Angi påminnelser for avtalemottakere

Adobe Acrobat Sign har et alternativ for å sende jevnlige påminnelser via e-post til mottakere som forventes å samhandle med avtalene dine.

Aktiver/deaktiver avtalepåminnelser

Alle tjenestenivåer har tilgang til:

  • Opprette sykliske påminnelser
    • Under sendeprosessen
    • Fra Behandle-siden
  • Opprette sykliske og ad hoc-påminnelser fra Behandle-siden

Enkeltperson- og Team-tjenestenivåene kan ikke automatisere eller undertrykke påminnelsesfunksjonen.

Alternativer på selskaps- og bedriftsnivå

Enterprise- og Business-tjenestenivåene kan selektivt vise Påminnelse-alternativet under sendeprosessen eller aktivere konto-/gruppeomfattende automatisering.

Funksjonen kan aktiveres/deaktiveres og konfigureres av:

Merk:

Aktivering av standardpåminnelser undertrykker muligheten til å konfigurere påminnelser på Send-siden, hvis ikke alternativet «Tillat at avsendere angir eller endrer» er aktivert.

Revisjonsrapporten

Selskaps- og bedriftsnivåkontoer har muligheten til å legge til påminnelseshendelser i revisjonsrapportene ved å navigere til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Revisjonsrapport og aktivere alternativet Inkluder påminnelser i revisjonsrapport.

Konfigurer påminnelser som skal rapporteres i revisjonsrapporten.

Når aktivert, logges en opptegnelse over hver sendte e-postpåminnelse på revisjonsrapporten (opptil maksimalt 250 påminnelseshendelser).

Påminnelser rapportert i revisjonsrapporten.

Når påminnelsesmeldinger undertrykkes legges ingen oppdateringer til i revisjonsrapporten. Denne begrensningen inkluderer påminnelser som utløses for å produsere en webhook-hendelse. f.eks., når kontoinnstillingene er konfigurert til å legge til påminnelser til revisjonsrapporten, og individuelle grupper har påminnelses-e-posten undertrykt, vil de spesifikt konfigurerte gruppene ikke inkludere påminnelseshendelser i sine revisjonsrapporter.

Angi en påminnelse under sendeprosessen

Brukere som ikke har en standardpåminnelse konfigurert for sin gruppe eller konto, kan definere en påminnelse under sendeprosessen.

Disse påminnelsene er alltid sykliske og gjelder for alle mottakerne av avtalen. Avsenderen trenger bare å definere gjentakelsen som påminnelsen skal utløse. Det er seks alternativer:

  • Hver dag
  • Hver uke
  • Hver virkedag
  • Annenhver dag
  • Hver tredje dag
  • Hver femte dag

Når en avtale med en påminnelse sendes første gang, leveres en Vennligst signer-e-postmelding til den første mottakeren. Denne hendelsen starter tidtakeren for den første påminnelsen.

Hvis påminnelsen er konfigurert for å bli sendt hver tredje dag (for eksempel), vil den første påminnelsen bli utløst nøyaktig 72 timer etter at Vennlist signer-meldingen ble levert.

Når mottakeren fullfører handlingen i avtalen, avsluttes påminnelsesklokken for den mottakeren.

Der det er flere mottakere, vil neste mottaker i flyten motta en Vennligst signer-melding umiddelbart etter at foregående mottaker har fullført sin handling. Påminnelsesklokken starter for den nye mottakeren med utgangspunkt i leveringstidspunktet for den nye mottakerens Vennligst signer-melding (ikke det første tidsstempelet).

Denne prosessen går i syklus gjennom alle mottakerne av avtalen til avtalen er fullført.

Merk:

Alle sykliske påminnelser har en livssyklus, og påminnelsen avslutter seg selv etter denne.

Påminnelser som utløses hver dag, har en livssyklus på 10 dager.

Alle andre påminnelser har en livssyklus på 60 dager.

Angi en påminnelse fra Behandle-siden

Påminnelser som opprettes etter sendeprosessen, konfigureres på Behandle-siden:

  1. Gå til Behandle-siden.

  2. Enkeltklikke på avtalen du vil se gjennom

  3. Klikk på Påminn-koblingen blant alternativene på høyre side.

    Påminnelser

  4. Konfigurer påminnelsen for riktig bruker, og gjentagelsen. 

  5. Klikk på Opprett for å installere påminnelsen.

Grensesnittet på Behandle-siden har noen flere alternativer enn Send-siden:

  • Du kan velge hvilke mottakere du vil inkludere i påminnelsen. Utforme påminnelsen for én, noen eller alle mottakere.
  • Du kan velge en syklisk påminnelsesprosess som på Send-siden.
    • Hvis mottakere legges til i en syklisk påminnelse etter at de har fullført handlingene sine i avtalen, vil de ikke motta påminnelser.
  • Du kan opprette en engangspåminnelse (ad hoc) som kan sendes med én gang eller på en angitt dato.
    • Ad hoc-påminnelser kan konfigureres for deltakere som har fullført handlingene sine for avtalen.
    • Ad hoc-påminnelser kan konfigureres etter at avtalen er avsluttet-signert eller arkivert.
  • Du må inkludere en melding. Dette er et påkrevd felt når du bygger en påminnelse på Behandle-siden.

 

Hvis andre påminnelser allerede er konfigurert for avtalen, vises listen over avtalen i stedet for Opprett påminnelse-grensesnittet.

