İçindekiler
Yenilikler
Başlayın
- Yöneticiler için hızlı başlangıç kılavuzu
- Kullanıcılar için hızlı başlangıç kılavuzu
- Geliştiriciler için
- Video eğitim kitaplığı
- SSS
Yönetim
- Admin Console'a Genel Bakış
- Kullanıcı Yönetimi
- Kullanıcı ekleme
- Fonksiyon odaklı kullanıcılar oluşturma
- Sağlama hataları olan kullanıcıları kontrol etme
- Ad/E-posta Adresi Değiştirme
- Kullanıcının grup üyeliğini düzenleme
- Bir kullanıcının grup üyeliğini grup arayüzü üzerinden düzenleme
- Bir kullanıcıyı yönetici rolüne yükseltme
- Kullanıcı Kimlik Türleri ve SSO
- Kullanıcı Kimliğini Değiştirme
- Kullanıcıların Kimliğini MS Azure ile Doğrulama
- Kullanıcıların Kimliğini Google Federation ile Doğrulama
- Ürün Profilleri
- Oturum Açma Deneyimi
- Hesap/Grup Ayarları
- Ayarlara Genel Bakış
- Global Ayarlar
- Hesap düzeyi ve kimliği
- Yeni Alıcı Deneyimi
- Kendi Kendine İmzalı İş Akışları
- Toplu Halde Gönder
- Web Formları
- Özel Gönderme İş Akışları
- Power Automate İş Akışları
- Kitaplık Belgeleri
- Sözleşmelerle form verileri toplama
- Sınırlı Belge Görünürlüğü
- İmzalanan sözleşmenin PDF kopyasını ekleme
- E-postaya bağlantı ekleme
- E-postaya görüntü ekleme
- E-postalara eklenen dosyalar şu şekilde adlandırılır:
- Belgelere denetim raporu ekleme
- Birden çok belgeyi tek bir belgede birleştirme
- Belgeleri ayrı ayrı indirme
- İmzalanan belgeyi yükleme
- Hesabımdaki kullanıcılar için delegasyon
- Harici alıcıların delege etmesine izin verme
- İmzalama yetkisi
- Gönderme yetkisi
- Elektronik Mühür ekleme yetkisi
- Varsayılan saat dilimini ayarlama
- Varsayılan tarih formatını ayarlama
- Birden Çok Gruptaki Kullanıcılar (UMG)
- Grup Yöneticisi İzinleri
- Alıcıyı değiştirme
- Denetim Raporu
- İşlem Altbilgisi
- Ürün İçi Mesajlar ve Rehberlik
- Erişilebilir PDF'ler
- Yeni içerik oluşturma deneyimi
- Sağlık müşterisi
- Hesap Ayarları
- İmza Tercihleri
- İyi biçimlendirilmiş imzalar
- Alıcıların imza eklemesine izin verme
- İmzalayanlar adlarını değiştirebilir
- Alıcıların kayıtlı imzalarını kullanmasına izin verme
- Özel Kullanım Koşulları ve Tüketici Açıklaması
- Alıcıları form alanlarında gezindirme
- Sözleşme iş akışını yeniden başlatma
- İmzalamayı reddetme
- Zaman Dalgaları iş akışlarına izin verme
- İmzalayanlardan Unvanlarını veya Şirketlerini sağlamalarını isteme
- İmzalayanların ıslak imza yazdırmasına ve yerleştirmesine izin verme
- E-imzalama sırasında mesajları gösterme
- İmzalayanlardan imzalarını oluştururken mobil cihaz kullanmalarını isteme
- İmzalayanlardan IP adresi isteme
- Katılım damgasında şirket adını ve unvanı hariç tutma
- Dijital İmzalar
- Elektronik Mühürler
- Dijital Kimlik
- Rapor Ayarları
- Yeni rapor deneyimi
- Klasik rapor ayarları
- Güvenlik Ayarları
- Tekli Oturum Açma ayarları
- Beni Hatırla ayarları
- Oturum açma parola politikası
- Oturum açma parolası kuvveti
- Web oturumu süresi
- PDF şifreleme türü
- API
- Kullanıcı ve grup bilgileri erişimi
