Adobe Sign tarjoaa mahdollisuuden lähettää säännöllisiä sähköpostimuistutuksia vastaanottajille, joiden odotetaan tällä hetkellä käsittelevän sopimuksiasi, ja/tai vanhentaa sopimus tietyn ajan kuluttua.
Huomautus:
Alla oleva artikkeli sisältää uuden sivumuodon ohjeet.
Voit tarkastella samaa prosessia perinteiselle sivuasettelulle napsauttamalla tätä.


Määräajan asettaminen lähetysprosessin aikana

  1. Valitse Asetukset-osasta Valmistumisen määräpäivä -asetus.

  2. Anna päivien määrä, jona aikana allekirjoittajat voivat allekirjoittaa dokumentin.

    • Tarkista näyttöön tuleva päivämäärä ja varmista, että se on oikein.
    expire_date_set
  3. Suorita lähetysprosessi tavalliseen tapaan.


Määräajan lisääminen, muuttaminen tai poistaminen

  1. Siirry sopimuksen lähettäjänä Hallinta-sivulle.

  2. Napsauta muutettavaa sopimusta kerran.

  3. Valitse Vanhentumispäivä.

    new_manage_page_-editexpire
  4. Aseta uusi vanhentumispäivä tai poista vanhentuminen kokonaan.

  5. Valitse Tallenna.


Määräaikojen ja muistutusten ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Kaikki palvelutasot voivat käyttää

  • luoda toistuvia muistutuksia
    • lähetysprosessin aikana
    • Hallinta-sivulta
  • luoda toistuvia ja tilapäisiä muistutuksia Hallinta-sivulta.

Yksityishenkilöiden ja työryhmien palvelutasoilla ei voi automatisoida muistutustoimintoa tai poistaa sitä käytöstä.

 

Konserni- ja yritystason toiminnot

Konserni- ja yrityspalvelutasot voivat tuoda Muistutus- ja Asiakirjan voimassaolo -asetukset lähetysprosessin aikana valikoivasti näyttöön tai ottaa tili- tai ryhmätason automatisoinnin käyttöön.

Nämä kaksi asetusta voidaan ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä seuraavasti:

nav_to_settings

Huomautus:

Jos oletusmuistutukset ja vanhentuminen otetaan käyttöön, näitä elementtejä ei voi määrittää Lähetä-sivulla, paitsi jos Salli lähettäjien määrittää tai muuttaa -asetus otetaan käyttöön.

Muistutuksen asettaminen lähetysprosessin aikana

Käyttäjät, jotka eivät ole määrittäneet oletusmuistutusta ryhmälleen tai tililleen, voivat halutessaan määrittää muistutuksen lähetysprosessin aikana.

Nämä muistutukset ovat aina toistuvia, ja ne koskevat sopimuksen kaikkia vastaanottajia. Lähettäjän tarvitsee määrittää vain iterointi, jonka muistutus laukaisee. Vaihtoehtoja on kuusi:

  • Päivittäin
  • Joka viikko
  • Joka työpäivä
  • Joka toinen päivä
  • Joka kolmas päivä
  • Joka viides päivä
reminder_frequency

Kun muistutuksen sisältävä sopimus lähetetään ensimmäisen kerran, ensimmäiselle vastaanottajalle toimitetaan Allekirjoita-sähköpostiviesti. Tämä tapahtuma käynnistää ensimmäisen muistutuksen ajastimen.

Jos muistutus määritetään lähetettäväksi joka kolmas päivä (esimerkiksi), ensimmäinen muistutus laukaistaan täsmälleen 72 tuntia Allekirjoita-sähköpostiviestin toimittamisen jälkeen.

Kun vastaanottaja suorittaa sopimusta koskevan toiminnon loppuun, kyseisen vastaanottajan muistutuskello lopetetaan.

Jos vastaanottajia on useita, työnkulun seuraava vastaanottaja saa Allekirjoita-sähköpostiviestin välittömästi sen jälkeen, kun edellinen vastaanottaja on suorittanut toiminnon loppuun. Muistutuskello käynnistyy uudelle vastaanottajalle hänen oman Allekirjoita-sähköpostiviestinsä toimitusajan (ei alkuperäisen aikaleiman) mukaan.

Tämä prosessi toistetaan sopimuksen kaikkien vastaanottajien osalta, kunnes sopimus on suoritettu kokonaan.

Huomautus:

Kaikilla toistuvilla muistutuksilla on elinkaari, minkä jälkeen muistutukset lopettavat itsensä.

Joka päivä käynnistettävillä muistutuksilla on 10 päivän elinkaari.

Kaikilla muilla muistutuksilla on 60 päivän elinkaari.


Muistutuksen asettaminen Hallinta-sivulta

Lähetysprosessin jälkeen luodut muistutukset määritetään Hallinta-sivulla:

  1. Siirry Hallinta-sivulle.

  2. Napsauta tarkistettavaa sopimusta kerran.

  3. Napsauta oikealla olevassa asetusvalikossa olevaa Muistuta-linkkiä.

    new_manage_page_-reminder
  4. Määritä muistutus asianmukaista käyttäjää ja iteraatiota varten. 

  5. Asenna muistutus valitsemalla Luo.

Hallinta-sivun käyttöliittymässä on joitakin asetuksia, joita ei Lähetä-sivulla ole:

  • Voit valita, ketkä vastaanottajista haluat sisällyttää muistutukseen. Suunnittele muistutus yhdelle vastaanottajalle, joillekin vastaanottajille tai kaikille vastaanottajille.
  • Voit valita jaksottaisen muistutusprosessin, kuten Lähetä-sivulla.
    • Jos vastaanottaja lisätään jaksottaiseen muistutukseen sen jälkeen, kun hän on suorittanut sopimusta koskevan toimintonsa, hän ei enää saa muistutuksia.
  • Voit luoda kertaluonteisen (tilapäisen) muistutuksen, joka lähettää Juuri nyt- tai Tietty päivämäärä -komennon.
    • Tilapäisiä muistutuksia voidaan määrittää osanottajille, jotka ovat suorittaneet sopimusta koskevan toimintonsa.
    • Tilapäiset muistutukset voidaan määrittää sopimuksen hyväksymisen ja allekirjoittamisen tai arkistoinnin jälkeen.
  • Viesti on lisättävä. Tämä on pakollinen kenttä, kun luot muistutuksen Hallinta-sivulla.

 

Jos muut muistutukset on jo määritetty sopimukselle, Luo muistutus -käyttöliittymän sijaan näytetään sopimusluettelo.

Voit luoda uuden muistutuksen napsauttamalla Lisää muistutus -painiketta.

existing_reminders


Olemassa olevien muistutusten tarkistaminen

Voit tarkistaa kaikki sopimusta varten määritetyt muistutukset seuraavasti:

  1. Siirtymällä Hallinta-sivulle

  2. Napsauta tarkistettavaa sopimusta kerran.

  3. Napsauta oikealla olevassa asetusvalikossa olevaa Muistuta-linkkiä.

Huomautus:

Muistutukset on järjestetty seuraavien käynnistyskertojen mukaiseen järjestykseen.

Kaikki peruutetut/vanhentuneet muistutukset luetellaan aktiivisten muistutusten alla.


Muistutuksen peruuttaminen

Voit peruuttaa muistutuksen seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään sopimuksen luoneena käyttäjänä.

  2. Siirry Hallinta-sivulle.

  3. Valitse asianmukainen sopimus napsauttamalla sitä kerran.

  4. Napsauta oikealla olevassa asetusvalikossa olevaa Muistuta-linkkiä.

  5. Etsi muistutus, jonka haluat peruuttaa, ja napsauta sitä kerran. 

  6. Napsauta poistokuvaketta (roskakoria).

    cancel_reminder

Huomautus:

Vastaanottajat voivat peruuttaa muistutukset muistutussähköpostiviestistä. Tämä on pakollinen toiminto, jota ei voi poistaa käytöstä.

 

Muistutukset ja REST-ohjelmointirajapinta

REST v6 -ohjelmointirajapinta mahdollistaa muistutusobjektien suoran käsittelyn neljällä tavalla:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – Luo muistutuksen sopimuksen tietyille osanottajille, jotka on merkitty polussa agreementId-määritteellä.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – Hakee sopimuksen muistutukset, jotka on merkitty polussa agreementId-määritteellä.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Hakee sopimukseen liittyvän tietyn muistutuksen.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Päivittää sopimuksen olemassa olevan muistutuksen.

 

Toimintaluettelo ja valvontaraportti

Muistutuksia ei kirjata toimintaluetteloon eikä sopimuksen valvontaraporttiin.

Sekä historian että valvontaraportin odotetaan kirjaavan dokumentin allekirjoitusprosessin tärkeimmät vaiheet. Nämä sisältävät muun muassa ensimmäisen ilmoituksen vastaanottajalle (Allekirjoita), mutta eivät iterointipyyntöjä, jossa samaa vastaanottajaa kehotetaan allekirjoittamaan (muistutuksia).

Muistutusten historia voidaan hakea ohjelmointirajapinnan kautta (yritystason asiakkaiden käytettävissä).

Kun määrität sopimuksen Lähetä-sivulla:


Mukautettujen sähköpostimallien luominen

Konserniasiakkaat voivat halutessaan luoda täysin mukautetun sähköpostimallin muistutuksiaan varten. 

Jos olet kiinnostunut mukautetuista sähköpostimalleista, perehdy tähän oppaaseen.


Muista seuraavat

  • Toistuvien muistutusten elinkaari:
    • Päivittäiset muistutukset vanhentuvat 30 päivän kuluttua.
    • Kaikki muut toistuvat muistutukset vanhentuvat 60 päivän kuluttua.
  • Tilapäiset muistutukset
    • Käynnistetään vain kerran.
    • Voidaan määrittää lähettämään muistutus osallistujille, jotka ovat jo suorittaneet sopimusta koskevan toiminnon.
    • Voidaan määrittää sopimuksen valmistumisen tai arkistoinnin jälkeen.
      • Muistutuksia ei voi määrittää peruutetuille, hylätyille tai vanhentuneille sopimuksille.
  • Muistutukset käynnistetään samaan vuorokaudenaikaan kuin milloin alkuperäinen Allekirjoita-sähköpostiviesti lähetettiin.
    • Usean vastaanottajan työnkulussa muistutuskello nollataan, kun vastaanottaja suorittaa toiminnon ja käynnistää vuorostaan seuraavan vastaanottajan.
    • Nykyisen allekirjoittajan vaihtaminen Hallinta-sivulla ei nollaa muistutusaikaa.
  • Vastaanottajilla on oikeus peruuttaa muistutus. Tätä oikeutta ei voi evätä heiltä.
  • Vanhentumispäiviä voidaan muuttaa Hallinta-sivulla sopimuksen lähettämisen jälkeen.
  • Vanhentumispäivät voidaan määrittää ohitettaviksi sisäisten vastaanottajien osalta.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö