La funzione per modelli e-mail personalizzati di Adobe Acrobat Sign è disponibile per gli account di livello Enterprise con un contratto di licenza ETLA.
Panoramica
Tutte le e-mail inviate da Adobe Acrobat Sign vengono generate da un modello basato su HTML che utilizza alcuni campi variabili per personalizzare ogni e-mail in base all’accordo e ai destinatari specifici. Le strutture più ampie, come il layout di pagina, rimangono statiche e cambiano solo le poche variabili di ogni accordo inviato, come il nome e il messaggio dell’accordo.
La funzione per modelli e-mail personalizzati (CEMT) consente di aggiornare il modello HTML che genera le e-mail dal tuo account Acrobat Sign. Con questa funzione potrai aggiornare il messaggio e-mail standard in modo che rispecchi il marchio della tua azienda, con elementi di branding, schema di colori, immagini e testo propri. Puoi anche modificare le strutture solitamente statiche e personalizzare il layout di pagina, la terminologia utilizzata, le immagini inserite e altro ancora.
Se usi un piano Enterprise con un contratto di licenza ETLA, puoi lavorare con il nostro team di servizi professionali per creare il modello e-mail perfetto per il tuo account o per ciascun gruppo all’interno dell’account, in base alle tue esigenze. Questo servizio può essere soggetto a costi aggiuntivi.
Come utilizzare questa funzione
Attualmente è possibile personalizzare quattro modelli e-mail per Acrobat Sign.
I modelli personalizzati possono essere installati a livello di account o di gruppo. I modelli a livello di account vengono distribuiti ai gruppi e quindi ai rispettivi utenti. Account > Gruppo > Utente
I modelli a livello di gruppo prevalgono rispetto a quelli a livello di account. Il modello a livello di gruppo viene quindi distribuito agli utenti del gruppo. In questo modo, diversi gruppi possono creare modelli e-mail adatti alle proprie esigenze.
Ad esempio, se nell’account Adobe è presente un gruppo Photoshop, le e-mail possono essere progettate in modo da risultare appropriate e interessanti per gli utenti di Photoshop. Il gruppo Legale potrebbe invece preferire modelli e-mail personalizzati in altro modo, per comunicare con un tono più sobrio.
Una volta aggiornati i modelli, il tuo contatto Professional Services li pubblicherà in un gruppo dell’account a scopo di test. Potrai quindi verificare che funzionino correttamente e richiedere eventuali ulteriori modifiche. Dopo che l’amministratore di Acrobat Sign avrà verificato i modelli, il tuo contatto Professional Services li renderà disponibili al gruppo o all’account appropriato.
Utenti e amministratori
Una volta che i modelli e-mail saranno stati implementati, gli utenti e gli amministratori non devono più fare nulla. I modelli e-mail vengono applicati automaticamente.
Cosa è possibile personalizzare
La funzione per modelli e-mail personalizzati consente di personalizzare i modelli utilizzati per le e-mail transazionali inviate dal tuo account Acrobat Sign.
Tieni presente che i mittenti (ossia chi invia un accordo da far firmare) non potranno visualizzare il modello e-mail personalizzato, in quanto il proprio messaggio e-mail si basa su un tipo di modello diverso. I mittenti continueranno quindi a vedere il modello e-mail predefinito esistente.
Ogni tipo di modello può avere più versioni. È presente una versione per ciascuna delle lingue supportate. I clienti Enterprise possono inviare accordi in più di 30 lingue e per ogni lingua è disponibile un modello localizzato per ogni tipo di modello. Se devi aggiornare il testo per un modello e-mail in spagnolo, dovrai fornire il testo appropriato in modo che il tuo contatto Professional Services possa aggiornare il modello con il testo corretto.
Esempio: Firma:inglese identifica il modello per l’e-mail di richiesta della firma e la lingua inglese.
Esistono due modi per personalizzare i modelli e-mail utilizzati per l’account o i gruppi in Acrobat Sign:
- Puoi iniziare con il modello di base (predefinito) e specificare quali personalizzazioni desideri apportare in tale modello, collaborando con il tuo contatto Professional Services.
- Puoi iniziare con un tuo documento HTML interno utilizzando la guida di riferimento indicata di seguito e iniziare con le parti standard disponibili nel nostro archivio pubblico github.
Attivazione e disattivazione
La funzione Modello e-mail personalizzato può essere abilitata e configurata nel sistema Acrobat Sign solo dal team Professional Services di Acrobat Sign.
Se desideri abilitare questa funzione e disponi di un contratto Professional Services attivo, contattali per determinare l’ambito e i costi aggiuntivi di tale attività. In caso contrario, invia un ticket di supporto per richiedere l’accesso alla funzionalità Modello e-mail personalizzato. Il supporto ti indirizzerà al team di Professional Services.
