Présentation d’un flux de production élémentaire avec gestion des fichiers

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Partage de contenu

Les modules externes Adobe InCopy LiveEdit Workflow permettent aux rédacteurs et éditeurs de développer du contenu dans InCopy en même temps que les concepteurs préparent les mises en page dans Adobe InDesign.Ce flux de production inclut des fichiers conteneurs, appelés affectations, permettant de regrouper des contenus connexes ainsi que des outils de notification et de verrouillage de fichiers pour partager et mettre à jour des fichiers dans InCopy ou InDesign sur un réseau partagé ou dans des assemblages compressés pouvant être distribués par courrier électronique.

Dans le flux de travail en réseau partagé, les utilisateurs d'InDesign exportent le texte et les graphiques vers un emplacement partagé sur un système de fichiers, où les fichiers deviennent disponibles pour les utilisateurs d'InCopy qui rédigent et modifient le contenu.Les blocs de texte et les blocs graphiques sélectionnés sont soit exportés vers l'affectation, soit exportés en tant que fichiers InCopy distincts, où ils deviennent partie intégrante du processus géré et sont liés au document InDesign.Ces fichiers partagés sont appelés fichiers gérés. Lorsque les utilisateurs travaillent dans le fichier de devoir ou dans le fichier InDesign sur un serveur local, les modifications apportées à la mise en page ou au contenu associé sont communiquées à tous les utilisateurs impliqués dans le processus pour ce document.

Plusieurs utilisateurs InCopy ou InDesign peuvent ouvrir simultanément le même fichier de contenu, et plusieurs utilisateurs InCopy peuvent ouvrir simultanément le même fichier de devoir. Cependant, un seul utilisateur à la fois peut extraire le fichier InCopy pour modification. Les autres peuvent visualiser le fichier en lecture seule. L'utilisateur qui extrait un fichier InCopy géré peut Partager son travail avec d'autres utilisateurs en enregistrant le fichier sur le serveur partagé ou en retournant le fichier à l'utilisateur InDesign ; cependant, les autres utilisateurs ne peuvent pas apporter de modifications au fichier tant qu'il n'est pas archivé. Ce système permet à plusieurs utilisateurs d'accéder au même fichier mais empêche les utilisateurs de remplacer le travail des autres.

Pour plus de détails, reportez-vous au guide relatif au workflow InCopy LiveEdit Workflow (PDF) à l’adresse suivante : www.adobe.com/go/learn_liveedit_fr.

Gestion de contenu dans InCopy

Le contenu est soit un corps de texte qui circule dans un ou plusieurs cadres, soit un graphique importé.Il existe cinq façons de base de travailler sur le contenu dans InCopy : ouvrir un fichier d'affectation, ouvrir un package d'affectation, ouvrir un fichier InCopy lié, ouvrir un fichier InDesign qui contient des fichiers InCopy liés, ou composer entièrement le contenu dans InCopy.