- İzin Verilen IP Aralıkları
- Hesap Paylaşımı
- Hesap paylaşım izinleri
- Sözleşme paylaşma denetimleri
- İmzalayan kimliği doğrulama
- Sözleşme imzalama parolası
- Belge parolası güvenlik düzeyi
- Coğrafi konuma göre imzalayanları engelleme
- Telefonla Kimlik Doğrulama
- Bilgi Tabanlı Kimlik Doğrulama (KBA)
- Sayfa çıkarmaya izin verme
- Belge bağlantısı kullanım süresi
- Web kancaları/geri çağırmalar için istemci sertifikası yükleme
- Zaman damgası
- Gönderim ayarları
- Oturum açtıktan sonra Gönder sayfasını gösterme
- Gönderimde alıcı adını zorunlu kılma
- Bilinen kullanıcılar için ad değerlerini kilitleme
- İzin verilen alıcı rolleri
- E-şahitlere izin verme
- Alıcı grupları
- CC alıcılar
- Alıcı Sözleşme Erişimi
- Gerekli alanlar
- Belge ekleme
- Alan düzleştirme
- Sözleşmelerde Değişiklik Yapma
- Sözleşme adı
- Diller
- Özel mesajlar
- İzin verilen imza türleri
- Hatırlatıcılar
- İmzalanan belge parola koruması
- Sözleşme Bildirimi'ni gönderme yolları
- İmzalayan tanımlama seçenekleri
- İçerik Koruması
- Noter işlemlerini etkinleştirme
- Belge Sona Erme Tarihi
- İmzaları önizleme, yerleştirme ve alan ekleme
- İmzalama sırası
- Liquid mode
- Özel iş akışı kontrolleri
- E-imza sayfası için yükleme seçenekleri
- İmza sonrası onay URL'sini yeniden yönlendirme
- Mesaj Şablonları
- Bio-Pharma Ayarları
- İş Akışı Entegrasyonu
- Noter Onayı Ayarları
- Ödeme Entegrasyonu
- İmzalayan Mesajları
- SAML Ayarları
- SAML Yapılandırması
- Microsoft Active Directory Federation Service'i yükleme
- Okta'yı yükleme
- OneLogin'i yükleme
- Oracle Identity Federation'ı yükleme
- SAML Yapılandırması
- Veri Yönetimi
- Zaman Damgası Ayarları
- Harici Arşiv
- Hesap Dilleri
- E-posta Ayarları
- echosign.com'dan adobesign.com'a geçiş
- Alıcılar için Seçenekleri Yapılandırma
- Yasal gereklilikler kılavuzu
- Erişilebilirlik
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR bölüm 11 ve EudraLex Ek 11
- Sağlık müşterileri
- IVES desteği
- Sözleşmeleri "Kasaya Alma"
- AB/İngiltere ile ilgili hususlar
- Sözleşmeleri Toplu Halde İndirme
- Etki alanı talep etme
- Kötüye Kullanım Bildirme bağlantıları
Sözleşmeleri Gönderme, İmzalama ve Yönetme
- Alıcı Seçenekleri
- E-posta hatırlatıcısını iptal etme
- E-imza sayfasındaki seçenekler
- E-imza sayfasına genel bakış
- Sözleşmeyi alan olmadan okumak için açma
- Sözleşme imzalamayı reddetme
- İmzalama yetkisi delege etme
- Sözleşmeyi yeniden başlatma
- Sözleşmenin PDF'sini indirme
- Sözleşme geçmişini görüntüleme
- Sözleşme mesajlarını görüntüleme
- Elektronik imzayı yazılı imzaya dönüştürme
- Yazılı imzadan elektronik imzaya dönüştürme
- Form alanları arasında gezinme
- Form alanlarından verileri temizleme
- E-imza sayfasını büyütme ve sayfada gezinme
- Sözleşme araçlarında ve bilgilerinde kullanılan dili değiştirme
- Yasal Uyarıları inceleme
- Acrobat Sign Çerez Tercihlerini Ayarlama
- Sözleşme Gönderme
- Belgelerde alan oluşturma
