Kullanıcı Kılavuzu İptal

Veri yönetimi kurallarını yapılandırma

 

Adobe Acrobat Sign Kılavuzu

Yenilikler

  1. Ön Sürüm Notları
  2. Sürüm Notları
  3. Önemli Bildirimler

Başlayın

  1. Yöneticiler için hızlı başlangıç kılavuzu
  2. Kullanıcılar için hızlı başlangıç kılavuzu
  3. Geliştiriciler için
  4. Video eğitim kitaplığı
  5. SSS

Yönetim

  1. Admin Console'a Genel Bakış
  2. Kullanıcı Yönetimi
    1. Kullanıcı Ekleme
    2. Kullanıcıları Toplu Olarak Ekleme
    3. Dizinden Kullanıcı Ekleme
    4. MS Azure Active Directory'den Kullanıcı Ekleme
    5. Fonksiyon odaklı kullanıcılar oluşturma
      1. Teknik hesaplar - API odaklı
      2. Hizmet hesapları - Manuel olarak yönlendirilen
    6. Sağlama hataları olan kullanıcıları kontrol etme
    7. Ad/E-posta Adresi Değiştirme
    8. Kullanıcının grup üyeliğini düzenleme
    9. Bir kullanıcının grup üyeliğini grup arayüzü üzerinden düzenleme
    10. Bir kullanıcıyı yönetici rolüne yükseltme
    11. Kullanıcı Kimlik Türleri ve SSO
    12. Kullanıcı Kimliğini Değiştirme
    13. Kullanıcıların Kimliğini MS Azure ile Doğrulama
    14. Kullanıcıların Kimliğini Google Federation ile Doğrulama
    15. Ürün Profilleri
    16. Oturum Açma Deneyimi
  3. Hesap/Grup Ayarları
    1. Ayarlara Genel Bakış
    2. Global Ayarlar
      1. Hesap düzeyi ve kimliği
      2. Kendi Kendine İmzalı İş Akışları
      3. Toplu Halde Gönder
      4. Web Formları
      5. Özel Gönderme İş Akışları
      6. Power Automate İş Akışları
      7. Kitaplık Belgeleri
      8. Sözleşmelerle form verileri toplama
      9. Sınırlı Belge Görünürlüğü
      10. İmzalanan sözleşmenin PDF kopyasını ekleme
      11. E-postaya bağlantı ekleme
      12. E-postaya görüntü ekleme
      13. E-postalara eklenen dosyalar şu şekilde adlandırılır:
      14. Belgelere denetim raporu ekleme
      15. Birden çok belgeyi tek bir belgede birleştirme
      16. İmzalanan belgeyi yükleme
      17. Hesabımdaki kullanıcılar için delegasyon
      18. Harici alıcıların delege etmesine izin verme
      19. İmzalama yetkisi
      20. Gönderme yetkisi
      21. Elektronik Mühür ekleme yetkisi
      22. Varsayılan saat dilimini ayarlama
      23. Varsayılan tarih formatını ayarlama
      24. Birden Çok Gruptaki Kullanıcılar (UMG)
        1. UMG kullanmak için yükseltme
      25. Grup Yöneticisi İzinleri
      26. Alıcıyı değiştirme
      27. Denetim Raporu
        1. Genel Bakış
        2. İşlem doğrulama sayfasında kimliği doğrulanmamış erişime izin verme
        3. Hatırlatıcı ekleme
        4. Görüntüleme olaylarını ekleme
        5. Sözleşme sayfası/ek sayısı ekleme
      28. Ürün İçi Mesajlar ve Rehberlik
      29. Erişilebilir PDF'ler
      30. Yeni içerik oluşturma deneyimi
      31. Sağlık müşterisi
    3. Hesap Ayarları
      1. Logo ekleme
      2. Şirket Ana Bilgisayar Adını/URL'sini özelleştirme
      3. Şirket adı ekleme
    4. İmza Tercihleri
      1. İyi biçimlendirilmiş imzalar
      2. Alıcıların imza eklemesine izin verme
      3. İmzalayanlar adlarını değiştirebilir
      4. Alıcıların kayıtlı imzalarını kullanmasına izin verme
      5. Özel Kullanım Koşulları ve Tüketici Açıklaması
      6. Alıcıları form alanlarında gezindirme
      7. İmzalamayı reddetme
      8. Zaman Dalgaları iş akışlarına izin verme
      9. İmzalayanlardan Unvanlarını veya Şirketlerini sağlamalarını isteme
      10. İmzalayanların ıslak imza yazdırmasına ve yerleştirmesine izin verme
      11. E-imzalama sırasında mesajları gösterme
      12. İmzalayanlardan imzalarını oluştururken mobil cihaz kullanmalarını isteme
      13. İmzalayanlardan IP adresi isteme
      14. Katılım damgasında şirket adını ve unvanı hariç tutma
    5. Dijital İmzalar
      1. Genel Bakış
      2. İndirme ve Acrobat ile İmzalama
      3. Bulut İmzaları ile İmzalama
      4. Kimlik Sağlayıcıları için meta verileri ekleme
      5. Sınırlı Bulut İmza Sağlayıcıları
    6. Elektronik Mühürler
    7. Dijital Kimlik
      1. Dijital Kimlik Ağ Geçidi
      2. Kimlik Kontrolü politikası
    8. Rapor Ayarları
