Mise à jour et gestion de réunions Adobe Connect

Après avoir créé une réunion, vous pouvez mettre à jour les informations à son sujet, modifier la liste des participants et gérer le contenu qui y est associé.

Vous pouvez obtenir, à tout moment, des informations sur une réunion.

Affichage et modification d’une liste de participants

Si vous disposez d’autorisations de gestion pour une réunion, vous pouvez afficher la liste de tous les participants invités pour chaque salle de réunion. Toutefois, si cette réunion est présentée en tant qu’événement, affichez et gérez ses participants dans l’onglet Gestion des événements. Pour plus d’informations, consultez la section Adobe Connect Events.

Si vous êtes administrateur ou disposez de droits de gestion sur le dossier de cette réunion, vous pouvez ajouter ou supprimer des participants. Vous pouvez également modifier le paramètre d’autorisation d’un participant (hôte, présentateur ou participant).

Les participants supprimés ne reçoivent aucune notification. Ils ne peuvent pas participer à la réunion, sauf si le paramètre d’accès est modifié et autorise la participation de toute personne disposant de l’URL de la réunion.

Affichage de la liste des participants à une réunion

Ajout de participants à une réunion

Suppression de participants à la réunion

Modification de l’autorisation de réunion d’un participant

Affichage et gestion du contenu transféré

Vous pouvez à tout moment afficher le contenu transféré, déplacer le contenu dans la bibliothèque de contenu ou encore supprimer le contenu transféré.

Affichage de la liste du contenu transféré

Si vous disposez des autorisations de gestion sur le dossier d’une réunion, vous pouvez afficher les transferts de contenu vers le serveur depuis une salle de réunion de ce dossier.

Déplacement du contenu transféré dans la bibliothèque de contenu

Pour déplacer le contenu transféré vers la bibliothèque de contenu, vous devez vous procurer des droits d’administrateur ou les autorisations permettant de gérer le dossier des bibliothèques contenant cette réunion.

Suppression du contenu transféré

Modification des informations sur les réunions

Si vous êtes un administrateur ou un utilisateur disposant d’autorisations de gestion pour ce dossier de réunions, vous pouvez modifier les propriétés de réunion dans la page d’informations sur la réunion.

Options de la page d’informations sur la réunion

Ce champ doit obligatoirement être renseigné, car sa valeur apparaît dans la liste des réunions, dans la page de connexion à la réunion et dans les rapports.

Description de la réunion qui apparaît dans la page Informations sur la réunion et est incluse par défaut dans vos invitations à la réunion. La longueur du résumé est limitée à 4 000 caractères.

Mois, jour, année et heure retenus pour le début de la réunion.

Remarque : certains modèles de tarification d’Adobe Connect ignorent les dates de début des réunions et permettent aux participants d’accéder à celles-ci avant la date de début désignée. En fonction du modèle, si la date de début est à venir, les utilisateurs peuvent entrer dans la salle de réunion une fois que vous avez créé la réunion. Connectez-vous à la salle de réunion pour en interdire l’accès aux participants entre deux réunions.

Durée de la réunion en heures et minutes.

Langue principale utilisée dans la réunion.

Remarque : si vous changez la langue de la réunion dans la page Modifier les infos, les noms de module dans la salle de réunion restent dans la langue d’origine. Il est donc préférable de définir la langue lors de la création d’une réunion et de ne pas en changer.

Utilisez les options suivantes :

Cette option autorise les participants et utilisateurs enregistrés à entrer dans la salle en utilisant leurs nom d’utilisateur et mot de passe. L’accès est bloqué pour les invités.

Seuls les utilisateurs enregistrés et les titulaires du compte peuvent entrer dans la salle Cette option permet aux utilisateurs enregistrés ou à toute personne qui est membre du compte d’entrer dans la salle. L’accès est bloqué pour les invités.

Avec cette option, la salle de réunion n’est accessible qu’aux personnes invitées en tant qu’utilisateurs enregistrés et invités. 