- Uygulama içi içerik oluşturma ortamı
- Otomatik alanı algılama
- İçerik oluşturma ortamını kullanarak alanları sürükleyip bırakma
- Form alanlarını alıcılara atama
- Önceden Doldurma rolü
- Alanları yeniden kullanılabilir alan şablonuyla uygulama
- Alanları yeni bir kitaplık şablonuna taşıma
- Sözleşme gönderme işlemleri için güncellenmiş içerik oluşturma ortamı
- Metin etiketli formlar oluşturma
- Acrobat ile formlar oluşturma (AcroForms)
- Alanlar
- İçerik Oluşturma Hakkında SSS
- Uygulama içi içerik oluşturma ortamı
- Sözleşmeleri İmzalama
- Sözleşmeleri Yönetme
- Yönet sayfasına genel bakış
- Sözleşmeleri delege etme
- Alıcıları Değiştirme
- Belge Görünürlüğünü Sınırlama
- Sözleşmeyi İptal Etme
- Yeni hatırlatıcılar oluşturma
- Hatırlatıcıları inceleme
- Hatırlatıcıyı iptal etme
- Power Automate akışlarına erişme
- Daha Fazla Eylem...
- Arama nasıl çalışır?
- Sözleşmeyi görüntüleme
- Sözleşmeden şablon oluşturma
- Sözleşmeleri görünümden gizleme/gösterme
- İmzalanan sözleşmeyi yükleme
- Gönderilmiş bir sözleşmenin dosyalarını veya alanlarını değiştirme
- Alıcının kimlik doğrulama yöntemini düzenleme
- Sona erme tarihi ekleme veya değiştirme
- Sözleşmeye not ekleme
- Tekil sözleşme paylaşma
- Sözleşmenin paylaşımını kaldırma
- Bireysel sözleşme indirme
- Sözleşmenin dosyalarını ayrı ayrı indirme
- Sözleşmenin Denetim Raporunu indirme
- Sözleşmenin alan içeriğini indirme
- Denetim Raporu
- Rapor ve Veri dışa aktarımları
- Genel bakış
- Raporlara kullanıcı erişimi verme
- Rapor çizelgeleri
- Veri Dışa Aktarımları
- Raporları/dışa aktarımları yeniden adlandırma
- Raporları/dışa aktarımları yineleme
- Rapor/dışa aktarım planlama
- Raporları/dışa aktarımları silme
- İşlem Kullanımını kontrol etme
Gelişmiş Sözleşme Özellikleri ve İş Akışları
- Web formları
- Yeniden Kullanılabilir Şablonlar (Şablon kitaplıkları)
- Acrobat Sign kitaplığındaki ABD resmi formları
- Kitaplık şablonu oluşturma
- Kitaplık şablonunun adını değiştirme
- Kitaplık şablonunun türünü değiştirme
- Kitaplık şablonunun izin düzeyini değiştirme
- Paylaşılan şablonları kopyalama, düzenleme ve kaydetme
- Kitaplık şablonları için toplu alan verilerini indirme
- Web formlarının ve kitaplık şablonlarının sahipliğini aktarma
- Power Automate İş Akışları
- Power Automate entegrasyonuna ve içerdiği yetkilere genel bakış
- Power Automate entegrasyonunu etkinleştirme
- Yönet sayfasındaki Bağlam İçi Eylemler
- Power Automate kullanımını takip etme
- Yeni akış oluşturma (Örnekler)
- Akışlarda kullanılan tetikleyiciler
- Acrobat Sign dışındaki akışları içe aktarma
- Akışları yönetme
- Akışları düzenleme
- Akışları paylaşma
- Akışları devre dışı bırakma veya etkinleştirme
- Akışları silme
- Faydalı Şablonlar
- Yalnızca yönetici
- Sözleşmeleri arşivleme
- Web formu sözleşmelerini arşivleme
- Tamamlanan web formu belgelerini SharePoint Kitaplığına kaydetme
- Tamamlanan web formu belgelerini OneDrive for Business'a kaydetme
