Adobe Sign gir mulighet for å sende regelmessige e-postpåminnelser til mottakerne som for øyeblikket forventes å samhandle med avtalene, og/eller for å la en avtale utløpe etter et fastsatt tidsrom.


Angi en tidsfrist under sendeprosessen

  1. Merk av for Tidsfrist for fullføring under Alternativer-delen.

  2. Angi antall dager underskrivere kan signere dokumentet.

    • Kontroller den anslåtte datoen som vises, for å sikre at den er riktig.
    expire_date_set
  3. Fullfør sendeprosessen som vanlig.


Legge til, endre eller slette en tidsfrist

  1. Gå til Behandle-siden som avsender av avtalen.

  2. Enkeltklikk på avtalen du vil endre.

  3. Klikk på Utløpsdato.

    Utløpsdato
  4. Angi en ny utløpsdato, eller velg å fjerne utløpsdato fullstendig.

  5. Klikk på Lagre.


Aktivere/deaktivere tidsfrister og påminnelser

Alle tjenestenivåer har tilgang til:

  • Opprette sykliske påminnelser
    • Under sendeprosessen
    • Fra Behandle-siden
  • Opprette sykliske og ad hoc-påminnelser fra Behandle-siden

Enkeltperson- og Team-tjenestenivåene kan ikke automatisere eller undertrykke påminnelsesfunksjonen.

 

Alternativer på Enterprise- og Business-nivå

Enterprise- og Business-tjenestenivåene kan selektivt vise alternativene Påminnelse og Dokumentutløp under sendeprosessen, eller aktivere konto-/gruppeomfattende automatisering.

De to innstillingene kan aktiveres/deaktiveres ved å:

  • Logge på Adobe Sign som en administrator
  • Gå til Konto > Kontoinnstillinger > Send-innstillinger.
nav_to_settings

Merk:

Aktivering av standardpåminnelser og utløp undertrykker muligheten til å konfigurere disse elementene på Send-siden, hvis ikke alternativet "Tillat at avsendere angir eller endrer" er aktivert.

Angi en påminnelse under sendeprosessen

Brukere som ikke har en standardpåminnelse konfigurert for sin gruppe eller konto, kan definere en påminnelse under sendeprosessen.

Disse påminnelsene er alltid sykliske og gjelder for alle mottakerne av avtalen. Avsenderen trenger bare å definere gjentakelsen som påminnelsen skal utløse. Det er seks alternativer:

  • Hver dag
  • Hver uke
  • Hver virkedag
  • Annenhver dag
  • Hver tredje dag
  • Hver femte dag
reminder_frequency

Når en avtale med en påminnelse sendes første gang, leveres en Vennligst signer-e-postmelding til den første mottakeren. Denne hendelsen starter tidtakeren for den første påminnelsen.

Hvis påminnelsen er konfigurert for å bli sendt hver tredje dag (for eksempel), vil den første påminnelsen bli utløst nøyaktig 72 timer etter at Vennlist signer-meldingen ble levert.

Når mottakeren fullfører handlingen i avtalen, avsluttes påminnelsesklokken for den mottakeren.

Der det er flere mottakere, vil neste mottaker i flyten motta en Vennligst signer-melding umiddelbart etter at foregående mottaker har fullført sin handling. Påminnelsesklokken starter for den nye mottakeren med utgangspunkt i leveringstidspunktet for den nye mottakerens Vennligst signer-melding (ikke det første tidsstempelet).

Denne prosessen går i syklus gjennom alle mottakerne av avtalen til avtalen er fullført.

Merk:

Alle sykliske påminnelser har en livssyklus, og påminnelsen avslutter seg selv etter denne.

Påminnelser som utløses hver dag, har en livssyklus på 10 dager.

Alle andre påminnelser har en livssyklus på 60 dager.


Angi en påminnelse fra Behandle-siden

Påminnelser som opprettes etter sendeprosessen, konfigureres på Behandle-siden:

  1. Gå til Behandle-siden.

  2. Enkeltklikke på avtalen du vil se gjennom

  3. Klikk på Påminn-koblingen blant alternativene på høyre side.

    Påminnelser
  4. Konfigurer påminnelsen for riktig bruker, og gjentagelsen. 

