Ajout d’un fichier CSV contenant les données de champ d’un accord en pièce jointe de l’e-mail final
Certains workflows exigent des expéditeurs d’un accord qu’ils évaluent/traitent les données de champ des accords qu’ils envoient. Pour faciliter leur tâche, ils peuvent joindre un fichier CSV de toutes les données de champ collectées à l’e-mail final.
Le fichier CSV peut uniquement être joint à l’e-mail de l’expéditeur.
Les administrateurs (et les utilisateurs) ont accès aux données des champs via la fonctionnalité Rapports, qui peut produire des feuilles de calcul reprenant non seulement le contenu des champs, mais également des informations de transaction supplémentaires.
À moins qu’il ne soit clairement nécessaire de fournir les données de champ directement à l’expéditeur par e-mail, il est généralement recommandé de désactiver cette fonctionnalité au niveau du compte pour éviter toute fuite de données. Des groupes individuels peuvent être activés s’il existe des workflows qui exigent l’envoi par e-mail de fiches de données d’accord individuelles.
Les champs de données qui sont masqués dans le processus de signature et dans le PDF d’accord signé qui en résulte
s’affichent en texte clair dans le formulaire CSV.
Pour activer/désactiver la pièce jointe CSV des données de formulaire :
- Accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Collecter les données de formulaire avec les accords.
- Activez/désactivez la fonction Joindre un fichier CSV avec des données de formulaire aux courriers électroniques de l’accord signé de l’expéditeur, le cas échéant.
- Enregistrez la page.
L’expéditeur reçoit l’e-mail « Signé et classé » avec toutes les pièces jointes de l’accord incluses une fois l’accord terminé.
L’exemple ci-dessous inclut le PDF de l’accord signé, le PDF du rapport d’audit et le fichier CSV de données.
Le contenu du fichier CSV comprend une ligne par destinataire, les colonnes représentant les champs individuels. Tout contenu ajouté par l’utilisateur est mis à jour dans la cellule correspondante de la feuille de calcul.
Options
Les clients qui exigent des expéditeurs qu’ils accèdent aux données au niveau des champs peuvent consulter les fonctionnalités Rapports qui permettent de télécharger à partir du serveur un fichier CSV de plusieurs accords.
Si des données d’accord individuelles sont requises, une option permet de télécharger les données de champ d’un accord dans l’onglet Gérer.
Ces deux options extraient les données directement du serveur et les transmettent au poste de travail du demandeur, ce qui évite le transfert par e-mail.