Découvrez comment créer des salles de réunion et comment utiliser des modèles pour définir la disposition de différents modules et composants. Réutilisez les modèles par défaut ou créez des modèles.

Création de réunions

Vous pouvez créer des réunions dans Adobe Connect Central. Chaque réunion dispose d’une URL statique (salle de réunion) et persiste même après sa fermeture. Vous pouvez utiliser cette URL pour relancer la réunion. Les hôtes de réunion peuvent personnaliser l’URL lors de la création de la réunion.

Pour intégrer l’enregistrement dans votre réunion, vous devez accéder à l’onglet Evénements. Reportez-vous à la section À propos d’Adobe Connect Events. L’administrateur de compte peut demander un webinaire important pour 1 500 participants à l’aide d’une licence distincte. Si les administrateurs Adobe Connect approuvent la demande, vous recevez une URL de salle de réunion. Utilisez cette URL pour créer un système d’enregistrement d’événement.

Vous pouvez utiliser la salle de réunion à tout moment pour des réunions d’essai avec 25 participants. Configurez la salle de réunion avec le contenu/les dispositions avant de démarrer la réunion. Toutefois, les participants peuvent se connecter à la réunion 15 minutes avant l’heure planifiée. Si la salle de réunion est créée, les petites réunions peuvent avoir lieu à tout moment, sans planification.

Création d’un profil audio (pour les conférences audio)

Utilisez la fenêtre Mes profils audio (Mon profil > Mes profils audio) pour configurer un profil audio à utiliser avec une conférence audio. Les profils audio utilisent les paramètres de conférence associés au fournisseur audio sélectionné pour démarrer la conférence audio. Reportez-vous à la section Création et utilisation de profils audio.

Ouverture de l’Assistant de création de réunion

Deux méthodes vous permettent de lancer cet Assistant. Pour créer la réunion dans votre dossier personnel Mes réunions, accédez à la page d’accueil d’Adobe Connect Central. Sur cette page, cliquez sur le bouton Créer et sélectionnez Réunion dans le menu. Pour créer votre réunion dans un autre dossier pour lequel vous disposez de l’autorisation de gestion, naviguez jusqu’à ce dossier dans la bibliothèque de réunions. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle réunion.

Créer une réunion à partir de la page d’accueil d’Adobe Connect Central
Créer une réunion à partir de la page d’accueil
Créer une réunion dans un dossier en accédant à l’onglet Réunions dans Adobe Connect Central
Créer une réunion dans un dossier à partir de l’onglet Réunions

Saisie des informations sur la réunion

Dans la première page de l’Assistant de création de réunion, saisissez les informations détaillées relatives à la réunion. Indiquez le nom, l’URL personnalisée, le résumé, la date, la durée, le modèle, la langue, les restrictions d’accès et les paramètres de conférence audio (le nom et la langue sont les seules informations obligatoires). S’il est disponible, vous pouvez sélectionner un profil audio dans le menu contextuel au lieu de saisir manuellement les paramètres de conférence audio. Pour plus d’informations sur les profils audio, reportez-vous à la section Création et utilisation de profils audio.

En activant l’option d’exclusion, vous permettez aux participants de ne pas fournir aux hôtes d’informations soumises de manière non explicite. Lorsque les participants choisissent de s’exclure, Adobe Connect exclut l’index d’engagement et le nombre de messages de conversation privée des rapports sur les réunions.

Remarque :

Pour permettre aux participants de rejoindre la réunion à l’aide du client HTML, sélectionnez l’option Activer le client HTML pour les participants.

Sélection des participants à une réunion

Utilisez la liste Utilisateurs et groupes disponibles pour ajouter des participants. Vous pouvez les rechercher par leur nom et développer des groupes pour sélectionner des membres individuellement. Au besoin, vous pouvez leur attribuer des rôles en sélectionnant des noms de participants et en cliquant sur Autorisations au bas de la liste des participants. Passez ensuite à la dernière étape et envoyez des invitations ou quittez l’Assistant pour envoyer des invitations ultérieurement.

Envoi des invitations

L’Assistant vous guide tout au long de deux processus distincts, selon que la réunion est publique ou réservée aux utilisateurs inscrits.

Si la réunion est uniquement ouverte aux utilisateurs enregistrés, sélectionnez Envoyer des invitations, puis sélectionnez un groupe à inviter (par exemple, des hôtes uniquement). Vous pouvez modifier le texte qui apparaît dans le message électronique. Vous avez la possibilité d’inclure un rendez-vous de calendrier Microsoft Outlook.

