Pour ajouter ou modifier votre en-tête ou texte de fin d’e-mail existant :

Accédez à Paramètres de compte > Paramètres d’e-mail.

Pied de page global en texte brut

Le texte de fin d’e-mail en texte brut apparaît en haut de la page. Ce pied de page peut être configuré au niveau du compte et/ou du groupe.

Ce texte est affiché sous l’image de pied de page et le contenu du message de l’accord.

Textes de fin d’e-mail au niveau des utilisateurs (fichiers de signature)

En cochant l’option Autoriser les utilisateurs à avoir leurs propres textes de fin d’e-mail, vous donnez à chaque utilisateur la possibilité d’inclure son propre texte de fin d’e-mail personnalisé, comparable à un fichier de signature dans la messagerie électronique.

Ce texte de fin d’e-mail utilisateur s’ajoute au pied de page global, ainsi qu’à toute image de texte de fin d’e-mail applicable.

Les utilisateurs peuvent définir leurs propres textes de fin d’e-mail en procédant comme suit :

• Placez le pointeur de la souris sur le nom d’utilisateur dans l’angle supérieur droit de l’écran pour ouvrir le menu, puis sélectionnez Mon profil.
  • La page s’actualise et affiche le menu Utilisateur avec le sous-menu Préférences personnelles déjà développé.
• Sélectionnez Mon texte de fin d’e-mail pour ouvrir la page.

Le texte de fin d’e-mail d’utilisateur est inséré entre l’image de pied de page et le texte de pied de page global :

Si votre société dispose d’une solution de connexion fédérée, Acrobat Sign propose des options SAML 2 pour l’authentification des utilisateurs.

• Si votre compte utilise la console d’Adobe pour gérer les droits d’utilisateur, vous trouverez des instructions de configuration du mode SAML ici.
• Si la gestion des utilisateurs se fait entièrement depuis l’interface d’Acrobat Sign, reportez-vous au guide SAML ici.

La configuration du mode SAML nécessite que vous revendiquiez vos noms de domaine.

Les paramètres SAML d’Acrobat Sign se trouvent sous : Compte > Paramètres de compte > Paramètres SAML.

L’authentification de l’accès à l’application Acrobat Sign comporte de nombreux paramètres pour vous permettre de configurer les critères de sécurité correspondant à la politique de votre société en matière d’accès.

Les paramètres de sécurité de l’accès des utilisateurs peuvent être configurés en accédant à Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité.

Paramètres d’authentification unique

Vous pouvez permettre ou interdire aux utilisateurs de votre compte de se connecter à Acrobat Sign en s’authentifiant via d’autres services. Nous vous recommandons de désactiver l’un ou l’autre de ces paramètres (ou les deux) s’ils ne sont pas utilisés afin d’offrir aux utilisateurs un processus de connexion simple à une seule option.

Paramètres de mémorisation

Activez ce paramètre pour activer l’option Se souvenir de mon identifiant lors de l’authentification auprès d’Acrobat Sign. Ce paramètre mémorise l’authentification au service (sur le système local) pendant la durée sélectionnée.

Politique de mot de passe de connexion

Les options sous Politique de mot de passe de connexion définissent si les utilisateurs doivent être invités à modifier leur mot de passe après un certain nombre de mois, s’ils peuvent utiliser un mot de passe précédent comme nouveau mot de passe et de combien de tentatives de connexion ils disposent avant le verrouillage de leur ID utilisateur.

Sécurité du mot de passe de connexion

Ce paramètre vous permet de régler la sécurité ou la robustesse du mot de passe de connexion défini par les utilisateurs de votre compte.

Plages d’adresses IP autorisées

Cette option permet l’authentification à l’application Acrobat Sign uniquement quand la requête provient des adresses IP spécifiées.

Vérification de l’identité des signataires

Si vos utilisateurs signent des documents, cette option les oblige à se connecter à Acrobat Sign avant de pouvoir apposer leur signature. Ceci garantit que la personne signataire est l’utilisateur ou une personne qui possède les informations d’identification de l’utilisateur.

Cette section concerne les contrôles de sécurité appliqués lorsqu’un accord suit le processus de signature.  Ces paramètres se trouvent sous : Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité

Type de chiffrement PDF

Ce paramètre définit le type de chiffrement appliqué à un document lorsqu’il est envoyé via Acrobat Sign. Ce chiffrement permet de s’assurer que le document peut être ouvert, mais ne peut pas être modifié. Chaque version du chiffrement est compatible avec différentes versions d’Acrobat. L’option recommandée est 128 bits AES pour garantir que le document puisse être ouvert sur la plupart des systèmes.

