Adobe Acrobat Sign til Salesforce (Klassisk profil): Brugervejledning

Under Modtagere konfigureres følgende felter:

• A betegner modtagerens underskrivelsesrækkefølge. Når du har tilføjet alle modtagerne, kan du trække en række op eller ned for at ændre underskriftsrækkefølgen. 
• B betegner modtagernes rolle. Åbn rullemenuen, og vælg en ønsket rolle for modtageren: 
  • Underskrivere (standard) – Modtagere, der forventes at sætte mindst én juridisk signatur.
  • Godkendere – Modtagere, der gennemgår og godkender dokumenter, men ikke behøver at underskrive rent juridisk.
  • Acceptant – Modtagere, der skal kvittere for aftalen uden formelt at underskrive den.
    
  • Formularudfylder – Modtagere, der skal udfylde formularindhold under signaturprocessen.
    
  • Certificeret modtager – Modtagere, der ikke behøver at underskrive eller udfylde formularfelter, men som kan blive bedt om enten at overdrage, afvise eller bekræfte aftalen.
  • Overdragere – Modtagere, der skal overdrage deres rolle til en anden part. Der er en overdragermulighed for hver af de ovennævnte roller (når aktiveret af SFDC-administrator).

• C betegner modtagertypen. Åbn rullemenuen og vælg en af mulighederne: 
  • Kontakt – Enhver kontakt i Salesforce.
  • Kundeemne – Ethvert kundeemne i Salesforce.
  • Bruger – Enhver Salesforce-bruger i din Salesforce-organisation.
  • Gruppe – Et sæt brugere i en Salesforce-rolle, der skal underskrive eller godkende. Administratorer vil skulle definere dine tilgængelige Grupper. 
  • Mail – Modtagere, der i øjeblikket ikke er vist i Salesforce som en af de andre objekttyper.

• D betegner modtagerens søgefelt. Når du har valgt en modtagertype, skal du indtaste det relevante navn eller den relevante datanavn for at søge efter modtageren eller indtaste oplysningerne.
• E betegner værktøjet for en privat besked til modtageren. Vælg  for enhver modtager, og derefter i den dialog, der vises, skriv en meddelelse, og vælg Gem. 
  Den leverer kun en privat besked til den markerede modtager. Hvis der ikke tilføjes noget, modtager modtageren standard aftalemeddelelsen.
  
• Hvis du vil slette en modtagerpost, skal du vælge X for den modtager, du vil fjerne.
• Hvis du vil tilføje flere modtagere, skal du vælge Tilføj modtager og udfylde de nødvendige oplysninger i den række, der vises.
• Hvis du vil tilføje dig selv som modtager, skal du vælge Tilføj mig. Det tilføjer en række med dine oplysninger.
• Hvis du vil sende en kopi af aftalen til andre, skal du vælge Tilføj CC og derefter tilføje de ønskede e-mailadresser i feltet CC, der vises. 

Vælg rullemenuen Identitetsbekræftelse, og vælg en af nedenstående bekræftelsestyper, som du vil inkludere for alle modtagere: 

• Mail (standard) – Godkendelse baseret på adgang til mailboksen
• Adgangskode – En afsendergenereret alfa/numerisk adgangskode, der skal kommunikeres særskilt til modtagerne.
• Social – Godkend via et socialt medie som Facebook eller LinkedIn.
• KBA (kun USA) – Vidensbaseret godkendelses-authentication kræver, at modtageren angiver sit CPR-nummer, og genererer derefter et antal ikke-trivielle spørgsmål baseret på offentlige databaser.
• Telefon – Kræver, at afsenderen angiver modtagerens telefonnummer, så der kan sendes en sms, når der er brug for vedkommendes signatur.
• Statsligt id - Kræver, at modtageren fremviser et billede af et pas, et statsligt id eller et kørekort. Det officielle id eller kørekortet beder også brugeren om at levere en "selfie", der matcher id'ets billede.

Hvis du vil ændre aftalens navn, skal du markere feltet under Detaljer og angive et andet navn.

I feltet Besked skal du indtaste en meddelelse, som du vil sende til alle modtagere.

Hvis du udtrykkeligt vil knytte aftalen til en konto, mulighed eller kontrakt, skal du søge efter kontakten i de relevante felter som vist nedenfor.

Hvis du vil inkludere andre arbejdsgangsmuligheder, skal du konfigurere følgende felter under Indstillinger:

• Beskyt det underskrevne dokument med adgangskode – Marker afkrydsningsfeltet, og indtast derefter en adgangskode i de felter, der vises. Den angivne adgangskode kræves for at se den endelige PDF.
• Fuldførelsesfrist – Vælg kalenderikonet, og angiv en dato, hvor dokumentet skal udløbe (automatisk annullering). 
• Opret påmindelser – Vælg en påmindelsesfrekvens fra rullemenuen for at sende mail-påmindelser til modtagerne. Den sender kun en påmindelsesmail til de aktuelle modtagere.
• Modtagersprog – Åbn rullemenuen, og vælg et sprog for mail-skabelonen og instruktionerne på skærmen for aftalen.
• Signaturtype – Vælg en af de følgende valgmuligheder:
  • E-signatur for at få elektroniske signaturer.
  • Håndskreven underskrift vil sende aftalen med en forside og instruktioner for at udskrive, underskrive og faxe aftalen tilbage til Adobe Acrobat Sign.

Sådan medtager du en eller flere filer, som du vil have underskrevet:

1. Vælg Upload filer. Eller træk og slip filen til feltet under Filer.
   
2. Vælg en fil, der skal underskrives, i dialogen Tilføj filer, der åbnes. Du kan vedhæfte en eller flere filer fra følgende kildeplaceringer:
   • Salesforce CRM og filer
   • Salesforce-dokumenter
   • Acrobat Sign Library (skal være aktiveret af SFDC-administratoren)
   • Uploadet fra din computer (Salesforce begrænser filstørrelsen for upload til ca. 700 KB)
3. Vælg Tilføj filer.

Bemærk: Du kan tilføje flere dokumenter til aftalen. Aftaler med flere dokumenter præsenterer dokumenterne for modtagerne i den rækkefølge, som du angiver dem i. Hvis du vil omorganisere stakken, skal du trække markeringen op eller ned.

For at forhåndsvise aftalen og tilføje signaturfelter skal du markere afkrydsningsfeltet Vis og tilføj signaturfelter.

Den ændrer knappen Send til Næste.

Vælg Næste. 

I vinduet for forhåndsvisning af aftale, der åbnes:

1. Under Modtager skal du vælge et modtagernavn og derefter trække og slippe det ønskede signaturfelt på aftalen.
2. Tilsvarende skal du tilføje signaturfelter for hver modtager.
3. Eventuelt kan du tilføje signerinfofelter, datafelter eller andre felter efter behov.
4. Læs aftaledetaljerne.
5. Når det er gjort, skal du vælge Send for at sende aftalen til modtagerne.