In het vierde kwartaal van 2017 worden de klassieke pagina's voor verzenden en ontwerpen afgeschreven en zijn ze niet meer beschikbaar in het Adobe Sign-systeem.
In anticipatie van deze systeemwijziging moeten integraties die afhankelijk zijn van het insluiten van deze pagina's, ook worden gewijzigd naar de nieuwe functies. Hierbij gaat het om integraties van standaardpakketten van Adobe Sign, zoals Adobe Sign for MS Dynamics, maar ook om API-oplossingen van derde partijen die zijn ontworpen voor gespecialiseerde toepassingen.
Het wijzigen van deze ingesloten pagina's houdt veel meer in dan alleen een ander uiterlijk van de verzend- en ontwerpprocessen. Deze verandering betekent ook dat er nieuwe functies voor gebruikers beschikbaar komen, en dat verouderde technologieën die inmiddels door meer betrouwbare oplossingen zijn vervangen, kunnen worden verwijderd.
De overschakeling naar de nieuwe functies voor verzenden en ontwerpen is gepland voor het tweede kwartaal van 2017. Bij nieuwe accounts kunnen de klassieke pagina's niet meer worden weergegeven. In het vierde kwartaal van 2017 zullen alle klanten naar verwachting gebruikmaken van de nieuwe functies en zijn de klassieke pagina's volledig buiten gebruik gesteld.
De pagina Verzenden
De pagina Verzenden staat centraal in de Adobe Sign-service. De upgrade naar de nieuwe ervaring brengt dan ook belangrijke wijzigingen met zich mee wat betreft functionaliteit, alsook een aantal potentiële proceswijzigingen.
Met slechts één uitzondering kunnen gebruikers alles doen wat ook in de klassieke weergave mogelijk is. Er zijn echter wel extra opties beschikbaar, die al dan niet door de accountbeheerder kunnen worden ingeschakeld.
De belangrijke uitzondering waarover we spreken, is dat de schriftelijke ondertekeningsworkflow (die de klassieke faxworkflow vervangt) niet toestaat dat de afzender een document rechtstreeks naar een telefoonnummer verzendt.
Uiterlijk
Voor afzenders zal het nieuwe uiterlijk van de pagina's het meest in het oog vallen. Alhoewel alle klassieke functies ook aanwezig zijn op de nieuwe pagina, zal het nieuwe visuele gezichtsveld de werkwijze van gebruikers enigszins vertragen en ze wat kritischer doen kijken naar hun bestaande werkwijzen en processen.
De algemene paginalay-out blijft hetzelfde, waardoor het effect van 'nieuwigheid' wordt verkleind. Gebruikers menen ook dat de gang van zaken bij het verzenden van een overeenkomst mechanisch identiek is (al zijn er wel nieuwe functies beschikbaar gemaakt) en dat alles snel went.
Hieronder vindt u de twee ervaringen naast elkaar. En al zijn de afbeeldingen wat klein om de details te bekijken, ziet u dat het framework in feite gelijk is gebleven.
Om de kleine verschilpunten beter te bekijken zijn de pagina's verdeeld in de vier functionele secties:
- De ontvangers
- Het bericht
- De bestanden
- De opties
Wat verandert er in de sectie Ontvangers?
In het bovenste gedeelte van de pagina Verzenden wordt de ondertekeningscyclus gedefinieerd, oftewel de lijst met ontvangers en hoe de ontvangers kunnen omgaan met de overeenkomst. Hieronder ziet u de klassieke pagina en daaronder weer de nieuwe pagina.
Met de schakelaar voor de standaardworkflow wordt bepaald of het basisproces voor ondertekening opeenvolgend is (Voltooien in volgorde) of parallel (Voltooien in willekeurige volgorde).
Deze optie is verplaatst naar de bovenkant van de lijst met ontvangers, de betekenis van de tekst bij de opties is duidelijker en de grafische 'schakelaar' is minder subjectief met betrekking tot welke optie is geselecteerd.
Functioneel is de instelling niet gewijzigd.
U zult zien dat het indexgetal van de ondertekenaar links van de ondertekenaarsrol wordt weergegeven bij een opeenvolgend ondertekeningsproces.
Bij een parallel proces wordt het indexgetal verwijderd omdat alle ondertekenaars tegelijkertijd toegang hebben tot het document.
Met de optie 'Ik moet ondertekenen' kan de afzender zichzelf toevoegen als ontvanger van de overeenkomst. Dit kan op de eerste of de laatste plek in de volgorde van ondertekenaars.
