Faça logon como administrador e navegue até Configurações da conta > Configurações globais > Enviar uma cópia adicional de cada contrato assinado para os seguintes endereços de email
Configurar uma conta de empresa
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Última atualização em
09/11/2022
Bem-vindo(a) ao Adobe Acrobat Sign.
Antes de começar a usar sua conta do Adobe Acrobat Sign, sugerimos algumas etapas para configurar e personalizar a conta para uso em sua empresa. Este artigo fornece uma visão geral dos principais recursos de identidade visual, configurações de segurança, usuários e modelos para que você comece a usar.
Lembre-se que há uma grande quantidade de opções e configurações adicionais para explorar que não são abordadas neste guia. A knowledge base é um recurso excelente para obter informações sobre as muitas configurações encontradas no Acrobat Sign.
Relaxe, faça logon e comece a assinar seus documentos.
Configuração da conta
Esta seção explica as etapas sugeridas para a configuração inicial da sua conta.
Arquivo externo
Assim como fazer backup de seu computador ou celular, é uma boa ideia manter cópias de seus contratos assinados. Em vez de baixar os contratos um a um da página Gerenciar, o Arquivo externo pode enviar uma cópia de contratos assinados para um endereço de e-mail alternativo, para uma conta Evernote ou para uma conta do Box.
Configurar o arquivamento externo
Os administradores podem configurar o recurso Arquivo externo do Adobe Acrobat Sign para fornecer automaticamente uma cópia do email Assinado e arquivado para cada contrato concluído com êxito para um endereço de email adicional. Essa cópia automática sempre conterá o PDF do contrato assinado, o PDF do relatório de auditoria e os dados de campo CSV (se houver), independentemente das configurações de conta/grupo que controlam se esses documentos devem ser anexados.
O arquivo externo pode ser configurado no nível da conta e do grupo, com as configurações no nível do grupo substituindo as configurações da conta. Contas que usam a opção Usuários em vários grupos podem usar efetivamente a configuração de nível de grupo quando os grupos são usados para definir fluxos de trabalho de documentos específicos. (Por exemplo, um grupo jurídico pode incluir o departamento jurídico em todos os contratos concluídos e remover qualquer endereço de arquivamento geral que possa ser configurado no nível da conta.)
A configuração do arquivo requer apenas que um endereço de email válido seja inserido no campo de entrada Enviar uma cópia adicional de cada contrato assinado na guia Configurações globais do menu do administrador. Qualquer endereço de email válido pode ser usado, incluindo aplicativos de terceiros que aceitam um email de entrada.
A guia Arquivo externo inclui instruções sobre como localizar o endereço de email de entrada dos aplicativos Box e Evernote que podem ser usados para enviar os contratos para esses aplicativos.
Observação:
Usuários com contas de nível individual não têm acesso à guia de menu Configurações globais. Para o nível de serviço Individual, o campo de entrada Enviar uma cópia adicional de cada contrato é encontrado na página Arquivo externo.
Adicionar um email à interface de arquivo externo
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Clique no botão Adicionar endereço de email.
Usuários com contas Individuais precisam navegar até a guia Arquivo externo:
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Uma sobreposição é aberta para aceitar o endereço de email do arquivo.
Insira o endereço de email duas vezes (para garantir que o valor esteja correto).
Salvar o endereço de email.
Observação:Se o domínio do email de arquivamento for novo para a conta, uma contestação será emitida para verificar se o endereço de email de arquivamento está correto.
Certifique-se de que seu email de arquivamento esteja correto. Você não quer enviar automaticamente uma cópia de cada contrato para a pessoa errada.
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O endereço de email é armazenado como um objeto discreto no campo de email.
- Vários endereços podem ser salvos até um máximo de 15.
- Selecionar o X à direita de um endereço de email exclui o endereço de email do campo.
Adicione todos os endereços de email nos quais você deseja receber automaticamente a documentação do contrato assinado.
- Vários endereços podem ser salvos até um máximo de 15.
Identidade visual da sua conta
Adicionar sua identidade corporativa é uma excelente maneira de personalizar o Acrobat Sign para os usuários na sua conta, bem como seus signatários.
Nome da empresa e nome do host do URL
O valor do nome da empresa e o nome do host do URL são valores de toda a conta e não podem ser substituídos no nível do grupo.
Faça logon como um Administrador da conta e navegue até: Configurações da conta > Definições da conta
Nome da empresa
O valor inserido nesse campo é preenchido automaticamente no campo Nome da empresa para os novos usuários quando são criados na conta.
Por padrão, o Acrobat Sign permite que os usuários editem suas configurações pessoais, e isso inclui o valor do Nome da empresa para os usuários individuais.
Se você deseja atualizar o valor Nome da empresa no perfil de todos os usuários em sua conta:
- Marque a caixa Definir nome da empresa para todos os usuários na conta
- Clique em Salvar
Todos os perfis de usuário adotarão o valor no campo Nome da empresa como o valor Empresa nos perfis de usuário.
Observação:
Marcar Definir nome da empresa para todos os usuários na conta é uma ação única de substituição para todos os usuários na conta.
Quando a página é salva, todos os usuários são atualizados e a opção é desmarcada para permitir que a ação seja acionada novamente, se necessário (os usuários ainda têm autoridade para alterar os valores do Nome da empresa).
Nome do host
Definir o nome do host para sua conta altera o URL no qual seus usuários fazem logon e o URL no qual os contratos são hospedados para seus signatários.
O resultado é um URL personalizado com seu nome de host.
Fazer upload de um logotipo
Os administradores no nível da conta ou do grupo podem carregar uma imagem para ser exibida em vez do logotipo padrão da Adobe Acrobat Sign. Essa imagem será exibida no canto superior esquerdo da tela para todos os usuários da conta, quando estiverem conectados.
Observação:
Se a imagem não for exibida corretamente, certifique-se de que as dimensões tenham exatamente 60 pixels de altura e no máximo 200 pixels de largura.
Baixe o modelo a seguir e facilite o ajuste do logotipo para o tamanho correto.
Download
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Como administrador de conta, navegue até Configurações da conta > Configuração da conta.
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Clique em Fazer upload do logotipo e navegue até o arquivo de logotipo que deseja usar.
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Salve a configuração.
