Yleiskatsaus
Lähetä-sivulla voit määrittää ja lähettää uusia ad hoc -sopimuksia. Konfiguroitavia toiminnallisia osioita on viisi:
- Lähetä ryhmästä (vain tilit, joissa Useiden ryhmien käyttäjä -toiminto on käytössä) – Ryhmävalitsin määrittelee määriteltävät vaihtoehdot ja käytettävissä olevat mallit sopimusta varten. Määritä tämä ensin, sillä ryhmän nollaaminen päivittää sivun ja poistaa kaikki aiemmat määritykset.
- Vastaanottajat – Vastaanottajat ovat ihmisiä, joiden kanssa sinun on tehtävä yhteistyötä sopimuksen parissa. Vastaanottajatyyppejä on useita. Tilin hallinnoija määrittää käytettävissä olevat vaihtoehdot.
- Viesti – Täällä määrität sopimuksen nimen ja vastaanottajille toimitettavan viestin.
- Asetukset – Nämä asetukset helpottavat sopimuksen hallintaa
- Salasanasuojaus – Voit suojata allekirjoitetut asiakirjat antamalla salasanan, jolla estetään lopullisen PDF-tiedoston luvaton tarkastelu.
- Valmistumisen määräaika – Kun sopimus on allekirjoitettava tiettyyn päivämäärään mennessä, voit peruuttaa sopimuksen automaattisesti tällä toiminnolla, kun tietty määrä päiviä on kulunut.
- Lähetä muistutus – Voit asettaa säännöllisesti toistuvia muistutuksia lähetettäviksi nykyisille aktiivisille vastaanottajille.
- Vastaanottajan kieli – Valitsemaasi kieltä käytetään vastaanottajan sähköpostiviesteissä ja sähköisen allekirjoittamisen sivulla.
- Tiedostot – Täällä voit valita allekirjoitettaviksi lähetettävät dokumentit.
Kun olet kirjautunut sisään, valitse aloitusnäytöstä Lähetä tai Pyydä sähköisiä allekirjoituksia.
Sopimusten lähettäminen
Dokumenttien lähettäminen sekä allekirjoitusten ja hyväksyntien kerääminen ovat se Acrobat Signin juttu! Jokaisella asiakkaalla on erilaisia vaatimuksia siitä, kenen on käsiteltävä dokumenttia ja missä järjestyksessä, joten Lähetä-sivun käyttöliittymässä on käytettävissä useita työnkulkutoimintoja, joista sinun kannattaa olla tietoinen.
Jos olet tilillä, jossa on käytössä Useiden ryhmien käyttäjät -toiminto, valitse ennen sopimuksen määrittämistä ryhmä, josta haluat sen lähettää.
- Ryhmä-arvon asettaminen lataa ryhmään liittyvät ominaisuudet ja mallit, joista voit valita.
- Kun vaihdat ryhmää, huomaat sivun päivittyvän. Kaikki syötetty sisältö poistetaan tässä päivityksessä.
Jos et näe sivun yläreunassa Lähetä osoitteesta -pudotusvalikkoa, Useiden ryhmien käyttäjät -toimintoa ei ole otettu käyttöön tililläsi.
Määritä vastaanottajat ja järjestys, jonka perusteella he pääsevät käsittelemään asiakirjaa.
- Sopimusten määrittäminen useiden allekirjoittajien kanssa tapahtuu samalla prosessilla kuin yhden allekirjoittajan kanssa, mutta vastaanottajia on vain enemmän. Lisää kukin allekirjoittaja ja määritä heidät tarpeen mukaan.
- Saman sähköpostin lisääminen sopimukseen useaan kertaan (esimerkiksi jos joku on tehnyt toimenpiteitä prosessin eri vaiheissa) on sallittua.
Vastaanottajat-osiossa ylimpänä oleva kytkin pyytää sinua valitsemaan tavanomaisen allekirjoitusjärjestyksen:
- Suorita järjestyksessä -asetuksen ollessa valittuna (kuten edellä) käytetään peräkkäistä allekirjoitusjärjestystä, kun siirrytään yhdestä allekirjoittamisen vaiheesta toiseen, ja vastaanottajat numeroidaan tarkan osallistumisjärjestyksen osoittamiseksi.
- Hybridityönkulku käynnistyy peräkkäisenä (Suorita järjestyksessä -muotoisena) työnkulkuna.
- Kun Suorita missä tahansa järjestyksessä -asetuksen ollessa valittuna voidaan käyttää rinnakkaista allekirjoittamista, ja vastaanottajia ei numeroida tietyn osallistumisjärjestyksen osoittamiseksi.
Allekirjoitusjärjestyksen valitsimen oikealla puolella näet kaksi linkkiä:
- Lisää minut – Napsauttamalla tätä linkkiä voit lisätä itsesi järjestyksessä seuraavaksi osallistujaksi.
- Lisää vastaanottajaryhmä – Napsauta tätä linkkiä, jos haluat luoda vastaanottajien ryhmän, jonka yhden jäsenen on osallistuttava koko ryhmän puolesta. Luo esimerkiksi ryhmä henkilöstöosaston ryhmälle, jossa vain yhden henkilöstöosaston jäsenen tarvitsee allekirjoittaa sopimus.
- Lisää sähköinen sinetti – Tämä on valinnainen kokoonpano, joka on käytettävissä, jos hallinnoija on määrittänyt käyttäjän lisäämään sähköisiä sinettejä sopimusprosessiin.
Jos haluat muuttaa vastaanottajien järjestystä, voit napsauttaa vastaanottajia ja vetää ne oikeaan pinon järjestykseen tai muokata numeroita suoraan, niin pinoa säädetään vastaavasti.
Kullekin vastaanottajalle määritetään luomisvaiheessa viisi kohtaa:
A. Osallistumisjärjestys – Kun Suorita järjestyksessä on valittu, osallistumisjärjestyksestä käy selvästi ilmi, milloin kukin vastaanottaja käsittelee sopimusta.
B. Rooli – Mikä kuvaa vastaanottajaa parhaiten?
C. Sähköpostiosoite – Tämä on vastaanottajan tunnistamiseen käytettävä sähköpostiosoite, jota käytetään kaikkeen sähköpostiviestintään vastaanottajan kanssa, myös allekirjoitusten pyytämiseen.
D. Todennustavat – Kuinka vastaanottaja tulisi arvioida? Haluatko käyttää todennusta?
E. Toimitustapa – Kuinka haluat vastaanottajan saavan linkkejä sopimuksiin (Allekirjoita-, Muistutus- ja Valmis sopimus -linkit)? Vaihtoehdot ovat sähköposti ja tekstiviesti vastaanottajan puhelinnumeroon.
F. Vaadi notarisointia (valinnainen) – Edellytätkö allekirjoituksiesi notarisointia?? Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos järjestelmänvalvojasi määrittää integroinnin.
G. Yksityinen viesti (valinnainen) – Lähettäjä voi kirjoittaa kullekin vastaanottajalle yksilölliset ohjeet, jotka vastaanottaja näkee tarkastellessaan sopimusta.
Vastaanottajaluettelon alla oleva Näytä piilokopio -linkki paljastaa kentän, johon voit lisätä piilokopion (CC) vastaanottajat, joiden haluat tarkastella sopimusta, mutta joille et halua antaa allekirjoitus- tai hyväksyntäoikeuksia.
Hybridityönkululla tarkoitetaan vaiheittaista osallistumisjärjestystä, jossa kaksi tai useampia vastaanottajia saa samanaikaisesti käyttöoikeuden asiakirjaan yhden tai useamman vaiheen aikana. Kaikkien tämän ns. rinnakkaisvaiheen allekirjoittajien/hyväksyjien tulee suorittaa oma osansa, ennen kuin vaiheittainen prosessi siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
Vastaanottajaryhmät ovat avuksi silloin, kun tarvitset allekirjoituksen ryhmältä tai organisaatiolta, muttet välttämättä juuri tietyltä ryhmän jäseneltä. Kuka tahansa ryhmän jäsenistä on oikeutettu allekirjoittamaan tai hyväksymään koko ryhmän puolesta.
Viesti-osiossa on kaksi kenttää, jotka voivat merkittävästi parantaa onnistumisen mahdollisuuksia.
Sopimuksen nimi -kenttään voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä perusteella sopimuksen voi tunnistaa. Kentän sisältöä käytetään vastaanottajien sähköpostin Aihe-rivillä (alla korostettu keltaisella) ja Hallinta-sivun nimiarvona. Ainutlaatuisen ja merkityksellisen sopimusnimen avulla vastaanottajat tunnistavat sähköpostiviestin helposti. Lisäksi sen avulla sopimuksen hakeminen käy tarvittaessa helpommin.
Jos sopimuksen nimeä ei anneta ennen dokumentin liittämistä, sopimuksen nimenä käytetään ensimmäiseksi liitetyn tiedoston tiedostonimeä. Tätä arvoa voi muokata sopimuksen lähettämiseen asti.
Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja (alla korostettu vihreällä). Tämä viesti näkyy kaikille vastaanottajille lähetetyssä Allekirjoita-sähköpostiviestissä (toisin kuin yksityinen viesti, joka näkyy vain sillä vastaanottajalla, jolle se on määritetty).
Viestimallit
Enterprise-tason asiakkaat voivat käyttää hallinnoijan määrittämiä viestimalleja. Viestimallit liitetään suoraan Asetukset-osion Vastaanottajien kieli -toimintoon, joten kun valitset kielten avattavasta luettelosta ”espanja”, kaikki espanjankieliset mallit tuodaan näyttöön.
Jos olet valinnut kielen, johon ei ole liitetty malleja, Lähetä-sivulla ei näy Viestimalli-vaihtoehtoa.
Asetukset-osion avulla voit hallita dokumenttia sen jälkeen, kun se on lähetetty:
- Salasanasuojaus – Vaadi vastaanottajilta salasana allekirjoitetun PDF-tiedoston avaamista ja tarkastelemista varten. Lähettäjä määrittää salasanan ja välittää sen vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla. Acrobat Sign ei tallenna tätä salasanaa, joten älä unohda sitä!
- Sopimuksen umpeutumispäivä – Määritä, kuinka monen päivän jälkeen sopimus vanhenee eikä sitä voi enää viimeistellä.
- Aseta muistutus – Aseta, kuinka usein muistutuksia lähetetään (päivittäin tai viikoittain), kunnes sopimus on viety loppuun. Vain nykyisille vastaanottajille ilmoitetaan.
- Vastaanottajien kieli – Valitse vastaanottajille lähetettävissä sähköpostiviesteissä ja allekirjoitusvaiheessa käytettävä kieli.
- Tämä asetus määrittää myös, mitkä viestimallit näytetään, jos ne on määritetty käytettäväksi tililläsi.
Tiedosto-osiossa asiakirjat liitetään sopimukseen.
Acrobat Sign yhdistää asiakirjat allekirjoitusprosessia varten yhteen PDF-sopimustiedostoon, jonka se kokoaa asiakirjojen luettelointijärjestyksen perusteella. Voit muuttaa asiakirjojen järjestystä napsauttamalla ja vetämällä niitä luettelossa.
Tiedostoja voidaan liittää Acrobat Sign -kirjastosta, Google Docsista, Box.netistä, Dropboxista, OneDrivesta, paikallisesta järjestelmästä tiedostohaulla tai raahaamalla tiedosto Tiedostot-ikkunaan.
Sallitut tiedostomuodot ovat: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät
Tiedostot-luettelon alla näet Esikatsele ja lisää kentät -valintaruudun. Tämän vaihtoehdon avulla voit avata Signiin lataamasi dokumentit ja lisätä niihin lomakekenttiä tarpeen mukaan.
Ainakin allekirjoituskentät ovat välttämättömiä, mutta jos haluat rakentaa mutkikkaita lomakkeita, käytettävissäsi on paljon muita kenttiä.
Jos allekirjoituskenttiä ei lisätä, Acrobat Sign lisää automaattisesti uuden sivun sovittaakseen allekirjoitukset dokumentin loppuun.
Dokumentin lähettäminen vain yhdelle vastaanottajalle on yksi kaikkein yleisimmistä työnkuluista ja loistava tapa oppia perusprosessi. Tarvitset vain seuraavat:
- Vastaanottajan sähköpostiosoite
- Tämä sähköpostiosoite ei saa olla sama kuin sisäänkirjautumiseen käytettävä sähköpostiosoite (et voi lähettää dokumenttia itsellesi).
- Dokumentti tai tiedosto, jonka haluat allekirjoittaa
Lähettäminen useille vastaanottajille
Kahta huomattavaa eroa lukuun ottamatta sopimus lähetetään useille vastaanottajille täsmälleen samalla tavalla:
- Sinun on lisättävä jokainen vastaanottaja Vastaanottajat-osiossa omille riveilleen siinä järjestyksessä, jossa haluat heidän allekirjoittavan.
- Kun lisäät kenttiä, sinun on kyseistä kenttää kaksoisnapsauttamalla ja Vastaanottaja -arvon asettamalla ilmoitettava, kenellä vastaanottajista pitäisi olla oikeudet kyseisen kentän käyttöön.
