Accedi come amministratore e passa a Impostazioni account > Impostazioni generali > Invia una copia extra di ogni accordo firmato ai seguenti indirizzi e-mail
Ultimo aggiornamento il
Nov 09, 2022 01:55:56 PM GMT
Ti diamo il benvenuto in Adobe Acrobat Sign.
Prima di iniziare a utilizzare il tuo account Adobe Acrobat Sign, ecco alcuni suggerimenti per configurarlo e personalizzarlo per gli utenti della tua azienda. Questo articolo offre una panoramica delle funzioni principali per branding, impostazioni di protezione, utenti e modelli con cui iniziare subito a lavorare.
Tieni presente che ci sono molte altre opzioni e impostazioni da esplorare, oltre a quelle incluse in questa guida. La knowledge base è una risorsa eccellente per trovare informazioni sulle numerose opzioni contenute in Acrobat Sign.
Ora accedi e preparati alla firma elettronica.
Configurazione dell’account
Questa sezione descrive i passaggi suggeriti per la configurazione iniziale dell’account.
Archivio esterno
Proprio come per il backup del computer o del telefono, è consigliabile mantenere delle copie degli accordi firmati. Invece di scaricare gli accordi uno ad uno dalla pagina di gestione, l'archivio esterno può inviare una copia degli accordi firmati a un indirizzo e-mail alternativo, a un account Evernote o a un account Box.
Impostare l'archivio esterno
Gli amministratori possono configurare l’Archivio esterno di Adobe Acrobat Sign per distribuire automaticamente una copia dell’e-mail Firmata e archiviata per ogni accordo completato correttamente a un indirizzo e-mail aggiuntivo. Questa copia automatica contiene sempre il PDF dell’accordo firmato, il PDF del report di audit e i dati dei campi CSV (se presenti), indipendentemente dalle impostazioni account/gruppo che regolano se allegare questi documenti.
L’archivio esterno può essere configurato a livello di account e di gruppo, con le impostazioni a livello di gruppo che prevalgono sulle impostazioni dell’account. Gli account che sfruttano Utenti in più gruppi possono utilizzare in modo efficace la configurazione a livello di gruppo quando i gruppi vengono utilizzati per definire specifici flussi di lavoro basati su documenti. (Ad esempio, un gruppo legale può includere il proprio ufficio legale in tutti gli accordi completati e rimuovere qualsiasi indirizzo di archivio generale che potrebbe essere configurato a livello di account.)
La configurazione dell’archivio richiede solo un indirizzo e-mail valido da immettere nel campo di input Invia una copia aggiuntiva di ogni accordo firmato nella scheda Impostazioni generali del menu dell’amministratore. È possibile utilizzare qualsiasi indirizzo e-mail valido, comprese le applicazioni di terze parti che accettano un messaggio e-mail in entrata.
La scheda Archivio esterno include istruzioni su come trovare l’indirizzo e-mail in entrata per le applicazioni Box e Evernote che possono essere utilizzate per inviare gli accordi in tali applicazioni.
Nota:
Gli utenti con account di livello individuale non hanno accesso alla scheda menu Impostazioni generali. Per il livello di servizio individuale, il campo di input Invia una copia aggiuntiva di ogni accordo si trova sulla pagina dell’Archivio esterno.
Aggiungere un messaggio e-mail all’interfaccia dell’archivio esterno
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Seleziona il pulsante Aggiungi indirizzo e-mail.
Gli utenti con account individuale devono passare alla scheda Archivio esterno:
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Si apre una sovrapposizione per accettare l’indirizzo e-mail dell’archivio.
Immetti due volte l’indirizzo e-mail (per assicurarti che il valore sia corretto).
Salva l’indirizzo e-mail.
Nota:Se il dominio dell’e-mail di archivio è nuovo per l’account, viene richiesto di verificare che l’indirizzo e-mail dell’archivio sia corretto.
Accertati che l’e-mail di archivio sia corretta. È meglio evitare di inviare automaticamente una copia di ogni accordo alla persona sbagliata.
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L’indirizzo e-mail viene memorizzato come oggetto discreto nel campo e-mail.
- È possibile salvare più indirizzi fino a un massimo di 15.
- Se si seleziona la X a destra di un indirizzo e-mail, l’indirizzo e-mail viene eliminato dal campo.
Aggiungi tutti gli indirizzi e-mail da cui desideri ricevere automaticamente la documentazione dell’accordo firmato.
- È possibile salvare più indirizzi fino a un massimo di 15.
Branding del tuo account
Aggiungere il tuo branding aziendale è un metodo eccellente per personalizzare Acrobat Sign per gli utenti nel tuo account, nonché i tuoi firmatari.
Nome azienda e URL del nome host
Il valore Nome azienda e l’URL del Nome host sono valori a livello di account e non possono essere sostituiti a livello di gruppo.
Accedi come amministratore a livello di account e passa a Impostazioni account > Configurazione account.
Nome azienda
Il valore immesso in questo campo viene compilato automaticamente nel campo Nome azienda per i nuovi utenti che verranno creati nell’account.
Acrobat Sign consente agli utenti di modificare le impostazioni personali, incluso il valore Nome azienda per i singoli utenti.
Per aggiornare il valore Nome azienda nel profilo di tutti gli utenti del tuo account:
- Seleziona la casella Imposta nome azienda per tutti gli utenti nell'account.
- Fai clic su Salva.
In tutti i profili utente, il valore del campo Nome azienda verrà utilizzato come valore Azienda.
Nota:
La selezione dell’opzione Imposta nome azienda per tutti gli utenti nell’account è un’azione di sostituzione singola per tutti gli utenti dell’account.
Una volta salvata la pagina, tutti gli utenti vengono aggiornati. Il segno di spunta viene cancellato e, se necessario, è possibile attivare di nuovo questa azione, in quanto gli utenti hanno ancora la facoltà di modificare il proprio valore Nome azienda.
Nome host
Impostando il nome host per gli account verrà modificato l’URL a cui accedono gli utenti e l’URL in cui vi sono gli accordi per i firmatari.
Il risultato è un URL personalizzato con il nome host che avrai impostato.
Caricare un logo
Gli amministratori a livello di account o di gruppo possono caricare un’immagine da visualizzare anziché il logo predefinito di Adobe Acrobat Sign. Questa immagine viene visualizzata nell’angolo in alto a sinistra dello schermo per tutti gli utenti dell’account quando accedono al servizio.
Nota:
Se l'immagine non viene visualizzata correttamente, verifica che sia esattamente di queste dimensioni: 60 pixel di altezza x 200 pixel di larghezza.
Per ottenere le dimensioni corrette, scarica il modello qui sotto.
Scarica
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In qualità di amministratore dell’account, passa a Impostazioni account > Configurazione account.
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Seleziona Carica logo e sfoglia per cercare il file del logo che vuoi utilizzare.
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Salva la configurazione.
