Een bedrijfsaccount instellen

Een bestaande koptekst/voettekst bewerken of toevoegen:

Navigeer naar Accountinstellingen > E-mailinstellingen

Algemene voetnoot met standaardtekst

Boven aan de pagina ziet u de voetnoot met tekst zonder opmaak. De voetnoot kan op account- of groepsniveau worden geconfigureerd.

Deze tekst wordt onder de voettekstafbeelding van de pagina en de berichtinhoud van de overeenkomst weergegeven

Voetnoten op gebruikersniveau (handtekeningbestanden)

Door de optie Laat gebruikers hun eigen e-mailvoetteksten gebruiken in te schakelen staat u elke gebruiker toe zelf een persoonlijke voettekst te typen, net als een handtekeningenbestand in e-mails.

Deze gebruikersvoetnoot wordt gebruikt in aanvulling op de algemene voettekst en eventuele voettekstafbeeldingen die zijn toegepast.

Gebruikers kunnen hun individuele voetnoten als volgt instellen:

• Houd de muisaanwijzer boven de gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van het scherm om het menu te openen en selecteer Mijn profiel
  • De pagina wordt vernieuwd en het menu Gebruiker wordt weergegeven, met Persoonlijke voorkeuren al geopend
• Selecteer Mijn e-mailvoetnoot om de pagina te openen

De gebruikersvoetnoot wordt ingevoegd tussen de voettekstafbeelding en de algemene voettekst:

Als uw bedrijf met een oplossing voor federatieve aanmelding werkt, biedt Acrobat Sign SAML 2-opties voor gebruikersverificatie.

• Als uw account de Adobe-console gebruikt voor het beheer van gebruikersrechten, vindt u hier informatie over het configureren van SAML.
• Als uw gebruikersbeheer volledig binnen de Acrobat Sign-interface wordt uitgevoerd, raadpleegt u hier de SAML-handleiding.

Tijdens het configureren van SAML dient u uw domeinnamen te claimen.

Ga als volgt naar de Acrobat Sign SAML-instellingen: Account > Accountinstellingen > SAML-instellingen

Voor verificatie bij de Acrobat Sign-app zijn meerdere instellingen beschikbaar, zodat u de beveiligingscriteria voor toegang kunt configureren die aansluiten bij uw bedrijfsbeleid.

U kunt de beveiligingsinstellingen voor gebruikerstoegang configureren door te bladeren naar: Account > Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen

Instellingen voor Eenmalige aanmelding

U kunt gebruikers in uw account al dan niet toestaan om zich via verificatie bij andere services aan te melden bij Acrobat Sign. U kunt een van beide (of beide) instellingen het beste uitschakelen als deze niet worden gebruikt om het aanmeldingsproces te beperken tot één eenvoudige optie voor gebruikers.

Instellingen voor Mij onthouden

Schakel deze optie in om de instelling Mij onthouden in te schakelen voor verificatie bij Acrobat Sign. Door deze instelling wordt de verificatie bij de service (op het lokale systeem) gedurende het geselecteerde tijdsbestek onthouden.

Wachtwoordbeleid voor aanmelding

De opties bij Wachtwoordbeleid voor aanmelding bepalen of gebruikers hun wachtwoord na een aantal maanden moeten wijzigen, of een vorig wachtwoord als het nieuwe wachtwoord mag worden gebruikt en hoeveel aanmeldingspogingen zijn toegestaan voordat de gebruikers-id wordt vergrendeld.

Wachtwoordsterkte voor aanmelding

Met deze instelling kunt u de sterkte of moeilijkheidsgraad aanpassen van het aanmeldingswachtwoord dat door gebruikers in uw account wordt ingesteld.

Toegestane IP-bereiken

Deze optie staat verificatie naar de Acrobat Sign-toepassing alleen toe wanneer het verzoek afkomstig is van de gespecificeerde IP-adressen.

Identiteitsverificatie van ondertekenaars

Als uw gebruikers documenten ondertekenen, dwingt u ze met deze optie om zich aan te melden bij Acrobat Sign voordat ze hun handtekening kunnen zetten. Dit garandeert dat de ondertekenaar ofwel de gebruiker is, ofwel iemand met de aanmeldingsgegevens van de deze gebruiker.

In deze sectie worden de beveiligingscontroles besproken die van toepassing zijn wanneer een overeenkomst het ondertekeningsproces doorloopt. U vindt deze instellingen door te navigeren naar Account > Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen

Type PDF-codering

Deze instelling bepaalt het type codering dat op het document wordt toegepast nadat het door Acrobat Sign is verzonden. Deze codering garandeert dat het document kan worden geopend, maar niet kan worden bewerkt. Elke versie van de codering is compatibel met verschillende versies van Acrobat. De aanbevolen optie is 128-bits AES zodat het document op de meeste computers kan worden geopend.