Si la réunion est ouverte à toute personne disposant de l’URL de réunion, cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail pour ouvrir l’application de messagerie et ajoutez des invités à la liste de distribution de votre message électronique.

Remarque :

Adobe Connect ne peut pas envoyer par messagerie des invitations à une réunion dont le contenu se compose de plus de 1 000 caractères. Le problème est lié à la balise HTML mailto : les navigateurs ne peuvent pas lancer un client de messagerie si le contenu dépasse 1 000 caractères.

Modèles et dispositions de salles de réunion

Un modèle est simplement une salle de réunion qui a déjà été conçue. Il peut contenir plusieurs modes d’affichage dotés de différents volets (ou modules), contenus et configurations. Les modes d’affichage peuvent être optimisés pour une tâche spécifique, telle que la présentation d’un diaporama ou la possibilité de collaborer avec les autres intervenants. Vous pouvez récupérer des modes d’affichage et du contenu, ce qui vous évite certaines tâches de personnalisation répétitives chaque fois que vous créez une réunion. Créez vos propres modèles ou utilisez les modèles par défaut inclus dans Adobe Connect.

Adobe Connect propose trois modèles intégrés qui permettent de créer rapidement une salle de réunion : Réunion par défaut, Formation par défaut et Evénement par défaut. Lorsque vous créez une réunion à l’aide de l’Assistant dans Adobe Connect Central, sélectionnez l’un des trois modèles de salle de réunion. Ajoutez ensuite votre contenu et démarrez la réunion.

Lorsque vous créez une salle de réunion à partir d’un modèle, la toute dernière version du contenu est ajoutée à la salle. La modification du fichier source du contenu incorporé n’altère pas le contenu de la salle de réunion. Pour mettre à jour le contenu dans votre salle de réunion, transférez le fichier modifié sur le serveur Adobe Connect. Remplacez ensuite le contenu actuel de la salle de réunion par celui situé sur le serveur.

Modèle de réunion par défaut

Modèle général de réunion. Il contient trois modes d’affichage : Partage, Discussion et Collaboration. La disposition Partage est optimisée pour le partage de contenu (présentations Microsoft PowerPoint, vidéo, Adobe PDF, etc.). L’affichage Discussion est optimisé pour des discussions interactives et pour la prise de notes. L’affichage Collaboration est optimisé pour l’annotation du contenu et l’ajout de dessins sur ce dernier.

Disposition par défaut des salles de réunion
Affichages du modèle de réunion par défaut

A. Partage B. Discussion C. Collaboration 

Modèle de formation par défaut

Utilisé pour les classes virtuelles et les instructions de collaboration en ligne. Il contient trois modes d’affichage : Salle d’attente, Salle de cours et Etude. La disposition Salle d’attente est l’endroit où vous pouvez exposer une présentation autonome ou d’autres contenus préliminaires. Laissez cet affichage ouvert pour que les personnes présentes puissent consulter le contenu avant le début de la réunion. L’affichage Présentation vous permet de lancer une présentation PowerPoint ou encore de partager votre écran ou un tableau blanc. La disposition Etude vous permet de collaborer avec les étudiants, de fournir des fichiers à télécharger et des liens à visiter, ainsi que d’utiliser un tableau blanc pour donner des instructions. Les modèles de formation par défaut et de classe virtuelle par défaut sont disponibles dans le dossier des modèles de formation partagés.

Modèle d’événement par défaut

Modèle destiné aux réunions ou aux séminaires susceptibles de rassembler un large public. Il contient trois modes d’affichage : Salle d’attente, Présentation et Questions et réponses. La disposition Salle d’attente est l’endroit où vous pouvez écouter de la musique, exposer une présentation autonome ou afficher d’autres contenus préliminaires. Laissez cet affichage ouvert pour que les personnes présentes puissent consulter le contenu avant le début de la réunion. Dans l’affichage Présentation vous pouvez lancer une présentation PowerPoint, partager votre écran ou afficher un tableau blanc. L’affichage Questions et réponses permet d’organiser une session ouverte de questions et réponses avec les participants.