      1. Yeni rapor deneyimi
      2. Klasik rapor ayarları
    9. Güvenlik Ayarları
      1. Tekli Oturum Açma ayarları
      2. Beni Hatırla ayarları
      3. Oturum açma parola politikası
      4. Oturum açma parolası kuvveti
      5. Web oturumu süresi
      6. PDF şifreleme türü
      7. API
      8. Kullanıcı ve grup bilgileri erişimi
      9. İzin Verilen IP Aralıkları
      10. Hesap Paylaşımı
      11. Hesap paylaşım izinleri
      12. Sözleşme paylaşma denetimleri
      13. İmzalayan kimliği doğrulama
      14. Sözleşme imzalama parolası
      15. Belge parolası güvenlik düzeyi
      16. Coğrafi konuma göre imzalayanları engelleme
      17. Telefonla Kimlik Doğrulama
      18. Bilgi Tabanlı Kimlik Doğrulama (KBA)
      19. Sayfa çıkarmaya izin verme
      20. Belge bağlantısı kullanım süresi
      21. Web kancaları/geri çağırmalar için istemci sertifikası yükleme
      22. Zaman damgası
    10. Gönderim ayarları
      1. Oturum açtıktan sonra Gönder sayfasını gösterme
      2. Gönderimde alıcı adını zorunlu kılma
      3. Bilinen kullanıcılar için ad değerlerini kilitleme
      4. İzin verilen alıcı rolleri
      5. Alıcı grupları
      6. Gerekli alanlar
      7. Belge ekleme
      8. Alan düzleştirme
      9. Sözleşmelerde Değişiklik Yapma
      10. Sözleşme adı
      11. Diller
      12. Özel mesajlar
      13. İzin verilen imza türleri
      14. Hatırlatıcılar
      15. İmzalanan belge parola koruması
      16. İmzalayan tanımlama seçenekleri
        1. Genel Bakış
        2. İmzalama parolası
        3. E-posta ile Tek Kullanımlık Parola
        4. Acrobat Sign kimlik doğrulaması
        5. Telefonla kimlik doğrulama
        6. Bulut tabanlı dijital imza
        7. Bilgiye dayalı kimlik doğrulama
        8. Resmi Kimlik
        9. İmzalayan Kimliği raporları
      17. İçerik Koruması
      18. Noter işlemlerini etkinleştirme
      19. Belge Sona Erme Tarihi
      20. İmzaları önizleme, yerleştirme ve alan ekleme
      21. İmzalama sırası
      22. Liquid mode
      23. Özel iş akışı kontrolleri
      24. E-imza sayfası için yükleme seçenekleri
      25. İmza sonrası onay URL'sini yeniden yönlendirme
    11. Mesaj Şablonları
    12. Bio-Pharma Ayarları
      1. Genel Bakış
      2. Kimlik doğrulamayı uygulama
      3. İmzalama nedenleri
    13. İş Akışı Entegrasyonu
    14. Noter Onayı Ayarları
    15. Ödeme Entegrasyonu
    16. İmzalayan Mesajları
    17. SAML Ayarları
      1. SAML Yapılandırması
      2. Microsoft Active Directory Federation Service'i yükleme
      3. Okta'yı yükleme
      4. OneLogin'i yükleme
      5. Oracle Identity Federation'ı yükleme
    18. Veri Yönetimi
    19. Zaman Damgası Ayarları
    20. Harici Arşiv
    21. Hesap Dilleri
    22. E-posta Ayarları
      1. E-posta üstbilgi/altbilgi görüntüleri
      2. Bireysel kullanıcı e-posta altbilgisine izin verme
      3. İmza Gerekli e-postasını özelleştirme
      4. Kime ve Bilgi alanlarını kişiselleştirme
      5. Özel e-posta şablonları
      6. Bağlantısız Bildirimleri Etkinleştir
    23. echosign.com'dan adobesign.com'a geçiş
    24. Alıcılar için Seçenekleri Yapılandırma
  4. Yasal gereklilikler kılavuzu
    1. Erişilebilirlik
      1. Erişilebilirlik Uyumluluğu
      2. Acrobat masaüstü ile erişilebilir formlar oluşturma
      3. Erişilebilir AcroForms oluşturma
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR'ye Genel Bakış
      2. Kullanıcıyı redakte etme
      3. Kullanıcının sözleşmelerini redakte etme
    4. 21 CFR bölüm 11 ve EudraLex Ek 11
      1. 21 CRF bölüm 11 doğrulama paketi
      2. 21 CFR ve EudraLex Ek 11 el kitabı
      3. Paylaşılan sorumluluklar analizi
    5. Sağlık müşterileri
    6. IVES desteği
    7. Senet kağıdı için eOriginal ile elektronik olarak kasaya alma
    8. AB/İngiltere ile ilgili hususlar
      1. AB/İngiltere Sınır ötesi işlemleri ve eIDAS
      2. Elektronik olarak imzalanan senetler için HMLR gereksinimleri
      3. Brexit'in Birleşik Krallık'taki e-imza yasalarına etkisi
  5. Sözleşmeleri Toplu Halde İndirme
  6. Etki alanı talep etme

