Overblikk
Send-siden er hvor du konfigurerer og sender nye adhocavtaler. Det er fem funksjonsinndelinger som kan konfigureres:
- Send fra-gruppen (bare kontoer som har brukere i flere grupper aktivert) – Gruppevelgeren definerer de konfigurerbare alternativene og tilgjengelige maler for avtalen. Konfigurer dette først, siden tilbakestilling av gruppen vil oppdatere siden og fjerne tidligere konfigurasjoner.
- Mottakere – Mottakere er personer som du må samhandle med i avtalen. Det er flere typer mottakere. Tilgjengelige alternativer fastsettes av kontoadministrator.
- Melding – Her definerer du navnet på avtalen og en melding du vil levere til mottakerne
- Alternativer – Disse alternativene bidrar til å styre avtalen
- Passordbeskytt – Du kan sikre de signerte dokumentene ved å angi et passord som brukes for den endelige PDF-filen for å hindre uautorisert visning.
- Tidsfrist for fullføring – Når en avtale må signeres innen en bestemt dato, kan du bruke dette alternativet til automatisk kansellering av avtalen etter et bestemt antall dager.
- Send påminnelse – Du kan konfigurere regelmessige påminnelser som skal sendes til gjeldende aktive mottakere.
- Språk for mottaker – Språket du velger å bruke i mottakerens e-postkommunikasjon og på eSign-siden.
- Filer – Her velger du de faktiske dokumentene du sender til signering.
Når du er logget på, velger du Send eller Be om e-signaturer fra startskjermen.
Sende avtaler
Sending av dokumenter og innhenting av signaturer og godkjenninger er det Acrobat Sign dreier seg om! Alle kunder har forskjellige krav til hvem som må samhandle med dokumentet og i hvilken rekkefølge, så det er flere tilgjengelige arbeidsflytfunksjoner i grensesnittet på Send-siden som du bør kjenne til.
Hvis du er i en konto som har brukere i flere grupper aktivert, velger du gruppen du vil sende avtalen fra, før du konfigurerer avtalen.
- Når du angir gruppeverdien, blir de grupperelaterte egenskapene og malene du kan velge mellom, lastet inn.
- Når du endrer gruppen, vil du legge merke til sideoppdateringen. Alt innlagt innhold blir fjernet i denne oppdateringen.
Hvis du ikke ser Send fra-rullegardinlisten øverst på siden, er kontoen ikke aktivert for brukere i flere grupper.
Definer mottakerne og rekkefølgen de får tilgang til dokumentet i.
- Konfigurering av avtaler med flere underskrivere er den samme prosessen som én enkelt underskriver, bare med flere mottakere. Legg til hver underskriver, og konfigurer dem etter behov.
- Det er tillatt å legge til den samme e-postadressen i avtalen flere ganger (f.eks. Hvis noen har handlinger på forskjellige trinn i prosessen).
I Mottakere-delen helt øverst blir du bedt om å velge den grunnleggende signaturrekkefølgen:
- Fullfør i rekkefølge er valgt (som vist ovenfor), det gjennomføres en sekvensiell signeringsprosess fra ett signeringstrinn til det neste, og mottakerne nummereres for å angi den nøyaktige deltakerrekkefølgen
- Hybridflyter for signering begynner som en sekvensiell arbeidsflyt (Fullfør i rekkefølge)
- Når Fullfør i vilkårlig rekkefølge er aktivert, kan det gjennomføres en parallell signering og mottakerne nummereres ikke for å angi at det ikke er en bestemt deltakerrekkefølge.
Til høyre for bryteren for signaturrekkefølge vil du se to koblinger:
- Legg til meg – Klikk på denne koblingen for å inkludere deg selv som neste underskriver i deltakerrekkefølgen
- Legg til mottakergruppe – Klikk på denne koblingen for å opprette en mottakergruppe der én må delta på vegne av hele gruppen. Eksempel: Opprett en gruppe for personalavdelingen, der bare én person må signere avtalen.
- Legg til elektronisk segl – Dette er en valgfri konfigurasjon som er gjort tilgjengelig hvis administratoren har konfigurert brukeren din til å legge til elektroniske segl i avtaleprosessen.
Hvis du vil endre rekkefølgen til mottakerne, kan du klikke på og dra mottakerne til riktig stabelrekkefølge, eller du kan redigere numrene direkte og stabelen justeres i henhold til dette.
Hver mottaker opprettes med fem elementer:
A. Deltakerrekkefølge – Når Fullfør i rekkefølge er valgt, gir deltakerrekkefølgen en klar indikasjon for når hver enkelt deltaker skal samhandle med avtalen
B. Rolle – Hvordan karakteriseres mottakeren?
C. E-postadresse – Dette er mottakerens identifiserende e-postadresse som brukes til all e-postkommunikasjon med mottakeren, inkludert forespørsel om å signere.
D. Godkjenningsmetoder – Hvordan skal mottakeren bekreftes? Vil du bruke tofaktorautentisering?
E. Leveringsmetode – Hvordan vil du at mottakeren skal motta lenker til avtalene (lenker med Signer, Påminnelse og Fullført avtale). Alternativene er e-post og SMS til mottakerens telefonnummer.
F Krev notarialbekreftelse (valgfritt) – Krever du at signaturene notarialbekreftes? Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis administratoren konfigurerer integreringen.
