Een bedrijfsaccount instellen


Welkom bij Adobe Acrobat Sign!

Voordat u met uw Adobe Acrobat Sign-account gaat werken, raden we u aan de volgende stappen uit te voeren om uw account in te stellen en aan te passen voor gebruik door uw bedrijf. Dit artikel geeft een overzicht van de belangrijkste kenmerken van branding, beveiligingsinstellingen, gebruikers en sjablonen om u aan de slag te helpen.

Vergeet niet dat er nog veel meer opties en instellingen zijn om mee te experimenteren die in deze handleiding niet aan bod komen. De knowledgebase is een uitstekende bron van informatie over de vele instellingen in Acrobat Sign.

Meld u dus snel aan zodat u kunt beginnen met elektronische ondertekening.

Account instellen

In deze sectie komen de stappen voor de aanvankelijke installatie van uw account aan bod.

Extern archiveren

Het is verstandig om kopieën van uw ondertekende overeenkomsten te bewaren, net als u back-ups maakt van uw computer of telefoon. In plaats van de overeenkomsten één voor één te downloaden van de Beheerpagina, kunt u met Extern archiveren een kopie van ondertekende overeenkomsten naar een alternatief e-mailadres, een Evernote-account of een Box-account sturen.


Een extern archief opstellen

Beheerders kunnen de Adobe Acrobat Sign-functie Extern archief configureren om automatisch een kopie van de e-mail Ondertekend en gearchiveerd voor elke succesvol voltooide overeenkomst te verzenden naar een extra e-mailadres. Deze automatische kopie bevat altijd de ondertekende overeenkomst-PDF, de controlerapport-PDF en de CSV met veldgegevens (indien aanwezig), ongeacht de account-/groepsinstellingen die bepalen of/wanneer deze documenten bijgevoegd moeten zijn.

Het externe archief kan worden geconfigureerd op account- en groepsniveau, waarbij instellingen op groepsniveau de accountinstellingen overschrijven. Accounts die gebruikmaken van Gebruikers in meerdere groepen kunnen de configuratie op groepsniveau effectief gebruiken wanneer groepen worden gebruikt om specifieke documentworkflows te definiëren. (Een juridische groep kan bijvoorbeeld hun juridische afdeling opnemen in alle voltooide overeenkomsten en elk algemeen archiefadres verwijderen dat mogelijk op accountniveau is geconfigureerd.)

Voor de configuratie van het archief moet alleen een geldig e-mailadres worden ingevoerd in het veld Extra exemplaar van elke ondertekende overeenkomst verzenden in het tabblad Algemene instellingen van het beheerdersmenu. Elk e-mailadres kan worden gebruikt, ook toepassingen van derden die een binnenkomende e-mail accepteren. 

Het tabblad Extern archief bevat instructies voor het vinden van het binnenkomende e-mailadres voor de Box- en Evernote-toepassing die kunnen worden gebruikt om de overeenkomsten in die toepassingen te pushen.

Opmerking:

Gebruikers met Individuele niveau-accounts hebben geen toegang tot het menutabblad Algemene instellingen. Voor het afzonderlijke serviceniveau vindt u het invoerveld Extra exemplaar van elke overeenkomst verzenden van de overeenkomst op de pagina Extern archief.

Een e-mail toevoegen aan de externe-archiefinterface

  1. Meld u aan als beheerder en ga naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Een extra exemplaar van elke ondertekende overeenkomst naar de volgende e-mailadressen versturen

  2. Selecteer de knop E-mailadres toevoegen.

    Naar de externe-archiefbesturingselementen navigeren

    Gebruikers met individuele accounts moeten naar het tabblad Extern archief navigeren:

    Naar de externe-archiefbesturingselementen navigeren voor individuele gebruikersaccounts

  3. Er wordt een overlay geopend om het e-mailadres voor het archief te accepteren.

    Voer het e-mailadres twee keer in (om ervoor te zorgen dat de waarde correct is).

    Opslaan het e-mailadres op.

    De uitdaging accepteren

    Opmerking:

    Als het domein van de e-mail met het archief nieuw is voor het account, wordt er een uitdaging verstuurd om te controleren of het e-mailadres van het archief juist is.

    Zorg ervoor dat het e-mailadres van het archief juist is. U wilt niet automatisch een kopie van elke overeenkomst naar de verkeerde persoon sturen.

    Het archief-e-mailadres invoeren address

  4. Klik op Opslaan.

  5. Het e-mailadres wordt opgeslagen als een afzonderlijk object in het e-mailveld.

    • Er kunnen meerdere adressen kunnen worden opgeslagen tot een maximum van 15.
    • Als u de X rechts van een e-mailadres selecteert, wordt het e-mailadres uit het veld verwijderd.

    Voeg alle e-mailadressen toe die de ondertekende overeenkomstdocumentatie automatisch moeten ontvangen.

    E-mailadres van archief geconfigureerd

  6. Selecteer Opslaan in de rechterbenedenhoek van het venster wanneer alle e-mails zijn toegevoegd, om de configuratie op te slaan.

    De configuratie opslaan


Branding instellen voor uw account

Het toevoegen van de huisstijl van uw bedrijf is een uitstekende manier om Acrobat Sign aan te passen voor de gebruikers in uw account en voor uw ondertekenaars.

Bedrijfsnaam en URL-hostnaam

De bedrijfsnaamwaarde en URL-hostnaam zijn accountbrede waarden en kunnen niet worden overschreven op groepsniveau.

Meld u aan als accountbeheerder en ga naar: Account instellen > Account instellen

Bedrijfsnaam

De waarde die u in dit veld invoert, wordt automatisch ingevuld in het veld Bedrijfsnaam voor uw gebruikers wanneer deze in het account worden gemaakt.

Ga naar de besturingselementen van de bedrijfsnaam op het tabblad Account instellen

Gebruikers kunnen in Acrobat Sign hun persoonlijke instellingen bewerken, dus ook de waarde van Bedrijfsnaam voor individuele gebruikers.

De Bedrijfsnaam-waarde bijwerken in het profiel van alle gebruikers in uw account:

  • Het vakje Stel de bedrijfsnaam in voor alle gebruikers van het account inschakelen
  • Klik op Opslaan

In alle gebruikersprofielen wordt de waarde van het veld Bedrijfsnaam ingevuld als de Bedrijf-waarde.

Stel de bedrijfsnaam in voor de gebruiker in het profiel

Opmerking:

Het inschakelen van de optie Stel de bedrijfsnaam in voor alle gebruikers van het account is een eenmalige vervangingshandeling voor alle gebruikers in uw account.

Zodra de pagina is opgeslagen, worden alle gebruikers bijgewerkt en wordt de selectiemarkering gewist zodat de handeling zo nodig opnieuw kan worden geactiveerd (aangezien gebruikers nog steeds de bevoegdheid hebben om hun Bedrijfsnaamwaarden te wijzigen).

Hostnaam

Wanneer u de hostnaam voor uw account instelt, verandert de URL waarbij de gebruikers zich aanmelden en de URL waar de overeenkomsten voor uw ondertekenaars worden gehost.

Navigeren naar de Hostnaambesturingselementen

Het resultaat is een aangepaste URL met uw hostnaam.

Hostnaam in de URL

Een logo uploaden

Beheerders op account- of groepsniveau kunnen een afbeelding uploaden om weer te geven in plaats van het standaard Adobe Acrobat Sign-logo. Deze afbeelding wordt linksboven in het scherm weergegeven voor alle gebruikers in uw account die zijn aangemeld.

Opmerking:

Als de afbeelding niet correct wordt weergegeven, controleert u de afmetingen. De afbeelding moet precies 60 pixels hoog en 200 pixels breed zijn.

Download de onderstaande sjabloon om uw logo de correcte grootte te geven.

Downloaden

  1. Ga als accountbeheerder naar Accountinstellingen > Account instellen.

    Navigeren naar Account instellen

  2. Selecteer Logo uploaden en blader naar het logobestand dat u wilt gebruiken.

  3. Opslaan de configuratie op.

    Een succesbericht wordt weergegeven wanneer het logobestand wordt geüpload.

    De knop Logo uploaden

    Vernieuw uw browser.