Les utilisateurs enregistrés doivent fournir leur nom d’utilisateur et leur mot de passe pour pénétrer dans la salle de réunion. Les invités sont acceptés dans la salle par l’hôte. Adobe Connect peut générer un rapport de participation individuel pour chaque utilisateur enregistré pour la réunion. Les invités acceptés sont ajoutés au nombre total de participants dans les rapports de la réunion, mais aucun rapport de participation individuel n’est disponible.

Si vous souhaitez augmenter la sécurité de la réunion, indiquez un code alphanumérique qui servira de mot de passe lors de l’accès à une réunion.

Toute personne recevant l’adresse URL de la réunion. Pour créer une invitation par courrier électronique dans votre propre client de messagerie, cliquez sur Envoyer des invitations par courrier électronique. Ce nouveau message présente un objet prédéfini (Invitation Adobe Connect) et un texte déjà rédigé (contenant la date, l’heure, la durée, le lieu et le résumé de la réunion) modifiable à votre convenance.

Détermine le mode d’allocation des coûts des minutes des salles de réunion. Utilisez le menu pour sélectionner une option et facturer les coûts à des utilisateurs individuels, à votre centre de coûts ou à un centre de coûts spécifié.

Vous pouvez choisir de ne pas inclure de son dans la réunion ou sélectionner l’une de ces options de conférence :

Remarque : si vous n’avez pas ajouté de paramètres de conférence audio lors de la création de la réunion, vous pouvez les ajouter au cours de la réunion. Demandez à tous les utilisateurs de se déconnecter de la réunion pendant que vous ajoutez des paramètres de conférence, puis de se reconnecter.

Profils audio avec paramètres de conférence audio préconfigurés. Sélectionnez un profil à associer à la réunion. Adobe Connect utilise le profil pour établir la connexion à la salle de réunion et commencer la conférence audio automatiquement. Si vous avez créé un profil audio, il devient l’option de conférence audio par défaut qui est sélectionnée lors de la création d’une nouvelle réunion. Si vous avez créé plusieurs profils audio, associez un profil audio spécifique avec une nouvelle réunion.

Numéros de téléphone et autres paramètres permettant de rejoindre une conférence audio lorsque le fournisseur audio n’a pas été configuré avec une séquence de numérotation. Les paramètres sont destinés uniquement à être affichés, par exemple dans l’invitation et la salle de réunion. Vous devez disposer d’un compte avec le fournisseur.

Activez cette case à cocher pour mettre à jour tous les éléments associés à la réunion avec les nouvelles informations sur cette réunion.

Envoi d’invitations pour une réunion existante

Vous pouvez envoyer des invitations à une réunion si vous en êtes l’hôte, un administrateur ou un utilisateur disposant d’autorisations de gestion pour le dossier de cette réunion.

Il s’agit d’invitations par courrier électronique transmises aux participants pour les informer de la date, de l’heure, de la durée, du résumé, de l’URL et des renseignements sur la conférence audio. Vous pouvez également choisir de joindre un événement de calendrier Microsoft Outlook au courrier électronique. Cette fonction permet aux participants d’ajouter la réunion à leur calendrier Outlook.

Le type de réunion définit le mode d’envoi des invitations :

Si votre réunion est réservée uniquement aux utilisateurs enregistrés, créez un courrier électronique personnalisé à partir d’Adobe Connect Central. Envoyez une invitation par courrier électronique à tous les hôtes, participants et présentateurs, ou seulement aux présentateurs ou aux participants. Vous pouvez modifier l’objet et le corps du message.

Si l’accès à votre réunion est libre et que toute personne recevant l’adresse URL peut y accéder, cliquez sur Envoyer des invitations par e-mail pour créer une invitation par courrier électronique dans votre propre client de messagerie. Ce nouveau message contient un objet (le nom de la réunion) et un texte (contenant la date, l’heure, la durée, l’URL et le résumé de la réunion) que vous êtes libre de modifier.

Envoi d’invitations aux invités enregistrés uniquement

Envoi d’invitations à une réunion à accès illimité