Créer une salle de réunion virtuelle

Vous pouvez créer des réunions dans Adobe Connect Central. Chaque réunion dispose d’une URL statique (salle de réunion) et persiste même après sa fermeture. Vous pouvez utiliser cette URL pour relancer la réunion. Les hôtes de réunion peuvent personnaliser l’URL lors de la création de la réunion.

Pour intégrer l’enregistrement dans votre réunion, vous devez accéder à l’onglet Evénements. Reportez-vous à la section À propos d’Adobe Connect Events. L’administrateur de compte peut demander un webinaire important pour 1 500 participants à l’aide d’une licence distincte. Si les administrateurs Adobe Connect approuvent la demande, vous recevez une URL de salle de réunion. Utilisez cette URL pour créer un système d’enregistrement d’événement.

Vous pouvez utiliser la salle de réunion à tout moment pour des réunions d’essai avec 25 participants. Configurez la salle de réunion avec le contenu/les dispositions avant de démarrer la réunion. Toutefois, les participants peuvent se connecter à la réunion 15 minutes avant l’heure planifiée. Si la salle de réunion est créée, les petites réunions peuvent avoir lieu à tout moment, sans planification.

Cet article aborde les sujets suivants :

Création d’un profil audio (pour les conférences audio)

Utilisez la fenêtre Mes profils audio (Mon profil > Mes profils audio) pour configurer un profil audio à utiliser avec une conférence audio. Les profils audio utilisent les paramètres de conférence associés au fournisseur audio sélectionné pour démarrer la conférence audio. Consultez Création et utilisation de profils audio.

Ouverture de l’Assistant de création de réunion

Pour démarrer l'assistant de réunion, effectuez l'une des actions suivantes :

• Créer une réunion dans votre dossier personnel Mes réunions :
  • Accédez à la page d’accueil d’Adobe Connect Central.
  • Sélectionnez + Créer.
  • Sélectionnez Réunion dans le menu déroulant.

• Créer une réunion dans un autre dossier où vous disposez des autorisations de gestion :
  • Accédez au dossier souhaité dans la bibliothèque Réunions.
  • Sélectionnez Nouvelle réunion.

Saisie des informations sur la réunion

Saisissez les détails de la réunion sur la première page de l’Assistant de création de réunion. Indiquez le nom, l’URL personnalisée, le résumé, la date, la durée, le modèle, la langue, les restrictions d’accès et les paramètres de conférence audio (le nom et la langue sont les seules informations obligatoires). Vous pouvez sélectionner un profil audio dans le menu contextuel au lieu de saisir manuellement les paramètres de conférence audio.

• Nom : entrez le nom de la salle de réunion.
• URL personnalisée : pour plus de précision, vous pouvez créer une URL personnalisée pour vos réunions. Ajoutez uniquement des caractères alphanumériques ASCII ou des traits d’union dans le champ personnalisé.  
  
• Résumé : ajoutez un résumé de la réunion à partager avec les participants.
• Heure de début : sélectionnez la date et l’heure de début de la réunion.
• Durée : choisissez la durée de la réunion.
• Sélectionner un modèle : sélectionnez le modèle pour la salle de réunion. Consultez Modèles de salle pour plus d’informations.
• Langue : sélectionnez la langue pour votre salle de réunion.
• Accès :les participants à la réunion ont des expériences différentes en fonction de leurs droits d’accès. Les utilisateurs enregistrés, les membres du compte et les invités peuvent accéder à la salle de réunion. Voici les droits que l’hôte peut accorder aux participants à une réunion :
  • Les utilisateurs enregistrés sont admis dans la salle
  • Les membres du compte sont admis dans la salle
  • Les membres du compte sont admis dans la salle en l’absence de l’hôte
  • Les invités acceptés sont admis dans la salle
  • Toute personne connaissant l’adresse URL de la réunion peut entrer dans la salle. 
  • Les utilisateurs doivent saisir le mot de passe. En savoir plus sur les droits d’accès en consultant Droits d’accès des participants à la réunion.