Sözleşmeleri Gönderme, İmzalama ve Yönetme

  1. Alıcı Seçenekleri
    1. E-posta hatırlatıcısını iptal etme
    2. E-imza sayfasındaki seçenekler
      1. E-imza sayfasına genel bakış
      2. Sözleşmeyi alan olmadan okumak için açma
      3. Sözleşme imzalamayı reddetme
      4. İmzalama yetkisi delege etme
      5. Sözleşmeyi yeniden başlatma
      6. Sözleşmenin PDF'sini indirme
      7. Sözleşme geçmişini görüntüleme
      8. Sözleşme mesajlarını görüntüleme
      9. Elektronik imzayı yazılı imzaya dönüştürme
      10. Yazılı imzadan elektronik imzaya dönüştürme 
      11. Form alanları arasında gezinme
      12. Form alanlarından verileri temizleme
      13. E-imza sayfasını büyütme ve sayfada gezinme
      14. Sözleşme araçlarında ve bilgilerinde kullanılan dili değiştirme
      15. Yasal Uyarıları inceleme
      16. Acrobat Sign Çerez Tercihlerini Ayarlama
  2. Sözleşme Gönderme
    1. Gönder sayfasına genel bakış
    2. Yalnızca kendinize bir sözleşme gönderme
    3. Diğer kullanıcılara sözleşme gönderme
    4. Islak İmzalar
    5. Alıcı imzalama sırası
    6. Toplu Halde Gönder
      1. Toplu Halde Gönder özelliğine genel bakış
      2. Toplu Halde Gönder - manuel alıcılar
      3. Toplu Halde Gönder - CSV yükleme
      4. Toplu Halde Gönder işlemini iptal etme
      5. Toplu Halde Gönder hatırlatıcıları ekleme
      6. Toplu Halde Gönder için raporlama
  3. Belgelerde alan oluşturma
    1. Uygulama içi içerik oluşturma ortamı
      1. Otomatik alanı algılama
      2. İçerik oluşturma ortamını kullanarak alanları sürükleyip bırakma
      3. Form alanlarını alıcılara atama
      4. Önceden Doldurma rolü
      5. Alanları yeniden kullanılabilir alan şablonuyla uygulama
      6. Alanları yeni bir kitaplık şablonuna taşıma
      7. Sözleşme gönderme işlemleri için güncellenmiş içerik oluşturma ortamı
    2. Metin etiketli formlar oluşturma
    3. Acrobat ile formlar oluşturma (AcroForms)
      1. AcroForm oluşturma
      2. Erişilebilir PDF oluşturma
    4. Alanlar
      1. Alan türleri
        1. Yaygın alan türleri
        2. Satır İçi Görüntüler
        3. Damga Görüntüleri
      2. Alan içeriği görünümü
      3. Alan doğrulamaları
      4. Maskelenmiş alan değerleri
      5. Göster/gizle koşullarını ayarlama
      6. Hesaplanan alanlar 
    5. İçerik Oluşturma Hakkında SSS
  4. Sözleşmeleri İmzalama
    1. Size gönderilen sözleşmeleri imzalama
    2. Doldur ve İmzala
    3. Kendi kendine imzalama
  5. Sözleşmeleri Yönetme
    1. Yönet sayfasına genel bakış
    2. Sözleşmeleri delege etme
    3. Alıcıları Değiştirme
    4. Belge Görünürlüğünü Sınırlama 
    5. Sözleşmeyi İptal Etme 
    6. Yeni hatırlatıcılar oluşturma
    7. Hatırlatıcıları inceleme
    8. Hatırlatıcıyı iptal etme
    9. Daha Fazla Eylem...
      1. Arama nasıl çalışır?
      2. Sözleşmeyi görüntüleme
      3. Sözleşmeden şablon oluşturma
      4. Sözleşmeleri görünümden gizleme/gösterme
      5. İmzalanan sözleşmeyi yükleme
      6. Gönderilmiş bir sözleşmenin dosyalarını veya alanlarını değiştirme
      7. Alıcının kimlik doğrulama yöntemini düzenleme
      8. Sona erme tarihi ekleme veya değiştirme
      9. Sözleşmeye not ekleme
      10. Tekil sözleşme paylaşma
      11. Sözleşmenin paylaşımını kaldırma
      12. Bireysel sözleşme indirme
      13. Sözleşmenin dosyalarını ayrı ayrı indirme
      14. Sözleşmenin Denetim Raporunu indirme
      15. Sözleşmenin alan içeriğini indirme
  6. Denetim Raporu
  7. Rapor ve Veri dışa aktarımları
    1. Genel Bakış
    2. Raporlara kullanıcı erişimi verme
    3. Rapor çizelgeleri
      1. Yeni bir rapor oluşturma
      2. Sözleşme Raporları
      3. İşlem Raporları
      4. Ayarlar Etkinlik Raporu
      5. Raporları düzenleme
    4. Veri Dışa Aktarımları 
      1. Yeni bir veri dışa aktarımı oluşturma
      2. Veri dışa aktarımlarını düzenleme
      3. Dışa aktarılan veri içeriklerini yenileme
      4. Veri dışa aktarımlarını indirme
    5. Raporları/dışa aktarımları yeniden adlandırma
    6. Raporları/dışa aktarımları yineleme
    7. Rapor/dışa aktarım planlama
    8. Raporları/dışa aktarımları silme
    9. İşlem Kullanımını kontrol etme

Gelişmiş Sözleşme Özellikleri ve İş Akışları

  1. Web formları 
    1. Web formu oluşturma
    2. Web formunu düzenleme
    3. Web formunu Devre Dışı Bırakma/Etkinleştirme
    4. Web formunu Gizleme/Gösterme
    5. URL veya komut dosyası kodu bulma 
    6. Web formu alanlarını URL parametreleriyle önceden doldurma
    7. Daha sonra tamamlamak için web formu kaydetme
    8. Web formlarını yeniden boyutlandırma
  2. Yeniden Kullanılabilir Şablonlar (Şablon kitaplıkları)
    1. Acrobat Sign kitaplığındaki ABD resmi formları
    2. Kitaplık şablonu oluşturma
    3. Kitaplık şablonunun adını değiştirme
    4. Kitaplık şablonunun türünü değiştirme
    5. Kitaplık şablonunun izin düzeyini değiştirme
    6. Paylaşılan şablonları kopyalama, düzenleme ve kaydetme
    7. Kitaplık şablonları için toplu alan verilerini indirme
  3. Web formlarının ve kitaplık şablonlarının sahipliğini aktarma
  4. Power Automate İş Akışları 
    1. Power Automate entegrasyonuna ve içerdiği yetkilere genel bakış
    2. Power Automate entegrasyonunu etkinleştirme
    3. Power Automate kullanımını takip etme
    4. Yeni akış oluşturma (Örnekler)
    5. Akışlarda kullanılan tetikleyiciler
    6. Acrobat Sign dışındaki akışları içe aktarma
    7. Akışları yönetme
    8. Akışları düzenleme
    9. Akışları paylaşma
    10. Akışları devre dışı bırakma veya etkinleştirme
    11. Akışları silme
    12. Faydalı Şablonlar
      1. Yalnızca yönetici
        1. Tamamlanan tüm belgeleri SharePoint'e kaydetme
        2. Tamamlanan tüm belgeleri OneDrive for Business'a kaydetme
        3. Tamamlanan tüm belgeleri Google Drive'a kaydetme
        4. Tamamlanan tüm belgeleri DropBox'a kaydetme
        5. Tamamlanan tüm belgeleri Box'a kaydetme
      2. Sözleşmeleri arşivleme
        1. Tamamlanan belgelerinizi SharePoint'e kaydetme
        2. Tamamlanan belgelerinizi One Drive for Business'a kaydetme
        3. Tamamlanan belgelerinizi Google Drive'a kaydetme
        4. Tamamlanan belgeleri DropBox'a kaydetme
        5. Tamamlanan belgelerinizi Box'a kaydetme
      3. Web formu sözleşmelerini arşivleme
        1. Tamamlanan web formu belgelerini SharePoint Kitaplığına kaydetme
        2. Tamamlanan web formu belgelerini OneDrive for Business'a kaydetme
        3. Tamamlanan belgeleri Google Drive'a kaydetme
        4. Tamamlanan web formu belgelerini Box'a kaydetme
      4. Sözleşme verilerini ayıklama
        1. İmzalanan belgelerden form alanı verilerini ayıklama ve Excel sayfasını güncelleme
      5. Sözleşme bildirimleri
        1. Sözleşme içeriği ve imzalanan sözleşmeyle birlikte özel e-posta bildirimleri gönderme
        2. Adobe Acrobat Sign bildirimlerinizi Teams kanalında alma
        3. Adobe Acrobat Sign bildirimlerini Slack'e alma
        4. Adobe Acrobat Sign bildirimlerini Webex'e alma
      6. Sözleşme oluşturma
        1. Power App formundan ve Word şablonundan belge oluşturma ve imzaya gönderme
        2. OneDrive'da Word şablonundan sözleşme oluşturma ve imza alma
        3. Seçilen Excel satırı için sözleşme oluşturma, incelemeye ve imzaya gönderme
  5. Özel Gönderme iş akışları
    1. Özel Gönderme İş Akışlarına Genel Bakış
    2. Yeni Gönderme İş Akışı oluşturma
    3. Gönderme İş Akışını Düzenleme
    4. Gönderme İş Akışlarını Etkinleştirme veya Devre Dışı Bırakma
    5. Gönderme İş Akışlarıyla sözleşme gönderme
  6. Kullanıcıları ve sözleşmeleri paylaşma
    1. Kullanıcı paylaşma
    2. Sözleşme paylaşma

Diğer ürünlerle entegrasyon

  1.  Acrobat Sign entegrasyonlarına genel bakış
  2. Salesforce için Acrobat Sign
  3. Microsoft için Acrobat Sign
    1. Microsoft 365 için Acrobat Sign
    2. Outlook için Acrobat Sign
    3. Word/PowerPoint için Acrobat Sign
    4. Teams için Acrobat Sign
    5. Microsoft PowerApps ve Power Automate için Acrobat Sign
    6. Microsoft Arama İşlevi için Acrobat Sign Bağlayıcı
    7. Microsoft Dynamics için Acrobat Sign 
    8. Microsoft SharePoint için Acrobat Sign 
  4. Diğer Entegrasyonlar
    1. ServiceNow için Acrobat Sign
    2. HR ServiceNow için Acrobat Sign
    3. SAP SuccessFactors için Acrobat Sign
    4. Workday için Acrobat Sign
    5. NetSuite için Acrobat Sign
    6. VeevaVault için Acrobat Sign
    7. Coupa BSM Suite için Acrobat Sign
  5. İş ortağı tarafından yönetilen entegrasyonlar
  6. Entegrasyon anahtarı alma

Acrobat Sign Developer

  1. REST API'leri 
    1. Yöntem belgeleri
    2. SDK/Geliştirici Kılavuzu
    3. API hakkında SSS    
  2. Web Kancaları 
    1. Web kancalarına genel bakış
    2. Yeni web kancası yapılandırma
    3. Web kancasını görüntüleme veya düzenleme
    4. Web kancalarını devre dışı bırakma veya yeniden etkinleştirme
    5. Web kancasını silme
    6. İki yönlü SSL sertifikaları
    7. API'deki web kancaları

Destek ve Sorun Giderme

  1. Müşteri Desteği Kaynakları
  2. Kurumsal Müşteri Başarı Kaynakları

Veri Yönetimi/Veri Saklama Konusuna Genel Bakış

Adobe Acrobat Sign, hesap etkin olduğu sürece varsayılan olarak hizmet dahilindeki tüm müşteri belgelerini güvenle saklar.

Müşteri, sözleşmeleri açık bir şekilde silmek için harekete geçene kadar işlem bilgileri sistemde kalır.

  • Acrobat Sign hizmeti, veri güvenliği ve kullanılabilirliğine yönelik PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II ve ISO 27001 gibi pek çok sektör standardıyla uyumludur.
Not:

Bir Müşterinin Acrobat Sign lisansının süresinin dolması veya sonlandırılmasının ardından Adobe; Müşterinin sözleşmelerini, denetim raporlarını veya diğer Müşteri verilerini saklama yükümlülüğü altında değildir.

Ancak Adobe bu tür verileri saklarsa veriler Müşterinin etkin bir Acrobat Sign lisansına sahip olduğu sırada tanımlanan saklama ilkelerine uygun olarak silinir.

Sözleşme kayıtlarını kendi sistemlerinde saklamayı tercih eden ve orijinal belgeleri Acrobat Sign sistemlerinden silmek isteyen müşteriler için Acrobat Sign'ın işlemi ne kadar süre saklaması gerektiğini belirten bir "saklama politikası" tanımlanabilir ve bu süre dolduktan sonra sözleşmeyi (ve isteğe bağlı olarak destekleyici denetimi/kişisel verileri) Acrobat Sign'dan otomatik olarak silebilir.

Saklama kuralları, yönetici menüsünün Veri Yönetimi bölümünde hesap düzeyinde bir yönetici tarafından tanımlanır.

  • Grup düzeyindeki yöneticiler, saklama kurallarını oluşturma veya devre dışı bırakma yetkisine sahip değildir
  • Hesap düzeyindeki ayarlar, hesaptaki tüm gruplar tarafından varsayılan değer olarak devralınır
    • Hesap düzeyi ayarından farklı olmaları durumunda gruplar tek tek yapılandırılmalıdır
    • Grup düzeyindeki ayarlar, hesap düzeyindeki ayarları her zaman geçersiz kılar
Veri Yönetimine gidin

Belgeler/dosyalar/ekler - Sözleşmeler - İşlemler

  • Belgeler/dosyalar/ekler, Acrobat Sign sistemine yüklenen ayrı dosyalardır. Sözleşmeyi oluşturan malzemelerdir.
  • Sözleşmeler, Acrobat Sign'ın yüklenen dosyalardan oluşturduğu ve alıcıların doldurduğu ve/veya imzaladığı müşteriye yönelik nesnelerdir. "Sözleşme", hem imza alma sürecindeki nesneyi hem de oluşturulan son PDF'yi tanımlamak için kullanılan terimdir.
  • İşlemler, Sözleşmeyi ve süreç sırasında sözleşme için/sözleşme tarafından oluşturulan ilgili tüm günlük kayıtlarını ve belgeleri kapsar. (ör. denetim raporları, kimlik doğrulama sonuçları, alan düzeyi veri .csv sayfaları)

 

Kural - RuleID

Kural terimi (bu makale bağlamında) önceden belirlenmiş bir işlemi tanımlar. Bu durumda, bir sözleşmenin Acrobat Sign sisteminden ne zaman silineceğini yöneten işlemdir. Başka bir nesneye (bu durumda sözleşmelere) değişken bir koşulu (sözleşmenin ne zaman silineceği) uygulama fikrini ifade etmek için kullanılan genel bir terimdir.

RuleID terimi, yapılandırılmış belirli bir kuralı açıklamak için kullanılır. Bir kural oluşturulduğunda, diğer tüm kurallardan ayırt edilebilmesi için kurala benzersiz bir ID (yani RuleID) atanır. Yapılandırılan ruleID, sözleşmeyle ilişkili olan değişmez nesnedir

 

Sözleşme İçin Sonlandırma Durumu

Sözleşme "sonlandırma durumuna" ulaştığında saklama kuralları tetiklenir.

Sözleşmenin tamamlanması için alıcıların başka bir işlem gerçekleştirmesine gerek kalmadığında sözleşme sonlandırma durumuna ulaşır.  Üç sonlandırma durumu vardır:

  • Tamamlandı: Sözleşmenin tüm alıcılarla ilgili tüm işlemleri başarıyla tamamladığında elde edilir.
  • İptal Edildi: İptal edilen sözleşmeler, açık bir işlem ile durdurulmuştur. Bu işlem birkaç kaynaktan gelebilir:
    • Gönderici tarafından iptal edilir
    • Alıcı tarafından reddedilir
    • Alıcı kimlik doğrulama hatası nedeniyle başarısız olur
    • Sistem hatası nedeniyle başarısız olur
  • Süresi Doldu: Tanımlanan süre içinde eylemsizliğe bağlı olarak son kullanma tarihine ulaşan sözleşmelerdir.

Nasıl kullanılır?

Sözleşme sonlandırma durumuna girdiğinde:

  • Acrobat Sign, sözleşmeyi oluşturan kullanıcının grup düzeyindeki saklama kurallarını kontrol eder (sözleşme, sonlandırma durumuna geldiğinde kullanıcının dahil olduğu grup)
    • Uygulanmakta olan grup düzeyinde bir kural yoksa hesap düzeyindeki kural kullanılır
    • Hesap düzeyindeki kural da tanımlanmamışsa saklama kuralları tanımlanmaz ve sözleşmeye bir silinme tarihi atanmaz

 

Sözleşmeye bir saklama kuralı uygulanırsa:

  • Sözleşmenin kural parametreleri uyarınca silinmesi planlanır
  • Silme işlemi sırasında doğru kuralın uygulanmasını sağlamak için uygulanan kuralın RuleID'si işlemle ilişkilendirilir

 

Sonlandırma durumuna gelen sözleşme, belirlenen silme zamanına kadar bekletilir.

  • Silme işlemine kalan gün sayısı değişmez. 
    • Örneğin: 14 gün tanımlanmışsa sözleşmenin sonlandırma durumuna gelmesinden tam olarak 14 gün (saniyesine kadar) sonra silme işlemi tetiklenir

 

Silme zamanı geldiğinde Acrobat Sign kuralın Devre dışı olup olmadığını belirlemek için RuleID'yi kontrol eder

  • Kural Devre dışıysa herhangi bir işlem yapılmaz
  • Kural Devre dışı bırakılmamışsa sözleşme silinir
    • Denetim raporunu ve kişisel bilgileri (PII) silme seçeneği etkinse bu belgeler için tanımlanan zaman aralığına göre aynı işlem geçerlidir
      • Resmi Kurum Kimliği kimlik doğrulama yöntemini kullanan hesaplar, kişisel bilgilerin bir parçası olarak imzalayan kimliği raporunu (alınmışsa) siler

Yapılandırma

Kullanılabilirlik:

Veri Yönetimi ortamı, ekip ve işletme lisans planlarında kullanılabilir.

Yapılandırma kapsamı:

Veri Yönetimi kurallarına hesap ve grup düzeylerinde erişilebilir.

Yönetici menüsünün Veri Yönetimi sekmesine gidilerek bu özelliğin arayüzü değerlendirilebilir.

Kural oluşturun

Saklama kurallarını hesap düzeyinde yapılandırma

Öncelikle hesap düzeyindeki saklama işlemini (varsa) yapılandırın.

Tüm gruplar hesap düzeyindeki ayarları otomatik olarak devralır. Böylece amacınız tüm gruplar için tek bir politika uygulamaksa bu hedefe ulaşılmış olur:

  • Hesap > Hesap Ayarları > Veri Yönetimi alanına gidin
  • Artı simgesini tıklatın

Saklama Kuralı Oluştur penceresinde şunlar görüntülenir:

  • Sözleşmenin sonlandırma durumuna geldikten sonra kaç gün saklanacağını tanımlayın
    • Minimum değer 1 gündür
    • Maksimum değer 5475 gündür (15 yıl)
  • İsteğe bağlı olarak sözleşme denetim kaydı ve sözleşmeye dahil olan tarafların ilgili kişisel bilgileri için bir saklama süresi belirleyin
    • Denetim kaydı ve kişisel bilgiler, en az sözleşmenin saklandığı süre kadar ve mümkünse daha uzun süre saklanmalıdır
    • Bu seçenek etkinleştirilmezse denetim kaydı ve kişisel bilgiler, başka bir yöntemle (ör. GDPR silme) silinene kadar saklanır
Saklama kuralı oluştur

İlk kural (yığının en üst kısmında bulunan ve Bitiş Tarihi olmayan) uygulanan geçerli kuraldır.  Aynı anda herhangi bir grup için yalnızca bir kural uygulanabilir.

Yeni bir kural oluşturulmuşsa:

  • Yeni kural, uygulanan geçerli kural haline gelir
    • Yeni kural, kuralın oluşturulduğu Başlangıç Tarihi ile birlikte ve Bitiş Tarihi olmadan listenin en üst kısmına eklenir
  • Yeni kural oluşturulduğunda önceden mevcut olan ve aktif olarak uygulanan bir kural varsa:
    • Önceden mevcut olan kuralın, yeni sonlandırma durumuna gelmiş sözleşmeler için uygulanması sona erer
    • Önceden mevcut olan kural, yeni (geçerli) kuralın hemen altına gelecek şekilde listede aşağı taşınır
    • Önceden mevcut olan kurala, yeni (geçerli) kuralın Başlangıç Tarihi ile uyumlu olan bir Bitiş Tarihi değeri otomatik olarak uygulanır
Yeni Kural


Saklama kurallarını grup düzeyinde yapılandırma

Grup düzeyinde saklama kurallarını yapılandırarak, gruptaki geçerli kullanıcılar için devralınan hesap düzeyindeki kuralları geçersiz kılarsınız.

Bir kullanıcı, sözleşmeler devam ederken başka gruba geçecek olursa bu grupta sonlandırma durumuna giren tüm sözleşmeler için yeni grubun saklama kuralları geçerli olur.

Sözleşmeyi oluşturan kullanıcıyı yeni bir gruba taşımadan önce bir saklama kuralına sahip olan ve sonlandırma durumunda olan sözleşmelerde, uygulanan kuralın silme işleminden önce devre dışı bırakılmaması koşuluyla bu kuralın silme tarihi uygulanacaktır.

 

Yukarıdakiler dikkate alınarak, grup düzeyinde saklama kurallarının yapılandırılması yalnızca iki şekilde farklılık gösterir:

Bir grubun veri yönetimi sekmesine erişmek için:

  • Account > Groups (Hesap > Gruplar) alanına gidin
  • Düzenlemek istediğiniz grubu bir kez tıklatın
  • Group Settings (Grup Ayarları) öğesini seçin
Grup ayarlarına gidin

 

  • Soldaki bölümden Data Governance (Veri Yönetimi) seçeneğini belirleyin
    • Grup düzeyinde saklama kurallarının uygulanmaması, hesap düzeyinde kuralların geçerli olduğunu açıkça gösterir
Grup düzeyinde veri yönetimi

  • Artı simgesini tıklatarak yeni kurallar oluşturun (hesap düzeyinde arabirim için olduğu gibi)
Not:

Kurallar gruplarda oluşturulduktan sonra, grup düzeyindeki bu saklama kurallarına hesap düzeyinde Data Governance (Veri Yönetimi) sekmesinden erişebilirsiniz:

  • Hesap > Hesap Ayarları > Veri Yönetimi alanına gidin
  • Groups with Retention Rules (Saklama Kurallarına Sahip Gruplar) sekmesini tıklatın
  • Düzenlemek istediğiniz grubun adını bir kez tıklatın
  • View Group Retention Rules (Grup Saklama Kurallarını Görüntüle) seçeneğini belirlediğinizde, grup düzeyinde Data Governance (Veri Yönetimi) sayfası açılır
Grup ayarlarına Hesap düzeyinde veri yönetimi aracılığıyla erişme

Grup düzeyindeki kuralları yapılandırırken Retain all agreements for this group (Bu grubun tüm sözleşmelerini sakla) seçeneği de kullanılabilir.

Bu seçenek, bir grubun hesap düzeyindeki bir saklama kuralını geçersiz kılmasına ve tüm sözleşmeleri (gruptaki kullanıcılar için) süresiz olarak saklamasına olanak tanır.

