经典版“发送”和“编辑”页面将在 2017 年第四季度停用,届时,这些页面不再适用于 Adobe Sign 系统。

在预料到系统会出现这种变化后,那些依赖于嵌入的“发送”和“编辑”页面的集必须要进行更改,才能使用新版体验。这些集成既包括标准的 Adobe Sign 软件包(例如,适用于 Microsoft Dynamics 的 Adobe Sign),也涉及专为特殊用途定制的自主研发的 API 解决方案。

更改嵌入的页面并非只是简单地变更“发送”和“编辑”流程的外观,它不仅需要向用户提供一些新增功能,而且还要移除过时的技术,取而代之的是一些更为可靠的解决方案。

我们计划在 2017 年第二季度的发行版本中实施这种转换,即,树立以新版“发送”/“编辑”体验为标准。另外,新帐户将不再有权选择查看经典版页面。到了 2017 年的第四季度,预计所有客户都将启用新版体验,届时,经典版页面将会彻底停用。


“发送”页面

“发送”页面是 Adobe Sign 服务的核心,当升级到新版体验后,不仅功能方面会出现重大变化,而且有些潜在的流程也会发生更改。

唯一的例外情况是,用户能够完成他们在经典视图中执行的每一项操作。不过,还有一些其他可用的选项(帐户管理员或许可以启用或无法启用这些选项)。

值得注意的例外情况是,“书面”签名工作流程(替代经典版“传真”工作流程)将不允许发送者直接发送至电话号码。


外观

对于发送者而言,新版页面的整体外观发生了非常显著的变化。尽管所有的经典功能仍显示在新版页面中,但是当扫描一个新增的可视字段时,用户就会放慢速度,并开始更加关注其进程。

然而,常规页面的布局是相同的,这样可减少因为“新奇”而产生的影响,此外,用户能够体会到发送协议的具体做法是相同的(尽管已推出新功能),而且用户能够较快习惯这种方式。

下面并排显示的是两种版本的体验。虽然图像太小无法看清详细信息,不过,可以看出整个框架是基本相同的。

页面布局(第三版)

若要查看细微差异,可将页面拆分为四个功能部分:

  • 接收者
  • 消息
  • 文件
  • 选项


“接收者”部分发生的变化

在“发送”页面的最顶层,定义了签名周期或接收者列表,以及接收者就协议进行交互的方式。您可以在下面看到经典版页面(顶部)和新版页面(底部)。

默认的工作流程开关

默认的工作流程开关可以确定基本签名流程是依次进行(“按顺序完成”)还是并列进行(“按任意顺序完成”)。

该选项已移至“接收者”列表的顶部,其中,用来识别选项的文本清晰易懂,而且对于选定的选项,我们可以通过图形化的“开关”获得相对客观的认识。

从功能上讲,设置并未发生变化。

注意:

您会注意到,如果签名工作流程是按顺序完成,那么在签名者“角色”的左侧会显示出签名者索引。

如果将签名工作流程改为并列进行,则会移除签名者索引,因为系统将同时授予所有签名者访问该文档的权限。

我需要签名

“我需要签名”选项允许发送者将自己作为协议的接收者,安排在首位签名者或最后一位签名者的位置。

如今,该选项已重命名为“添加我”,并从“接收者”列表的下方移至“接收者”堆栈的右上端。

从功能上考虑,添加我链接会将发送者插入到“接收者”堆栈的任意位置,并非只是首位签名者或最后一位签名者的位置。


“接收者”部分增添的功能

其他的接收者角色 - 委派人

新版“发送”页面支持其他的接收者角色:委派人。

“委派人”角色允许发送者在预先不知道谁是最终签名者或审批人的情况下,创建协议。在指定了委派人后,委派人最终将会把协议转交给最后一位接收者。

单击此处可了解有关接收者角色的更多详细信息

要启用“委派人”角色,帐户管理员可以依次导航:帐户 > 帐户设置 > 发送设置 > 允许的接收者角色

每位接收者的身份验证

以往的身份验证方法是将接收者分类为内部组或外部组,然后根据整个组进行身份验证。

目前,该应用程序仍允许帐户管理员为内部和外部接收者设置默认的身份验证方法。

不过,管理员可以让发送者基于每位接收者的情况,从启用的方法列表中修改默认的身份验证方法。

 

