De functie Account delen is beschikbaar voor abonnementen op Team-, Business- en Enterprise-niveau.

Gebruikersinhoud delen - een overzicht

In Adobe Sign wordt gebruikersinhoud standaard beveiligd ten opzichte van alle andere gebruikers die niet niet expliciet zijn uitgenodigd om de inhoud weer te geven of ermee te communiceren.

Overeenkomsten omvatten alle ontvangers op impliciete wijze.  Bibliotheekdocumenten worden expliciet gedeeld in de sjablooneigenschappen.

Er zijn echter functies in de meeste organisaties die een overzicht moeten hebben van de transacties zonder er rechtstreeks bij betrokken te zijn. En soms moet een bepaalde groep medewerkers een algemeen idee hebben van alle transacties in de groep.

Door gebruikersinhoud te delen, kan een gebruiker of groep inhoud delen met elke andere gebruiker of groep.

Er zijn twee manieren om gebruikersinhoud te delen:

  • Standaard - Gebruiker kan de inhoud alleen weergeven
  • Geavanceerd- Groep- en gebruikersweergave met desgewenst de opties Wijzigen en Verzenden
    • Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GebruikerX:
    • Delen op groepsniveau is ingeschakeld
      • Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GroepN:
        • Alle leden van GroepN kunnen alle inhoud op de pagina Beheren van GebruikerA bekijken
        • Alle leden van GroepN hebben de machtigingen die de deelstatus aan GebruikerA heeft verleend (Verzenden en/of Wijzigen)
      • Wanneer GroepN wordt gedeeld met GebruikerA:
        • GebruikerA kan alle inhoud van alle gebruikers in GroepN zien
        • GebruikerX is gemachtigd om (zoals geconfigureerd) overeenkomsten voor alle leden in GroepN te verzenden en te wijzigen

Geavanceerd delen is momenteel alleen beschikbaar voor accounts op Enterprise-niveau. Beheerders die geavanceerd delen willen inschakelen, dienen hun Success Manager te vragen hun account om te zetten.

Opmerking:

Als een account eenmaal is omgezet in geavanceerd delen, kan het niet meer worden teruggezet op Standaard. Dit is een eenrichtingsproces.


Beschikbaarheid

Standaard delen is beschikbaar voor alle pakketten met meerdere licenties.

  • Voor deze manier van delen geldt een limiet van 100 accounts die u deelt en 100 accounts die met u worden gedeeld

Geavanceerd delen is alleen beschikbaar voor Enterprise-klanten.

  • Met Geavanceerd delen kunt u standaard 500 accounts delen en kunnen 500 accounts met u worden gedeeld
    • Als u meer dan 500 deelstatussen in een van beide richtingen nodig hebt, neemt u contact op met uw Success Manager

Individuele accounts kunnen alleen afzonderlijke objecten delen via de pagina Beheren.

Gratis accounts bieden geen ondersteuning voor het delen van inhoud.


Gebruikersinterface

Standaard delen

Gebruikers van Standaard delen kunnen hun deelstatussen instellen, bekijken en annuleren in de sectie Persoonlijke voorkeuren. Voor alle gebruikers (dus ook voor beheerders) werkt dit op dezelfde manier.

Er zijn twee afzonderlijke pagina's, één voor inkomende deelstatussen (Overige accounts bekijken) en één voor uitgaande deelstatussen (Mijn account delen):

Gebruikersinterface voor Standaard delen

Gebruikers vragen een deelstatus aan door te klikken op het pictogram met het plusteken en een e-mail op te stellen voor de gebruiker met wie ze inhoud willen delen.

Standaard delen - verzoek om inhoud weer te geven

Nadat het verzoek tot delen is ingediend, ziet u de status In behandeling totdat de gewenste gebruiker de uitnodiging accepteert of afslaat.

Standaardinterface - verzoeken die In behandeling zijn


Geavanceerd delen

Wanneer een account wordt omgezet in Geavanceerd delen, verandert de gebruikersinterface van twee afzonderlijke pagina's in één pagina, namelijk de pagina Status voor delen met tabbladen:

Geavanceerd delen - navigeren naar menu

De twee tabbladen komen overeen met de twee pagina's van Standaard delen:

  • Mijn account wordt gedeeld met > Mijn account delen
  • Gedeeld met mij > Overige accounts bekijken

Gebruikers brengen een deelstatus tot stand door te klikken op het plusteken. Dan verschijnt een pop-upvenster waarin de gebruiker een e-mailadres invoert of gebruikers of groepen selecteert in een lijst met accountgebruikers en groepsobjecten.

  • Klik op de pijl rechts van de groepsnaam om de groep uit te vouwen en de gebruikers weer te geven
  • Met het plusteken wordt de gebruiker/groep toegevoegd aan het verzoek voor delen (in het bovenste invoerveld)
Geavanceerd delen- delen op groepsniveau

 

Nadat de aanvrager de gebruikers/groepen voor de deelstatus heeft vastgesteld, kan hij de machtigingen voor de deelstatus definiëren (Verzenden en/of Wijzigen):

foo

Accountbeheerders hebben de bevoegdheid om zonder goedkeuring een deelstatus tussen hun gebruikers en een willekeurige andere gebruiker binnen hun Adobe Sign-account volledig tot stand te brengen.

Groepsbeheerders hebben de bevoegdheid om zonder goedkeuring een deelstatus tussen hun gebruikers en een willekeurige andere gebruiker in hun groep volledig tot stand te brengen.

Groepsbeheerders die proberen een deelstatus met een gebruiker of groep buiten hun eigen groep tot stand te brengen, maken een deelstatus met de status 'In behandeling'.  De andere gebruiker dient het verzoek om te delen expliciet goed te keuren (te accepteren) om de deelstatus tot stand te brengen.

  • Verzoeken om met een groep te delen genereren een e-mail aan de groepsbeheerder die alle deelstatussen die nog in behandeling zijn accepteert of weigert.

Gebruikers die geen beheerder zijn, kunnen een deelstatus aanvragen (op basis van de configuratie-instellingen). Deze aanvraag behoudt de deelstatus In behandeling tot de andere partij deze accepteert of afwijst.

Geavanceerd delen - aanvraag in behandeling


Delen op groepsniveau

Beheerders hebben (volgens de regels voor geavanceerd delen) de mogelijkheid om de groep waarvan ze de beheerder zijn te delen en om de deelstatussen te beheren die zijn gekoppeld aan de groep (en niet aan de gebruiker).

Delen op groepsniveau werkt op dezelfde manier als delen tussen gebruikers, maar de groep is een grotere entiteit en door te delen met een groep krijgt een gebruiker toegang tot alle inhoud van alle gebruikers in die groep.

Wanneer een gebruiker wordt verwijderd uit de groep, staat de inhoud van die gebruiker niet meer in de groep en is deze dus niet meer zichtbaar.

Als groepsbeheerder toegang krijgen tot delen op groepsniveau:

  • Meld u aan als groepsbeheerder
  • Navigeer naar Groep > Mijn Gebruikersgroep > Status voor delen
Navigeren naar Status voor delen op groepsniveau

Opmerking:

Een groep kan met zichzelf worden gedeeld, zodat alle gebruikers in de groep alle inhoud van alle andere gebruikers in de groep kunnen weergeven, zonder afzonderlijke deelstatussen te moeten definiëren.

Accountbeheerders kunnen de deelstatussen voor alle groepen in het account beheren en kunnen deelstatussen tussen groepen volledig tot stand brengen zonder dat goedkeuring door een andere gebruiker nodig is.

Toegang tot delen op groepsniveau als accountbeheerder:

  • Navigeer naar Account > Groepen > {selecteer de groep die u wilt delen}
Een groep selecteren

Wanneer het menu Groep is geladen, klikt u op Status voor delen

Delen op groepsniveau - Status voor delen op groepsniveau


Aanvullende besturingselementen voor het beheren van deelstatussen tussen accounts

De initiatiefnemer van een deelstatus met de status In behandeling kan het deelverzoek als volgt opnieuw naar de gewenste gebruiker sturen:

  • Navigeer naar de interface voor delen
  • Klik één keer op de deelstatus die u opnieuw wilt verzenden
  • Klik op de koppeling Verzoek tot delen opnieuw verzenden
  • Er wordt automatisch een e-mail naar de gewenste gebruiker verzonden
Een verzoek tot delen opnieuw verzenden

Wanneer een gebruiker een deelstatus aanvraagt, ontvangt de gewenste gebruiker (of de groepsbeheerder in het geval van groepen) een e-mail met een koppeling om de deelstatus te accepteren:

Een e-mailverzoek tot delen accepteren of weigeren

Een gebruiker kan een verzoek ook als volgt accepteren of weigeren in de toepassing:

  • Navigeer naar de interface voor delen
  • Klik op het nog niet verwerkte verzoek om het te accepteren of te weigeren
  • Klik op Accepteren of Weigeren
Een verzoek tot delen accepteren of weigeren

In beide modellen voor delen kunnen beide partijen op elk gewenst moment een deelstatus annuleren:

  • Navigeer naar de bijbehorende interface voor delen
  • Klik één keer op de deelstatus die u wilt annuleren
  • Klik op de koppeling Annuleren dat documenten worden gedeeld
Een deelstatus annuleren

De machtigingen van een ingestelde deelstatus tussen gebruikers/groepen kunnen als volgt worden gewijzigd:

  • Navigeer naar de interface voor delen
  • Klik één keer op de deelstatus die u wilt bewerken om de opties boven aan de lijst weer te geven
  • Klik op de koppeling Machtigingen wijzigen
  • Bewerk de machtigingen
  • Klik op Opslaan
Machtigingen voor delen wijzigen


Gedeelde inhoud weergeven

De inhoud die met uw gebruiker is gedeeld, wordt weergegeven op het tabblad Beheren.

