La fonctionnalité Partage de compte est disponible pour les formules de service Team, Business et Enterprise.

Présentation du partage de contenu utilisateur

Par défaut, Adobe Sign sécurise le contenu d’un utilisateur pour éviter que tout autre utilisateur n’ayant pas été explicitement invité à le faire puisse consulter ou altérer ce contenu.

Les accords englobent implicitement tous les destinataires.  Les documents de bibliothèque sont explicitement partagés dans les propriétés des modèles.

Toutefois, il existe dans la plupart des entreprises des rôles qui requièrent la gestion des transactions sans que ces observateurs ne soient directement concernés par le contenu, ou des groupes d’agents qui doivent avoir connaissance de toutes les transactions au sein dans leur groupe.

Le partage de contenu utilisateur permet à un utilisateur ou groupe de partager son contenu avec n’importe quel autre utilisateur ou groupe.

Deux types de partage de contenu utilisateur sont disponibles :

  • De base : affichage utilisateur uniquement
  • Avancé : affichage utilisateur et groupe, avec possibilité de modification et d’envoi
    • Lorsque l’utilisateur A partage son contenu avec l’utilisateur X :
      • L’utilisateur X peut afficher la totalité du contenu sur la page Gérer de l’utilisateur A.
      • L’utilisateur X peut modifier un accord qui est en cours de traitement (si cette option est activée).
      • L’utilisateur X peut envoyer un accord au nom de l’utilisateur (si cette option est activée).
        • L’utilisateur X est consigné dans l’historique et le journal d’audit comme ayant effectué l’envoi pour le compte de l’utilisateur A.
        • Le propriétaire et le gestionnaire de l’accord est l’utilisateur A.
    • Option de partage de groupe activée
      • Lorsque l’utilisateur A partage son contenu avec le groupe N :
        • Tous les membres du groupe N peuvent consulter la totalité du contenu sur la page Gérer de l’utilisateur A.
        • Tous les membres du groupe N possèdent les droits que le partage octroie (envoi et/ou modification) pour l’utilisateur A.
      • Lorsque le groupe N partage son contenu avec l’utilisateur A :
        • L’utilisateur A peut consulter tout le contenu de tous les utilisateurs du groupe N.
        • L’utilisateur A possède les droits d’envoi et/ou de modification des accords (selon la configuration) de tous les membres du groupe N.

Actuellement, le partage avancé est disponible uniquement sur les comptes de niveau entreprise. Les administrateurs qui voudraient activer le partage avancé doivent contacter leur responsable du succès client pour convertir leur compte.

Remarque :

Une fois qu’un compte a été converti en partage avancé, il ne peut plus être reconfiguré en partage de base. C’est un processus à sens unique.


Disponibilité

Le partage de base est disponible avec toutes les offres multi-licences.

  • Le partage de base a une limite de 100 comptes « partage avec les autres » et 100 comptes « partage avec moi ».

Le partage avancé est uniquement disponible pour les clients d’entreprise.

  • Le partage avancé propose par défaut 500 comptes « partage avec les autres » et 500 comptes « partage avec moi ».
    • Si vous avez besoin de plus de 500 partages, dans un sens comme dans l’autre, contactez votre responsable du succès client.

Les comptes individuels peuvent uniquement partager des objets individuels depuis la page Gérer.

Les comptes gratuits ne prennent pas en charge le partage de contenu.


Interface utilisateur

Partage de base

Les utilisateurs utilisant le modèle de partage de base peuvent créer, réviser et annuler leurs actions dans leur section Préférences personnelles ; tous les utilisateurs (y compris les administrateurs) le peuvent.

Il existe deux pages distinctes : une pour les partages entrants (Afficher les autres comptes) et une autre pour les partages sortants (Partager mon compte) :

Interface utilisateur du partage de base

Pour demander un partage, les utilisateurs doivent cliquer sur l’icône plus et saisir l’adresse électronique correspondant à l’utilisateur à qui ils adressent le partage.

Partage de base, demande de consultation

Une fois que le partage est demandé, il est à l’état « En attente » jusqu’à ce que l’utilisateur accepte ou refuse l’invitation.

Interface de base, demandes en attente


Partage avancé

Lorsqu’un compte est converti en partage avancé, l’interface utilisateur passe de deux pages distinctes à une seule et unique page nommée État de partage :

Partage avancé, navigation et menu

Les deux onglets s’alignent sur les deux pages utilisées conformément aux règles du partage de base :

  • Mon compte partagé avec > Partager mon compte
  • Partagé avec moi > Afficher les autres comptes

Pour créer des partages, les utilisateurs doivent cliquer sur l’icône plus qui ouvre une fenêtre contextuelle permettant de saisir une adresse électronique ou de sélectionner les utilisateurs ou groupes depuis la liste d’objets de groupes ou d’utilisateurs actuels.

