Ustawianie przypomnień dla odbiorców umowy

Adobe Acrobat Sign zapewnia opcję wysłania zwykłych wiadomości e-mail z przypomnieniem do odbiorców, którzy mają aktualnie do wykonania akcję związaną z umową.

Włączanie/wyłączanie przypomnień o umowach

Wszystkie poziomy usług mają dostęp do:

  • tworzenia cyklicznych przypomnień:
    • podczas procesu wysyłania,
    • ze strony Zarządzaj,
  • tworzenia przypomnień cyklicznych i ad hoc ze strony Zarządzaj.

Usługi na poziomie indywidualnym i grupowym nie mają możliwości automatyzowania lub wyłączania funkcji przypominania.

Opcje klasy Enterprise i Business

Usługi klasy Enterprise i Business pozwalają na selektywne odkrywanie opcji Przypomnienie podczas procesu wysyłania lub włączanie automatyzacji dla kont / całych grup.

Funkcję można włączyć/wyłączyć i skonfigurować w następujący sposób:

Uwaga:

Włączenie domyślnych wartości dla przypomnień uniemożliwia konfigurowanie przypomnień na stronie Wyślij, chyba że włączona jest opcja „Zezwalaj nadawcom na konfigurowanie lub modyfikowanie”.

Raport kontroli

Konta na poziomach Enterprise i Business mają możliwość dodawania zdarzeń przypomnień do swoich raportów kontroli poprzez przejście do sekcji Ustawienia konta > Ustawienia globalne > Raport kontroli i włączenie opcji Uwzględnij przypomnienia w raporcie kontroli.

Konfigurowanie przypomnień, które mają być zgłaszane w raporcie kontroli.

Gdy ta opcja jest włączona, w raporcie kontroli jest rejestrowany zapis każdej wysłanej wiadomości e-mail z przypomnieniem (maks. 250 zdarzeń przypomnienia).

Przypomnienia zgłoszone w raporcie kontroli.

Gdy wiadomości e-mail z przypomnieniem są wyłączone, w raporcie kontroli nie pojawiają się żadne aktualizacje. To ograniczenie obejmuje przypomnienia wyzwalane w celu utworzenia zdarzenia elementu webhook. Na przykład jeśli ustawienia konta są skonfigurowane w taki sposób, aby dodawać przypomnienia do raportu kontroli, a poszczególne grupy mają wyłączone wysyłanie wiadomości e-mail z przypomnieniem, specjalnie skonfigurowane grupy nie będą uwzględniały zdarzeń przypomnienia w swoich raportach kontroli.

Ustawianie przypomnienia podczas procesu wysyłania

Użytkownicy, dla których grup lub kont nie skonfigurowano domyślnego przypomnienia, mogą je zdefiniować podczas procesu wysyłania.

Przypomnienia te są zawsze cykliczne i dotyczą wszystkich odbiorców umowy. Tylko nadawca definiuje okres iteracji, który będzie wywoływać przypomnienie. Dostępnych jest sześć opcji:

  • Codziennie
  • Co tydzień
  • Każdego dnia roboczego
  • Co drugi dzień
  • Co trzy dni
  • Co pięć dni

Po początkowym wysłaniu umowy z przypomnieniem do pierwszego odbiorcy dostarczana jest wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie. To zdarzenie uruchamia licznik czasu dla pierwszego przypomnienia.

Jeśli przypomnienie skonfigurowano tak, aby było wysyłane np. co trzy dni, pierwsze przypomnienie zostanie wyzwolone dokładnie 72 godziny po dostarczeniu wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie.

Gdy odbiorca zakończy wykonywanie swojej czynności dotyczącej umowy, zegar przypomnienia dla tego odbiorcy zostanie zakończony.

W przypadku kilku odbiorców następny odbiorca w obiegu otrzyma wiadomość e-mail z prośbą o podpisanie bezpośrednio po tym, jak poprzedni odbiorca ukończy swoją akcję. Zegar przypomnienia dla nowego odbiorcy jest uruchamiany na podstawie czasu dostarczenia do niego wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie (a nie początkowego znacznika czasowego).

Ten proces przechodzi cyklicznie przez wszystkich odbiorców umowy, dopóki nie zostanie ona w pełni wykonana.