    Uw logo wordt nu weergegeven voor al uw gebruikers.

    Logo bijgewerkt in de interface

Opmerking:

Aangepaste e-mailsjablonen staan ter beschikking van gebruikers met een abonnement voor ondernemingen.

Een bestaande koptekst/voettekst bewerken of toevoegen:

Navigeer naar Accountinstellingen > E-mailinstellingen

Algemene voetnoot met standaardtekst

Boven aan de pagina ziet u de voetnoot met tekst zonder opmaak. De voetnoot kan op account- of groepsniveau worden geconfigureerd.

Tekst voettekst

 

Deze tekst wordt onder de voettekstafbeelding van de pagina en de berichtinhoud van de overeenkomst weergegeven

Algemene e-mailvoetnoot met tekst

Voetnoten op gebruikersniveau (handtekeningbestanden)

Door de optie Laat gebruikers hun eigen e-mailvoetteksten gebruiken in te schakelen staat u elke gebruiker toe zelf een persoonlijke voettekst te typen, net als een handtekeningenbestand in e-mails.

 

Deze gebruikersvoetnoot wordt gebruikt in aanvulling op de algemene voettekst en eventuele voettekstafbeeldingen die zijn toegepast.

Gebruikers kunnen hun individuele voetnoten als volgt instellen:

  • Houd de muisaanwijzer boven de gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van het scherm om het menu te openen en selecteer Mijn profiel
    • De pagina wordt vernieuwd en het menu Gebruiker wordt weergegeven, met Persoonlijke voorkeuren al geopend
  • Selecteer Mijn e-mailvoetnoot om de pagina te openen
Opmerking:

Deze optie is alleen zichtbaar als de accountbeheerder de instelling heeft ingeschakeld

Tekst voettekst

De gebruikersvoetnoot wordt ingevoegd tussen de voettekstafbeelding en de algemene voettekst:

Gebruikersvoetnoot in een e-mail

Koptekst- en voettekstafbeeldingen voor e-mail uploaden

Lidmaatschappen voor de Bedrijven en Ondernemingen kunnen afbeeldingen van e-mailkopteksten en -voetteksten uploaden om uw account verder te personaliseren of van de huisstijl te voorzien. Deze afbeeldingen worden weergegeven in de e-mails aan uw ontvangers.

E-mailafbeeldingen die op accountniveau zijn geïnstalleerd, worden overgenomen door alle groepen in het account. Het installeren van een e-mailafbeelding op groepsniveau overschrijft de afbeelding op accountniveau.

Opmerking:

Afbeeldingen van e-mailkopteksten en -voetteksten zijn alleen beschikbaar voor accounts met de serviceniveaus Bedrijven en Ondernemingen.

Als u problemen hebt om uw afbeelding correct weer te geven, dient u ervoor te zorgen dat de afbeelding die u gebruikt precies 600 pixels breed en 200 pixels hoog is. Zorg ervoor dat de afbeelding opgeslagen is in JPG-, GIF- of PNG-formaat.

Download de onderstaande sjabloon om uw logo de correcte grootte te geven.

Downloaden

  1. Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Accountinstellingen > E-mailinstellingen

    Navigeren naar e-mailinstellingen

  2. Selecteer Bladeren om naar de afbeelding te zoeken en kies de afbeelding.

    Bladeren naar de afbeelding

    Als u de afbeelding wilt verwijderen, selecteert u de knop Wissen.

    De afbeelding wissen

  3. Opslaan de geüploade afbeeldingen op.

    De afbeeldingsconfiguratie opslaan

De geüploade headerafbeelding verschijnt boven aan de e-mailsjablonen die Acrobat Sign naar uw ontvangers verzendt. De voettekstafbeelding bevindt zich aan de onderkant.

E-mail Lezen en ondertekenen - voorzien van al uw merkgegevens


Beveiligingsinstellingen

De beveiliging van accounts, gebruikers en documenten heeft de hoogste prioriteit in Acrobat Sign. Daarom bieden we een aantal beveiligingsopties op accountniveau. We raden u aan de instellingen in deze sectie door te nemen en te bepalen welke in uw geval het beste zijn.

Als uw bedrijf met een oplossing voor federatieve aanmelding werkt, biedt Acrobat Sign SAML 2-opties voor gebruikersverificatie.

Tijdens het configureren van SAML dient u uw domeinnamen te claimen.

Ga als volgt naar de Acrobat Sign SAML-instellingen: Account > Accountinstellingen > SAML-instellingen

Navigeren naar SAML-instellingen

Voor verificatie bij de Acrobat Sign-app zijn meerdere instellingen beschikbaar, zodat u de beveiligingscriteria voor toegang kunt configureren die aansluiten bij uw bedrijfsbeleid.

U kunt de beveiligingsinstellingen voor gebruikerstoegang configureren door te bladeren naar: Account > Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen

Navigeren naar Beveiligingsinstellingen

Instellingen voor Eenmalige aanmelding

U kunt gebruikers in uw account al dan niet toestaan om zich via verificatie bij andere services aan te melden bij Acrobat Sign. U kunt een van beide (of beide) instellingen het beste uitschakelen als deze niet worden gebruikt om het aanmeldingsproces te beperken tot één eenvoudige optie voor gebruikers.

Instellingen voor Eenmalige aanmelding

Instellingen voor Mij onthouden

Schakel deze optie in om de instelling Mij onthouden in te schakelen voor verificatie bij Acrobat Sign. Door deze instelling wordt de verificatie bij de service (op het lokale systeem) gedurende het geselecteerde tijdsbestek onthouden.

Instellingen voor Mij onthouden

Wachtwoordbeleid voor aanmelding

De opties bij Wachtwoordbeleid voor aanmelding bepalen of gebruikers hun wachtwoord na een aantal maanden moeten wijzigen, of een vorig wachtwoord als het nieuwe wachtwoord mag worden gebruikt en hoeveel aanmeldingspogingen zijn toegestaan voordat de gebruikers-id wordt vergrendeld.

Wachtwoordbeleid voor aanmelding

Wachtwoordsterkte voor aanmelding

Met deze instelling kunt u de sterkte of moeilijkheidsgraad aanpassen van het aanmeldingswachtwoord dat door gebruikers in uw account wordt ingesteld.

Wachtwoordsterkte voor aanmelding

Toegestane IP-bereiken

Deze optie staat verificatie naar de Acrobat Sign-toepassing alleen toe wanneer het verzoek afkomstig is van de gespecificeerde IP-adressen.

Toegestane IP-bereiken

Identiteitsverificatie van ondertekenaars

Als uw gebruikers documenten ondertekenen, dwingt u ze met deze optie om zich aan te melden bij Acrobat Sign voordat ze hun handtekening kunnen zetten. Dit garandeert dat de ondertekenaar ofwel de gebruiker is, ofwel iemand met de aanmeldingsgegevens van de deze gebruiker.

Identiteitsverificatie van ondertekenaars

In deze sectie worden de beveiligingscontroles besproken die van toepassing zijn wanneer een overeenkomst het ondertekeningsproces doorloopt. U vindt deze instellingen door te navigeren naar Account > Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen

Naar de beveiligingsinstellingen voor transacties navigeren

Type PDF-codering

Deze instelling bepaalt het type codering dat op het document wordt toegepast nadat het door Acrobat Sign is verzonden. Deze codering garandeert dat het document kan worden geopend, maar niet kan worden bewerkt. Elke versie van de codering is compatibel met verschillende versies van Acrobat. De aanbevolen optie is 128-bits AES zodat het document op de meeste computers kan worden geopend.

Type PDF-codering

Wachtwoord voor ondertekenen van overeenkomst

Deze instelling is van toepassing op de optie Wachtwoordverificatie voor ontvangers die het document tijdens de handtekeningencyclus willen openen. (Geconfigureerd op de pagina Verzenden wanneer de overeenkomst voor het eerst wordt verzonden)

Met deze instelling bepaalt u hoeveel pogingen de ontvanger krijgt om het juiste wachtwoord in te voeren. Als deze limiet wordt overschreden, wordt de overeenkomst definitief geannuleerd.