Mot de passe de signature des accords

Ce paramètre s’applique à l’option Authentification par mot de passe pour permettre aux utilisateurs d’accéder à un document pendant le cycle de signature. (Configuré sur la page d’envoi lors de l’envoi initial de l’accord)

Ce paramètre limite le nombre de tentatives dont dispose le destinataire pour saisir le mot de passe correct. Une fois cette limite dépassée, l’accord est annulé de manière irrévocable.

Sécurité du mot de passe du document

Ce paramètre s’applique aux mots de passe pour la signature des accords, le cryptage des PDF des accords et le cryptage des rapports d’identité.

Cette fonctionnalité vous permet de régler la sécurité ou la robustesse du mot de passe que les utilisateurs doivent saisir.

Difficulté de l’authentification fondée sur les connaissances

Cette option contrôle l’option Authentification fondée sur les connaissances pour les destinataires de la page d’envoi.

Cette limite détermine le nombre de tentatives KBA dont dispose le signataire pour accéder au document. Une fois la limite dépassée, l’accord est annulé. Le niveau de difficulté de l’authentification fondée sur les connaissances est également défini ici.

• Par défaut — Les signataires devront répondre correctement à 3 questions. S’ils répondent correctement uniquement à 2 questions, ils devront répondre correctement à 2 nouvelles questions.
• Difficile — Les signataires devront répondre correctement à 4 questions. S’ils répondent correctement uniquement à 3 questions, ils devront répondre correctement à 2 nouvelles questions.

L’authentification fondée sur les connaissances nécessite un numéro de sécurité sociale, et est par conséquent uniquement viable pour les destinataires situés aux États-Unis.

Ces paramètres régissent la sécurité PDF des accords qui ont suivi toutes les étapes du cycle de signature, et ont été entièrement traités.

Protection par mot de passe des documents signés

Ce paramètre se trouve sous : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi

Ce paramètre permet, oblige ou interdit aux expéditeurs de définir un mot de passe pour le document signé. (Ce paramètre est différent du mot de passe facultatif permettant d’accéder à un accord pendant le processus de signature)

Si la protection par mot de passe est autorisée ou obligatoire, l’expéditeur doit fournir le mot de passe et le communiquer à toutes les parties amenées à consulter les documents signés. 

Vous pouvez activer ou désactiver l’option permettant à un ID utilisateur de partager le contenu de son compte d’utilisateur avec un autre ID utilisateur.

Ce paramètre se trouve sous : Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité

Le partage de compte permet à un utilisateur de consulter (uniquement) tous les accords d’un autre utilisateur.  Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les responsables qui doivent suivre l’avancement de leurs subordonnés. 

Tous les partages créés sont unilatéraux, aucun partage en sens inverse n’a lieu par défaut.

Si le partage de compte est activé, l’option recommandée consiste à permettre à un utilisateur de demander l’accès au compte d’un autre utilisateur.

Partage de compte avancé (niveau de service Entreprises uniquement)

Pour les clients Entreprises qui ont besoin d’un type de partage plus « pratique » permettant la manipulation directe des accords et des modèles de bibliothèque, l’assistance technique peut activer la fonctionnalité de partage avancé.

Le partage avancé est une opération à sens unique.  L’activation du partage avancé modifie les relations des objets partagés de manière irréversible.  Par conséquent, si vous pensez que le partage avancé est important pour votre entreprise, nous vous recommandons de contacter votre responsable clientèle afin d’obtenir un compte d’évaluation configuré pour vous permettre de tester cette fonctionnalité et de vérifier qu’elle répond à vos besoins.

Selon votre niveau de service, vous aurez accès à divers « rôles » qui définissent quel type d’actions vos destinataires peuvent exécuter dans l’accord.  Vous trouverez des informations plus détaillées sur les différents droits des rôles dans la base de connaissances.

Nous vous recommandons d’activer uniquement les rôles dont vous savez que vous aurez besoin afin de simplifier l’expérience des expéditeurs.

Les groupes de destinataires fonctionnent comme un signataire unique, mais ce signataire est un groupe de personnes identifiées.  Tous les membres sont informés en même temps et lorsqu’un des membres du groupe applique sa signature, l’accord est envoyé au signataire suivant.

Activez cette option si vous devez définir un groupe de signataires pour un événement de signature.

Méthodes d’authentification de l’identité

Ce paramètre permet d’activer plusieurs méthodes de vérification du signataire pour vos utilisateurs. Ces méthodes sont configurées dans la page d’envoi dans le cadre de l’enregistrement du destinataire.

Nous vous recommandons d’activer uniquement la ou les méthodes de vérification requises par votre politique interne.