Tüm sözleşmeleri saklama


Saklama kuralı durumu

Etkin: Kural uygulanırken sonlandırma durumuna giren sözleşmeler için hala geçerli olan kurallar

  • Uygulanan geçerli kural her zaman listenin en üst kısmında yer alır ve Bitiş Tarihi içermez

Devre dışı: Devre dışı bırakılan kurallar artık uygulanmaz.  Bir sözleşme, devre dışı bırakılmış bir kurala tabiyken sonlandırma durumuna ulaşırsa hedef silme gününde silinmez

  • Devre dışı bırakılan kurallar gri renktedir
  • Devre dışı bırakılan kurallar yeniden etkinleştirilemeyebilir

Süresi doldu: Süresi dolan kuralların, silinmeyi bekleyen sonlandırma durumunda sözleşmeleri yoktur

  • Örneğin, bitiş tarihi 10 Mart olan 14 günlük bir kural varsa kural kapsamındaki tüm sözleşmeler zaten silindiği için kuralın süresi 24 Mart gününün sonunda dolacaktır

Eski: Eski arka uç ayarıyla yönetilen saklama politikasına sahip müşteriler, bu politikanın Eski saklama kuralı olarak yansımasını deneyimleyecektir.

  • Eski kural kapsamında zaten silinmek üzere önceden programlanmış olan sözleşmelere (yeni kurallar uygulamaya koyulmadan önce), eski kuralın silme tarihi uygulanacaktır
Kural Durumları


Kuralları duruma göre filtreleme

Saklama kuralları listesi, tablonun sağ üst köşesindeki "hamburger" simgesi tıklatılarak filtrelenebilir.

Bu seçenek kümesi aşağıdakilere göre filtreleme yapmanızı sağlar:

  • Tüm kurallar: Varsayılan değer
  • Yalnızca etkin olan kurallar
  • Yalnızca devre dışı bırakılan kurallar
  • Yalnızca süresi dolan kurallar

Ayrıca sayfa başına 15, 30 veya 50 kayıt getirme seçeneğine de sahipsiniz.

Kural Filtreleri


Bir kuralı devre dışı bırakma

Dikkat:

Bir kuralın devre dışı bırakılması işlemi geri alınamaz.

Bir kuralın devre dışı bırakılması, kurala tabi olan tüm sözleşmeler için herhangi bir silinme tarihinin uygulanmamasına yol açar.

Bu durumda, bu sözleşmelerin GDPR araçları kullanılarak silinmesi gerekir.

Bir kuralı devre dışı bırakmak için:

  • Kuralı seçin
  • Devre dışı bırak bağlantısını tıklatın
Bir Kuralı Devre Dışı Bırakma


Silinen Gruplar

Saklama, grup düzeyindeki ayarları temel alır (açık bir şekilde ayarlanır veya hesap düzeyindeki ayarlardan devralınır).

Uygulanan saklama kurallarının gelecekte denetlenebilmesi için kural geçmişinin korunması gerekir.

Bu nedenle GroupID tamamen silinmez. Bunun yerine, gerekli ayarlar korunur ve hesap düzeyindeki yöneticinin Gruplara erişimi üzerinden incelenebilir/düzenlenebilir.

Silinen gruplar, Gruplar sayfasında "hamburger" simgesini tıklatarak ve Yalnızca Silinen Grupları Göster'i seçerek görüntülenebilir

Silinen Grupları Göster

Düzenlenecek grubu bir kez tıklatın ve Grup Ayarları bağlantısını tıklatın.

  • Kurallar, grup etkin olduğunda yapıldığı gibi oluşturulabilir ve devre dışı bırakılabilir
Silinen gruplar


API tabanlı Silme işlemi

İsteğe bağlı saklama özelliği, müşteri yöneticilerinin belgeleri tek tek kaldırmak için Acrobat Sign API'sini kullanma imkanına sahip olduğu durumlarda etkinleştirilebilir.

Bu seçeneği etkinleştirmek için Destek ekibiyle iletişime geçin.

Bilinmesi gereken hususlar

  • Sözleşmeler sonlandırma durumuna ulaşırken yalnızca bir kural uygulanabilir
    • Hedef silme tarihi olan sözleşmeler (kural kapsamına göre) olduğu sürece kural etkin kaldığından, birden fazla kural Etkinleştirilebilir
  • Devre dışı bırakılan kurallar yeniden etkinleştirilemeyebilir. Devre dışı bırakma işlemi kalıcıdır
  • Saklama kuralları, sözleşme oluşturulduğunda değil, sonlandırma durumuna girdiğinde uygulanır
  • Uygulanan saklama kuralı, sözleşmeyi oluşturan kullanıcının sözleşme sonlandırma durumuna girdiği sırada bulunduğu grubu temel alır
  • Sözleşme sonlandırma durumuna girdikten sonra bir sözleşmeye uygulanan saklama kurallarını bekleme süresi için düzenlemek mümkün değildir
    • Sözleşmenin silinmesini önlemek için bir kuralı devre dışı bırakabilirsiniz ancak bu, kurala tabi olan ve henüz silinmemiş olan tüm sözleşmelerin silinmesini engeller
  • Bir sözleşmenin denetim raporunu kontrol ederek ve tamamlandığı tarihle çeşitli saklama kurallarınızın tarih aralıklarını karşılaştırarak bu sözleşme için hangi kuralın geçerli olduğunu belirleyebilirsiniz
  • Yükleme yapabileceğiniz maksimum saklama süresi 5475 gündür

 Adobe

Daha hızlı ve daha kolay yardım alın

Yeni kullanıcı mısınız?