Wachtwoord voor ondertekenen van overeenkomst

Sterkte documentwachtwoord

Deze instelling is van toepassing op wachtwoorden voor het ondertekenen van overeenkomsten, codering van PDF-overeenkomsten en codering van identiteitsrapporten.

Met deze functie kunt u de sterkte of moeilijkheidsgraad aanpassen van het wachtwoord dat uw gebruikers moeten invoeren.

Sterkte documentwachtwoord

Let op:

Het wachtwoord waarop deze instelling van toepassing is, is ingesloten in de PDF en niet opgeslagen in het Acrobat Sign-systeem. Als het verloren gaat, is er geen optie om het te herstellen.


Moeilijkheidsgraad voor verificatie op basis van kennis

Deze instelling bepaalt de optie KBA (Knowledge Based Authentication) voor ontvangers op de pagina Verzenden.

Deze limiet bepaalt het aantal pogingen dat de ondertekenaar kan uitvoeren om de KBA te doorstaan en het document te openen. Als deze limiet wordt overschreden, wordt de overeenkomst geannuleerd. De moeilijkheidsgraad van de KBA wordt hier ook ingesteld.

  • Standaard: ondertekenaars krijgen drie vragen die ze allemaal correct moeten beantwoorden. Als ze slechts twee vragen correct beantwoorden, krijgen ze twee extra vragen die allebei correct moeten worden beantwoord.
  • Moeilijk: ondertekenaars krijgen vier vragen die ze allemaal correct moeten beantwoorden. Als ze slechts drie vragen correct beantwoorden, krijgen ze twee extra vragen die allebei correct moeten worden beantwoord.

Voor KBA is een Amerikaans sofinummer vereist. Het werkt dus alleen voor ontvangers in de VS.

KBA-moeilijkheidsgraad

Met deze instellingen bepaalt u de PDF-beveiliging van overeenkomsten die de handtekeningencyclus hebben voltooid en volledig zijn uitgevoerd.

Wachtwoordbeveiliging ondertekend document

Stel deze instelling in door te navigeren naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen

Met deze instelling staat u verzenders al dan niet toe een wachtwoord voor het ondertekende document in te stellen of dwingt u het gebruik van zo'n wachtwoord af. (Dit verschilt van het optionele wachtwoord voor toegang tot een overeenkomst tijdens het ondertekeningsproces)

Wanneer dit wordt toegestaan of afgedwongen, dient de verzender een wachtwoord op te geven en moet hij of zij dat wachtwoord doorgeven aan elke partij die de ondertekende documenten moet reviewen. 

Wachtwoordbeveiliging ondertekend document

Let op:

Dit wachtwoord is ingesloten in de PDF en is nergens zichtbaar in het Acrobat Sign-systeem. Als u ervoor kiest om een wachtwoord te gebruiken om de toegang tot het ondertekende document te vergrendelen, moet u een methode implementeren om te begrijpen wat de wachtwoorden zijn en hoe u ze zo nodig kunt ophalen.

U kunt de optie voor een gebruikers-id om de inhoud van een gebruikersaccount te delen met een andere gebruikers-id in- of uitschakelen.

Stel deze instelling in door te navigeren naar Account > Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen

Wanneer een account wordt gedeeld, kan een gebruiker alle inhoud van overeenkomsten van een andere gebruiker (alleen) weergeven. Dit is ideaal voor managers die de voortgang van hun directe ondergeschikten moeten controleren. 

Alle deelstatussen worden in één richting gemaakt, het is niet mogelijk documenten in de tegenovergestelde richting te delen.

Als Account delen is ingeschakeld, raden we u aan de optie in te stellen waarmee een gebruiker kan vragen om het account van een andere gebruiker te bekijken.

Instellingen voor Account delen

Geavanceerd delen van accounts (alleen op Enterprise-niveau)

Voor klanten op Enterprise-niveau die behoefte hebben aan een meer directe manier van delen waarbij ze overeenkomsten en bibliotheeksjablonen meteen kunnen bewerken, kan de Technische ondersteuning de instelling voor geavanceerd delen inschakelen.

Geavanceerd delen is eenrichtingsverkeer. Als deze manier van delen is ingeschakeld, verandert de relatie tussen de gedeelde objecten op een onherroepelijke manier. Als u denkt dat Geavanceerd delen belangrijk is voor uw organisatie, raden we u aan contact op te nemen met uw Success Manager en een proefaccount te laten instellen om de functionaliteit te testen en te zien of u alle gewenste taken kunt uitvoeren.

Overeenkomstinstellingen

De instellingen in dit gedeelte bepalen de opties die gebruikers kunnen kiezen tijdens het configureren van een overeenkomst en wat de standaardwaarden van deze opties zijn.

Over het algemeen wordt aangeraden het aantal opties te beperken dat de verzender kan kiezen of configureren. Stel waar mogelijk een sterke standaardwaarde in en verwijder de optie om deze waarde te bewerken.

Dit hoofdstuk is opgedeeld in secties die betrekking hebben op het effect van de opties op een transactie.

Navigeer voor al deze instellingen naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen.

Opmerking:

U kunt al deze instellingen configureren op groepsniveau zodat elke bedrijfsunit de verzend- en ondertekeningservaring naar wens kan aanpassen.

Ontvangers definiëren

‘Ontvangers’ is een term die naar elke gebruikers-id in de handtekeningencyclus verwijst, ongeacht de toegewezen rol. Met de volgende instellingen bepaalt u welke typen rollen deze ontvangers kunnen hebben en wat het gewenste niveau voor identiteitsverificatie is.

Afhankelijk van uw serviceniveau hebt u toegang tot verschillende ‘rollen’ die bepalen welk type handelingen uw ontvangers kunnen uitvoeren in de overeenkomst.  Meer informatie over de machtigingen van de verschillende rollen vindt u in de knowledgebase.

Schakel alleen de rollen in die u echt nodig hebt voor een meer gestroomlijnde verzendervaring.

Rollen van ontvangers die zijn toegestaan

Groepen ontvangers functioneren als één ondertekenaar, maar die ondertekenaar is een groep opgegeven personen.  Alle leden worden in één keer op de hoogte gesteld en zodra een van de groepsleden zijn of haar handtekening plaatst, wordt de overeenkomst naar de volgende ondertekenaar gestuurd.

Schakel deze optie in als u een groep ondertekenaars moet definiëren voor één ondertekeningsgebeurtenis.

Instellingen voor ontvangersgroepen

Identiteitsverificatiemethoden

Met deze instelling kunt u verschillende methoden voor verificatie van ondertekenaars instellen voor uw gebruikers. Deze methoden worden geconfigureerd op de pagina Verzenden als element van de ontvangersrecord.

Het wordt aanbevolen dat u alleen de verificatiemethode(n) inschakelt die nodig is (zijn) voor uw interne beleid.

  • Wachtwoord voor ondertekening - vereist dat de ondertekenaar een vooraf gedefinieerd wachtwoord invoert om het document te ondertekenen. Het wachtwoord moet afzonderlijk van de transactie worden doorgegeven aan de ondertekenaar. Als het wachtwoord is vergeten of verloren gaat, kan dit niet worden hersteld.
  • Verificatie op basis van kennis - vereist dat de ondertekenaar een BSN invoert, waarna willekeurige identiteitsvragen door een derde partij worden gegenereerd.
  • Telefoon (sms) - de afzender moet een telefoonnummer voor de ontvanger invoeren. De ontvanger krijgt vervolgens een code van 8 cijfers en moet deze invoeren om zich te verifiëren
    • Contact voor ondersteuning - voer hier de gewenste waarde in voor het bericht waarin u de gebruiker vraagt om in geval van vragen contact op te nemen met xxxx. Bijvoorbeeld: een e-mailadres van de ondersteuning, een telefoonnummer of een URL
  • Acrobat Sign-verificatie - ontvangers toestaan zich te verifiëren met gebruik van hun Acrobat Sign-aanmeldingsgegevens. Ideaal voor interne ondertekenaars
  • Verificatie met overheids-ID - het gebruik van een door de overheid verstrekt document (nationaal identiteitsbewijs, rijbewijs of paspoort) toestaan voor verificatiedoeleinden
Verificatiemethoden

Let op:

Verificatie op basis van KBA en telefonische verificatie zijn gemeten verificatiemethoden waaraan extra kosten verbonden zijn.  Het wordt aanbevolen alleen de verificatiemethoden in te schakelen waarvan u verwacht dat deze worden gebruikt.

