Activation de la fonctionnalité Envoyer en masse pour les utilisateurs
Envoyer en masse est une fonctionnalité d’utilisateur avancé qui peut être activée au niveau du compte/groupe dans les comptes de type Entreprise, Grands comptes et Équipe.
Envoyer en masse permet à un utilisateur de créer un modèle de formulaire d’accord qui correspond à une liste de destinataires (jusqu’à 300). Lorsqu’il est envoyé, un accord est créé pour chaque destinataire à l’aide du modèle de formulaire.
Une fonction facultative permettant de télécharger la liste des destinataires sous forme de fichier CSV permet à l’expéditeur de préremplir les champs du modèle de formulaire avec des données de champ personnalisé pour adapter chaque accord.
Pour activer la fonctionnalité Envoyer en masse pour les utilisateurs de votre compte/groupe :
- Accédez à Paramètres du compte > Paramètres généraux > Envoyer en masse.
- Activez l’option Activer Envoyer en masse.
- Vous pouvez également (et nous vous le recommandons fortement) activer Autoriser l’importation de fichiers CSV pour la liste des destinataires.
- Enregistrez le paramètre.
Lorsque la fonctionnalité Envoyer en masse est activée, une vignette apparaît sur l’onglet Accueil pour permettre aux utilisateurs d’accéder à la fonctionnalité.
Les comptes avec l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes activée doivent savoir que la fonction est uniquement accessible aux utilisateurs pour qui elle est activée au sein de leur groupe principal.
Un utilisateur qui est membre d’un groupe où la fonctionnalité Envoyer en masse est activée (mais pas dans son groupe principal) verra la vignette, mais ne sera pas autorisé à utiliser l’interface.
Autoriser l’importation de fichiers CSV pour la liste des destinataires
L’option permettant de télécharger la liste des destinataires dans un fichier CSV est fortement recommandée.
La création d’une liste de destinataires au format CSV offre un meilleur contrôle et une meilleure visibilité de la liste, plutôt que de la saisir (ou de la coller) directement dans le champ À : .
En outre, le fichier CSV peut contenir des colonnes de données qui définissent des valeurs de champ pour chaque destinataire, permettant de personnaliser le formulaire pour chaque destinataire, améliorant ainsi l’expérience du destinataire et les taux de réussite.
Lorsque cette option est activée, un lien descriptif est inséré sous le champ À : qui ouvre la boîte de dialogue de téléchargement.
Restrictions du workflow Envoyer en masse
- L’adresse e-mail de l’utilisateur expéditeur ne peut pas être incluse dans la liste des destinataires.
- Pour envoyer des accords avec la fonctionnalité Envoyer en masse, au moins deux destinataires doivent être inclus (création de deux accords).
- Un seul destinataire externe peut être défini par accord.
- Seul l’expéditeur peut contresigner les accords.
- Seules les méthodes d’authentification par mot de passe et fondée sur les connaissances sont prises en charge.
- Le nombre de transactions pouvant être générées à l’aide de la fonctionnalité Envoyer en masse est limité en fonction du niveau de service :
- Les clients des niveaux Entreprises et Grands comptes peuvent générer jusqu’à 300 transactions.
- Les clients Acrobat Pro avec signature électronique avancée pour les équipes et les clients Adobe Acrobat Sign professionnels peuvent générer jusqu’à 50 transactions.
- Acrobat Pro avec signature électronique avancée peut générer jusqu’à 50 transactions.
- Les versions d’essai PME et Équipe peuvent générer jusqu’à cinq transactions.
- Les versions d’essai Entreprises peuvent générer jusqu’à trois transactions.