Uma mensagem de sucesso é exibida quando o arquivo de logotipo é carregado.
Atualize seu navegador.
Seu logotipo será exibido para todos os usuários.
Observação:
Os modelos de email personalizados estão disponíveis para o nível de serviço corporativo.
Para adicionar ou editar seus cabeçalhos/rodapés existentes:
Navegue até: Configurações da conta > Configurações de email
Rodapé global de texto simples
Na parte superior da página está o rodapé de texto simples. Esse rodapé pode ser configurado no nível da conta ou do grupo.
Esse texto será exibido abaixo do conteúdo da imagem e da mensagem do rodapé da página do contrato
Rodapés de nível de usuário (arquivos de assinatura)
Ao marcar a caixa Permitir que os usuários tenham seus próprios rodapés de email, você permite que cada usuário opcionalmente inclua seu próprio rodapé personalizado, bem como um arquivo de assinatura no email.
Esse rodapé do usuário é uma adição ao rodapé global e qualquer rodapé da imagem que pode ser aplicado.
Os usuários podem configurar os rodapés individuais:
- Ao passar o mouse sobre o nome de usuário no canto superior direito da tela para abrir o menu e selecionar Meu perfil
- A página será atualizada e exibirá o menu de usuário com as preferências pessoais já expandidas
- Selecione Meu rodapé de e-mail para abrir a página
Observação:
Essa opção só está visível depois que o administrador de conta permitir o ajuste
O rodapé do usuário é inserido entre a imagem de rodapé e o rodapé global de texto:
Fazer o upload das imagens do cabeçalho e do rodapé do email
Os planos de serviço para empresas e corporações podem fazer upload de imagens de cabeçalho e rodapé para personalizar ou criar a identidade visual da sua conta. Essas imagens aparecem nos e-mails enviados aos seus destinatários.
As imagens de e-mail instaladas no nível da conta são herdadas por todos os grupos na conta. A instalação de uma imagem de e-mail de nível de grupo substituirá a imagem de nível de conta.
Observação:
As imagens de cabeçalho e de rodapé estão disponíveis apenas para contas de médias e grandes empresas.
Se a imagem usada não for exibida incorretamente, verifique se ela tem exatamente 600 pixels de largura e até 200 pixels de altura. E salve-a no formato JPG, GIF ou PNG.
Baixe o modelo a seguir e facilite o ajuste do logotipo para o tamanho correto.
Download
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Faça logon como um administrador e navegue até: Configurações da conta > Configurações de e-mail
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Selecione Procurar para pesquisar e escolher a imagem.
Se precisar remover a imagem, selecione o botão Limpar.
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Salve as imagens carregadas.
A imagem do cabeçalho carregada aparece na parte superior dos modelos de e-mail que o Acrobat Sign envia aos seus destinatários. A imagem do rodapé está na parte inferior.
Configurações de segurança
A segurança de conta, do usuário e do documento é a maior preocupação do Acrobat Sign. Portanto, fornecemos várias opções de segurança no nível da conta. Recomendamos revisar as configurações nesta seção e decidir o que funcionará melhor para o seu caso de uso.
Caso sua empresa tenha uma solução de logon federado, o Acrobat Sign fornece opções de SAML 2 para autenticação do usuário.
- Caso sua conta use o console da Adobe para gerenciar a autorização do usuário, as instruções sobre como configurar o SAML podem ser encontradas aqui.
- Se o gerenciamento do usuário for feito inteiramente dentro da interface do Acrobat Sign, consulte o guia de SAML aqui.
Configurar o SAML exige que você reivindique seu nome de domínio.
As configurações do SAML para o Acrobat Sign podem ser encontradas em: Conta > Configurações da conta > Configurações do SAML
A autenticação no aplicativo do Acrobat Sign tem vários ajustes disponíveis. Assim, você pode configurar os critérios de segurança para corresponder à política da empresa em relação ao acesso.
As configurações de segurança de acesso do usuário podem ser configuradas ao navegar até: Conta > Configurações da conta > Configurações de segurança
Configurações de logon único
Você pode permitir ou negar a usuários em sua conta a capacidade de fazer logon no Acrobat Sign autenticando-se por meio de outros serviços. É recomendável desativar uma (ou ambas) das configurações se não forem usadas para manter o processo de logon como uma única opção simples para os usuários.
Configurações de Lembrar-me
Ative essa opção para habilitar a configuração de Lembrança ao fazer a autenticação no Acrobat Sign. Essa configuração memoriza a autenticação no serviço (no sistema local) para o período selecionado.
Política de senha de logon
As opções em Política de senha de logon definem se os usuários devem ser alterar a senha depois de alguns meses, se uma senha anterior pode ser usada como a nova senha e quantas tentativas de logon podem ser feitas antes da userID ser bloqueada.
Nível de segurança da senha de logon
Essa configuração permite que você ajuste a intensidade ou a dificuldade da senha de logon definida por usuários em sua conta.
Intervalos de IP permitidos
Essa opção permite a autenticação no aplicativo do Acrobat Sign somente quando a solicitação for proveniente de endereços IP especificados.
Verificação de identidade de signatário
Se os usuários estão assinando documentos, essa opção exige que façam logon no Acrobat Sign antes que possam aplicar sua assinatura. Isso garante que a assinatura individual seja do usuário ou de outra pessoa com as credenciais do usuário.
Esta seção se refere aos controles de segurança que são aplicados quando um Contrato está no processo de assinatura. Essas configurações podem ser encontradas em: Conta > Configurações da conta > Configurações de segurança
Tipo de criptografia PDF
Essa configuração define o tipo de criptografia aplicado ao documento depois que este é enviado pelo Acrobat Sign. A criptografia garante que o documento possa ser aberto, mas não editado. Cada versão de criptografia é compatível com diferentes versões do Acrobat. A opção recomendada é AES de 128 bits para garantir que o documento possa ser aberto na maioria dos sistemas.
Senha de assinatura do contrato
Essa configuração se aplica à opção de autenticação de senha para que os destinatários possam acessar o documento durante o ciclo de assinatura. (Configurado na página Enviar ao enviar o contrato)
A configuração limita quantas tentativas o destinatário tem para inserir a senha correta. Quando este limite for excedido, o Contrato será cancelado irrevogavelmente.