Standaard de volgende methode gebruiken

Met deze instelling wordt de standaardmethode voor de verificatie van externe ontvangers gedefinieerd. Alleen de opties die zijn ingeschakeld, kunnen worden geselecteerd in de vervolgkeuzelijst.

Instellingen afzender

Met deze optie staat u verzenders al dan niet toe om de standaardverificatiemethode te wijzigen. Schakel deze optie alleen in als er situaties bekend zijn waarin de afzender moet afwijken van het standaardverificatieproces.


Identiteitsverificatie voor interne ontvangers

Schakel deze instelling in om verzenders toe te staan een andere verificatiemethode in te stellen als een overeenkomst ontvangers bevat die deel uitmaken van uw Acrobat Sign-account.

Over het algemeen kunt u de interne handtekeningen het beste op e-mailverificatie laten staan, dit is handiger voor medewerkers die elke dag een groot aantal overeenkomsten moeten ondertekenen. Als u tevens Identiteitsverificatie van ondertekenaars inschakelt (in de Beveiligingsinstellingen), maakt u passieve wachtwoordverificatie mogelijk zodat de ondertekenaars zich niet expliciet meerdere keren hoven te verifiëren.

Verificatiemethoden voor interne ontvangers

Berichtsjablonen instellen (alleen op bedrijfs- en ondernemingsniveau)

Als u berichtsjablonen inschakelt voor uw account, kan de gebruiker een van de vooraf door u gedefinieerde e-mailberichten kiezen. Zo weet u zeker dat uw ondertekenaars het juiste bericht en de juiste informatie ontvangen.

Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Berichtsjablonen om berichtsjablonen in te schakelen

Navigeren naar Berichtsjablonen

Berichtsjablonen inschakelen

Schakel de optie Berichtsjablonen inschakelen in.

In de rechterbovenhoek van het berichtveld (op de pagina Verzenden) wordt een koppeling ingevoegd waarmee u de sjabloon kunt selecteren:

Berichtsjablonen

Opmerking:

Voor klanten op Enterprise-niveau zijn de sjablonen gekoppeld aan de optie Taal van ontvanger(s) op de pagina Verzenden. Zo beperkt u het aantal sjablonen waardoor gebruikers in meertalige bedrijfseenheden moeten bladeren en weet u zeker dat een bericht in de juiste taal wordt opgenomen.


Afzenders toestaan berichtinhoud te bewerken

Sta gebruikers al dan niet toe de berichtsjabloon te wijzigen die naar het berichtenveld op de pagina Verzenden wordt gestuurd. 

Schakel deze optie in als u het aanpassen van de berichtinhoud aan een situatie wilt toestaan.

Hoe gebruikers documenten koppelen of kiezen

Klanten voegen bestanden op vele verschillende manieren bij aan overeenkomsten en de manier waarop ze dat doen, vindt zijn oorsprong in de manier waarop de documenten zijn gemaakt en beheerd en waarop versiebeheer wordt uitgevoerd. 

Klanten die met 'ad hoc’ bestanden werken, met inhoud die voor elke transactie moet worden aangepast, moeten waarschijnlijk bestanden kunnen uploaden van hun lokale systeem. Standaardsjablonen die zelden worden gewijzigd dienen idealiter echter uit één beheerde bron te worden aangeleverd.

Documenten bijvoegen

  • Afzenders toestaan documenten van hun computers bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Mijn computer verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren op de pagina Verzenden.
  • Afzenders toestaan documenten uit hun documentbibliotheek bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Bibliotheekdocumenten verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.
  • Documenten opnemen uit de gedeelde Acrobat Sign-bibliotheek - als u deze optie uitschakelt, worden de door Acrobat Sign verschafte documenten I-9, W-4 en W-9 verwijderd.
  • Afzenders toestaan documenten van Google Drive bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Google Drive verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.
  • Afzenders toestaan documenten van Dropbox bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Dropbox verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.
  • Afzenders toestaan documenten van Box.com bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling Box.com verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.
  • Afzenders toestaan documenten van OneDrive bij te voegen - als u deze optie uitschakelt, wordt de koppeling OneDrive verwijderd uit het pop-upvenster Bestanden selecteren.

Standaardherinneringen instellen

Herinneringen zijn e-mails die naar de ontvangers van documenten worden verzonden als zij aan de beurt zijn om een handeling uit te voeren. In het geval van een dagelijkse of wekelijkse cyclus, wordt een herinneringse-mail naar de ontvangers verzonden met de mededeling dat ze de overeenkomst moeten verwerken.

Standaardherinneringen instellen

Opmerking:

Als u standaardherinneringen inschakelt, wordt de optie op de pagina Verzenden voor afzenders verwijderd om hun eigen herinnering te configureren, maar herinneringen kunnen nog steeds worden geconfigureerd op de pagina Beheren.


Stel een standaardherinnering in voor overeenkomsten die door gebruikers in dit account zijn gemaakt

  • Schakel deze optie in om een standaardherinnering in te stellen
  • Kies hoe vaak de herinneringse-mail moet worden verzonden
  • De ingevoerde notitie wordt weergegeven in de herinneringse-mail die op zijn beurt naar elke ontvanger wordt verzonden

Een standaard vervaldatum voor documenten instellen

In bepaalde gevallen wilt u documenten wellicht laten verlopen of annuleren als deze na een bepaald aantal dagen niet zijn ondertekend. 

Nadat een overeenkomst is verlopen, kan deze niet opnieuw worden gestart of opgehaald. Dergelijke overeenkomsten worden weergegeven in de sectie Geannuleerd/Geweigerd op de pagina Beheren.

De vervalinstellingen van documenten

  • Documentvervaldatum inschakelen - schakel deze optie in om de vervaldatum van documenten in te schakelen. Dan ziet u de opties die u kunt instellen voor het vervallen van documenten.
  • Laat afzenders de vervaldatum per document instellen of wijzigen - hiermee wordt de vervaloptie op de pagina Verzenden beschikbaar gesteld voor alle gebruikers in het account. Daarnaast kunnen ze de standaard vervalopties aanpassen.
  • Wijzigen van vervaldatuminstellingen na verzenden van document toestaan - schakel deze optie in om gebruikers toe te staan een vervaldatum voor een overeenkomst aan te passen, te verlengen of te verwijderen nadat deze is verzonden.
  • Beperk het aantal dagen dat ondertekenaars documenten kunnen ondertekenen tot: - hiermee wordt het aantal dagen tot het document verloopt, ingesteld.
  • Interne ondertekenaars opnemen bij het toepassen van deadlines voor documenten - als gebruikers in uw account overeenkomsten ondertekenen of medeondertekenen en deze optie ingeschakeld is, is de vervaldatum niet alleen op externe ondertekenaars, maar ook op hen van toepassing.
  • Neem vervaldatuminformatie op in de e-mails die naar de ondertekenaars worden verzonden - kies deze optie om de vervaldatum van de transactie te vermelden in de e-mail die naar de ondertekenaars wordt verzonden.

Gebruikers en groepen

Gebruikers

Gebruikers worden over het algemeen toegevoegd aan een account omdat ze overeenkomsten verzenden of omdat ze beheerders op groeps- of accountniveau zijn. Gebruikers die overeenkomsten ondertekenen hoeven niet te worden toegevoegd, tenzij u hun machtiging om te tekenen wilt beheren via instellingen op accountniveau.

Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Gebruikers om de gebruikers in uw account te reviewen of te bewerken

Navigeren naar Gebruikers

Boven aan de pagina Gebruikers ziet u een korte opsomming van het aantal licenties in uw account en het aantal actieve gebruikers dat deze licenties gebruikt. 

Als deze informatie ontbreekt, hebt u een sitelicentie en kunt u een onbeperkt aantal gebruikers toevoegen.