• Mot de passe de signature : oblige l’utilisateur à saisir un mot de passe prédéfini pour signer le document. Le mot de passe doit être transmis au signataire séparément de la transaction. Si ce mot de passe est perdu ou oublié, il ne peut pas être récupéré.
• Authentification basée sur les connaissances : oblige le signataire à saisir son numéro de sécurité sociale pour accéder à des questions personnelles aléatoires générées par un fournisseur tiers.
• Téléphone (SMS) : oblige l’expéditeur à fournir le numéro de téléphone du destinataire. Le destinataire recevra alors un code à 8 chiffres qu’il saisira pour s’authentifier.
  • Contact d’assistance : entrez votre propre valeur à placer dans le message suivant : « Veuillez contacter xxxxx pour toutes questions ». Par exemple : une adresse e-mail d’assistance, un numéro de téléphone, une URL.
• Authentification Acrobat Sign : permet aux destinataires de s’authentifier à l’aide de leurs informations d’identification Acrobat Sign. C’est une solution idéale pour les signataires internes.
• Authentification par pièce d’identité officielle : permet l’utilisation d’une pièce d’identité officielle (carte d’identité, permis de conduire ou passeport) comme document d’authentification.

Par défaut, utiliser la méthode suivante :

Ce paramètre définit la méthode d’authentification par défaut des destinataires externes. Seules les options activées seront disponibles dans la liste déroulante.

Paramètres de l’expéditeur

Cette option permet ou interdit à l’expéditeur de modifier de méthode d’authentification par défaut définie. Activez cette option uniquement s’il existe des situations connues où l’expéditeur a besoin d’élever la valeur par défaut du processus de vérification.

Authentification d’identité des destinataires internes

L’activation de ce paramètre permet aux expéditeurs de définir une autre méthode de vérification lorsque les accords incluent des destinataires membres de votre compte Acrobat Sign.

Il est généralement recommandé de conserver les signatures internes pour la vérification de l’adresse électronique, ce qui génère moins de frictions d’authentification pour vos collaborateurs qui doivent contresigner un grand nombre d’accords par jour.  En activant également la fonction Vérification de l’identité des signataires (Paramètres de sécurité), vous pouvez obtenir une vérification passive du mot de passe sans que le signataire doive s’authentifier explicitement à de nombreuses reprises.

L’activation des modèles de message pour votre compte permet à l’utilisateur de sélectionner un des messages électroniques prédéfinis par vos soins. Cette option permet de garantir qu’un message et des informations corrects sont envoyés à vos signataires.

Pour activer les modèles de message, accédez à Compte > Paramètres de compte > Modèles de messages.

Activer les modèles de message

Cochez l’option pour Activer les modèles de message.

Un lien sera inséré dans le coin supérieur droit du champ du message (dans la page d’envoi) pour permettre la sélection du modèle :

Autoriser les expéditeurs à modifier le contenu du message

Ce paramètre permet ou interdit aux utilisateurs de modifier le modèle de message électronique inséré dans le champ de message de la page d’envoi. 

Activez cette option si vous autorisez la personnalisation du contenu du message en fonction de la situation.

La façon dont les clients joignent des fichiers à leurs accords varie considérablement et dépend du mode de création, de gestion et de contrôle des versions des documents. 

Les clients qui utilisent des fichiers « ad hoc », c’est-à-dire dont le contenu est adapté à chaque transaction, auront vraisemblablement besoin de pouvoir télécharger des fichiers à partir de leur système local.  En revanche, les modèles standard qui changent rarement doivent idéalement être servis depuis une source unique contrôlée.

• Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de leurs ordinateurs : si vous désélectionnez cette option, le lien Poste de travail est supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers dans la page Envoyer.
• Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de leur bibliothèque de documents : si vous désélectionnez cette option, le lien Documents de bibliothèque sera supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers.
• Inclure des documents de la bibliothèque partagée Acrobat Sign : si vous désélectionnez cette option, les documents I-9, W-4 et W-9 fournis par Acrobat Sign sont supprimés.
• Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de Google Drive : si vous désélectionnez cette option, le lien Google Drive est supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers.
• Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de Dropbox : si vous désélectionnez cette option, le lien Dropbox est supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers.
• Autoriser les expéditeurs à joindre des documents à partir de Box.com : lorsque cette option est désactivée, le lien Box.com est supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers.
• Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de OneDrive : lorsque cette option est désactivée, le lien OneDrive sera supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers .

Les rappels sont des courriers électroniques envoyés aux destinataires lorsqu’un document attend leur intervention. Un courrier électronique de rappel est envoyé au destinataire à une fréquence quotidienne ou hebdomadaire, les informant que l’accord attend toujours sa signature.

Définir un rappel par défaut des accords créés par les utilisateurs de ce compte

• Cochez cette option pour définir un rappel par défaut.
• Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer le courrier électronique de rappel.
• La note entrée s’affichera dans le courrier électronique de rappel envoyé à chaque destinataire.

Dans certains cas, il peut être nécessaire de faire expirer ou d’annuler les documents qui n’ont pas été signés après un nombre de jours défini. 

Lorsqu’un accord a expiré, il ne peut pas être redémarré ou récupéré, et apparaît dans la section Annulés/refusés de la page Gérer.

• Activer l’expiration des documents : cochez cette option pour activer l’expiration des documents. Cette opération révèle les options que vous pouvez définir pour l’expiration des documents.
• Autoriser l’expéditeur à définir ou modifier les paramètres d’expiration par document : ce paramètre ouvre l’option d’expiration disponible dans la page d’envoi pour tous les utilisateurs du compte. Ceux-ci peuvent en outre modifier le délai d’expiration par défaut défini.
• Autoriser la modification des paramètres d’expiration après l’envoi du document : la sélection de cette option permet aux utilisateurs de modifier, prolonger ou supprimer la date d’expiration d’un accord une fois qu’il a été envoyé.
• Limiter le nombre de jours pendant lesquels les signataires devront signer le document à : ce paramètre définit le nombre de jours au terme desquels le document expire.
• Inclure les signataires à l’interne lors de l’application d’échéances d’expiration du document : si les utilisateurs de votre compte doivent signer ou contresigner des accords, cette option spécifie que l’expiration s’applique également à eux, ainsi qu’aux signataires externes.
• Inclure les informations sur l’expiration dans les e-mails envoyés aux signataires : ce paramètre ajoute la date d’expiration de la transaction dans le courrier électronique envoyé aux signataires.

Pour vérifier ou modifier les utilisateurs de votre compte, connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Utilisateurs.

Dans la partie supérieure de la page Utilisateurs, vous verrez un récapitulatif du nombre de licences associées à votre compte, et du nombre d’utilisateurs actifs qui utilisent ces licences. 

Si cette information est absente, cela signifie que vous disposez d’une licence de site et pouvez ajouter un nombre illimité d’utilisateurs.

La page Utilisateurs comporte trois commandes :

1. Créer un nouvel utilisateur : cette commande ouvre un formulaire automatique vous permettant de créer un utilisateur unique ou de télécharger un fichier CSV afin de créer plusieurs utilisateurs simultanément.
2. Exporter la liste des utilisateurs : cliquez sur l’icône d’exportation pour générer un fichier CSV répertoriant tous les utilisateurs du compte, indépendamment de leur statut (Actif, Créé, Inactif ou En attente), ainsi que leurs informations (de compte) personnelles (Nom, Adresse électronique, Titre, Société, etc.).
3. Options : la liste d’options filtre les éléments affichés dans la page.  Par défaut, seuls les utilisateurs actifs sont affichés. Vous avez la possibilité d’afficher tous les utilisateurs ou uniquement les utilisateurs inactifs. Il existe en outre trois options pour le nombre d’utilisateurs à afficher par page (15, 30 ou 50).

Pour créer un utilisateur unique :

• Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
• Cliquez sur l’icône « plus » pour créer un nouvel utilisateur. La fenêtre contextuelle Créer s’ouvre.

• Saisissez l’adresse électronique, le prénom et le nom de famille de l’utilisateur que vous souhaitez créer. Assurez-vous que toutes ces informations sont correctes, en particulier l’adresse électronique. Une fois l’utilisateur créé, l’adresse électronique ne peut pas être modifiée jusqu’à que l’adresse électronique saisie ait été vérifiée. Si l’adresse électronique comporte une erreur, elle ne peut pas être vérifiée.

Cochez l’option Afficher leurs accords si vous souhaitez configurer un partage avec votre ID utilisateur pour cet utilisateur. Vous aurez ainsi accès à tous les accords de l’utilisateur.

Vous êtes alors redirigé vers la page Utilisateurs.

Cliquez sur l’icône Options et sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.

En affichant tous les utilisateurs (plutôt que seuls les utilisateurs actifs) vous verrez le nouvel ID utilisateur avec le statut Créé.

Une fois que l’utilisateur définit son mot de passe, le statut de l’ID utilisateur devient Actif.

Désactivation d’un ID utilisateur unique

Il peut parfois être nécessaire de désactiver un utilisateur. La personne peut par exemple avoir quitté l’entreprise, et vous pouvez souhaiter préserver la sécurité de cet utilisateur et des documents associés. Comme mentionné ci-dessus, la désactivation d’un utilisateur empêche quiconque de se connecter, d’envoyer des documents ou de signer des documents avec cet ID utilisateur. 

Pour désactiver un ID utilisateur, procédez comme suit :

• Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
• Cliquez sur l’ID utilisateur que vous souhaitez désactiver. Les actions possibles pour l’utilisateur s’affichent en haut de la liste des utilisateurs.

• Cliquez sur le lien Désactiver l’utilisateur. La fenêtre contextuelle Désactiver l’utilisateur s’ouvre.

Dans la fenêtre contextuelle Désactiver l’utilisateur, vous pouvez forcer un partage de tous les accords avec votre ID utilisateur. Cette fonction est utile lorsque l’utilisateur en cours de désactivation dispose de contenu que vous devrez peut-être récupérer à une date ultérieure.

Pour terminer le processus de désactivation, cliquez sur le bouton Oui.

L’ID utilisateur passe à l’état Inactif et le mot de passe qui lui est associé est annulé, rendant ainsi l’ID utilisateur complètement inaccessible.

Réactivation d’un ID utilisateur unique

La réactivation d’un ID utilisateur suit le même processus que la désactivation :

• Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
• Cliquez sur l’icône Options et sélectionnez Afficher uniquement les utilisateurs inactifs.

• Recherchez l’ID utilisateur que vous souhaitez réactiver et cliquez dessus pour afficher les liens en haut de la liste des utilisateurs.

• Cliquez sur le lien Réactiver l’utilisateur.

Une bannière verte s’affiche pour indiquer que vous avez réactivé l’ID utilisateur.

L’ID utilisateur réactivé passe à l’état Actif, mais le mot de passe de l’utilisateur est expiré.

Un message l’invitant à définir un nouveau mot de passe est automatiquement envoyé à l’utilisateur. Une fois le mot de passe réinitialisé, l’utilisateur dispose d’un accès complet à tout le contenu historique de l’ID utilisateur.

L’utilisateur peut également cliquer sur le lien J’ai oublié mon de mot de passe dans la page de connexion pour réinitialiser le mot de passe.

Il existe quatre niveaux de droits dans Acrobat Sign :

• Utilisateurs : toute personne pouvant s’authentifier auprès du service Acrobat Sign.
• Administrateurs de groupe : possèdent l’autorité suffisante pour ajouter des utilisateurs et exécuter des rapports pour le ou les groupes dont ils sont administrateurs.
• Administrateurs de compte : autorisés à ajouter des utilisateurs et à exécuter des rapports pour tous les groupes et le compte dans son ensemble.
• Administrateur des informations personnelles (doit d’abord être un administrateur de compte) : autorisé à supprimer des utilisateurs et des accords via les outils du RGPD.

Tous les utilisateurs créés individuellement sont des utilisateurs de base.

Si vous devez élever les droits d’un ID utilisateur, procédez comme suit :

• Connectez-vous à Acrobat Sign en tant qu’administrateur de compte.
• Accédez à Compte > Utilisateurs.
• Recherchez l’ID utilisateur que vous souhaitez élever, puis sélectionnez cet utilisateur pour afficher les liaisons d’action en haut de la liste des utilisateurs.

• Cliquez sur le lien Modifier l’utilisateur.  La fenêtre contextuelle Modifier s’ouvre.

• Dans la fenêtre contextuelle Modifier, vous avez la possibilité d’activer l’ID utilisateur en tant qu’administrateur de groupe et/ou de compte. Cochez l’option de droits appropriée pour l’ID utilisateur.
  • Les administrateurs de compte Acrobat Sign disposent de tous les droits nécessaires pour modifier les paramètres ou ajouter des utilisateurs au niveau du groupe ou du compte.
  • Les administrateurs de groupe disposent uniquement de droits au sein du groupe auquel ils appartiennent.
    
• Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. 

La création d’utilisateurs par lot est un processus consistant à définir tous les utilisateurs dans un fichier CSV, puis à charger ce fichier dans  Acrobat Sign.

Acrobat Sign crée tous les utilisateurs et leur envoie immédiatement un e-mail les invitant à définir un mot de passe et à activer l’ID utilisateur.

Pour créer des utilisateurs par lot, procédez comme suit :

• Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
• Cliquez sur l’icône « plus » pour créer un nouvel utilisateur. La fenêtre contextuelle Créer s’ouvre.
• Cliquez sur l’onglet Créer utilisateurs en bloc.

• Cliquez sur le lien téléchargez le fichier CSV d’exemple.  Un fichier CSV est téléchargé sur votre système.
• Ouvrez le fichier CSV d’exemple.
• Supprimez les trois lignes de données d’exemple. Laissez la première ligne (en-tête).
• Saisissez les valeurs requises pour les nouveaux ID utilisateur que vous souhaitez créer.
  • Lors de la création de nouveaux utilisateurs, les colonnes requises sont les suivantes :
    • Adresse e-mail
    • Prénom
    • Nom

• Supprimez toutes les colonnes que vous n’utilisez pas.
• Enregistrez le fichier CSV (assurez-vous que le fichier enregistré est toujours un fichier CSV et pas un autre format).
• Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez votre fichier CSV.
• Cliquez sur Importer pour télécharger le fichier.

Une fois le fichier importé, Acrobat Sign génère tous les ID utilisateur, et une bannière verte s’affiche, vous informant du nombre d’utilisateurs créés.

Pour créer un nouveau groupe, procédez comme suit :

• Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Groupes.

• Cliquez sur l’icône Ajouter un nouveau groupe. La fenêtre contextuelle Créer s’ouvre et vous invite à saisir le nom du groupe.

• Saisissez le nom du groupe.
• Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le groupe est créé et s’affiche dans la liste des groupes.

Un groupe peut être supprimé de la vue par un administrateur au niveau du compte.

Pour supprimer un groupe :

• Sélectionnez le groupe en cliquant dessus.
  • Le menu contextuel s’affiche en haut de la liste.
• Cliquez sur Supprimer le groupe.
  • Le groupe Par défaut ne peut pas être supprimé.
  • Tous les utilisateurs doivent être supprimés du groupe pour pouvoir le supprimer.

Une liste des groupes supprimés peut être consultée en cliquant sur l’icône Options et en sélectionnant Afficher uniquement les groupes supprimés :

Une fois votre nouveau groupe créé, l’étape suivante consiste à y ajouter des utilisateurs.  Acrobat Sign propose trois méthodes, en fonction du nombre d’utilisateurs à déplacer :

• Déplacement d’un utilisateur unique via le profil utilisateur
• Déplacement de plusieurs utilisateurs à l’aide du fichier CSV Créer ou mettre à jour les utilisateurs par lot
• Déplacement de plusieurs utilisateurs à l’aide de l’outil Affecter des utilisateurs au groupe

Déplacement d’un utilisateur unique via le profil utilisateur

Pour affecter un utilisateur unique à un groupe, procédez comme suit :

• Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
• Double-cliquez sur l’ID utilisateur que vous souhaitez modifier. Le panneau Informations sur l’utilisateur s’ouvre.
• Cliquez sur la liste déroulante Groupe d’utilisateurs pour afficher les options.
• Sélectionnez le groupe auquel l’utilisateur doit être affecté.
• Cliquez sur Enregistrer.

Déplacement de plusieurs utilisateurs à l’aide de la fonction de mise à jour des utilisateurs par lot

La fonction Créer utilisateurs en bloc peut également être utilisée pour mettre à jour les informations des utilisateurs existants. 

Cette méthode a tendance à être plus appropriée si vous devez modifier plusieurs valeurs en plus du paramètre de groupe, mais en cas de restructuration complète, la mise à jour par lot peut être adéquate.

Pour mettre à jour vos groupes d’utilisateurs via la mise à jour par lot :

• Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
• Cliquez sur l’icône Exporter la liste des utilisateurs. Un fichier CSV contenant la liste complète des utilisateurs de votre compte se télécharge sur votre système.

• Ouvrez le fichier CSV téléchargé, puis supprimez toutes les colonnes que vous ne comptez pas d’utiliser.
  • Si vous souhaitez simplement affecter des utilisateurs aux groupes, vous avez uniquement besoin des informations suivantes :
    • Adresse e-mail
    • Prénom
    • Nom
    • Nom du groupe
• Supprimez toutes les lignes d’utilisateurs ne nécessitant pas de mise à jour.
• Enregistrez le fichier CSV (assurez-vous que le format CSV est préservé).
  .

• Cliquez sur l’icône « plus » pour créer un nouvel utilisateur. La fenêtre contextuelle Créer s’ouvre.
• Cliquez sur l’onglet Créer utilisateurs en bloc.
• Parcourez l’arborescence pour sélectionner le fichier CSV que vous venez d’enregistrer.
• Cliquez sur Importer.

Lorsque vous cliquez sur le bouton d’importation, les utilisateurs sont mis à jour dans le système avec les nouvelles valeurs figurant dans le fichier CSV. Une bannière verte s’affiche en haut de la page, indiquant le nombre d’utilisateurs mis à jour.

Affectation d’utilisateurs au groupe depuis les paramètres de groupe

Lorsque vous devez déplacer plusieurs utilisateurs vers un nouveau groupe, mais que l’ampleur du déplacement n’est pas suffisante pour justifier l’utilisation de la mise à jour des utilisateurs par lot, la meilleure solution consiste à utiliser l’option Affecter des utilisateurs au groupe, disponible dans les paramètres de groupe.