Wachtwoord voor ondertekenen van overeenkomst

Deze instelling is van toepassing op de optie Wachtwoordverificatie voor ontvangers die het document tijdens de handtekeningencyclus willen openen. (Geconfigureerd op de pagina Verzenden wanneer de overeenkomst voor het eerst wordt verzonden)

Met deze instelling bepaalt u hoeveel pogingen de ontvanger krijgt om het juiste wachtwoord in te voeren. Als deze limiet wordt overschreden, wordt de overeenkomst definitief geannuleerd.

Sterkte documentwachtwoord

Deze instelling is van toepassing op wachtwoorden voor het ondertekenen van overeenkomsten, codering van PDF-overeenkomsten en codering van identiteitsrapporten.

Met deze functie kunt u de sterkte of moeilijkheidsgraad aanpassen van het wachtwoord dat uw gebruikers moeten invoeren.

Moeilijkheidsgraad voor verificatie op basis van kennis

Deze instelling bepaalt de optie KBA (Knowledge Based Authentication) voor ontvangers op de pagina Verzenden.

Deze limiet bepaalt het aantal pogingen dat de ondertekenaar kan uitvoeren om de KBA te doorstaan en het document te openen. Als deze limiet wordt overschreden, wordt de overeenkomst geannuleerd. De moeilijkheidsgraad van de KBA wordt hier ook ingesteld.

• Standaard: ondertekenaars krijgen drie vragen die ze allemaal correct moeten beantwoorden. Als ze slechts twee vragen correct beantwoorden, krijgen ze twee extra vragen die allebei correct moeten worden beantwoord.
• Moeilijk: ondertekenaars krijgen vier vragen die ze allemaal correct moeten beantwoorden. Als ze slechts drie vragen correct beantwoorden, krijgen ze twee extra vragen die allebei correct moeten worden beantwoord.

Voor KBA is een Amerikaans sofinummer vereist. Het werkt dus alleen voor ontvangers in de VS.

Met deze instellingen bepaalt u de PDF-beveiliging van overeenkomsten die de handtekeningencyclus hebben voltooid en volledig zijn uitgevoerd.

Wachtwoordbeveiliging ondertekend document

Stel deze instelling in door te navigeren naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen

Met deze instelling staat u verzenders al dan niet toe een wachtwoord voor het ondertekende document in te stellen of dwingt u het gebruik van zo'n wachtwoord af. (Dit verschilt van het optionele wachtwoord voor toegang tot een overeenkomst tijdens het ondertekeningsproces)

Wanneer dit wordt toegestaan of afgedwongen, dient de verzender een wachtwoord op te geven en moet hij of zij dat wachtwoord doorgeven aan elke partij die de ondertekende documenten moet reviewen. 

U kunt de optie voor een gebruikers-id om de inhoud van een gebruikersaccount te delen met een andere gebruikers-id in- of uitschakelen.

Stel deze instelling in door te navigeren naar Account > Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen

Wanneer een account wordt gedeeld, kan een gebruiker alle inhoud van overeenkomsten van een andere gebruiker (alleen) weergeven. Dit is ideaal voor managers die de voortgang van hun directe ondergeschikten moeten controleren. 

Alle deelstatussen worden in één richting gemaakt, het is niet mogelijk documenten in de tegenovergestelde richting te delen.

Als Account delen is ingeschakeld, raden we u aan de optie in te stellen waarmee een gebruiker kan vragen om het account van een andere gebruiker te bekijken.

Geavanceerd delen van accounts (alleen op Enterprise-niveau)

Voor klanten op Enterprise-niveau die behoefte hebben aan een meer directe manier van delen waarbij ze overeenkomsten en bibliotheeksjablonen meteen kunnen bewerken, kan de Technische ondersteuning de instelling voor geavanceerd delen inschakelen.

Geavanceerd delen is eenrichtingsverkeer. Als deze manier van delen is ingeschakeld, verandert de relatie tussen de gedeelde objecten op een onherroepelijke manier. Als u denkt dat Geavanceerd delen belangrijk is voor uw organisatie, raden we u aan contact op te nemen met uw Success Manager en een proefaccount te laten instellen om de functionaliteit te testen en te zien of u alle gewenste taken kunt uitvoeren.

Afhankelijk van uw serviceniveau hebt u toegang tot verschillende ‘rollen’ die bepalen welk type handelingen uw ontvangers kunnen uitvoeren in de overeenkomst.  Meer informatie over de machtigingen van de verschillende rollen vindt u in de knowledgebase.

Schakel alleen de rollen in die u echt nodig hebt voor een meer gestroomlijnde verzendervaring.

Groepen ontvangers functioneren als één ondertekenaar, maar die ondertekenaar is een groep opgegeven personen.  Alle leden worden in één keer op de hoogte gesteld en zodra een van de groepsleden zijn of haar handtekening plaatst, wordt de overeenkomst naar de volgende ondertekenaar gestuurd.

Schakel deze optie in als u een groep ondertekenaars moet definiëren voor één ondertekeningsgebeurtenis.

Identiteitsverificatiemethoden

Met deze instelling kunt u verschillende methoden voor verificatie van ondertekenaars instellen voor uw gebruikers. Deze methoden worden geconfigureerd op de pagina Verzenden als element van de ontvangersrecord.