Quando viene caricato il file del logo, viene visualizzato un messaggio di operazione completata.
Aggiorna il browser.
Il logo verrà visualizzato per tutti gli utenti.
Nota:
I modelli e-mail personalizzati sono disponibili per il livello di servizio Enterprise.
Per aggiungere o modificare l’intestazione o il piè di pagina esistente:
Passa a: Impostazioni account > Impostazioni di invio
Piè di pagina globale con testo semplice
Nella parte superiore della pagina si trova il piè di pagina con testo semplice. Questo piè di pagina può essere configurato a livello di account o di gruppo.
Questo testo viene visualizzato sotto l’immagine del piè di pagina e il contenuto del messaggio dell’accordo.
Piè di pagina a livello di utente (file di firma)
Selezionando la casella Consenti agli utenti di creare i piè di pagina delle e-mail, puoi consentire a ogni utente di includere facoltativamente un proprio piè di pagina personalizzato, simile a un file di firma per le e-mail.
Questo piè di pagina per i singoli utenti viene aggiunto al piè di pagina globale e a un eventuale piè di pagina immagine.
Per impostare il proprio piè di pagina, un utente deve effettuare le seguenti operazioni:
- Passa il mouse sopra il nome utente in alto a destra della schermata per aprire il menu, e fai clic su Il mio profilo.
- La pagina si aggiorna e visualizza il menu Utente con le Preferenze personali già aperte.
- Seleziona Piè di pagina per mia e-mail per aprire la pagina.
Nota:
Questa opzione è visibile solo se l’amministratore dell’account ne ha abilitato l’impostazione.
Il piè di pagina dell’utente viene inserito tra l’immagine del piè di pagina e il piè di pagina del testo globale:
Caricare immagini di intestazione e piè di pagina e-mail
I piani di servizio Business e Enterprise possono caricare immagini di intestazione e piè di pagina per i messaggi e-mail, per personalizzare ulteriormente l’account o per applicarvi un elemento di branding. Queste immagini vengono visualizzate nelle e-mail inviate ai destinatari.
Le immagini e-mail installate a livello di account vengono ereditate da tutti i gruppi dell’account. L’installazione di un’immagine e-mail a livello di gruppo sostituirà l’immagine a livello di account.
Nota:
Le immagini di intestazione e piè di pagina per e-mail sono disponibili solo per gli account Business e Enterprise.
In caso di problemi relativi alla corretta visualizzazione delle immagini, verifica che le dimensioni dell'immagine utilizzata corrispondano esattamente a 600 pixel di larghezza e 200 pixel di altezza. Accertati inoltre di salvarla in formato JPG, GIF o PNG.
Per ottenere le dimensioni corrette, scarica il modello qui sotto.
Scarica
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Accedi come amministratore dell’account e passa a Impostazioni account > Impostazioni e-mail
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Seleziona Sfoglia per cercare e scegliere l’immagine.
Se è necessario rimuovere l'immagine, selezionare il pulsante Cancella.
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Salva le immagini caricate.
L’immagine dell’intestazione caricata viene visualizzata nella parte superiore dei modelli e-mail inviati da Acrobat Sign ai destinatari. L’immagine a piè di pagina si trova nella parte inferiore.
Impostazioni di protezione
Acrobat Sign mette al primo posto la sicurezza degli account, degli utenti e dei documenti. Offriamo quindi diverse opzioni di protezione a livello di account. Consigliamo di esaminare le impostazioni di questa sezione e decidere quali sono necessarie per il tuo caso d’uso.
Se la tua azienda dispone di una soluzione di accesso federata, Acrobat Sign offre opzioni SAML 2 per l’autenticazione degli utenti.
- Se il tuo account utilizza la console Adobe per gestire le autorizzazioni degli utenti, consulta le istruzioni sulla configurazione di SAML.
- Se la gestione degli utenti avviene interamente mediante l’interfaccia di Acrobat Sign, consulta la Guida SAML.
Per configurare SAML è necessario richiedere i nomi di dominio.
Le impostazioni SAML di Acrobat Sign sono disponibili da: Account > Impostazioni account > Impostazioni SAML.
Per l’autenticazione nell’app Acrobat Sign sono disponibili diverse impostazioni che consentono di configurare i criteri di protezione in base ai criteri aziendali relativi all’accesso.
Per configurare le impostazioni di protezione per l’accesso degli utenti, passa a: Account > Impostazioni account > Impostazioni di protezione
Impostazioni Single Sign-on
Puoi consentire o negare agli utenti del tuo account la possibilità di accedere ad Acrobat Sign autenticandosi tramite altri servizi. Si consiglia di disattivare una di queste impostazioni (o entrambe) se non sono utilizzate, in modo da semplificare il processo di accesso per gli utenti, limitandolo a una singola opzione.
Impostazioni Ricordami
Attiva questa impostazione per abilitare l’impostazione Ricordami durante l’autenticazione in Acrobat Sign. Con questa impostazione, l’autenticazione al servizio verrà memorizzata nel sistema locale per la durata di tempo selezionata.
Criterio password di accesso
Con le opzioni Criterio password di accesso puoi specificare se gli utenti devono cambiare la password ogni tot mesi, se una password precedente può essere riutilizzata come nuova password e quanti tentativi di accesso possono essere effettuati prima che l’ID utente venga bloccato.
Forza password di accesso
Questa impostazione consente di regolare la complessità della password di accesso impostata dagli utenti dell’account.
Intervalli IP consentiti
Questa opzione consente l’autenticazione all’applicazione Acrobat Sign solo se la richiesta proviene dagli indirizzi IP specificati.
Verifica identità firmatario
Se gli utenti dovranno firmare dei documenti, questa opzione richiederà loro di accedere ad Acrobat Sign prima di poter apporre la firma. In questo modo si garantisce che la persona che firma sia l’utente stesso o qualcuno che dispone delle sue credenziali.
Questa sezione riguarda i controlli di sicurezza che sono in vigore durante il processo di firma di un accordo. Queste impostazioni sono disponibili da: Account > Impostazioni account > Impostazioni di protezione.
Tipo cifratura PDF
Questa impostazione definisce il tipo di cifratura applicata al documento inviato tramite Acrobat Sign. La cifratura garantisce che il documento possa essere aperto ma non modificato. Ogni versione di cifratura è compatibile con diverse versioni di Acrobat. Affinché il documento possa essere aperto sulla maggior parte dei sistemi, si consiglia di usare AES a 128 bit.
Password per firma accordo
Questa impostazione è applicabile all’opzione Autenticazione password per consentire ai destinatari di accedere al documento durante il ciclo di firma. Viene configurata nella pagina Invia quando si invia inizialmente l’accordo.
Con questa impostazione si specifica quante volte il destinatario può tentare di immettere la password. Una volta superato il limite di tentativi consentiti, l’Accordo viene irrevocabilmente annullato.
Forza password documento
Questa impostazione è applicabile alle password per la firma degli accordi, alla cifratura dei PDF degli accordi e alla cifratura del report sulle identità.
