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Per impostazione predefinita, Adobe Sign protegge i contenuti di un utente rendendoli accessibili solo agli utenti esplicitamente invitati a visualizzare o interagire con tali contenuti.
Gli accordi includono implicitamente tutti i destinatari. I documenti della libreria vengono condivisi in modo esplicito mediante le proprietà dei modelli.
Tuttavia, nella maggior parte delle organizzazioni vi sono alcuni ruoli che devono poter supervisionare le transazioni senza il coinvolgimento diretto dell’osservatore, o gruppi di agenti che devono essere a conoscenza in linea generale di tutte le transazioni del loro gruppo.
La condivisione dei contenuti utente consente a un utente o gruppo di condividere i propri contenuti con qualsiasi altro utente o gruppo.
Sono disponibili due tipi di condivisione dei contenuti utente:
- Base: per la sola visualizzazione a livello di utente.
- Quando UtenteA condivide i suoi contenuti con UtenteX:
- UtenteX può visualizzare (e solo visualizzare) tutti i contenuti visibili nella pagina Gestisci di UtenteA.
- Quando UtenteA condivide i suoi contenuti con UtenteX:
- Avanzata: per la visualizzazione a livello di gruppo e utente, e opzionalmente con possibilità di modifica e invio.
- Quando UtenteA condivide i suoi contenuti con UtenteX:
- UtenteX può visualizzare tutti i contenuti visibili nella pagina Gestisci di UtenteA.
- UtenteX può modificare un accordo attualmente in corso (se questa opzione è stata abilitata).
- UtenteX può inviare un accordo per conto dell’utente (se questa opzione è stata abilitata).
- Nella cronologia e nel registro di audit viene indicato che UtenteX ha eseguito l’invio per conto di UtenteA.
- L’accordo è di proprietà e gestito da UtenteA.
- Se è abilitata la condivisione per gruppi:
- Quando UtenteA condivide i suoi contenuti con GruppoN:
- Tutti i membri del GruppoN possono visualizzare tutti i contenuti della pagina Gestisci di UtenteA.
- Tutti i membri del GruppoN dispongono delle autorizzazioni definite per la condivisione (Invio e/o Modifica) per UtenteA.
- Quando GruppoN è condiviso con UtenteA:
- UtenteA può visualizzare tutti i contenuti per tutti gli utenti del GruppoN.
- UtenteA dispone delle autorizzazioni per inviare e/o modificare gli accordi (in base alla configurazione) per tutti i membri del GruppoN.
- Quando UtenteA condivide i suoi contenuti con GruppoN:
- Quando UtenteA condivide i suoi contenuti con UtenteX:
La condivisione avanzata attualmente è disponibile solo per gli account a livello Enterprise. Gli amministratori che desiderano abilitare la condivisione avanzata devono contattare il proprio Success Manager per richiedere la conversione del proprio account.
Nota:
Un account che è stato convertito per la condivisione avanzata non può essere ripristinato per la condivisione di base, in quanto si tratta di un processo a senso unico.
La condivisione di base è disponibile per tutti i pacchetti con più licenze.
- La condivisione di base ha un limite di 100 account “condivisi con altri” e 100 account “condivisi con me”.
La condivisione avanzata è disponibile solo per i clienti Enterprise.
- La condivisione avanzata ha un valore predefinito di 500 account che possono essere “condivisi con altri” e 500 account che possono essere “condivisi con me”.
- Se hai bisogno di più di 500 condivisioni per una o entrambe le direzioni, contatta il tuo Success Manager.
I singoli account possono solo condividere singoli oggetti dalla pagina Gestisci.
Gli account gratuiti non supportano la condivisione dei contenuti.
Gli utenti che utilizzano il modello di condivisione di base possono stabilire, rivedere e annullare le proprie condivisioni dalla sezione Preferenze personali. Tutti gli utenti (inclusi gli amministratori) utilizzano la stessa esperienza di condivisione.
Vi sono due pagine distinte, una per le condivisioni in entrata (Visualizza altri account) e una per le condivisioni in uscita (Condividi il mio account):
Per richiedere una condivisione, si fa clic sull’icona più (+) e si immette l’indirizzo e-mail dell’utente con cui si desidera stabilire la condivisione.
Una volta richiesta la condivisione, questa è indicata con lo stato “In sospeso” finché l’utente interessato dalla richiesta non accetta o rifiuta l’invito.