De pagina Gebruikers bevat drie besturingselementen:

  1. Een nieuwe gebruiker aanmaken - hiermee opent u een pop-upformulier waarmee u één gebruiker kunt maken of een CSV-bestand kunt uploaden om meerdere gebruikers tegelijk te maken.
  2. Gebruikerslijst exporteren - klik op het pictogram Exporteren om een CSV-bestand te genereren waarin alle gebruikers van het account worden vermeld, ongeacht hun status (Actief, Gemaakt, Inactief of In bewerking), alsmede hun bijbehorende persoonlijke (account) waarden (Naam, E-mailadres, Titel, Bedrijf, enz.)
  3. Opties - met de lijst Opties kunt u filteren wat op de pagina wordt weergegeven. Standaard worden alleen actieve gebruikers weergegeven. U kunt kiezen of u alle gebruikers of alleen inactieve gebruikers wilt weergeven. Verder zijn er drie opties waarmee u het aantal gebruikers per pagina kunt bepalen (15, 30 of 50)
Besturingselementen op de pagina Gebruikers

Zo maakt u één gebruiker:

  • Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Gebruiker
  • Klik op het plusteken om een nieuwe gebruiker te maken. Het pop-upvenster Maken wordt geopend.
Pop-upvenster Gebruiker maken

  • Voer het e-mailadres, de voornaam en de achternaam in van de gebruiker die u wilt maken. Zorg ervoor dat deze informatie correct is, met name het e-mailadres. Als de gebruiker is gemaakt, kan het e-mailadres pas worden gewijzigd als het ingevoerde e-mailadres is geverifieerd. Als er een fout in het e-mailadres staat, kan dit niet worden geverifieerd.

Schakel Hun overeenkomsten bekijken in als u delen wilt instellen van deze gebruiker naar u. Dan kunt u alle overeenkomsten van de gebruiker bekijken.

Opmerking:

Als u telemetriegegevens over overeenkomsten wilt ophalen tijdens het maken en ondertekenen van de overeenkomst, wordt sterk aangeraden dat u de optie Hun overeenkomsten bekijken toepast bij het maken van nieuwe gebruikers-id's.

Het proces om een accountshare te maken nadat de gebruikers-id is gemaakt is vrij lastig en vereist de instemming van de gebruiker.

Als u dat gedaan hebt en alle informatie correct is, klikt u op de knop Opslaan.

U gaat terug naar de pagina Gebruikers.

 

Klik op het pictogram Opties en selecteer Alle gebruikers weergeven

Alle gebruikers weergeven

 

Als u Alle gebruikers weergeeft (in plaats van alleen actieve gebruikers), ziet u de nieuwe gebruikers-id met de status Gemaakt.

Zodra de gebruiker zijn of haar wachtwoord heeft ingesteld, wordt de gebruikers-id omgezet in de status Actief.

Gebruikersstatus gemaakt

Opmerking:

Acrobat Sign-gebruikers hebben een van de volgende vijf statussen:

Actief - een volledig ingeschakelde gebruikers-id die één licentie in beslag neemt.

Inactief - een volledig uitgeschakelde gebruikers-id. Inactieve gebruikers hebben helemaal geen toegang tot de Acrobat Sign-applicatie, ook niet als een ontvanger van andere overeenkomsten.

Gemaakt - een gebruikers-id die door een beheerder is gemaakt, maar de gebruiker heeft nog geen wachtwoord ingesteld en de gebruikers-id nog niet geactiveerd. Gebruikers met de status Gemaakt nemen geen licentie in beslag.

Niet geverifieerd - een gebruiker die zijn of haar e-mailadres heeft gewijzigd, maar nog niet op de verificatiekoppeling heeft geklikt die is verzonden om de adreswijziging te bevestigen. Het account is technisch gezien nog steeds actief, maar is vergrendeld totdat de wijziging van het e-mailadres is bevestigd. Niet geverifieerde gebruikers nemen dus een licentie in beslag en worden weergegeven door het filter Alleen actieve gebruikers weergeven

In bewerking - gebruikers-id's in bewerking zijn ontvangers. Ze zijn niet gemaakt door een beheerder, hebben geen wachtwoord en kunnen zich dus niet aanmelden. Gebruikers met de status In bewerking nemen geen licentie in beslag.

U kunt een gebruikers-id met de status In bewerking op elk gewenst registreren en converteren naar de status Actief. U ziet dan een volledig overzicht van alle overeenkomsten waarbij deze gebruiker ooit betrokken is geweest.

Eén gebruikers-ID deactiveren

Soms kan het nodig zijn om een gebruiker te deactiveren. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de desbetreffende persoon niet meer voor het bedrijf werkt en dat u de gebruiker en verwante documenten wilt beveiligen. Zoals eerder uitgelegd, kan een gebruiker met de status Inactief zich niet aanmelden en geen documenten verzenden of ondertekenen met de desbetreffende gebruikers-id. 

 

Een gebruikers-id omzetten in Inactief:

  • Meld u aan als beheerder en ga naar Account > Gebruikers
  • Klik één keer op de gebruikers-id die u wilt deactiveren. De mogelijke handelingen voor de gebruiker verschijnen boven aan de gebruikerslijst
De koppeling Gebruiker deactiveren

 

  • Klik op de koppeling Gebruiker deactiveren. Het pop-upvenster Gebruiker deactiveren wordt geopend
Pop-upvenster Gebruiker deactiveren

In het pop-upvenster Gebruiker deactiveren kunt u een deelstatus van alle overeenkomsten naar uzelf afdwingen. Dit is handig wanneer de gedeactiveerde gebruiker inhoud heeft die u in de toekomst moet kunnen herstellen.

Klik op Ja om de deactivering te voltooien.

De gebruikers-id wordt geconverteerd naar de status Inactief en het wachtwoord voor de gebruikers-id is niet langer geldig, zodat de gebruikers-id volledig ontoegankelijk is.


Eén gebruikers-ID opnieuw activeren

Het opnieuw activeren van een gebruikers-id gaat op dezelfde manier in zijn werk als deactivering:

  • Meld u aan als beheerder en ga naar Account > Gebruikers
  • Klik op het pictogram Opties en selecteer Alleen inactieve gebruikers weergeven
Alleen inactieve gebruikers weergeven

 

  • Zoek de gebruikers-id u opnieuw wilt activeren en klik er één keer op om de koppelingen boven aan de gebruikerslijst te tonen
Koppeling Gebruiker opnieuw activeren

  • Klik op de koppeling Gebruiker opnieuw activeren

Als het goed is, verschijnt er een groene banner om aan te geven dat de gebruikers-id opnieuw is geactiveerd.

 

De gereactiveerde gebruikers-id wordt geconverteerd naar de status Actief, maar het wachtwoord voor de gebruiker is verlopen.

Er wordt automatisch een e-mail verzonden naar de gebruiker met het verzoek een nieuw wachtwoord in te stellen. Zodra het wachtwoord opnieuw is ingesteld, heeft de gebruiker volledig toegang tot alle historische inhoud van de gebruikers-id.

De gebruiker kan ook op de koppeling Ik ben mijn wachtwoord vergeten op de aanmeldingspagina klikken om het wachtwoord opnieuw in te stellen.

Er zijn vier bevoegdheidsniveaus in Acrobat Sign:

  • Gebruikers: iedereen die zich kan verifiëren bij de Acrobat Sign-service
  • Groepsbeheerders: hebben de bevoegdheid om gebruikers toe te voegen en rapporten uit te voeren voor de groep(en) die ze beheren
  • Accountbeheerders: hebben de bevoegdheid om gebruikers toe te voegen en rapporten uit te voeren voor alle groepen en het account als geheel
  • Privacybeheerder (moet eerst een accountbeheerder zijn): heeft de bevoegdheid om gebruikers en overeenkomsten te verwijderen via AVG-tools

Alle individueel gemaakte gebruikers zijn standaardgebruikers.