Força da senha do documento
Essa configuração se aplica às senhas de Assinatura do contrato, Criptografia de PDF do contrato e Criptografia do relatório de identidade.
O recurso permite que você ajuste a intensidade ou dificuldade de senha que os usuários devem inserir.
Cuidado:
A senha controlada por essa configuração está incorporada no PDF e não é armazenada no sistema do Acrobat Sign. Se for perdida, não há nenhuma opção para recuperá-la.
Dificuldade de autenticação com base em conhecimento
Essa opção controla a autenticação com base em conhecimento (KBA) para destinatários na página Enviar.
Esse limite determina quantas tentativas o signatário deve passar na KBA para acessar o documento. Quando o limite for excedido, o contrato é cancelado. A dificuldade da KBA também é definida aqui.
- Padrão: signatários receberão 3 perguntas e precisarão responder todas corretamente. Se responderem somente 2 corretamente, receberão mais 2 perguntas que precisarão responder corretamente.
- Difícil: signatários receberão 4 perguntas e precisarão responder todas corretamente. Se responderem somente 3 corretamente, receberão mais 2 perguntas que precisarão responder corretamente.
A KBA exige um número de seguro social, portanto, é viável somente para destinatários nos EUA.
Essas configurações controlam a segurança do PDF dos contratos que concluíram o ciclo de assinatura e foram celebrados.
Proteção com senha de documentos assinados
Encontre esta configuração navegando até: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio
Essa configuração permite, força ou nega aos remetentes a capacidade de definir uma senha para o documento assinado. (Isso é diferente da senha opcional para acessar um Contrato durante o processo de assinatura)
Se reservada ou aplicado, o remetente precisa fornecer a senha e comunica essa senha a qualquer parte que precise revisar os documentos assinados.
Cuidado:
Essa senha é incorporada no PDF e não fica visível em nenhum lugar no sistema do Acrobat Sign. Se você optar por usar uma senha para bloquear o acesso ao documento assinado, certifique-se de que há um método para entender quais são essas senhas e para recuperá-las conforme necessário.
Você pode ativar ou desativar a opção para que uma userID compartilhe conteúdo da conta de usuário com outra userID.
Encontre esta configuração navegando até: Conta > Configurações da conta > Configurações de segurança
O compartilhamento de conta permite que um usuário visualize (somente) todo o conteúdo do contrato de outro usuário. Isso é excelente para os gerentes que precisam verificar o progresso de seus subordinados diretos.
Todas as partes que são criadas são em uma direção, não há o compartilhamento na direção inversa.
Se o compartilhamento de conta está ativado, a opção recomendada é permitir que um usuário peça para ver a conta de outro usuário.
Compartilhamento de conta avançado (somente de nível de serviço corporativo)
Para clientes de nível corporativo que precisam ter um tipo de compartilhamento mais "prático", permitindo a manipulação direta de contratos e modelos da biblioteca, o Suporte técnico pode permitir o compartilhamento avançado.
O compartilhamento avançado é uma porta de sentido único. Depois de ativado, as relações de objetos compartilhados são alteradas de uma maneira que pode não ser invertida. Por isso, caso ache que o Compartilhamento avançado é importante para sua organização, é recomendado que você entre em contato com seu Gerente de sucesso e crie uma conta de avaliação estabelecida para testar a funcionalidade e a verificar se permite tudo o que deseja realizar.
Configurações de contrato
As configurações nesta seção definem as opções disponíveis para um usuário ao configurar um contrato e qual será o valor padrão para essas opções.
Em geral, a recomendação é reduzir o número de opções para o Remetente escolher ou configurar. Sempre que possível, defina um valor padrão forte e a opção de remover para editar esse valor.
Este capítulo é dividido em seções relacionadas ao efeito em uma transação.
Todas essas configurações podem ser encontrados em: Conta > Configurações da conta > Configurações de envio.
Observação:
Todas essas configurações podem ser definidas no nível de grupo para garantir que cada unidade de negócios poderá personalizar a experiência de envio e assinatura conforme necessário.
Definir destinatários
"Destinatários" é um termo que se refere a qualquer userID incluída no ciclo de assinatura, independentemente do papel atribuído. As seguintes configurações definem que tipos de funções os destinatários podem ter e o nível de autenticação de identidade que deseja usar.
Dependendo do nível de serviço, você terá acesso a várias "funções" que definem qual o tipo de ações seus destinatários podem executar no Contrato. Mais detalhes sobre as várias autoridades de função podem ser encontrados na base de conhecimento.
Recomendamos que você conceda somente as funções que serão necessárias para otimizar a experiência dos Remetentes.
Os Grupos de destinatários funcionam como um signatário, mas este é um grupo de pessoas identificadas. Todos os membros são notificados ao mesmo tempo, e depois que um dos membros do grupo assina, o Contrato será movido para o próximo signatário.
Ative essa opção se precisar definir um conjunto de signatários para um evento de assinatura.
Métodos de autenticação de identidade
Os diversos métodos de verificação do assinante podem ser ativados para seus usuários com essa configuração. Esses métodos são configuradas na página Enviar como um elemento de registro do destinatário.
Recomendamos que você conceda somente os métodos de verificação exigidos pela política interna.
- Senha de assinatura: exige que o signatário predeterminado insira uma senha para assinar o documento. A senha deve ser transmitida para o signatário separada da transação. Se a senha for perdida ou esquecida, não será possível recuperá-la.
- Autenticação com base em conhecimento: exige que o signatário insira seu número de CPF e perguntas aleatórias de identificação serão geradas por um provedor de terceiros.
- Telefone (SMS): exige que o remetente forneça o número de telefone do destinatário. O destinatário recebe um código de 8 dígitos para inserir e autenticar
- Contatar o suporte: insira seu próprio valor a ser inserido na mensagem "Em caso de dúvidas, entre em contato com xxxxx". Por exemplo, um e-mail de suporte, um número de telefone, um URL
- Autenticação do Acrobat Sign: permite que os destinatários se autentiquem usando suas credenciais do Acrobat Sign. Ideal para signatários internos
- Autenticação com identidade: permite que um documento emitido pelo governo (documento de identidade nacional, carteira de motorista ou passaporte) seja usado como um documento de autenticação
Cuidado:
KBA e a autenticação por telefone são os métodos de autenticação medidos com um custo adicional. Recomendamos habilitar somente os métodos de autenticação que você acredita que serão usados.
