O recurso de Compartilhamento de conta está disponível para os planos de serviço Team, Business e Enterprise.

Visão geral do compartilhamento de conteúdo do usuário

A natureza padrão do Adobe Sign é proteger o conteúdo de um usuário de todos os outros usuários não convidados explicitamente para exibir ou interagir com o conteúdo.

Os contratos incluem implicitamente todos os destinatários.  Os documentos da biblioteca são compartilhados explicitamente nas propriedades do modelo.

No entanto, há funções na maioria das organizações que exigem a supervisão das transações sem o observador ou grupos de agentes estarem diretamente envolvidos, que precisam ter uma conscientização geral de todas as transações em seu grupo.

O compartilhamento de conteúdo do usuário permite que um usuário ou grupo compartilhe conteúdo com qualquer outro usuário ou grupo.

Dois tipos de compartilhamento de conteúdos do usuário estão disponíveis:

  • Básico - somente exibição de usuário
  • Avançado - a exibição do grupo e do usuário com as opções opcionais Modificar e Enviar
    • Quando UserA compartilhar seu conteúdo com UserX:
    • O Compartilhamento em grupo está ativado
      • Quando UserA compartilhar seu conteúdo com GroupN:
        • Todos os membros do GroupN podem visualizar todo o conteúdo na página Gerenciar do UserA
        • Todos os membros do GroupN têm autoridade da parte estabelecida (enviar e/ou modificar) para o UserA
      • Quando GroupN é compartilhado com o UserA:
        • O UserA pode exibir todo o conteúdo para todos os usuários no GroupN
        • O UserA tem autoridade para enviar e/ou modificar contratos (como configurado) para todos os membros no GroupN

O compartilhamento avançado está disponível apenas para contas de nível empresarial. O administradores que desejam ativar o compartilhamento avançado devem entrar em contato com o gerente de sucesso para converter a conta.

Observação:

Uma vez que a conta é convertida em compartilhamento avançado, não pode ser revertida ao compartilhamento básico. Esse é um processo unidirecional.


Disponibilidade

O compartilhamento básico está disponível a todos os pacotes multi-licenciados.

  • O compartilhamento básico tem um limite de 100 contas "compartilhados" e 100 contas "compartilhados comigo"

O compartilhamento avançado está disponível apenas para clientes empresariais.

  • O compartilhamento avançado tem um valor padrão de 500 contas que podem ser "compartilhadas" e 500 contas que podem ser "compartilhadas comigo"
    • Se você precisar de mais de 500 compartilhamentos, entre em contato com o gerente de sucesso

As contas individuais só podem compartilhar objetos individuais a partir da página Gerenciar.

As contas gratuitas não oferecem suporte ao compartilhamento de conteúdo.


Interface do usuário

Compartilhamento básico

Os usuários em acordo com o modelo de compartilhamento básico podem criar, revisar e substituir os compartilhamentos na seção Preferências pessoais. Todos os usuários (inclusive administradores) têm a mesma experiência.

Há duas páginas discretas, uma para compartilhamentos de entrada (Visualizar outras contas) e outra para compartilhamentos de saída (Compartilhar minha conta):

Interface do usuário de compartilhamento básica

Os usuários solicitam compartilhamentos ao clicar no ícone de adição e inserir o email do usuário com quem deseja compartilhar.

Compartilhamento básico - solicitação de visualização

Depois que o compartilhamento for solicitado, há um estado "Pendente" até que o usuário solicitado aceite ou recuse o convite.

Interface básica - solicitações pendentes


Compartilhamento avançado

Quando uma conta for convertida em compartilhamento avançado, a interface do usuário é alterada de duas páginas discretas para uma página com guias chamada Status de compartilhamento:

Compartilhamento avançado - nav no menu

As duas guias são alinhadas as duas páginas usadas nas regras de compartilhamento básico:

  • Minha conta compartilhada com > Compartilhar minha conta
  • Compartilhado comigo > Exibir outras contas

Os usuários criam compartilhamentos ao clicar no ícone de adição, que abre uma pop-up, permitindo que o usuário insira um endereço de email ou selecione usuários ou grupos específicos de uma lista dos objetos de grupo e de usuários da conta atual.

  • A seta à direita do nome do grupo expande os grupos para listar os usuários
  • O ícone de adição adiciona o usuário/grupo à solicitação de compartilhamento (no campo de entrada superior)
Compartilhamento avançado - compartilhamento em grupo

 

Após identificar os usuários/grupos para compartilhamento, o solicitante pode definir as permissões que deseja aplicar ao compartilhamento (enviar e/ou modificar):

foo

Os administradores de conta têm permissão para criar um compartilhamento entre o usuário e qualquer outro usuário na sua conta do Adobe Sign sem aprovação.

Os administradores de grupo têm permissão para criar um compartilhamento entre o usuário e qualquer outro usuário no grupo sem aprovação.

Os administradores de grupo que tentarem criar um compartilhamento com um usuário ou grupo fora do grupo criarão um compartilhamento "Pendente".  O outro usuário deve aprovar explicitamente (aceitar) a solicitação de compartilhamento para que ele seja estabelecido.

  • As solicitações de compartilhamento com um grupo gera um email para o administrador do conjunto, que aceita ou recusa todos os compartilhamentos pendentes.

Os usuários não administrativos podem solicitar um compartilhamento (com base nos controles configurados) que permaneça "Pendente" até que a outra parte aceite ou recuse a solicitação de compartilhamento.

Compartilhamento avançado - solicitação pendente


Compartilhamento de grupo

Os administradores (com regras avançadas de compartilhamento) têm a capacidade de compartilhar o grupo que administram e a gerenciar os compartilhamentos que estão vinculados ao grupo (com o usuário).

O compartilhamento em grupo funciona mecanicamente da mesma forma que os compartilhamentos de usuário e, ao compartilhar com um grupo, o usuário terá acesso a todo o conteúdo de todos os usuários nesse grupo.

Se um usuário for removido do grupo, o conteúdo do usuário não está mais no grupo, portanto não é mais visível.

Para acessar o Compartilhamento a nível de grupo como um administrador do grupo:

  • Efetue logon no usuário administrador do grupo
  • Acesse Grupo > Meu grupo de usuários > Status de compartilhamento
Navegue para o Status de compartilhamento em grupo

Observação:

Um grupo pode ser compartilhado com ele mesmo, fazendo com que todos os usuários do grupo tenham uma visualização completa de todos os outros usuários no grupo sem ter que definir compartilhamentos individuais.

Os administradores de conta podem gerenciar os compartilhamentos para todos os grupos da conta e criar compartilhamentos entre grupos sem exigir a aprovação por outro usuário.

Para acessar o compartilhamento em grupo como um administrador de conta:

  • Acesse Conta > Grupos > {selecione o grupo que deseja compartilhar}
Selecionar um grupo

Quando o menu Grupo for carregado, clique em Status de compartilhamento

Compartilhamento em grupo - Status de compartilhamento em grupo


Controles adicionar para gerenciar compartilhamentos entre contas

O autor de um compartilhamento "Pendente" pode reenviar a solicitação ao usuário do destino ao:

  • Navegar até a interface de compartilhamento
  • Clicar uma vez no contrato que deseja reenviar
  • Clique no link Reenviar solicitação de compartilhamento
  • Um email é enviado automaticamente para o usuário de destino
Reenviar uma solicitação de compartilhamento

Quando um usuário solicita um compartilhamento, o usuário de destino (ou administrador de grupo, no caso de grupos) recebe um email com um link para aprovar o compartilhamento:

Aceitar ou recusar um email de solicitação de compartilhamento

Como alternativa, um usuário pode aceitar ou recusar uma solicitação no aplicativo ao:

  • Navegar até a interface de compartilhamento
  • Clicar uma vez na solicitação pendente que deseja aceitar ou recusar
  • Clicar em Aceitar ou Recusar
Aceitar ou recusar uma solicitação de compartilhamento

Ambos os modelos de compartilhamento permitem que uma parte cancele um compartilhamento a qualquer momento:

  • Navegue até a interface de compartilhamento
  • Clique uma vez no contrato que deseja cancelar
  • Clique no link Cancelar compartilhamento
Cancelar um compartilhamento

As permissões para um compartilhamento estabelecido entre usuários/grupos podem ser modificadas ao:

  • Navegar até a interface de compartilhamento
  • Clicar uma vez no compartilhamento que deseja editar para expor as opções na parte superior da lista
  • Clique no link Modificar permissões
  • Editar as permissões
  • Clique em Salvar
Modificar permissões de compartilhamento


Visualizar conteúdo compartilhado

O conteúdo compartilhado com o usuário é exibido na guia Gerenciar.

