De functie Aangepaste e-mailsjabloon van Adobe Acrobat Sign is beschikbaar voor accounts op ondernemingsniveau onder een ETLA-licentieovereenkomst.
Overzicht
Alle e-mails die vanuit Adobe Acrobat Sign worden verzonden, worden gegenereerd vanaf een sjabloon op basis van HTML waarin een paar variabele velden worden gebruikt, zodat elke e-mail wordt aangepast aan de specifieke overeenkomst en ontvangers. De grote structuren, zoals de paginalay-out, blijven onveranderd en slechts een paar variabelen (zoals de naam en het bericht van de overeenkomst) veranderen voor elke overeenkomst die wordt verzonden.
Met de functie voor aangepaste e-mailsjablonen (CEMT) past u de HTML-sjabloon aan waarmee e-mails vanuit uw Acrobat Sign-account worden gegenereerd. Met CEMT kunt u de standaarde-mail aanpassen aan de look van uw bedrijf met uw eigen vertrouwde branding, kleurschema, afbeeldingen en tekst. U kunt ook de normaliter statische structuren wijzigen en onder andere de paginalay-out, de gebruikte terminologie en de ingevoegde afbeeldingen aanpassen.
Accounts op ondernemingsniveau kunnen onder een ETLA-licentie samenwerken met ons Professionele Services-team om de perfecte e-mailsjabloon samen te stellen voor uw account als geheel of voor elke groep binnen uw account, indien nodig. Er kunnen kosten in rekening worden gebracht.
Gebruik
Acrobat Sign bevat momenteel vier aanpasbare sjablonen.
Aangepaste sjablonen kunnen worden geïnstalleerd op account- of groepsniveau. Sjablonen op accountniveau worden gedistribueerd naar groepen en vervolgens naar gebruikers. Account > Groep > Gebruiker
Sjablonen op groepsniveau vervangen de sjablonen op accountniveau. De sjabloon op groepsniveau wordt vervolgens gedistribueerd naar de gebruikers in die groep. Zo kunnen individuele groepen het ontwerp van hun e-mailsjablonen volgens hun wensen instellen.
Als er bijvoorbeeld een Photoshop-groep is die deel uitmaakt van het Adobe-account, kunnen er speciale e-mails worden ontworpen die specifiek aantrekkelijk zijn voor de Photoshop-doelgroep. Op dezelfde wijze kan de juridische afdeling eigen e-mailsjablonen (laten) ontwerpen die weer heel anders van toon zijn.
Als de sjablonen zijn bijgewerkt, publiceert uw PS-contactpersoon deze naar een groep in uw account, zodat u ze kunt testen. U kunt dan controleren of de sjablonen naar behoren werken en desgewenst meer wijzigingen aanvragen. Zodra uw Acrobat Sign-beheerder de sjabloon heeft geverifieerd, zal uw PS-contact de sjabloon live naar de juiste groep of account sturen.
Gebruikers en beheerders
Zodra de e-mailsjablonen gereed staan, hoeven gebruikers en beheerders niets meer te doen. De e-mailsjablonen worden automatisch toegepast.
Wat kan worden aangepast
CEMT biedt u de mogelijkheid om de e-mailsjablonen aan te passen die gebruikt worden voor transactie-e-mails van uw Acrobat Sign-account.
Afzenders (de partij die de overeenkomst ter ondertekening verzendt) kunnen de aangepaste e-mailsjabloon niet weergeven, aangezien hun e-mail is ingesteld op een ander type sjabloon. Afzenders blijven hun bestaande standaarde-mailsjabloon zien.
Van elk sjabloontype kunnen meerdere versies bestaan. Er is een versie voor elke ondersteunde taal (of landinstelling). Enterprise-klanten kunnen overeenkomsten verzenden in meer dan 30 talen en elke taal heeft een eigen gelokaliseerde sjabloon voor elk sjabloontype. Als u de tekst bijwerkt voor een e-mailsjabloon die in het Spaans is opgesteld, moet u de juiste tekst opgeven, zodat uw PS-contactpersoon de sjabloon met de juiste bewoordingen kan bijwerken.
Bijvoorbeeld: Please Sign:English verwijst naar de sjabloon "Wilt u alstublieft ondertekenen" en de Engelse landinstelling.
U kunt de e-mailsjablonen die voor uw account of uw groepen in Acrobat Sign worden gebruikt, op twee manieren aanpassen:
- Begin met de basissjabloon (de standaardsjabloon) en vertel uw PS-contactpersoon welke aanpassingen u in die sjabloon wilt aanbrengen.
- Maak uw eigen, intern samengestelde HTML-document met behulp van de hieronder vermelde referentiegids. U kunt beginnen met de boilerplates in onze public github-repository
In- of uitschakelen
De functie voor aangepaste e-mailsjablonen kan in het Acrobat Sign-systeem alleen worden ingeschakeld en geconfigureerd door het Professional services-team van Acrobat Sign.
Als u deze functie wilt inschakelen en momenteel een actieve overeenkomst hebt met Professional Services, neemt u contact met hen op om de omvang van het werk en de extra kosten te bepalen. Anders kunt u een supportticket indienen om toegang te krijgen tot de functie voor aangepaste e-mailsjablonen. U wordt dan doorverwezen naar het Professional Services-team.