Pour accéder à la fonction Affecter des utilisateurs au groupe, procédez comme suit :

• Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Groupes.
• Double-cliquez sur le groupe vers lequel vous souhaitez déplacer des utilisateurs. Les paramètres de groupe s’ouvrent.
  • Vous pouvez également cliquer une fois sur le groupe, puis cliquer sur le lien Paramètres de groupe.

• Cliquez sur l’option Utilisateurs dans le groupe dans le volet gauche.
• Cliquez sur l’icône Ajouter des utilisateurs au groupe.

La fenêtre Affecter les utilisateurs à ce groupe s’ouvre, affichant tous les utilisateurs actifs qui ne sont pas affectés à ce groupe actuellement.

• Cliquez sur l’icône Options, puis sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.

• Double-cliquez sur tous les utilisateurs que vous souhaitez déplacer vers le groupe. Les utilisateurs sélectionnés apparaissent dans le champ Utilisateurs sélectionnés situé au bas de la fenêtre.
  • Pour supprimer un utilisateur du champ Utilisateurs sélectionnés, cliquez sur la croix (X) en regard de l’adresse électronique.
• Une fois tous les utilisateurs sélectionnés, cliquez sur le bouton Affecter.

Les administrateurs de compte peuvent définir l’étendue des droits des d’administrateurs de groupe via trois paramètres :

• Les administrateurs de groupes peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs à leurs groupes.
• Les administrateurs de groupes peuvent modifier les paramètres de leurs groupes.
• À quelles données de rapport les administrateurs de groupe peuvent-ils accéder ?

Ces paramètres s’appliquent à tous les administrateurs de groupe et n’offrent pas de niveau de granularité supérieur.  Si vous désactivez l’option permettant aux administrateurs de groupes d’ajouter des utilisateurs, ce paramètre s’appliquera à tous les administrateurs de groupe du compte.

Pour modifier les deux premiers paramètres, procédez comme suit :

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux > Paramètres associés aux administrateurs de groupes.

L’activation de l’option Les administrateurs de groupes peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs à leurs groupes octroie à tous les administrateurs de groupe les droits permettant d’ajouter n’importe quel utilisateur à leur groupe, sous réserve des restrictions habituelles.

Les restrictions habituelles incluent les cas suivants :

• L’utilisateur appartient à un autre groupe/compte.
• Le domaine de messagerie de l’utilisateur n’est pas un domaine approuvé pour le compte.

L’activation de l’option Les administrateurs de groupes peuvent modifier les paramètres de leurs groupes permet aux administrateurs de groupe de remplacer les paramètres au niveau du compte pour leur groupe.

Pour modifier le paramètre À quelles données de rapport les administrateurs de groupe peuvent-ils accéder ? , accédez à Compte > Paramètres de compte > Options du rapport.

Tous les groupes héritent des paramètres de compte par défaut.  Toutefois, il est possible de remplacer la plupart des paramètres de compte au niveau du groupe.  Cela peut être particulièrement utile si certains utilisateurs ont besoin de rôles des destinataires spéciaux, de méthodes de validation des destinataires différentes, ou même d’un visuel de marque unique.

Pour modifier les paramètres de groupe, les administrateurs de compte doivent accéder à Compte > Groupes, puis double-cliquer sur le groupe pour ouvrir les paramètres de groupe, ou cliquer une fois sur le groupe et sélectionner le lien Paramètres de groupe en haut de la liste.

Si les administrateurs de groupe ont été autorisés à modifier les paramètres de groupe, il leur suffit de cliquer sur le lien Groupe en haut de la page pour ouvrir les paramètres. 

Tous les paramètres présentés aux administrateurs de groupe sont identiques aux paramètres de compte et fonctionnent de la même façon.

1. Cliquez sur l’onglet Accueil. Cliquez ensuite sur Créer un modèle réutilisable.

La page Créer un modèle de bibliothèque s’affiche :

2. Dans le champ Nom du modèle, nommez votre modèle. Ce nom peut être modifié ultérieurement si nécessaire.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder au fichier sur votre système local à utiliser pour créer votre modèle réutilisable. Si vous créez un document réutilisable, ce fichier et son contenu sont utilisés. Si vous créez un calque de champs de formulaire réutilisable, le contenu du fichier n’est pas inclus dans le modèle.

4. Sélectionnez l’option de modèle appropriée, à savoir Créer comme document réutilisable, Créer comme calque de champs de formulaire réutilisable ou les deux.

5. Sélectionnez l’option d’autorisations appropriée pour le partage du modèle. Lors de la création et des tests d’un nouveau modèle, nous vous recommandons de restreindre les autorisations à votre ID utilisateur, puis d’élargir l’accès après avoir vérifié que le document fonctionne comme prévu.

