Aplikacja Adobe Sign umożliwia wysyłanie regularnych przypomnień pocztą e-mail do odbiorców, którzy obecnie mają wejść w interakcje z umowami i/lub informacje o wygaśnięciu umowy po określonym terminie.
Uwaga:
poniższy artykuł zawiera instrukcje dotyczące nowego formatu strony.
Kliknij tutaj, aby zapoznać się z tym samym procesem w klasycznym układzie strony.


Ustawianie terminu ostatecznego podczas procesu wysyłania

  1. Zaznacz opcję Termin sfinalizowania w sekcji Opcje.

  2. Wpisz liczbę dni, jaką sygnatariusze mają na podpisanie dokumentu.

    • Sprawdź przewidywaną datę, aby upewnić się, że jest ona poprawna.
    expire_date_set
  3. Zakończ normalnie proces wysyłania.


Dodawanie, modyfikowanie lub usuwanie terminu ostatecznego

  1. Jako nadawca umowy, przejdź do strony Zarządzaj

  2. Kliknij umowę, którą chcesz zmodyfikować.

  3. Kliknij pole Data wygaśnięcia

    new_manage_page_-editexpire
  4. Ustaw nową datę wygaśnięcia lub zaznacz opcję, aby całkowicie usunąć wygaśnięcie.

  5. Kliknij przycisk Zapisz


Włączanie/wyłączanie terminów i przypomnień

Wszystkie poziomy usług mają dostęp do:

  • tworzenia cyklicznych przypomnień
    • podczas procesu wysyłania
    • ze strony Zarządzaj
  • tworzenia przypomnień cyklicznych i ad hoc ze strony Zarządzaj

Usługi na poziomie indywidualnym i grupowym nie mają możliwości automatyzowania lub wyłączania funkcji przypominania.

 

Opcje klasy Enterprise i Business

Usługi klasy Enterprise i Business pozwalają na selektywne odkrywanie opcji Przypomnienie i Wygaśnięcie dokumentu podczas procesu wysyłania lub włączanie automatyzacji dla kont / całych grup.

Te dwa ustawienia można włączyć/wyłączyć poprzez:

nav_to_settings

Uwaga:

Włączenie domyślnych wartości dla przypomnień i wygasania umów uniemożliwia konfigurowanie tych elementów na stronie Wyślij, chyba że włączona jest opcja „Zezwalaj nadawcom na konfigurowanie lub modyfikowanie”.

Ustawianie przypomnienia podczas procesu wysyłania

Użytkownicy, dla których grup lub kont nie skonfigurowano domyślnego przypomnienia, mogą je zdefiniować podczas procesu wysyłania.

Przypomnienia te są zawsze cykliczne i dotyczą wszystkie odbiorców umowy. Tylko nadawca definiuje okres iteracji, który będzie wywoływać przypomnienie. Dostępnych jest sześć opcji:

  • Codziennie
  • Co tydzień
  • Każdego dnia roboczego
  • Co drugi dzień
  • Co trzy dni
  • Co pięć dni
reminder_frequency

Po początkowym wysłaniu umowy z przypomnieniem do pierwszego odbiorcy dostarczana jest wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie. To zdarzenie uruchamia licznik czasu dla pierwszego przypomnienia.

Jeśli przypomnienie skonfigurowano tak, aby było wysyłane np. co trzy dni, pierwsze przypomnienie zostanie wyzwolone dokładnie 72 godziny po dostarczeniu wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie.

Gdy odbiorca zakończy wykonywanie swojej czynności dotyczącej umowy, zegar przypomnienia dla tego odbiorcy zostanie zakończony.

W przypadku kilku odbiorców następny odbiorca w obiegu otrzyma wiadomość e-mail z prośbą o podpisanie bezpośrednio po tym, jak poprzedni odbiorca ukończy swoją akcję. Zegar przypomnienia dla nowego odbiorcy jest uruchamiany na podstawie czasu dostarczenia do niego wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie (a nie początkowego znacznika czasowego).

Ten proces przechodzi cyklicznie przez wszystkich odbiorców umowy, dopóki nie zostanie ona w pełni wykonana.

Uwaga:

Wszystkie przypomnienia cykliczne mają swój okres ważności, po którym zostaną automatycznie zakończone.

Przypomnienia wywoływane codziennie mają 10-dniowy okres ważności.

Wszystkie pozostałe przypomnienia mają 60-dniowy okres ważności.


Ustawianie przypomnień na stronie Zarządzaj

Przypomnienia tworzone po procesie wysyłania są konfigurowane na stronie Zarządzaj:

  1. Przejdź do strony Zarządzaj

  2. Kliknij jeden raz umowę, którą chcesz sprawdzić

  3. Kliknij łącze Przypomnij na liście opcji po prawej stronie

    new_manage_page_-reminder
  4. Skonfiguruj przypomnienie i liczbę powtórzeń dla odpowiedniego użytkownika

  5. Kliknij przycisk Utwórz, aby zainstalować przypomnienie

Interfejs strony Zarządzaj ma kilka dodatkowych opcji, niedostępnych na stronie Wyślij:

  • wybór konkretnych odbiorców, do których ma zostać wysłane przypomnienie; projektowanie przypomnienia dla jednego, niektórych lub wszystkich odbiorców;
  • wybór procesu przypomnień cyklicznych, takich jak na stronie Wyślij;
    • w przypadku dodania odbiorcy do przypomnienia cyklicznego, po ukończeniu przez niego akcji dotyczącej umowy użytkownik nie otrzyma kolejnych przypomnień;
  • tworzenie przypomnień jednorazowych (ad hoc), wysyłających wiadomość e-mail „Już teraz” lub w „Określonym dniu”.
    • przypomnienia można ad hoc konfigurować dla uczestników, którzy wykonali już swoją akcję związaną z umową;
    • przypomnienia ad hoc można również konfigurować po zamknięciu i podpisaniu lub zarchiwizowaniu umowy.
  • Musisz załączyć wiadomość. Jest to pole wymagane w przypadku tworzenia przypomnienia na stronie Zarządzaj

 

Jeśli dla umowy skonfigurowano już inne przypomnienia, zamiast interfejsu Utwórz przypomnienie wyświetlana jest lista umów.

Nowe przypomnienie można utworzyć, klikając przycisk Dodaj przypomnienie

existing_reminders


Przeglądanie istniejących przypomnień

Wszystkie przypomnienia skonfigurowane dla danej umowy można wyświetlić w następujący sposób:

  1. Przejdź do strony Zarządzaj

  2. Kliknij jeden raz umowę, którą chcesz sprawdzić

  3. Kliknij łącze Przypomnij na liście opcji po prawej stronie

Uwaga:

Przypomnienia są uporządkowane na podstawie kolejnego czasu wyzwolenia

Anulowane/wygasłe przypomnienia znajdują się pod aktywnymi.


Anulowanie przypomnienia

Aby anulować przypomnienie:

  1. Zaloguj się jako użytkownik, który utworzył zgodę

  2. Przejdź do strony Zarządzaj

  3. Kliknij odpowiednią umowę jeden raz, aby ją zaznaczyć

  4. Kliknij łącze Przypomnij na liście opcji po prawej stronie

  5. Wyszukaj przypomnienie do anulowania i kliknij je jeden raz

  6. Kliknij ikonę usuwania (kosz na śmieci)

    cancel_reminder

Uwaga:

Odbiorcy mogą zakończyć wysyłanie przypomnień z poziomu wiadomości e-mail z przypomnieniem. Jest to wymagana funkcjonalność i nie można jej wyłączyć.

 

Przypomnienia i interfejs API REST

Interfejs API REST v6 umożliwia bezpośredni dostęp do obiektów przypomnień za pomocą czterech operacji:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – tworzy przypomnienie dla określonych uczestników umowy, określonych przy użyciu identyfikatorów użytkownika w ścieżce
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – pobiera przypomnienia powiązane z umową, określoną przy użyciu identyfikatora umowy w ścieżce
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – pobiera określone przypomnienie powiązane z umową
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – aktualizuje istniejące przypomnienie dla danej umowy

 

Lista aktywności / raport kontroli

Przypomnienia nie są rejestrowane na liście Aktywność ani nie są rejestrowane przez Raport kontroli dla umowy.

Raporty historyczne i kontroli powinny rejestrować charakterystyczne punkty odniesienia procesu podpisywania dokumentów. Punkty te obejmują pierwsze powiadomienie odbiorcy (prośbę o podpisanie), ale nie powtarzające się prośby o podpis tego samego odbiorcy (przypomnienia).

Dostęp do historii przypomnień można uzyskać za pomocą interfejsu API (dostępnego dla klientów klasy Enterprise)

Podczas konfigurowania umowy na stronie Wyślij:


Tworzenie niestandardowych szablonów wiadomości e-mail

Klienci klasy Enterprise mają możliwość tworzenia własnych szablonów wiadomości e-mail dla przypomnień. 

Jeśli zainteresowały Cię niestandardowe szablony wiadomości e-mail, zapoznaj się z tym przewodnikiem.


Kwestie, o których należy pamiętać

  • Okres ważności przypomnień cyklicznych:
    • Przypomnienia dzienne wygasają po 30 dniach
    • Wszystkie inne przypomnienia cykliczne tracą ważność po 60 dniach
  • Przypomnienia ad hoc
    • Wyzwalane tylko raz
    • Można je skonfigurować tak, aby wysłały przypomnienie uczestnikom, którzy wykonali już swoją akcję dotyczącą umowy
    • Można je konfigurować po zakończeniu lub zarchiwizowaniu umowy
      • Przypomnień nie można konfigurować w przypadku umów anulowanych, odrzuconych lub wygasłych
  • Przypomnienia są wywoływane o tej samej godzinie, o której wysłano wiadomość e-mail z prośbą o podpisanie
    • W obiegu pracy obejmującym wielu odbiorców, gdy odbiorca wykona wymaganą akcję, a procedura przejdzie do kolejnego uczestnika obiegu, zegar przypomnienia zostanie zresetowany do danej godziny
    • Zastąpienie bieżącego sygnatariusza poprzez stronę Zarządzaj nie wyzeruje zegara przypomnienia
  • Odbiorcy maja prawo anulować przypomnienie. Nie ma opcji odmówienia im takiej możliwości
  • Daty wygaśnięcia można modyfikować na stronie Zarządzaj po wysłaniu umowy
  • Daty wygaśnięcia można skonfigurować tak, aby były ignorowane dla odbiorców wewnętrznych

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online