Het wordt aanbevolen dat u alleen de verificatiemethode(n) inschakelt die nodig is (zijn) voor uw interne beleid.

• Wachtwoord voor ondertekening - vereist dat de ondertekenaar een vooraf gedefinieerd wachtwoord invoert om het document te ondertekenen. Het wachtwoord moet afzonderlijk van de transactie worden doorgegeven aan de ondertekenaar. Als het wachtwoord is vergeten of verloren gaat, kan dit niet worden hersteld.
• Verificatie op basis van kennis - vereist dat de ondertekenaar een BSN invoert, waarna willekeurige identiteitsvragen door een derde partij worden gegenereerd.
• Telefoon (sms) - de afzender moet een telefoonnummer voor de ontvanger invoeren. De ontvanger krijgt vervolgens een code van 8 cijfers en moet deze invoeren om zich te verifiëren
  • Contact voor ondersteuning - voer hier de gewenste waarde in voor het bericht waarin u de gebruiker vraagt om in geval van vragen contact op te nemen met xxxx. Bijvoorbeeld: een e-mailadres van de ondersteuning, een telefoonnummer of een URL
• Acrobat Sign-verificatie - ontvangers toestaan zich te verifiëren met gebruik van hun Acrobat Sign-aanmeldingsgegevens. Ideaal voor interne ondertekenaars
• Verificatie met overheids-ID - het gebruik van een door de overheid verstrekt document (nationaal identiteitsbewijs, rijbewijs of paspoort) toestaan voor verificatiedoeleinden

Standaard de volgende methode gebruiken

Met deze instelling wordt de standaardmethode voor de verificatie van externe ontvangers gedefinieerd. Alleen de opties die zijn ingeschakeld, kunnen worden geselecteerd in de vervolgkeuzelijst.

Instellingen afzender

Met deze optie staat u verzenders al dan niet toe om de standaardverificatiemethode te wijzigen. Schakel deze optie alleen in als er situaties bekend zijn waarin de afzender moet afwijken van het standaardverificatieproces.

Identiteitsverificatie voor interne ontvangers

Schakel deze instelling in om verzenders toe te staan een andere verificatiemethode in te stellen als een overeenkomst ontvangers bevat die deel uitmaken van uw Acrobat Sign-account.

Over het algemeen kunt u de interne handtekeningen het beste op e-mailverificatie laten staan, dit is handiger voor medewerkers die elke dag een groot aantal overeenkomsten moeten ondertekenen. Als u tevens Identiteitsverificatie van ondertekenaars inschakelt (in de Beveiligingsinstellingen), maakt u passieve wachtwoordverificatie mogelijk zodat de ondertekenaars zich niet expliciet meerdere keren hoven te verifiëren.

Als u berichtsjablonen inschakelt voor uw account, kan de gebruiker een van de vooraf door u gedefinieerde e-mailberichten kiezen. Zo weet u zeker dat uw ondertekenaars het juiste bericht en de juiste informatie ontvangen.

Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Berichtsjablonen om berichtsjablonen in te schakelen

Berichtsjablonen inschakelen

Schakel de optie Berichtsjablonen inschakelen in.

In de rechterbovenhoek van het berichtveld (op de pagina Verzenden) wordt een koppeling ingevoegd waarmee u de sjabloon kunt selecteren:

Afzenders toestaan berichtinhoud te bewerken

Sta gebruikers al dan niet toe de berichtsjabloon te wijzigen die naar het berichtenveld op de pagina Verzenden wordt gestuurd. 

Schakel deze optie in als u het aanpassen van de berichtinhoud aan een situatie wilt toestaan.

Klanten voegen bestanden op vele verschillende manieren bij aan overeenkomsten en de manier waarop ze dat doen, vindt zijn oorsprong in de manier waarop de documenten zijn gemaakt en beheerd en waarop versiebeheer wordt uitgevoerd. 

Klanten die met 'ad hoc’ bestanden werken, met inhoud die voor elke transactie moet worden aangepast, moeten waarschijnlijk bestanden kunnen uploaden van hun lokale systeem. Standaardsjablonen die zelden worden gewijzigd dienen idealiter echter uit één beheerde bron te worden aangeleverd.

• Afzenders toestaan documenten van hun computers bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Mijn computer verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren op de pagina Verzenden.
• Afzenders toestaan documenten uit hun documentbibliotheek bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Bibliotheekdocumenten verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.
• Documenten opnemen uit de gedeelde Acrobat Sign-bibliotheek - als u deze optie uitschakelt, worden de door Acrobat Sign verschafte documenten I-9, W-4 en W-9 verwijderd.
• Afzenders toestaan documenten van Google Drive bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Google Drive verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.
• Afzenders toestaan documenten van Dropbox bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Dropbox verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.
• Afzenders toestaan documenten van Box.com bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Box.com verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.
• Afzenders toestaan documenten van OneDrive bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling OneDrive verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.

