CSV-Datei mit Felddaten einer Vereinbarung an die endgültige E-Mail anhängen
Arbeitsabläufe, bei denen Absender von Vereinbarungen die Felddaten aus den von ihnen gesendeten Vereinbarungen bewerten/verarbeiten müssen, können erleichtert werden, indem eine CSV-Datei mit allen Daten auf Feldebene an die endgültige E-Mail angehängt wird.
Die CSV-Datei kann nur an die E-Mail-Adresse des Absenders angehängt werden.
Administratoren (und Benutzer) haben über die Funktion Berichte Zugriff auf Felddaten. Mit der Funktion können Tabellen erstellt werden, die nicht nur Feldinhalte, sondern auch zusätzliche Transaktionsinformationen enthalten.
Sofern es keine eindeutige Notwendigkeit gibt, die Daten auf Feldebene per E-Mail direkt an den Absender zu senden, wird im Allgemeinen empfohlen, diese Funktion auf Kontoebene zu deaktivieren, um Datenlecks zu verhindern. Wenn es Arbeitsabläufe gibt, bei denen einzelne Vereinbarungsdatenblätter per E-Mail gesendet werden müssen, können einzelne Gruppen freigeschaltet werden.
Datenfelder, die beim Signiervorgang und auf der daraus resultierenden PDF mit der signierten Vereinbarung maskiert sind,
werden im CSV-Formular im Klartext angezeigt.
So aktivieren/deaktivieren Sie den CSV-Anhang für Formulardaten:
- Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen.
- Aktivieren/deaktivieren Sie je nach Bedarf die Option Eine CSV mit Formulardaten an die E-Mails mit signierter Vereinbarung anhängen.
- Speichern Sie die Seite.
Der Absender erhält die E-Mail „Signiert und archiviert“ mit allen hinzugefügten Vereinbarungsanhängen, sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist.
Das folgende Beispiel umfasst die PDF mit der signierten Vereinbarung, die PDF mit dem Audit-Bericht und die Daten-CSV.
Der Inhalt der CSV-Datei enthält eine Zeile pro Empfänger, wobei die Spalten einzelne Felder darstellen. Jeglicher vom Benutzer hinzugefügte Inhalt wird in der entsprechenden Zelle der Tabelle angezeigt.
Optionen
Kunden, die wünschen, dass Absender auf die Daten auf Feldebene zugreifen, sollten sich die Funktion Berichte ansehen. Damit kann eine CSV-Datei mit mehreren Vereinbarungen vom Server heruntergeladen werden.
Wenn individuelle Vereinbarungsdaten erforderlich sind, gibt es auf der Registerkarte „Verwalten“ die Option, die Felddaten einer Vereinbarung herunterzuladen.
Bei beiden Optionen werden die Daten direkt vom Server abgerufen und an den Desktop des anfordernden Benutzers gesendet, wodurch die Übertragung per E-Mail vermieden wird.