Zarządzanie, śledzenie i zmiana umów

Zarządzanie umowami i uzyskiwanie informacji odnoście transakcji

Gdy umowa została wysłana, możesz zmienić niektóre aspekty transakcji lub uzyskać informacje na jej temat.

Wszystkie dostępne działania i opcje można znaleźć, klikając transakcję na stronie Zarządzaj.

Wyświetlanie umowy

Umowę można otworzyć w celu wyświetlenia jej zawartości (w bieżącym stanie), klikając ją i wybierając opcję Otwórz umowę znajdującą się wśród opcji po prawej stronie.

Zastępowanie dokumentu w umowie

Nadawca umowy może zastąpić dokument i manipulować polami po wysłaniu umowy, pod warunkiem, że pierwszy odbiorca nie zakończył jeszcze operacji.

Zaznacz umowę, a jeśli umowa nadal może zostać zmodyfikowana, wśród opcji po prawej stronie pojawi się łącze Modyfikuj umowę.

Zastąp aktualnego odbiorcę

Z tego procesu można korzystać w przypadku wprowadzenia wcześniej nieprawidłowego adresu e-mail lub gdy użytkownik chce wprowadzić zmiany w indywidualnym podpisywaniu dokumentów.

Po lewej stronie rozwinie się dymek z informacją. 

W zależności od włączonych ustawień w dymku widoczne będą następujące ustawienia:

• Zastąp odbiorcę – ta opcja zastępuje bieżącego odbiorcę, odbierając mu dostęp do umowy.
• Dodaj alternatywnego odbiorcę – ta opcja dodaje nowego odbiorcę, pozostawiając przy tym oryginalnego odbiorcę i umożliwiając mu wypełnienie umowy.

Ustawianie, edytowanie lub anulowanie przypomnień

Ustawienie przypomnień powoduje wysłanie wiadomości e-mail do następnego sygnatariusza, informując go o umowie czekającej na podpis. Przypomnienia można ustawić dla dowolnej trwającej transakcji. Zostają one wysłane do stron określonych przez użytkownika.

Wybierz umowę, do której chcesz dodać przypomnienie.

Kliknij łącze Przypomnienie po lewej stronie.

• Skonfiguruj odbiorcę przypomnień i liczbę powtórzeń.
  • Jeśli chcesz, dodaj wiadomość.
• Kliknij Utwórz.

Zaznacz umowę, którą chcesz edytować, i kliknij łącze Przypomnij.

• Wybierz przypomnienie, które chcesz anulować.
• Kliknij ikonę Anuluj przypomnienie (kosz na śmieci).

Ustawianie, edytowanie lub anulowanie daty wygaśnięcia

Ustawienie daty wygaśnięcia umowy powoduje automatyczne anulowanie transakcji po upłynięciu określonej liczby dni. Data ta może być również edytowana w celu zwiększenia ilości czasu dostępnego na jej podpisanie.

Ustawianie daty wygaśnięcia

Zaznacz umowę, którą chcesz edytować, i kliknij ikonę ołówka po prawej stronie pola Data wygaśnięcia: z opcji znajdujących się po prawej stronie.

• Po lewej stronie pojawi się możliwość ustawienia, edytowania lub anulowania daty wygaśnięcia.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Anulowanie umowy

Anulowanie umowy powoduje zatrzymanie transakcji w jej obecnym stanie. Nie będzie można sfinalizować transakcji i zostanie ona przeniesiona do kategorii Anulowane na stronie Zarządzaj.

• Można podać powód anulowania umowy.
• Opcjonalnie można również powiadomić uczestników umowy. Każdego z nich.
• Kliknij przycisk Anuluj umowę.

Udostępnianie podglądu umowy

Jako nadawca dokumentu możesz udostępnić umowę innej osobie, pod warunkiem, że posiada ona adres e-mail. Funkcja ta przydaje się menedżerom lub osobom, które muszą śledzić informacje dotyczące rozesłanych transakcji.

• Wprowadź adresy e-mail, którym chcesz udostępnić umowę.
  • Jeśli jest ich wiele, rozdziel je przecinkami.
• Jeśli chcesz, dodaj wiadomość.
• Kliknij opcję Udostępnij.

Pobieranie kopii PDF umowy

Pobierz kopię PDF bieżącej wersji umowy. Można pobrać cały plik PDF lub pojedyncze pliki (uporządkowane w kolejności, w jakiej zostały przesłane).

Przeglądanie aktywności (historii zdarzeń) umowy

Zdarzenia dla danej transakcji można wyświetlić na karcie Historia. Jest to zapis wszystkich ukończonych kroków podejmowanych względem umowy do chwili bieżącej. Raport kontroli jest przeznaczoną do zapisania wersją tej informacji w formie pliku PDF.

Lista opcji po prawej stronie zostanie zastąpiona listą zdarzeń zarejestrowanych dla umowy.

Uzyskiwanie dostępu do raportu kontroli dla umowy

Aby pobrać kopię raportu kontroli, należy wybrać umowę, a następnie kliknąć łącze Pobierz raport kontroli znajdujące się wśród opcji po prawej stronie.