Por padrão, use o método a seguir
Essa configuração definirá o método de autenticação do destinatário externo padrão. Apenas as opções que foram ativadas serão selecionados na lista suspensa.
Configurações de remetente
Essa opção permite ou nega a capacidade do remetente de alterar o método de autenticação padrão definido. Habilite essa opção somente se existem situações conhecidas em que o Remetente precisa mudar o processo de verificação padrão.
Autenticação de identidade de destinatário interno
Marcar essa configuração permite que os remetentes definam um método diferente de verificação quando os contratos incluem destinatários que estão em sua conta do Acrobat Sign.
A recomendação geral é manter as assinaturas internas como verificação de email, fornecendo menos problemas de autenticação aos seus funcionários que podem precisar autenticar um grande número de contratos por dia. Ao habilitar o recurso de Verificação de identidade do signatário (Configurações de segurança), você pode obter passivamente a verificação de senha sem que o signatário autentique explicitamente várias vezes.
Configuração de modelos de mensagem (somente para níveis de serviço empresarial e corporativo)
Ativar modelos de mensagem para a sua conta, permite que o usuário escolha uma das mensagens de e-mail predefinidas por você. Isso pode garantir que a mensagem e as informações corretas sejam enviadas para seus signatários.
Para habilitar os modelos de mensagem, navegue até Conta > Configurações da conta > Modelos de mensagem
Ativar modelos de mensagem
Marque a opção Habilitar modelos de mensagem
Um link será inserido na parte superior direita do campo de mensagem (na página Enviar) para permitir a seleção do modelo:
Observação:
Para clientes de nível empresarial, os modelos são vinculados à opção de Idioma dos destinatários na página Enviar. Isso limita o número de modelos par navegar através de várias unidades de negócios com vários idiomas e assegura que uma mensagem no idioma correto seja incluída.
Permitir que os remetentes editem o conteúdo da mensagem
Permitir ou negar aos usuários a capacidade de alterar o modelo de mensagem entregue no campo da mensagem da página Enviar.
Ative essa opção se você permitir a personalização do conteúdo da Mensagem situacionalmente.
Como os usuários podem anexar ou escolher documentos
Há uma grande quantidade de variação na forma como os clientes anexam arquivos aos seus contratos e a origem disso está no modo como os documentos são criados, gerenciados e têm a versão controlada.
Os clientes com arquivos "ad hoc", conteúdo personalizado para cada transação, provavelmente terão a capacidade de fazer o upload dos arquivos de seu sistema local. No entanto, modelos que raramente mudam devem ser enviados de uma fonte controlada.
- Permitir que os remetentes anexem documentos de seus computadores: desmarcar essa opção remove o link Meu computador do pop-up Selecionar arquivos na página Enviar.
- Permitir que remetentes anexem documentos de sua biblioteca de documentos: desmarcar essa opção remove o link de Documentos da biblioteca no pop-up Selecionar arquivos.
- Incluir documentos da biblioteca compartilhada do Acrobat Sign: desmarcar essa opção remove os documentos I-9, W-4 e W-9 fornecidos pelo Acrobat Sign.
- Permitir que os remetentes anexem documentos do Google Drive: desmarcar essa opção remove o link do Google Drive do pop-up Selecionar arquivos.
- Permitir que remetentes anexem documentos do Dropbox: desmarcar essa opção remove o link do Dropbox do pop-up Selecionar arquivos.
- Permitir que remetentes anexem documentos do Box.com: desmarcar essa opção remove o link do Box.com do pop-up Selecionar arquivos.
- Permitir que remetentes anexem documentos do OneDrive: desmarcar essa opção remove o link do OneDrive do pop-up Selecionar arquivos.
Definir lembretes padrão
Os lembretes são e-mails enviados aos destinatários dos documentos quando é a sua vez para agir. Em um ciclo diário ou semanal, um e-mail de lembrete será enviado para o destinatário, informando sobre o contrato ainda em espera.
Observação:
A ativação de lembretes padrão removerá a opção na página Enviar para que os remetentes configurem seu próprio lembrete, mas ainda permite a configuração de lembretes na página Gerenciar.
Definir um lembrete padrão para contratos criados por usuários nesta conta
- Marque a opção para definir um lembrete padrão
- Escolha a frequência na qual você gostaria de enviar e-mails de lembretes
- A nota inserida exibirá o e-mail de lembrete enviado a cada destinatário
Definir uma expiração do documento padrão
Em alguns casos, convém expirar ou apagar os documentos que não são assinados após um determinado número de dias.
Depois que o contrato expirar, não será possível ser reiniciado ou recuperado e aparecerá na seção Cancelado/Recusado na página Gerenciar.
- Ativar expiração do documento: marque a opção para ativar a expiração do documento. Isso revelará as opções que você pode definir para a expiração do documento.
- Permitir que o remetente defina ou modifique configurações por documento: isso abre a opção de expiração na página Enviar para todos os usuários na conta. Além disso, eles podem ajustar o conjunto de expiração padrão.
- Permitir a modificação das configurações de expiração depois que o documento for enviado: marcar essa opção permitirá que os usuários definam, estendam ou removam uma expiração de um contrato após o envio.
- Limitar o número de dias disponíveis aos signatários para assinatura dos documentos a: isso define o número de dias até que o documento tenha expirado.
- Incluir signatários internos ao aplicar os prazos de expiração do documento: se os usuários na sua conta vão assinar ou autenticar contratos, essa opção aplicará a expiração a eles, bem como para signatários externos.
- Incluir informações de expiração no e-mail enviado para signatários: isso adiciona a data de vencimento da transação no e-mail enviado para os signatários.
Usuários e grupos
Usuários
Os usuários são normalmente adicionados a uma conta, pois enviarão contratos ou serão administradores de nível de grupo ou de conta. Os usuários que assinarão contratos não precisam ser adicionados, a menos que você deseje gerenciar sua capacidade de assinar com configurações do nível da conta.