I modelli possono essere configurati a livello di account e/o di gruppo e per qualsiasi lingua.
I clienti possono ridurre i tempi di sviluppo e i costi di manutenzione progettando direttamente i propri modelli, seguendo questa guida:
Problemi noti
Se l’account è configurato per suddividere i documenti nei file originali nell’e-mail finale e l’accordo contiene otto o più file, non viene restituito alcun file. Esiste un limite al numero di file che possono essere allegati quando si utilizza il servizio di posta elettronica CEMT.
- La rimozione della condizione per dividere tutti i file risolve il problema per i clienti che devono allegare più file durante la creazione di un accordo.
- Il documento diviso può essere scaricato dalla pagina Gestisci senza problemi.
Domande frequenti:
No.
Attualmente non esiste un’interfaccia utente che consenta ai clienti di personalizzare i modelli e-mail. Puoi creare un tuo modello HTML personalizzato, ma questo dovrà essere rivisto e installato dal tuo contatto Professional Services in Adobe.
La personalizzazione è disponibile a livello di account o di gruppo. Adobe non supporta i modelli e-mail personalizzabili per singoli utenti. Inoltre, non è supportata la personalizzazione delle e-mail per destinatari specifici.
Sì, la personalizzazione è disponibile per tutte le aree geografiche.
No.
Attualmente i modelli e-mail personalizzati sono disponibili solo per quattro messaggi e-mail standard:
- Firma
- Firmato e archiviato
- Promemoria
- Annullato
Sì: quando richiedi l’installazione di un modello e-mail personalizzato, devi specificarne il tipo (ad esempio, Firma) e la lingua.
I clienti devono fornire il testo tradotto nel proprio modello HTML personalizzato. Ogni combinazione tipo:lingua è considerata un singolo modello (ad esempio: Firma:Spagnolo).
I mittenti riceveranno solo l’e-mail personalizzata per l’e-mail annullata se un destinatario rifiuta di firmare.
Le altre comunicazioni e-mail inviate al mittente utilizzeranno l’e-mail di base standard associata a Adobe Acrobat Sign.
No.
L’immagine dell’intestazione delle e-mail può essere aggiornata nelle impostazioni dell’account, da Account > Impostazioni account > Impostazioni e-mail.
Questi modelli sono disponibili come modelli a livello di account; i gruppi ereditano i propri modelli dall’account e gli utenti li ereditano dal gruppo. La funzione per modelli e-mail personalizzati può essere applicata a livello di gruppo, in modo che tutti gli utenti del gruppo ereditino il modello impostato per il loro gruppo.
Esempio: supponiamo che per l’account Adobe non sia stata implementata la funzione per modelli e-mail personalizzati, ma che per il gruppo Acrobat Sign all’interno dell’account sia stato implementato un modello personalizzato per i messaggi di tipo “Firma”. Joe è un utente del gruppo Acrobat Sign e quindi, quando invia degli accordi, utilizza il modello personalizzato. Tutti gli altri gruppi dell’account Adobe continuano invece a utilizzare il modello e-mail standard.
Sì.
Se ad esempio il gruppo Risorse Umane del tuo account desidera trasmettere messaggi con un tono diverso da quello dell’ufficio Legale, può progettare i propri modelli. Tieni presente che l’implementazione di modelli diversi potrebbe comportare costi aggiuntivi.
No, non è disponibile un modello diverso. Attualmente la funzione per modelli e-mail personalizzati è applicabile solo ai partecipanti diretti del processo di firma (firmatari, approvatori, delegati).
Le immagini sono un componente importante per trasmettere un messaggio tramite e-mail e Acrobat Sign supporta le immagini nei modelli personalizzati. Tuttavia, le immagini devono essere ospitate esternamente dal team o dalla tua azienda; Adobe non può ospitare alcuna immagine.
Affinché il codice HTML possa essere visualizzato allo stesso modo su diversi client e-mail, è consigliabile utilizzare layout basati su tabelle. Si consiglia inoltre di utilizzare lo stile di attributi di vecchio stampo per le tabelle e di utilizzare solo stili inline semplici. I tag <style> vengono eliminati da molti client e-mail.
La funzione per modelli e-mail personalizzati viene testata per i seguenti client e-mail:
- Microsoft Outlook 2016/2019
- Apple Mail 11/12
- Gmail
- AOL mail
- Yahoo! mail
No.
La funzione per modelli e-mail personalizzati è applicabile solo alle e-mail inviate ai partecipanti durante un accordo.
Nel caso di un modulo web, il firmatario che lo completa riceverà un messaggio “Firmato e archiviato” personalizzato, ma la pagina di destinazione che segue il completamento del modulo web non può essere personalizzata tramite la funzione per modelli e-mail personalizzati.
La pagina di destinazione può essere modificata se si crea il modulo web tramite le nostre API.
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