Herinneringen zijn e-mails die naar de ontvangers van documenten worden verzonden als zij aan de beurt zijn om een handeling uit te voeren. In het geval van een dagelijkse of wekelijkse cyclus, wordt een herinneringse-mail naar de ontvangers verzonden met de mededeling dat ze de overeenkomst moeten verwerken.

Stel een standaardherinnering in voor overeenkomsten die door gebruikers in dit account zijn gemaakt

• Schakel deze optie in om een standaardherinnering in te stellen
• Kies hoe vaak de herinneringse-mail moet worden verzonden
• De ingevoerde notitie wordt weergegeven in de herinneringse-mail die op zijn beurt naar elke ontvanger wordt verzonden

In bepaalde gevallen wilt u documenten wellicht laten verlopen of annuleren als deze na een bepaald aantal dagen niet zijn ondertekend. 

Nadat een overeenkomst is verlopen, kan deze niet opnieuw worden gestart of opgehaald. Dergelijke overeenkomsten worden weergegeven in de sectie Geannuleerd/Geweigerd op de pagina Beheren.

• Documentvervaldatum inschakelen - schakel deze optie in om de vervaldatum van documenten in te schakelen. Dan ziet u de opties die u kunt instellen voor het vervallen van documenten.
• Laat afzenders de vervaldatum per document instellen of wijzigen - hiermee wordt de vervaloptie op de pagina Verzenden beschikbaar gesteld voor alle gebruikers in het account. Daarnaast kunnen ze de standaard vervalopties aanpassen.
• Wijzigen van vervaldatuminstellingen na verzenden van document toestaan - schakel deze optie in om gebruikers toe te staan een vervaldatum voor een overeenkomst aan te passen, te verlengen of te verwijderen nadat deze is verzonden.
• Beperk het aantal dagen dat ondertekenaars documenten kunnen ondertekenen tot: - hiermee wordt het aantal dagen tot het document verloopt, ingesteld.
• Interne ondertekenaars opnemen bij het toepassen van deadlines voor documenten - als gebruikers in uw account overeenkomsten ondertekenen of medeondertekenen en deze optie ingeschakeld is, is de vervaldatum niet alleen op externe ondertekenaars, maar ook op hen van toepassing.
• Neem vervaldatuminformatie op in de e-mails die naar de ondertekenaars worden verzonden - kies deze optie om de vervaldatum van de transactie te vermelden in de e-mail die naar de ondertekenaars wordt verzonden.

Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Gebruikers om de gebruikers in uw account te reviewen of te bewerken

Boven aan de pagina Gebruikers ziet u een korte opsomming van het aantal licenties in uw account en het aantal actieve gebruikers dat deze licenties gebruikt. 

Als deze informatie ontbreekt, hebt u een sitelicentie en kunt u een onbeperkt aantal gebruikers toevoegen.

De pagina Gebruikers bevat drie besturingselementen:

1. Een nieuwe gebruiker aanmaken - hiermee opent u een pop-upformulier waarmee u één gebruiker kunt maken of een CSV-bestand kunt uploaden om meerdere gebruikers tegelijk te maken.
2. Gebruikerslijst exporteren - klik op het pictogram Exporteren om een CSV-bestand te genereren waarin alle gebruikers van het account worden vermeld, ongeacht hun status (Actief, Gemaakt, Inactief of In bewerking), alsmede hun bijbehorende persoonlijke (account) waarden (Naam, E-mailadres, Titel, Bedrijf, enz.)
3. Opties - met de lijst Opties kunt u filteren wat op de pagina wordt weergegeven. Standaard worden alleen actieve gebruikers weergegeven. U kunt kiezen of u alle gebruikers of alleen inactieve gebruikers wilt weergeven. Verder zijn er drie opties waarmee u het aantal gebruikers per pagina kunt bepalen (15, 30 of 50)

Zo maakt u één gebruiker:

• Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Gebruiker
• Klik op het plusteken om een nieuwe gebruiker te maken. Het pop-upvenster Maken wordt geopend.

• Voer het e-mailadres, de voornaam en de achternaam in van de gebruiker die u wilt maken. Zorg ervoor dat deze informatie correct is, met name het e-mailadres. Als de gebruiker is gemaakt, kan het e-mailadres pas worden gewijzigd als het ingevoerde e-mailadres is geverifieerd. Als er een fout in het e-mailadres staat, kan dit niet worden geverifieerd.

Schakel Hun overeenkomsten bekijken in als u delen wilt instellen van deze gebruiker naar u. Dan kunt u alle overeenkomsten van de gebruiker bekijken.

U gaat terug naar de pagina Gebruikers.

Klik op het pictogram Opties en selecteer Alle gebruikers weergeven

Als u Alle gebruikers weergeeft (in plaats van alleen actieve gebruikers), ziet u de nieuwe gebruikers-id met de status Gemaakt.

Zodra de gebruiker zijn of haar wachtwoord heeft ingesteld, wordt de gebruikers-id omgezet in de status Actief.