De optie is hernoemd naar 'Mij toevoegen' en verplaatst van onder bij de lijst met ontvangers naar rechtsboven bij de stapel met ontvangers.
Functioneel gesproken wordt de afzender via de koppeling Mij toevoegen in een willekeurige positie in de stapel met ontvangers geplaatst, niet alleen als de eerste of laatste ondertekenaar.
Toegevoegde functies in de sectie Ontvangers
De nieuwe pagina voor verzenden biedt ondersteuning voor een extra ontvangersrol: delegatiegever.
Dankzij de rol van delegatiegever kunnen afzenders overeenkomsten maken waarbij de uiteindelijke ondertekenaar of fiatteur niet vooraf bekend zijn. Een delegatiegever wordt aangewezen, en deze delegeerder zal de overeenkomst op termijn opsturen naar de uiteindelijke ontvanger.
De accountbeheerder kan de rol van delegatiegever als volgt inschakelen: Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Rollen van ontvangers die zijn toegestaan
Bij de voorgaande verificatiemethodologie werden ontvangers gegroepeerd in interne of externe classificaties, en werd de verificatie overeenkomstig toegepast op de gehele groep.
De accountbeheerder kan met deze toepassing nog steeds de standaardverificatiemethoden voor interne en externe ontvangers instellen.
Nu kunnen beheerders toestaan dat afzenders de standaardverificatiemethode instellen via een lijst met ingeschakelde methoden, op basis van individuele ontvangers.
Accountbeheerders kunnen als volgt de standaardverificatiemethoden configureren en aanpassingen voor afzenders inschakelen: Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Identiteitsverificatiemethoden
Afzenders kunnen tijdens het ondertekeningsproces unieke berichten maken voor elke ontvanger voordat er documenten ter ondertekening of goedkeuring worden verzonden. Als privéberichten zijn ingeschakeld, kunnen afzenders op de knop Privébericht toevoegen klikken.
In het dialoogvenster Privébericht kan het privébericht voor ontvangers worden ingevoerd.
Het privébericht wordt ook samen met het algemene bericht opgenomen in de e-mail waarin de ontvanger wordt gevraagd om te ondertekenen.
U kunt het privébericht ook binnen het ondertekeningsproces toegankelijk maken.
De mogelijkheid om privéberichten te maken, is standaard uitgeschakeld.
Accountbeheerders kunnen deze optie als volgt inschakelen: Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Privéberichten aan ontvangers
Wanneer deze functie is ingeschakeld, kan de ontvanger het privébericht standaard bekijken binnen de ondertekeningsomgeving.
Accountbeheerders kunnen deze functie uitschakelen door te navigeren naar: Account > Accountinstellingen > Voorkeuren handtekening > Extra instellingen
In een groep met ontvangers kunnen meerdere teamleden gemachtigd zijn om namens de hele groep een document te ondertekenen of goed te keuren. Voeg een groep met ontvangers toe als één ondertekeningsstap en voeg vervolgens meerdere ontvangers toe aan die groep.
Elk van de opgegeven ontvangers kan namens de hele groep handelen en ervoor zorgen dat uw transacties geen vertraging oplopen omdat moet worden gewacht op één persoon. Groepen met ontvangers kunnen als ondertekenaars of fiatteurs worden gedefinieerd en verificatiemethoden kunnen waar nodig afzonderlijk aan elk lid van de groep worden toegewezen.
De capaciteit Ontvangergroep is automatisch ingeschakeld voor Enterprise-accounts van Adobe Sign.
Hybride workflows staan voor een opeenvolgende workflow met een of meer stappen waarin parallelle ondertekenaars zijn opgenomen.
In de onderstaande afbeelding ziet u dat er in stap 2 van het ondertekeningsproces drie ontvangers zijn.
Deze drie ontvangers worden gelijktijdig geïnformeerd zodra de eerste ontvanger zijn of haar handtekening heeft voltooid en ze moeten alle drie hun handtekening zetten voordat de derde stap in het proces kan worden gestart.
Accountbeheerders kunnen deze optie als volgt inschakelen: Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Handtekeningvolgorde
Wat verandert er in de sectie Bericht?
De sectie met berichten is de plek waar de naam van de overeenkomst is gedefinieerd en waar het algemene bericht (het bericht naar alle ontvangers) is geschreven.
Hieronder ziet u de klassieke pagina aan de linkerkant en de nieuwe pagina aan de rechterkant.
De taalkiezer bepaalt welke taal wordt gebruikt voor de e-mails en interfaceberichten voor de ontvanger tijdens de ondertekeningscyclus.
De taallijst is hernoemd van 'Taal' naar 'Taal van ontvanger(s)' zodat het voor de afzender duidelijker is hoe de instelling functioneert.
De vervolgkeuzelijst is verplaatst van de sectie Bericht in de klassieke lay-out naar de sectie Opties in de nieuwe interface.
Functioneel is de instelling niet gewijzigd.
De berichtsjabloonkiezer is verplaatst en heeft een duidelijkere tekstomschrijving.
In de klassieke paginalay-out wordt de naam van de standaard toegepaste sjabloon ingevoegd als tekst naast het berichtlabel, gevolgd door wijzigingskoppeling waarop afzenders kunnen klikken als ze een andere sjabloon willen selecteren.
Op de nieuwe pagina Verzenden is de sjabloonkiezer verplaatst naar de rechterbovenhoek van de sectie Bericht, en is de tekst gewijzigd naar de statische waarde 'Berichtsjabloon'.
De nieuwe pagina biedt ook een betere functionaliteit van de berichtsjabloonkiezer: wanneer u met de muis over een sjabloonnaam beweegt, wordt de tekst van de sjabloon rechts weergegeven.
Wat verandert er in de sectie Bestanden?
In de sectie Bestanden worden documentbestanden gekoppeld aan de overeenkomst.
Adobe Sign ondersteunt een 'slepen en neerzetten'-methode waarmee u bestanden en ook native app-bibliotheken kunt toevoegen. Verder kunt u bestanden uploaden van het lokale systeem van de afzender, alsook vanuit Box, Dropbox en nog meer.
Hieronder ziet u de klassieke sectie Bestanden en daaronder weer de nieuwe sectie. Beide secties tonen een inzet met de uitgebreide opties, rechts van de aanklikbare koppeling.
Alle klikbare opties voor uploaden/bijlagen zijn verplaatst van de hoofdpagina Verzenden naar het pop-upvenster (dat wordt geopend wanneer u op de koppeling Bestanden toevoegen klikt).
- Externe bestandsbronnen (Box, Google Drive, enz.) hebben een directe koppeling naar de serviceprovider en afzenders moeten expliciet bij de desbetreffende service worden geverifieerd
- Voor Evernote is er niet meer een ondersteunde uploadoptie in de nieuwe ervaring.
Als u de optie Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen selecteert, worden alle bijgevoegde bestanden naar de ontwerpomgeving gestuurd, waar u handtekening- en formuliervelden kunt toevoegen of bewerken.
Het tekstlabel voor de optie is veranderd van 'Zie voorbeeld/zet handtekening/voeg formuliervelden toe' naar 'Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen'.
De optie is verplaatst van middenonder op de klassieke pagina naar de linkerbenedenhoek van de nieuwe pagina.
De functionaliteit voor de optie is niet gewijzigd.
Wat verandert er in de sectie Opties?
De sectie Opties staat rechts van de secties Bericht en Bestanden.
Deze sectie ziet er voor elk account weer anders uit, op basis van de opties die de accountbeheerder heeft ingeschakeld voor de configuratie van de afzender.
Alle opties zijn beschikbaar in de onderstaande afbeeldingen, met de klassieke pagina links en de nieuwe pagina rechts.
De optie Deadline voor voltooiing is verplaatst van bovenaan op het deelvenster Opties naar net onder de instelling Wachtwoord.
Het bijbehorende tekstlabel is gewijzigd van 'Een vervaldatum voor dit document instellen' in 'Deadline voor voltooiing'.
Functioneel is de instelling niet gewijzigd.
The interface no longer asks for a "number of days", and instead pops up a calendar where the user can select a deadline date, as well as the exact time (based on the senders timezone).
Time is expressed in "military" or 24 hour format.
It is possible to type in the date and time explicitly instead of using the pop-up interface.
De optie Wachtwoordbeveiliging is verplaatst naar de bovenkant van de sectie Opties, en de bijbehorende tekst is gewijzigd van 'Wachtwoord instellen om ondertekend PDF te openen' in 'Wachtwoordbeveiliging instellen'.
De functie is ook verbeterd zodat de afzender toegang heeft tot de optie 'Wachtwoord tonen' om problemen bij het intypen van het wachtwoord te voorkomen.
Om een wachtwoordprobleem aan te duiden, wordt het tweede wachtwoordveld rood gekleurd wanneer de wachtwoorden niet overeenkomen.
Het handtekeningtype Schriftelijk is aanzienlijk gewijzigd van de klassieke optie Handtekening faxen.
Voor afzenders zijn er twee belangrijke wijzigingen:
- Velden voor vooraf invullen kunnen door de afzender worden ingevuld als het document is ontworpen om inhoud vooraf te accepteren
- Telefoonnummers kunnen niet meer in plaats van e-mailadressen worden gebruik in de sectie Ontvanger
De gebruikservaring voor ondertekenaars is sterk verbeterd: waar mogelijk worden de voordelen van het elektronische ondertekeningsproces optimaal toegepast en er zijn ook betere garanties voor een hoge documentkwaliteit.
Klik hier voor meer informatie over het nieuwe schriftelijke ondertekeningstype.
Toegevoegde functies in de sectie Opties
Herinneringen zijn verwijderd van de pagina die wordt weergegeven na het verzenden, en toegevoegd aan de sectie Opties. Afzenders kunnen nu de volledige overeenkomst configureren op de pagina Verzenden.
Het veld Taal van ontvanger(s) is geen nieuwe functie, maar is nu geplaatst in de sectie Opties.
Dit is dezelfde functie die uit de sectie Bericht van de klassieke paginalay-out is verwijderd.
De ontwerpomgeving
De ontwerpomgeving vormt de kern van de documentbibliotheek die door de gebruiker is gegenereerd. In de verbeterde lay-out van de nieuwe omgeving kunnen sjabloonmakers gemakkelijker velden toepassen en beheren. Ook is de toegang tot de gereedschappen voor het maken van professionele einddocumenten nu verbeterd.
Uiterlijk
De wijzigingen in de ontwerpomgeving zijn hoofdzakelijk structureel, waarbij gereedschappen zijn verplaatst voor een grotere beschikbaarheid en een eenvoudigere toegang.
Interessant is dat de ontwerpomgeving nu beschikt over twee interfaces in zowel de klassieke als de nieuwe versie:
- De 'ad-hocinterface'
- Deze wordt gestart vanuit
- De pagina Verzenden als het selectievakje Zie voorbeeld/zet handtekening/voeg formuliervelden toe is ingeschakeld
- De pagina Beheren wanneer u klikt u op de koppeling voor bewerken voor overeenkomsten met de status Concept
- Deelnemers worden expliciet geïdentificeerd door hun e-mailadressen (geïmporteerd van de pagina Verzenden)
- Sjablooneigenschappen staan vast en kunnen niet worden aangepast
- Deze wordt gestart vanuit
- De interface voor het maken van sjablonen
- Gestart vanuit:
- De pagina Dashboard wanneer u klikt op de koppeling Sjabloon aan bibliotheek toevoegen
- De pagina Beheren wanneer u klikt u op de koppeling voor bewerken voor een biliotheeksjabloon
- Deelnemers worden gedefinieerd als 'Deelnemer 1' tot en met 'Deelnemer N'
- De sjablooneigenschappen zijn beschikbaar: de naam en de distributie van de sjabloon kunnen worden bewerkt
- Gestart vanuit:
Hieronder ziet u beide omgevingen naast elkaar, met de klassieke lay-out aan de linkerkant:
Wijzigingen in de paginalay-out
De veldensectie bevat alle afzonderlijke velden die u op het document kunt bewerken. De meeste hebben velden hebben een specifieke functie, zoals Handtekening, Naam ondertekenaar en Hyperlink. De algemene velden staan in de sectie Gegevensvelden. Hieronder bevindt zich ook het veld Tekstvak.
De veldensectie is verplaatst van bovenaan op het scherm naar het rechterdeelvenster, zodat u meer ruimte hebt om het formulier te bewerken.
Functioneel is er niets aan deze velden gewijzigd.
Bovenaan op de pagina zijn drie veldgereedschappen uitgelijnd:
- Uitlijnen: biedt vier opties waarmee u kunt uitlijnen op elke zijde van het hulplijnveld
- Uitlijnen op grootte: biedt drie gereedschappen om uit te lijnen op de breedte, hoogte of beide aspecten van het hulplijnveld
- Naar veld navigeren: hiermee worden alle velden alfabetisch op veldnaam in een lijst weergegeven. De cursor staat op het veld dat u selecteert
Deze velden nu zijn permanent beschikbaar. Voorheen stonden ze in een 'pop-down'-sectie die onder een knop was verborgen.
Functioneel zijn deze gereedschappen niet gewijzigd
De afzender heeft nu toegang tot de veldsjabloon en kan hierdoor een formulierveldoverlay toepassen op elk geüpload document.
De functie activeert nu een 'pop-under'-veld om de sjabloon te selecteren. Deze verdwijnt vervolgens, en er wordt geen overlay geplaatst op de veldensectie.