Informations conservées dans un modèle

Une salle de réunion convertie en modèle est un double de l’original. Les affichages, les modules, les informations sur la salle et la plupart des types de contenu sont préservés dans le modèle, notamment les éléments suivants :

  • Des affichages avec le nom, l’ordre et l’état de départ (sélectionné)
  • Des modules avec le nom, la taille, la position et les paramètres de sélection de l’affichage Plein écran
  • Le contenu du module
  • Droits des participants sur le microphone.
  • Numéro de page dans les fichiers PDF et position de la barre de recherche dans les fichiers FLV
  • Les contenus superposés dans le tableau blanc
  • L’état du sondage (Préparer, Ouvrir et Fermer), les questions, les réponses et la diffusion des résultats
  • Les questions et les réponses, le lien du module Conversation et l’état (Ouvertes, Résolues et Toutes)
  • Texte dans le module Notes
  • Réglages vidéo
  • La mise en attente de la salle (Oui ou Non)
  • La valeur de l’entrée invité
  • Les messages présentés aux utilisateurs lorsqu’une réunion est mise en attente ou interrompue
  • L’arrière-plan de la salle, la résolution de l’écran et la bande passante
  • L’état de la zone réservée aux présentateurs
  • La description des invités
  • Tous les paramètres des ateliers et leur évolution. Ces paramètres sont utilisés lorsque le modèle sert à créer une réunion.

Certaines informations ne sont pas enregistrées dans le modèle. Les paramètres de conférence audio, les paramètres de l’Assistant Configuration audio et le contenu d’un module Conversation ne sont pas enregistrés dans le modèle.

Application d’un modèle à une nouvelle réunion

  1. Dans la barre de menus Nouveau de la page d’accueil d’Adobe Connect Central, cliquez sur Réunion.
  2. Sur la page Entrer les informations sur la réunion, à proximité de l’option Sélectionner un modèle, cliquez sur le menu et faites votre sélection. (La valeur par défaut est Modèles partagés\Modèle de réunion par défaut.)

Conversion d’une salle de réunion en modèle

En tant qu’hôte, vous pouvez créer un modèle de salle de réunion. Pour ajouter une salle de réunion au dossier Modèles partagés, vous devez disposer des autorisations de gestionnaire sur ce dossier. Par défaut, vous disposez des autorisations complètes sur les réunions et les modèles situés dans votre dossier de réunions utilisateur.

  1. Dans l’onglet Réunions d’Adobe Connect Central, accédez à la salle de réunion à convertir.
  2. Cochez la case en regard de la salle de réunion.
  3. Cliquez sur Déplacer dans la barre de navigation.

    Deux colonnes sont affichées dans Adobe Connect Central. Celle de gauche indique le nom de la salle de réunion. Dans la colonne de droite, sous l’en-tête Déplacer dans ce dossier, le dossier Réunions utilisateurs > [votre compte] est sélectionné par défaut. Si vous souhaitez utiliser ce dossier, accédez à l’étape 5.

  4. Localisez et sélectionnez un dossier de modèles, par exemple le dossier Modèles partagés.
  5. Cliquez sur Déplacer en bas de la colonne.

    La salle de réunion se trouve désormais dans le dossier de modèles sélectionné. Le modèle est ajouté à la liste dans le dossier approprié.

    Lorsque vous créez une réunion à l’aide de l’Assistant, vous pouvez sélectionner un modèle que vous avez créé dans le menu Sélectionner un modèle. Vous pouvez personnaliser cette salle de la même manière que les autres en fonction de vos besoins. Une fois la réunion créée, il est impossible d’y appliquer un nouveau modèle. Dans ce cas, créez une réunion à l’aide du nouveau modèle.

Création de dispositions

Le menu Affichages et la barre Disposition ne sont visibles que pour les hôtes. Les modes d’affichage par défaut sont Partage, Discussion et Collaboration.

  1. Pour créer un nouvel affichage vide auquel vous ajoutez manuellement des modules ou le doublon d’une disposition existante, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Sélectionnez Affichages > Créer un nouvel affichage

    • Cliquez sur dans la barre de disposition

Recommandations d’Adobe

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Comment créer des dispositions, un didacticiel de lynda.com
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Gestion des dispositions

Les modes d’affichage par défaut sont Partage, Discussion et Collaboration. Vous pouvez supprimer, renommer ou modifier l’ordre des dispositions.

Recommandations d’Adobe

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Utilisation de dispositions dans Adobe Connect
Teaching and Learning Center at UOIT

Attribution d’un nouveau nom à une disposition

  1. Pour renommer une disposition, sélectionnez Affichages > Gestion des affichages.
  2. Dans la boîte de dialogue Gestion des affichages, sélectionnez une disposition.
  3. Cliquez sur Renommer et entrez un nouveau nom.

Remarque :

Double-cliquez sur le nom de la disposition dans la barre Disposition, puis entrez un nouveau nom.

Suppression d’une disposition

  1. Pour supprimer une disposition, sélectionnez Affichages > Gestion des affichages.
  2. Dans la boîte de dialogue Gestion des affichages, sélectionnez une disposition.
  3. Cliquez sur Supprimer et confirmez.

Remarque :

Dans la barre Disposition, placez le pointeur sur la disposition, puis cliquez sur la croix pour la supprimer.

Remarque :

si vous supprimez une disposition en cours d’utilisation, l’option par défaut de partage de disposition est appliquée à la réunion.

Réorganisation des dispositions

  1. Pour modifier l’ordre des dispositions, sélectionnez Affichages > Gestion des affichages.
  2. Dans la boîte de dialogue Gestion des affichages, sélectionnez une disposition.
  3. Cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas pour réorganiser les dispositions.

Remarque :

Faites glisser l’aperçu de la disposition dans la barre Disposition pour modifier l’ordre des dispositions.

Modification des dispositions au cours d’une réunion

Le menu Affichages et la barre Disposition ne sont visibles que pour les hôtes. Les modes d’affichage par défaut sont Partage, Discussion et Collaboration. Toutes les dispositions personnalisées sont également répertoriées. La barre Disposition affiche également des vignettes des dispositions. Lorsqu’un hôte choisit une autre disposition, la nouvelle disposition s’affiche sur l’écran de tous les participants.

  1. Pour modifier la disposition, procédez de l’une des manières suivantes :
    • Sélectionnez Affichages > [Nom de la disposition]

    • Cliquez sur une disposition dans la barre Disposition.

Remarque :

si les dispositions ne sont pas toutes visibles dans la barre Disposition, faites-les défiler en passant le curseur de la souris sur les premier et dernier aperçus. Vous pouvez également utiliser les options de panoramique ou la molette de la souris pour faire défiler l’affichage.

Réglage des affichages au cours d’une réunion

Au cours d’une réunion, les hôtes peuvent régler des affichages sans modifier l’affichage actif actuellement visible par les participants.

  1. Choisissez la commande Réunion > Passer au mode Préparation. Une autre solution consiste à cliquer sur dans la barre Disposition.
  2. A partir du menu Affichages ou de la barre de disposition, choisissez la mise en page à ajuster. Déplacez, masquez ou affichez ensuite les modules selon vos besoins.
  3. Après avoir ajusté la mise en page, choisissez Réunion > Mettre fin au mode Préparation ou cliquez sur dans la barre de disposition.

Choisissez l’image d’arrière-plan de la salle de réunion

Vous pouvez remplacer le fond gris par défaut par une image.

  1. Choisissez Réunion > Préférences.
  2. Cliquez sur télécharger, puis accédez à l’image de votre choix. Si vous n’avez pas encore ajouté le fichier à Adobe Connect, cliquez sur Parcourir le Poste de travail.

Réinitialisation des dispositions

Réinitialisez les dispositions pour rétablir les modes d’affichage par défaut. Toutes les modifications apportées aux dispositions Partage, Discussion et Collaboration sont annulées et les dispositions personnalisées sont supprimées.

  1. Sélectionnez Affichages > Réinitialisation des dispositions.

Remarque :

vous ne pouvez pas réinitialiser les présentations si une réunion est en cours d’enregistrement.

Spécification des options de la barre de disposition

Les options de la barre de disposition vous permettent de spécifier la position d’ancrage et les paramètres de masquage automatique. Dans le menu de la barre de disposition, sélectionnez l’une des options suivantes :

Ancrer à gauche

Permet à l’utilisateur d’ancrer la barre Disposition sur le bord gauche de la fenêtre de la salle de réunion.

Ancrer à droite

Permet à l’utilisateur d’ancrer la barre Disposition sur le bord droit de la fenêtre de la salle de réunion.

Masquage automatique

Activez cette option pour masquer automatiquement la barre de disposition. Cliquez sur pour afficher de nouveau cette barre.

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