Consente di regolare la complessità della password impostata dagli utenti.
Attenzione:
La password gestita da questa impostazione viene incorporata nel PDF e non è memorizzata nel sistema Acrobat Sign. Se viene perduta o dimenticata, non sarà possibile recuperarla.
Autenticazione basata su conoscenza - Livello di difficoltà
Questa opzione controlla l’opzione Autenticazione basata su conoscenza per i destinatari nella pagina Invia.
Il limite determina quanti tentativi di autenticazione sono consentiti affinché il firmatario possa accedere al documento. Una volta superato tale limite, l’accordo viene annullato. In questa sezione si può anche impostare il livello di difficoltà per l’autenticazione basata su conoscenza.
- Impostazione predefinita: ai firmatari verranno presentate 3 domande a cui dovranno rispondere correttamente. Se rispondono correttamente solo a 2 delle tre domande, verranno presentate 2 nuove domande a cui dovranno rispondere correttamente.
- Difficile: ai firmatari verranno presentate 4 domande a cui dovranno rispondere correttamente. Se rispondono correttamente solo a 3 delle quattro domande, verranno presentate 2 nuove domande a cui dovranno rispondere correttamente.
L’autenticazione basata su conoscenza richiede un numero di previdenza sociale, quindi è indicata solo per i destinatari negli Stati Uniti.
Queste impostazioni regolano la sicurezza dei PDF degli accordi per i quali è stato completato il ciclo di firma e che sono stati completamente eseguiti.
Protezione con password di documenti firmati
Questa impostazione è disponibile da: Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio.
Questa impostazione consente, impone o nega ai mittenti la possibilità di impostare una password per il documento firmato. È diversa dalla password facoltativa che consente di accedere a un accordo durante il processo di firma.
Se consentita o applicata, il mittente deve fornire la password e comunicarla a chi dovrà rivedere i documenti firmati.
Attenzione:
Questa password è incorporata nel PDF e non è visibile in alcun modo nel sistema Acrobat Sign. Se scegli di bloccare l’accesso al documento firmato con una password, assicurati di disporre di un metodo che ti permetta di comprendere tali password e di recuperarle in caso di necessità.
Puoi attivare o disattivare l’opzione che consente a un ID utente di condividere il contenuto del suo account utente con un altro ID utente.
Questa impostazione è disponibile da: Account > Impostazioni account > Impostazioni di protezione.
Con la condivisione dell’account, un utente può visualizzare (solo) tutto il contenuto degli accordi di un altro utente. È molto utile per i manager che devono poter verificare lo stato di avanzamento degli accordi gestiti dal proprio team.
Tutte le condivisioni create sono unidirezionali, non è prevista alcuna condivisione nella direzione inversa.
Se Condivisione account è attivata, si consiglia di fare sì che gli utenti possano chiedere il permesso di visualizzare l’account di un altro utente.
Condivisione account avanzata (solo per livello di servizio Enterprise)
Per i clienti di livello Enterprise che richiedono un tipo di condivisione più ampio, che permetta anche di intervenire direttamente sugli accordi e sui modelli di libreria, il nostro servizio di Assistenza tecnico può abilitare la funzionalità di condivisione avanzata.
La condivisione avanzata è unidirezionale. Una volta abilitata, modifica le relazioni degli oggetti condivisi in modo che non possano essere invertite. Se pensi che la condivisione avanzata sia importante per la tua organizzazione, ti consigliamo di contattare il tuo Success Manager e di richiedere un account di prova, in modo da poter testare questa funzionalità e verificare che risponda alle tue esigenze.
Impostazioni Accordi
Le impostazioni di questa sezione definiscono le opzioni che l’utente può usare durante la configurazione di un accordo e i relativi valori predefiniti.
In generale, si consiglia di ridurre il numero di opzioni a disposizione del mittente. Se possibile, imposta un valore predefinito forte e impedisci che possa essere modificato.
Questo capitolo è suddiviso in sezioni relative all’effetto su una transazione.
Tutte queste impostazioni sono disponibili da: Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio.
Nota:
Queste impostazioni possono essere configurate a livello di gruppo, in modo che ogni unità aziendale possa personalizzare l’esperienza di invio e firma in base alle proprie esigenze.
Definire i destinatari
Per “destinatari” si intendono tutti gli userID inclusi nel ciclo di firma, a prescindere dal ruolo assegnato. Le seguenti impostazioni definiscono i tipi di ruoli dei destinatari e il livello di autenticazione dell’identità che desideri applicare.
A seconda del livello di servizio, potrai accedere a vari “ruoli” che determinano il tipo di azioni che i destinatari possono eseguire sull’accordo. Per maggiori informazioni sulle autorizzazioni dei vari ruoli, consulta la knowledge base.
Per semplificare l’esperienza d’uso dei mittenti, si consiglia di abilitare solo i ruoli che saranno effettivamente necessari.
I gruppi di destinatari funzionano come un singolo firmatario, con la differenza che in questo caso il firmatario è un gruppo di persone identificate. Tutti i membri del gruppo ricevono una notifica allo stesso tempo, e quando uno dei membri del gruppo appone la firma, l’accordo passa al firmatario successivo.
Abilita questa opzione se hai la necessità di definire un gruppo di firmatari per un evento di firma.
Metodi di autenticazione identità
Questa impostazione consente di abilitare per gli utenti diversi metodi di verifica dei firmatari. I metodi sono configurati nella pagina Invia come elemento del record del destinatario.
Si consiglia di abilitare solo i metodi di verifica effettivamente richiesti in base ai criteri aziendali.
- Password per firma: richiede al firmatario di immettere una specifica password per poter firmare il documento. La password deve essere trasmessa al firmatario separatamente dalla transazione. Se viene smarrita o dimenticata, non potrà essere recuperata.
- Autenticazione basata su conoscenza: richiede al firmatario di immettere il proprio codice di previdenza sociale e domande identificative causali generate da un provider di terze parti.
- Telefono (SMS): richiede al mittente di fornire un numero di telefono per il destinatario. Il destinatario riceverà quindi un codice a 8 cifre che dovrà immettere per autenticarsi.
- Contatto per supporto: immetti il valore da inserire nel messaggio “In caso di domande, contatta xxxxx”. Può trattarsi ad esempio dell’indirizzo e-mail del supporto tecnico, di un numero di telefono o di un URL
- Autenticazione Acrobat Sign: consente ai destinatari di autenticarsi utilizzando le proprie credenziali di Acrobat Sign. Ideale per i firmatari interni
- Autenticazione con documento di identità: consenti di usare un documento di identità (carta di identità, patente di guida o passaporto) come documento di autenticazione.
Attenzione:
I metodi di autenticazione basata su conoscenza e telefonica sono metodi gestiti e comportano un costo aggiuntivo. Si consiglia di abilitare solo i metodi di autenticazione che desideri effettivamente utilizzare.