E. Privat melding (valgfritt) – Avsender kan gi individuelle instruksjoner til hver enkelt mottaker som vises når mottakeren viser avtalen.
Koblingen Vis Kopi like under mottakerlisten, viser et felt når du kan sende en kopi (CC) til en e-postadresse som du vil vise avtalen til, uten at mottakeren har signerings-/godkjenningstillatelse.
En “hybrid”-arbeidsflyt er en forekomst av den sekvensielle deltakerrekkefølgen der ett eller flere av trinnene inkluderer to eller flere mottakere som får tilgang til dokumentet samtidig. Alle underskriverne/godkjennerne i det «parallelle» trinnet må fullføre sin del før den sekvensielle prosessen går videre til neste trinn.
Mottakergrupper er nyttige når du trenger godkjenning fra en arbeidsgruppe eller organisasjon, men ikke en bestemt person i den gruppen. Alle medlemmer i gruppen har myndighet til å signere eller godkjenne på vegne av hele gruppen.
Melding-inndelingen inneholder to felt som kan forbedre din suksess dramatisk.
Feltet Avtale navn lar deg angi en streng som skal identifisere avtalen. Denne strengen fylles ut på emnelinjen i mottakeren e-post (uthevet i gult nedenfor), og også som navneverdi på Behandle-siden. Angivelse av et unikt og beskrivende avtalenavn gjør det enklere for mottakerne å identifisere e-postmeldingen, og kan forbedre muligheten til å søke etter avtalen ved behov.
Hvis det ikke er angitt avtalenavn før et dokument legges ved, blir avtalenavnet navnet til den første filen som legges ved. Denne verdien kan redigeres frem til avtalen sendes.
Avtale melding er et felt for ren tekst der du kan skrive inn instruksjoner eller kommentarer som kreves (uthevet i grønt nedenfor). Denne meldingen vises i e-postmeldingen for Vennligst signer som sendes til alle mottakere (i motsetning til Privat melding som bare vises til mottakeren den er konfigurert for).
Meldingsmaler
Kunder på Enterprise-nivå har tilgang til Meldingsmaler, som er konfigurert av administrator. Meldingsmaler er knyttet direkte til funksjonen Språk for mottaker i Alternativer-delene, slik at når du velger Spansk fra rullegardinlisten for språk, blir alle maler for spansk tilgjengelig.
Hvis du har valgt et språk det ikke er knyttet maler til, vises ikke alternativet Meldingsmaler på Send-siden.
Alternativer-delen gir deg bedre kontroll over avtalen etter at den er sendt:
- Passordbeskytt – Krev at mottakere angir et passord for å åpne og vise den signerte PDF-filen. Dette passordet er definert av avsender, og det sendes utenfor arbeidsflyten. Acrobat Sign registrerer ikke dette passordet, så ikke glem det!
- Tidsfrist for fullføring – Angi antall dager for når avtalen utløper og ikke lenger kan fullføres.
- Angi påminnelser – Angi hyppigheten (daglig eller ukentlig) for påminnelser som skal sendes til avtalen er fullført. Bare gjeldende mottakere vil bli varslet.
- Språk for mottaker – Velg språket som skal brukes i e-postmeldinger som sendes til mottakere under signeringsopplevelsen.
- Denne innstillingen definerer også den synlige meldingsmalen hvis kontoen er konfigurert til å bruke dem.
Filer-delen er der du legger ved dokumentene i transaksjonen.
Acrobat Sign vil kombinere alle dokumentene til én komplett PDF-avtale for signaturprosessen, og vil opprette denne PDF-filen basert på rekkefølgen til dokumentene. Dokumenter kan ordnes ved å klikke på og dra et dokument til en ny plassering i listen.
Filer kan legges ved fra Acrobat Sign-biblioteket, Google Docs, Box.net, Dropbox og OneDrive eller lastes opp fra det lokale systemet ved hjelp av filsøk, eller du kan dra og slippe en fil hvor som helst i Filer-boksen.
Filtyper som tillates: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF og HTML.
Forhåndsvis og legg til signaturfelt
Like under fillisten ser du avmerkingsboksen Forhåndsvis og legg til signaturfelt. Dette alternative lar deg åpne dokumentene som du laster opp, og plassere skjemafelt i dem etter behov.
Du bør plassere minst signaturfeltene, men det er mange andre felt du kan bruke til å bygge komplekse skjemaer, hvis du ønsker det.
Hvis det ikke brukes signaturfelt, vil Acrobat Sign automatisk legge til en ny side på slutten av dokumentet for å gi plass til signaturene.
En av de vanligste arbeidsflytene er å sende et dokument til bare én mottaker, og dette er en god måte å lære seg den grunnleggende prosessen. Det eneste du trenger er:
- E-postadressen til mottakeren
- Denne e-postadressen må være forskjellig fra e-postadressen du logget på med (du kan ikke sende til deg selv)
- Et dokument eller en fil du vil skal signeres
Sende til flere mottakere
Sending av en avtale til flere mottakere bruker samme fremgangsmåte med to betydelige forskjeller:
- Du må inkludere hver enkelt mottaker på en egen linje i Mottaker-delen, i rekkefølgen du vil de skal signere.
- Når du setter inn feltene, må du angi hvilken mottaker som skal ha tilgang til feltene ved å dobbeltklikke på dem og angi Mottaker -verdien.