- Tamamlanan belgeleri Google Drive'a kaydetme
- Tamamlanan web formu belgelerini Box'a kaydetme
- Sözleşme verilerini ayıklama
- Sözleşme bildirimleri
- Sözleşme içeriği ve imzalanan sözleşmeyle birlikte özel e-posta bildirimleri gönderme
- Adobe Acrobat Sign bildirimlerinizi Teams kanalında alma
- Adobe Acrobat Sign bildirimlerini Slack'e alma
- Adobe Acrobat Sign bildirimlerini Webex'e alma
- Sözleşme oluşturma
- Power App formundan ve Word şablonundan belge oluşturma ve imzaya gönderme
- OneDrive'da Word şablonundan sözleşme oluşturma ve imza alma
- Seçilen Excel satırı için sözleşme oluşturma, incelemeye ve imzaya gönderme
- Özel Gönderme iş akışları
- Kullanıcıları ve sözleşmeleri paylaşma
Diğer ürünlerle entegrasyon
- Acrobat Sign entegrasyonlarına genel bakış
- Salesforce için Acrobat Sign
- Microsoft için Acrobat Sign
- Diğer Entegrasyonlar
- İş ortağı tarafından yönetilen entegrasyonlar
- Entegrasyon anahtarı alma
Acrobat Sign Developer
- REST API'leri
- Web Kancaları
Destek ve Sorun Giderme
Veri Yönetimi/Veri Saklama Konusuna Genel Bakış
Adobe Acrobat Sign, hesap etkin olduğu sürece varsayılan olarak hizmet dahilindeki tüm müşteri belgelerini güvenle saklar.
Müşteri, sözleşmeleri açık bir şekilde silmek için harekete geçene kadar işlem bilgileri sistemde kalır.
- Acrobat Sign hizmeti, veri güvenliği ve kullanılabilirliğine yönelik PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II ve ISO 27001 gibi pek çok sektör standardıyla uyumludur.
Bir Müşterinin Acrobat Sign lisansının süresinin dolması veya sonlandırılmasının ardından Adobe; Müşterinin sözleşmelerini, denetim raporlarını veya diğer Müşteri verilerini saklama yükümlülüğü altında değildir.
Ancak Adobe bu tür verileri saklarsa veriler Müşterinin etkin bir Acrobat Sign lisansına sahip olduğu sırada tanımlanan saklama ilkelerine uygun olarak silinir.
Sözleşme kayıtlarını kendi sistemlerinde saklamayı tercih eden ve orijinal belgeleri Acrobat Sign sistemlerinden silmek isteyen müşteriler için Acrobat Sign'ın işlemi ne kadar süre saklaması gerektiğini belirten bir "saklama politikası" tanımlanabilir ve bu süre dolduktan sonra sözleşmeyi (ve isteğe bağlı olarak destekleyici denetimi/kişisel verileri) Acrobat Sign'dan otomatik olarak silebilir.
Saklama kuralları, yönetici menüsünün Veri Yönetimi bölümünde hesap düzeyinde bir yönetici tarafından tanımlanır.
- Grup düzeyindeki yöneticiler, saklama kurallarını oluşturma veya devre dışı bırakma yetkisine sahip değildir
- Hesap düzeyindeki ayarlar, hesaptaki tüm gruplar tarafından varsayılan değer olarak devralınır
- Hesap düzeyi ayarından farklı olmaları durumunda gruplar tek tek yapılandırılmalıdır
- Grup düzeyindeki ayarlar, hesap düzeyindeki ayarları her zaman geçersiz kılar
Belgeler/dosyalar/ekler - Sözleşmeler - İşlemler
- Belgeler/dosyalar/ekler, Acrobat Sign sistemine yüklenen ayrı dosyalardır. Sözleşmeyi oluşturan malzemelerdir.