Du kan opprette en ny påminnelse ved å klikke på knappen Legg til påminnelse.

Se gjennom eksisterende påminnelser

Du kan se gjennom alle påminnelsene som er konfigurert for en avtale ved å:

  1. Gå til Behandle-siden.

  2. Enkeltklikke på avtalen du vil se gjennom

  3. Klikk på Påminn-koblingen blant alternativene på høyre side.

    Eksisterende påminnelse

Merk:

Påminnelser sorteres etter neste utløsingstidspunkt.

Alle kansellerte/utløpte påminnelser vises under de aktive påminnelsene.

Avbryte en påminnelse

Slik kansellerer du en påminnelse:

  1. Logg på som brukeren som opprettet avtalen

  2. Gå til Behandle-siden.

  3. Enkeltklikk på den aktuelel avtalen for å velge den.

  4. Klikk på Påminn-koblingen blant alternativene på høyre side.

  5. Finn påminnelsen du vil kansellere, og enkeltklikk på den. 

  6. Klikk på sletteikonet (papirkurv).

Merk:

Mottakere kan avbryte påminnelser fra e-postmeldingen med påminnelsen. Dette er obligatorisk funksjonalitet som ikke kan overstyres.

Opprette tilpassede e-postmaler

Enterprise-kunder kan velge å bygge en helt egendefinert e-postmal for påminnelser. 

Hvis du er interessert i tilpassede e-postmaler, kan du se denne veiledningen.

Påminnelser og REST API

REST v6 API tillater direkte tilgang til påminnelsesobjekter via fire operasjoner:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – Oppretter en påminnelse for de angitte deltakerne i en avtale, identifisert av agreementId i banen..
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – Henter påminnelsene for en avtale, identifisert av agreementId i banen.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Henter en spesifikk påminnelse som er knyttet til en avtale..
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – Oppdaterer en eksisterende påminnelse for en avtale.

Undertrykk levering av e-postpåminnelser

Som standard vil alle kontoer som konfigurerer påminnelser automatisk sende e-postpåminnelse i henhold til tidsplanen eller eksplisitt utløser.

Noen bransjer har et krav om å fange opp all e-postkommunikasjon (f.eks. finansielle tjenester). Disse kundene kan velge å sende påminnelsene sine gjennom en annen kanal, og dermed benytte webhook.

Virksomhetsnivåkontoer har muligheten til å undertrykke levering av påminnelses-e-poster fra Acrobat Sign-systemet på konto- og gruppenivå ved å sende en forespørsel til kundestøtteteamet.

Merk at hvis e-postpåminnelser er undertrykt, vil det ikke være noen hendelse oppført i aktivitetsloggen eller revisjonsrapporten.

 

Webhooker utløst av påminnelser

Webhooker for påminnelser er delt inn i hendelser som gjelder både skrivemåten (som en enkelt avtale, eller gjennom en Send samlet-prosess) og varslingsmåten (hvis Acrobat Sign sender e-postmeldingen eller ikke).

Påminnelsesinnhold er inkludert i nyttelastene for webhook for følgende hendelser:

  • Avtale for alle hendelser
  • Avtalepåminnelse sendt
  • Avtalepåminnelse igangsatt
  • Send samlet – alle hendelser
  • Send samlet-påminnelse sendt
  • Send samlet-påminnelse igangsatt

 

Når påminnelser utløses normalt med e-postvarsel aktivert:

  • Enkel avtalehendelse er REMINDER_SENT og webhook er AGREEMENT_REMINDER_SENT.
  • Send samlet-transaksjoner generer en webhook kalt MEGASIGN_REMINDER_SENT.

Når påminnelser utløses med e-postvarsel undertrykt:

  • Enkel avtalehendelse er REMINDER_INITIATED og webhooken er AGREEMENT_REMINDER_INITIATED.
  • Send samlet-transaksjoner genererer en webhook kalt MEGASIGN_REMINDER_INITIATED.

Send samlet-webhooker utløses bare én gang for hele malen. De utløses ikke per underordnet avtale.

Ting å huske på

  • Livssyklusen til sykliske påminnelser:
    • Daglige påminnelser utløper etter ti dager.
    • Alle andre sykliske påminnelser utløper etter 60 dager.
  • Ad hoc-påminnelser
    • Utløses bare én gang
    • Kan konfigureres for å sende påminnelsen til deltakere som allerede har fullført handlingene sine i avtalen
    • Kan konfigureres etter at avtalen er fullført eller arkivert
      • Påminnelser kan ikke konfigureres for avtaler som er kansellert, avvist eller utløpt
  • Påminnelser utløses på samme tidspunkt på dagen som den opprinnelige Vennligst signer-meldingen ble sendt på.
    • Når én mottaker fullfører sin handling og utløser neste mottaker i en arbeidsflyt med flere mottakere, tilbakestilles påminnelsesklokken til det tidspunktet.
    • Å erstatte gjeldende underskriver via Behandle-siden, vil ikke nullstille påminnelsesklokken.
  • Mottakere har rett til å kansellere påminnelsen. Det finnes ingen alternativer for å nekte dette.
  • Utløpsdatoer kan endres på Behandle-siden etter at avtalen er sendt.
  • Utløpsdatoer kan konfigureres slik at de ignoreres for interne mottakere.
Adobe-logoen

Logg på kontoen din