La funzione di condivisione dell’account è disponibile per i piani di servizio Small Business, Business ed Enterprise.
Per impostazione predefinita, Adobe Acrobat Sign protegge i contenuti di un utente rendendoli accessibili solo agli utenti esplicitamente invitati a visualizzare o interagire con tali contenuti.
Gli accordi includono implicitamente tutti i destinatari. I documenti della libreria vengono condivisi in modo esplicito mediante le proprietà dei modelli.
Tuttavia, nella maggior parte delle organizzazioni vi sono alcuni ruoli che devono poter supervisionare le transazioni senza il coinvolgimento diretto dell’osservatore, o gruppi di agenti che devono essere a conoscenza in linea generale di tutte le transazioni del loro gruppo.
La condivisione dei contenuti utente consente a un utente o gruppo di condividere i propri contenuti con qualsiasi altro utente o gruppo.
Sono disponibili due tipi di condivisione dei contenuti utente:
La condivisione avanzata attualmente è disponibile solo per gli account a livello Enterprise. Gli amministratori che desiderano abilitare la condivisione avanzata devono contattare il proprio Success Manager per richiedere la conversione del proprio account.
Un account che è stato convertito per la condivisione avanzata non può essere ripristinato per la condivisione di base, in quanto si tratta di un processo a senso unico.
La condivisione di base è disponibile per tutti i pacchetti Small Business, Business ed Enterprise.
La condivisione avanzata è disponibile solo per i clienti Enterprise.
Acrobat Pro per team e tutti i piani per utenti singoli non supportano la condivisione dell’account di un utente.
Gli utenti che utilizzano il modello di condivisione di base possono stabilire, rivedere e annullare le proprie condivisioni dalla sezione Preferenze personali. Tutti gli utenti (inclusi gli amministratori) utilizzano la stessa esperienza di condivisione.
Vi sono due pagine distinte, una per le condivisioni in entrata (Visualizza altri account) e una per le condivisioni in uscita (Condividi il mio account):
Per richiedere una condivisione, si fa clic sull’icona più (+) e si immette l’indirizzo e-mail dell’utente con cui si desidera stabilire la condivisione.
Una volta richiesta la condivisione, questa è indicata con lo stato “In sospeso” finché l’utente interessato dalla richiesta non accetta o rifiuta l’invito.
Quando un account viene convertito per la condivisione avanzata, l’interfaccia utente si modifica in una sola pagina a schede denominata Stato di condivisione:
Le due schede corrispondono alle due pagine utilizzate per le regole della condivisione di base:
Per stabilire una condivisione si fa clic sull’icona più (+): si apre quindi una finestra a comparsa in cui è possibile immettere un indirizzo e-mail o selezionare utenti o gruppi da un elenco degli oggetti utente e gruppo dell’account corrente.
Dopo aver individuato gli utenti e i gruppi per la condivisione, il richiedente può definire le autorizzazioni da applicare alla condivisione (Invia e/o Modifica):
Gli amministratori dell’account possono stabilire completamente una condivisione tra il proprio utente e qualsiasi altro utente all’interno del proprio account Acrobat Sign, senza approvazione.
Gli amministratori dei gruppi possono stabilire completamente una condivisione tra il proprio utente e qualsiasi altro utente all’interno del proprio gruppo, senza approvazione.
Gli amministratori dei gruppi che tentano di stabilire una condivisione con un utente o un gruppo esterno al proprio gruppo creano una condivisione con stato “In sospeso”. L’altro utente deve quindi approvare (accettare) esplicitamente la richiesta di condivisione.
Gli utenti non amministratori possono richiedere una condivisione (in base ai controlli configurati) che rimane “In sospeso” fino a quando l’altra parte non accetta o rifiuta la richiesta di condivisione.
Gli amministratori (secondo le regole di condivisione avanzate) possono condividere il gruppo di cui sono amministratori e gestire le condivisioni relative al gruppo (oltre a quelle relative al loro utente).
La condivisione di gruppi funziona come le condivisioni utente, con una differenza: il gruppo è in pratica un contenitore più grande e la condivisione con un gruppo comporta quindi l’accesso a tutti i contenuti di tutti gli utenti di quel gruppo.
Se un utente viene rimosso dal gruppo, i contenuti di tale utente non sono più inclusi nel gruppo, e quindi non sono più visibili.
Per accedere alla condivisione a livello di gruppo come amministratore del gruppo:
Un gruppo può essere condiviso con se stesso, in modo che tutti gli utenti del gruppo possano vedere tutti gli altri utenti del gruppo senza dover definire singole condivisioni.
Gli amministratori dell’account possono gestire le condivisioni per tutti i gruppi dell’account e stabilire completamente le condivisioni tra i gruppi senza che sia richiesta l’accettazione da parte di un altro utente.
Per accedere alla condivisione a livello di gruppo come amministratore dell’account:
Quando viene caricato il menu Gruppo, fai clic su Stato di condivisione.
Se sei l’autore di una condivisione “In sospeso” puoi inviare nuovamente la richiesta di condivisione all’utente di destinazione eseguendo le seguenti operazioni:
Quando un utente richiede una condivisione, l’utente di destinazione (o l’amministratore del gruppo, nel caso dei gruppi) riceve un’e-mail con un collegamento che consente di approvare la condivisione:
In alternativa, un utente può accettare o rifiutare una richiesta nell’applicazione:
Entrambi i modelli di condivisione consentono a entrambe le parti di annullare una condivisione in qualsiasi momento:
Le autorizzazioni per una condivisione stabilita tra utenti o gruppi possono essere modificate eseguendo le seguenti operazioni:
Vi è un ritardo di 30 minuti tra la modifica delle autorizzazioni di condivisione e l’effetto di tali modifiche.
I contenuti condivisi con te sono visualizzati nella scheda Gestisci.
In alto a sinistra nella pagina Gestisci è disponibile una freccia a discesa accanto a I tuoi accordi.
La pagina si aggiorna per mostrare il contenuto della pagina Gestisci per l’utente o il gruppo selezionato:
I filtri nella barra a sinistra (In corso, Completati, Moduli Web) filtrano i contenuti esattamente come avviene quando visualizzi i tuoi propri contenuti.
La condivisione avanzata consente a un utente di modificare i documenti e i campi degli accordi appartenenti a un account condiviso (purché l’accordo sia ancora idoneo per la modifica).
Per modificare un accordo:
La condivisione avanzata consente a un utente di inviare un accordo per conto di un utente condiviso.
L’accordo sarà di proprietà dell’account condiviso, come se fosse stato inviato dal proprietario dell’account.
Solo nella cronologia e nel registro di audit verrà indicato che l’accordo è stato inviato da un altro utente tramite l’account condiviso.
Per inviare un accordo da un account condiviso:
La pagina viene aggiornata per mostrare un’interfaccia limitata.
Un banner nella parte superiore della pagina indica che ti trovi in un account condiviso e identifica l’utente di tale account.
Sul lato destro del banner è disponibile un collegamento che ti consente di tornare al tuo account.
Il registro delle Attività dell’accordo indica chiaramente che l’accordo è stato inviato per conto di un altro utente:
I controlli amministrativi per la condivisione degli utenti sono disponibili in Impostazioni account > Impostazioni di sicurezza > Condivisione account.
I controlli di condivisione di base definiscono se la condivisione è consentita e il metodo con cui viene avviata:
La condivisione avanzata consente di accedere a un set aggiuntivo di autorizzazioni:
Accedi al tuo account