Personalizzare i modelli e-mail

La funzione per modelli e-mail personalizzati di Adobe Acrobat Sign è disponibile per gli account di livello Enterprise con un contratto di licenza ETLA.

Panoramica

Tutte le e-mail inviate da Adobe Acrobat Sign vengono generate da un modello basato su HTML che utilizza alcuni campi variabili per personalizzare ogni e-mail in base all’accordo e ai destinatari specifici. Le strutture più ampie, come il layout di pagina, rimangono statiche e cambiano solo le poche variabili di ogni accordo inviato, come il nome e il messaggio dell’accordo.

La funzione per modelli e-mail personalizzati (CEMT) consente di aggiornare il modello HTML che genera le e-mail dal tuo account Acrobat Sign. Con questa funzione potrai aggiornare il messaggio e-mail standard in modo che rispecchi il marchio della tua azienda, con elementi di branding, schema di colori, immagini e testo propri. Puoi anche modificare le strutture solitamente statiche e personalizzare il layout di pagina, la terminologia utilizzata, le immagini inserite e altro ancora.

Se usi un piano Enterprise con un contratto di licenza ETLA, puoi lavorare con il nostro team di servizi professionali per creare il modello e-mail perfetto per il tuo account o per ciascun gruppo all’interno dell’account, in base alle tue esigenze. Questo servizio può essere soggetto a costi aggiuntivi.

Modello e-mail personalizzato


Come utilizzare questa funzione

Attualmente è possibile personalizzare quattro modelli e-mail per Acrobat Sign.

I modelli personalizzati possono essere installati a livello di account o di gruppo. I modelli a livello di account vengono distribuiti ai gruppi e quindi ai rispettivi utenti. Account > Gruppo > Utente

I modelli a livello di gruppo prevalgono rispetto a quelli a livello di account. Il modello a livello di gruppo viene quindi distribuito agli utenti del gruppo. In questo modo, diversi gruppi possono creare modelli e-mail adatti alle proprie esigenze.

Ad esempio, se nell’account Adobe è presente un gruppo Photoshop, le e-mail possono essere progettate in modo da risultare appropriate e interessanti per gli utenti di Photoshop. Il gruppo Legale potrebbe invece preferire modelli e-mail personalizzati in altro modo, per comunicare con un tono più sobrio.

Una volta aggiornati i modelli, il tuo contatto Professional Services li pubblicherà in un gruppo dell’account a scopo di test. Potrai quindi verificare che funzionino correttamente e richiedere eventuali ulteriori modifiche. Dopo che l’amministratore di Acrobat Sign avrà verificato i modelli, il tuo contatto Professional Services li renderà disponibili al gruppo o all’account appropriato.

 

Utenti e amministratori

Una volta che i modelli e-mail saranno stati implementati, gli utenti e gli amministratori non devono più fare nulla. I modelli e-mail vengono applicati automaticamente.


Cosa è possibile personalizzare

La funzione per modelli e-mail personalizzati consente di personalizzare i modelli utilizzati per le e-mail transazionali inviate dal tuo account Acrobat Sign.

Tieni presente che i mittenti (ossia chi invia un accordo da far firmare) non potranno visualizzare il modello e-mail personalizzato, in quanto il proprio messaggio e-mail si basa su un tipo di modello diverso. I mittenti continueranno quindi a vedere il modello e-mail predefinito esistente.

Ogni tipo di modello può avere più versioni. È presente una versione per ciascuna delle lingue supportate. I clienti Enterprise possono inviare accordi in più di 30 lingue e per ogni lingua è disponibile un modello localizzato per ogni tipo di modello. Se devi aggiornare il testo per un modello e-mail in spagnolo, dovrai fornire il testo appropriato in modo che il tuo contatto Professional Services possa aggiornare il modello con il testo corretto.

Esempio: Firma:inglese identifica il modello per l’e-mail di richiesta della firma e la lingua inglese.

 

Esistono due modi per personalizzare i modelli e-mail utilizzati per l’account o i gruppi in Acrobat Sign:

  1. Puoi iniziare con il modello di base (predefinito) e specificare quali personalizzazioni desideri apportare in tale modello, collaborando con il tuo contatto Professional Services.
  2. Puoi iniziare con un tuo documento HTML interno utilizzando la guida di riferimento indicata di seguito e iniziare con le parti standard disponibili nel nostro archivio pubblico github.


Attivazione e disattivazione

La funzione Modello e-mail personalizzato può essere abilitata e configurata nel sistema Acrobat Sign solo dal team Professional Services di Acrobat Sign.

Se desideri abilitare questa funzione e disponi di un contratto Professional Services attivo, contattali per determinare l’ambito e i costi aggiuntivi di tale attività. In caso contrario, invia un ticket di supporto per richiedere l’accesso alla funzionalità Modello e-mail personalizzato. Il supporto ti indirizzerà al team di Professional Services.