- Sözleşmeler, Acrobat Sign'ın yüklenen dosyalardan oluşturduğu ve alıcıların doldurduğu ve/veya imzaladığı müşteriye yönelik nesnelerdir. "Sözleşme", hem imza alma sürecindeki nesneyi hem de oluşturulan son PDF'yi tanımlamak için kullanılan terimdir.
- İşlemler, Sözleşmeyi ve süreç sırasında sözleşme için/sözleşme tarafından oluşturulan ilgili tüm günlük kayıtlarını ve belgeleri kapsar. (ör. denetim raporları, kimlik doğrulama sonuçları, alan düzeyi veri .csv sayfaları)
Kural - RuleID
Kural terimi (bu makale bağlamında) önceden belirlenmiş bir işlemi tanımlar. Bu durumda, bir sözleşmenin Acrobat Sign sisteminden ne zaman silineceğini yöneten işlemdir. Başka bir nesneye (bu durumda sözleşmelere) değişken bir koşulu (sözleşmenin ne zaman silineceği) uygulama fikrini ifade etmek için kullanılan genel bir terimdir.
RuleID terimi, yapılandırılmış belirli bir kuralı açıklamak için kullanılır. Bir kural oluşturulduğunda, diğer tüm kurallardan ayırt edilebilmesi için kurala benzersiz bir ID (yani RuleID) atanır. Yapılandırılan ruleID, sözleşmeyle ilişkili olan değişmez nesnedir
Sözleşme İçin Sonlandırma Durumu
Sözleşme "sonlandırma durumuna" ulaştığında saklama kuralları tetiklenir.
Sözleşmenin tamamlanması için alıcıların başka bir işlem gerçekleştirmesine gerek kalmadığında sözleşme sonlandırma durumuna ulaşır. Üç sonlandırma durumu vardır:
- Tamamlandı: Sözleşmenin tüm alıcılarla ilgili tüm işlemleri başarıyla tamamladığında elde edilir.
- İptal Edildi: İptal edilen sözleşmeler, açık bir işlem ile durdurulmuştur. Bu işlem birkaç kaynaktan gelebilir:
- Gönderici tarafından iptal edilir
- Alıcı tarafından reddedilir
- Alıcı kimlik doğrulama hatası nedeniyle başarısız olur
- Sistem hatası nedeniyle başarısız olur
- Süresi Doldu: Tanımlanan süre içinde eylemsizliğe bağlı olarak son kullanma tarihine ulaşan sözleşmelerdir.
Sözleşme sonlandırma durumuna girdiğinde:
- Acrobat Sign, sözleşmeyi oluşturan kullanıcının grup düzeyindeki saklama kurallarını kontrol eder (sözleşme, sonlandırma durumuna geldiğinde kullanıcının dahil olduğu grup)
- Uygulanmakta olan grup düzeyinde bir kural yoksa hesap düzeyindeki kural kullanılır
- Hesap düzeyindeki kural da tanımlanmamışsa saklama kuralları tanımlanmaz ve sözleşmeye bir silinme tarihi atanmaz
- Sonlandırma durumuna geldiklerinde silinme tarihi atanmayan sözleşmeleri, GDPR araçlarıyla silmek hala mümkündür
Sözleşmeye bir saklama kuralı uygulanırsa:
- Sözleşmenin kural parametreleri uyarınca silinmesi planlanır
- Silme işlemi sırasında doğru kuralın uygulanmasını sağlamak için uygulanan kuralın RuleID'si işlemle ilişkilendirilir
Sonlandırma durumuna gelen sözleşme, belirlenen silme zamanına kadar bekletilir.
- Silme işlemine kalan gün sayısı değişmez.
- Örneğin: 14 gün tanımlanmışsa sözleşmenin sonlandırma durumuna gelmesinden tam olarak 14 gün (saniyesine kadar) sonra silme işlemi tetiklenir
Silme zamanı geldiğinde Acrobat Sign kuralın Devre dışı olup olmadığını belirlemek için RuleID'yi kontrol eder
- Kural Devre dışıysa herhangi bir işlem yapılmaz
- Kural Devre dışı bırakılmamışsa sözleşme silinir
- Denetim raporunu ve kişisel bilgileri (PII) silme seçeneği etkinse bu belgeler için tanımlanan zaman aralığına göre aynı işlem geçerlidir
- Resmi Kurum Kimliği kimlik doğrulama yöntemini kullanan hesaplar, kişisel bilgilerin bir parçası olarak imzalayan kimliği raporunu (alınmışsa) siler
- Denetim raporunu ve kişisel bilgileri (PII) silme seçeneği etkinse bu belgeler için tanımlanan zaman aralığına göre aynı işlem geçerlidir
Yapılandırma
Kullanılabilirlik:
Veri Yönetimi ortamı, ekip ve işletme lisans planlarında kullanılabilir.
Yapılandırma kapsamı:
Veri Yönetimi kurallarına hesap ve grup düzeylerinde erişilebilir.
Yönetici menüsünün Veri Yönetimi sekmesine gidilerek bu özelliğin arayüzü değerlendirilebilir.
Saklama kurallarını hesap düzeyinde yapılandırma
Öncelikle hesap düzeyindeki saklama işlemini (varsa) yapılandırın.
Tüm gruplar hesap düzeyindeki ayarları otomatik olarak devralır. Böylece amacınız tüm gruplar için tek bir politika uygulamaksa bu hedefe ulaşılmış olur:
- Hesap > Hesap Ayarları > Veri Yönetimi alanına gidin
- Artı simgesini tıklatın
Saklama Kuralı Oluştur penceresinde şunlar görüntülenir:
- Sözleşmenin sonlandırma durumuna geldikten sonra kaç gün saklanacağını tanımlayın
- Minimum değer 1 gündür
- Maksimum değer 5475 gündür (15 yıl)
- İsteğe bağlı olarak sözleşme denetim kaydı ve sözleşmeye dahil olan tarafların ilgili kişisel bilgileri için bir saklama süresi belirleyin
- Denetim kaydı ve kişisel bilgiler, en az sözleşmenin saklandığı süre kadar ve mümkünse daha uzun süre saklanmalıdır
- Bu seçenek etkinleştirilmezse denetim kaydı ve kişisel bilgiler, başka bir yöntemle (ör. GDPR silme) silinene kadar saklanır
İlk kural (yığının en üst kısmında bulunan ve Bitiş Tarihi olmayan) uygulanan geçerli kuraldır. Aynı anda herhangi bir grup için yalnızca bir kural uygulanabilir.
Yeni bir kural oluşturulmuşsa:
- Yeni kural, uygulanan geçerli kural haline gelir
- Yeni kural, kuralın oluşturulduğu Başlangıç Tarihi ile birlikte ve Bitiş Tarihi olmadan listenin en üst kısmına eklenir
- Yeni kural oluşturulduğunda önceden mevcut olan ve aktif olarak uygulanan bir kural varsa:
- Önceden mevcut olan kuralın, yeni sonlandırma durumuna gelmiş sözleşmeler için uygulanması sona erer
- Önceden mevcut olan kural, yeni (geçerli) kuralın hemen altına gelecek şekilde listede aşağı taşınır
- Önceden mevcut olan kurala, yeni (geçerli) kuralın Başlangıç Tarihi ile uyumlu olan bir Bitiş Tarihi değeri otomatik olarak uygulanır
Saklama kurallarını grup düzeyinde yapılandırma
Grup düzeyinde saklama kurallarını yapılandırarak, gruptaki geçerli kullanıcılar için devralınan hesap düzeyindeki kuralları geçersiz kılarsınız.