Para revisar ou manipular os usuários na sua conta, faça logon como um administrador de conta e vá até: Conta > Usuários
Na parte superior da página do usuário, você verá um somatório do número de licenças permitido pela conta, além do número de usuários ativos que consomem essas licenças.
Se essa instrução estiver ausente, você tem uma licença de local e pode adicionar um número ilimitado de usuários.
A página do usuário tem três controles:
- Criar um novo usuário: abre um formulário pop-up que permite criar um único usuário ou fazer upload de um CSV para criar vários usuários ao mesmo tempo.
- Exportar lista de usuários: clique no ícone Exportar para gerar um arquivo CSV que lista todas as utilizações da conta, independentemente do estado (Ativa, Criada, Inativa ou Pendente), assim como os seus valores (de conta) pessoal (Nome, Email, Título, Empresa, etc.)
- Opções: a lista de opções filtra o que é exibido na página. Por padrão, apenas os usuários ativos serão exibidos. Você tem a opção de mostrar todos os usuários ou apenas usuários inativos. Além disso, há três opções para quantos usuários devem ser exibidos por página (15, 30 ou 50)
Para criar um único usuário:
- Faça logon como um Administrador de conta e navegue para Conta > Usuário.
- Clique no sinal de "positivo" para criar um novo usuário. O pop-up Criar abrirá.
- Digite o endereço de e-mail, o nome e o sobrenome do usuário que você deseja criar. Certifique-se de que todas essas informações estão corretas, principalmente o endereço de e-mail. Depois que o usuário é criado, o endereço de e-mail não pode ser alterado até que o e-mail seja verificado. Se houver um erro no e-mail, não será possível verificar.
Verifique a opção Exibir seus contratos se deseja configurar um compartilhamento para esse usuário aos seus contratos. Isso permite ver todos os contratos do usuário.
Observação:
Se você prever a necessidade de coletar telemetria em contratos à medida que são criados e assinados, é altamente recomendável que você aproveite a opção Visualizar seus contratos ao criar novas userIDs.
O processo para configurar uma parte da conta depois que a userID é criada é relativamente complicado e exigem que o usuário esteja de acordo.
Depois de concluído e se todas as informações estiverem corretas, clique no botão Salvar.
Você retornará para a página Usuário.
Clique no ícone Opções e selecione Mostrar todos os usuários
Ao mostrar Todos os usuários (em comparação a Apenas usuários ativos), você verá a userID com o status Criado.
Depois que o usuário definir sua senha, o status da userID é convertido em Ativo.
Observação:
Os usuários do Acrobat Sign existem em um de cinco status:
Ativo: userID plenamente ativada que consome uma licença.
Inativo: uma userID totalmente desativada. Os usuários inativos não podem acessar o aplicativo do Acrobat Sign por qualquer motivo, incluindo ser um destinatário para outros contratos.
Criado: uma userID criada por um Administrador, mas que ainda não tem definiu sua senha e ativou a userID. Os usuários criados não consomem uma licença.
Não confirmados: um usuário que alterou o endereço de e-mail, mas ainda não clicou no link de verificação enviado para afirmar a alteração do e-mail. A conta está tecnicamente ativa, apenas bloqueada até que a alteração de e-mail seja confirmada, de modo que os usuários Não confirmados consomem uma licença e aparecem no filtro Mostrar apenas usuários ativos
Pendente: as userIDs pendentes são destinatários. Não foram criados por um administrador, não têm senhas e, portanto, não podem se conectar. Os usuários pendentes não consomem uma licença.
A qualquer momento, uma userID pendente pode ser registrada e convertida em um status Ativo, e terá um histórico completo de todos os contratos dos quais fez parte.
Desativar uma única userID
Às vezes, pode ser necessário desativar um usuário. O indivíduo pode ter deixado a empresa e você deseja manter o usuário e os documentos relacionados seguros. Conforme mencionado acima, desativar um usuário impede qualquer pessoa de fazer logon, enviar e assinar documentos com essa userID.
Para converter uma userID inativa:
- Faça logon como Administrador e navegue até Conta > Usuários
- Clique uma vez na userID que deseja desativar. As ações possíveis para o usuário aparecem na parte superior da lista de usuários
- Clique no link Desativar usuário. Isso abrirá a janela pop-up Desativar usuário
No pop-up Desativar do usuário, você tem a opção de forçar um compartilhamento de todos os contratos consigo mesmo. Isso é útil se o usuário que está sendo desativado tem conteúdo que pode ser necessário recuperar no futuro.
Para concluir o processo de desativação, clique no botão Sim.
A userID converterá para o status Inativo e a senha da userID será anulada, tornando-a totalmente inacessível.
Reativar uma única userID
A reativação de uma userID segue o mesmo processo da desativação:
- Faça logon como Administrador e navegue até Conta > Usuários
- Clique no ícone Opções e selecione Mostrar somente usuários inativos
- Encontre a userID que você deseja reativar e clique uma vez nela para expor os links de ação na parte superior da lista de usuários
- Clique no link Reativar usuário
Um banner verde deve aparecer, indicando que você reativou com sucesso a userID.
A userID reativada é convertida para um estado ativo, mas a senha expirou para o usuário.
Um e-mail será enviado automaticamente para o usuário solicitando o uso de uma nova senha. Depois de redefinir a senha, o usuário terá acesso total a todo o conteúdo histórico da userID.
O usuário também pode usar o link Esqueci minha senha na página de logon para redefinir a senha.
Há quatro níveis de autoridade no Acrobat Sign:
- Usuários - Qualquer pessoa que possa se autenticar no serviço do Acrobat Sign
- Administradores de grupo - têm autoridade para adicionar usuários e gerar relatórios para os grupos dos quais são administradores
- Administradores de conta - têm autoridade para adicionar usuários e executar relatórios para todos os grupos e para a conta como um todo
- Administrador de privacidade (deve primeiro ser um administrador de conta) - tem autoridade para excluir usuários e contratos por meio das ferramentas do GDPR
Todos os usuários criados individualmente serão Usuários básicos.
Se você precisar alterar a autoridade de qualquer userID, é possível fazer isso ao:
- Fazer logon no Acrobat Sign como um administrador de conta
- Navegue até Conta > Usuários
- Encontre a userID que deseja atualizar e selecione esse usuário para expor os links de ação na parte superior da lista de usuário.
