Aan de slag-gids

Welkom bij de handleiding voor snelle installatie van Adobe Acrobat Sign.

In deze handleiding worden de aanbevolen eerste stappen besproken voor het configureren van uw Adobe Acrobat Sign-account, zodat u transacties kunt gaan verzenden.

Hieronder vindt u twee tabbladen, één voor gebruikers van het systeem en één voor accountbeheerders. Op elk tabblad ziet u een lijst met functies die u kunt configureren. Rechts van de functienaam ziet u de serviceniveaus waarop de functie betrekking heeft.

We adviseren alle gebruikers eerst hun persoonlijke gebruikers-id te configureren. Als u ook de accountbeheerder bent, gaat u daarna naar het tabblad Beheer om de accountinstellingen te configureren.

Opmerking:

Individuele accounts zijn accounts voor één licentie, zodat de ene gebruiker per definitie ook de accountbeheerder is.

Gebruikers

Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt bij Acrobat Sign, is het verstandig uw persoonlijke gebruikersgegevens te controleren. Deze informatie wordt in diverse sjablonen gebruikt, dus het is van belang dat deze correct is.

  • Plaats de muis boven uw naam in de rechterbovenhoek om het menu te openen en klik op Mijn profiel.
Mijn profiel

De profielpagina bevat de specifieke waarden die Acrobat Sign gebruikt voor het aanpassen van al uw transacties. Met name interessant zijn:

  • Uw volledige naam: deze wordt gebruikt in e-mailcommunicaties en voor de standaard typografische versie van uw handtekening.
  • Uw functie: deze wordt automatisch ingevuld in alle velden Titel.
  • Uw bedrijfsnaam: deze wordt automatisch ingevuld als u een veld voor de bedrijfsnaam hebt dat moet worden ingevuld. Dit moet de volledige officiële naam van uw bedrijf zijn.
  • Tijdzone: datum- en tijdstempels worden uitgevoerd in uw tijdzone, dit verbetert de duidelijkheid bij het uitvoeren van rapporten.

Als u gegevens wilt aanpassen, klikt u op de knop Profiel bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan en klikt u op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.

Er zijn drie mogelijke stijlen voor een handtekening in Acrobat Sign, afhankelijk van uw persoonlijke of zakelijke vereisten:

  • Lettertype in scriptstijl: Momenteel de standaardwaarde en voorkeursstijl. Er wordt een lettertype toegepast op uw naam om de weergave van een met de hand geschreven handtekening te bereiken.

Als u deze optie selecteert, is geen expliciete configuratie vereist.

Uw handtekening invoeren

Aangepaste handtekeningen

Maak uw unieke handtekening door naar aan Persoonlijke voorkeuren > Mijn handtekening te gaan.

Klik op de knop Maken om het handtekeningvenster te openen en selecteer de methode om uw handtekening te maken:

  • Biometrisch: Teken uw handtekening met een muis, stylus of uw vinger.  Het tekenen van uw handtekening op een tablet met uw vinger geeft doorgaans het beste resultaat.
    • Met de optie Mobiel kunt u de handtekening verzenden vanaf het apparaat dat u momenteel gebruikt en weergeven op een telefoon met aanraakfunctie.
  • Afbeelding van handtekening: als u een afbeelding van uw handtekening hebt, kunt u deze uploaden naar het systeem en bij ondertekening past Acrobat Sign deze afbeelding toe als uw handtekening.

Klik op Toepassen wanneer u een geschikte handtekening hebt gemaakt.

Mijn handtekening

Voor hoofdgebruikers die echt up-to-date willen blijven met hun transacties, kunt u mijlpalen timen die een e-mail naar uw postvak IN kunnen activeren, of een waarschuwing die in een rapport kan worden afgeleverd.

Als u uw pagina met meldingen wilt weergeven, navigeert u naar Persoonlijke voorkeuren > Mijn meldingen

Mijn meldingen

Een aantal definities:

  • Gebeurtenissen: Acties die worden uitgevoerd voor een transactie (verzenden, weergeven, ondertekenen, enzovoort).
  • Waarschuwingen: Verwachte acties die niet binnen een opgegeven tijdsbestek plaatsvinden (niet weergegeven binnen acht uur, weergegeven maar niet ondertekend binnen drie uur, enzovoort).

U kunt zowel gebeurtenissen als waarschuwingen configureren om op twee manieren een kennisgeving te tonen. U kunt één optie, geen van beide of juist beide opties selecteren door de configuratieopties in te schakelen. Het gaat om de volgende opties:

  • E-mail: Als u deze optie selecteert, verzendt u een e-mail telkens wanneer de gebeurtenis of de waarschuwing plaatsvindt. Afhankelijk van uw volume, kan deze optie tot grote aantallen e-mails leiden, houd dus rekening met uw e-mailvolume voordat u deze optie instelt.
  • Gebeurtenis: Gebeurtenissen worden gemarkeerd voor weergave op uw tabblad Start (in de sectie Gebeurtenissen/Waarschuwingen) en worden weergegeven in alle rapporten die u op de pagina Gebeurtenissen/Waarschuwingen maakt.

U ziet ook dat er twee tabbladen voor deze gebeurtenissen/waarschuwingen zijn.

  • Mijn gebeurtenissen/waarschuwingen verwijst naar de opties voor transacties waarvan u de afzender bent.
  • Gedeelde gebeurtenissen/waarschuwingen zijn de instellingen voor alle andere gebruikers-id's die hun account met u delen. Als u de Gedeelde gebeurtenissen/waarschuwingen wilt configureren, navigeert u naar Persoonlijke voorkeuren > Gedeelde gebeurtenissen/waarschuwingen.

 

En ten slotte kunt u de rapportage onder aan de pagina configureren om u een overzicht te sturen van de gebeurtenissen die u hebt ingeschakeld. Dit rapport kan volgens uw voorkeur één keer per week, elk werkdag of elke dag van de week worden verzonden. 

Met de serviceniveaus Bedrijven en Ondernemingen kunnen gebruikers een persoonlijke voettekst, zoals een handtekeningbestand in een e-mail maken.

Als de optie door uw accountbeheerder is ingeschakeld, kunt u deze instellen door naar Persoonlijke voorkeuren > Mijn e-mailvoetnoot te gaan

  • Als u de optie niet ziet, kan uw accountbeheerder deze functie inschakelen op account- of groepsniveau.

Deze voettekst wordt onder aan uw transactie-e-mails geplaatst, maar boven eventuele voettekst op accountniveau:

Uw persoonlijke voettekst configureren

E-mail Lezen en ondertekenen - voorzien van al uw merkgegevens

Er zijn twee standaardtaalopties die u kunt instellen:

  • Mijn Taalvoorkeur - bepaalt de gebruikte standaardtaal bij e-mails die naar u worden verzonden, en de gebruikte taal voor navigatie op het scherm.
  • Ondertekeningstaal: bepaalt de gebruikte standaardtaal voor e-mails en aanwijzingen op het scherm voor ontvangers buiten uw Acrobat Sign-account.
Navigeren naar taalvoorkeuren

Beheerders

Welkom beheerders!

Hopelijk heeft de configuratie van uw persoonlijke gebruikers-id geen problemen opgeleverd en bent u klaar voor de belangrijke beslissingen voor het volledige account.

De onderstaande beschrijvingen zijn behoorlijk lang, maar door uw account op de juiste manier in te stellen, zorgt u ervoor dat uw afzenders en ondertekenaars het proces probleemloos kunnen implementeren en dat u minder vragen krijgt na de implementatie.

Opmerking: Niet alle beschikbare opties worden volledig behandeld, neem dus contact op met de Ondersteuning als u vragen hebt.

Met de functie Productberichten en begeleiding kan Acrobat Sign de productervaring verbeteren via een derde partij door kritische in-app meldingen te bieden, feedback en gebruiksgegevens te verzamelen en op gedrag gebaseerde begeleiding of onboarding te bieden.

Toegang tot de bedieningselementen vindt u op het tabblad Globale instellingen van de beheerinterface op accountniveau.

Bedieningselementen voor berichten binnen een product

Door deze functie in te schakelen kan Adobe meldingen direct in de Acrobat Sign-interface weergeven wanneer u zich aanmeldt en krijgt u toegang tot ondersteuningsdocumentatie vanuit de toepassing (door op de zwevende vraagtekenballon te klikken).

Zwevende hulpballon


Een extern archief opstellen

Beheerders kunnen de Adobe Acrobat Sign-functie Extern archief configureren om automatisch een kopie van de e-mail Ondertekend en gearchiveerd voor elke succesvol voltooide overeenkomst te verzenden naar een extra e-mailadres. Deze automatische kopie bevat altijd de ondertekende overeenkomst-PDF, de controlerapport-PDF en de CSV met veldgegevens (indien aanwezig), ongeacht de account-/groepsinstellingen die bepalen of/wanneer deze documenten bijgevoegd moeten zijn.

Het externe archief kan worden geconfigureerd op account- en groepsniveau, waarbij instellingen op groepsniveau de accountinstellingen overschrijven. Accounts die gebruikmaken van Gebruikers in meerdere groepen kunnen de configuratie op groepsniveau effectief gebruiken wanneer groepen worden gebruikt om specifieke documentworkflows te definiëren. (Een juridische groep kan bijvoorbeeld hun juridische afdeling opnemen in alle voltooide overeenkomsten en elk algemeen archiefadres verwijderen dat mogelijk op accountniveau is geconfigureerd.)

Voor de configuratie van het archief moet alleen een geldig e-mailadres worden ingevoerd in het veld Extra exemplaar van elke ondertekende overeenkomst verzenden in het tabblad Algemene instellingen van het beheerdersmenu. Elk e-mailadres kan worden gebruikt, ook toepassingen van derden die een binnenkomende e-mail accepteren. 

Het tabblad Extern archief bevat instructies voor het vinden van het binnenkomende e-mailadres voor de Box- en Evernote-toepassing die kunnen worden gebruikt om de overeenkomsten in die toepassingen te pushen.

Opmerking:

Gebruikers met Individuele niveau-accounts hebben geen toegang tot het menutabblad Algemene instellingen. Voor het afzonderlijke serviceniveau vindt u het invoerveld Extra exemplaar van elke overeenkomst verzenden van de overeenkomst op de pagina Extern archief.

Een e-mail toevoegen aan de externe-archiefinterface

  1. Meld u aan als beheerder en ga naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Een extra exemplaar van elke ondertekende overeenkomst naar de volgende e-mailadressen versturen

  2. Selecteer de knop E-mailadres toevoegen.

    Naar de externe-archiefbesturingselementen navigeren

    Gebruikers met individuele accounts moeten naar het tabblad Extern archief navigeren:

    Naar de externe-archiefbesturingselementen navigeren voor individuele gebruikersaccounts

  3. Er wordt een overlay geopend om het e-mailadres voor het archief te accepteren.

    Voer het e-mailadres twee keer in (om ervoor te zorgen dat de waarde correct is).

    Opslaan het e-mailadres op.

    De uitdaging accepteren

    Opmerking:

    Als het domein van de e-mail met het archief nieuw is voor het account, wordt er een uitdaging verstuurd om te controleren of het e-mailadres van het archief juist is.

    Zorg ervoor dat het e-mailadres van het archief juist is. U wilt niet automatisch een kopie van elke overeenkomst naar de verkeerde persoon sturen.

    Het archief-e-mailadres invoeren address

  4. Klik op Opslaan.

  5. Het e-mailadres wordt opgeslagen als een afzonderlijk object in het e-mailveld.

    • Er kunnen meerdere adressen kunnen worden opgeslagen tot een maximum van 15.
    • Als u de X rechts van een e-mailadres selecteert, wordt het e-mailadres uit het veld verwijderd.

    Voeg alle e-mailadressen toe die de ondertekende overeenkomstdocumentatie automatisch moeten ontvangen.

    E-mailadres van archief geconfigureerd

  6. Selecteer Opslaan in de rechterbenedenhoek van het venster wanneer alle e-mails zijn toegevoegd, om de configuratie op te slaan.

    De configuratie opslaan

Voorkeuren handtekening!

Er zijn veel opties voor deze instellingen.

Navigeer naar Account > Voorkeuren handtekening

Voorkeuren voor handtekeningen configureren

De eerste twee instellingen bepalen de automatische opmaak van de regel voor de handtekening. De handtekeningdatum wordt onder de regel ingevoegd:

  • Gebruik goedgeformatteerde handtekeningen en initialen
    • Schakel deze optie in om de regel te plaatsen met de inhoud van de handtekening eronder
    • Als u deze optie uitschakelt, wordt alleen de handtekening geplaatst zonder de markeringen die aangeven dat het een elektronische handtekening is
  • Regel onder handtekening en initialen dynamisch aanpassen 
    • Schakel deze optie in om de regel onder de handtekening dynamisch aan te passen, zodat deze slechts een paar pixels langer is dan de werkelijke handtekening/initialen
    • Schakel deze optie uit om de volledige regel voor de lengte van het originele handtekeningveld af te drukken


Toestaan dat ontvangers ondertekenen en initialen plaatsen door

In de volgende sectie bepaalt u hoe uw ontvangers hun handtekening kunnen toepassen. Tenzij u een specifieke zakelijke reden hebt om de opties te beperken, raden wij doorgaans aan om ontvangers in staat te stellen hun handtekening op de door hen gewenste manier toe te passen.

Er zijn drie opties:

  • Hun naam en initialen te typen: hun naam typen is het eenvoudigste proces voor de meeste ondertekenaars omdat er geen extra handelingen zijn vereist. De ontvanger typt zijn of haar naam en een lettertype dat met de hand lijkt te zijn geschreven wordt toegepast.
    • Dynamisch het lettertype van de ondertekening kiezen: er zijn meerdere handschriftachtige lettertypen beschikbaar in het systeem van Acrobat Sign. Standaard worden deze in een vaste volgorde toegepast.  Als deze optie is ingeschakeld, wordt het beginpunt voor het gebruikte lettertype willekeurig gekozen
  • Handtekening en initialen op het scherm plaatsen met de muis, pen of vinger: als deze optie is ingeschakeld, hebben de ontvangers de optie hun handtekening fysiek te tekenen.
  • Een afbeelding van handtekening en initialen opslaan: als deze optie is ingeschakeld, kunnen de ontvangers een afbeelding van hun handtekening uploaden van hun lokale systeem.


Toestaan dat ontvangers hun opgeslagen handtekening gebruiken

Deze sectie met opties bepaalt of uw ontvangers een bestaande opgeslagen handtekening kunnen gebruiken (biometrische handtekeningen en op afbeeldingen gebaseerde handtekeningen worden opgeslagen).  Als u besluit om het gebruik van opgeslagen handtekeningen niet toe te staan, dient ontvanger zijn of haar handtekening expliciet te typen, tekenen of te uploaden, afhankelijk van de typen handtekening die u toestaat.

De volgende opties zijn beschikbaar:

  • Alle ontvangers: als deze optie is geselecteerd, mogen alle ontvangers hun opgeslagen handtekeningen gebruiken.
  • Interne ontvangers: als u deze optie kiest, mogen alleen de ontvangers die ook als gebruikers in uw Acrobat Sign-account bestaan, hun opgeslagen handtekeningen gebruiken.
  • Niemand: het gebruik van een opgeslagen handtekening is voor geen enkele ontvanger toegestaan.

 

Deze sectie bevat een extra selectievakje:

  • Toestaan dat gebruikers in mijn account een afbeelding uploaden en opslaan naar hun profiel als hun handtekening en initialen: als u deze optie inschakelt, kunnen gebruikers in uw Acrobat Sign-account een afbeelding van hun handtekening uploaden naar de sectie Persoonlijke voorkeuren.

Het toevoegen van de huisstijl van uw bedrijf is een uitstekende manier om Acrobat Sign aan te passen voor de gebruikers in uw account en voor uw ondertekenaars.

Bedrijfsnaam en URL-hostnaam

In deze sectie stelt u de bedrijfsnaam en een hostnaam voor uw account in. Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar zo geeft u uw account een persoonlijk tintje. 

Deze twee instellingen gelden voor een geheel account en kunnen niet op groepsniveau worden aangepast.

Meld u aan als accountbeheerder en blader naar Account > Accountinstellingen > Account instellen

Bedrijfsnaam

De waarde die u in dit veld invoert, wordt automatisch ingevuld in het veld Bedrijfsnaam voor nieuwe gebruikers wanneer ze in het account worden gemaakt.

Standaard kunnen gebruikers in Acrobat Sign hun persoonlijke instellingen bewerken, dus ook de waarde van Bedrijfsnaam voor individuele gebruikers.

De Bedrijfsnaam-waarde bijwerken in het profiel van alle gebruikers in uw account:

  • Het vakje Stel de bedrijfsnaam in voor alle gebruikers van het account inschakelen
  • Klik op Opslaan

In alle gebruikersprofielen wordt de waarde van het veld Bedrijfsnaam ingevuld als de Bedrijf-waarde.

Opmerking:

Het inschakelen van de optie Stel de bedrijfsnaam in voor alle gebruikers van het account is een eenmalige vervangings handeling voor alle gebruikers in uw account.

Zodra de pagina is opgeslagen, worden alle gebruikers bijgewerkt en wordt het vinkje gewist zodat de handeling indien nodig opnieuw kan worden geactiveerd (aangezien gebruikers nog steeds de bevoegdheid hebben om hun bedrijfsnaamwaarden te wijzigen).

Hostnaam

Wanneer u de hostnaam voor uw account instelt, verandert de URL waarbij de gebruikers zich aanmelden en de URL waar de overeenkomsten voor uw ondertekenaars worden gehost.

Het resultaat is een aangepaste URL met uw hostnaam.

Een logo uploaden

Beheerders op account- of groepsniveau kunnen een afbeelding uploaden om weer te geven in plaats van het standaard Adobe Acrobat Sign-logo. Deze afbeelding wordt linksboven in het scherm weergegeven voor alle gebruikers in uw account die zijn aangemeld.

Opmerking:

Als de afbeelding niet correct wordt weergegeven, controleert u de afmetingen. De afbeelding moet precies 60 pixels hoog en 200 pixels breed zijn.

Download de onderstaande sjabloon om uw logo de correcte grootte te geven.

Downloaden

  1. Ga als accountbeheerder naar Accountinstellingen > Account instellen.

    Navigeren naar Account instellen

  2. Selecteer Logo uploaden en blader naar het logobestand dat u wilt gebruiken.

  3. Opslaan de configuratie op.

    Een succesbericht wordt weergegeven wanneer het logobestand wordt geüpload.

    De knop Logo uploaden

    Vernieuw uw browser.

    Uw logo wordt nu weergegeven voor al uw gebruikers.

    Logo bijgewerkt in de interface

De sectie Internationale instellingen van het tabblad Account bevat vele functies en alle instellingen gelden specifiek voor een bepaald gebruik.

Hieronder vindt u een korte uitleg van elke optie met onze aanbeveling, maar het is goed mogelijk dat uw situatie afwijkt van het "meest voorkomende gebruik".

Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Internationale instellingen.

  • Voeg een CSV met formuliergegevens aan de e-mails toe met de ondertekende overeenkomst van de afzender
    Schakel dit vakje in als u formulieren gebruikt en een CSV-bestand van de veldgegevens voor elk ondertekend document wilt maken. Een apart CSV-bestand voor elke transactie is soms echter iets te veel van het goede.

    Als u gegevens moet verzamelen of gegevens in uw CRM wilt opnemen, kunt u beter de tijd nemen om een API-oplossing samen te stellen.

  • Beperkte documentzichtbaarheid
    Met deze functie is het mogelijk om aangewezen bestanden in uw transactie alleen zichtbaar te maken voor uw ondertekenaars. Om Beperkte documentzichtbaarheid optimaal te kunnen benutten hebt u een goed begrip nodig van de handtekeningenworkflow in verband met de documenten die u verzendt en de manier waarop u die documenten bijvoegt.

    Deze instelling is geschikt als u een grote transactie met veel bestanden naar meerdere ondertekenaars wilt verzenden en delen van dat document wilt verbergen voor een of meer ondertekenaars. Hier volgt een korte video voor als u twijfelt.
  • Voeg een PDF-exemplaar van het ondertekende document toe aan verzonden e-mailberichten
    Nadat de transactie is voltooid, ontvangt iedere betrokken partij standaard een kopie. Met deze instelling kunt u dit aanpassen, zodat alleen kopieën worden verzonden naar interne en/of externe belanghebbenden of geen van beide.

    Deze instelling is afhankelijk van de aard van uw documenten. Als u vertrouwelijke informatie verzamelt, kunt u ervoor kiezen de ondertekende exemplaren niet per e-mail te verzenden. Dit is de beste optie uit beveiligingsoogpunt, maar de kans bestaat dat uw klanten u om een kopie van het document vragen. In dat geval raden we u aan de ondertekenaar een gratis Acrobat Sign-account te laten openen, zodat hij of zij rechtstreeks een kopie kan opvragen bij Acrobat Sign.

  • Een controlerapport bijvoegen bij voltooide documenten
    Stel deze optie minimaal in voor de afzender als u controlerapporten wilt bijvoegen bij de kopie van het ondertekende document dat we u e-mailen.

  • Meerdere documenten samenvoegen in één document na ondertekening
    Wanneer u meerdere bestanden uploadt voor één transactie, voegt Acrobat Sign deze bestanden samen tot één PDF alvorens deze ter ondertekening te verzenden.

    Deze instelling bepaalt of uw ondertekende en gearchiveerde e-mails één grote PDF bevatten of dat het document weer is opgesplitst in de verschillende bestanden.
Opmerking:

Deze instelling is alleen van toepassing op de kopie die wordt bijgevoegd bij de e-mail Ondertekend en gearchiveerd. Kopieën die later van Acrobat Sign worden gedownload, hebben altijd de vorm van één alles bevattende PDF.

  • Een extra exemplaar van elke ondertekende overeenkomst naar deze e-mailadressen verzenden

Deze instelling betreft weer het externe archief, maar kan op groepsniveau worden geconfigureerd (voor bedrijven en ondernemingen), zodat u bijvoorbeeld voltooide verkoopcontracten naar de afdeling Boekhouding kunt sturen of ingevulde NDA's naar de afdeling Juridisch.

  • Een ondertekend document uploaden
    Als u ondertekenaars toestaat om het document af te drukken, te ondertekenen en terug te faxen, moet u deze instelling inschakelen. Het gebeurt een keer dat iemand een document afdrukt en naar u e-mailt. Als deze instelling dan niet is ingeschakeld, kunt u de transactie niet afsluiten in Acrobat Sign.
  • Twitter-integratie
    Laat uw medewerkers pronken met hun succes! Stuur een kennisgeving via Twitter wanneer een transactie is voltooid.
  • Delegatie voor gebruikers in mijn account
    Delegatie betekent in dit geval dat u een andere ondertekenaar (een ander e-mailadres) toestaat om het document voor u te ondertekenen. Delegeren betekent niet dat de oorspronkelijke partij de toegang wordt ontzegd, het geeft alleen een andere gebruiker de autoriteit om te ondertekenen.

    Over het algemeen adviseren we een zo eenvoudig mogelijk ondertekeningsproces en dat betekent dat delegatie wordt toegestaan. Er zijn echter gebruiksscenario's waarin het belangrijk is dat slechts één aangewezen partij kan ondertekenen.
Opmerking:

Houd er rekening mee dat de instelling verwijst naar gebruikers in uw Acrobat Sign-account (en niet naar iedereen in uw bedrijf). Het is mogelijk dat uw ondertekenaars geen gebruikers-ID's voor Acrobat Sign in uw account hebben. Deze instelling is niet van toepassing op dergelijke partijen.

  • Bevoegdheid om te ondertekenen
    Deze instelling bepaalt wat de standaardtoegang voor ondertekening van een document is voor de gebruikers in uw Acrobat Sign-account.
    Over het algemeen raden we aan om iedereen standaard toestemming te geven om te ondertekenen. Als u van plan bent om Acrobat Sign te gebruiken voor HR-taken, moet u ervoor zorgen dat iedereen ondertekent.
    Als u besluit om standaard iedereen ondertekeningsbevoegdheid te weigeren, moet u expliciet de ondertekenaars inschakelen die wel moeten kunnen ondertekenen.
    Tip!: Als Beheerder bent u niet opgenomen als een ondertekenaar. Als u dus documenten moet ondertekenen en u ondertekening standaard niet toestaat, dient u naar Gebruikers en groepen te gaan, op uw e-mailadres te klikken en uw ondertekeningsbevoegdheid in te schakelen.
  • Delegatie voor gebruikers buiten mijn account
    Functioneert net als de zojuist beschreven instelling, maar deze functie geldt specifiek voor gebruikers die geen deel uitmaken van uw Acrobat Sign-account.
    Een tijdzone instellen die kan worden gebruikt voor overeenkomsten die door de gebruikers van dit account worden gemaakt
    Hiermee stelt u de tijdzone in voor de tijd-/datumstempels op uw transacties.
  • Gerelateerde instellingen van groepsbeheerders
    De serviceniveaus Bedrijven en Ondernemingen kunnen groepen hebben. En als u groepen hebt, is het handig om met beheerders voor alleen die groepen te werken.
    Met deze twee instellingen kunt u groepsbeheerders al dan niet toestaan om nieuwe gebruikers toe te voegen of hun groepsniveau-instellingen te wijzigen (vrijwel dezelfde instellingen als in de sectie Algemene instellingen).
Opmerking:

Acrobat Sign hanteert een model met boven- en onderliggende elementen en groepen zijn de onderliggende objecten van het account. Dit betekent dat een nieuwe groep de accounteigenschappen overneemt. Het betekent ook dat wijzigingen op groepsniveau de instellingen op accountniveau overschrijven.

De Verzendinstellingen zijn de functies die uw verzendingsmedewerkers kunnen zien op het tabblad Verzenden. In deze sectie worden alle configuraties besproken die beschikbaar zijn op die pagina.

Net zoals de Internationale instellingen zijn deze instellingen bijzonder specifiek voor bepaald gebruik.

Dit wordt een heel verhaal, dus haal diep adem en navigeer naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen.

  • Nieuwe verzendfunctie
    Met deze instelling kunt u de nieuwe verzendfunctie inschakelen. U kunt gebruikers ook toestaan om te schakelen tussen de nieuwe en de klassieke verzendfunctie.
  • Pagina Verzenden weergeven na aanmelden
    Deze instelling stuurt uw gebruikers naar het tabblad Verzenden nadat ze zich hebben aangemeld bij Acrobat Sign (in plaats van naar het tabblad Start).
    Als er een vervelende vertraging optreedt wanneer u zich voor het eerst aanmeldt, is dat waarschijnlijk te wijten aan de scripts die worden uitgevoerd op het tabblad Start die ervoor zorgen dat die leuke rapportagediagrammen nauwkeurige gegevens weerspiegelen. Gebruik deze functie als u wilt dat uw gebruikers meteen naar het verzendproces doorgaan zonder hun gegevens op het tabblad Start door te nemen.
  • Documenten verzenden ter goedkeuring
    Vereist uw workflow de goedkeuring van een of meerdere personen, maar niet hun handtekening? Schakel dan deze functie in.
Opmerking:

Formulieren kunnen zodanig worden ontworpen dat een fiatteur veldgegevens moet invullen, maar het document niet hoeft te ondertekenen.

  • Documenten bijvoegen
    Met deze instelling schakelt u alle kanalen in waarmee een gebruiker een document kan bijvoegen. Als versiebeheer voor uw documenten belangrijk is, kunt u het beste alle opties uitschakelen, met uitzondering van de bibliotheek waarin de huidige versies van uw formulieren zich bevinden.
  • Documentnaam automatisch invullen
    U bespaart tijd wanneer de documentnaam automatisch wordt ingevuld. Maar houd er rekening mee dat het document de naam van het eerste bijgevoegde bestand aanneemt. Als u deze optie dus inschakelt, is het verstandig om de afzender ook toe te staan om de documentnaam te bewerken. Gewoon voor het geval dat.
  • Talen
    Met deze instelling kunnen gebruikers de ondertekeningstaal voor de externe ondertekenaars instellen op de verzendpagina.
  • Berichtsjablonen
    Hiermee besparen gebruikers die met grote aantallen berichten werken, veel tijd. Met de berichtsjablonen kunt u een nieuw standaardbericht instellen en een groot aantal aangepaste berichtsjablonen aanpassen. Neem de tijd om deze sjablonen te configureren als u vaak dezelfde documenten met hetzelfde bericht verstuurt.
  • Privéberichten aan ontvangers
    Hiermee kunt u een privébericht verzenden aan elke ontvanger.
  • Toegestane handtekeningtypes
    Standaard zijn alleen elektronische handtekeningen ingeschakeld. Er zijn echter nog een groot aantal mensen die hun documenten liever afdrukken en terugfaxen. Als uw klanten mogelijk tot deze groep behoren, schakelt u de optie Handtekening faxen in.
  • Handtekeninginstellingen afzender
    Deze instellingen zijn bedoeld voor situaties waarin de afzender de medeondertekenaar van het document is. En als u afzenders toestaat mede te ondertekenen, is het verstandig de standaardinstellingen van uw workflow zodanig in te stellen dat de afzenders in elke transactie zo weinig mogelijk hoeven aan te passen.
  • Herinneringen
    Als uw proces vereist dat u herinneringen instelt, kunt u met deze instelling de frequentie en het bericht van de herinnering configureren om zo de cyclusduur voor uw afzenders nog korter te maken.
  • Wachtwoordbeveiliging van ondertekend documenent
    Schakel deze optie in als u wilt dat de gebruiker een wachtwoord moet invoeren voordat deze de ondertekende PDF kan openen of online kan weergeven.
    Het is iets meer werk, maar het verbetert de beveiliging.
  • Identiteitsverificatie van ondertekenaars voor ondertekenaars in Mijn account
    Acrobat Sign accepteert verschillende secundaire verificatiemethoden voor ondertekenaars. Afhankelijk van uw situatie kunt u een of meerdere van deze opties toestaan. U kunt afzenders desgewenst ook toestaan zelf een methode te kiezen.
Opmerking:

U kunt een of meer/alle methoden selecteren, maar als u Telefoonverificatie wilt inschakelen, moet u eerst Afzenders toestaan de opties voor identiteitsverificatie van ondertekenaars per ontvanger in te stellen inschakelen.

  • Documentvervaldatum
    Als uw gebruiksscenario korte tijdsperioden omvat, zoals een speciale prijs die slechts de volgende XX dagen beschikbaar is, kunt u de betreffende periode definiëren en het document laten verlopen als de gebruiker niet op tijd ondertekent.
    Als u deze optie inschakelt, is het verstandig de optie in te stellen op Wijzigen van vervaldatuminstellingen na verzenden van document toestaan. U hoeft de deadline niet te verlengen, maar het is wel handig om de mogelijkheid te hebben.
  • Nieuwe voorbeeldpagina en ontwerpervaring
    Hiermee wordt de nieuwe ontwerpfunctie ingeschakeld. U kunt gebruikers ook toestaan om te schakelen tussen de nieuwe en de klassieke ontwerpfunctie.
  • Voorvertonen, handtekeningen plaatsen of formuliervelden toevoegen
    Als u merkt dat u vaak velden aan documenten toevoegt, is het handig om de tool voor het slepen en neerzetten van velden standaard in te schakelen. Als u echter met documenten met versiebeheer werkt, wilt u gebruikers waarschijnlijk niet de kans geven om velden aan te passen.
  • Handtekeningvolgorde
    De meeste documenten worden (zo blijkt uit onze ervaring) op volgorde ondertekend en dat is de standaardwaarde. Als u echter merkt dat in uw meest gangbare workflow een parallel ondertekeningsproces wordt gehanteerd waarbij iedereen tegelijk wordt gevraagd om te ondertekenen, kunt u deze instelling hier configureren.

    U kunt er ook voor kiezen om de afzenders te laten kiezen welke workflow het beste aansluit bij hun transacties.

Koptekst- en voettekstafbeeldingen voor e-mail uploaden

Lidmaatschappen voor de Bedrijven en Ondernemingen kunnen afbeeldingen van e-mailkopteksten en -voetteksten uploaden om uw account verder te personaliseren of van de huisstijl te voorzien. Deze afbeeldingen worden weergegeven in de e-mails aan uw ontvangers.

E-mailafbeeldingen die op accountniveau zijn geïnstalleerd, worden overgenomen door alle groepen in het account. Het installeren van een e-mailafbeelding op groepsniveau overschrijft de afbeelding op accountniveau.

Opmerking:

Afbeeldingen van e-mailkopteksten en -voetteksten zijn alleen beschikbaar voor accounts met de serviceniveaus Bedrijven en Ondernemingen.

Als u problemen hebt om uw afbeelding correct weer te geven, dient u ervoor te zorgen dat de afbeelding die u gebruikt precies 600 pixels breed en 200 pixels hoog is. Zorg ervoor dat de afbeelding opgeslagen is in JPG-, GIF- of PNG-formaat.

Download de onderstaande sjabloon om uw logo de correcte grootte te geven.

Downloaden

  1. Meld u aan als accountbeheerder en ga naar Accountinstellingen > E-mailinstellingen

    Navigeren naar e-mailinstellingen

  2. Selecteer Bladeren om naar de afbeelding te zoeken en kies de afbeelding.

    Bladeren naar de afbeelding

    Als u de afbeelding wilt verwijderen, selecteert u de knop Wissen.

    De afbeelding wissen

  3. Opslaan de geüploade afbeeldingen op.

    De afbeeldingsconfiguratie opslaan

De geüploade headerafbeelding verschijnt boven aan de e-mailsjablonen die Acrobat Sign naar uw ontvangers verzendt. De voettekstafbeelding bevindt zich aan de onderkant.

E-mail Lezen en ondertekenen - voorzien van al uw merkgegevens

De beveiligingsinstellingen van Acrobat Sign komen overeen met de algemene wachtwoordbeveiligingsinstellingen voor andere toepassingen die u beheert, maar bevat ook een aantal excentrieke documentinstellingen.

Ga als volgt te werk om uw beveiliging in te stellen: kies Account > Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen.

  • Instellingen voor Single Sign-on
    Verifiëren uw gebruikers zich aan de hand van een gebruikersbestand van Adobe of Google? In dat geval moet u de betreffende instelling inschakelen. Schakel de functies uit die u waarschijnlijk niet gebruikt.
  • Instellingen voor Mij onthouden
    Hiermee kunnen de aanmeldingsgegevens van de gebruiker gedurende een bepaalde periode worden onthouden. Kies de periode in de vervolgkeuzelijst.
  • Wachtwoordbeleid voor aanmelding
    Hiermee stelt u in hoe vaak het wachtwoord opnieuw moet worden ingesteld en hoeveel historische wachtwoorden Acrobat Sign onthoudt om te voorkomen dat dezelfde wachtwoorden worden ingesteld.
  • Wachtwoordsterkte voor aanmelding
    De vereiste sterkte van uw wachtwoorden is essentieel voor uw accountbeveiliging en we raden u aan deze waarde op de hoogste waarde in te stellen die uw gebruikers kunnen accepteren.
  • Type PDF-versleuteling
    Bij gebruik van PDF-versleutelingsniveaus moet u weten welke versie van Reader uw ondertekenaars vermoedelijk hebben geïnstalleerd. Meer geavanceerde versleuteling vereist namelijk een modernere versie van de Reader.
    Over het algemeen geldt dat u deze waarde kunt instellen op 128-bits AES als uw ondertekenaar enige technische kennis heeft. Acrobat 7 is begin 2005 uitgebracht en de meeste mensen hebben sindsdien hun Reader bijgewerkt.
  • API
    Hiermee kunt u toepassingen van niet-gecertificeerde partners toegang geven tot gegevens in dit account. U kunt ook gebruikers die geen accountbeheerders zijn, toestaan applicaties te ontwikkelen die gebruikmaken van de Acrobat Sign-API.
  • Toegestane IP-bereiken
    Als u bang bent dat externe partijen proberen toegang te krijgen tot uw gebruikers, is het uitermate verstandig het IP-bereik te beperken. Zorg er alleen wel voor dat niemand thuis of via een mobiel apparaat gebruikmaakt van uw netwerken.
  • Account delen
    Account delen is een uitstekende functie voor het beheren van de gebruikers die aan u rapporteren. Let echter wel op met wie ze hun accounts delen. Veel beheerders kiezen ervoor alleen accountshares te maken bij het maken van nieuwe gebruikers en deze instelling op accountniveau uit te schakelen.
  • Identiteitsverificatie van ondertekenaars
    Moeten uw gebruikers zich aanmelden voordat ze een document ondertekenen? Afhankelijk van uw gebruiksscenario kan dit kan een goede beveiligingsmaatregel zijn.
  • Wachtwoord voor ondertekenen van overeenkomst
    Hiermee kunt u een wachtwoordbeleid toepassen voor het beschermen of weergeven van documenten.
  • Wachtwoordsterkte voor ondertekenen van overeenkomst
    Hiermee geeft u de sterkte van het wachtwoord op.
  • KBA-verificatie
    U kunt het aantal malen beperken dat ondertekenaars kunnen proberen om hun identiteit te valideren voordat de overeenkomst wordt geannuleerd.

Gaat u de API gebruiken? Als u een ontwikkelaar hebt en Acrobat Sign wilt integreren in uw bestaande CRM-systeem (of een ander API-systeem), kunt u deze optie overwegen.

Acrobat Sign ondersteunt een REST API:

Navigeer naar Account > Acrobat Sign API.

Als u Adobe Document Cloud-API's wilt gebruiken om toegang te krijgen tot gebruikersgegevens, zijn OAuth-tokens vereist.

U kunt een integratiesleutel maken als u een oude toepassing hebt die geen ondersteuning biedt voor OAuth.

Neem contact op met de Ondersteuning als u de koppeling voor het maken van een integratiesleutel niet ziet.

Op deze pagina vindt u ook

Als de API eenmaal is ingeschakeld, ziet u links in het scherm een nieuwe koppeling naar het Logboek API-verzoek. Dit logboek toont de inkomende XML van uw API-aanroepen en kan bij het oplossen van codeproblemen van onschatbare waarde zijn.

De REST-API is beschikbaar via de optie API-toepassingen.

Klik op de desbetreffende pagina op de koppeling Nieuwe toepassing maken, geef uw toepassing een naam en klik op de knop Toepassing maken.

Uw nieuwe applicatie-id en geheim worden meteen gegenereerd en weergegeven.

Het verdelen van uw gebruikers in functionele groepen kan bijzonder nuttig zijn, vooral als u verschillende handtekeningsvereisten hebt of rapportagestructuren waaraan u zich moet houden.

Gelukkig is het bijzonder eenvoudig om een groep te maken in Acrobat Sign. Navigeer naar
Account > Gebruikers of Account > Groepen.

Klik op de pagina Groep op de knop + in de rechterbovenhoek van de pagina en typ de nieuwe groepsnaam in het veld.

Er is ook een koppeling waarmee u de instellingen voor de groep kunt configureren: klik op de rij om de koppeling Groepsinstellingen te zien. Deze instellingen zijn vrijwel identiek aan de internationale instellingen die u op accountniveau hebt geconfigureerd, maar omdat groepen het onderliggende object van het account zijn, overschrijven de groepsinstellingen de accountinstellingen.

U ziet ook dat de groepsnaam altijd kan worden bijgewerkt, dus het is geen probleem als u de groepsnaam moet wijzigen.

Opmerking:

Als u een Acrobat Sign-lidmaatschap voor een klein businessplan hebt gekocht, gebruikt u de Admin Console om gebruikers en de bijbehorende rechten te beheren. U kunt ook meerdere beheerders toewijzen om uw team of het functionele gedrag van Acrobat Sign te helpen beheren

Eindelijk, tijd om gebruikers toe te voegen!

Er zijn twee methoden om nieuwe gebruikers te maken in Acrobat Sign:

Eén tegelijk

of

En masse via CSV

Het is vrij eenvoudig om individuele gebruikers toe te voegen. Navigeer naar
Ga naar Account > Gebruikers en klik op de knop + in de werkbalk naast het zoekvak. Het dialoogvenster Maken wordt weergegeven.

Vul de velden voor het e-mailadres, de voornaam en de achternaam in en selecteer vervolgens een groep waaraan u de gebruiker wilt toewijzen (indien nodig).

U ziet ook het selectievakje Hun overeenkomsten bekijken. Met deze optie maakt u een accountshare tussen de nieuwe gebruiker en uw Admin-gebruiker. Als u de transacties van uw nieuwe gebruiker moet controleren, schakelt u dit selectievakje in.

Als dat niet hoeft, kunt u desgewenst een share maken met de functie Account delen.

Nadat u de gebruiker hebt gemaakt, wordt een e-mail verzonden naar het adres dat u hebt opgegeven tijdens het verzoek om een wachtwoord in te stellen. Daarna is de gebruiker actief en kan hij zijn eerste document verzenden.

Hier vindt u de methode voor het maken van grote aantallen gebruikers: ga naar Account > Gebruikers en klik op de knop + in de werkbalk naast het zoekvak. Klik in het dialoogvenster Maken op Gebr. in bulk maken.

Het proces bestaat uit het maken van een CSV-bestand met minimaal kolommen voor e-mailadres, voornaam en achternaam. Raadpleeg het CSV-voorbeeldbestand om de juiste indeling te zien. Klik op de koppeling download voorbeeld CSV-bestand. Bereid uw bestand voor in de opgegeven indeling. Als het bestand klaar is, klikt u op Bladeren en selecteert u het bestand.

Het nadeel van dit proces is dat u geen share tot stand kunt brengen tussen het account van de gebruiker en uw beheerdersaccount.

Adobe-logo

Aanmelden bij je account