  5. Klikk på Opprett for å installere påminnelsen.

Grensesnittet på Behandle-siden har noen flere alternativer enn Send-siden:

  • Du kan velge hvilke mottakere du vil inkludere i påminnelsen. Utforme påminnelsen for én, noen eller alle mottakere.
  • Du kan velge en syklisk påminnelsesprosess som på Send-siden.
    • Hvis mottakere legges til i en syklisk påminnelse etter at de har fullført handlingene sine i avtalen, vil de ikke motta påminnelser.
  • Du kan opprette en engangspåminnelse (ad hoc) som kan sendes med én gang eller på en angitt dato.
    • Ad hoc-påminnelser kan konfigureres for deltakere som har fullført handlingene sine for avtalen.
    • Ad hoc-påminnelser kan konfigureres etter at avtalen er avsluttet-signert eller arkivert.
  • Du må inkludere en melding. Dette er et påkrevd felt når du bygger en påminnelse på Behandle-siden.

 

Hvis andre påminnelser allerede er konfigurert for avtalen, vises listen over avtalen i stedet for Opprett påminnelse-grensesnittet.

Du kan opprette en ny påminnelse ved å klikke på knappen Legg til påminnelse.

existing_reminders


Se gjennom eksisterende påminnelser

Du kan se gjennom alle påminnelsene som er konfigurert for en avtale ved å:

  1. Gå til Behandle-siden.

  2. Enkeltklikke på avtalen du vil se gjennom

  3. Klikk på Påminn-koblingen blant alternativene på høyre side.

    Eksisterende påminnelse

Merk:

Påminnelser sorteres etter neste utløsingstidspunkt.

Alle kansellerte/utløpte påminnelser vises under de aktive påminnelsene.


Kansellere en påminnelse

Slik kansellerer du en påminnelse:

  1. Logg på som brukeren som opprettet avtalen.

  2. Gå til Behandle-siden.

  3. Enkeltklikk på den aktuelel avtalen for å velge den.

  4. Klikk på Påminn-koblingen blant alternativene på høyre side.

  5. Finn påminnelsen du vil kansellere, og enkeltklikk på den. 

  6. Klikk på sletteikonet (papirkurv).

    cancel_reminder

Merk:

Mottakere kan avbryte påminnelser fra e-postmeldingen med påminnelsen. Dette er obligatorisk funksjonalitet som ikke kan overstyres.

 

Påminnelser og REST API

REST v6 API tillater direkte tilgang til påminnelsesobjekter via fire operasjoner:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – Oppretter en påminnelse for de angitte deltakerne i en avtale, identifisert av agreementId i banen.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – Henter påminnelsene for en avtale, identifisert av agreementId i banen.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Henter en spesifikk påminnelse som er knyttet til en avtale.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Oppdaterer en eksisterende påminnelse for en avtale.

 

Aktivitetslisten/revisjonsrapporten

Påminnelser blir ikke logget i Aktivitet-listen, og heller ikke i revisjonsrapporten for avtalen.

Både historikken og revisjonsrapporten forventes å logge milepæler i dokumentsigneringsprosessen. Dette vil inkludere det første varselet til en mottaker (Vennligst signer), men ikke gjentakende forespørsler til samme mottaker om å signere (påminnelser).

En historikk over påminnelser kan innhentes ved hjelp av API-et (tilgjengelig for kunder på Enterprise-nivå).


Opprette tilpassede e-postmaler

Enterprise-kunder kan velge å bygge en helt egendefinert e-postmal for påminnelser. 

Hvis du er interessert i tilpassede e-postmaler, kan du se denne veiledningen.


Ting å huske på

  • Livssyklusen til sykliske påminnelser:
    • Daglige påminnelser utløper etter 30 dager
    • Alle andre sykliske påminnelser utløper etter 60 dager
  • Ad hoc-påminnelser
    • Utløses bare én gang
    • Kan konfigureres for å sende påminnelsen til deltakere som allerede har fullført handlingene sine i avtalen
    • Kan konfigureres etter at avtalen er fullført eller arkivert
      • Påminnelser kan ikke konfigureres for avtaler som er kansellert, avvist eller utløpt
  • Påminnelser utløses på samme tidspunkt på dagen som den opprinnelige Vennligst signer-meldingen ble sendt på
    • Når én mottaker fullfører sin handling og utløser neste mottaker i en arbeidsflyt med flere mottakere, tilbakestilles påminnelsesklokken til det tidspunktet
    • Å erstatte gjeldende underskriver via Behandle-siden, vil ikke nullstille påminnelsesklokken
  • Mottakere har rett til å kansellere påminnelsen. Det finnes ingen alternativer for å nekte dette.
  • Utløpsdatoer kan endres på Behandle-siden etter at avtalen er sendt.
  • Utløpsdatoer kan konfigureres slik at de ignoreres for interne mottakere.