• Expérience audio/vidéo améliorée : en fonction des paramètres d’interface de l’application et du navigateur au niveau du compte, les paramètres par défaut correspondants au niveau de la salle varient.
  • Au niveau du compte, le paramètre par défaut est « Laisser les hôtes décider pour leur salle ». Toutefois, un administrateur peut choisir de « Forcer l’expérience audio/vidéo améliorée » ou de « Forcer la vue standard ».
  • Au niveau de la salle, les paramètres d’interface de l’application et du navigateur ne sont activés que si le paramètre correspondant au niveau du compte est « Laisser les hôtes décider pour leur salle ». Si l’administrateur du compte a défini l’un des paramètres sur une option « forcée », les hôtes ne peuvent pas le modifier au niveau de la salle.
  • Au niveau de la salle, l’expérience audio/vidéo améliorée est sélectionnée par défaut dans toutes les salles lorsque le paramètre au niveau du compte est « Laisser les hôtes décider pour leur salle ». Les hôtes peuvent choisir de passer à la vue standard.
  • L’option par défaut des paramètres de conférence audio est VoIP pour toutes les nouvelles salles. Les hôtes peuvent choisir d’inclure d’autres conférences audio dans la salle. Pour plus d’informations sur les profils audio, consultez Création et utilisation de profils audio.
• Anonymiser les enregistrements : lorsque vous activez l’option  Expérience audio/vidéo améliorée, vous pouvez choisir de rendre les noms de tous les participants anonymes dans les enregistrements. Il existe deux options :
  
  • Anonymiser tous les enregistrements : si vous activez cette option, les noms de tous les participants dans la salle de réunion sont remplacés par Utilisateur 1, Utilisateur 2, etc. Les noms des participants sont anonymisés dans les modules Participant, Conversation et Q & R.
  • Donner aux hôtes l’option d’anonymiser les enregistrements : si vous activez cette option, vous pouvez anonymiser les enregistrements chaque fois que les hôtes démarrent un enregistrement. Les noms des participants sont automatiquement remplacés.

• Masquer l’écran d’entrée : si cette option est sélectionnée, les participants ne pourront pas définir le microphone, le haut-parleur ni la caméra avant d’entrer dans la réunion.

• Autoriser l’accès du navigateur : si vous activez cette option et que l’application Adobe Connect n’est pas installée sur votre ordinateur, la salle s’ouvre dans votre navigateur par défaut. Si l’option est désactivée, vous devez installer l’application pour pouvoir accéder à la salle.
• Activer l’accès mobile : si vous activez cette option, vous pouvez accéder à la réunion à l’aide des nouvelles applications mobiles iOS et Android.
  

• En activant l’option d’exclusion , vous permettez aux participants de ne pas fournir aux hôtes d’informations soumises de manière non explicite. Lorsque les participants choisissent de s’exclure, Adobe Connect exclut l’index d’engagement et le nombre de messages de conversation privée des rapports sur les réunions.
  

Sélection des participants à une réunion

Utilisez la liste Utilisateurs et groupes disponibles pour ajouter des participants. Vous pouvez les rechercher par leur nom et développer des groupes pour sélectionner des membres individuellement. Au besoin, vous pouvez leur attribuer des rôles en sélectionnant des noms de participants et en cliquant sur Autorisations au bas de la liste des participants. Passez ensuite à la dernière étape et envoyez des invitations ou quittez l’Assistant pour envoyer des invitations ultérieurement.

Gérer les participants à la réunion

Si vous disposez d’autorisations de gestion pour une réunion, vous pouvez afficher la liste complète des participants invités pour cette salle de réunion.