Functioneel gesproken is de sjabloonkiezer ongewijzigd.
Met de zoomfunctie kunt u een document omhoog of omlaag schalen in het Adobe Sign-venster.
De functie is gewijzigd van een plus-minschaal bovenaan in het venster naar de pictogrammen Plus en Min onderaan op de pagina.
De functie blijft functioneel hetzelfde.
Met de paginakiezer kunnen gebruikers elke gewenste pagina selecteren en in de zichtbare ruimte weergeven.
De oude versie toonde kleine miniaturen links op het scherm. Nu biedt de functie meer afzonderlijke controle onderaan op het scherm, waar de afzender één pagina omhoog of omlaag kan gaan met de pijltoetsen, of een paginanummer kan invoeren om direct naar die pagina te gaan.
Met de koppeling Velden herstellen worden alle velden die tijdens de huidige ontwerpsessie zijn toegevoegd, uit het formulier verwijderd. Velden worden die deel uitmaakten van het document voordat de sjabloon in de ontwerpweergave werd geopend, blijven staan, of worden opnieuw toegevoegd als ze waren verwijderd.
Met de knop Verzenden beëindigt u het ontwerpproces en stuurt u de overeenkomst naar de eerste ontvanger.
Beide objecten zijn verplaatst van rechtsboven op de pagina naar rechtsonder.
Functioneel is er voor beide projecten niets veranderd.
Wanneer een nieuw document met tekstlabels of Acrobat-velden wordt geüpload, controleert Adobe Sign alle veldeigenschappen op fouten (ongeldige tekengrootte, circulaire berekende velduitdrukkingen, enz.). Als er fouten worden aangetroffen, verschijnt een banner met het aantal fouten en navigatiepictogrammen, zodat u eenvoudig van de ene veldfout naar de andere kunt navigeren.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een formulierveld met een validatieregel die een nummer verwacht, terwijl de opgegeven standaardwaarde uit tekst bestaat.
Als u op de knop Volgende fout aan de rechterkant klikt, wordt het volgende foutieve veld geopend. De validatiefout wordt duidelijk boven aan het veld weergegeven.
Wijzigingen in de interface voor het maken van sjablonen
Met de sjablooneigenschappen kunt u de naam van een sjabloon wijzigen, bepalen welk type sjabloon u wilt opslaan (Document of Formuliervelden), en hoe het document wordt gedistribueerd (persoonlijk gebruik, groepsgebruik of gebruik voor het hele account).
De koppeling waarmee u toegang krijgt tot de sjablooneigenschappen is verplaatst van bovenaan op de pagina naar een duidelijke locatie in het rechterdeelvenster, net boven de formuliervelden.
Functioneel is de groep met instellingen in Sjablooneigenschappen niet veranderd.
De vervolgkeuzelijst met ontvangers toont alle verschillende deelnemers van de overeenkomst. In het de interface voor het maken van sjablonen worden alle ontvangers geïdentificeerd als 'Deelnemer 1' tot en met 'Deelnemer N'.
In de ad-hocinterface zijn de deelnemers van de overeenkomst al gedefinieerd en worden voor elke ontvanger de e-mailadreswaarden ingevoegd, in plaats van de tijdelijke aanduiding met 'Deelnemer'.
In beide gevallen kunt u via de lijst met deelnemers bekijken welke velden aan welke ontvanger zijn toegewezen. Als u een deelnemer in de lijst selecteert, worden de velden die aan die persoon zijn toegewezen, op de pagina helder weergegeven, terwijl alle andere velden lichtgrijs zijn.
U kunt de lijst met deelnemers ook tijdens het plaatsen van velden gebruiken om aan te geven aan welke partij het veld moet worden toegewezen. Als u Deelnemer 2 selecteert en vervolgens een aantal velden plaatst, worden deze velden automatisch toegewezen aan Deelnemer 2.
In de klassieke omgeving heette dit veld 'Deelnemers selecteren'. Dit is nu gewijzigd in 'Ontvangers'.
Het veld met de vervolgkeuzelijst is verplaatst van linksboven in het venster naar het rechterdeelvenster, net boven de formuliervelden.
De deelnemerslijst is niet functioneel gewijzigd.
Wijzigingen in de 'ad-hocinterace'
Afzenders kunnen nu een sjabloon maken terwijl ze zich in het verzendproces bevinden en de sjabloon vervolgens opslaan naar de bibliotheek. Elk type sjabloon kan worden opgeslagen en de sjabloon is volledig bewerkbaar via het tabblad Beheren.
Aanmelden bij je account