 

Als u meer machtigingen wilt toekennen aan een gebruikers-id, gaat u als volgt te werk:

  • Aanmelden bij Acrobat Sign als accountbeheerder
  • Navigeren naar Account > Gebruikers
  • Zoek de gebruikers-ID u die u wilt opwaarderen en selecteer deze gebruiker om de koppelingen voor acties boven aan de gebruikerslijst te tonen.
De koppeling Gebruiker bewerken

 

  • Klik op de koppeling Gebruiker bewerken.  Het pop-upvenster Bewerken wordt geopend
Het pop-upvenster Bewerken

  • In het pop-upvenster Bewerken kunt u de gebruikers-ID inschakelen als groepsbeheerder, accountbeheerder of allebei. De juiste bevoegdheidsoptie voor de gebruikers-ID inschakelen
    • Accountbeheerders hebben volledige bevoegdheid in Acrobat Sign om instellingen te bewerken of gebruikers toe te voegen op groeps- of accountniveau.
    • Beheerders op groepsniveau hebben alleen bevoegdheid binnen de groep waartoe ze behoren.
  • Klik op Opslaan wanneer u klaar bent. 

 

Opmerking:

Acrobat Sign kent geen beperkingen voor het aantal beheerders (account of groep) in een account. Het is mogelijk (maar wordt over het algemeen niet aangeraden) om alle gebruiker-ID’s in uw account op te waarderen naar het niveau van Accountbeheerder.

Wanneer u gebruikers in bulk maakt, definieert u alle gebruikers in een CSV-bestand dat u vervolgens uploadt naar
Acrobat Sign.

Acrobat Sign maakt alle gebruikers en stuurt ze meteen een e-mail om een wachtwoord in te stellen en hun gebruikers-ID's te activeren.

Opmerking:

U kunt dit proces trouwens ook gebruiken om de profielwaarden te bewerken voor alle gebruikers in uw account. 

Als u bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam hebt gewijzigd, kunt u de volledige gebruikerslijst exporteren, de waarde in de kolom Bedrijf bewerken, dan opslaan en vervolgens het CSV-bestand weer uploaden naar Acrobat Sign.  Voor alle gebruikers-id's in het CSV-bestand is de waarde voor de naam van het Bedrijf nu bijgewerkt, zonder tussenkomst van de afzonderlijke gebruikers.

 

Gebruikers in bulk aanmaken:

  • Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Gebruikers
  • Klik op het plusteken om een nieuwe gebruiker te maken. Het pop-upvenster Maken wordt geopend
  • Klik op het tabblad Gebruikers in bulk maken
Gebruikers in bulk maken

Opmerking:

Er zijn drie opties:

  • Toestaan om gebruikers aan te maken - als u deze optie uitschakelt, kunt u alleen bestaande gebruikers bijwerken. Als een e-mailadres is opgegeven dat niet voorkomt in uw account, wordt er geen gebruiker gemaakt.
  • Toestaan om gebruikers bij te werken - als u deze optie uitschakelt, kunt u alleen gebruikers maken. Als een e-mailadres van een bestaande gebruiker in uw account is opgegeven, wordt de gebruiker niet veranderd.
  • Toestaan om groepen aan te maken - als u deze optie uitschakelt, kunt u geen groepen maken. Als een niet-bestaande groepsnaam voor een gebruiker wordt opgegeven, wordt de groep niet gemaakt en wordt de gebruiker in plaats daarvan in de standaardgroep geplaatst.
  • Klik op de koppeling Download een voorbeeld CSV-bestand.  Er wordt een CSV-bestand naar uw computer gedownload.
  • Open het CSV-voorbeeldbestand
  • Verwijder de drie rijen met voorbeeldgegevens. Laat de eerste rij (met kopteksten) staan
  • Typ de waarden voor de nieuwe gebruikers-id's die u wilt maken.
    • Voor het maken van nieuwe gebruikers zijn de volgende kolommen vereist:
      • E-mailadres
      • Voornaam
      • Achternaam
CSV-voorbeeldbestand

  • Verwijder eventuele kolommen die u niet gebruikt
  • Sla het CSV-bestand op (zorg dat het opgeslagen bestand de CSV-indeling behoudt)
  • Klik op de knop Bladeren en selecteer het CSV-bestand
  • Klik op Importeren om het bestand te uploaden
Geüpload CSV-bestand

Zodra het bestand is geïmporteerd, genereert Acrobat Sign alle gebruikers-ID's en verschijnt er een groene banner die u informeert over het aantal gebruikers dat is gemaakt.

Groepen - alleen voor de serviceniveaus Business en Enterprise

Aan de hand van groepen kunt u specifieke instellingen voor de gebruikers in een groep instellen. Zo kan uw verkoopteam Acrobat Sign bijvoorbeeld anders gebruiken dan uw boekhoudafdeling.

Als u een nieuwe groep wilt maken, gaat u als volgt te werk:

  • Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Groepen
Opmerking:

De pagina Groepen bevat twee besturingselementen:

  1. Voeg een nieuwe groep toe - hiermee opent u het venster om een nieuwe groep te maken.
  2. Opties - bepaalt hoeveel records (15, 30 of 50) tegelijk op de pagina worden weergegeven.
Ga naar Groepen

  • Klik op het pictogram Nieuwe groep toevoegen. Het pop-upvenster Maken verschijnt en u wordt gevraagd de naam van de groep op te geven.
Pop-upvenster voor het maken van groepen

 
  • Typ de naam van de groep
  • Klik op Opslaan
Groepslijst

Als u op Opslaan klikt, wordt de groep gemaakt en weergegeven in de lijst met groepen.

Een groep kan door een beheerder op accountniveau worden verwijderd.

Een groep verwijderen:

  • Selecteer de groep door er één keer op te klikken
    • Hierdoor wordt het contextmenu bovenaan de lijst getoond
  • Klik op Groep verwijderen
    • De groep Standaard mag niet worden verwijderd
    • Alle gebruikers moeten uit de groep zijn verwijderd voordat de groep kan worden verwijderd.
Een groep verwijderen

 

U kunt een lijst met verwijderde groepen weergeven door te klikken op het pictogram Opties en de opdracht Alleen verwijderde groepen weergeven te kiezen:

Lijst met verwijderde groepen

Als u een nieuwe groep hebt gemaakt, is de volgende stap om er gebruikers aan toe te voegen. Dit kan in Acrobat Sign op drie manieren, afhankelijk van het aantal gebruikers dat moet worden verplaatst:

  • Eén gebruiker verplaatsen via het gebruikersprofiel
  • Meerdere gebruikers verplaatsen met behulp van Gebruikers in bulk maken/bewerken en het CSV-bestand
  • Meerdere gebruikers verplaatsen met het gereedschap Gebruikers toewijzen aan groep

Eén gebruiker verplaatsen via het gebruikersprofiel

Eén gebruiker aan een groep toewijzen:

  • Meld u aan als beheerder en ga naar Account > Gebruikers
  • Dubbelklik op de specifieke gebruikers-id die u wilt bewerken. Het venster Gebruikersinfo wordt geopend
  • Klik op de vervolgkeuzelijst Gebruikersgroep om de opties weer te geven.
  • Selecteer de groep waaraan de gebruiker moet worden toegewezen
  • Klik op Opslaan
Groepsinstelling voor een gebruiker in het deelvenster Gebruikersinfo


Meerdere gebruikers verplaatsen met gebruik van Gebruikers in bulk bewerken

U kunt ook de functie Gebruikers in bulk maken gebruiken om bestaande gebruikers te bewerken. 

Deze methode is vaak beter wanneer u niet alleen de groepsinstelling, maar meerdere waarden moet wijzigen. Maar als u de structuur volledig moet veranderen, is een bulkupdate waarschijnlijk het handigst.

 

Uw gebruikersgroepen bijwerken via een bulkupdate:

  • Meld u aan als beheerder en ga naar Account > Gebruikers
  • Klik op het pictogram Gebruikerslijst exporteren. Er wordt een CSV-bestand naar uw systeem gedownload met de volledige lijst met gebruikers in uw account
Gebruikers in bulk maken

 
  • Open het gedownloade CSV-bestand en verwijder de kolommen die u niet nodig hebt
    • Als u gewoon gebruikers wilt toewijzen aan groepen, hebt u alleen het volgende nodig:
      • E-mailadres
      • Voornaam
      • Achternaam
      • Groepsnaam
  • Verwijder de rijen met gebruikers die u niet hoeft bij te werken
  • Sla het CSV-bestand op (zorg ervoor dat de CSV-indeling behouden blijft)
CSV van gebruikerslijst

 

  • Klik op het plusteken om een nieuwe gebruiker te maken. Het pop-upvenster Maken wordt geopend
  • Klik op het tabblad Gebruikers in bulk maken
  • Blader naar het CSV-bestand dat u zojuist hebt opgeslagen
  • Klik op Importeren
Bladeren naar het CSV-bestand

Nadat u op de knop Importeren hebt geklikt, worden de gebruikers in het systeem bijgewerkt met de nieuwe waarden uit het CSV-bestand. In een groene banner boven aan de pagina wordt aangegeven hoeveel gebruikers zijn bijgewerkt.