Eén gebruikers-ID deactiveren

Soms kan het nodig zijn om een gebruiker te deactiveren. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de desbetreffende persoon niet meer voor het bedrijf werkt en dat u de gebruiker en verwante documenten wilt beveiligen. Zoals eerder uitgelegd, kan een gebruiker met de status Inactief zich niet aanmelden en geen documenten verzenden of ondertekenen met de desbetreffende gebruikers-id. 

Een gebruikers-id omzetten in Inactief:

• Meld u aan als beheerder en ga naar Account > Gebruikers
• Klik één keer op de gebruikers-id die u wilt deactiveren. De mogelijke handelingen voor de gebruiker verschijnen boven aan de gebruikerslijst

• Klik op de koppeling Gebruiker deactiveren. Het pop-upvenster Gebruiker deactiveren wordt geopend

In het pop-upvenster Gebruiker deactiveren kunt u een deelstatus van alle overeenkomsten naar uzelf afdwingen. Dit is handig wanneer de gedeactiveerde gebruiker inhoud heeft die u in de toekomst moet kunnen herstellen.

Klik op Ja om de deactivering te voltooien.

De gebruikers-id wordt geconverteerd naar de status Inactief en het wachtwoord voor de gebruikers-id is niet langer geldig, zodat de gebruikers-id volledig ontoegankelijk is.

Eén gebruikers-ID opnieuw activeren

Het opnieuw activeren van een gebruikers-id gaat op dezelfde manier in zijn werk als deactivering:

• Meld u aan als beheerder en ga naar Account > Gebruikers
• Klik op het pictogram Opties en selecteer Alleen inactieve gebruikers weergeven

• Zoek de gebruikers-id u opnieuw wilt activeren en klik er één keer op om de koppelingen boven aan de gebruikerslijst te tonen

• Klik op de koppeling Gebruiker opnieuw activeren

Als het goed is, verschijnt er een groene banner om aan te geven dat de gebruikers-id opnieuw is geactiveerd.

De gereactiveerde gebruikers-id wordt geconverteerd naar de status Actief, maar het wachtwoord voor de gebruiker is verlopen.

Er wordt automatisch een e-mail verzonden naar de gebruiker met het verzoek een nieuw wachtwoord in te stellen. Zodra het wachtwoord opnieuw is ingesteld, heeft de gebruiker volledig toegang tot alle historische inhoud van de gebruikers-id.

De gebruiker kan ook op de koppeling Ik ben mijn wachtwoord vergeten op de aanmeldingspagina klikken om het wachtwoord opnieuw in te stellen.

Er zijn vier bevoegdheidsniveaus in Acrobat Sign:

• Gebruikers: iedereen die zich kan verifiëren bij de Acrobat Sign-service
• Groepsbeheerders: hebben de bevoegdheid om gebruikers toe te voegen en rapporten uit te voeren voor de groep(en) die ze beheren
• Accountbeheerders: hebben de bevoegdheid om gebruikers toe te voegen en rapporten uit te voeren voor alle groepen en het account als geheel
• Privacybeheerder (moet eerst een accountbeheerder zijn): heeft de bevoegdheid om gebruikers en overeenkomsten te verwijderen via AVG-tools

Alle individueel gemaakte gebruikers zijn standaardgebruikers.

Als u meer machtigingen wilt toekennen aan een gebruikers-id, gaat u als volgt te werk:

• Aanmelden bij Acrobat Sign als accountbeheerder
• Navigeren naar Account > Gebruikers
• Zoek de gebruikers-ID u die u wilt opwaarderen en selecteer deze gebruiker om de koppelingen voor acties boven aan de gebruikerslijst te tonen.

• Klik op de koppeling Gebruiker bewerken.  Het pop-upvenster Bewerken wordt geopend

• In het pop-upvenster Bewerken kunt u de gebruikers-ID inschakelen als groepsbeheerder, accountbeheerder of allebei. De juiste bevoegdheidsoptie voor de gebruikers-ID inschakelen
  • Accountbeheerders hebben volledige bevoegdheid in Acrobat Sign om instellingen te bewerken of gebruikers toe te voegen op groeps- of accountniveau.
  • Beheerders op groepsniveau hebben alleen bevoegdheid binnen de groep waartoe ze behoren.
    
• Klik op Opslaan wanneer u klaar bent. 

Wanneer u gebruikers in bulk maakt, definieert u alle gebruikers in een CSV-bestand dat u vervolgens uploadt naar
Acrobat Sign.

Acrobat Sign maakt alle gebruikers en stuurt ze meteen een e-mail om een wachtwoord in te stellen en hun gebruikers-ID's te activeren.

Gebruikers in bulk aanmaken:

• Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Gebruikers
• Klik op het plusteken om een nieuwe gebruiker te maken. Het pop-upvenster Maken wordt geopend
• Klik op het tabblad Gebruikers in bulk maken

• Klik op de koppeling Download een voorbeeld CSV-bestand.  Er wordt een CSV-bestand naar uw computer gedownload.
• Open het CSV-voorbeeldbestand
• Verwijder de drie rijen met voorbeeldgegevens. Laat de eerste rij (met kopteksten) staan
• Typ de waarden voor de nieuwe gebruikers-id's die u wilt maken.
  • Voor het maken van nieuwe gebruikers zijn de volgende kolommen vereist:
    • E-mailadres
    • Voornaam
    • Achternaam

• Verwijder eventuele kolommen die u niet gebruikt
• Sla het CSV-bestand op (zorg dat het opgeslagen bestand de CSV-indeling behoudt)
• Klik op de knop Bladeren en selecteer het CSV-bestand
• Klik op Importeren om het bestand te uploaden

Zodra het bestand is geïmporteerd, genereert Acrobat Sign alle gebruikers-ID's en verschijnt er een groene banner die u informeert over het aantal gebruikers dat is gemaakt.

Als u een nieuwe groep wilt maken, gaat u als volgt te werk:

• Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Groepen

• Klik op het pictogram Nieuwe groep toevoegen. Het pop-upvenster Maken verschijnt en u wordt gevraagd de naam van de groep op te geven.

• Typ de naam van de groep
• Klik op Opslaan

Als u op Opslaan klikt, wordt de groep gemaakt en weergegeven in de lijst met groepen.

Een groep kan door een beheerder op accountniveau worden verwijderd.

Een groep verwijderen:

• Selecteer de groep door er één keer op te klikken
  • Hierdoor wordt het contextmenu bovenaan de lijst getoond
• Klik op Groep verwijderen
  • De groep Standaard mag niet worden verwijderd
  • Alle gebruikers moeten uit de groep zijn verwijderd voordat de groep kan worden verwijderd.

U kunt een lijst met verwijderde groepen weergeven door te klikken op het pictogram Opties en de opdracht Alleen verwijderde groepen weergeven te kiezen:

Als u een nieuwe groep hebt gemaakt, is de volgende stap om er gebruikers aan toe te voegen. Dit kan in Acrobat Sign op drie manieren, afhankelijk van het aantal gebruikers dat moet worden verplaatst:

• Eén gebruiker verplaatsen via het gebruikersprofiel
• Meerdere gebruikers verplaatsen met behulp van Gebruikers in bulk maken/bewerken en het CSV-bestand
• Meerdere gebruikers verplaatsen met het gereedschap Gebruikers toewijzen aan groep

Eén gebruiker verplaatsen via het gebruikersprofiel

Eén gebruiker aan een groep toewijzen:

• Meld u aan als beheerder en ga naar Account > Gebruikers
• Dubbelklik op de specifieke gebruikers-id die u wilt bewerken. Het venster Gebruikersinfo wordt geopend
• Klik op de vervolgkeuzelijst Gebruikersgroep om de opties weer te geven.
• Selecteer de groep waaraan de gebruiker moet worden toegewezen
• Klik op Opslaan

Meerdere gebruikers verplaatsen met gebruik van Gebruikers in bulk bewerken

U kunt ook de functie Gebruikers in bulk maken gebruiken om bestaande gebruikers te bewerken. 

Deze methode is vaak beter wanneer u niet alleen de groepsinstelling, maar meerdere waarden moet wijzigen. Maar als u de structuur volledig moet veranderen, is een bulkupdate waarschijnlijk het handigst.

Uw gebruikersgroepen bijwerken via een bulkupdate:

• Meld u aan als beheerder en ga naar Account > Gebruikers
• Klik op het pictogram Gebruikerslijst exporteren. Er wordt een CSV-bestand naar uw systeem gedownload met de volledige lijst met gebruikers in uw account

• Open het gedownloade CSV-bestand en verwijder de kolommen die u niet nodig hebt
  • Als u gewoon gebruikers wilt toewijzen aan groepen, hebt u alleen het volgende nodig:
    • E-mailadres
    • Voornaam
    • Achternaam
    • Groepsnaam
• Verwijder de rijen met gebruikers die u niet hoeft bij te werken
• Sla het CSV-bestand op (zorg ervoor dat de CSV-indeling behouden blijft)
  

• Klik op het plusteken om een nieuwe gebruiker te maken. Het pop-upvenster Maken wordt geopend
• Klik op het tabblad Gebruikers in bulk maken
• Blader naar het CSV-bestand dat u zojuist hebt opgeslagen
• Klik op Importeren

Nadat u op de knop Importeren hebt geklikt, worden de gebruikers in het systeem bijgewerkt met de nieuwe waarden uit het CSV-bestand. In een groene banner boven aan de pagina wordt aangegeven hoeveel gebruikers zijn bijgewerkt.

Gebruikers toewijzen aan een groep vanuit de groepsinstellingen

Als u meerdere gebruikers naar een nieuwe groep wilt verplaatsen, maar het aantal niet groot genoeg is voor Gebruikers in bulk bewerken, kunt u het beste de optie Gebruikers toewijzen aan groep in de Groepsinstellingen gebruiken.

Toegang tot de functie Gebruikers toewijzen aan groep:

• Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Groepen
• Dubbelklik op de groep waarnaar u de gebruikers wilt verplaatsen. De instellingen op groepsniveau worden geopend
  • U kunt ook één keer op de groep klikken om deze te selecteren en vervolgens op de koppeling Groepsinstellingen klikken

• Klik op de optie Gebruikers in groep in de linkerrail
• Klik op het pictogram Gebruikers toevoegen aan groep

Het venster Gebruikers toewijzen aan deze groep wordt geopend en u ziet alle actieve gebruikers die momenteel niet aan deze groep zijn toegewezen.

• Klik op het pictogram Opties en selecteer Alle gebruikers weergeven

• Klik op een of meerdere gebruikers die u naar de groep wilt verplaatsen. De geselecteerde gebruikers worden in het veld Geselecteerde gebruikers onder aan het venster geplaatst.
  • Als u een gebruiker uit het veld Geselecteerde gebruikers wilt verwijderen, klikt u op de X naast het e-mailadres
• Als alle gebruikers zijn geselecteerd, klikt u op de knop Toewijzen

Beheerders op accountniveau kunnen de machtigingen van groepbeheerders via drie instellingen definiëren:

• Groepbeheerders kunnen nieuwe gebruikers aan hun groepen toevoegen.
• Groepbeheerders kunnen instellingen voor hun groepen bewerken.
• Welke rapportgegevens kunnen groepbeheerders bekijken?

Deze instellingen gelden voor alle groepbeheerders en bieden geen verdere granulariteit.  Als u de mogelijkheid voor groepbeheerders uitschakelt om gebruikers toe te voegen, geldt dat voor alle groepbeheerders binnen het account.

De eerste twee instellingen aanpassen:

Meld u aan als Accountbeheerder en ga naar Account > Accountinstellingen > Internationale instellingen > Gerelateerde instellingen van groepbeheerders

Als u Groepbeheerders kunnen nieuwe gebruikers aan hun groepen toevoegen inschakelt, kan elke groepbeheerder een willekeurige gebruiker aan zijn of haar groep toevoegen, waarbij alle gebruikelijke beperkingen van toepassing zijn.

Het gaat hier om de volgende gebruikelijke beperkingen:

• De gebruiker maakt deel uit van een andere groep of van een ander account
• Het e-maildomein van de gebruiker is niet goedgekeurd voor het account

Als u Groepbeheerders kunnen instellingen voor hun groepen bewerken inschakelt, kan de groepbeheerder instellingen op accountniveau voor zijn of haar groep overschrijven.

Als u de instelling Welke rapportgegevens kunnen groepsbeheerders bekijken? wilt bewerken, gaat u naar Account > Accountinstellingen > Rapportinstellingen

Alle groepen nemen standaard de instellingen op accountniveau over. Het is echter ook mogelijk om de meeste instellingen op accountniveau te overschrijven op groepsniveau. Dit is met name handig wanneer bepaalde gebruikers speciale ontvangersrollen, validatiemethoden voor ontvangers of zelfs unieke branding nodig hebben.

Accountbeheerders navigeren naar Account > Groepen en dubbelklikken vervolgens op de groep om de instellingen op groepsniveau te openen. Het is ook mogelijk één keer op de groep te klikken en Groepsinstellingen te selecteren in de koppelingen boven aan de lijst.

Als beheerders op groepsniveau gemachtigd zijn om de instellingen op groepsniveau te wijzigen, hoeven ze alleen maar op de koppeling Groep boven aan de pagina te klikken om de instellingen te openen. 

Alle instellingen die de groepbeheerders zien, komen overeen met de instellingen op accountniveau en functioneren op dezelfde manier.

1. Klik op het tabblad Start. Klik vervolgens op Een herbruikbare sjabloon maken.

De pagina Een bibliotheeksjabloon maken wordt weergegeven:

2. Typ in het veld Sjabloonnaam een naam voor de sjabloon. U kunt deze naam op een later tijdstip desgewenst wijzigen.

3. Klik op de knop Bladeren om op uw lokale systeem naar het bestand te navigeren op basis waarvan u de herbruikbare sjabloon wilt maken. Als u een herbruikbaar document maakt, worden dit bestand en de inhoud ervan gebruikt. Als u een herbruikbare formulierveldlaag maakt, wordt de inhoud van het bestand niet opgenomen in de sjabloon.

4. Selecteer de gewenste sjabloonoptie: Opnieuw te gebruiken document, Opnieuw te gebruiken formulier veldlaag of Beide.

5. Selecteer de gewenste machtigingsoptie voor het delen van de sjabloon. Bij het maken en testen van een nieuwe sjabloon, kunt u de machtiging het beste instellen op alleen uzelf en de toegang uitbreiden als u zeker weet dat het document naar behoren werkt.

6. Klik op de knop Voorvertoning of velden toevoegen. De ontwerpfunctie wordt weergegeven. 

7. Plaats de verplichte velden voor de beoogde deelnemers door ze van de formulierveldtabs naar het document te slepen. 

8. Klik op Opslaan als u alle velden hebt toegevoegd.

De sjabloon wordt nu weergegeven onder de sectie Bibliotheeksjablonen van de pagina Beheren. Als u de sjabloon hebt gedeeld met gebruikers in uw groep of organisatie door hun hiervoor machtiging te verlenen, wordt de sjabloon nu ook weergegeven in de sectie Bibliotheeksjablonen van hun beheerpagina en kunnen ze deze wanneer dan ook gebruiken voor verzending.

