Een CSV-bestand met de veldgegevens van een overeenkomst bijvoegen bij de definitieve e-mail
Workflows waarbij verzenders van overeenkomsten de veldgegevens van de overeenkomsten die ze verzenden, moeten evalueren/verwerken, kunnen worden vereenvoudigd door een CSV van alle verzamelde gegevens op veldniveau bij de uiteindelijke e-mail te voegen.
Het CSV-bestand kan alleen bij de e-mail van de afzender worden gevoegd.
Beheerders (en gebruikers) hebben toegang tot veldgegevens via de functie Rapporten, die werkbladen kan produceren die niet alleen veldinhoud maar ook aanvullende transactie-informatie bevatten.
Tenzij er een duidelijke noodzaak is om de gegevens op veldniveau rechtstreeks via e-mail aan de afzender te leveren, wordt over het algemeen aanbevolen deze functie op accountniveau uit te schakelen om gegevenslekkage te voorkomen. Individuele groepen kunnen worden ingeschakeld als er workflows zijn die vereisen dat gegevensbladen voor individuele overeenkomsten per e-mail worden verzonden.
Gegevensvelden die worden gemaskeerd in het ondertekeningsproces en op de resulterende ondertekende overeenkomst-PDF,
worden in duidelijke tekst weergegeven op het CSV-formulier.
De CSV-bijlage voor formuliergegevens in-/uitschakelen:
- Ga naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen.
- Schakel de optie Bevestig een CSV met formuliergegevens aan de e-mails met de ondertekende overeenkomst van de afzender desgewenst in of uit.
- Klik op Opslaan om de pagina op te slaan.
De afzender ontvangt de e-mail Ondertekend en gearchiveerd met alle bijlagen van de overeenkomst zodra de overeenkomst is voltooid.
Het onderstaande voorbeeld bevat de ondertekende overeenkomst-PDF, de controlerapport-PDF en de CSV-gegevens.
De content van het CSV-bestand bevat één rij per ontvanger, waarbij de kolommen afzonderlijke velden vertegenwoordigen. Alle content die door de gebruiker wordt toegevoegd, wordt weergegeven in de betreffende cel van het werkblad.
Opties
Klanten die afzenders toegang willen geven tot de gegevens op veldniveau, willen mogelijk de functies Rapporten bekijken waarmee een CSV van meerdere overeenkomsten van de server kan worden gedownload.
Als individuele overeenkomstgegevens vereist zijn, is er een optie om de veldgegevens van een overeenkomst te downloaden op het tabblad Beheren.
Beide opties halen de gegevens rechtstreeks van de server en leveren deze op het bureaublad van de aanvrager, waardoor e-mailoverdracht wordt vermeden.