Bir kullanıcı, sözleşmeler devam ederken başka gruba geçecek olursa bu grupta sonlandırma durumuna giren tüm sözleşmeler için yeni grubun saklama kuralları geçerli olur.
Sözleşmeyi oluşturan kullanıcıyı yeni bir gruba taşımadan önce bir saklama kuralına sahip olan ve sonlandırma durumunda olan sözleşmelerde, uygulanan kuralın silme işleminden önce devre dışı bırakılmaması koşuluyla bu kuralın silme tarihi uygulanacaktır.
Yukarıdakiler dikkate alınarak, grup düzeyinde saklama kurallarının yapılandırılması yalnızca iki şekilde farklılık gösterir:
Bir grubun veri yönetimi sekmesine erişmek için:
- Account > Groups (Hesap > Gruplar) alanına gidin
- Düzenlemek istediğiniz grubu bir kez tıklatın
- Group Settings (Grup Ayarları) öğesini seçin
- Soldaki bölümden Data Governance (Veri Yönetimi) seçeneğini belirleyin
- Grup düzeyinde saklama kurallarının uygulanmaması, hesap düzeyinde kuralların geçerli olduğunu açıkça gösterir
- Artı simgesini tıklatarak yeni kurallar oluşturun (hesap düzeyinde arabirim için olduğu gibi)
Kurallar gruplarda oluşturulduktan sonra, grup düzeyindeki bu saklama kurallarına hesap düzeyinde Data Governance (Veri Yönetimi) sekmesinden erişebilirsiniz:
- Hesap > Hesap Ayarları > Veri Yönetimi alanına gidin
- Groups with Retention Rules (Saklama Kurallarına Sahip Gruplar) sekmesini tıklatın
- Düzenlemek istediğiniz grubun adını bir kez tıklatın
- View Group Retention Rules (Grup Saklama Kurallarını Görüntüle) seçeneğini belirlediğinizde, grup düzeyinde Data Governance (Veri Yönetimi) sayfası açılır
Grup düzeyindeki kuralları yapılandırırken Retain all agreements for this group (Bu grubun tüm sözleşmelerini sakla) seçeneği de kullanılabilir.
Bu seçenek, bir grubun hesap düzeyindeki bir saklama kuralını geçersiz kılmasına ve tüm sözleşmeleri (gruptaki kullanıcılar için) süresiz olarak saklamasına olanak tanır.
Saklama kuralı durumu
Etkin: Kural uygulanırken sonlandırma durumuna giren sözleşmeler için hala geçerli olan kurallar
- Uygulanan geçerli kural her zaman listenin en üst kısmında yer alır ve Bitiş Tarihi içermez
Devre dışı: Devre dışı bırakılan kurallar artık uygulanmaz. Bir sözleşme, devre dışı bırakılmış bir kurala tabiyken sonlandırma durumuna ulaşırsa hedef silme gününde silinmez
- Devre dışı bırakılan kurallar gri renktedir
- Devre dışı bırakılan kurallar yeniden etkinleştirilemeyebilir
Süresi doldu: Süresi dolan kuralların, silinmeyi bekleyen sonlandırma durumunda sözleşmeleri yoktur
- Örneğin, bitiş tarihi 10 Mart olan 14 günlük bir kural varsa kural kapsamındaki tüm sözleşmeler zaten silindiği için kuralın süresi 24 Mart gününün sonunda dolacaktır
Eski: Eski arka uç ayarıyla yönetilen saklama politikasına sahip müşteriler, bu politikanın Eski saklama kuralı olarak yansımasını deneyimleyecektir.
- Eski kural kapsamında zaten silinmek üzere önceden programlanmış olan sözleşmelere (yeni kurallar uygulamaya koyulmadan önce), eski kuralın silme tarihi uygulanacaktır
Kuralları duruma göre filtreleme
Saklama kuralları listesi, tablonun sağ üst köşesindeki "hamburger" simgesi tıklatılarak filtrelenebilir.
Bu seçenek kümesi aşağıdakilere göre filtreleme yapmanızı sağlar:
- Tüm kurallar: Varsayılan değer
- Yalnızca etkin olan kurallar
- Yalnızca devre dışı bırakılan kurallar
- Yalnızca süresi dolan kurallar
Ayrıca sayfa başına 15, 30 veya 50 kayıt getirme seçeneğine de sahipsiniz.
Bir kuralı devre dışı bırakma
Bir kuralın devre dışı bırakılması işlemi geri alınamaz.
Bir kuralın devre dışı bırakılması, kurala tabi olan tüm sözleşmeler için herhangi bir silinme tarihinin uygulanmamasına yol açar.
Bu durumda, bu sözleşmelerin GDPR araçları kullanılarak silinmesi gerekir.
Bir kuralı devre dışı bırakmak için:
- Kuralı seçin
- Devre dışı bırak bağlantısını tıklatın
Silinen Gruplar
Saklama, grup düzeyindeki ayarları temel alır (açık bir şekilde ayarlanır veya hesap düzeyindeki ayarlardan devralınır).
Uygulanan saklama kurallarının gelecekte denetlenebilmesi için kural geçmişinin korunması gerekir.
Bu nedenle GroupID tamamen silinmez. Bunun yerine, gerekli ayarlar korunur ve hesap düzeyindeki yöneticinin Gruplara erişimi üzerinden incelenebilir/düzenlenebilir.
Silinen gruplar, Gruplar sayfasında "hamburger" simgesini tıklatarak ve Yalnızca Silinen Grupları Göster'i seçerek görüntülenebilir
Düzenlenecek grubu bir kez tıklatın ve Grup Ayarları bağlantısını tıklatın.
- Kurallar, grup etkin olduğunda yapıldığı gibi oluşturulabilir ve devre dışı bırakılabilir
API tabanlı Silme işlemi
İsteğe bağlı saklama özelliği, müşteri yöneticilerinin belgeleri tek tek kaldırmak için Acrobat Sign API'sini kullanma imkanına sahip olduğu durumlarda etkinleştirilebilir.
- Kullanılan API çağrısı: DELETE /agreements/{agreementId}/documents
Bu seçeneği etkinleştirmek için Destek ekibiyle iletişime geçin.
- Sözleşmeler sonlandırma durumuna ulaşırken yalnızca bir kural uygulanabilir
- Hedef silme tarihi olan sözleşmeler (kural kapsamına göre) olduğu sürece kural etkin kaldığından, birden fazla kural Etkinleştirilebilir
- Devre dışı bırakılan kurallar yeniden etkinleştirilemeyebilir. Devre dışı bırakma işlemi kalıcıdır
- Saklama kuralları, sözleşme oluşturulduğunda değil, sonlandırma durumuna girdiğinde uygulanır
- Uygulanan saklama kuralı, sözleşmeyi oluşturan kullanıcının sözleşme sonlandırma durumuna girdiği sırada bulunduğu grubu temel alır
- Sözleşme sonlandırma durumuna girdikten sonra bir sözleşmeye uygulanan saklama kurallarını bekleme süresi için düzenlemek mümkün değildir
- Sözleşmenin silinmesini önlemek için bir kuralı devre dışı bırakabilirsiniz ancak bu, kurala tabi olan ve henüz silinmemiş olan tüm sözleşmelerin silinmesini engeller
- Bir sözleşmenin denetim raporunu kontrol ederek ve tamamlandığı tarihle çeşitli saklama kurallarınızın tarih aralıklarını karşılaştırarak bu sözleşme için hangi kuralın geçerli olduğunu belirleyebilirsiniz
- Yükleme yapabileceğiniz maksimum saklama süresi 5475 gündür