Gebruikers toewijzen aan een groep vanuit de groepsinstellingen

Als u meerdere gebruikers naar een nieuwe groep wilt verplaatsen, maar het aantal niet groot genoeg is voor Gebruikers in bulk bewerken, kunt u het beste de optie Gebruikers toewijzen aan groep in de Groepsinstellingen gebruiken.

 

Toegang tot de functie Gebruikers toewijzen aan groep:

  • Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Account > Groepen
  • Dubbelklik op de groep waarnaar u de gebruikers wilt verplaatsen. De instellingen op groepsniveau worden geopend
    • U kunt ook één keer op de groep klikken om deze te selecteren en vervolgens op de koppeling Groepsinstellingen klikken
De koppeling Groepsinstellingen

 

  • Klik op de optie Gebruikers in groep in de linkerrail
  • Klik op het pictogram Gebruikers toevoegen aan groep
De gebruiker toevoegen aan de groep

Het venster Gebruikers toewijzen aan deze groep wordt geopend en u ziet alle actieve gebruikers die momenteel niet aan deze groep zijn toegewezen.

 

  • Klik op het pictogram Opties en selecteer Alle gebruikers weergeven
Gebruikers toewijzen aan deze groep

  • Klik op een of meerdere gebruikers die u naar de groep wilt verplaatsen. De geselecteerde gebruikers worden in het veld Geselecteerde gebruikers onder aan het venster geplaatst.
    • Als u een gebruiker uit het veld Geselecteerde gebruikers wilt verwijderen, klikt u op de X naast het e-mailadres
  • Als alle gebruikers zijn geselecteerd, klikt u op de knop Toewijzen
Meerdere gebruikers toewijzen

Beheerders op accountniveau kunnen de machtigingen van groepbeheerders via drie instellingen definiëren:

  • Groepbeheerders kunnen nieuwe gebruikers aan hun groepen toevoegen.
  • Groepbeheerders kunnen instellingen voor hun groepen bewerken.
  • Welke rapportgegevens kunnen groepbeheerders bekijken?

Deze instellingen gelden voor alle groepbeheerders en bieden geen verdere granulariteit.  Als u de mogelijkheid voor groepbeheerders uitschakelt om gebruikers toe te voegen, geldt dat voor alle groepbeheerders binnen het account.

 

De eerste twee instellingen aanpassen:

Meld u aan als Accountbeheerder en ga naar Account > Accountinstellingen > Internationale instellingen > Gerelateerde instellingen van groepbeheerders

Navigeren naar Gerelateerde instellingen van groepbeheerders

Als u Groepbeheerders kunnen nieuwe gebruikers aan hun groepen toevoegen inschakelt, kan elke groepbeheerder een willekeurige gebruiker aan zijn of haar groep toevoegen, waarbij alle gebruikelijke beperkingen van toepassing zijn.

Het gaat hier om de volgende gebruikelijke beperkingen:

  • De gebruiker maakt deel uit van een andere groep of van een ander account
  • Het e-maildomein van de gebruiker is niet goedgekeurd voor het account

Als u Groepbeheerders kunnen instellingen voor hun groepen bewerken inschakelt, kan de groepbeheerder instellingen op accountniveau voor zijn of haar groep overschrijven.

 

Als u de instelling Welke rapportgegevens kunnen groepsbeheerders bekijken? wilt bewerken, gaat u naar Account > Accountinstellingen > Rapportinstellingen

Navigeren naar de rapportinstellingen

Alle groepen nemen standaard de instellingen op accountniveau over. Het is echter ook mogelijk om de meeste instellingen op accountniveau te overschrijven op groepsniveau. Dit is met name handig wanneer bepaalde gebruikers speciale ontvangersrollen, validatiemethoden voor ontvangers of zelfs unieke branding nodig hebben.

Accountbeheerders navigeren naar Account > Groepen en dubbelklikken vervolgens op de groep om de instellingen op groepsniveau te openen. Het is ook mogelijk één keer op de groep te klikken en Groepsinstellingen te selecteren in de koppelingen boven aan de lijst.

Navigeren naar groepsinstellingen

Als beheerders op groepsniveau gemachtigd zijn om de instellingen op groepsniveau te wijzigen, hoeven ze alleen maar op de koppeling Groep boven aan de pagina te klikken om de instellingen te openen. 

De koppeling voor groepbeheerders naar Groepsinstellingen

Alle instellingen die de groepbeheerders zien, komen overeen met de instellingen op accountniveau en functioneren op dezelfde manier.

Bibliotheeksjablonen/documenten

Bibliotheeksjablonen

Een bibliotheeksjabloon is een herbruikbaar documentobject. Acrobat Sign ondersteunt twee soorten bibliotheeksjablonen: documentsjablonen en formulierveldsjablonen.

  • Documentsjablonen - Een documentsjabloon is een herbruikbaar document. U kunt documentsjablonen met andere gebruikers in uw account delen, zodat meerdere gebruikers hetzelfde document kunnen verzenden zonder wijzigingen te hoeven aanbrengen.
  • Formulierveldsjablonen - Een formulierveldsjabloon is een herbruikbare veldlaag die op elk document kan worden toegepast. U kunt formulierveldsjablonen ook met andere gebruikers in uw account delen. Formulierveldsjablonen zijn ideaal in de volgende situaties:
    • U hebt één veldlay-out die voor meerdere documenten werkt.
    • U hebt een document dat op verschillende manieren kan worden verzonden.
    • U wilt de inhoud van het document reviseren, maar de velden blijven op dezelfde plaats staan.

In plaats van een nieuw bibliotheekdocument te maken telkens wanneer een document wordt bijgewerkt, kunt u dezelfde formulierveldlaag toepassen. Formulierveldsjablonen kunnen worden bewerkt, zodat u gemakkelijk wijzigingen in de rangschikking van velden of veldeigenschappen kunt aanbrengen. Bij het maken van een sjabloon zijn wederom alle gereedschappen in de ontwerpomgeving beschikbaar.

U kunt de taak voor het maken en onderhouden van sjablonen het beste aan één gebruiker (de documentbeheerder) toewijzen. Door een gebruikers-id voor de documentbeheerder te maken, voorkomt u verwarring over welke sjablonen moeten worden gebruikt en beschikt u over versiebeheer voor uw herbruikbare documenten.

Het verdient aanbeveling een distributielijst of functioneel e-mailadres te gebruiken voor de aanmeldingsgegevens voor de documentbeheerder. Hierdoor kunt u de toegang tot deze aanmeldingsgegevens beheren terwijl u de mogelijkheid biedt om de verantwoordelijkheid te delen als dit nodig is.

1. Klik op het tabblad Start. Klik vervolgens op Een herbruikbare sjabloon maken.

De koppeling Sjabloon op de pagina Dashboard

De pagina Een bibliotheeksjabloon maken wordt weergegeven:

De pagina Sjabloon maken

2. Typ in het veld Sjabloonnaam een naam voor de sjabloon. U kunt deze naam op een later tijdstip desgewenst wijzigen.

3. Klik op de knop Bladeren om op uw lokale systeem naar het bestand te navigeren op basis waarvan u de herbruikbare sjabloon wilt maken. Als u een herbruikbaar document maakt, worden dit bestand en de inhoud ervan gebruikt. Als u een herbruikbare formulierveldlaag maakt, wordt de inhoud van het bestand niet opgenomen in de sjabloon.