Ouvrir les fichiers de devoir créés dans InDesign

Les utilisateurs d'InDesign peuvent créer un fichier d'affectation et destiner du contenu au partage.Cette méthode permet à l'utilisateur InDesign d'associer les composantes connexes (en-tête, corps, graphiques, légendes, etc.), puis de les attribuer à différents utilisateurs InCopy pour la rédaction et la modification. Les utilisateurs InCopy ouvrent le fichier d'affectation et travaillent uniquement sur les composants qui leur sont attribués.L'affichage de mise en page dynamique montre comment leur texte modifié se rapporte à la mise en page InDesign, sans ouvrir l'ensemble du document InDesign.Cependant, si la mise en page change, l'utilisateur InDesign doit mettre à jour les devoirs pour notifier les utilisateurs InCopy des modifications. Vous pouvez partager les fichiers d'affectation sur un serveur ou par le biais de paquets d'affectation.

```json { "trancreatedText": [ "Ouvrir les packages de devoir

Le flux de production des assemblages d’affectation est particulièrement utile lorsque les concepteurs et les rédacteurs travaillent sur le même projet, mais qu’ils n’ont pas accès à un serveur local. Dans ces cas-là, l’utilisateur InDesign peut créer un ou plusieurs assemblages et envoyer par courrier électronique les fichiers compressés aux utilisateurs InCopy auxquels ils ont été affectés. Les utilisateurs InCopy peuvent ouvrir les assemblages d’affectation, modifier les contenus et renvoyer les assemblages à l’utilisateur d’InDesign, qui peut ensuite mettre à jour le document.

Ouvrir les fichiers InCopy liés exportés depuis InDesign

Dans certains flux de travail, les utilisateurs d'InDesign peuvent exporter le texte et les graphiques sous forme de fichiers séparés, plutôt que de les inclure dans un fichier d'attribution.L'exportation de fichiers séparés est utile si vous travaillez sur des graphiques ou des corps de texte non liés.Cependant, les utilisateurs d'InCopy ne peuvent pas\nvoir comment le contenu s'intègre dans la mise en page InDesign.\n

Ouvrir des documents InDesign contenant des\nfichiers InCopy liés

Pour voir tous les éléments de page dans le contexte d'une\nmise en page complète, les utilisateurs d'InCopy peuvent ouvrir et modifier un document InDesign dans InCopy.\nCette approche peut être utile pour modifier et ajuster le texte si voir\nla mise en page globale est important, ou pour modifier la plupart des story\nd'un document plutôt que quelques-unes.\nUne fois que l'utilisateur d'InCopy a modifié les articles, l'utilisateur d'InDesign peut ensuite mettre à jour les liens vers les fichiers modifiés.Si l'utilisateur d'InDesign modifie la mise en page, l'utilisateur d'InCopy est averti lorsque le document InDesign est enregistré.

Composer le contenu entièrement dans InCopy

Vous pouvez créer du contenu dans InCopy qui n'est pas associé à un fichier InDesign.Dans ces documents autonomes, vous pouvez saisir du texte, attribuer des polices et des styles, et importer des éléments graphiques depuis d'autres applications (comme Adobe Illustrator et Adobe Photoshop) pour enrichir le texte.Vous pouvez également attribuer des balises pour une utilisation ultérieure en XML.Cette approche est une bonne option dans un\nworkflow éditorial où le contenu précède la conception.\nVous pouvez également configurer et modifier la zone de texte, la taille de page et l'orientation des documents InCopy autonomes.Mais si l'article est ensuite lié à un document InDesign, les paramètres InDesign remplacent les paramètres utilisés dans InCopy.

Fichiers gérés

Pour qu'un fichier soit géré, il doit être ajouté à un fichier d'assignation, exporté depuis InDesign en tant que contenu InCopy, ou placé comme contenu InCopy dans InDesign.Les fichiers gérés communiquent à la fois l'état du contenu et les informations de propriété.Avec les fichiers gérés, vous pouvez :

• Verrouiller et déverrouiller les story\npour préserver l'intégrité des fichiers.

• Avertir les utilisateurs d'InCopy lorsque la mise en page InDesign associée est obsolète." ] } ```

• ```json { "trancreatedText": [ "Identifier l'utilisateur travaillant sur un fichier.

• Avertir les utilisateurs lorsqu'un fichier de contenu InCopy est obsolète, en cours d'utilisation par quelqu'un ou disponible pour modification.Les méthodes de notification\nincluent les messages d'alerte, les icônes de cadre, les icônes de statut dans le panneau Liens\net les icônes de statut dans le panneau Devoirs.

Fichiers en lecture seule

Une fois qu'un fichier de contenu devient géré, il est en lecture seule pour tous les utilisateurs du workflow en permanence, sauf pour la personne qui l'a extrait.Le logiciel crée un fichier de verrouillage (*.idlk) lorsqu'un utilisateur extrait\nun fichier de contenu, donnant à cet utilisateur un contrôle d'édition exclusif.\nLes fichiers en lecture seule présentent les caractéristiques suivantes :