I modelli possono essere configurati a livello di account e/o di gruppo e per qualsiasi lingua.

I clienti possono ridurre i tempi di sviluppo e i costi di manutenzione progettando direttamente i propri modelli, seguendo questa guida:

Problemi noti

Se l’account è configurato per suddividere i documenti nei file originali nell’e-mail finale e l’accordo contiene otto o più file, non viene restituito alcun file. Esiste un limite al numero di file che possono essere allegati quando si utilizza il servizio di posta elettronica CEMT.

  • La rimozione della condizione per dividere tutti i file risolve il problema per i clienti che devono allegare più file durante la creazione di un accordo.
  • Il documento diviso può essere scaricato dalla pagina Gestisci senza problemi.


Domande frequenti:

No.

Attualmente non esiste un’interfaccia utente che consenta ai clienti di personalizzare i modelli e-mail. Puoi creare un tuo modello HTML personalizzato, ma questo dovrà essere rivisto e installato dal tuo contatto Professional Services in Adobe.

La personalizzazione è disponibile a livello di account o di gruppo. Adobe non supporta i modelli e-mail personalizzabili per singoli utenti. Inoltre, non è supportata la personalizzazione delle e-mail per destinatari specifici.

Sì, la personalizzazione è disponibile per tutte le aree geografiche.

No.

Attualmente i modelli e-mail personalizzati sono disponibili solo per quattro messaggi e-mail standard:

  • Firma
  • Firmato e archiviato
  • Promemoria
  • Annullato

Sì: quando richiedi l’installazione di un modello e-mail personalizzato, devi specificarne il tipo (ad esempio, Firma) e la lingua.

I clienti devono fornire il testo tradotto nel proprio modello HTML personalizzato. Ogni combinazione tipo:lingua è considerata un singolo modello (ad esempio: Firma:Spagnolo). 

No.

I mittenti ricevono l’e-mail di base standard associata ad Acrobat Sign, poiché i loro modelli si basano su un tipo di modello diverso. 

No.

L’immagine dell’intestazione delle e-mail può essere aggiornata nelle impostazioni dell’account, da Account > Impostazioni account > Impostazioni e-mail.

Questi modelli sono disponibili come modelli a livello di account; i gruppi ereditano i propri modelli dall’account e gli utenti li ereditano dal gruppo. La funzione per modelli e-mail personalizzati può essere applicata a livello di gruppo, in modo che tutti gli utenti del gruppo ereditino il modello impostato per il loro gruppo.

Esempio: supponiamo che per l’account Adobe non sia stata implementata la funzione per modelli e-mail personalizzati, ma che per il gruppo Acrobat Sign all’interno dell’account sia stato implementato un modello personalizzato per i messaggi di tipo “Firma”. Joe è un utente del gruppo Acrobat Sign e quindi, quando invia degli accordi, utilizza il modello personalizzato. Tutti gli altri gruppi dell’account Adobe continuano invece a utilizzare il modello e-mail standard.

 

Sì.

Se ad esempio il gruppo Risorse Umane del tuo account desidera trasmettere messaggi con un tono diverso da quello dell’ufficio Legale, può progettare i propri modelli. Tieni presente che l’implementazione di modelli diversi potrebbe comportare costi aggiuntivi. 

No, non è disponibile un modello diverso. Attualmente la funzione per modelli e-mail personalizzati è applicabile solo ai partecipanti diretti del processo di firma (firmatari, approvatori, delegati). 

Le immagini sono un componente importante per trasmettere un messaggio tramite e-mail e Acrobat Sign supporta le immagini nei modelli personalizzati. Tuttavia, le immagini devono essere ospitate esternamente dal team o dalla tua azienda; Adobe non può ospitare alcuna immagine. 

Affinché il codice HTML possa essere visualizzato allo stesso modo su diversi client e-mail, è consigliabile utilizzare layout basati su tabelle. Si consiglia inoltre di utilizzare lo stile di attributi di vecchio stampo per le tabelle e di utilizzare solo stili inline semplici. I tag <style> vengono eliminati da molti client e-mail.

La funzione per modelli e-mail personalizzati viene testata per i seguenti client e-mail:

  • Microsoft Outlook 2016/2019
  • Apple Mail 11/12
  • Gmail
  • AOL mail
  • Yahoo! mail

No.

La funzione per modelli e-mail personalizzati è applicabile solo alle e-mail inviate ai partecipanti durante un accordo.

Nel caso di un modulo web, il firmatario che lo completa riceverà un messaggio “Firmato e archiviato” personalizzato, ma la pagina di destinazione che segue il completamento del modulo web non può essere personalizzata tramite la funzione per modelli e-mail personalizzati.

La pagina di destinazione può essere modificata se si crea il modulo web tramite le nostre API.

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