6. Cliquez sur le bouton Prévisualiser ou ajouter des champs. L’environnement de création s’affiche. 

7. Placez les champs obligatoires destinés aux participants en les faisant glisser à partir des onglets de champs de formulaire vers le document. 

8. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le modèle s’affiche désormais sous la section Modèles de bibliothèque de la page Gérer. Si vous avez partagé le modèle avec des utilisateurs dans votre groupe ou dans votre organisation en leur accordant l’autorisation nécessaire, il apparaît également dans la section Modèles de bibliothèque de leur page Gérer, ils peuvent alors l’utiliser aussi souvent qu’ils le souhaitent.

Les droits d’accès de n’importe quel modèle peuvent être modifiés par le créateur du modèle. Pour ce faire, procédez comme suit :

• Connectez-vous en tant que propriétaire du modèle.
• Accédez à la page Gérer.
• Recherchez le modèle à modifier et cliquez sur le lien Modifier le modèle.

Le modèle s’ouvre dans l’environnement de création.

En haut du volet droit figurent les Propriétés du modèle.

Cliquez sur l’en-tête Propriétés du modèle pour développer la section et afficher les options disponibles :

• Nom du modèle — Vous pouvez facilement modifier le nom du modèle à tout moment.
• Type de modèle — Vous pouvez convertir le modèle à tout moment pour le rendre disponible sous forme de document, d’incrustation de champ de formulaire ou les deux.
• Qui peut utiliser ce modèle — Ce paramètre définit quels utilisateurs ont accès au modèle.

Lorsque vous configurez un rapport, plusieurs paramètres peuvent être définis pour personnaliser les résultats. Tous les paramètres décrits ci-dessous sont disponibles. 

Date de création

La date de création est l’intervalle de temps que doit couvrir le rapport. Vous pouvez sélectionner l’un des quatre intervalles de temps prédéfinis (cette semaine, la semaine dernière, ce mois-ci, le mois dernier) ou saisir une plage de dates personnalisée.

Utilisateurs et groupes

Ce paramètre vous permet d’exécuter le rapport pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs ou groupes, ou exécuter le rapport pour tous les utilisateurs du compte.

Documents et flux de travail

Cette option permet de sélectionner des documents spécifiques à inclure dans le rapport. Les documents répertoriés dans ce champ sont les documents de bibliothèque utilisés dans l’ensemble du compte. Les documents individuels et ponctuels ne sont pas répertoriés dans ce champ. 

Nom du document

Cette option permet de sélectionner des documents spécifiques à inclure dans le rapport. Les documents répertoriés dans ce champ sont les documents de bibliothèque utilisés dans l’ensemble du compte. Les documents individuels et ponctuels ne sont pas répertoriés dans ce champ. 

Envoyer en masse

Activez ce paramètre pour inclure les accords Envoyer en masse dans le rapport généré.

Objectifs de performance

Définissez des seuils de performance dans la vue Objectifs de performance. Les jauges qui reflètent les performances figurent dans le rapport généré.

Tester

Par défaut, ce paramètre est désactivé pour les rapports. Cliquez sur le lien des paramètres du rapport pour l’activer.

Les tests permettent de suivre l’évolution de la progression et des taux de signature des accords. 

Diagramme des accords par

Chaque option activée (par Date, Expéditeur, Groupe, Formulaire, Flux de travail et Type de signature) offre un type de graphique différent sur le rapport.

Etc.

Les paramètres de cette section permettent de modifier les graphiques du rapport généré. Modifiez ici les paramètres par défaut pour accélérer éventuellement le processus de création des rapports.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Exécuter le rapport, le rapport est généré en fonction des paramètres définis. Vous pouvez traiter ce rapport de différentes façons.

Mettre à jour le rapport avec les données actuelles

Cliquez sur ce lien pour actualiser la page. Le nouveau rapport comprend les transactions et les activités récentes.

Enregistrer le rapport

Enregistrez le rapport pour pouvoir l’exécuter à nouveau ultérieurement.

Partager le rapport

Le partage vous permet d’envoyer les résultats du rapport à une autre personne. Il vous suffit de saisir l’adresse électronique de la personne de votre choix, ainsi qu’un message.

Planifier le rapport

Établissez un planning pour ce rapport afin de l’exécuter avec les mêmes paramètres à la fréquence de votre choix.

Exporter les données de rapport

Si vous cliquez sur ce lien, il vous sera demandé d’ouvrir ou d’enregistrer un fichier CSV. Les fichiers CSV peuvent être ouverts dans Excel. Les informations sur les transactions des accords inclus dans le rapport seront classées dans plusieurs colonnes.

Rapport imprimable

Cliquez sur ce lien pour ouvrir une version imprimable du rapport.

Modifier les paramètres

Cliquez sur ce lien pour modifier les paramètres configurés pour le rapport.