  • La flèche située à droite du nom de groupe permet de développer les groupes pour en consulter les utilisateurs.
  • L’icône plus ajoute l’utilisateur/le groupe à la demande de partage (dans le champ de saisie du haut).
Partage avancé, partage de groupe

 

Après avoir identifié les utilisateurs/groupes pour le partage, le demandeur peut ensuite définir les autorisations qu’il souhaite appliquer au partage (envoyer et/ou modifier) :

foo

Les administrateurs de compte ont l’autorité suffisante pour créer un partage complet entre leurs utilisateurs et n’importe quel autre utilisateur dans leur compte Adobe Sign sans autre approbation.

Les administrateurs de groupe ont l’autorité suffisante pour créer un partage complet entre leurs utilisateurs et n’importe quel autre utilisateur dans leur groupe sans autre approbation.

Les administrateurs de groupe qui tentent d’établir un partage avec un utilisateur ou un groupe en dehors du leur obtiendront l’état « En attente ».  L’autre utilisateur doit explicitement approuver (accepter) la demande de partage pour que le partage soit établi.

  • Les demandes de partage avec un groupe font l’objet d’un e-mail qui est envoyé à l’administrateur du groupe afin qu’il accepte ou refuse les partages en attente.

Les utilisateurs (hors administrateurs) peuvent demander un partage (basé sur les autorisations configurées) qui restera « En attente » jusqu’à ce que l’autre partie accepte ou refuse la demande de partage.

Partage avancé, demande en attente


Partage de groupe

Les administrateurs (en fonction des règles de partage avancées) ont la possibilité de partager le groupe sous leur tutelle et de gérer les partages associés au groupe (à la place de leurs utilisateurs).

Le partage de groupe fonctionne sur le même principe que le partage utilisateur, sauf qu’un groupe est plus vaste et que, en cas de partage avec un groupe, l’utilisateur accède à tout le contenu de tous les utilisateurs de ce groupe.

Si un utilisateur est supprimé du groupe, le contenu de l’utilisateur n’est plus dans le groupe et n’est donc plus visible.

Pour accéder au partage de groupe en tant qu’administrateur du groupe :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur du groupe.
  • Sélectionnez Groupe > Mon groupe d’utilisateurs > État de partage.
Accédez à l’état de partage du groupe.

Remarque :

Un groupe peut être partagé avec lui-même pour permettre à tous ses utilisateurs de consulter librement le contenu de tous les autres utilisateurs du groupe sans avoir à définir de partages individuels.

Les administrateurs de comptes peuvent gérer les partages de tous les groupes d’un compte et établir des partages entre groupes, sans avoir à demander l’autorisation d’un autre utilisateur.

Pour accéder au partage de groupe en tant qu’administrateur de compte :

  • Sélectionnez Compte > Groupes > {Sélectionnez le groupe que vous souhaitez partager}.
Sélectionner un groupe

Lors du chargement du menu Groupe, cliquez sur État de partage.

Partage de groupe, état de partage


Commandes supplémentaires pour gérer des partages entre comptes

Le créateur d’un partage « En attente » peut renvoyer la demande de partage à l’utilisateur concerné en procédant comme suit :

  • Accédez à l’interface de partage.
  • Cliquez sur le partage que vous souhaitez renvoyer.
  • Cliquez sur le lien Renvoyer la demande de partage.
  • Un e-mail est envoyé automatiquement à l’utilisateur concerné.
Renvoi d’une demande de partage

Lorsqu’un utilisateur demande un partage, l’utilisateur destinataire (ou l’administrateur de groupe le cas échéant) reçoit un e-mail avec un lien pour approuver le partage :

Accepter ou refuser une demande de partage par e-mail

À l’inverse, un utilisateur peut accepter ou refuser une demande dans l’application comme suit :

  • Accédez à l’interface de partage.
  • Cliquez sur la demande en attente que vous souhaitez accepter ou refuser.
  • Cliquez sur Accepter ou Refuser.
Accepter ou refuser une demande de partage

Les deux modèles de partage permettent à l’une ou l’autre partie d’annuler un partage à tout moment :

  • Accédez à l’interface de partage.
  • Cliquez sur le partage que vous souhaitez annuler.
  • Cliquez sur le lien Annuler le partage.
Annulation d’un partage

Les autorisations d’un partage établi entre des utilisateurs/groupes peuvent être modifiées comme suit :

  • Accédez à l’interface de partage.
  • Cliquez sur le partage que vous souhaitez modifier pour afficher les options en haut de la liste.
  • Cliquez sur le lien Modifier les autorisations.
  • Modification des autorisations
  • Cliquez sur Enregistrer.
Modification des autorisations de partage


Affichage d’un contenu partagé

Le contenu partagé avec votre utilisateur s’affiche sur l’onglet Gérer.