Per impostazione predefinita, usa il seguente metodo
Questa impostazione definisce il metodo di autenticazione predefinito per i destinatari esterni. L’elenco a discesa contiene solo le opzioni che sono state abilitate.
Impostazioni mittente
Questa opzione consente o impedisce al mittente di modificare il metodo di autenticazione predefinito. Abilita questa opzione solo se esistono effettivamente situazioni in cui il mittente deve essere in grado di impostare un processo di verifica diverso dal valore predefinito.
Autenticazione identità per destinatari interni
Selezionando questa impostazione, i mittenti possono impostare un metodo di verifica diverso quando gli accordi includono destinatari appartenenti allo stesso account Acrobat Sign.
In generale, si consiglia di lasciare per i firmatari interni la verifica tramite e-mail, in modo da semplificare l’autenticazione per i dipendenti che dovranno controfirmare ogni giorno numerosi accordi. Se abiliti anche la funzione Verifica identità firmatario (Impostazioni di protezione), puoi ottenere la verifica passiva delle password senza che il firmatario debba autenticarsi esplicitamente più volte.
Impostazione dei modelli di messaggio (solo per i livelli di servizio Business ed Enterprise)
Abilitando per l’account i modelli di messaggio, gli utenti potranno scegliere tra i messaggi e-mail predefiniti che avrai impostato. In questo modo, i firmatari riceveranno sempre il messaggio e le informazioni corretti.
Per abilitare i modelli per messaggi, seleziona Account > Impostazioni account > Modelli messaggi.
Abilitare i modelli per messaggi
Seleziona l’opzione per abilitare i modelli per messaggi.
Un collegamento in alto a destra nel campo del messaggio (nella pagina Invia) consente di selezionare il modello:
Nota:
Per i clienti di livello Enterprise, i modelli sono collegati all’opzione Lingua destinatari nella pagina Invia. Questo limita il numero di modelli da scorrere per le unità aziendali che usano più lingue e garantisce che vengano inclusi i messaggi nella lingua corretta.
Consentire ai mittenti di modificare il contenuto dei messaggi
Consenti o impedisci agli utenti di modificare il modello di messaggio distribuito nel campo Messaggio della pagina Invia.
Abilita questa opzione se vuoi consentire agli utenti di personalizzare il contenuto dei messaggi a seconda della situazione.
Come allegare o scegliere i documenti
Il modo in cui i clienti allegano i file ai propri accordi è molto variabile e dipende da come avviene la creazione, la gestione e il controllo delle versioni dei documenti.
I clienti che usano file “ad hoc”, con contenuti personalizzati per ogni transazione, avranno probabilmente l’esigenza di caricare i file dal proprio sistema locale. I modelli standard raramente soggetti a modifiche dovrebbero invece essere distribuiti da un’unica origine controllata.
- Consenti ai mittenti di allegare documenti dai propri computer: deseleziona questa opzione per rimuovere il collegamento Risorse del computer dalla finestra a comparsa Seleziona file nella pagina Invia.
- Consenti ai mittenti di allegare documenti dalla loro libreria di documenti: deseleziona questa opzione per rimuovere il collegamento Documenti libreria dalla finestra a comparsa Seleziona file.
- Includi documenti dalla libreria condivisa di Acrobat Sign: deseleziona questa opzione per rimuovere i documenti I-9, W-4 e W-9 forniti da Acrobat Sign.
- Consenti ai mittenti di allegare documenti da Google Drive: deseleziona questa opzione per rimuovere il collegamento Google Drive dalla finestra a comparsa Seleziona file.
- Consenti ai mittenti di allegare documenti da Dropbox: deseleziona questa opzione per rimuovere il collegamento Dropbox dalla finestra a comparsa Seleziona file.
- Consenti ai mittenti di allegare documenti da Box.com: deseleziona questa opzione per rimuovere il collegamento Box.com dalla finestra a comparsa Seleziona file.
- Consenti ai mittenti di allegare documenti da OneDrive: deseleziona questa opzione per rimuovere il collegamento OneDrive dalla finestra a comparsa Seleziona file.
Impostazione dei promemoria predefiniti
I promemoria sono e-mail inviate ai destinatari quando arriva il loro turno di intervenire sul documento. Su base giornaliera o settimanale, viene inviato un messaggio e-mail che ricorda al destinatario che l’accordo è ancora in attesa del suo intervento.
Nota:
Se si abilitano i promemoria predefiniti, nella pagina Invia viene rimossa l’opzione che consente ai mittenti di configurare il proprio promemoria. I promemoria possono comunque essere configurati nella pagina Gestisci.
Imposta un promemoria predefinito per gli accordi creati dagli utenti in questo account
- Seleziona questa opzione per impostare un promemoria predefinito.
- Scegli la frequenza con cui deve essere inviato il promemoria tramite e-mail.
- La nota inserita verrà visualizzata nel messaggio e-mail inviato a turno a ogni destinatario interessato.
Impostazione di una scadenza predefinita per i documenti
In alcuni casi, può essere necessario che i documenti scadano o vengano annullati se non sono ancora stati firmati dopo un certo numero di giorni.
Gli accordi scaduti non possono essere riavviati né recuperati e vengono elencati nella sezione Annullati/Rifiutati della pagina Gestisci.
- Abilita la scadenza dei documenti: seleziona questa opzione per abilitare la scadenza di documenti. Verranno quindi visualizzate le opzioni disponibili per impostare la scadenza dei documenti.
- Consenti ai mittenti di applicare o modificare le impostazioni della scadenza per ciascun documento: questa opzione rende disponibile, per tutti gli utenti dell’account, l’opzione di scadenza nella pagina Invio. Inoltre, gli utenti possono regolare l’impostazione della scadenza predefinita.
- Consenti modifica delle impostazioni di scadenza dopo l’invio del documento: seleziona questa opzione per consentire agli utenti di modificare, estendere o rimuovere una scadenza per un accordo già inviato.
- Limite di giorni disponibili per firmare i documenti: imposta il numero di giorni che devono trascorrere fino alla scadenza del documento.
- Applica scadenza documento anche ai firmatari interni: se alcuni utenti del tuo account dovranno firmare o controfirmare gli accordi, con questa opzione la scadenza sarà applicabile anche a loro, oltre che ai firmatari esterni.
- Includi le informazioni sulla scadenza nelle e-mail inviate ai firmatari: questa opzione aggiunge la data di scadenza della transazione nel messaggio e-mail inviato ai firmatari.
Utenti e gruppi
Utenti
Gli utenti vengono in genere aggiunti a un account perché dovranno inviare accordi o essere amministratori a livello di gruppo o account. Gli utenti che firmeranno gli accordi non devono essere aggiunti all’account, a meno che tu non voglia gestirne la capacità di firmare con impostazioni a livello di account.
Per esaminare o modificare gli utenti del tuo account, accedi come amministratore dell’account e passa a: Account > Utenti.