Quando un account viene convertito per la condivisione avanzata, l’interfaccia utente presenta una sola pagina a schede denominata Stato di condivisione:
Le due schede corrispondono alle due pagine utilizzate per le regole della condivisione di base:
- Il mio account condiviso con > Condividi Il mio account
- Condiviso con me > Visualizza altri account
Per stabilire una condivisione si fa clic sull’icona più (+): si apre quindi una finestra a comparsa in cui è possibile immettere un indirizzo e-mail o selezionare utenti o gruppi da un elenco degli oggetti utente e gruppo dell’account corrente.
- Con la freccia a destra del nome di un gruppo si possono vedere gli utenti che ne fanno parte.
- Con l’icona più si aggiunge l’utente o il gruppo alla richiesta di condivisione (nel campo di input superiore).
Gli amministratori dell’account possono stabilire completamente una condivisione tra il proprio utente e qualsiasi altro utente all’interno del proprio account Adobe Sign, senza approvazione.
Gli amministratori dei gruppi possono stabilire completamente una condivisione tra il proprio utente e qualsiasi altro utente all’interno del proprio gruppo, senza approvazione.
Gli amministratori dei gruppi che tentano di stabilire una condivisione con un utente o un gruppo esterno al proprio gruppo creano una condivisione con stato “In sospeso”. L’altro utente deve quindi approvare (accettare) esplicitamente la richiesta di condivisione.
- Le richieste di condivisione con un gruppo generano un messaggio e-mail indirizzato all’amministratore del gruppo, che può quindi accettare o rifiutare le condivisioni in sospeso.
Gli utenti non amministratori possono richiedere una condivisione (in base ai controlli configurati) che rimane “In sospeso” fino a quando l’altra parte non accetta o rifiuta la richiesta di condivisione.
Gli amministratori (secondo le regole di condivisione avanzate) possono condividere il gruppo di cui sono amministratori e gestire le condivisioni relative al gruppo (oltre a quelle relative al loro utente).
La condivisione di gruppi funziona come le condivisioni utente, con una differenza: il gruppo è in pratica un contenitore più grande e la condivisione con un gruppo comporta quindi l’accesso a tutti i contenuti di tutti gli utenti di quel gruppo.
Se un utente viene rimosso dal gruppo, i contenuti di tale utente non sono più inclusi nel gruppo, e quindi non sono più visibili.
Per accedere alla condivisione a livello di gruppo come amministratore del gruppo:
- Accedi come utente amministratore del gruppo.
- Passa a Gruppo > Il mio gruppo di utenti > Stato di condivisione.
Nota:
Un gruppo può essere condiviso con se stesso, in modo che tutti gli utenti del gruppo possano vedere tutti gli altri utenti del gruppo senza dover definire singole condivisioni.
Gli amministratori dell’account possono gestire le condivisioni per tutti i gruppi dell’account e stabilire completamente le condivisioni tra i gruppi senza che sia richiesta l’accettazione da parte di un altro utente.
Per accedere alla condivisione a livello di gruppo come amministratore dell’account:
- Passa a Account > Gruppi > {Seleziona il gruppo da condividere}.
Se sei l’autore di una condivisione “In sospeso” puoi inviare nuovamente la richiesta di condivisione all’utente di destinazione eseguendo le seguenti operazioni:
- Passa all’interfaccia di condivisione.
- Fai un solo clic sulla condivisione da inviare di nuovo.
- Fai clic sul collegamento Invia di nuovo richiesta di condivisione.
- Un’e-mail viene inviata automaticamente all’utente di destinazione.
Quando un utente richiede una condivisione, l’utente di destinazione (o l’amministratore del gruppo, nel caso dei gruppi) riceve un’e-mail con un collegamento che consente di approvare la condivisione:
In alternativa, un utente può accettare o rifiutare una richiesta nell’applicazione:
- Passa all’interfaccia di condivisione.
- Fai un solo clic sulla richiesta in sospeso da accettare o rifiutare.
- Fai clic su Accetta o Rifiuta.
Le autorizzazioni per una condivisione stabilita tra utenti o gruppi possono essere modificate eseguendo le seguenti operazioni:
- Passa all’interfaccia di condivisione.
- Fai un solo clic sulla condivisione da modificare per visualizzare le opzioni nella parte superiore dell’elenco.
- Fai clic sul collegamento Modifica autorizzazioni.
- Modificare le autorizzazioni
- Fai clic su Salva.
I contenuti condivisi con te sono visualizzati nella scheda Gestisci.
In alto a sinistra nella pagina Gestisci è disponibile una freccia a discesa accanto a I tuoi accordi.
- Fai clic sulla freccia per visualizzare l’elenco degli utenti o gruppi condivisi con te.
- Seleziona l’utente o il gruppo da visualizzare.