4. Selecteer de gewenste sjabloonoptie: Opnieuw te gebruiken document, Opnieuw te gebruiken formulier veldlaag of Beide.

Sjabloonopties

5. Selecteer de gewenste machtigingsoptie voor het delen van de sjabloon. Bij het maken en testen van een nieuwe sjabloon, kunt u de machtiging het beste instellen op alleen uzelf en de toegang uitbreiden als u zeker weet dat het document naar behoren werkt.

Sjabloonmachtigingen

Opmerking:

Groepsmachtigingen kunnen alleen worden verleend aan de groep waarvan u op dat moment lid bent. U kunt geen machtigingen verlenen aan andere groepen.

Als de optie om te delen in uw organisatie niet beschikbaar is, neemt u contact op met uw Acrobat Sign-beheerder om de optie in te schakelen.

 

6. Klik op de knop Voorvertoning of velden toevoegen. De ontwerpfunctie wordt weergegeven. 

Een veld in een sjabloon plaatsen

7. Plaats de verplichte velden voor de beoogde deelnemers door ze van de formulierveldtabs naar het document te slepen. 

8. Klik op Opslaan als u alle velden hebt toegevoegd.

De sjabloon wordt nu weergegeven onder de sectie Bibliotheeksjablonen van de pagina Beheren. Als u de sjabloon hebt gedeeld met gebruikers in uw groep of organisatie door hun hiervoor machtiging te verlenen, wordt de sjabloon nu ook weergegeven in de sectie Bibliotheeksjablonen van hun beheerpagina en kunnen ze deze wanneer dan ook gebruiken voor verzending.

Opmerking:

Alleen de gebruiker die de bibliotheeksjabloon heeft gemaakt, kan deze bewerken of verwijderen (tenzij de sjabloon via Geavanceerd delen wordt gedeeld) 

Sjablonen op de pagina Beheren

De maker van de sjabloon kan de toegangsrechten van de desbetreffende sjabloon bewerken. Dat doet u als volgt:

  • Meld u aan als de sjablooneigenaar
  • Ga naar de pagina Beheren
  • Zoek de sjabloon die u wilt bewerken en klik op de koppeling Bewerken
De koppelingen Bewerken op de pagina Beheren

De sjabloon wordt dan geopend in de ontwerpomgeving.

Boven aan de rechterrail ziet u Eigenschappen van sjabloon.

De kop Eigenschappen van sjabloon in de ontwerpomgeving

Klik op de kop Eigenschappen van sjabloon om de sectie uit te vouwen en de beschikbare opties weer te geven:

  • Sjabloonnaam - u kunt de sjabloonnaam op elk gewenst moment wijzigen.
  • Sjabloontype - u kunt een beschikbare sjabloon op elk moment converteren om het beschikbaar te stellen als document, formulierveldoverlay of beide
  • Wie kan deze sjabloon gebruiken Deze instelling schrijft voor welke gebruikers toegang hebben tot de sjabloon.
Opmerking:

U kunt een document alleen delen met de groep waarvan uw gebruikers-id lid is. Als u bent geverifieerd als een accountbeheerder, dient u uw gebruikers-id naar de juiste groep te verplaatsen voordat u de sjablooneigenschappen wijzigt van ‘Alleen ikzelf’ in ‘Alle gebruikers in mijn groep’.

Rapporten - alleen voor de serviceniveaus Business en Enterprise

Met de rapportfunctie kunt u controleren hoe uw account gebruikmaakt van Acrobat Sign. Stel uw eigen rapporten samen en krijg volledig inzicht in uw documentondertekeningsproces, terwijl u ziet hoe individuele groepen of gebruikers het doen.

Een nieuw rapport maken

Als u een nieuw rapport wilt maken, gaat u naar de pagina Rapporten door achtereenvolgens op het tabblad Rapporten en de koppeling Een nieuw rapport maken te klikken.

Een nieuw klassiek rapport maken

Wanneer u een rapport configureert, kunt u meerdere parameters instellen om de resultaten aan te passen. Alle hieronder beschreven parameters zijn beschikbaar. 

Aanmaakdatum

De aanmaakdatum is de tijdsperiode die het rapport moet beslaan. Dit kan een van de vier vooraf ingestelde periodes zijn (deze week, vorige week, deze maand, vorige maand) of een door u ingevoerd datumbereik.

Gebruikers en groepen

Met deze parameter kunt u het rapport uitvoeren op specifieke gebruikers of groepen. U kunt een of meer gebruikers of groepen kiezen of het rapport voor alle gebruikers in het account uitvoeren.

Documenten en workflows

Met deze optie kunt u specifieke documenten kiezen om in het rapport op te nemen. De documenten die in dit veld worden weergegeven, zijn de bibliotheekdocumenten die in het hele account worden gebruikt. Afzonderlijke, eenmalige documenten worden hier niet weergegeven. 

Documentnaam

Met deze optie kunt u specifieke documenten kiezen om in het rapport op te nemen. De documenten die in dit veld worden weergegeven, zijn de bibliotheekdocumenten die in het hele account worden gebruikt. Afzonderlijke, eenmalige documenten worden hier niet weergegeven. 

In bulk verzenden

Als u deze parameter inschakelt, worden overeenkomsten voor in bulk verzenden, in het gegenereerde rapport opgenomen.

Prestatiedoelen

U kunt drempelwaarden voor prestaties stellen met behulp van de weergave Prestatiedoelen. De meters voor de prestaties worden in het resulterende rapport weergegeven.

Benchmark

Standaard is de benchmarkparameter uitgeschakeld voor rapporten. Klik op de koppeling rapportinstellingen om deze functie in te schakelen.

Benchmarking biedt een uitgebreide methode om de voortgang van overeenkomsten en de snelheid van ondertekening bij te houden. 

Overeenkomsten uitzetten in grafiek op basis van

Elk ingeschakelde optie (Datum, Afzender, Groep, Formulier, Workflow en Type handtekening) presenteert het rapport in een ander type grafiek.

Enzovoort

De parameters in deze sectie dienen voor het wijzigen van de afbeeldingen in het resulterende rapport. Als u andere dan de standaardparameters instelt, verloopt het rapportproces mogelijk sneller.

Wanneer u op de knop Rapport uitvoeren klikt, wordt het rapport gegenereerd op basis van uw parameters. U kunt meerdere bewerkingen op uw rapport uitvoeren.

Rapport bijwerken met huidige gegevens

Op deze koppeling klikken is te vergelijken met het vernieuwen van de pagina. Het nieuwe rapport bevat recente transacties en activiteiten.

Optie op rapportpagina - Rapport bijwerken met huidige gegevens

Rapport opslaan

Door het rapport op te slaan, kunt u het in de toekomst opnieuw uitvoeren.

Optie op rapportpagina - Rapport opslaan

Rapport delen

Door een rapport te delen, kunt u de rapportresultaten naar iemand anders verzenden. U hoeft alleen het gewenste e-mailadres en een bericht in te voeren.

Optie op rapportpagina - Rapport delen

Rapport inplannen

Wanneer u een planning voor dit rapport instelt, wordt het uitgevoerd met dezelfde parameters en de opgegeven frequentie.

Optie op rapportpagina - Rapport plannen

Rapportgegevens exporteren

Als u op deze koppeling klikt, wordt u gevraagd een CSV-bestand te openen of op te slaan. CSV-bestanden kunnen worden geopend in Excel, en alle transactiegegevens voor de overeenkomsten in het rapport worden in de verschillende kolommen gecategoriseerd.

Optie op rapportpagina - Rapportgegevens exporteren

Printervriendelijke versie

Als u op deze koppeling klikt, wordt een printervriendelijke versie van het rapport geopend.

Optie op rapportpagina - Printervriendelijke versie

Instellingen bewerken

Als u op deze koppeling klikt, worden de geconfigureerde parameters voor het rapport weergegeven en kunt u deze bewerken.

Optie op rapportpagina - Instellingen bewerken

 

 

 Adobe

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
De creativiteitsconferentie

14–16 oktober Miami Beach en online

Adobe MAX

De creativiteitsconferentie

14–16 oktober Miami Beach en online

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
De creativiteitsconferentie

14–16 oktober Miami Beach en online

Adobe MAX

De creativiteitsconferentie

14–16 oktober Miami Beach en online