Sjablonen kunnen worden geconfigureerd op account- en/of groepsniveau en worden aangepast voor elke landinstelling.
Klanten kunnen de ontwikkelingstijd verkorten en de servicekosten verlagen door hun sjablonen intern te ontwerpen met behulp van deze gids:
Bekende problemen
Als uw account is geconfigureerd om documenten in de definitieve e-mail op te splitsen in hun originele bestanden en de overeenkomst acht of meer bestanden bevat, worden er geen bestanden geretourneerd. Er is een harde limiet voor het aantal bestanden dat kan worden bijgevoegd bij gebruik van de CEMT-mailservice.
- Het verwijderen van de voorwaarde om alle bestanden te splitsen lost het probleem op voor klanten die meerdere bestanden moeten bijvoegen bij het maken van een overeenkomst.
- Het gesplitste document kan zonder problemen gedownload worden van de pagina Beheren.
Veelgestelde vragen:
Nee.
Er is momenteel geen gebruikersinterface voor e-mailsjablonen die klanten kunnen gebruiken. U kunt uw eigen HTML-sjabloon maken, maar deze dient te worden nagekeken en geïnstalleerd door uw Professional Services-contactpersoon bij Adobe.
Aanpassing is beschikbaar op account- of groepsniveau. Adobe biedt geen ondersteuning voor aanpasbare e-mailsjablonen voor individuele gebruikers. We bieden ook geen ondersteuning voor het aanpassen van e-mails voor bepaalde ontvangers
Ja, aanpassing is beschikbaar voor alle regio’s
Nee.
We bieden momenteel alleen aangepaste e-mailsjablonen voor vier standaarde-mails:
- Wilt u alstublieft ondertekenen
- Ondertekend en gearchiveerd
- Herinnering
- Geannuleerd.
Ja, wanneer u vraagt om een aangepaste e-mailsjabloon te laten installeren, dient u het type (Wilt u alstublieft ondertekenen?) en de taal voor de sjabloon aan te geven.
Klanten dienen de vertaalde tekst op te geven in hun aangepaste HTML-sjabloon. Elke type:taal-combinatie wordt als een afzonderlijke sjabloon beschouwd. (Bijvoorbeeld: Wilt u alstublieft ondertekenen?:Spaans)
Verzenders ontvangen de aangepaste e-mail voor de geannuleerde e-mail alleen als een ontvanger weigert te ondertekenen.
Andere e-mailberichten die naar de afzender worden verzonden, maken gebruik van de standaard basis-e-mail die is gekoppeld aan Adobe Acrobat Sign.
Nee.
U kunt de koptekstafbeelding van uw e-mails bijwerken in uw accountinstellingen: Account -> Accountinstellingen -> E-mailinstellingen
Deze sjablonen gelden voor het hele account, waarbij groepen de sjablonen van het account overnemen en gebruikers de sjablonen van de groep. CEMT kan worden toegepast op groepsbasis, zodat alle gebruikers in de groep de sjabloon op groepsniveau overnemen.
Bijvoorbeeld: de CEMT-functie is niet geïmplementeerd in het Adobe-account, maar voor de Acrobat Sign-groep in het account is de aangepaste sjabloon "Wilt u alstublieft ondertekenen" geïmplementeerd. Jo, een gebruiker in de Acrobat Sign-groep, kan dan de aangepaste sjabloon gebruiken bij het verzenden van overeenkomsten. Alle andere groepen in het Adobe-account gebruiken echter gewoon de standaard e-mailsjabloon.
Ja, dat kan.
Als de HR-groep in uw account bijvoorbeeld een andere uitstraling wil dan de juridische afdeling, kunnen de sjablonen voor de HR-groep dienovereenkomstig worden aangepast. Let wel dat er aan elke sjabloon afzonderlijke kosten verbonden zijn.
Nee, er is geen andere sjabloon. CEMT is momenteel alleen van toepassing op directe deelnemers aan het ondertekeningsproces. (Ondertekenaars, fiatteurs, gedelegeerden)
Afbeeldingen leveren natuurlijk een belangrijke bijdrage aan het overbrengen van uw boodschap in een e-mail en Acrobat Sign ondersteunt afbeeldingen in de aangepaste sjablonen. Afbeeldingen dienen echter extern te worden gehost door uw team of bedrijf. Adobe host geen afbeeldingen.
Het gebruik van op tabellen gebaseerde lay-outs wordt aangeraden om de HTML consistent weer te geven in meerdere e-mailclients. Het wordt ook aanbevolen om de ouderwetse attribuutstyling te gebruiken voor tabellen en alleen eenvoudige inline-stijlen te gebruiken. <style>tags worden door veel e-mailclients genegeerd.
CEMT is getest met de volgende e-mailclients:
- Microsoft Outlook 2016/2019
- Apple Mail 11/12
- Gmail
- AOL mail
- Yahoo! mail
Nee.
CEMT is alleen van toepassing op de e-mails die tijdens een overeenkomst naar de deelnemers worden gestuurd.
In het geval van een webformulier ontvangt de ondertekenaar die het webformulier invult een op maat gemaakte ondertekende en gearchiveerde versie, maar de Startpagina kan na het invullen van het webformulier niet worden aangepast via CEMT.
De Startpagina kan wel worden gewijzigd als u onze API gebruikt om het webformulier te maken.
Aanmelden bij je account