- È disponibile anche un’opzione per selezionare Tutti gli accordi condivisi e ottenere quindi tutti i contenuti condivisi.
La pagina si aggiorna per mostrare il contenuto della pagina Gestisci per l’utente o il gruppo selezionato:
Nota:
I filtri nella barra a sinistra (In corso, Completati, Moduli Web) filtrano i contenuti esattamente come avviene quando visualizzi i tuoi propri contenuti.
La condivisione avanzata consente a un utente di modificare i documenti e i campi degli accordi appartenenti a un account condiviso (purché l’accordo sia ancora idoneo per la modifica).
Per modificare un accordo:
- Passa alla pagina Gestisci.
- Passa alla visualizzazione dell’utente proprietario dell’accordo da modificare.
- Fai un solo clic sull’accordo per selezionarlo.
- Espandi le opzioni per accedere alle opzioni disponibili.
- Fai clic sull’azione da eseguire:
- Apri accordo: visualizza l’accordo nel suo stato corrente.
- Promemoria: imposta o modifica i promemoria.
- Annulla: annulla la transazione.
- Scarica PDF: scarica un PDF del documento nel suo stato corrente.
- Scarica report di audit: scarica il rapporto di audit nello stato corrente.
- Modifica accordo: modifica i documenti e/o i campi dell’accordo.
- Condividi: condividi il singolo accordo.
- Note: applica delle note all’accordo.
- Scarica singoli file: scarica i vari file dell’accordo, se ne erano stati caricati più di uno.
La condivisione avanzata consente a un utente di inviare un accordo per conto di un utente condiviso.
L’accordo sarà di proprietà dell’account condiviso, come se fosse stato inviato dal proprietario dell’account.
Solo nella cronologia e nel registro di audit verrà indicato che l’accordo è stato inviato da un altro utente tramite l’account condiviso.
Per inviare un accordo da un account condiviso:
- Accedi con le tue credenziali di utente.
- Fai clic sul tuo nome nell’angolo in alto a destra della schermata e seleziona Cambia account.
- Scegli l’utente a nome del quale intendi inviare.
- Fai clic su OK.
La pagina viene aggiornata per mostrare un’interfaccia limitata.
Un banner nella parte superiore della pagina indica che ti trovi in un account condiviso e identifica l’utente di tale account.
Sul lato destro del banner è disponibile un collegamento che ti consente di tornare al tuo account.
- Fai clic sulla scheda Invia.
- Configura e invia l’accordo come di consueto.
Il registro delle Attività dell’accordo indica chiaramente che l’accordo è stato inviato per conto di un altro utente:
I controlli amministrativi per la condivisione degli utenti sono disponibili in Impostazioni account > Impostazioni di sicurezza > Condivisione account.
- La condivisione può essere configurata a livello di account, in modo che le impostazioni vengano applicate a tutti i gruppi.
- La condivisione può anche essere configurata a livello di gruppo, e in tal caso prevale rispetto alle impostazioni di condivisione ereditate a livello di account.
I controlli di condivisione di base definiscono se la condivisione è consentita e il metodo con cui viene avviata:
- Non consentire la condivisione di account: l’interfaccia per la condivisione degli account viene rimossa dall’interfaccia degli utenti per l’account o il gruppo configurato.
- Consenti richiesta di condivisione account: consente agli utenti dell’account o del gruppo configurato di richiedere di visualizzare i contenuti di un altro utente.
- Consenti condivisione account personale: consente agli utenti dell’account o del gruppo configurato di condividere il proprio account con un altro utente.
- Entrambi: l’utente può richiedere e offrire la condivisione.
La condivisione avanzata consente di accedere a un set aggiuntivo di autorizzazioni:
- Con account esterni: quando questa opzione è attivata, gli utenti potranno condividere i contenuti del proprio account con gli utenti di altri account Adobe Sign.
- Con account interni: quando questa opzione è attivata, gli utenti possono condividere i propri contenuti solo con altri utenti dello stesso account Adobe Sign.
Se si attiva la condivisione con gli account interni, diventano disponibili due opzioni aggiuntive:
- Invio: consente alla persona con cui si condivide di inviare nuovi accordi per conto di chi ha impostato la condivisione.
- Nella cronologia e nella traccia di audit viene indicato chiaramente che l’accordo è stato inviato dalla persona con cui si condivide, per conto di chi ha impostato la condivisione.
- L’accordo è di proprietà e gestito dalla persona che lo ha condiviso, come se lo avesse inviato direttamente.
- Modifica delle transazioni esistenti: consente alla persona con cui si condivide di modificare gli accordi in corso.