Personnalisation des modèles de courrier électronique

La fonctionnalité de modèles d’e-mail personnalisés d’Adobe Acrobat Sign est disponible pour les niveaux Grands comptes dans le cadre d’un contrat de licence ETLA.

Présentation

Tous les e-mails envoyés depuis Adobe Acrobat Sign sont générés à partir d’un modèle HTML qui utilise des champs variables, personnalisant chaque e-mail pour un accord et des destinataires spécifiques. Les grandes structures, comme la mise en page, restent statiques. Seules quelques variables changent (comme le nom et le message de l’accord) pour chaque accord envoyé.

La fonctionnalité de modèles d’e-mail personnalisés (CEMT) permet de réorganiser le modèle HTML qui génère les e-mails à partir de votre compte Acrobat Sign. La fonction CEMT vous permet de réorganiser les e-mails standard pour les faire correspondre à la marque de votre entreprise : vous pouvez utiliser votre propre marque, vos couleurs, vos images et votre texte. Vous pouvez également modifier les structures normalement statiques et personnaliser la mise en page, la terminologie utilisée, les images insérées et plus encore.

Les niveaux Grands comptes sous licence ETLA peuvent s’adresser à notre équipe de services professionnels pour développer le modèle d’e-mail idéal pour votre compte dans son ensemble ou de chaque groupe du compte, le cas échéant. Des frais peuvent s’appliquer.

Modèle d’e-mail personnalisé


Utilisation

Il existe actuellement quatre modèles personnalisables avec Acrobat Sign.

Les modèles personnalisés peuvent être installés au niveau du compte ou du groupe. Les modèles au niveau du compte sont distribués aux groupes, puis aux utilisateurs. Compte > Groupe > Utilisateur

Les modèles au niveau du groupe remplacent les modèles au niveau du compte. Le modèle au niveau du groupe est ensuite distribué aux utilisateurs de ce groupe. Cela permet aux groupes individuels de concevoir des modèles d’e-mail adaptés aux besoins.

Par exemple, si le compte Adobe a un groupe Services professionnels, les courriers électroniques peuvent être conçus pour faire appel aux attentes du public de Services professionnels. Par ailleurs, le groupe Juridique peut souhaiter une approche radicalement différente et ses modèles d’e-mails peuvent être conçus en conséquence.

Une fois les modèles mis à jour, votre contact Services professionnels les rendra accessibles à un groupe de votre compte pour qu’ils soient testés. Vous pourrez alors vérifier qu’ils fonctionnent correctement et demander des modifications, si nécessaire. Une fois que votre administrateur Acrobat Sign aura vérifié le modèle, votre contact Services professionnels publiera le modèle pour le rendre utilisable par le groupe ou le compte approprié.

 

Utilisateurs et administrateurs

À compter de la mise en place des modèles d’e-mail, les utilisateurs et les administrateurs n’ont plus rien à faire. Les modèles sont automatiquement appliqués.


Éléments personnalisables

La fonctionnalité CEMT permet de personnaliser les modèles d’e-mail utilisés pour les e-mails transactionnels à partir de votre compte Acrobat Sign.

Veuillez noter que les expéditeurs (les utilisateurs qui envoient l’accord pour signature) ne pourront pas afficher le modèle d’e-mail personnalisé car leur e-mail est basé sur un autre type de modèle. Les expéditeurs continueront de voir le modèle d’e-mail par défaut existant.

Chaque type de modèle comporte plusieurs versions. Il existe une version pour chaque langue (ou zone géographique) prise en charge. Les clients Enterprise peuvent envoyer des accords dans plus de 30 langues et chaque langue possède son propre modèle localisé pour chaque type de modèle. Si vous mettez à jour le texte d’un modèle d’e-mail en espagnol, vous devez fournir le texte approprié afin que votre contact Services professionnels puisse mettre le modèle à jour en conséquence.

Ex : « Please Sign:English » identifie le modèle « Please Sign » et le paramètre régional anglais.

 

Il existe deux façons d’aborder la personnalisation des modèles d’e-mail utilisés pour vos comptes ou groupes dans Acrobat Sign :

  1. À partir du modèle de base (par défaut) : spécifiez les personnalisations que vous souhaitez que votre contact Services professionnels effectue.
  2. À partir de votre propre document HTML créé en interne : utilisez le guide de référence ci-dessous et les documents standard disponibles dans notre référentiel github public.


Activation et désactivation

Seule l’équipe de Services professionnels d’Acrobat Sign peut activer et configurer la fonctionnalité de modèles d’e-mail personnalisés dans le système Acrobat Sign.

Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité et que vous disposez actuellement d’un accord actif avec les Services professionnels, contactez-les pour déterminer la portée des travaux et les coûts supplémentaires. Dans le cas contraire, soumettez un ticket d’assistance demandant l’accès à la fonction de modèles d’e-mail personnalisés. L’assistance vous dirigera ensuite vers l’équipe des Services professionnels.