Uwaga:

Wszystkie przypomnienia cykliczne mają swój okres ważności, po którym zostaną automatycznie zakończone.

Przypomnienia wywoływane codziennie mają 10-dniowy okres ważności.

Wszystkie pozostałe przypomnienia mają 60-dniowy okres ważności.

Ustawianie przypomnień na stronie Zarządzaj

Przypomnienia tworzone po procesie wysyłania są konfigurowane na stronie Zarządzaj:

  1. Przejdź do strony Zarządzaj.

  2. Kliknij jeden raz umowę, którą chcesz sprawdzić.

  3. Kliknij łącze Przypomnij na liście opcji po prawej stronie.

    Przypomnienia

  4. Skonfiguruj przypomnienie i liczbę powtórzeń dla odpowiedniego użytkownika.

  5. Kliknij przycisk Utwórz, aby zainstalować przypomnienie.

Interfejs strony Zarządzaj ma kilka dodatkowych opcji, niedostępnych na stronie Wyślij:

  • wybór konkretnych odbiorców, do których ma zostać wysłane przypomnienie; projektowanie przypomnienia dla jednego, niektórych lub wszystkich odbiorców;
  • wybór procesu przypomnień cyklicznych, takich jak na stronie Wyślij;
    • w przypadku dodania odbiorcy do przypomnienia cyklicznego, po ukończeniu przez niego akcji dotyczącej umowy użytkownik nie otrzyma kolejnych przypomnień;
  • tworzenie przypomnień jednorazowych (ad hoc), wysyłających wiadomość e-mail „Już teraz” lub w „Określonym dniu”.
    • przypomnienia można ad hoc konfigurować dla uczestników, którzy wykonali już swoją akcję związaną z umową;
    • przypomnienia ad hoc można również konfigurować po zamknięciu i podpisaniu lub zarchiwizowaniu umowy.
  • Musisz załączyć wiadomość. Jest to pole wymagane w przypadku tworzenia przypomnienia na stronie Zarządzaj.

 

Jeśli dla umowy skonfigurowano już inne przypomnienia, zamiast interfejsu Utwórz przypomnienie wyświetlana jest lista umów.

Nowe przypomnienie można utworzyć, klikając przycisk Dodaj przypomnienie.

Przeglądanie istniejących przypomnień

Wszystkie przypomnienia skonfigurowane dla danej umowy można wyświetlić w następujący sposób:

  1. Przejdź do strony Zarządzaj.

  2. Kliknij jeden raz umowę, którą chcesz sprawdzić.

  3. Kliknij łącze Przypomnij na liście opcji po prawej stronie.

    Istniejące przypomnienie

Uwaga:

Przypomnienia są uporządkowane na podstawie kolejnego czasu wyzwolenia

Anulowane/wygasłe przypomnienia znajdują się pod aktywnymi.

Anulowanie przypomnienia

Aby anulować przypomnienie:

  1. Zaloguj się jako użytkownik, który utworzył zgodę.

  2. Przejdź do strony Zarządzaj.

  3. Kliknij odpowiednią umowę jeden raz, aby ją zaznaczyć.

  4. Kliknij łącze Przypomnij na liście opcji po prawej stronie.

  5. Wyszukaj przypomnienie do anulowania i kliknij je jeden raz.

  6. Kliknij ikonę usuwania (kosz na śmieci).

Uwaga:

Odbiorcy mogą zakończyć wysyłanie przypomnień z poziomu wiadomości e-mail z przypomnieniem. Jest to wymagana funkcjonalność i nie można jej wyłączyć.

Tworzenie niestandardowych szablonów wiadomości e-mail

Klienci klasy Enterprise mają możliwość tworzenia własnych szablonów wiadomości e-mail dla przypomnień. 

Jeśli zainteresowały Cię niestandardowe szablony wiadomości e-mail, zapoznaj się z tym przewodnikiem.

Przypomnienia i interfejs API REST

Interfejs API REST v6 umożliwia bezpośredni dostęp do obiektów przypomnień za pomocą czterech operacji:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – tworzy przypomnienie dla określonych uczestników umowy, określonych przy użyciu identyfikatorów użytkownika w ścieżce.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – pobiera przypomnienia powiązane z umową, określoną przy użyciu identyfikatora umowy w ścieżce.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – pobiera określone przypomnienie powiązane z umową.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – aktualizuje istniejące przypomnienie dla danej umowy.