• Un utilisateur InCopy ne peut pas formater manuellement le texte qu'ils contiennent.Cependant, si\nle texte a été assigné à des styles de caractère ou de paragraphe, un utilisateur InDesign\npeut modifier la définition de ces styles, modifiant ainsi\nle formatage du texte même lorsque le fichier est extrait par\nquelqu'un d'autre.Ces modifications de définition de style sont reflétées dans le\ntexte une fois que l'utilisateur InDesign met à jour le fichier.

• En général, ni un utilisateur InCopy ni InDesign ne peut modifier\nles objets, tels que le texte et les styles appliqués, dans le contenu InCopy verrouillé.\nCertains objets, tels que les styles de caractère et de paragraphe, sont uniquement utilisés par\nle contenu.Par exemple, vous ne pouvez pas modifier la façon dont un Style de caractère\nest appliqué aux objets dans le contenu verrouillé, mais vous pouvez modifier le\nStyle de caractère lui-même, modifiant ainsi l'apparence du texte.

• Un utilisateur InDesign peut modifier les marges et colonnes du\ncontenu textuel ainsi que la forme, l'emplacement et le nombre de cadres de texte\nque la story occupe.

• Un utilisateur InDesign peut modifier la géométrie et le formatage d'un\ncadre graphique sans extraire le graphique.Un utilisateur InCopy ne peut pas modifier un cadre graphique ou le formatage de ce cadre.Cependant,\nles utilisateurs InDesign et InCopy doivent extraire le cadre graphique\npour modifier le graphique lui-même (par exemple, pour effectuer une rotation ou\nle mettre à l'échelle).

Bonnes pratiques de gestion des fichiers gérés

Utilisez\nles pratiques suivantes pour vous assurer de travailler avec le contenu\nle plus récent et de ne pas remplacer le travail de quelqu'un d'autre :

• Stockez les fichiers de devoir sur un serveur où tous les membres de l'équipe\nont accès.Si les membres de l'équipe n'ont pas accès à un serveur, vous\npouvez créer et distribuer des packages de devoir.

• Lorsque vous créez un devoir, un dossier spécial est créé\npour contenir le fichier de devoir et le contenu.Utilisez ces dossiers de devoir\npour maintenir les fichiers de devoir et de contenu.Ils simplifient\nla gestion des fichiers partagés dans un groupe de travail et aident à garantir que\nles utilisateurs ouvrent les fichiers corrects.

• Dans InCopy, ouvrez le fichier d'affectation plutôt qu'un article InCopy individuel.De cette façon, vous pouvez voir les informations d'adaptation et de mise en page dans les vues Galée et Mise en page. Si vous exportez du contenu sans utiliser de fichiers d'affectation, vous ne pouvez voir les informations d'ajustement de copie et de mise en page qu'en ouvrant le fichier InDesign.

• Dès que vous ouvrez un fichier devoir, ouvrez un document InDesign, ou extrayez du contenu dans InDesign ou InCopy, assurez-vous que les contours de cadre sont affichés (Affichage > Extras > Afficher les contours de cadre) afin de pouvoir voir les icônes de cadre lorsqu'elles apparaissent.

• Dans InDesign, si vous devez retirer des fichiers du workflow (en raison d'une échéance de production, par exemple), vous pouvez les dissocier ou annuler un package devoir.

Exemples de processus de fichiers gérés

Lorsque vous établissez une gestion des workflows entre InCopy et InDesign, les rédacteurs et éditeurs peuvent composer, réécrire, développer et modifier des documents en même temps que les concepteurs préparent la mise en page. Les flux de production les plus courants incluent la gestion des fichiers sur un serveur local, le partage des fichiers par assemblage de courriers électroniques ou une combinaison des deux méthodes.

Ces workflows supposent que vous ayez un gabarit InDesign de base avec des géométries de mise en page, des styles et du texte de remplacement.Les géométries de mise en page incluent les dimensions de page ainsi que les cadres de texte et de graphiques. InCopy utilise ces éléments pour afficher les informations de composition appropriées.

Workflow sur serveur local

1. Dans InDesign, créez des assignations et ajoutez-y du contenu.

Cette étape incorpore les cadres de texte et de graphiques exportés dans le processus géré, où ils deviennent disponibles aux utilisateurs InCopy pour la rédaction et la modification.

2.Rendez les fichiers devoir disponibles aux utilisateurs InCopy.

Enregistrez les fichiers sur un serveur auquel tous les utilisateurs du workflow ont accès.

3.Dans InCopy, ouvrez le fichier devoir, et extrayez et modifiez une story ou un graphique.

Dans InCopy, les fichiers contenant le contenu qui vous est assigné apparaissent dans le panneau Assignations.Chaque fois que vous enregistrez le fichier sur un serveur local, les modifications sont enregistrées sur le système de fichiers et toute personne travaillant sur ce document (la mise en page InDesign ou un autre fichier de contenu géré dans le document) reçoit une notification des modifications.Ces utilisateurs peuvent mettre à jour le contenu pour afficher les dernières modifications. Le contenu reste extrait pour vous jusqu'à ce que vous le réintégriez.

