Demande à d’autres participants de signer un document

Adobe Acrobat Sign facilite l’envoi d’un document pour signature. Vous pouvez l’envoyer à une ou plusieurs personnes pour signature.

Envoi d’un accord à un seul signataire

Une fois connecté à Acrobat Sign, sélectionnez l’onglet Signer dans la barre de navigation supérieure.

L’envoi d’un document pour signature constitue le workflow de base utilisé dans Acrobat Sign. L’envoi d’un document pour signature à un seul destinataire est la méthode la plus simple d’utiliser le système.

Pour envoyer un document pour signature :

  1. Accédez à l’onglet Accueil et sélectionnez le bouton Demander des signatures.

    Page d’accueil, demander des signatures

    Vous pouvez éventuellement démarrer le processus en sélectionnant d’abord un modèle de bibliothèque (ou un workflow) en cliquant sur le bouton Démarrer depuis la bibliothèque.

    Cela vous permet de sélectionner l’une des trois options suivantes :

    • Récent  : liste des 20 modèles les plus récemment utilisés, avec le plus récent en haut.
    • Document de bibliothèque : répertorie tous les modèles de bibliothèque disponibles.
    • Workflow : répertorie tous les workflows disponibles pour l’utilisateur.

    Une fois qu’un fichier ou qu’un workflow est sélectionné, cliquez sur Démarrer et vous serez redirigé vers la page Envoyer, avec le modèle déjà joint (ce qui vous permet d’ignorer l’étape 4 ci-dessous).

    Démarrer depuis la bibliothèque

  2. Remarque :

    Si l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG) est activée dans le compte que vous utilisez, sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez envoyer le formulaire d’accord avant de configurer l’accord.

    • La définition de la valeur Groupe charge les propriétés et les modèles associés au groupe que vous pouvez choisir.
    • Lors de la modification du groupe, vous remarquerez que la page est actualisée. Tout contenu saisi sera effacé lors de cette actualisation.

    Si vous ne voyez pas le menu déroulant Envoyer depuis en haut de la page, l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est pas activée pour votre compte.

    Sélectionner le groupe

     

    Définissez le destinataire de l’accord. 

    Saisissez/définissez les paramètres suivants (de gauche à droite) :

    Page Envoyer avec les éléments d’enregistrement du destinataire mis en évidence

    Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser un groupe de destinataires.

    Les groupes de destinataires sont similaires aux listes de distribution, car ils sont composés de plusieurs adresses e-mail de destinataires. Tous les membres du groupe de destinataires sont informés lorsque c’est leur tour d’interagir avec l’accord, mais un seul membre du groupe est autorisé à le faire. Lorsque le premier membre a terminé l’action du groupe, l’accord passe à l’étape suivante.

    Un groupe de destinataires peut être ajouté en tant que groupe ponctuel (ad hoc), manuellement défini par l’expéditeur lors de la création de l’accord, ou en tant que groupe de destinataires réutilisable, créé au préalable et mis à la disposition de l’utilisateur via les autorisations du groupe. Commencez à saisir le nom du groupe, et le carnet d’adresses affichera des options en fonction de ce qui a été entré.

    Enregistrement du destinataire avec un groupe de destinataires ajouté et les options du carnet d’adresses affichées

    Remarque :

    Les noms ou adresses e-mail des destinataires des groupes de destinataires réutilisables ne peuvent pas être modifiés. Seul le type d’authentification peut être modifié.

  3. Ajoutez un nom d’accord et un message qui seront inclus dans l’e-mail initial au destinataire.

    Page Envoyer avec le champ Message mis en évidence

  4. Glissez-déposez, joignez ou choisissez un modèle de bibliothèque à envoyer.

    • Les modèles disponibles sont limités par le groupe à partir duquel l’accord est envoyé.
    • Plusieurs documents peuvent être joints et sont livrés sous forme d’un seul document contigu pour le destinataire.
    Section Fichiers de la page Envoyer avec la section Modèles affichée

  5. Configurez les options requises :

    • Protéger par mot de passe (le fichier PDF signé) : ce mot de passe est appliqué à toute copie PDF de l’accord téléchargée depuis Acrobat Sign. Le mot de passe empêche la consultation du document jusqu’à ce qu’il soit correctement saisi.
    • Échéance : la date limite fait expirer la transaction après le nombre de jours défini.
    • Définir un rappel : des rappels peuvent être configurés pour une ou plusieurs itérations. Seul le destinataire actuellement actif reçoit des rappels.
    • Type de signature : lorsqu’elle est activée, cette option permet à l’utilisateur de basculer le flux de signature entre une signature électronique et une signature manuscrite.
    • Langue du destinataire : définit la langue de l’e-mail envoyé au destinataire et des instructions à l’écran.
    Page Envoyer avec les options d’envoi mises en évidence

  6. Pour ajouter des champs avec lesquels votre destinataire peut interagir, sélectionnez Prévisualiser et ajouter des champs de signature.

    • Si la case Aperçu est cochée, sélectionnez Suivant.
    • Si la case Aperçu est désactivée, sélectionnez Envoyer.
    Bas de la page Envoyer avec l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature mise en évidence

  7. Faites glisser les champs des onglets situés à droite de l’écran vers le document.

    Environnement de création avec les champs de signature mis en évidence

    Le bouton Précédent permet de revenir à la page Envoyer si vous devez modifier l’adresse e-mail des destinataires ou les fichiers joints à l’accord.