De maker van de sjabloon kan de toegangsrechten van de desbetreffende sjabloon bewerken. Dat doet u als volgt:

• Meld u aan als de sjablooneigenaar
• Ga naar de pagina Beheren
• Zoek de sjabloon die u wilt bewerken en klik op de koppeling Bewerken

De sjabloon wordt dan geopend in de ontwerpomgeving.

Boven aan de rechterrail ziet u Eigenschappen van sjabloon.

Klik op de kop Eigenschappen van sjabloon om de sectie uit te vouwen en de beschikbare opties weer te geven:

• Sjabloonnaam - u kunt de sjabloonnaam op elk gewenst moment wijzigen.
• Sjabloontype - u kunt een beschikbare sjabloon op elk moment converteren om het beschikbaar te stellen als document, formulierveldoverlay of beide
• Wie kan deze sjabloon gebruiken Deze instelling schrijft voor welke gebruikers toegang hebben tot de sjabloon.

Wanneer u een rapport configureert, kunt u meerdere parameters instellen om de resultaten aan te passen. Alle hieronder beschreven parameters zijn beschikbaar. 

Aanmaakdatum

De aanmaakdatum is de tijdsperiode die het rapport moet beslaan. Dit kan een van de vier vooraf ingestelde periodes zijn (deze week, vorige week, deze maand, vorige maand) of een door u ingevoerd datumbereik.

Gebruikers en groepen

Met deze parameter kunt u het rapport uitvoeren op specifieke gebruikers of groepen. U kunt een of meer gebruikers of groepen kiezen of het rapport voor alle gebruikers in het account uitvoeren.

Documenten en workflows

Met deze optie kunt u specifieke documenten kiezen om in het rapport op te nemen. De documenten die in dit veld worden weergegeven, zijn de bibliotheekdocumenten die in het hele account worden gebruikt. Afzonderlijke, eenmalige documenten worden hier niet weergegeven. 

Documentnaam

Met deze optie kunt u specifieke documenten kiezen om in het rapport op te nemen. De documenten die in dit veld worden weergegeven, zijn de bibliotheekdocumenten die in het hele account worden gebruikt. Afzonderlijke, eenmalige documenten worden hier niet weergegeven. 

In bulk verzenden

Als u deze parameter inschakelt, worden overeenkomsten voor in bulk verzenden, in het gegenereerde rapport opgenomen.

Prestatiedoelen

U kunt drempelwaarden voor prestaties stellen met behulp van de weergave Prestatiedoelen. De meters voor de prestaties worden in het resulterende rapport weergegeven.

Benchmark

Standaard is de benchmarkparameter uitgeschakeld voor rapporten. Klik op de koppeling rapportinstellingen om deze functie in te schakelen.

Benchmarking biedt een uitgebreide methode om de voortgang van overeenkomsten en de snelheid van ondertekening bij te houden. 

Overeenkomsten uitzetten in grafiek op basis van

Elk ingeschakelde optie (Datum, Afzender, Groep, Formulier, Workflow en Type handtekening) presenteert het rapport in een ander type grafiek.

Enzovoort

De parameters in deze sectie dienen voor het wijzigen van de afbeeldingen in het resulterende rapport. Als u andere dan de standaardparameters instelt, verloopt het rapportproces mogelijk sneller.

Wanneer u op de knop Rapport uitvoeren klikt, wordt het rapport gegenereerd op basis van uw parameters. U kunt meerdere bewerkingen op uw rapport uitvoeren.

Rapport bijwerken met huidige gegevens

Op deze koppeling klikken is te vergelijken met het vernieuwen van de pagina. Het nieuwe rapport bevat recente transacties en activiteiten.

Rapport opslaan

Door het rapport op te slaan, kunt u het in de toekomst opnieuw uitvoeren.

Rapport delen

Door een rapport te delen, kunt u de rapportresultaten naar iemand anders verzenden. U hoeft alleen het gewenste e-mailadres en een bericht in te voeren.

Rapport inplannen

Wanneer u een planning voor dit rapport instelt, wordt het uitgevoerd met dezelfde parameters en de opgegeven frequentie.

Rapportgegevens exporteren

Als u op deze koppeling klikt, wordt u gevraagd een CSV-bestand te openen of op te slaan. CSV-bestanden kunnen worden geopend in Excel, en alle transactiegegevens voor de overeenkomsten in het rapport worden in de verschillende kolommen gecategoriseerd.

Printervriendelijke versie

Als u op deze koppeling klikt, wordt een printervriendelijke versie van het rapport geopend.

Instellingen bewerken

Als u op deze koppeling klikt, worden de geconfigureerde parameters voor het rapport weergegeven en kunt u deze bewerken.