No canto superior esquerdo da página Gerenciar, você pode ever uma seta suspensa ao lado de Seus contratos

  • Clique na seta para exibir a lista de usuários/grupos compartilhados com você
  • Selecione usuário/grupo que deseja visualizar
  • Há também a opção de selecionar Todos os contratos compartilhados,que retorna todo o conteúdo compartilhado
Selecione a seta suspensa na página Gerenciar

A página é atualizada para mostrar o conteúdo da página Gerenciar do usuário/grupo selecionado:

Cabeçalho da conta compartilhada

Observação:

Os filtros no painel à esquerda do (Em andamento, Concluído, Formulários da Web) filtram o conteúdo da mesma forma como quando você visualiza o conteúdo.


Controles de compartilhamento avançado

O compartilhamento avançado permite que um usuário modifique os documentos e campos nos contratos de uma conta compartilhada (desde que o contrato ainda esteja qualificado).

Para modificar um contrato:

  • Acesse a página Gerenciar
  • Altere a exibição para o usuário que possui o contrato a ser modificado
  • Clique uma vez no contrato para selecioná-lo
  • Expanda as opções para exibir as opções
  • Clique na ação que deseja executar:
Modificar um contrato compartilhado

O compartilhamento avançado permite que um usuário envie um contrato em nome de um usuário compartilhado.

Esse contrato é de propriedade da conta compartilhada como se o proprietário da conta os tivesse enviado.

Somente o histórico e o registro de auditoria indicarão que o contrato foi enviado por meio da conta compartilhada por outro usuário.

Para enviar um contrato de uma conta compartilhada:

  • Faça logon no usuário
  • Clique no seu nome no canto superior direito da tela e selecione Alternar contas 
  • Escolha o usuário que deseja enviar em seu nome
    • Clique em OK.
Compartilhamento avançado - Alternar contas

A página é atualizada para mostrar uma interface limitada.

Um banner na parte superior da página indica que você está em uma conta compartilhada e identifica o usuário dessa conta.

No lado direito do banner há um link que retorna a sua conta.

  • Clique na guia Enviar
  • Configurar e enviar o contrato como normal
Alternado para conta

O registro de Atividade do contrato exibe claramente que o contrato foi enviado em nome do usuário:

Registro de auditoria ao enviar em nome de outra conta


Controles

Os controles administrativos para compartilhamento de usuário podem ser encontrados em Configurações da conta > Configurações de segurança > Compartilhamento de conta

  • O compartilhamento pode ser configurado no nível da conta, propagando as configurações para todos os grupos
  • O compartilhamento também pode ser configurado no nível de grupo, substituindo os valores de nível de conta herdados.

O controles de compartilhamento básico definem se o compartilhamento está permitido, e o método pelo qual o compartilhamento é iniciado:

  • Não permitir compartilhamento de conta - a interface do compartilhamento de conta é removida da interface do usuário da conta/grupo configurada.
  • Permitir solicitação para compartilhamento de conta - permite que os usuários na conta/grupo configurada solicitem a exibição do conteúdo de outro usuário
  • Permitir compartilhamento da própria conta - permite que os usuários na conta/grupo configurada compartilhem sua conta com outro usuário
  • Ambos - o usuário pode solicitar e oferecer compartilhamento 
Controles de compartilhamento no menu administrativo

O compartilhamento avançado permite um conjunto adicional de permissões:

  • Com contas externas - quando ativado, os usuários poderão compartilhar o conteúdo da conta com usuários em outras contas do Adobe Sign
  • Com contas internas - quando ativado, os usuários podem compartilhar o conteúdo com outros usuários em sua contas (a mesma) do Adobe Sign

Ativar o compartilhamento com as contas internas permite duas opções adicionais:

  • Envio — permite que a parte "compartilhada" envie novos contratos em nome da parte que compartilha
    • O histórico e a trilha de auditoria indicam claramente que o contrato foi enviado pela parte "compartilhada" em nome da parte que compartilha
    • O contrato é de propriedade e gerenciado pela parte que compartilha, como se ela própria tivessem enviado
  • Modificar transações existentes — permite que a parte "compartilhada" modifique contratos em andamento

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