4.Dans InDesign, travaillez sur la mise en page.

Peu importe si les fichiers de contenu sont en cours de modification dans InCopy, les utilisateurs InDesign peuvent travailler sur la mise en page du document ; ils n'ont pas besoin d'extraire le document. Chaque fois que l'utilisateur InCopy enregistre le contenu extrait, l'utilisateur InDesign peut mettre à jour ce contenu dans la mise en page pour voir les dernières révisions.

5.Dans InCopy, continuez à travailler.

Lorsque vous avez terminé vos modifications, réintégrez le contenu. Les autres utilisateurs peuvent ensuite extraire le contenu et travailler dessus. Si un utilisateur modifie la mise en page dans InDesign simultanément, vous pouvez mettre à jour et afficher la géométrie de mise en page pendant que vous travaillez.

6. Dans InDesign, assurez-vous que tout le contenu est réintégré.

Le workflow géré permet de savoir qui a extrait les fichiers.Une fois les fichiers de contenu archivés, les utilisateurs InDesign peuvent extraire les fichiers pour finaliser la mise en page si nécessaire.

Flux de production d’assemblage de courriers électroniques

1. Dans InDesign, créez et envoyez des packages de devoir.

Créez des packages de devoir et attribuez le contenu aux utilisateurs InCopy appropriés, puis envoyez les packages aux utilisateurs InCopy.Les fichiers packagés sont automatiquement extraits pour éviter les conflits de modification.

2. Dans InCopy, ouvrez le package d'affectation, puis extrayez et modifiez un article ou un élément graphique.

Si vous recevez un assemblage d’affectation par courrier électronique, cliquez deux fois dessus pour l’ouvrir dans InCopy. Les modifications que vous apportez au fichier sont sauvegardées uniquement en local.Les autres utilisateurs ne sont pas informés lorsque vous apportez des modifications.

3. Dans InDesign, travaillez sur la mise en page.

Que les fichiers de contenu soient packagés ou non, les utilisateurs InDesign peuvent travailler sur la mise en page du document ; ils n'ont pas besoin d'extraire le document.Si vous devez mettre à jour la mise en page ou les affectations, vous pouvez envoyer un package mis à jour aux utilisateurs InCopy.

4. Dans InCopy, retournez le package modifié.

Lorsque vous avez terminé vos modifications, archivez le contenu et retournez le package modifié.Les autres utilisateurs peuvent alors extraire le contenu, voir les dernières révisions et travailler sur le fichier.

5. Dans InDesign, assurez-vous que tout le contenu est archivé.

Le workflow géré permet de savoir qui a extrait les fichiers.Une fois les packages de devoir retournés, les stories des packages de devoir sont archivées.Les utilisateurs InDesign peuvent extraire les fichiers pour finaliser la mise en page si nécessaire.

Saisissez l'identification utilisateur

Tous les utilisateurs du workflow doivent avoir un nom d'utilisateur.Cette identification révèle qui a extrait un fichier particulier et rend cette information disponible aux autres utilisateurs.Elle est également requise pour extraire un fichier en vue de sa modification.

Si vous avez déjà spécifié un nom d'utilisateur et souhaitez le modifier, vous devez archiver tout contenu que vous avez extrait.```json { "trancreatedText": [ "Sinon, modifier l'identification de l'utilisateur\nau cours d'une session de modification entraînerait la perte de la capacité à modifier le contenu\nque vous avez extrait — il serait extrait en votre nom sous un\nnom différent.

L'identification de l'utilisateur est spécifique à l'application ; aucun utilisateur ne peut avoir plusieurs identifiants par application.

Si vous oubliez de spécifier un nom d'utilisateur avec cette méthode, vous êtes invité à en saisir un lorsque vous tentez votre première action de workflow.

Icônes de processus

Des icônes\npeuvent apparaître sur les cadres de texte et graphiques, le panneau Devoirs et\ndans la barre de story (InCopy uniquement).Les icônes de statut de modification apparaissent en regard du\nfichier géré dans le panneau Liens et le panneau Devoirs, et communiquent\nle statut du contenu.Les icônes apparaissent sur les cadres qui contiennent une story InCopy\nliée (dans la vue Mise en page dans InDesign et InCopy).Ces icônes communiquent également\nle statut du contenu et peuvent être utilisées pour différencier le contenu géré\ndu contenu non géré.L'info-bulle associée indique le statut de modification et le propriétaire.Pour afficher les icônes de cadre, assurez-vous que les contours de cadre\nsont visibles dans InDesign et InCopy (Affichage > Extras >\nAfficher les contours de cadre).

Articles connexes

• Exporter le contenu sous forme de fichiers InCopy séparés (InDesign)
• Utilisation de documents autonomes
• Rupture du lien de fichiers de contenu (InDesign)
• Suivi et révision des modifications
• Utilisation des notes éditoriales