- Clique no link Editar usuário. Isso abrirá o pop-up Editar
- Na janela pop-up Editar, você tem a opção de ativar a userID como um administrador de grupo, um administrador de conta ou ambos. Marque a opção de autoridade apropriada para a userID
- Os administradores de conta têm autoridade total no Acrobat Sign para editar configurações ou adicionar usuários no nível de Grupo ou de Conta.
- Os administradores de nível de grupo têm autoridade apenas dentro do grupo ao qual pertencem.
- Clique em Salvar ao concluir.
Observação:
O Acrobat Sign não limita o número de administradores (de Conta ou Grupo) que podem existir em uma conta. É possível (mas, em geral, não recomendado) atualizar todas as userIDs em sua conta para o nível de administrador da conta.
A criação de usuários em massa é o processo de definir todos os usuários em um arquivo CSV e, em seguida, carregar esse arquivo no
Acrobat Sign.
O Acrobat Sign cria todos os usuários e envia imediatamente emails para a definição de senhas e ativação das userIDs.
Observação:
Vale destacar que esse processo também pode ser usado para editar os valores de perfil para todos os usuários em sua conta.
Por exemplo, se você alterou o nome da empresa, é possível exportar a lista de usuários completa, editar o valor na coluna Empresa, salvar e fazer o upload do arquivo CSV no Acrobat Sign. Todas as userIDs no CSV atualizam seus valores de nome da Empresa sem precisar envolver vários usuários.
Para criar usuários em massa:
- Faça logon como um Administrador de conta e navegue para Conta > Usuário.
- Clique no sinal de "positivo" para criar um novo usuário. O pop-up Criar abrirá
- Clique na guia “Criar usuários em massa”
Observação:
Existem três opções:
- Permitir Criar usuários - desmarque esta opção para atualizar somente os usuários atuais. Se um endereço de e-mail que não esteja em sua conta for fornecido, nenhum usuário é criado.
- Permitir Atualizar usuários - desmarque esta opção para criar somente usuários. Se o endereço de e-mail de um usuário existente na sua conta for fornecido, o usuário não será alterado.
- Permitir Criar grupos - desmarque esta opção para impedir a criação de grupos. Se um nome de grupo não existente for fornecido para um usuário, o grupo não será criado e o usuário é colocado no grupo Padrão.
- Clique no link Baixar o arquivo CSV de amostra. Um arquivo CSV será baixado para seu sistema.
- Abra o CSV de amostra
- Exclua as três linhas de dados de exemplo. Deixe a primeira linha (cabeçalho)
- Digite os valores necessários para as userIDs novas que você deseja criar.
- Ao criar novos usuários, as colunas necessárias são:
- Endereço de e-mail
- Nome
- Sobrenome
- Ao criar novos usuários, as colunas necessárias são:
- Excluir todas as colunas que você não usar
- Salvar o CSV (certifique-se de que o arquivo salvo ainda é um CSV e não algum outro formato)
- Clique no botão Procurar e selecione o CSV
- Clique em Importar para fazer upload do arquivo
Depois que o arquivo é importado, o Acrobat Sign gera todas as userIDs e uma marca verde aparece informando o número de usuários criados.
Grupos - apenas para os níveis de serviço empresarial e corporativo
Os grupos permitem que você defina configurações específicas para os usuários desse grupo. Isso significa, por exemplo, que sua equipe de vendas pode usar o Acrobat Sign de uma maneira diferente do departamento de contabilidade.
Para criar um novo grupo:
- Faça logon como um Administrador de conta e navegue para Conta > Grupos.
Observação:
A página Grupos tem dois controles:
- Adicionar um novo grupo: abre a janela para criar um novo grupo.
- Opções: controla quantos registros (15, 30 ou 50) são exibidos na página a qualquer momento.
- Clique no ícone Adicionar um novo grupo e a janela Criar aparece solicitando o nome do grupo.
- Digitar o nome do grupo
- Clique em Salvar
Depois de clicar no botão Salvar, o grupo é criado e será exibido na lista Grupo.
Um grupo pode ser excluído da exibição por um administrador de nível de conta.
Para excluir um grupo:
- Selecione o grupo clicando uma vez nele
- Isso expõe o menu de contexto na parte superior da lista
- Clique em Excluir grupo
- O grupo Padrão não pode ser excluído
- Todos os usuários devem ser removidos do grupo antes que ele possa ser excluído.
Uma lista de grupos excluídos pode ser exibida clicando no ícone Opções e selecionando Mostrar apenas grupos excluídos:
Depois que o novo grupo for criado, a próxima etapa é adicionar usuários. O Acrobat Sign fornece três métodos, dependendo de quantos usuários precisam ser movidos:
- Mova um único usuário por meio do perfil de usuário
- Mover vários usuários usando o CSV Criar/editar usuários em massa
- Mover vários usuários com a ferramenta Atribuir usuários ao grupo
Mover um único usuário por meio do perfil de usuário
Para atribuir um único usuário a um grupo:
- Faça logon como Administrador e navegue até Conta > Usuários
- Clique duas vezes na userID que você deseja editar. Isso abre o painel de informações do Usuário
- Clique na caixa suspensa Grupo de usuário para exibir as opções.
- Selecione o grupo ao qual o Usuário deve ser atribuído
- Clique em Salvar
Mover vários usuários usando a Edição de usuário em massa
O recurso Criar usuários em massa também pode ser usado para editar usuários existentes.
Esse método tende a ser melhor quando você tiver vários valores que precisa alterar além da Configuração de grupo, mas se estiver reestruturando completamente, a atualização em massa pode ser o método ideal.
Para atualizar os grupos de usuários pela atualização em massa:
- Faça logon como Administrador e navegue até Conta > Usuários
- Clique no ícone Exportar lista de usuários. Um arquivo CSV será baixado para o sistema com a lista completa de usuários em sua conta
- Abra o CSV baixado e exclua todas as colunas que você não usará
- No caso de simplesmente atribuir usuários a grupos, você só precisa:
- Endereço de e-mail
- Nome
- Sobrenome
- Nome do grupo
- No caso de simplesmente atribuir usuários a grupos, você só precisa:
- Excluir todas as linhas de Usuários que você não precisa atualizar
- Salvar o CSV (certifique-se de que o formato permanece em CSV)
- Clique no sinal de "positivo" para criar um novo usuário. O pop-up Criar abrirá
- Clique na guia Criar usuários em massa
- Navegue para selecionar o arquivo CSV que você acabou de salvar
- Clique em Importar
Depois que o botão Importar é clicado, os usuários serão atualizados no sistema com os novos valores no CSV. Uma marca verde aparecerá na parte superior da página para indicar o número de usuários que foram atualizados.
Atribuir usuários ao grupo nas configurações do grupo
Quando você precisar mover vários usuários para um novo grupo, mas o escopo não for grande o suficiente para justificar o uso da Edição de usuários em massa, a melhor opção é usar a opção Atribuir usuários ao grupo nas configurações do Grupo.
Para acessar o recurso Atribuir usuários ao grupo:
- Faça logon como um Administrador de conta e navegue para Conta > Grupos.
- Clique duas vezes no grupo para o qual você deseja mover usuários. Isso abre as configurações de nível de grupo
- Você também pode escolher clicar no grupo para selecioná-lo e, em seguida, clicar no link Configurações de grupo
- Clique na opção Usuários no grupo no painel esquerdo
- Clique no ícone Adicionar usuários ao grupo
A janela Atribuir usuários a este grupo abrirá, mostrando todos os Usuários ativos que não estão atribuídos a esse grupo no momento.
- Clique no ícone Opções e selecione Mostrar todos os usuários
- Clique duas vezes em qualquer usuário que você deseja mover para o grupo. Os usuários selecionados preencherão o campo Usuários selecionados na parte inferior da janela.
- Para remover um usuário no campo Usuários selecionados, clique no X ao lado do e-mail
- Depois que todos os usuários são selecionados, clique no botão Atribuir
Os administradores de nível de conta têm permissão para definir o espaço da autoridade de Administradores de grupo em três configurações:
- O grupo Administradores pode adicionar novos usuários a seus grupos.
- Os Administradores de grupos podem editar configurações de seus grupos.
- Quais dados de relatório os administradores de grupo podem ver?
Essas configurações são ubíquos para todos os administradores de grupo e não oferecem nenhuma granularidade mais profunda. Se você desativar a capacidade dos Administradores de grupo adicionarem usuários, isso se aplicará a todos os grupos de Administradores de grupo na Conta.
Para ajustar as duas primeiras configurações:
Faça logon como um Administrador de conta e navegue até Conta > Configurações da conta > Configurações globais > Configurações relativas ao administrador do grupo
Habilitar Administradores de grupo podem adicionar novos usuários a seus grupos concederá a qualquer Administrador de grupo a autoridade para adicionar qualquer usuário ao grupo com todas as restrições normais aplicadas.
As restrições normais incluem situações como:
- O usuário está em outro grupo/conta
- O domínio de e-mail do usuário não é um domínio aprovado para a conta
Habilitar Administradores de grupo podem editar configurações de seus grupos permite que o administrador do grupo substitua as configurações do nível de conta para o grupo.
Para editar Quais dados de relatório os administradores de grupo podem visualizar? Configuração, navegue até Conta > Configurações da conta > Configurações de relatório
Todos os grupos herdarão as configurações do nível de conta por padrão. No entanto, é possível cancelar a maioria das configurações do nível da conta no nível do grupo. Isso é especialmente valioso se você tiver determinados usuários com necessidade de funções de destinatários especiais, métodos de validação de destinatários ou até mesmo de marca original.
Os administradores de conta navegam até Conta > Grupos e, em seguida, clicam duas vezes no Grupo para abrir as configurações de nível de grupo ou clicam uma vez no grupo e selecionam Configurações de conta das opções de link na parte superior da lista.
Se aos administradores de nível de grupo foram dados a autoridade para alterar as Configurações de nível de grupo, eles precisam apenas clicar no link Grupo na parte superior da página para abrir as configurações.
Todas as configurações apresentadas aos administradores de grupo são as mesmas das configurações e da função do nível de conta.
Modelos/documentos da biblioteca
Modelos de biblioteca
Um modelo de biblioteca é um objeto de documento reutilizável. O Acrobat Sign é compatível com dois tipos de modelos de biblioteca: modelos de documento e modelos de campo de formulário.
- Modelo de documento - Um modelo de documento é um documento reutilizável. Os modelos de documento podem ser compartilhados com outros usuários em sua conta, permitindo que vários usuários enviem o mesmo documento sem a necessidade de efetuar todas as alterações.
- Modelos de campo de formulário - Um modelo de campo de formulário é uma camada reutilizável de campo que pode ser aplicada a todo o documento. Os modelos de campo de formulário também podem ser compartilhados com outros usuários em sua conta. Os modelos de campo de formulário são ideais nas seguintes situações:
- Você tem um layout de campo que funciona para vários documentos.
- Você tem um documento que pode ser enviado de várias maneiras diferentes.
- Você precisa revisar o conteúdo do documento, mas os campos permanecerão no mesmo local.
Em vez de criar um novo documento de biblioteca cada vez que um documento for atualizado, a mesma camada de campos de formulário pode ser aplicada. Os modelos do campo de formulário podem ser editados para facilitar alterações na disposição dos campos ou nas propriedades de campo. Além disso, todas as ferramentas no ambiente de criação estão disponíveis ao criar um modelo de campo de formulário.
Como melhor prática, um único usuário (o administrador do documento) deve ser responsável por criar e manter modelos. Criar um logon de userID de administrador de documento elimina a confusão sobre quais modelos usar e oferece controle de versão para seus documentos reutilizáveis.
Recomendamos o uso de uma lista de distribuição ou um email funcional para o logon do usuário de administração de documento. Isso permite que você controle o acesso a esse logon de administrador de documento ao mesmo tempo em que permite que a responsabilidade seja compartilhada conforme necessário.
1. Click na guia Home. Em seguida, clique em Criar um modelo reutilizável.
A página Criar um modelo de biblioteca é exibida:
2. No campo Nome do modelo, digite um nome para o modelo. O nome pode ser alterado depois, caso necessário.
3. Clique no botão Navegar para navegar até o arquivo em seu sistema local a ser usado para criar o modelo reutilizável. Se você estiver criando um documento reutilizável, esse arquivo e o seu conteúdo serão usados. Se você estiver criando uma camada reutilizável de campo de formulário, o conteúdo do arquivo não será incluído no modelo.