Nella parte superiore della pagina Utenti viene visualizzato un breve riepilogo del numero di licenze consentite dall’account e del numero di utenti attivi che le utilizzano.
Se queste informazioni non sono visualizzate, significa che disponi di una licenza di tipo sito e puoi aggiungere un numero illimitato di utenti.
La pagina Utenti offre tre controlli:
- Crea un nuovo utente: apre un modulo a comparsa che consente di creare un singolo utente o di caricare un file CSV per creare più utenti.
- Esporta elenco utenti: fai clic sull’icona Esporta per generare un file CSV in cui sono elencati tutti gli utenti dell’account, indipendentemente dal loro stato (Attivo, Creato, Inattivo o In sospeso) con i relativi dati di account (Nome, E-mail, Titolo, Azienda, ecc.)
- Opzioni: l’elenco delle opzioni consente di filtrare gli elementi visualizzati nella pagina. Per impostazione predefinita, vengono visualizzati solo gli utenti attivi. È possibile visualizzare tutti gli utenti o solo quelli non attivi. Inoltre, sono disponibili tre opzioni per specificare quanti utenti visualizzare per pagina (15, 30 o 50).
Per creare un singolo utente:
- Accedi come amministratore dell’account e passa ad Account > Utente.
- Fai clic sul simbolo + (più) per creare un nuovo utente. Viene aperta la finestra a comparsa Crea.
- Immetti l’indirizzo e-mail, il nome e il cognome dell’utente da creare. Assicurati che tutti questi dati siano corretti, in particolare l’indirizzo e-mail. Una volta creato l’utente, l’indirizzo e-mail non può essere modificato finché quello immesso non sarà stato verificato. Se l’indirizzo e-mail contiene un errore, non sarà possibile verificarlo.
Seleziona l’opzione Visualizza i loro accordi se desideri impostare una condivisione per l’utente corrente. Potrai così visualizzare tutti gli accordi di questo utente.
Nota:
Se prevedi di dover raccogliere dati telemetrici sugli accordi che vengono creati e firmati, si consiglia vivamente di utilizzare l’opzione Visualizza i loro accordi quando si creano nuovi ID utente.
Se si imposta la condivisione dell’account dopo aver creato l’ID utente, l’operazione è più complessa e richiede il consenso dell’utente.
Verifica che tutti i dati siano corretti, quindi fai clic sul pulsante Salva.
Verrai riportato alla pagina Utente.
Fai clic sull’icona Altre opzioni e seleziona Mostra tutti gli utenti.
Quando vengono mostrati Tutti gli utenti (e non solo gli utenti attivi) il nuovo ID utente viene visualizzato con lo stato Creato.
Dopo che il nuovo utente avrà impostato la sua password, lo stato dell’ID utente diventa Attivo.
Nota:
Gli utenti di Acrobat Sign possono avere uno dei cinque stati seguenti:
Attivo: ID utente completamente abilitato che utilizza una licenza.
Inattivo: ID utente completamente disattivato. Gli utenti inattivi non possono accedere all’applicazione Acrobat Sign per nessun motivo, nemmeno come destinatari di altri accordi.
Creato: ID utente che è stato creato da un amministratore, ma per il quale l’utente non ha ancora impostato la password né attivato l’ID utente. Gli utenti creati non utilizzano una licenza.
Non verificato: utente che ha modificato il proprio indirizzo e-mail, ma che non ha ancora fatto clic sul collegamento di verifica inviato per confermare la modifica dell’e-mail. L’account è tecnicamente ancora attivo, ma resta bloccato fino alla conferma della modifica dell’indirizzo e-mail. Gli utenti non verificati utilizzano pertanto una licenza e vengono inclusi nell’elenco degli utenti visualizzati dal filtro Mostra solo utenti attivi.
In sospeso: gli ID utente in sospeso sono destinatari. Non sono stati creati da un amministratore, non dispongono di password e quindi non possono accedere. Gli utenti in sospeso non utilizzano una licenza.
In qualsiasi momento, un ID utente in sospeso può essere registrato e convertito allo stato Attivo, con una cronologia completa di tutti gli accordi a cui ha mai partecipato.
Disattivazione di un ID utente singolo
A volte può sorgere la necessità di disattivare un utente. Ad esempio, se un utente lascia l’azienda, sarà possibile proteggerne l’ID utente e i relativi documenti. Come già detto, quando ID utente è inattivo nessuno può accedere, inviare o firmare documenti con tale ID utente.
Per rendere Inattivo un ID utente:
- Accedi come amministratore e passa ad Account > Utenti.
- Fai un solo clic sull’ID utente da rendere Inattivo. Le azioni disponibili verranno visualizzate sopra all’elenco degli utenti.
- Fai clic sul collegamento Disattiva utente. Viene aperta la finestra a comparsa Disattiva utente.
Nella finestra a comparsa Disattiva utente, puoi applicare la condivisione di tutti gli accordi con te stesso. Questo è utile se in futuro potresti voler recuperare i contenuti dell’utente che stai disattivando.
Per completare il processo di disattivazione, fai clic sul pulsante Sì.
L’ID utente viene convertito nello stato Inattivo e la password per l’ID utente diventa nulla per rendere l’ID utente completamente inaccessibile.
Riattivazione di un ID utente singolo
La riattivazione di un ID utente segue lo stesso processo della disattivazione:
- Accedi come amministratore e passa ad Account > Utenti.
- Fai clic sull’icona Altre opzioni e seleziona Mostra solo utenti inattivi.
- Individua l’ID utente da riattivare e fai un solo clic su di esso per esporre i collegamenti sopra all’elenco degli utenti.
- Fai clic sul collegamento Riattiva utente.
Un banner verde segnala che l’ID utente è stato riattivato.
L’ID utente riattivato assume lo stato Attivo, ma la password risulta scaduta.
All’utente viene inviato automaticamente un messaggio e-mail con la richiesta di impostare una nuova password. Una volta reimpostata la password, l’utente avrà accesso completo a tutto il contenuto storico di quell’ID utente.
L’utente può anche reimpostare la password utilizzando il collegamento Ho dimenticato la password disponibile nella pagina di accesso.
Acrobat Sign offre quattro livelli di autorizzazioni:
- Utenti - Chiunque possa autenticarsi al servizio Acrobat Sign
- Amministratori di gruppo - Dispongono dell’autorizzazione per aggiungere gli utenti ed eseguire report per i gruppi di cui sono amministratori
- Amministratori di account - Dispongono dell’autorizzazione per aggiungere gli utenti ed eseguire report per tutti i gruppi e l’account nel suo insieme
- Amministratore della privacy (deve prima essere un amministratore di account) - Dispone dell’autorizzazione per eliminare utenti e accordi utilizzando gli strumenti GDPR
Tutti gli utenti creati individualmente sono utenti di base.