Les modèles peuvent être configurés au niveau du compte et/ou du groupe et pour n’importe quel/chaque paramètre régional.

Les clients peuvent réduire le temps de développement et limiter les coûts des services en concevant leurs modèles en interne à l’aide du guide ci-dessous :

Problèmes connus

Si votre compte est configuré pour fractionner des documents dans leurs fichiers d’origine dans l’e-mail final et que l’accord contient huit fichiers ou plus, aucun fichier n’est renvoyé. Le nombre de fichiers pouvant être joints avec le service de messagerie CEMT est limité.

  • La suppression de la condition de fractionnement de tous les fichiers résout le problème pour les clients qui doivent joindre plusieurs fichiers lors de la création d’un accord.
  • Le document fractionné peut être téléchargé depuis la page Gérer sans problème.


Questions fréquentes :

Non.

Il n’existe actuellement aucune interface utilisateur destinée aux clients pour les modèles d’e-mail. Vous pouvez créer votre propre modèle HTML, mais il devra être révisé et installé par votre contact des services professionnels chez Adobe.

La personnalisation est disponible au niveau du compte ou du groupe. Adobe ne prend pas en charge les modèles d’e-mail personnalisables pour les utilisateurs individuels. Nous ne prenons pas en charge la personnalisation des e-mails pour des destinataires spécifiques.

Oui, la personnalisation est disponible pour toutes les régions.

Non.

Nous proposons actuellement des modèles d’e-mail personnalisables pour quatre e-mails standard :

  • Veuillez signer
  • Signé et classé
  • Rappel
  • Annulé.

Oui, lorsque vous demandez l’installation d’un modèle d’e-mail personnalisé, vous devez identifier le type (Veuillez signer) ainsi que la langue du modèle.

Les clients doivent fournir le texte traduit dans leur modèle HTML personnalisé. Chaque combinaison type:langue est considérée comme un modèle distinct. (Exemple : Veuillez signer:Français) 

Les expéditeurs recevront l’e-mail personnalisé pour l’e-mail annulé uniquement si un destinataire refuse de signer.

Les autres e-mails envoyés à l’expéditeur utiliseront l’adresse e-mail de base standard associée à Adobe Acrobat Sign.

Non.

L’image d’en-tête de l’e-mail peut être mise à jour dans les paramètres de votre compte sous Compte > Paramètres du compte > Paramètres de messagerie.

Ces modèles existent sous forme de modèles au niveau du compte, les groupes héritant de ces modèles, et les utilisateurs héritant des groupes. La fonctionnalité CEMT peut être appliquée à un groupe afin que tous les utilisateurs de ce groupe héritent du modèle du groupe.

Par exemple : le compte Adobe ne comporte pas la fonctionnalité CEMT, mais un modèle personnalisé « Veuillez signer » est mis en œuvre dans le groupe Acrobat Sign du compte. Joe, un utilisateur du groupe Acrobat Sign, utilisera le modèle personnalisé lors de l’envoi d’accords. Tous les autres groupes du compte Adobe continueront à utiliser le modèle d’e-mail standard.

 

C’est possible !

Si le groupe RH de votre compte souhaite appliquer à ses modèles une approche différente du groupe Juridique, le groupe RH peut concevoir ses modèles en conséquence. Veuillez noter qu’ils seront soumis à des frais distincts. 

Non, il n’y a pas de modèle différent. Actuellement, la fonction CEMT ne s’applique qu’aux participants directs du processus de signature (signataires, approbateurs, délégués). 

Les images sont un composant important pour faire passer votre message dans un e-mail, et Acrobat Sign les prend en charge dans les modèles personnalisés. Toutefois, les images doivent être hébergées en externe par votre équipe ou votre entreprise ; Adobe n’héberge aucune image. 

Pour que le code HTML soit cohérent entre plusieurs clients de messagerie, les mises en page basées sur des tableaux sont recommandées. Il est également recommandé d’utiliser le style d’attribut old-school pour les tableaux et d’utiliser uniquement des styles inline simples. Les balises <style> sont ignorées par de nombreux clients de messagerie.

La fonction CEMT est testée sur les clients de messagerie suivants :

  • Microsoft Outlook 2016/2019
  • Apple Mail 11/12
  • Gmail
  • AOL Mail
  • Yahoo! Mail

Non.

La fonction CEMT s’applique uniquement aux e-mails envoyés aux participants pendant un accord.

Dans le cas d’un formulaire web, le signataire qui le remplit recevra un formulaire signé et classé personnalisé, mais la page de destination ne pourra pas être personnalisée par le biais de la fonction CEMT après avoir rempli le formulaire web.

La page de destination peut être modifiée si vous créez le formulaire web via notre API.

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