Muistutusten määrittäminen sopimusten vastaanottajille

Adobe Acrobat Signissa on mahdollisuus lähettää säännöllisiä sähköpostimuistutuksia niille vastaanottajille, joiden odotetaan tällä hetkellä käsittelevän sopimuksiasi.

Sopimusmuistutusten ottaminen käyttöön/poistaminen käytöstä

Kaikki palvelutasot voivat käyttää

  • luoda toistuvia muistutuksia
    • lähetysprosessin aikana
    • Hallinta-sivulta
  • luoda toistuvia ja tilapäisiä muistutuksia Hallinta-sivulta.

Yksityishenkilöiden ja työryhmien palvelutasoilla ei voi automatisoida muistutustoimintoa tai poistaa sitä käytöstä.

Suuryritys- ja yritys-tasojen vaihtoehdot

Suuryritys- ja yrityspalvelutasoilla voidaan valikoivasti näyttää Muistutus-valinta lähetysprosessin aikana tai ottaa käyttöön automaatio tili- tai ryhmätasolla.

Ominaisuuden voi ottaa käyttöön/poistaa käytöstä ja määrittää:

Huomautus:

Jos oletusmuistutukset ovat käytössä, muistutuksia ei voi määrittää Lähetä-sivulla, ellei "Salli lähettäjien asettaa tai muuttaa" -asetus ole käytössä.

Valvontaraportti

Yritys- ja suuryritystilit voivat lisätä muistutustapahtumia valvontaraportteihinsa siirtymällä kohtaan Tiliasetukset > Yleiset asetukset > Valvontaraportti ja ottamalla käyttöön Sisällytä muistutukset valvontaraporttiin -vaihtoehdon.

Määritä että muistutukset lisätään valvontaraporttiin.

Kun toiminto on käytössä, valvontaraporttiin tallennetaan kaikki lähetetyt muistutussähköpostit (enintään 250 muistutustapahtumaa).

Valvontaraportissa ilmoitetut muistutukset.

Kun muistutussähköpostit estetään, valvontaraporttiin ei lisätä päivityksiä. Rajoitukseen kuuluu muistutuksia, jotka käynnistetään webhook-tapahtuman tuottamiseksi. Esim. kun tiliasetukset on määritetty lisäämään muistutuksia auditointiraporttiin ja yksittäisten ryhmien muistutussähköposti on estetty, tietyt määritellyt ryhmät eivät sisällytä muistutustapahtumia valvontaraportteihinsa.

Muistutuksen asettaminen lähetysprosessin aikana

Käyttäjät, jotka eivät ole määrittäneet oletusmuistutusta ryhmälleen tai tililleen, voivat halutessaan määrittää muistutuksen lähetysprosessin aikana.

Nämä muistutukset ovat aina toistuvia, ja ne koskevat sopimuksen kaikkia vastaanottajia. Lähettäjän tarvitsee määrittää vain iterointi, jonka muistutus laukaisee. Vaihtoehtoja on kuusi:

  • Päivittäin
  • Joka viikko
  • Joka työpäivä
  • Joka toinen päivä
  • Joka kolmas päivä
  • Joka viides päivä

Kun muistutuksen sisältävä sopimus lähetetään ensimmäisen kerran, ensimmäiselle vastaanottajalle toimitetaan Allekirjoita-sähköpostiviesti. Tämä tapahtuma käynnistää ensimmäisen muistutuksen ajastimen.

Jos muistutus määritetään lähetettäväksi joka kolmas päivä (esimerkiksi), ensimmäinen muistutus laukaistaan täsmälleen 72 tuntia Allekirjoita-sähköpostiviestin toimittamisen jälkeen.

Kun vastaanottaja suorittaa sopimusta koskevan toiminnon, kyseisen vastaanottajan muistutuskello lopetetaan.

Jos vastaanottajia on useita, työnkulun seuraava vastaanottaja saa Allekirjoita-sähköpostiviestin välittömästi sen jälkeen, kun edellinen vastaanottaja on suorittanut toiminnon loppuun. Muistutuskello käynnistyy uudelle vastaanottajalle hänen oman Allekirjoita-sähköpostiviestinsä toimitusajan (ei alkuperäisen aikaleiman) mukaan.

Tämä prosessi toistetaan sopimuksen kaikkien vastaanottajien osalta, kunnes sopimus on suoritettu kokonaan.

Huomautus:

Kaikilla toistuvilla muistutuksilla on elinkaari, minkä jälkeen muistutukset lopettavat itsensä.

Joka päivä käynnistettävillä muistutuksilla on 10 päivän elinkaari.

Kaikilla muilla muistutuksilla on 60 päivän elinkaari.

Muistutuksen asettaminen Hallinta-sivulta

Lähetysprosessin jälkeen luodut muistutukset määritetään Hallinta-sivulla:

  1. Siirry Hallinta-sivulle.

  2. Napsauta tarkistettavaa sopimusta kerran.

  3. Napsauta oikealla olevassa asetusvalikossa olevaa Muistuta-linkkiä.

    Muistutukset

  4. Määritä muistutus asianmukaista käyttäjää ja iteraatiota varten. 

  5. Asenna muistutus valitsemalla Luo.

Hallinta-sivun käyttöliittymässä on joitakin asetuksia, joita Lähetä-sivulla ei ole:

  • Voit valita, ketkä vastaanottajista haluat sisällyttää muistutukseen. Suunnittele muistutus yhdelle vastaanottajalle, joillekin vastaanottajille tai kaikille vastaanottajille.
  • Voit valita jaksottaisen muistutusprosessin, kuten Lähetä-sivulla.
    • Jos vastaanottaja lisätään jaksottaiseen muistutukseen sen jälkeen, kun hän on suorittanut sopimusta koskevan toimintonsa, hän ei enää saa muistutuksia.
  • Voit luoda kertaluonteisen (tilapäisen) muistutuksen, joka lähettää Juuri nyt- tai Tietty päivämäärä -komennon.
    • Tilapäisiä muistutuksia voidaan määrittää osanottajille, jotka ovat suorittaneet sopimusta koskevan toimintonsa.
    • Tilapäiset muistutukset voidaan määrittää sopimuksen hyväksymisen ja allekirjoittamisen tai arkistoinnin jälkeen.
  • Viesti on lisättävä. Tämä on pakollinen kenttä, kun luot muistutuksen Hallinta-sivulla.

 

Jos muut muistutukset on jo määritetty sopimukselle, Luo muistutus -käyttöliittymän sijaan näytetään sopimusluettelo.

Voit luoda uuden muistutuksen napsauttamalla Lisää muistutus -painiketta.

Olemassa olevien muistutusten tarkistaminen

Voit tarkistaa kaikki sopimusta varten määritetyt muistutukset seuraavasti:

  1. Siirtymällä Hallinta-sivulle

  2. Napsauta tarkistettavaa sopimusta kerran.

  3. Napsauta oikealla olevassa asetusvalikossa olevaa Muistuta-linkkiä.

    Olemassa oleva muistutus

Huomautus:

Muistutukset on järjestetty seuraavien käynnistyskertojen mukaiseen järjestykseen.

Kaikki peruutetut/vanhentuneet muistutukset luetellaan aktiivisten muistutusten alla.

Muistutuksen peruuttaminen

Voit peruuttaa muistutuksen seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään sopimuksen luoneena käyttäjänä

  2. Siirry Hallinta-sivulle.

  3. Valitse asianmukainen sopimus napsauttamalla sitä kerran.

  4. Napsauta oikealla olevassa asetusvalikossa olevaa Muistuta-linkkiä.

  5. Etsi muistutus, jonka haluat peruuttaa, ja napsauta sitä kerran. 

  6. Napsauta poistokuvaketta (roskakoria).

Huomautus:

Vastaanottajat voivat peruuttaa muistutukset muistutussähköpostiviestistä. Tämä on pakollinen toiminto, jota ei voi poistaa käytöstä.

Mukautettujen sähköpostimallien luominen

Konserniasiakkaat voivat halutessaan luoda täysin mukautetun sähköpostimallin muistutuksiaan varten. 

Jos olet kiinnostunut mukautetuista sähköpostimalleista, perehdy tähän oppaaseen.

Muistutukset ja REST-ohjelmointirajapinta

REST v6 -ohjelmointirajapinta mahdollistaa muistutusobjektien suoran käsittelyn neljällä tavalla:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – Luo muistutuksen sopimuksen tietyille osanottajille, jotka on merkitty polussa agreementId-määritteellä..
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – Hakee sopimuksen muistutukset, jotka on merkitty polussa agreementId-määritteellä.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Hakee sopimukseen liittyvän tietyn muistutuksen..
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Päivittää sopimuksen olemassa olevan muistutuksen.

Muistutussähköpostien toimituksen estäminen

Oletuksena kaikki tilit, joilla voidaan määrittää muistutuksia, lähettävät muistutussähköpostin automaattisesti aikataulun perusteella tai erityisen käynnistimen kautta.

Joillakin toimialoilla on vaatimus tallentaa kaikki sähköpostiviestit (esim. rahoituspalvelut), ja nämä asiakkaat voivat halutessaan lähettää muistutuksia jonkin toisen kanavan kautta hyödyntäen webhookeja.

Suuryritystason tilit voivat estää muistutussähköpostien lähettämisen Acrobat Sign -järjestelmästä tili- ja ryhmätasolla lähettämällä pyynnön tukitiimille.

Huomaa, että jos muistutussähköpostiviestit estetään, tapahtumalokissa tai valvontaraportissa ei ole tapahtumia.

 

Muistutusten käynnistämät webhookit

Muistutusten webhookit jaetaan tapahtumiin perustuen sekä laatimistapaan, (yhtenä sopimuksena tai Erälähetyksen kautta) että ilmoitusmenetelmään (riippuen siitä, että lähettääkö Acrobat Sign sähköpostin vai ei).

Muistutussisältö sisältyy webhook-hyötykuormiin seuraavissa tapahtumissa:

  • Sopimus, kaikki tapahtumat
  • Sopimusta koskeva muistutus lähetetty
  • Sopimusmuistutus aloitettu
  • Kaikki erälähetystapahtumat
  • Erälähetysmuistutus lähetetty
  • Erälähetysmuistutus aloitettu

 

Kun muistutukset käynnistetään normaalisti sähköposti-ilmoitusten ollessa käytössä:

  • Yhden sopimuksen tapahtumat ovat REMINDER_SENT, ja webhook on AGREEMENT_REMINDER_SENT.
  • Erälähetys-tapahtumat luovat webhookin nimeltä MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Kun muistutukset käynnistetään sähköposti-ilmoitusten ollessa pois päältä:

  • Yhden sopimuksen tapahtumat ovat REMINDER_INITIATED, ja webhook on AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
  • Erälähetys-tapahtumat luovat webhookin nimeltä MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Erälähetys-webhookit käynnistyvät vain kerran kussakin mallissa. Ne eivät käynnisty jokaiselle alisopimukselle.

Muista seuraavat

  • Toistuvien muistutusten elinkaari:
    • Päivittäiset muistutukset vanhentuvat kymmenen päivän kuluttua.
    • Kaikki muut sykliset muistutukset raukeavat 60 päivän jälkeen.
  • Tilapäiset muistutukset
    • Käynnistetään vain kerran.
    • Voidaan määrittää lähettämään muistutus osallistujille, jotka ovat jo suorittaneet sopimusta koskevan toiminnon.
    • Voidaan määrittää sopimuksen valmistumisen tai arkistoinnin jälkeen.
      • Muistutuksia ei voi määrittää peruutetuille, hylätyille tai vanhentuneille sopimuksille.
  • Muistutukset käynnistetään samaan vuorokaudenaikaan kuin milloin alkuperäinen Allekirjoita-sähköpostiviesti lähetettiin.
    • Jos työnkulkuun kuuluu monta vastaanottajaa, ja vastaanottaja viimeistelee toimintonsa sekä käynnistää seuraavan vastaanottajan työnkulun, muistutuskello nollataan kyseiseen aikaan.
    • Nykyisen allekirjoittajan korvaaminen Hallinta-sivun kautta ei nollaa muistutuksen ajastinta.
  • Vastaanottajilla on oikeus peruuttaa muistutus. Tätä oikeutta ei voi evätä heiltä.
  • Vanhentumispäiviä voidaan muuttaa Hallinta-sivulla sopimuksen lähettämisen jälkeen.
  • Vanhentumispäivät voidaan määrittää ohitettaviksi sisäisten vastaanottajien osalta.
Adobe-logo

Kirjaudu sisään tiliisi