• Pour les réunions présentées comme des événements : reportez-vous à l’onglet Gestion des événements pour afficher et gérer les participants. Pour plus d’informations, consultez la section Adobe Connect Events.
• Pour les réunions standard : les administrateurs ou les utilisateurs disposant des autorisations de gestion pour le dossier de réunion peuvent :
  • Ajouter ou supprimer des participants
  • Modifier les autorisations des participants (Hôte, Présentateur ou Participant)

Affichage de la liste des participants à une réunion

Suivez ces étapes pour afficher la liste des participants à une réunion :

• Sélectionnez l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
• Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
• Sélectionnez le nom de la réunion dans la liste.
• Dans la page Informations sur la réunion, sélectionnez le lien Modifier les participants dans la barre de navigation.

Ajout de participants à une réunion

Suivez ces étapes pour ajouter les participants à la réunion :

• Sélectionnez l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
• Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
• Sélectionnez le nom de la réunion dans la liste.
• Dans la page Informations sur la réunion, sélectionnez le lien Modifier les participants dans la barre de navigation.
• Pour sélectionner des utilisateurs ou des groupes, effectuez l’une des opérations suivantes dans la liste Utilisateurs et groupes disponibles :
  • Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).
  • Pour développer un groupe afin de pouvoir sélectionner tout membre individuel, double-cliquez sur le nom du groupe. Lorsque la sélection des membres est terminée, double-cliquez sur Dossier parent dans la liste pour rétablir la liste originale.
  • Pour rechercher un nom dans la liste, sélectionnez Rechercher au bas de la fenêtre. Saisissez le nom à afficher dans la liste, puis sélectionnez-le.
• Sélectionnez Ajouter.
• Pour chaque nouveau participant ou groupe que vous avez ajouté, sélectionnez le type d’autorisation adéquat (Participant, Présentateur, Hôte ou Refusé). Utilisez le menu Définir le rôle de l’utilisateur au bas de la liste Participants actuels pour sélectionner le type d’autorisation.

Suppression de participants à la réunion

Suivez ces étapes pour supprimer les participants à la réunion :

• Sélectionnez l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
• Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
• Sélectionnez le nom de la réunion dans la liste.
• Dans la page Informations sur la réunion, sélectionnez le lien Modifier les participants dans la barre de navigation.
• Pour sélectionner des utilisateurs ou des groupes, effectuez l’une des opérations suivantes dans la liste Participants actuels :
  • Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).
  • Pour rechercher un nom dans la liste, sélectionnez Rechercher dans la partie inférieure de la fenêtre et entrez le nom à afficher dans la liste. Sélectionnez ensuite ce nom.
• Sélectionnez Supprimer.

Modification de l’autorisation de réunion d’un participant

Suivez ces étapes pour modifier l'autorisation de réunion d'un participant :

• Sélectionnez l’onglet Réunions dans la partie supérieure de la page d’accueil Adobe Connect Central.
• Le cas échéant, naviguez jusqu’au dossier contenant la réunion.
• Sélectionnez le nom de la réunion dans la liste.
• Dans la page Informations sur la réunion, sélectionnez le lien Modifier les participants dans la barre de navigation.
• Dans la liste Participants actuels, sélectionnez les utilisateurs ou groupes dont vous souhaitez modifier les autorisations en effectuant l’une des opérations suivantes :
  • Pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes, cliquez sur leur entrée en maintenant sur la touche Ctrl ou Maj enfoncée (Windows) ou sur Commande (Macintosh).
  • Pour localiser un nom dans la liste, sélectionnez Rechercher au bas de la fenêtre. Saisissez le nom à afficher dans la liste, puis sélectionnez-le.
• Pour chaque nom, sélectionnez le nouveau rôle (Participant, Présentateur, Hôte ou Refusé) dans le menu Définir le rôle de l’utilisateur. Le menu se trouve au bas de la liste Participants actuels.

Envoi des invitations

L’Assistant vous guide tout au long de deux processus distincts, selon que la réunion est publique ou réservée aux utilisateurs inscrits.

