Genere colecciones útiles y enfocadas eligiendo el contenido fuente adecuado, manteniéndolo a lo largo del tiempo y administrando cómo accede a él la gente y cómo lo usa.
Use estas prácticas para generar y mantener colecciones en Knowledge Base en Acrobat. Pueden ayudarte a organizar el contenido fuente, facilitar la búsqueda de archivos, administrar el acceso y proporcionar a los usuarios un cuerpo claro de conocimiento con el que trabajar.
Use contenido fuente con autoridad y actual
Trate los documentos de una colección como material fuente que los usuarios pueden consultar a través del Asistente de IA.
Prefiera contenido que sea:
- Actual y aprobado para su uso.
- Relevante para el propósito de la colección.
- Lo suficientemente completo como para proporcionar contexto útil.
- Libre de versiones obsoletas o duplicadas innecesarias.
Cuando cambie un documento fuente, actualice el contenido de la colección para que los usuarios no dependan de una versión anterior.
Usar nombres de archivo descriptivos
Elija nombres de archivo que faciliten la identificación del tema del documento.
La búsqueda dentro de Collections solo busca nombres de archivo, no el contenido de los documentos.Los nombres descriptivos facilitan localizar y administrar archivos a medida que crece una colección.
Evite nombres genéricos como document.pdf, final.pdf, o updated-version.pdf cuando el nombre no identifique lo que contiene el archivo.
Mantener las colecciones a lo largo del tiempo
Revise las colecciones periódicamente en lugar de tratar la ingesta como una tarea única.
Elimine contenido que ya no sea útil, actualice documentos que hayan cambiado y busque material duplicado u obsoleto. Mantener la colección alineada con su propósito previsto facilita a los propietarios administrarla y a los usuarios entender qué información contiene.
Compartir colecciones deliberadamente
Comparta una colección con las personas que necesiten acceso a su contenido.
Antes de ampliar el acceso, considere la información contenida en la colección, quién debería poder usarla y dónde se puede acceder a la colección. La configuración organizacional también puede afectar el acceso a través de experiencias como chatbots y PDF Spaces.
Para conocer los requisitos de configuración y titularidad, consulte la documentación relacionada sobre acceso y uso compartido en lugar de administrar esos requisitos desde la propia colección.
Usar adjuntos del chat para contenido específico de la conversación
Usar archivos e imágenes adjuntos a un chat del Asistente de IA cuando el contenido sea principalmente relevante para esa conversación.
Cuando la información deba formar parte de un dominio de conocimiento reutilizable, añádala y adminístrela como contenido de colección en su lugar. Esto mantiene el contexto conversacional temporal separado del material fuente mantenido en la colección.
Compruebe las citas cuando la fuente importe
Use las citas proporcionadas con las respuestas del Asistente de IA para inspeccionar el material fuente de respaldo.
Comprobar la fuente es especialmente útil cuando la respuesta afecta a una decisión importante, cuando la redacción exacta importa, o cuando se necesita contexto adicional más allá de la respuesta generada.
Las citas te ayudan a verificar qué información respalda una respuesta; no reemplazan la revisión del documento fuente cuando la precisión es crítica.
Planificar integraciones y consumo de créditos
Considere cómo usarán las personas una colección antes de expandir su público o conectarla a otras experiencias.
Las integraciones de chatbot, la ingesta de documentos, la actividad de API y las consultas pueden tener diferentes requisitos de acceso y créditos. Revise la información aplicable de configuración y consumo de créditos antes de proyectos de ingesta grandes o implementaciones más amplias.
Esto es particularmente útil cuando una colección respaldará a usuarios fuera del grupo que originalmente la creó y mantuvo.
Revisar antes de ampliar una colección
Antes de añadir más contenido o hacer una colección disponible para un público más amplio, confirme que:
- La colección todavía tiene un propósito claro.
- Sus documentos fuente están actualizados y son relevantes.
- Los nombres de archivo identifican claramente sus contenidos.
- El contenido obsoleto y duplicado ha sido eliminado.
- El público objetivo debería tener acceso a la información.
- Las integraciones y los derechos de acceso necesarios están configurados.
- El uso esperado se alinea con el modelo de créditos de tu organización.