Se devi dare a un ID utente un livello di autorizzazioni superiore, procedi come segue:
- Accedere ad Acrobat Sign con un account Amministratore
- Accedi ad Account > Utenti
- Individua l’ID utente da promuovere e seleziona l’utente per visualizzare i collegamenti delle azioni disponibili, sopra all’elenco degli utenti.
- Fai clic sul collegamento Modifica utente. Viene aperta la finestra a comparsa Modifica.
- Nella finestra a comparsa Modifica, puoi abilitare l’ID utente come Amministratore gruppo, Amministratore account o entrambi. Seleziona il livello di autorizzazioni appropriato per l’ID utente.
- Gli amministratori dell’account hanno autorizzazioni complete per Acrobat Sign e possono modificare le impostazioni o aggiungere utenti a livello di gruppo o account.
- Gli amministratori dei gruppi dispongono delle autorizzazioni solo per il gruppo a cui appartengono.
- Al termine fai clic su Salva.
Nota:
Acrobat Sign non prevede alcun limite al numero di amministratori (di account o gruppo) consentiti in un account. È quindi possibile (ma in genere non è consigliato) promuovere anche tutti gli ID utente dell’account al livello di Amministratore account.
La creazione di più utenti alla volta consente di definire tutti gli utenti di un file CSV da caricare in
Acrobat Sign.
Acrobat Sign crea tutti gli utenti e invia immediatamente i relativi messaggi e-mail per l’impostazione delle password e l’attivazione degli ID utente.
Nota:
Vale la pena sottolineare che questo processo può essere utilizzato anche per modificare i valori dei profili per tutti gli utenti dell’account.
Ad esempio, se il nome dell’azienda è cambiato, puoi esportare l’elenco completo degli utenti, modificare il valore nella colonna Azienda, salvarlo e quindi caricare nuovamente il file CSV in Acrobat Sign. Il valore Nome azienda verrà aggiornato per tutti gli ID utente contenuti nel file CSV, senza coinvolgere direttamente i vari utenti.
Per creare più utenti alla volta:
- Accedi come amministratore dell’account e passa ad Account > Utente.
- Fai clic sul simbolo + (più) per creare un nuovo utente. Viene aperta la finestra a comparsa Crea.
- Fai clic sulla scheda Crea più utenti.
Nota:
Sono disponibili tre opzioni:
- Abilita la funzione Crea utenti: deseleziona questa opzione se desideri solo aggiornare utenti esistenti. Se viene fornito un indirizzo e-mail non incluso nell’account, non verrà creato alcun utente.
- Abilita la funzione Aggiorna utenti: deseleziona questa opzione se desideri solo creare nuovi utenti. Se viene fornito un indirizzo e-mail di un utente esistente nell’account, l’utente non verrà modificato.
- Abilita la funzione Crea gruppi: deseleziona questa opzione se non desideri creare dei gruppi. Se per un utente viene fornito il nome di un gruppo inesistente, il gruppo non viene creato e l’utente viene inserito nel gruppo Predefinito.
- Fai clic sul collegamento Scarica file CSV di esempio. Viene scaricato nel sistema un file CSV.
- Apri il file CSV di esempio.
- Elimina le tre righe di dati di esempio. Lascia la prima riga (intestazione).
- Immetti i valori necessari per i nuovi ID utente da creare.
- Quando si creano nuovi utenti, le seguenti colonne sono obbligatorie:
- Indirizzo e-mail
- Nome
- Cognome
- Quando si creano nuovi utenti, le seguenti colonne sono obbligatorie:
- Elimina le colonne superflue.
- Salva il file CSV (accertati che il file salvato sia ancora un file CSV, e non in un altro formato).
- Fai clic sul pulsante Sfoglia e seleziona il file CSV.
- Fai clic su Importa per caricare il file.
Una volta importato il file, Acrobat Sign genera tutti gli ID utente e un banner verde segnala quanti utenti sono stati creati.
Gruppi (solo per i livelli di servizio Business ed Enterprise)
Quando si utilizzano i gruppi, è possibile impostare specifiche impostazioni per gli utenti appartenenti a uno stesso gruppo. Ad esempio, il team dei commerciali utilizzerà Acrobat Sign in modo diverso rispetto al reparto contabilità.
Per creare un nuovo gruppo:
- Accedi come amministratore dell’account e passa ad Account > Gruppi.
Nota:
La pagina Gruppi contiene due controlli:
- Aggiungi un nuovo gruppo: apre la finestra per creare un nuovo gruppo.
- Opzioni: consente di specificare quanti record (15, 30 o 50) visualizzare sulla pagina.
- Fai clic sull’icona Aggiungi un nuovo gruppo; viene visualizzata una finestra Crea che consente di definire il nome del gruppo.
- Specifica il nome del gruppo.
- Fai clic su Salva.
Quando si fa clic sul pulsante Salva, il gruppo viene creato e viene incluso nell’elenco dei gruppi.
Un amministratore a livello dell’account può eliminare un gruppo dalla visualizzazione.
Per eliminare un gruppo:
- Fai clic sul gruppo per selezionarlo
- Viene visualizzato il menu contestuale nella parte superiore dell’elenco
- Fai clic su Elimina gruppo.
- Non è possibile eliminare il gruppo Predefinito.
- Prima di eliminare il gruppo, è necessario rimuovere tutti gli utenti.
Per visualizzare un elenco dei gruppi eliminati, fai clic sull’icona Opzioni e seleziona Mostra solo gruppi eliminati:
Una volta creato il nuovo gruppo, puoi aggiungervi gli utenti. Acrobat Sign offre tre metodi, a seconda del numero di utenti interessati:
- Spostare un singolo utente tramite il profilo Utente
- Spostare più utenti tramite il file CSV Crea/Modifica più utenti
- Spostare più utenti con lo strumento Assegna utenti a gruppo
Spostare un singolo utente tramite il profilo Utente
Per assegnare un singolo utente a un gruppo:
- Accedi come amministratore e passa ad Account > Utenti.
- Fai doppio clic sull’ID utente che desideri modificare. Viene aperto il pannello Informazioni utente
- Fai clic sulla casella a discesa Gruppo utenti per visualizzare le opzioni disponibili.
- Seleziona il gruppo a cui assegnare l’utente.
- Fai clic su Salva.
Spostare più utenti con Modifica più utenti
La funzione Crea più utenti può essere utilizzata anche per modificare utenti esistenti.
Questo metodo è utile se, oltre all’impostazione Gruppo, devi modificare anche altri valori. Se invece devi eseguire una ristrutturazione completa, allora è meglio usare la funzione per l’aggiornamento di più utenti.
Per aggiornare i gruppi di utenti tramite l’aggiornamento di più utenti contemporaneamente:
- Accedi come amministratore e passa ad Account > Utenti.
- Fai clic sull’icona Esporta elenco utenti. Viene scaricato un file CSV contenete l’elenco completo degli utenti del tuo account.
- Apri il file CSV scaricato ed elimina le colonne che non intendi usare.