    Remarque :

    si vous créez un document courant pour votre utilisation, vous pouvez cocher l’option Enregistrer comme modèle, qui enregistrera le document avec les champs tels que vous les avez placés.

    Pour les transactions futures, vous pouvez simplement joindre le document depuis votre bibliothèque et ainsi passer l’étape de positionnement des champs.

  8. Une fois tous les champs placés dans le document, sélectionnez Envoyer.

Un e-mail comprenant un lien vers le document est envoyé à votre destinataire. Ce lien lui permet de réaliser son action sur le document.

Une fois son action terminée, vous en serez avisé par e-mail.


Envoi d’un accord à plusieurs destinataires

Le processus d’envoi d’un accord à plusieurs destinataires est pratiquement similaire à celui de l’envoi à un seul destinataire.

Les principales différences sont que vous devez :

  • Définir chaque destinataire, dans l’ordre dans lequel il doit agir sur l’accord.
  • Placer les champs spécifiques pour chaque destinataire, si nécessaire.
Remarque :

les transactions qui incluent plusieurs destinataires peuvent être configurées pour suivre un flux de travail séquentiel, parallèle ou hybride.

  1. Accédez à l’onglet Accueil et sélectionnez le bouton Demander des signatures.

  2. Si disponible, configurez le sélecteur Envoyer à partir de pour identifier le groupe à partir duquel vous envoyez l’accord.

    La page est actualisée lorsqu’un nouveau groupe est sélectionné, ce qui supprime toutes les configurations de la page.

    Sélectionner un groupe

    Remarque :

    S’il n’existe aucun sélecteur Envoyer à partir de, la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est pas activée dans votre compte.

  3. Définissez les destinataires de l’accord. 

    Saisissez/définissez les éléments suivants (de gauche à droite) pour chaque enregistrement de destinataire :

     

    Pour vous ajouter à la liste des destinataires, cliquez sur le lien M’ajouter dans le coin supérieur droit.

    L’ajout de la même adresse e-mail plusieurs fois est autorisé.

    Remarque :

    Si vous devez supprimer une ligne de destinataire, sélectionnez le signe X situé tout à droite de la ligne.

    Page Envoyer avec les éléments d’enregistrement du destinataire mis en évidence

    Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser un groupe de destinataires.

    Les groupes de destinataires sont similaires aux listes de distribution, car ils sont composés de plusieurs adresses e-mail de destinataires. Tous les membres du groupe de destinataires sont informés lorsque c’est leur tour d’interagir avec l’accord, mais un seul membre du groupe est autorisé à le faire. Lorsque le premier membre a terminé l’action du groupe, l’accord passe à l’étape suivante.

    Le groupe de destinataires peut être ajouté en tant que groupe à usage unique, défini manuellement par l’expéditeur lors de la composition de l’accord, ou un groupe de destinataires réutilisable disponible pour l’expéditeur peut être utilisé. Commencez simplement à saisir le nom du groupe, et le carnet d’adresses affichera des options en fonction de ce qui a été entré.

    Enregistrement du destinataire avec un groupe de destinataires ajouté et les options du carnet d’adresses affichées

  4. Ajoutez un nom d’accord et un message qui seront inclus dans l’e-mail initial aux destinataires.

  5. Effectuez un glisser-déposer d’un document de bibliothèque à envoyer, joignez-le ou choisissez-le.

    • Plusieurs documents peuvent être joints. Ils sont envoyés au destinataire sous la forme d’un seul et même document.
  6. Configurez les options requises :

    • Protéger par mot de passe (le fichier PDF signé) : ce mot de passe est appliqué à toute copie PDF de l’accord téléchargée depuis Acrobat Sign. Le mot de passe empêche la consultation du document jusqu’à ce qu’il soit correctement saisi.
    • Échéance : la date limite fait expirer la transaction après le nombre de jours défini.
    • Définir un rappel : des rappels peuvent être configurés pour une ou plusieurs itérations. Seul le destinataire actuellement actif reçoit des rappels.
    • Type de signature : lorsqu’elle est activée, cette option permet à l’utilisateur de basculer le flux de signature entre une signature électronique et une signature manuscrite.
    • Langue du destinataire : définit la langue de l’e-mail envoyé au destinataire et des instructions à l’écran.
    Page Envoyer avec les options d’envoi mises en évidence

  7. Pour ajouter des champs avec lesquels votre destinataire peut interagir, sélectionnez Prévisualiser et ajouter des champs de signature.

    • Si la case Aperçu est cochée, sélectionnez Suivant. Cette action fait avancer le processus vers l’environnement de création.
    • Si la case Aperçu est désactivée, sélectionnez Envoyer. Cette action envoie immédiatement l’accord au premier destinataire.
    Bas de la page Envoyer avec l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature mise en évidence

  8. Faites glisser les champs des onglets situés à droite de l’écran vers le document.

    Sélectionner un destinataire

  9. Une fois tous les champs placés dans le document, sélectionnez Envoyer.

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