Een bedrijfsaccount instellen


Welkom bij Adobe Acrobat Sign!

Voordat u met uw Adobe Acrobat Sign-account gaat werken, raden we u aan de volgende stappen uit te voeren om uw account in te stellen en aan te passen voor gebruik door uw bedrijf. Dit artikel geeft een overzicht van de belangrijkste kenmerken van branding, beveiligingsinstellingen, gebruikers en sjablonen om u aan de slag te helpen.

Vergeet niet dat er nog veel meer opties en instellingen zijn om mee te experimenteren die in deze handleiding niet aan bod komen. De knowledgebase is een uitstekende bron van informatie over de vele instellingen in Acrobat Sign.

Meld u dus snel aan zodat u kunt beginnen met elektronische ondertekening.

Account instellen

In deze sectie komen de stappen voor de aanvankelijke installatie van uw account aan bod.

Extern archiveren

Het is verstandig om kopieën van uw ondertekende overeenkomsten te bewaren, net als u back-ups maakt van uw computer of telefoon. In plaats van de overeenkomsten één voor één te downloaden van de Beheerpagina, kunt u met Extern archiveren een kopie van ondertekende overeenkomsten naar een alternatief e-mailadres, een Evernote-account of een Box-account sturen.


Branding instellen voor uw account

Het toevoegen van de huisstijl van uw bedrijf is een uitstekende manier om Acrobat Sign aan te passen voor de gebruikers in uw account en voor uw ondertekenaars.


Beveiligingsinstellingen

De beveiliging van accounts, gebruikers en documenten heeft de hoogste prioriteit in Acrobat Sign. Daarom bieden we een aantal beveiligingsopties op accountniveau. We raden u aan de instellingen in deze sectie door te nemen en te bepalen welke in uw geval het beste zijn.

Overeenkomstinstellingen

De instellingen in dit gedeelte bepalen de opties die gebruikers kunnen kiezen tijdens het configureren van een overeenkomst en wat de standaardwaarden van deze opties zijn.

Over het algemeen wordt aangeraden het aantal opties te beperken dat de verzender kan kiezen of configureren. Stel waar mogelijk een sterke standaardwaarde in en verwijder de optie om deze waarde te bewerken.

Dit hoofdstuk is opgedeeld in secties die betrekking hebben op het effect van de opties op een transactie.

Navigeer voor al deze instellingen naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen.

Opmerking:

U kunt al deze instellingen configureren op groepsniveau zodat elke bedrijfsunit de verzend- en ondertekeningservaring naar wens kan aanpassen.

Ontvangers definiëren

‘Ontvangers’ is een term die naar elke gebruikers-id in de handtekeningencyclus verwijst, ongeacht de toegewezen rol. Met de volgende instellingen bepaalt u welke typen rollen deze ontvangers kunnen hebben en wat het gewenste niveau voor identiteitsverificatie is.

Berichtsjablonen instellen (alleen op bedrijfs- en ondernemingsniveau)

Hoe gebruikers documenten koppelen of kiezen

Standaardherinneringen instellen

Een standaard vervaldatum voor documenten instellen

Gebruikers en groepen

Gebruikers

Gebruikers worden over het algemeen toegevoegd aan een account omdat ze overeenkomsten verzenden of omdat ze beheerders op groeps- of accountniveau zijn. Gebruikers die overeenkomsten ondertekenen hoeven niet te worden toegevoegd, tenzij u hun machtiging om te tekenen wilt beheren via instellingen op accountniveau.

Groepen - alleen voor de serviceniveaus Business en Enterprise

Aan de hand van groepen kunt u specifieke instellingen voor de gebruikers in een groep instellen. Zo kan uw verkoopteam Acrobat Sign bijvoorbeeld anders gebruiken dan uw boekhoudafdeling.

Bibliotheeksjablonen/documenten

Bibliotheeksjablonen

Een bibliotheeksjabloon is een herbruikbaar documentobject. Acrobat Sign ondersteunt twee soorten bibliotheeksjablonen: documentsjablonen en formulierveldsjablonen.

  • Documentsjablonen - Een documentsjabloon is een herbruikbaar document. U kunt documentsjablonen met andere gebruikers in uw account delen, zodat meerdere gebruikers hetzelfde document kunnen verzenden zonder wijzigingen te hoeven aanbrengen.
  • Formulierveldsjablonen - Een formulierveldsjabloon is een herbruikbare veldlaag die op elk document kan worden toegepast. U kunt formulierveldsjablonen ook met andere gebruikers in uw account delen. Formulierveldsjablonen zijn ideaal in de volgende situaties:
    • U hebt één veldlay-out die voor meerdere documenten werkt.
    • U hebt een document dat op verschillende manieren kan worden verzonden.
    • U wilt de inhoud van het document reviseren, maar de velden blijven op dezelfde plaats staan.

In plaats van een nieuw bibliotheekdocument te maken telkens wanneer een document wordt bijgewerkt, kunt u dezelfde formulierveldlaag toepassen. Formulierveldsjablonen kunnen worden bewerkt, zodat u gemakkelijk wijzigingen in de rangschikking van velden of veldeigenschappen kunt aanbrengen. Bij het maken van een sjabloon zijn wederom alle gereedschappen in de ontwerpomgeving beschikbaar.

U kunt de taak voor het maken en onderhouden van sjablonen het beste aan één gebruiker (de documentbeheerder) toewijzen. Door een gebruikers-id voor de documentbeheerder te maken, voorkomt u verwarring over welke sjablonen moeten worden gebruikt en beschikt u over versiebeheer voor uw herbruikbare documenten.

Het verdient aanbeveling een distributielijst of functioneel e-mailadres te gebruiken voor de aanmeldingsgegevens voor de documentbeheerder. Hierdoor kunt u de toegang tot deze aanmeldingsgegevens beheren terwijl u de mogelijkheid biedt om de verantwoordelijkheid te delen als dit nodig is.

Rapporten - alleen voor de serviceniveaus Business en Enterprise

Met de rapportfunctie kunt u controleren hoe uw account gebruikmaakt van Acrobat Sign. Stel uw eigen rapporten samen en krijg volledig inzicht in uw documentondertekeningsproces, terwijl u ziet hoe individuele groepen of gebruikers het doen.

Een nieuw rapport maken

Als u een nieuw rapport wilt maken, gaat u naar de pagina Rapporten door achtereenvolgens op het tabblad Rapporten en de koppeling Een nieuw rapport maken te klikken.

Een nieuw klassiek rapport maken

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?