4. Selecione a opção apropriada de modelo: Criar como documento reutilizável, Criar camada de campos como formulário reutilizável, ou ambas.
5. Selecione a opção apropriada de permissões para o compartilhamento do modelo. Ao criar e testar um novo modelo, é recomendável que você defina as permissões para você mesmo e, em seguida, expandir o acesso depois que estiver satisfeito com a forma como o documento está funcionando.
Observação:
Permissões de grupo só podem ser concedidas ao grupo do qual você faz parte no momento. Não é possível conceder permissões a outros grupos.
Se o compartilhamento não estiver disponível na sua organização, entre em contato com o administrador do Acrobat Sign para ativar a opção.
6. Clique no botão Visualizar ou adicionar campos. A Experiência de criação é exibida.
7. Inclua os campos obrigatórios destinados aos participantes desejados arrastando-os das guias de campos de formulário e os soltando no documento.
8. Após concluir a adição de campos, clique no botão Salvar.
O modelo agora será exibido na seção Modelos de biblioteca da sua página Gerenciar. Se você compartilhou o modelo com os usuários no seu grupo ou na sua organização concedendo-lhes permissão, o modelo passa a ser exibido na seção Modelos da biblioteca da página Gerenciar deles e pode ser usado para envio sempre que eles quiserem.
Observação:
Somente o usuário que criou o modelo de biblioteca pode editá-lo ou excluí-lo (a menos que o modelo seja compartilhado em regras de compartilhamento avançadas)
As permissões de acesso para qualquer modelo podem ser editadas pelo criador do modelo. Para fazer isso:
- Fazer logon como proprietário do modelo
- Acessar a página Gerenciar
- Encontre o modelo que será editado e clique em editar link
Isso abrirá o modelo no Ambiente de criação.
Na parte superior do painel direito, você verá as Propriedades do modelo.
Clique no cabeçalho de propriedades de modelo para expandir a seção e ver as opções disponíveis:
- Nome do modelo: você pode prontamente alterar o nome do modelo a qualquer momento.
- Tipo de modelo: a qualquer momento você pode converter o modelo disponível para torná-lo disponível como um documento, uma sobreposição do campo de formulário ou ambos
- Quem pode utilizar: essa configuração determina quais usuários terão acesso ao modelo.
Observação:
Você pode compartilhar um documento somente com o Grupo ao qual a userID pertence. Se estiver autenticado como um administrador de conta, certifique-se de mover a userID para o grupo correto antes de alterar as propriedades do modelo de "Somente para mim" para "Qualquer usuário em meu grupo".
Relatórios - apenas para os níveis Business e Enterprise
O recurso de Relatório permite verificar como sua conta está usando o Acrobat Sign. Crie seus próprios relatórios para ter visibilidade completa do seu processo de assinatura de documento ao mesmo tempo em que acompanha grupos ou usuários individuais.
Criar um novo relatório
Para criar um novo relatório, navegue para a página Relatórios clicando na guia Relatórios e, em seguida, clique no link Criar um novo relatório.
Ao configurar um relatório, vários parâmetros podem ser definidos para personalizar os resultados. Todos os parâmetros descritos abaixo estão disponíveis.
Data de criação
A data de criação é o intervalo de tempo que você quer que o relatório abranja. Pode ser usado um dos quatro intervalos de tempo predefinidos (essa semana, semana passada, este mês, último mês) ou inserido um intervalo de datas personalizado.
Usuários e grupos
Esse parâmetro permite executar o relatório em usuários ou grupos específicos. Um ou mais podem ser selecionados para qualquer uma das opções, ou você pode executar o relatório em relação a todos os usuários na conta.
Documentos e fluxos de trabalho
Com essa opção, documentos específicos podem ser selecionados para inclusão no relatório. Os documentos listados neste campo são os documentos de biblioteca usados em toda a conta. Documentos individuais usados uma vez não serão listados aqui.
Nome do documento
Com essa opção, documentos específicos podem ser selecionados para inclusão no relatório. Os documentos listados neste campo são os documentos de biblioteca usados em toda a conta. Documentos individuais usados uma vez não serão listados aqui.
Envio em massa
Ativar esse parâmetro inclui contratos de Envio em massa no relatório final.
Metas de desempenho
Você pode definir limites para desempenho, usando a visualização Meta de desempenho. Os indicadores que refletem desempenho são exibidos no relatório resultante.
Benchmark
Por padrão, o parâmetro benchmark é desativado para relatórios. Clique no link configurações de relatório para ativá-lo.
O Benchmark fornece um método expandido para acompanhar o progresso do contrato e as taxas de assinatura.
Gráfico de contratos por
Cada opção ativada (por data, remetente, grupo, formulário, fluxo de trabalho e tipo de assinatura) fornece um tipo diferente de gráfico no relatório.
Et Cetera
Os parâmetros nesta seção existem para modificar os gráficos no relatório resultante. Alterar esses parâmetros e mudar seleção padrão pode acelerar o processo de geração do relatório.
Uma vez que você clicar no botão Executar relatório, o relatório será gerado com base em seus parâmetros. Há várias ações que você pode usar com seu relatório.
Atualizar o relatório com os dados atuais
Clicar neste link é semelhante a atualizar a página. O novo relatório incluirá transações e atividades recentes.
Salvar relatório
Salvar o relatório permite que você execute este relatório novamente no futuro.
Compartilhar relatório
Compartilhar permite que você envie os resultados do relatório para outra pessoa. Você só precisa digitar seu endereço de email e uma mensagem.
Agendar relatório
Definir uma programação para esse relatório o fará ser executado com os mesmos parâmetros e de acordo com a frequência que você definir.
Exportar relatório de dados
Clicar nesse link solicitará que você abra ou salve um arquivo .CSV. Os arquivos CSV podem ser abertos no Excel e todas as informações da transação para os contratos no relatório serão categorizados nas várias colunas.
Versão amigável para impressão
Clicar neste link abrirá uma versão do relatório amigável para impressão.
Editar configurações
Este link será aberto e permitirá a edição dos parâmetros configurados para o relatório.
