讓其他人簽署文件

Adobe Acrobat Sign 讓您更輕鬆地傳送文件給其他人簽署。您可以只傳送給一個人員或傳送給多個人員簽署。

傳送合約給單一簽署者

登入 Acrobat Sign 後,請選取頂端導覽列的「簽署」標籤。

傳送文件進行簽名是 Acrobat Sign 採用的基本工作流程。只傳送文件給一位收件者進行簽名則是使用本系統的最簡單方式。

若要傳送文件進行簽名:

  1. 導覽至「首頁」標籤,然後選取「請求簽名」按鈕。

    首頁 - 請求簽名

    您可以選取「從資料庫開始」按鈕,藉由先選取資料庫範本 (或工作流程) 來展開程序。

    這樣會出現下列三個選項可供選取:

    • 近期  - 列出最近使用的 20 個範本,且最近期使用的會列在最上方。
    • 資料庫文件 - 列出所有可用的資料庫範本。
    • 工作流程 列出使用者可用的所有工作流程。

    選取檔案或工作流程後,選取「開始」,您即會移至已附加範本的「傳送」頁面 (如此您即可略過下方的步驟 4)。

    從資料庫開始

  2. 註解:

    如果您所使用的帳戶已啟用「使用者加入多個群組」(UMG),請選取要傳送合約的來源群組,再著手設定合約。

    • 您設定「群組」值後,系統會載入群組相關屬性和範本,供您選擇。
    • 變更「群組」時,您會注意到頁面重新整理。重新整理會清除所有輸入的內容。

    如果頁面頂端未顯示「傳送自」下拉式清單,表示您的帳戶尚未啟用 UMG

    選取群組

     

    定義合約的收件者。 

    輸入/定義以下內容 (由左至右):

    • 選取「收件者角色」(「簽署者」為預設值)。
    • 輸入收件者的電子郵件地址。
    • 選取「驗證方法」(若有)。
    • 視需要輸入個人訊息。
    「傳送」頁面,其中醒目標示收件者記錄元素

    或者,您可以使用「收件者群組」。

    「收件者群組」類似於分送清單,包括多個收件者電子郵件地址。收件者群組的所有成員在需要與合約互動時,便會收到通知,但系統只允許群組中的一位成員進行互動。待第一位成員完成群組的動作後,合約會移至下一步驟。

    收件者群組可新增為「單次 (臨時) 群組」,由傳送者在撰寫合約時手動定義,或是「可重複使用收件者群組」,可事先建立並透過群組權限提供給使用者。開始輸入群組名稱,通訊錄就會根據輸入的內容顯示選項。

    收件者記錄,其中新增有收件者群組,並顯示通訊錄選項

    註解:

    「可重複使用的收件者群組」不能修改其收件者名稱或電子郵件地址。您只能編輯驗證類型。

  3. 新增要包含在初始電子郵件中給收件者的「合約名稱」和「訊息」。

    「傳送」頁面,其中醒目標示「訊息」欄位

  4. 拖放、附加或選擇要傳送的資料庫範本。

    • 可供使用的範本受限於傳出合約的群組。
    • 可以附加多個文件,並以單一連續文件的形式傳送給收件者。
    「傳送」頁面的「檔案」區段,其中顯示範本彈出視窗

  5. 設定任何必要的選項:

    • 密碼保護 (已簽署的 PDF) - 此密碼會套用至任何透過 Acrobat Sign 下載合約的 PDF 副本。成功輸入密碼前,此密碼可避免文件遭到檢視。
    • 完成截止日期 - 在定義的天數後,截止日期會使交易過期。
    • 設定提醒 - 可以將提醒設定為數種發送頻率的其中一種。只會對目前作用中的收件者傳送提醒。
    • 簽名類型 - 啟用後,此選項可讓使用者在電子簽名和書面簽名之間切換簽署流程。
    • 收件者語言 - 定義傳送給收件者的電子郵件以及螢幕指示中所用的語言。
    「傳送」頁面,其中醒目標示傳送選項

  6. 若要新增收件者可與之互動的欄位,請選取「預覽和新增簽名欄位

    • 如果「預覽」核取方塊已啟用,請選取「下一步」。
    • 如果「預覽」核取方塊已停用,請選取「傳送」。
    「傳送」頁面底部醒目標示「預覽和新增簽名欄位」選項

  7. 從畫面右側的標籤中將欄位拖放到文件上。

    撰寫環境,其中醒目標示簽名欄位

    如果您必須變更收件者電子郵件,或變更附加至合約的檔案,「返回」按鈕可讓您導覽回「傳送」頁面。

    註解:

    如果您建立的是供您使用的常用文件,您可以勾選「儲存為範本」選項,來儲存含放置欄位的文件。

    在未來的交易中,透過資料庫就能附加文件,並可略過欄位放置!

  8. 將所有欄位都放置在文件上後,選取「傳送」。

內含文件連結的電子郵件會傳送至收件者,來啟用欄位的動作。

在欄位動作都完成後,系統就會以電子郵件通知您。


將合約傳送給多名收件者

將合約傳送給多名收件者的程序,與將合約傳送給一名收件者的程序幾乎相同。

主要的差別在於您必須:

  • 以收件者對合約採取行動的順序來定義每名收件者
  • 視需要放置專為每名收件者設計的欄位
註解:

可以將包含多名收件者的交易設定為遵循「依序、平行或混合工作流程」

  1. 導覽至「首頁」標籤,然後選取「請求簽名」按鈕

  2. 如果找得到相關選項,請設定「傳送自」選取器,以識別您要傳送合約的來源群組

    選取新群組後,頁面會重新整理,並刪除頁面上的設定項目。

    選取群組

    註解:

    如果您找不到「傳送自」選取器,表示您的帳戶並未啟用 UMG。

  3. 定義合約的每名收件者。 

    為每個收件者記錄輸入/定義以下內容 (由左至右):

    • 選取「收件者角色」(「簽署者」為預設值)。
    • 輸入收件者的電子郵件地址。
    • 選取「驗證方法」(若有)。
    • 視需要輸入個人訊息。

     

    若要將您自己新增至收件者清單中,請在右上角選取「新增我」連結。

    您可以多次新增相同的電子郵件地址。

    註解:

    如果您需要刪除收件者列,請選取該列最右邊的「X」。

    「傳送」頁面,其中醒目標示收件者記錄元素

    或者,您可以使用「收件者群組」。

    「收件者群組」類似於分送清單,由多個收件者電子郵件地址組成。收件者群組的所有成員在需要與合約互動時,便會收到通知,但系統只允許群組中的一位成員進行互動。待第一位成員完成群組的動作後,合約會移至下一步驟。

    收件者群組可新增為單次群組,在撰寫合約時由傳送者手動定義,或者也可使用傳送者可用的可重複使用收件者群組。只要開始輸入群組名稱,通訊錄就會根據輸入的內容顯示選項

    收件者記錄,其中新增有收件者群組,並顯示通訊錄選項

  4. 將要在初始電子郵件中包含的「合約名稱」「訊息」新增至收件者

  5. 拖放、附加或選擇要傳送的資料庫文件。

    • 可以附加多個文件,並以單一連續文件的形式傳送給收件者
  6. 設定任何必要的選項:

    • 密碼保護 (已簽署的 PDF) - 此密碼會套用至任何透過 Acrobat Sign 下載合約的 PDF 副本。成功輸入密碼前,此密碼可避免文件遭到檢視。
    • 完成截止日期 - 在定義的天數後,截止日期會使交易過期。
    • 設定提醒 - 可以將提醒設定為數種發送頻率的其中一種。只會對目前作用中的收件者傳送提醒。
    • 簽名類型 - 啟用後,此選項可讓使用者在電子簽名和書面簽名之間切換簽署流程。
    • 收件者語言 - 定義傳送給收件者的電子郵件以及螢幕指示中所用的語言。
    「傳送」頁面,其中醒目標示傳送選項

  7. 若要新增收件者可與之互動的欄位,請選取「預覽和新增簽名欄位

    • 如果「預覽」核取方塊已啟用,請選取「下一步」。此動作會將程序推進至撰寫環境。
    • 如果「預覽」核取方塊已停用,請選取「傳送」。此動作會立即將合約傳送給第一位收件者。
    「傳送」頁面底部醒目標示「預覽和新增簽名欄位」選項

  8. 從畫面右側的標籤中將欄位拖放到文件上。

    選取收件者

  9. 將所有欄位都放置在文件上後,選取「傳送」。

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