka opcji konfiguracji:
Zaznaczenie tej opcji powoduje wyświetlenie pozycji Publikowanie formularza internetowego na stronie głównej, co umożliwia użytkownikom tworzenie formularzy zgodnie z potrzebą.
Gdy ta opcja jest włączona, do formularza internetowego można dodać strony DW. W przeciwnym razie opcja dodawania odbiorców DW zostanie usunięta z procesu tworzenia.
Gdy ta opcja jest włączona, w formularzu internetowym Opcje wyświetlane jest łącze Pobierz plik PDF, umożliwiające odbiorcy pobranie pustego formularza internetowego w formie pliku PDF.
Formularze internetowe wymagają, aby każdy uczestnik podał swój adres e-mail, co umożliwia jednoznaczne przypisanie i zatwierdzenie akcji podpisu.
Ustawienie Wymagaj adresu e-mail w bloku podpisu określa, kiedy wiadomość e-mail jest pobierana — w polach samego formularza internetowego czy w nakładce po zakończeniu procesu podpisywania.
Gdy ta opcja jest włączona, pole Adres e-mail jest wymagane dla każdego sygnatariusza. To pole może być indywidualnie umieszczonym polem E-mail lub wbudowanym polem e-mail dołączonym do bloku podpisu.
System automatycznie umieszcza pole Blok podpisu na dole ostatniej strony dla każdego odbiorcy, który nie ma na dokumencie pola E-mail.
Gdy to ustawienie jest wyłączone, formularz internetowy nie wymaga, aby w granicach formularza znajdowało się pole e-mail. Po złożeniu podpisu odbiorca jest proszony o podanie adresu e-mail za pomocą interfejsu nakładki.
We wszystkich przypadkach wymagane jest pobranie adresu e-mail dla każdego uczestnika..
Gdy włączona jest opcja Wymagaj od sygnatariusza weryfikacji adresu e-mail, odbiorca musi zweryfikować swój podpis przed złożeniem podpisu przez uczestnika.
Uczestnik informowany jest o konieczności weryfikacji swojego podpisu za pomocą przesłanego pocztą elektroniczną łącza:
Raport kontroli wyraźnie wskazuje, że wiadomość e-mail została zweryfikowana:
Gdy opcja Wymagaj od sygnatariusza weryfikacji adresu e-mail jest wyłączona, uczestnik nie musi weryfikować swojego adresu e-mail, aby zakończyć proces podpisywania. Umowa przyjmuje status zakończonej lub przechodzi do następnego uczestnika.
Raport z kontroli dla niezweryfikowanych adresów e-mail wskazuje, że odstąpiono od weryfikacji:
Autentyczność niezweryfikowanych podpisów można podważyć.
Jeśli wyłączono weryfikację e-mail uczestnika i wymagany jest prawnie wiążący podpis, należy upewnić się, że używana jest jakaś forma uwierzytelniania, która identyfikuje unikalną osobę (np. KBA).
Jeśli pierwszy sygnatariusz dołączy dodatkowych uczestników, przed powiadomieniem drugiego uczestnika należy zakończyć weryfikację adresu e-mail (niezależnie od tego ustawienia).
Gdy włączona jest opcja Zezwalaj na dodatkowych uczestników, w interfejsie formularza internetowego dostępne jest łącze Dodaj uczestnika, które umożliwia wstawienie jednego rekordu dodatkowego uczestnika na jedno kliknięcie (maksymalnie 25 dodatkowych uczestników).
Gdy wyłączona jest opcja Zezwalaj na dodatkowych uczestników, interfejs nie zezwala na dodawanie kolejnych uczestników i w formularzach internetowych można dodawać tylko jednego zewnętrznego sygnatariusza
Włączenie opcji Zezwalaj odbiorcom na zapisywanie postępu i kontynuowanie później umożliwia odbiorcom zapisanie formularza internetowego ze wszystkimi polami wprowadzania danych w taki sposób, jakby była to umowa wysłana do nich od twórcy formularza internetowego. Odbiorca może zapisać postęp za pomocą menu Opcje. Ponadto formularz internetowy automatycznie monituje użytkownika o zapisanie postępu w przypadku próby opuszczenia formularza.
Po zapisaniu umowy do odbiorcy wysyłana jest wiadomość e-mail i wyświetlane są instrukcje dla sygnatariusza dotyczące wznowienia wypełniania formularza za pomocą łącza e-mail:
Podrzędne elementy sterujące umożliwiają dostosowanie interfejsu odbiorcy, jeśli pozwala na to przypadek użycia:
- Zapisz przy otwieraniu formularza internetowego – po włączeniu tej opcji odbiorca jest proszony o zapisanie formularza internetowego zaraz po jego otwarciu. Domyślnie sygnatariusz ma możliwość anulowania procesu zapisywania. Ta opcja jest zalecana, jeśli twoje formularze internetowe są długie lub złożone, aby uniknąć potencjalnych problemów z limitem czasu sesji.
- Wymuś zapis przy otwarciu – po włączeniu opcja ta usuwa opcję anulowania monitu o zapisanie formularza internetowego przy otwarciu.
- Wyłącz uwierzytelnianie sygnatariusza po uzyskaniu dostępu do formularza internetowego za pomocą łącza wysłanego pocztą e-mail – gdy ta opcja jest włączona, odbiorca nie musi uwierzytelniać się podczas uzyskiwania dostępu do zapisanej umowy za pośrednictwem łącza wysłanego pocztą e-mail. Rozważ włączenie tej opcji, jeśli proces nie wymaga, aby każdy dostęp do formularza był uwierzytelniony.
- Zezwalaj na edycję nazwy umowy – po włączeniu tej opcji odbiorca może edytować nazwę umowy (wyświetlaną na stronie Zarządzaj) oraz kolejne odwołania (raporty, raporty kontroli itp.). Ogólnie zaleca się, aby nie pozwalać odbiorcy na swobodną edycję nazwy umowy, chyba że istnieje istotna potrzeba biznesowa, aby to uczynić.
Więcej informacji na temat opcji zapisywania formularzy internetowych można znaleźć tutaj >
Często zadawane pytania i znane problemy
Tylko kiedy formularz internetowy ma status Wersja robocza.
Po utworzeniu formularza internetowego nie można zaktualizować jego nazwy.
Twórca formularza internetowego zawsze otrzymuje sfinalizowaną umowę (chyba że istnieją ustawienia mające na celu pominięcie powiadomienia).
Jeśli wymagane jest powiadomienie innej strony o podpisaniu umowy z poziomu formularza internetowego, do zapewnienia automatycznego uwzględnienia takiej strony można użyć pola DW.
Po opublikowaniu formularza internetowego kontrsygnatariuszy można edytować tylko na stronie Zarządzaj.
Edytować można tylko adresy e-mail. Nie można zmienić liczby kontrsygnatariuszy.
Jeśli twórca formularza internetowego został dodany do kontrsygnatariuszy formularza internetowego, użytkownika tego nie można edytować.
Tak.
Po utworzeniu formularza internetowego można edytować strony DW na stronie Zarządzaj.
Tak.
Szablony w bibliotece Acrobat Sign mogą być używane jako podstawa formularza internetowego poprzez dołączenie ich za pomocą łącza Dodaj pliki.
Pola podpisu elektronicznego nie są obsługiwane w formularzach internetowych.
Próba zapisania formularza internetowego z podpisem cyfrowym spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie identyfikującego nieobsługiwane typy pól.
Tak.
Instrukcje dotyczące wyłączania procesu weryfikacji adresu e-mail można znaleźć w sekcji Konfiguracja.
Wyłączenie weryfikacji adresu e-mail nie powoduje usunięcia wymagania dotyczącego podania adresu e-mail przez sygnatariusza.
Jeśli wyłączono uwierzytelnianie e-mail podpisu i wymagany jest prawnie wiążący podpis, należy upewnić się, że używana jest jakaś forma uwierzytelniania, która identyfikuje unikalną osobę (np. KBA, hasło).
Tak.
Adres URL do formularza internetowego jest tylko takim adresem URL, jak każdy inny.
Dodanie adresu URL do formularza internetowego jako hiperłącza nie łączy logicznie żadnej umowy wygenerowanej przez formularz internetowy z umową źródłową.
Dane zebrane w formularzu internetowym są zawarte w identyfikatorze transakcji umowy. Dane nie są wprowadzane w żadnym innym miejscu w systemie Acrobat Sign, a jeśli umowa zostanie całkowicie usunięta, dane są usuwane wraz z nią.
Raportowanie dotyczące formularzy internetowych wiąże się z pobieraniem zawartości z umów w celu wypełnienia raportu, ale dane nie są zapisywane w żadnych nowych lokalizacjach.
Formularze internetowe oczekujące na weryfikację e-mail (poprzez kliknięcie wysłanego pocztą e-mail łącza Potwierdź mój adres e-mail lub Sprawdź i podpisz) nie wyświetlają się na stronie Zarządzaj. Dotyczy to zarówno listy W toku, jak i podsumowania zbiorczego:
Formularze internetowe, które zostały zapisane, ale łącze Sprawdź i podpisz nie zostało udostępnione, można zaobserwować, eksportując dane formularza dla formularza internetowego.
Jeśli opcja Wymagaj od sygnatariusza weryfikacji adresu e-mail jest wyłączona, każda próba podpisania jest akceptowana, a umowa wyświetla się na stronie Zarządzaj.
Sekcja Aktywność nadrzędnego szablonu formularza internetowego rejestruje główne zdarzenia, takie jak tworzenie, włączanie/wyłączanie i zastępowanie uczestników
Wszystkie artykuły formularzy internetowych:
- Przegląd i konfiguracja formularza internetowego
- Tworzenie formularza internetowego
- Edycja formularza internetowego
- Wyłączanie/włączanie formularza internetowego
- Ukrywanie/pokazywanie formularza internetowego
- Wyszukiwanie adresu URL oraz kodu skryptu dla formularza internetowego
- Wstępne wypełnianie wartości pól formularza internetowego przy użyciu parametrów adresu URL
- Umożliwienie zapisywania i wznawiania formularzy internetowych przez odbiorców