Blokowanie dostarczania przypomnień e-mail

Domyślnie wszystkie konta, które konfigurują przypomnienia, będą automatycznie wysyłać przypomnienia e-mail zgodnie z harmonogramem lub określonym wyzwalaczem.

W niektórych branżach istnieje wymóg rejestrowania wszystkich wiadomości e-mail (np. usług finansowych), a klienci mogą wysyłać przypomnienia za pośrednictwem innego kanału, wykorzystując elementy webhook.

Konta na poziomie Enterprise mają możliwość wstrzymania dostarczania przypomnień e-mail z systemu Acrobat Sign na poziomie konta i grupy przez przesłanie żądania do zespołu pomocy technicznej.

Należy pamiętać, że jeśli wiadomości e-mail z przypomnieniami są pomijane, w dzienniku aktywności lub raporcie kontroli nie będzie żadnego zdarzenia.

 

Elementy webhook wyzwalane przez przypomnienia

Elementy webhook dla przypomnień są dzielone na zdarzenia odnoszące się zarówno do metody tworzenia (jako pojedyncza umowa lub w ramach wysyłki zbiorczej) oraz metody powiadamiania (w zależności od tego, czy program Acrobat Sign wysyła wiadomość e-mail).

Treść przypomnienia jest uwzględniana w ładunkach elementu webhook dla następujących zdarzeń:

  • Wszystkie wydarzenia umowy
  • Wysłano przypomnienie o umowie
  • Zainicjowano przypomnienie o umowie
  • Wyślij zbiorczo – wszystkie zdarzenia
  • Wysłano przypomnienie o wysyłce zbiorczej
  • Zainicjowano przypomnienie o wysyłce zbiorczej

 

Gdy przypomnienia są uruchamiane normalnie z włączonym powiadomieniem e-mail:

  • Zdarzenia związane z pojedynczą umową są oznaczone jako REMINDER_SENT, a element webhook jest oznaczony jako AGREEMENT_REMINDER_SENT.
  • Transakcje Wyślij zbiorczo generują element webhook o nazwie MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Gdy przypomnienia są wyzwalane z wyłączonym powiadomieniem e-mail:

  • Zdarzenia związane z pojedynczą umową są oznaczone jako REMINDER_INITIATED, a element webhook jest oznaczony jako AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
  • Transakcje Wyślij zbiorczo generują element webhook o nazwie MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Elementy webhook polecenia Wyślij zbiorczo są wyzwalane tylko raz dla całego szablonu. Elementy te nie są wyzwalane dla umowy podrzędnej.

Kwestie, o których należy pamiętać

  • Okres ważności przypomnień cyklicznych:
    • Przypomnienia dzienne wygasają po 10 dniach.
    • Wszystkie inne przypomnienia cykliczne tracą ważność po 60 dniach.
  • Przypomnienia ad hoc:
    • Wyzwalane są tylko raz.
    • Można je skonfigurować tak, aby wysłały przypomnienie uczestnikom, którzy wykonali już swoją akcję dotyczącą umowy.
    • Można je konfigurować po zakończeniu lub zarchiwizowaniu umowy.
      • Przypomnień nie można konfigurować w przypadku umów anulowanych, odrzuconych lub wygasłych.
  • Przypomnienia są wywoływane o tej samej godzinie, o której wysłano wiadomość e-mail z prośbą o podpisanie.
    • W obiegu pracy obejmującym wielu odbiorców, gdy odbiorca wykona wymaganą akcję, a procedura przejdzie do kolejnego uczestnika obiegu, zegar przypomnienia zostanie zresetowany do danej godziny.
    • Zastąpienie bieżącego sygnatariusza poprzez stronę Zarządzaj nie wyzeruje zegara przypomnienia.
  • Odbiorcy mają prawo anulować przypomnienie. Nie ma opcji odmówienia im takiej możliwości.
  • Daty wygaśnięcia można modyfikować na stronie Zarządzaj po wysłaniu umowy.
  • Daty wygaśnięcia można skonfigurować tak, aby były ignorowane dla odbiorców wewnętrznych.
Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto