概述
「傳送」頁面可供您設定及傳送新的特設合約。共有五個功能區段可以設定:
- 「傳送自」群組 (僅適用於已啟用 UMG 的帳戶) - 這個群組選取器可定義合約可供設定的選項和可供使用的範本。請先設定此項目,因為重設群組會重新整理頁面,並移除任何您先前所做的設定。
- 收件者 – 收件者是您必須與合約互動的人員。「收件者」的類型有很多種。您的帳戶管理員會規定可用選項。
- 訊息 – 您定義合約名稱和您想要傳送給收件者訊息的位置。
- 選項 – 這些選項可協助控制合約
- 密碼保護 – 您可以提供密碼來保護您簽署的合約,該密碼已套用至最終 PDF 以避免未獲授權的檢視。
- 完成截止日期 - 必須在特定日期之前簽署合約的時間,您可以使用這個選項,在指定的天數之後自動取消合約。
- 傳送提醒– 您可以設定要傳送至目前作用中收件者的一般週期提醒。
- 收件者的語言 - 您選擇的語言會用於收件者的電子郵件通訊和電子簽名頁面。
- 檔案 - 這是您選取要傳送進行簽署的實際文件位置。
傳送合約
Acrobat Sign 的主要功能是傳送文件、收集簽名及核准!每個客戶針對要與文件互動的人員及互動順序都有不同的需求,因此您應該了解「傳送頁面介面」中的數個工作流程特性。
如果您所使用的帳戶已啟用「使用者加入多個群組」(UMG),請選取要傳送合約的來源群組,再著手設定合約。
- 您設定「群組」值後,系統會載入群組相關屬性和範本,供您選擇。
- 變更「群組」時,您會注意到頁面重新整理。重新整理會清除所有輸入的內容。
如果頁面頂端未顯示「傳送自」下拉式選單,表示您的帳號並未啟用 UMG。
定義收件者,以及收件者得以與文件互動的順序。
- 設定具有多名簽署者的合約流程與簽署者只有一名的流程相同,差別只是收件者比較多罷了。新增各個簽署者並視需求加以設定。
- 您可在合約中多次新增相同的電子郵件 (例如某個人需在流程中的不同階段操作,您就能反覆新增)。
在「收件者」區段中,最上方的切換鍵能讓您選取基本的簽名順序:
- 選取依序完成 (如上所示),從一個簽署步驟到下一個簽署步驟中會觀察到連續的簽署程序,並將收件者編號來表示實際的收件者順序
- 混合式簽名流程會以連續 (依序完成) 工作流程開始
- 當以任何順序完成啟用時,可能會發生平行簽名,且收件者不會加以編號來表示沒有特定的參與者順序。
在簽名順序切換鍵的右側,您會看到兩個連結:
- 加我 – 按一下此連結可將您包含至參與順序中作為下一個收件者
- 新增收件者群組 – 按一下這個連結來建立收件者群組,收件者在其中必須代表整個群組參與。例如,建立 HR 團隊的群組,當中只有一個 HR 的人員必須實際簽署合約。
如需變更收件者的順序,您可以按一下並拖曳收件者至正確的堆疊順序,或者您可以直接編輯數字,堆疊將會據以調整。
每位收件者皆由五項要素構成:
A. 參與順序 - 當選取依序完成時,參與順序會提供每個收件者何時會與合約互動的明確指示。
B. 角色 – 最能描繪收件者的方式?
C. 電子郵件地址 – 這是收件者的識別電子郵件地址,並用於所有包含收件者的電子郵件通訊,包括請求簽名。
D. 驗證方法 – 應透過什麼方式審核收件者?您想要使用第二要素驗證嗎?
E. 私人訊息 (選用) - 傳送者可以對每位收件者提供個別指示,這些指示會在收件者檢視合約時顯示。
位在收件者清單下方的「顯示副本」連結會出現一個欄位,您可以在其中新增要傳送副本 (CC) 的任何電子郵件地址,使其能檢視合約內容,但不賦予其可簽署/核准的權限。
「混合式」工作流程是連續參與順序的例項,且該參與順序中,有一個或一個以上的簽名步驟中,可由兩個或兩個以上的簽署者在同一時間存取文件。「並行」步驟的所有簽署者/核准者需要完成他們的部分,連續流程才可以移到下一個步驟。
當您需要團隊或組織簽署,而不是該群組的特定個人簽署時,「收件者群組」就相當實用。群組中的任何成員都授權代表整個群組簽署或核准。
「訊息區段」包含兩個欄位,可大幅改善您的成功。
「合約名稱」欄位可讓您輸入任何可識別合約的字串。 此字串會填入收件者電子郵件的「主旨」行中 (下方以黃色醒目顯示的部分),也會做為「管理」頁面上的名稱值。提供唯一且有意義的合約名稱,可協助收件者更容易找到您的電子郵件,也可以在必要時提升您搜尋合約的能力。
如果在附加文件之前未輸入任何合約名稱,合約名稱將會採用第一個附加檔案的檔案名稱。在傳送合約之前您都可以編輯這些值。
「合約訊息」為純文字欄位,您可以在欄位中輸入任何獲得批准的指示或注釋 (下方以綠色醒目顯示的部分)。這個訊息會顯示在傳送給所有收件者的「請簽署」電子郵件上 (不同於「私人訊息」,只會向所設定的收件者顯示)。
訊息範本
企業層級客戶將可存取「訊息範本」,設定者是您的「管理員」。「訊息範本」會直接繫結至「選項」區段中的「收件者的語言」特性,因此當您從語言下拉式清單中選取「西班牙文」時,將可使用所有的「西班牙文」範本。
如果您所選取的語言沒有繫結任何範本,則「傳送頁面」上不會看到任何「訊息範本」選項。
「選項」區段可讓您更妥善地掌握已傳送的合約:
- 密碼保護 – 要求收件者輸入密碼,才能開啟與檢視已簽署的 PDF 檔案。 此密碼由傳送者定義,並會以頻外的方式傳播。Acrobat Sign 不會記錄此密碼,因此請牢記密碼!
- 完成截止日期 - 設定合約將在幾天後過期,且無法完成。
- 設定提醒 – 設定在合約完成前傳送提醒的頻率 (每日或每週)。只有目前的收件者會收到通知。
- 收件者的語言 - 選取傳送給收件者的電子郵件中以及簽署體驗期間要使用的語言。
- 如果您的帳戶設定為使用可見的「訊息範本」,則此設定同時也定義這些範本。
「檔案」區段是您附加文件至交易的地方。
Acrobat Sign 會將所有文件結合為單一內含型 PDF 合約以便用於簽署程序,並根據文件列出的順序建立該 PDF。按一下並將文件拖曳至新的清單位置,即可重新排列文件。
您可從 Acrobat Sign 資料庫、Google 文件、Box.net、Dropbox、OneDrive 附加檔案、使用檔案搜尋從本機系統上傳,或將檔案拖放至「檔案」方塊。
允許的類型:Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML
預覽和新增簽名欄位
在「檔案」清單下方,您會看到「預覽和新增簽名欄位」核取方塊。 此選項可讓您開啟上傳的文件,並視需要在文件上放置表單欄位。
您應至少放置簽名欄位,但如有需要,有許多其他欄位可供您用來建立複雜的表單。
如果未放置簽名欄位,Acrobat Sign 將會自動新增頁面,以在文件結尾處容納簽名。
僅傳送文件給一個寄件人是最常見的合約工作流程之一以及學習基礎程序的絕佳方式。您只需要:
- 收件者的電子郵件地址
- 這個電子郵件必須與您用來登入的電子郵件不同 (您無法傳送給您自己)
- 您想要簽署的文件或檔案
傳送給多個收件者
傳送合約給多個收件者遵循完全相同的步驟,只有兩個明顯的差異:
- 您必須將每個收件者包含在他們自己的「收件者」區段行中,並依您要他們簽署的順序。
- 當您放置欄位時,必須按兩下欄位並設定「收件者」值,來宣告哪個收件者應該可存取該欄位。