- Se devi solo assegnare gli utenti ai gruppi, sono necessarie solo le seguenti colonne:
- Indirizzo e-mail
- Nome
- Cognome
- Nome gruppo
- Se devi solo assegnare gli utenti ai gruppi, sono necessarie solo le seguenti colonne:
- Elimina le righe degli utenti che non devono essere aggiornati.
- Salva il file CSV (accertati che sia in formato CSV).
- Fai clic sul simbolo + (più) per creare un nuovo utente. Viene aperta la finestra a comparsa Crea.
- Fai clic sulla scheda Crea più utenti.
- Individua il file CSV appena salvato.
- Fai clic su Importa.
Quando si fa clic sul pulsante Importa, gli utenti vengono aggiornati nel sistema con i nuovi valori del file CSV. Nella parte superiore della pagina un banner verde segnala quanti utenti sono stati aggiornati.
Assegnare gli utenti a un gruppo da Impostazioni gruppo
Se devi spostare più utenti in un nuovo gruppo, ma l’ambito dello spostamento non è abbastanza grande da giustificare il metodo Modifica più utenti, è preferibile utilizzare l’opzione Assegna utenti a gruppo, nelle impostazioni per i gruppi.
Per accedere alla funzione Assegna utenti a gruppo:
- Accedi come amministratore dell’account e passa ad Account > Gruppi.
- Fai doppio clic sul gruppo in cui vuoi spostare gli utenti. Vengono aperte le impostazioni a livello di gruppo.
- Puoi anche fare un singolo clic sul gruppo per selezionarlo, quindi sul collegamento Impostazioni gruppo.
- Fai clic sull’opzione Utenti nel gruppo, nella barra a sinistra.
- Fai clic sull’icona Aggiungi utenti al gruppo.
Viene visualizzata la finestra Assegna utenti a questo gruppo, contenente tutti gli utenti attivi che non sono attualmente assegnati a questo gruppo.
- Fai clic sull’icona Altre opzioni e seleziona Mostra tutti gli utenti.
- Fai doppio clic su un utente che desideri spostare nel gruppo. Gli utenti selezionati verranno inseriti nel campo Utenti selezionati nella parte inferiore della finestra.
- Per rimuovere un utente dal campo Utenti selezionati, fai clic sulla X accanto al relativo indirizzo e-mail.
- Una volta selezionati tutti gli utenti, fai clic sul pulsante Assegna.
Gli amministratori a livello di account possono definire l’ambito delle autorizzazioni concesse agli amministratori dei gruppi tramite tre impostazioni:
- Gli amministratori dei gruppi possono aggiungere nuovi utenti ai propri gruppi.
- Gli amministratori dei gruppi possono modificare le impostazioni per i propri gruppi.
- I dati di quali report possono essere visualizzati dagli amministratori dei gruppi?
Queste impostazioni sono disponibili per tutti gli amministratori dei gruppi e non offrono alcuna granularità. Ad esempio, se non consenti agli amministratori dei gruppi di aggiungere utenti, questa opzione verrà applicata a tutti gli amministratori di gruppo all’interno dell’account.
Per regolare le prime due impostazioni:
Accedi come amministratore dell’account e passa a Account > Impostazioni account > Impostazioni generali > Impostazioni correlate all’amministratore del gruppo.
Se abiliti Impostazioni correlate all’amministratore del gruppo, tutti gli amministratori dei gruppi potranno aggiungere qualsiasi utente al proprio gruppo, con tutte le normali restrizioni.
Le normali restrizioni includono ad esempio le seguenti situazioni:
- L’utente si trova in un altro gruppo o account.
- Il dominio dell’indirizzo e-mail dell’utente non è un dominio approvato per l’account.
Se abiliti Gli amministratori dei gruppi possono modificare le impostazioni per i propri gruppi, l’amministratore di un gruppo potrà sovrascrivere le impostazioni a livello di account, per il suo gruppo.
Per modificare l’impostazione I dati di quali report possono essere visualizzati dagli amministratori dei gruppi? passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni report.
Per impostazione predefinita, tutti i gruppi ereditano le impostazioni a livello di account. Tuttavia, a livello di gruppo è possibile sovrascrivere la maggior parte delle impostazioni definite a livello di account. Questa opzione è particolarmente utile se alcuni utenti richiedono impostazioni speciali per ruolo destinatario, metodi di convalida per i destinatari o addirittura un particolare marchio.
Come amministratore dell’account, seleziona Account > Gruppi, quindi fai doppio clic sul gruppo per aprire le impostazioni a livello di gruppo oppure fai clic sul gruppo e seleziona Impostazioni gruppo dalle opzioni del collegamento sopra all’elenco.
Se gli amministratori a livello di gruppo sono autorizzati a modificare le impostazioni del proprio gruppo, potranno semplicemente fare clic sul collegamento Gruppo nella parte superiore della pagina per aprire le impostazioni.
Le impostazioni presentate agli amministratori dei gruppi sono uguali a quelle disponibili a livello di account e funzionano allo stesso modo.
Documenti/Modelli libreria
Modelli libreria
Un modello libreria è un oggetto documento riutilizzabile. Acrobat Sign supporta due tipi di modelli libreria: i modelli per documenti e i modelli per campi modulo.
- Modelli documento: questo tipo di modello è un documento riutilizzabile. I modelli per documenti possono essere condivisi con altri utenti nel tuo account, per consentire a più utenti di inviare lo stesso documento senza dover apportare modifiche.
- Modelli per campi modulo: questo tipo di modello è un livello di campi riutilizzabile che può essere applicato a qualsiasi documento. Anche i modelli per campi modulo possono essere condivisi con altri utenti nel tuo account. I modelli per campi modulo sono ideali nelle situazioni seguenti:
- Per disporre di un layout di campi compatibile con più documenti.
- Si tratta di un documento che può essere inviato in vari modi.
- Quando è necessario rivedere il contenuto di un documento, ma i campi restano nella stessa posizione.
Invece di creare un nuovo documento libreria ogni volta che viene aggiornato un documento, è possibile applicare lo stesso livello di campi modulo. I modelli per campi modulo possono essere modificati per agevolare le modifiche di disposizione dei campi o delle loro proprietà. Tutti gli strumenti dell’ambiente di creazione sono disponibili anche quando si crea un modello per campi modulo.
Come procedura ottimale, un singolo utente (Amministratore documento) deve essere responsabile della creazione e gestione dei modelli. Se si crea un ID utente per un utente designato come amministratore di documenti si elimina il rischio di confusione in merito ai modelli da utilizzare e si possono controllare le versioni dei documenti riutilizzabili.
Come login per l’utente amministratore dei documenti si consiglia di utilizzare un elenco di distribuzione o un indirizzo e-mail intestato a una specifica funzione. Questo consente di controllare l’accesso come amministratore di documenti e allo stesso tempo di condividere tale responsabilità.
1. Fai clic sulla scheda Home. Quindi fai clic su Crea un modello da riutilizzare.
Viene visualizzata la pagina Crea un modello Libreria:
2. Nel campo Nome modello, immetti un nome per il modello. Se necessario potrai modificarlo in un secondo momento.
3. Fai clic sul pulsante Sfoglia per individuare sul sistema locale il file da utilizzare per creare il modello riutilizzabile. Se crei un documento riutilizzabile, verranno usati questo file e il relativo contenuto. Se crei un livello per campi modulo riutilizzabile, il contenuto del file non verrà incluso nel modello.
4. Seleziona l’opzione di modello appropriata: Crea come documento riutilizzabile, Crea come livello riutilizzabile per campi modulo o entrambe.
5. Seleziona l’opzione di autorizzazioni appropriata per condividere il modello. Quando devi creare e testare un nuovo modello, imposta le autorizzazioni solo per te stesso. Potrai successivamente estenderne l’accesso una volta che avrai accertato che il documento funziona correttamente.
Nota:
Le autorizzazioni per gruppi possono essere concesse solo al gruppo a cui appartieni. Non puoi concedere le autorizzazioni ad altri gruppi.
Se l’opzione di condivisione nell’organizzazione non è disponibile, contatta l’amministratore di Acrobat Sign per attivarla.
6. Fai clic sul pulsante Anteprima o aggiungi campi. Viene visualizzata l’esperienza di Creazione.
7. Inserisci i campi obbligatori per i partecipanti desiderati, trascinandoli dalle schede dei campi modulo e rilasciandoli nel documento.
8. Dopo aver aggiunto i campi, fai clic sul pulsante Salva.
Il modello viene visualizzato nella sezione Modelli libreria della pagina Gestisci. Se il modello è stato condiviso con gli utenti del tuo gruppo o della tua organizzazione mediante la concessione di autorizzazioni, viene visualizzato anche nella sezione Modelli libreria delle pagine Gestisci di tali utenti che possono quindi utilizzarlo per l’invio in base alle loro esigenze.
Nota:
Solo l’utente che ha creato il modello libreria può modificarlo o eliminarlo (a meno che non sia stato condiviso con le regole di condivisione avanzata).
Le autorizzazioni di accesso per qualsiasi modello possono essere modificate da chi ha creato il modello. Per eseguire questa operazione:
- Accedi come proprietario del modello.
- Passa alla pagina Gestisci.
- Individua il modello da modificare e fai clic sul collegamento Modifica.
Il modello verrà aperto nell’ambiente di creazione.
Nella parte superiore della barra a destra sono disponibili le Proprietà modello.
Fai clic sull’intestazione Proprietà modello per aprire la sezione. Sono disponibili le seguenti opzioni:
- Nome modello: puoi modificare rapidamente il nome del modello in qualsiasi momento.
- Tipo modello: in qualsiasi momento puoi convertire il modello disponibile per renderlo disponibile come documento, sovrapposizione di campi modulo o entrambi.
- Chi può usarlo: questa impostazione determina quali utenti avranno accesso al modello.
Nota:
È possibile condividere un documento solo con il gruppo a cui appartiene l’ID utente. Se ti sei autenticato come amministratore dell’account, assicurati di spostare il tuo ID utente nel gruppo corretto prima di modificare le proprietà del modello da “Solo io” a “Qualsiasi utente nel mio gruppo”.
Report (solo per i livelli di servizio Business ed Enterprise)
La funzione Report consente di verificare l’utilizzo di Acrobat Sign per il tuo account. Puoi creare report personalizzati e ottenere una visibilità completa sul processo di firma del documento, nonché capire le attività di singoli gruppi o utenti.
Creare un nuovo report
Per creare un nuovo report, fai clic sulla scheda Report e quindi sul collegamento Crea un nuovo report.
Durante l’impostazione di un report, è possibile impostare più parametri che consentono di personalizzare i risultati. Sono disponibili tutti i parametri descritti di seguito.
Data di creazione
La data di creazione definisce il lasso di tempo coperto dal report. Può trattarsi di uno dei quattro periodi temporali prestabiliti (questa settimana, la settimana scorsa, questo mese, il mese scorso) o un intervallo di date personalizzato.
Utenti e gruppi
Questo parametro consente di generare il report per utenti o gruppi specifici. Puoi scegliere uno o più utenti o gruppi, oppure puoi generare il report per tutti gli utenti dell’account.
Documenti e flussi di lavoro
Con questa opzione è possibile includere nel report documenti specifici. In questo report sono elencati i documenti libreria utilizzati in tutto l’account. Non sono inclusi documenti singoli o una tantum.
Nome del documento
Con questa opzione è possibile includere nel report documenti specifici. In questo report sono elencati i documenti libreria utilizzati in tutto l’account. Non sono inclusi documenti singoli o una tantum.
Invia in modalità collettiva
Quando si abilita il parametro Invia in modalità collettiva, nel report vengono inclusi gli accordi inviati tramite la funzione Invia in modalità collettiva..
Obiettivi prestazionali
Puoi utilizzare la vista Obiettivo prestazioni per impostare delle soglie di prestazione. Nel report risultante vengono visualizzati gli indicatori che riflettono le prestazioni.
Benchmark
Per impostazione predefinita, il parametro Benchmark è disattivato per i report. Per attivarlo, fai clic sul collegamento delle impostazioni dei report.
Il benchmarking offre un metodo esteso per tenere traccia dell’avanzamento dell’accordo e dei tassi di firma.
Grafico accordi per
Per ogni opzione abilitata (Data, Mittente, Gruppo, Modulo, Flusso di lavoro e Tipo di firma), nel report viene generato un tipo di grafico diverso.
Eccetera
I parametri di questa sezione consentono di alterare la grafica del report risultante. Modificando i parametri predefiniti è possibile velocizzare il processo del report.
Quando fai clic sul pulsante Esegui report, viene generato il report in base ai parametri impostati. È possibile intervenire sul report con diverse azioni.
Aggiorna report con dati correnti
Fai clic su questo collegamento per aggiornare la pagina. Nel nuovo report vengono incluse le transazioni e attività più recenti.
Salva report
Il report salvato potrà essere eseguito di nuovo in futuro.
Condividi report
La condivisione consente di inviare i risultati del report a un altro utente, inserendone l’indirizzo e-mail e digitando un messaggio.
Pianifica report
Se si imposta una pianificazione, il report verrà eseguito con gli stessi parametri in base a una frequenza definita.
Esporta dati report
Quando fai clic su questo collegamento, viene chiesto se intendi aprire o salvare un file .CSV. I file CSV possono essere aperti in Excel e tutti i dati sulle transazioni relative agli accordi inclusi nel report sono suddivisi per categorie nelle varie colonne.
Report per la stampa
Quando fai clic su questo collegamento, viene aperta una versione del report adatta per la stampante.
Modifica impostazioni
Questo collegamento consente di aprire e modificare i parametri configurati per il report.
Accedi al tuo account