Linksboven op de pagina Beheren ziet u een vervolgkeuzelijstpijl naast Uw overeenkomsten

  • Klik op de pijl om de lijst met gebruikers/groepen die met u zijn gedeeld te zien
  • Selecteer de groep/gebruiker die u wilt weergeven
  • U kunt ook Alle gedeelde overeenkomsten selecteren, dan wordt alle gedeelde inhoud weergegeven
Selecteer de pijl voor de vervolgkeuzelijst op uw pagina Beheren

De pagina wordt vernieuwd en de inhoud van de pagina Beheren van de geselecteerde gebruiker/groep wordt weergegeven:

Koptekst gedeeld account

Opmerking:

De filters in de linkerlijst (Voltooid, In bewerking, Webformulieren) filteren de inhoud net zo als wanneer u uw eigen inhoud weergeeft.


Besturingselementen voor Geavanceerd delen

Door middel van Geavanceerd delen kan een gebruiker de documenten en de velden in de overeenkomsten van een gedeeld account bewerken (zolang de overeenkomst nog steeds van toepassing is).

Een overeenkomst wijzigen:

  • Ga naar de pagina Beheren
  • Ga naar de weergave van de gebruiker die eigenaar is van de overeenkomst die u wilt wijzigen
  • Klik één keer op de overeenkomst om deze te selecteren
  • Vouw de opties uit om deze weer te geven
  • Klik op de handeling die u wilt uitvoeren:
Een gedeelde overeenkomst wijzigen

Door middel van Geavanceerd delen kan een gebruiker een overeenkomst verzenden uit naam van een gedeelde gebruiker.

Deze overeenkomst is eigendom van het gedeelde account alsof de eigenaar van het account deze heeft verzonden.

Alleen in de historie en in het auditlogbestand wordt aangegeven dat de overeenkomst via het gedeelde account door een andere gebruiker is verzonden.

Een overeenkomst verzenden vanuit een gedeeld account:

  • Meld u aan bij uw gebruikersaccount
  • Klik rechtsboven in het scherm op uw naam en selecteer Account omschakelen
  • Kies de gebruiker namens wie u wilt verzenden
    • Klik op OK.
Geavanceerd delen - Schakelen tussen accounts

De pagina wordt vernieuwd en u ziet een beperkte interface.

Een banner boven aan de pagina geeft aan dat u in een gedeeld account werkt en wie de gebruiker van dat account is.

Aan de rechterkant van de banner staat een koppeling waarmee u teruggaat naar uw account.

  • Klik op het tabblad Verzenden
  • Configureer en verzend de overeenkomst zoals gebruikelijk
Overgeschakeld naar account

In het activiteitenlogboek van de overeenkomst wordt duidelijk aangegeven dat de overeenkomst namens de gebruiker is verzonden:

Auditlogbestand bij verzenden uit naam van een ander account


Besturingselementen

De besturingselementen voor delen op gebruikersniveau vindt u in Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen > Account delen

  • Delen kan worden geconfigureerd op accountniveau, waarbij de instellingen worden doorgegeven aan alle groepen
  • Delen kan ook op groepsniveau worden geconfigureerd, waarbij de overgeërfde waarden op accountniveau worden overschreven.

De besturingselementen voor Standaard delen bepalen of delen is toegestaan en de methode waarop het delen wordt uitgevoerd:

  • Delen van account niet toestaan - de interface voor het delen van accounts is verwijderd uit de gebruikersinterface voor het geconfigureerde account/de geconfigureerde groep.
  • Verzoek om account te delen toestaan - gebruikers in het geconfigureerde account/de geconfigureerde groep mogen de inhoud van een andere gebruiker weergeven
  • Toestaan dat eigen account wordt gedeeld - gebruikers in het geconfigureerde account/de geconfigureerde groep mogen hun account delen met een andere gebruiker
  • Beide - de gebruiker mag delen zowel aanvragen als aanbieden 
Besturingselementen voor delen in het beheermenu

Geavanceerd delen maakt een aantal aanvullende machtigingen mogelijk:

  • Met externe accounts - wanneer deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers hun accountinhoud delen met gebruikers van andere Adobe Sign-accounts
  • Met interne accounts - als deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers hun inhoud delen met andere gebruikers in hun eigen Adobe Sign-account

Wanneer delen met interne accounts ingeschakeld is, zijn er twee extra opties:

  • Verzenden - hiermee kan de partij met wie wordt gedeeld nieuwe overeenkomsten verzenden uit naam van de delende partij
    • De historie en de audittrail geven duidelijk aan dat de overeenkomst is verzonden door de partij met wie is gedeeld uit naam van de delende partij
    • De overeenkomst is eigendom van en wordt beheerd door de delende partij alsof deze de overeenkomst zelf heeft verzonden
  • Bestaande transacties wijzigen - hiermee kan de partij met wie is gedeeld lopende overeenkomsten bewerken