Si la réunion est uniquement ouverte aux utilisateurs enregistrés, sélectionnez Envoyer des invitations, puis sélectionnez un groupe à inviter (par exemple, des hôtes uniquement). Vous pouvez modifier le texte qui apparaît dans le message électronique. Vous avez la possibilité d’inclure un rendez-vous de calendrier Microsoft Outlook.

Si la réunion est ouverte à toute personne disposant de l’URL de réunion, sélectionnez Envoyer des invitations par e-mail pour ouvrir l’application de messagerie et ajoutez des invités à la liste de distribution de votre message électronique.

Déterminer la capacité de la salle

Les salles dans Adobe Connect ont des capacités différentes en fonction des licences achetées et de l’emplacement dans lequel la salle est créée. Pour plus d’informations sur l’achat de licences Adobe Connect, consultez l’administrateur de votre compte. 

Déterminez la capacité de votre salle à partir des détails suivants : 

Séminaire

1. Si le séminaire est programmé, la capacité de la salle est égale à la capacité de la licence.
2. Si le séminaire n’est pas programmé, la salle s’ouvrira en mode veille. En mode veille, la salle a une capacité de cinq places pour une licence d’événements partagés et de 10 places pour une licence de séminaire. 

Salle de cours virtuelle

1. Si la salle est créée dans le dossier Mes formations d’un utilisateur nommé, elle prend alors la capacité Nommé ou Mettre à niveau du propriétaire de la Salle de cours virtuelle.
2. Si la salle est créée dans le dossier Formations partagées, elle prend une capacité de licence nommée (100 ou 300). 

Réunion

1. Si la licence simultanée n’est pas présente, voici les possibilités :
   1. La salle est créée dans le dossier Mes réunions d’un utilisateur nommé, puis elle prend la capacité Nommé ou Mettre à niveau du propriétaire du dossier.
   2. La réunion est créée dans le dossier Réunions partagées, la salle prend la capacité de la licence nommée (100 ou 300).
2. Si la licence simultanée est présente, voici les possibilités :
   1. La salle est créée dans le dossier Mes réunions et, si l’utilisateur n’a aucun rôle Nommé ou Mis à niveau, la salle prend la capacité de la licence utilisateur simultanée. L’hôte doit avoir un rôle d’hôte simultané pour accéder au dossier Mes réunions.
   2. La salle est créée dans le dossier Mes réunions et, si l’utilisateur dispose de rôles Nommés ou Mis à niveau, la capacité de la salle est égale à la capacité de la licence Nommée ou Mise à niveau de l’utilisateur nommé.
   3. La salle est créée dans le dossier Réunions partagées, elle prend la capacité de la licence utilisateur simultanée.  

Premiers pas avec les réunions

Les hôtes de la réunion peuvent activer ou désactiver l’option d’affichage du navigateur, et choisir d’ouvrir la réunion dans un client HTML dans le navigateur. Selon les préférences de l’hôte, les utilisateurs sont invités à rejoindre la réunion avec leur nouvelle application CEF, ou à continuer dans le navigateur. 

Démarrer une réunion

Si vous êtes l'hôte, commencez par vous connecter à votre salle de réunion. Vous pouvez inviter des participants directement par e-mail ou message instantané. Les réunions peuvent être programmées à l'avance ou démarrées spontanément.

Une fois dans la salle de réunion, vous pouvez préparer l'environnement pour les participants. Vous pouvez :

• Ajouter ou modifier les détails de la conférence
• Approuver ou refuser les demandes de participation
• Réorganiser les modules et les dispositions
• Partager des notes avec les participants
• Vérifier les paramètres et les modules de la Zone des hôtes et des présentateurs pour assurer une session fluide

Accès à une salle de réunion

Vous pouvez accéder à une salle de réunion de plusieurs façons :

Pour plus d’informations, consultez Page d’accueil de Connect Central.