En haut à gauche de cette page, vous pouvez voir une flèche pointant vers le bas en regard de Vos accords.

  • Cliquez sur la flèche pour afficher la liste des utilisateurs/groupes en partage avec vous.
  • Sélectionnez l’utilisateur/le groupe à afficher.
  • Il existe également une option pour sélectionner Tous les accords partagés ; elle renvoie tout le contenu partagé.
Sélection de la flèche pointant vers le bas sur votre page Gérer

La page Gérer est actualisée de manière à afficher le contenu de l’utilisateur/du groupe sélectionné :

En-tête de compte partagé

Remarque :

Les filtres du volet gauche (En cours, Terminé, Formulaires web) permettent de restreindre le contenu, comme lorsque vous affichez votre contenu.


Options de partage avancé

Le partage avancé permet à un utilisateur de modifier les documents et les champs sur les accords d’un compte partagé (tant que l’accord est toujours pertinent).

Pour modifier un accord :

  • Accédez à la page Gérer.
  • Changez l’affichage en faveur de l’utilisateur propriétaire de l’accord à modifier.
  • Cliquez sur l’accord pour le sélectionner.
  • Développez les options pour les afficher.
  • Cliquez sur l’action de votre choix :
Modification d’un accord partagé

Le partage avancé permet à l’utilisateur d’envoyer un accord au nom d’un utilisateur partagé.

Cet accord n’est pas détenu par le compte partagé, comme si le propriétaire du compte l’avait envoyé.

Seuls l’historique et le journal d’audit indiquent que l’accord a été envoyé via le compte partagé par un autre utilisateur.

Pour envoyer un accord à partir d’un compte partagé :

  • Connectez-vous à votre utilisateur.
  • Cliquez sur votre nom dans l’angle supérieur droit de l’écran et sélectionnez Changer de compte.
  • Sélectionnez l’utilisateur au nom duquel vous souhaitez faire l’envoi.
    • Cliquez sur OK.
Partage avancé, changement de compte

La page est actualisée de manière à afficher une interface limitée.

Une bannière en haut de la page indique que vous vous trouvez dans un compte partagé ; elle identifie l’utilisateur de ce compte.

Sur le côté droit de la bannière se trouve un lien de retour à votre compte.

  • Cliquez sur l’onglet Envoyer.
  • Configurez et envoyez l’accord normalement.
Changement de compte

Le journal d’activité de l’accord stipule clairement que l’accord a été envoyé au nom de l’utilisateur :

Journal d’audit lors de l’envoi au nom d’un autre compte


Options

Les options administrateur pour le partage utilisateur se trouvent sous Paramètres du compte > Paramètres de sécurité > Partage de compte.

  • Le partage peut être configuré au niveau du compte, diffusant ainsi les paramètres à tous les groupes.
  • Le partage peut également être configuré au niveau du groupe, remplaçant ainsi les valeurs de niveau de compte.

Les options de partage de base définissent si le partage est autorisé et si la méthode utilisée par le partage est lancée :

  • Ne pas autoriser le partage de compte : l’interface pour le partage de compte est supprimée de l’interface utilisateur pour le compte/groupe configuré.
  • Autoriser la demande de partage de compte : permet aux utilisateurs du compte/groupe configuré de demander à consulter le contenu d’un autre utilisateur.
  • Autoriser le partage de son propre compte : permet aux utilisateurs du compte/groupe configuré de partager leur compte avec un autre utilisateur.
  • Les deux : l’utilisateur peut demander et proposer un partage. 
Options de partage dans le menu d’administration

Le partage avancé offre un autre ensemble d’autorisations :

  • Avec des comptes externes : lorsque cette option est activée, les utilisateurs peuvent partager le contenu de leur compte avec les utilisateurs d’autres comptes Adobe Sign.
  • Avec des comptes internes : lorsque cette option est activée, les utilisateurs peuvent partager leur contenu avec d’autres utilisateurs du même compte Adobe Sign.

L’activation du partage avec des comptes internes offre deux autres options :

  • Envoi : permet au destinataire (« partagé avec ») d’envoyer de nouveaux accords au nom du propriétaire du partage.
    • L’historique et le journal d’audit stipulent clairement que l’accord a été envoyé par le destinataire (« partagé avec ») pour le compte de l’auteur du partage.
    • L’auteur du partage reste le propriétaire et le gestionnaire de l’accord, comme s’il l’avait envoyé lui-même.
  • Modifier les transactions existantes : permet au destinataire du partage (« partagé avec ») de modifier les accords actifs.

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