Bu makale ön sürüm bilgileri içermektedir. Sürüm tarihleri, özellikler ve diğer bilgiler önceden bildirilmeksizin değiştirilebilir.
Bu deneyimin yeni sürümün en çok kullanılan özellikleri içeriyor fakat henüz klasik sürümün tüm işlevleriyle eşleşmiyor. Şu anda kullanılabilen ve hâlâ geliştirme aşamasında olan özelliklerin listesi için Desteklenen Öğeler sayfasına bakın. Gelecekteki sürümlerde ek özellikler eklenecektir.
Toplu Halde Gönder'e genel bakış
Toplu Halde Gönder (SiB) özelliği, kullanıcıların bir sözleşmenin tek kullanımlık "üst" şablonunu oluşturmasına ve alıcıların bir listesini sağlamasına olanak tanır. Toplu Halde Gönder işlemi gönderildiğinde her alıcı kaydı için bir "alt" sözleşme oluşturulur. 1.000 adede kadar alt işlem gerçekleştirilebilir. Tüm alt sözleşmeler ayrı sözleşmelerdir ve oluşturulan diğer sözleşmeler kadar otonomdur.
Ancak alt sözleşmelerin tümü aynı üst şablondan oluşturulduğundan kullanıcılar, Yönet sayfasında Toplu Halde Gönder üst işlemini inceleyebilir ve alt sözleşmelerin genel durumunu gözden geçirebilir.
Alıcı kayıtlarının listesini eklemek ve şablonu yapılandırmak için iki yöntem vardır:
- Manuel yapılandırma - Bu kullanım senaryosunda, gönderici kullanıcı e-posta adreslerini manuel olarak yazar (veya yapıştırır) ve kullanıcı arabiriminde şablon seçeneklerini belirler.
- Bu seçenek, alt sözleşme başına alıcı sayısını bir harici alıcıyla sınırlar.
- Gönderen, harici alıcı imzaladıktan sonra isteğe bağlı bir alıcı olarak dahil edilebilir.
- Virgülle Ayrılmış Değer (CSV) dosyası yükleme: CSV, her satırın bir alıcı kaydı olduğu, çeşitli sütunların sözleşmenin özelliklerini tanımladığı ve bunların her birinin sözleşmenin alıcıları için kişiselleştirilebildiği bir elektronik tablodur. Bu seçenek, gönderene sözleşmenin alıcılar için nasıl özelleştirilebileceği konusunda çok daha geniş bir kontrol sağlar. CSV dosyası yönteminin avantajları şunlardır:
- Birden fazla alıcınız olabilir. (Sözleşme başına en fazla 100)
- Alıcı başına kişiselleştirme:
- Alıcı adı
- Rol
- Kimlik doğrulama yöntemi
- Özel alıcı mesajı
- Sözleşme düzeyinde özelleştirmeler:
- Sözleşme adı
- Yerelleştirme
- Genel sözleşme mesajı
- Sona erme tarihi
- İmza akışı
- CSV'nin sözleşmedeki bir alana değer eklediği özel birleştirme alanları, alıcıya özgü ayrıntıların (ör. açık adres, mal veya hizmet listesi, fiyatlar ve indirimler) sözleşmeye eklenmesine olanak tanır.
Kullanılabilirlik:
- Acrobat Standard ve Acrobat Pro: Manuel kullanıcı girişi desteklenir; CSV içe aktarma desteklenmez
- Acrobat Sign Solutions: Manuel giriş desteklenir; CSV içe aktarma desteklenir
- Resmi Kurumlar için Acrobat Sign: Manuel giriş desteklenir; CSV içe aktarma desteklenir
Toplu Halde Gönder özellikleri ve süreci birden fazla arabirim aracılığıyla kullanılabilir ve deneyiminiz satın aldığınız hizmete bağlı olacaktır.
Yapılandırma kapsamı:
- Acrobat Pro ve Acrobat Standard seviyeleri için Toplu Gönderme özelliği, erişim ve mevcut özellikler açısından yapılandırılamaz. Tüm hesaplar, manuel olarak yapılandırılmış ve aşağıdaki özelliklere sahip bir sürüme erişebilir:
- En fazla 50 alt sözleşmeye izin verir.
- Hatırlatıcıların ayarlanmasına izin verir.
- Tamamlanan sözleşmenin görüntülenmesini korumak için bir parola yapılandırır.
- Acrobat Sign Solutions ve Resmi Kurumlar için Acrobat Sign
Toplu Halde Gönder için raporlama
Toplu Halde Gönder'e dahil edilen sözleşmeler için rapor verileri oluşturmak üzere çeşitli seçenekler sunulur. Kullanılan seçenek, toplamak istediğiniz bilgi türüne bağlıdır.
Toplu Halde Gönder üst nesnesine açık bir şekilde bağlı olan tüm raporlara, Toplu Gönderiler filtresi seçilerek ve ardından incelemek istediğiniz belirli Toplu Halde Gönder üst şablonu açılarak Yönet sayfasından erişilebilir.
Yalnızca temel tamamlama oranını incelemek veya tek bir sözleşmeyi bulmak için ayrıntılı arama yapmak istiyorsanız Sözleşmeler özet tablosunu Eylemler listesinde bulabilirsiniz.
Etkinlik Raporunu Görüntüle eylemi kullanılarak tüm alt sözleşmelerin yazdırılabilir bir tablosu oluşturulabilir.
Alıcı başına tam alan düzeyinde girişle birlikte sözleşmenin CSV tabanlı tanımını, Form Alanı Verilerini İndirin eylemini kullanarak alabilirsiniz.
Standart raporlama ortamı, yazdırılabilir tablolarla grafikler üretebilir ve CSV formatında alan düzeyinde veriler sağlar.
Üst şablon, tüm alt sözleşmeler için Eylemler listesinde bir özet tablosu içerir. Tablo, her bir durumdaki sözleşme sayısını tanımlar.
Özet tablosu tıklatıldığında bireysel alt sözleşmelerin sıralanabilir bir görünümü açılır. Özet tablosundaki kayıtlar, sözleşmelere giden etkin bir bağlantıdır ve gerektiğinde sözleşmelerin kolayca işlenmesini sağlar.
Eylemler listesindeki Etkinlik Raporunu Görüntüle seçeneği bir Belge Uygulama Raporu sağlar. Bu rapor, alt sözleşmelerin duruma göre daha ayrıntılı (ve yazdırılabilir) bir özetini sağlar.
Form Alanı Verilerini İndirin etkinliği, üst şablon tarafından oluşturulan tüm alt sözleşmeler için alan verilerini indirir.
CSV'nin her satırı bir sözleşme kaydını temsil eder. Kayıt, aşağıdakileri sağlayacak şekilde yapılandırılmıştır:
- Önce tüm alıcı bilgileri:
- Alıcı adı (imza uygulandığında yakalanır)
- Alıcının e-postası
- Alıcı rolü
- Alıcı kimlik doğrulama yöntemi ve değeri
- Alıcının özel mesajı
- Alıcı bilgisinden sonraki sözleşme bilgileri:
- CC'ye eklenen taraf e-posta adresleri
- .getCurrent(Application.application.systemManager)
- Hatırlatıcı bilgileri
- Süre bilgileri
- Sözleşmenin adı
- Sözleşme genel mesajı
- İmza sırası
- Özel alan verileri, sözleşme alanlarından sonra listelenir. Bu, belge şablonunda yer alan veya belgelere yazılan tüm alanları içerir.
- Özel alanlar, alan adlarına göre alfabetik olarak listelenir.
- Sözleşme Kimliği son alandır.
Standart sözleşme raporlaması, alt sözleşmeleri yakalar ancak bunları yalnızca düzenli sözleşmeler olarak değerlendirir. Üst sözleşme şablonu aracılığıyla ilişkilendirilmiş bazı sözleşmeler açısından daha geniş bir ilişki olarak değerlendirme yapılmaz.
Toplu Halde Gönder kampanyalarınızda benzersiz adlandırma kuralları kullanırsanız ad filtresinden yararlanarak bu değere göre raporlama oluşturabilirsiniz.
Toplu Halde Gönder'i sıklıkla kullanan müşteriler, bir grubu bu işleve ayırmayı tercih edebilir. Bu, alıcı deneyiminin daha hassas bir şekilde ayarlanmasını sağlar ve raporlamanın sözleşmeleri gruba göre filtrelemesine olanak tanır.
Alıcıları içe aktarmak için bir CSV dosyasını ilk kez yüklerken, Acrobat Sign tarafından yönetilen öğelerin biçimlendirme hataları şablon yapılandırma sayfasında bir hata bağlantısını tetikler.
Hata listesini CSV dosyasının satır numarasına göre görüntülemek için hata bağlantısını seçin:
Toplu Halde Gönder işleminin gönderilebilmesi ve alt sözleşme oluşturma işleminin başlayabilmesi için tüm CSV biçimlendirme hataları düzeltilmelidir.
Bazı hatalar CSV yükleme işlemi sırasında sorun olarak algılanmaz ancak alt sözleşmeler oluşturulurken tespit edilir. Örneğin, alıcıya grup ayarlarıyla çakışan bir rol veya kimlik doğrulama yöntemi atama. Bu çalıştırma hataları, Yönet sayfasından üst şablon için Hata Raporunu İndir eylemini seçerek indirebileceğiniz bir hata raporuna kaydedilir:
Sistem, hatalar keşfedildiğinde alıcının satır bilgilerini içeren bir satırı hata günlüğüne ekler.
CSV dosyasının işlenmesi devam eder ve CSV'nin hata tetiklemeyen her satırı için bir alt sözleşme oluşturur.
Sözleşme, hata raporunda tanımlanan alıcılara yeni bir işlemde yeniden gönderilmelidir.
Çalıştırma hataları için gönderene açık bir uyarı iletilmez.
Gönderenler, alt sözleşmelerin oluşturulması tamamlandıktan sonra her zaman üst şablonun indirilebilir raporunu kontrol etmelidir.
Toplu Halde Gönder işleminden tamamlanan tüm alt sözleşmeleri doğrudan Yönet sayfasından indirebilirsiniz. Bu, tamamlanan sözleşmelere tek bir ZIP dosyasında erişmenizi sağlar.
- Her indirme isteği 100 MB'a kadar veriyi destekler.
- Talep edilen toplam veri kümesi 100 MB'dan fazlaysa Tamamlanan Sözleşmeleri İndir eylemi kullanılamaz.
- Yalnızca Tamamlandı olarak işaretlenen sözleşmeler dahildir. Devam eden, İptal Edilen, Reddedilen veya Süresi Dolmuş sözleşmeler hariçtir.
- Gerekirse tamamlanan tüm sözleşmelerin dahil edilmesini sağlamak için indirme işlemini tekrar deneyebilirsiniz.
Tamamlanmış sözleşmeleri indirme
- Yönet sayfasına gidin.
- Eylemler bölümünü açmak için Toplu Halde Gönder işlemini seçin.
- Tamamlanan Sözleşmeleri İndir eylemini seçin.
- Sistem, yalnızca Tamamlandı durumundaki sözleşmeleri içeren bir ZIP dosyası oluşturur.
- İndirme hazır olduktan sonra ZIP dosyasını yerel sisteminize kaydedin.
- İndirme işlemi başlatıldıktan sonra ekrandan güvenli bir şekilde ayrılıp başka eylemler gerçekleştirebilirsiniz. Dosya, sisteminiz tarafından alındıktan sonra tarayıcınızın indirme yöneticisi size bildirim gönderir.
- Şu anda indirilen sözleşmeler için raporlama yok. Bazı sözleşmelerin indirilmediğini fark ederseniz indirme işlemini tekrar deneyin.
Veri Yönetimiyle ilgili yapılandırma hususları (Yalnızca Acrobat Sign Solutions)
Toplu Halde Gönder, SiB şablonu tarafından oluşturulan alt sözleşmelerin sayısına göre gönderenin kaç bildirim alacağını belirleyen "kaplama" adlı bir özelliğe sahiptir. Varsayılan değer üçtür, yani gönderen yalnızca üç veya daha az alt sözleşme oluşturulduğunda bilgilendirilir. Kaplama ayarı müşterilere açık değildir ve yalnızca Acrobat Sign destek ekibi tarafından değiştirilebilir.
Veri Yönetimi, bir sözleşmenin sonlanma durumuna (Tamamlandı, İptal Edildi veya Süresi Doldu) ulaştıktan sonra Acrobat Sign sisteminden ne kadar sürede silineceğini belirler.
Toplu Halde Gönder işlemiyle gönderilen tamamlanmış sözleşmelerle etkileşim kurması gereken müşteriler, Veri Yönetimi tarafından sistemden otomatik olarak silinmeden önce alt sözleşmelerinin "Tamamlandı" bildirimlerini aldıklarından emin olmak için kaplama değerini artırmak isteyebilir (muhtemelen "sınırsız" bir değere).
Dosya Ayrıntıları
- ZIP dosyasının adı, işlem numarası eklenmiş olarak Toplu Halde Gönder işlemini temel alır.
- ZIP dosyasının içindeki her tamamlanan sözleşme, işlem kimliğine göre adlandırılır.
- Denetim raporları Yönet sayfasından tetiklenen indirmelere dahil edilmez ancak API aracılığıyla indirildiğinde dahil edilebilir.
En iyi uygulamalar
Temel belgeleriniz için iyi test edilmiş şablonlar kullanın. Bu durum, özellikle birden fazla alıcınız varsa kritik önem taşır. Alanların doğru şekilde atandığından ve yararlı doğrulamalarla doğru içeriğin yakalandığından emin olmak için alan düzeyinde birkaç test yapılması, yüzlerce bağımsız sözleşmeyi iptal etmekten çok daha az zaman alır.
Şablonlarınızı oluştururken anlamlı alan adları kullanın. Böylece raporlamanız anlamlı sütun başlıkları döndürür.
Sözleşmeler veri yönetimi kuralları nedeniyle silindiğinde ortaya çıkabilecek eksikliklere karşı koruma sağlamak ve kullanıcıların manuel iş yükünü azaltmak amacıyla tamamlama sonrası etkinlikleri otomatikleştirmek için Power Automate entegrasyonu araştırılmaya değer bir konudur.
Bilinmesi gereken noktalar
- Yeni Toplu Halde Gönder arabirimi hâlâ geliştirme aşamasındadır ve gelecek sürümlerde daha fazla seçenek sunulması beklenmektedir (ör. ek kimlik doğrulama yöntemleri, sözleşme tanımlı CC'ye eklenen taraflar, sözleşme tanımlı hatırlatıcılar).
- Toplu Halde Gönder'in klasik sürümünde bulunan Önce Gönderen İmzalayacak seçeneği şu anda yeni sürümde bulunmamaktadır ancak gelecekteki bir sürümde manuel işlem olarak yayınlanması beklenmektedir. CSV yükleme yöntemini kullanan müşteriler, gönderenin imzalaması gereken her kayıtta göndereni alıcı olarak CSV'ye eklemelidir.
- Grup seçicinin değiştirilmesi, gönderenin sayfasındaki logoyu değiştirmez. Sonraki e-postalarda ve imzalama deneyiminde, sözleşmenin gönderildiği grup için doğru logo kullanılır.
- Bir Toplu Halde Gönder işleminin tüm alt sözleşmelerinin (üst) şablon düzeyinde iptal edilmesi, yalnızca hiçbir alt sözleşme imzalanmamışsa mümkündür. Herhangi bir alt sözleşme imzalanırsa İptal etkinliği şablonun arabiriminden kaldırılır ve mevcut sözleşmelerin sözleşme düzeyinde iptal edilmesi gerekir.
- CSV dosyası seçeneğinde çok sayıda isteğe bağlı alan vardır ancak yalnızca bir e-posta gereklidir. CSV sürecine aşina olunması, daha gelişmiş alan seçeneklerini (birleştirme alanları gibi) daha az göz korkutucu hale getirir ve CSV'nin sunduğu daha değerli olanakların önünü açar.