要配置默认身份验证方法并允许发送者进行调整,帐户管理员可以依次导航:帐户 > 帐户设置 > 发送设置 > 身份验证方法

每位接收者的私人消息

发送文档以供签名或审批之前,发送者可以为签名流程中的每位接收者创建私人消息。当启用了私人消息后,发送者可以单击添加私人消息按钮。

私人消息对话中,可输入特定于接收者的私人消息。

私人消息将与“请签署”电子邮件中的全局消息一同发送给接收者。 

或者,您可以在签名体验中公开私人消息。

默认情况下,创建私人消息的功能处于禁用状态。

若要启用这项功能,帐户管理员可以依次导航:帐户 > 帐户设置 > 发送设置 > 发送给接收者的私人消息

如果启用了这项功能,那么默认情况下,接收者可以在签名环境中读取私人消息。

帐户管理员可以采取下面的方法禁用该功能,依次导航至:帐户 > 帐户设置 > 签名首选项 > 其他设置

接收者组

接收者组允许多名团队成员有权代表整个组进行签名或审批。只需执行一个签名步骤,即可添加“接收者组”,随后将多位接收者添加到该组。

所列出的任何一个接收者都可以代表整个组参与,并确保您的事务不至于因等待某一个人而搁置。接收者组可定义为签名者或审批人,身份验证方法可根据需要单独指派给组内的每一个成员。

对于 Adobe Sign – Enterprise 帐户来说,接收者组功能是自动启用的。

混合式工作流程

混合式工作流程考虑的情况是:在依照顺序进行的工作流程中,包含一项或多项并行签名者的签名步骤。

在下面的图像中,您会看到第 2 个签名步骤包含了三位接收者。

首位接收者完成签名后,这三位接收者会同时收到通知,并且在流程移至第三个签名步骤之前,所有这三位接收者都必须应用其签名。

帐户管理员可以启用/禁用混合式工作流程,方法是依次导航:帐户 > 帐户设置 > 发送设置 > 签名顺序


“消息”部分发生的变化

“消息”部分是用来定义协议名称、撰写全局消息(即提供给所有接收者的消息)的地方。

您可以在下面看到经典版的消息部分(左)和新版体验(右)。

接收者语言选择器

“接收者语言”选择器可以确定在签名周期中,接收者的电子邮件以及屏幕指导中所使用的语言。

语言列表的名称已由“语言”改为“接收者的语言”,以便让发送者更准确地了解设置功能。

该下拉列表已从经典版布局的“消息”部分移至新版体验中的“选项”部分。

从功能上讲,设置并未发生变化。

改进了消息模板

“消息模板”选择器的位置已发生变化,并且更改了相应的指示文本。

在经典版的页面布局中,默认应用的模板的名称是作为文本插入在“消息”标签旁,后面跟有一个可点击的“更改”链接,供发送者选择不同的模板。

新版“发送”页面将模板选择器移至“消息”部分的右上角,并将文本更改为静态值“消息模板”。

 

在新版“发送”体验中,当您将鼠标悬停于任一模板名称上时,改进后的“消息模板”选择器可以在右侧显示该模板的相应文本。


“文件”部分发生的变化

“文件”部分代表这样一种环境:文档文件可在此附加到协议中。

Adobe Sign 支持通过“拖放”方式来附加文件,与此同时,它还支持应用程序常驻库,以及从发送者本地系统、Box、Dropbox 等位置上载文件。

您可以在下面看到经典版的“文件”部分(顶部)和新版体验(底部)。它们都在可单击的链接右侧显示了各自的扩展选项。

上载资源

所有可单击的上载/附件选项已从“发送”页面的底部移至弹出窗口(单击“添加文件”链接即可触发)。

注意:

  • 外部文件来源(Box、Google Drive 等)直接链接至服务提供商,因此发送者将需要对该服务进行明确的身份验证
  • 在新版体验中,Evernote 不再是一个受支持的上载选项。

预览并添加签名字段

“预览并添加签名字段”作为一个可供选择的选项,能够将附加的文件路由到“编辑”环境中,进而可以在此添加或编辑签名和表单字段。

该选项的文本标签已由“预览、定位签名和表单字段”更改为“预览并添加签名字段”。

该选项的位置已从经典版页面的底部中心移至新版体验的左下角。

该选项的功能未发生改变。


“选项”部分发生的变化

“选项”部分位于“消息”和“文件”部分的右侧。

根据帐户管理员为发送者配置所启用的若干选项,该部分的外观在不同帐户之间是可变的。 

下面的图像展示了所有选项,其中,左侧为经典版页面,右侧为新版页面。

完成截止日期

“完成截止日期”已从“选项”面板顶部移至“密码”设置正下方。

关联的文本已由“设置此文件的到期日”更改为“完成截止日期”。

从功能上讲,设置并未发生变化。

密码保护

“密码保护”选项已移至“选项”部分的顶部,而且关联的文本已由“设置用于打开签名 PDF 的密码”更改为“密码保护”。

这项功能经过改进后,可以允许发送者“显示密码”,以确保在键入密码时不会遇到任何困难。

此外,如果密码不匹配,则第二个密码字段将采用红色色调指示密码不匹配。

书面签名

由经典版“传真签名”选项转变而来的“书面”签名类型,经历了重大变化。

对发送者而言,涉及两项重大变动:

  • 如果文档被设计为接受预填写内容,那么发送者可以输入预填写字段
  • 在“接收者”部分,不再可以使用电话号码,取而代之的是使用电子邮件地址

签名者将会获得一种更完善的体验:尽可能地利用电子签名流程,并确保返回更高质量的文档。

单击此处可了解有关新增“书面”签名类型的更多信息。


“选项”部分中增加的功能

设置提醒

“提醒”已从发送后的页面中移出,并添加在“选项”部分,它可以允许发送者在“发送”页面上配置完整的协议。

接收者的语言

“接收者的语言”字段并非新增功能,它只是头一次放置在“选项”部分中。

它的功能等同于经典版页面布局“消息”部分中的“接收者的语言”功能。


“编辑”环境

“编辑”环境是用户用来生成文档库的核心。这个新环境为模板创建者提供了一个改良的布局:不仅可以应用和管理字段,而且可以访问各种有用的工具,进而生成精美的最终文档。


外观

“编辑”环境的更改主要体现在结构上,工具在经过移动后,更加显而易见且更易于访问。

值得注意的是,“编辑”环境在经典版和新版中都包括两个界面:

  • “临时”界面
    • 启动方式
      • 选中预览、定位签名或添加表单字段复选框后,从发送页面启动
      • 单击协议(处于草稿状态)中的编辑链接,从管理页面启动
    • 参与者通过其电子邮件地址(从发送页面导入)来明示其身份
    • 模板属性已固定,无法调整
  • 用于创建模板的界面
    • 启动方式:
      • 单击将模板添加到库链接,从主控制区页面启动
      • 单击库模板的编辑链接,从管理页面启动
    • 将参与者定义为“参与者 1”至“参与者 N”
    • 显示模板属性 - 可以编辑模板的名称和模板的分布情况

您可以在下面看到并排显示的两种环境,左侧为经典版布局:

页面布局(第三版)

页面布局发生的变化

字段已移至右侧边栏

字段部分包含您可以在文档上编辑的所有独立字段。大部分字段都有特殊的用途,例如,“签名”、“签名者姓名”和“超链接”。通用字段位于“数据字段”部分,并且包含“文本”框。

为了给表单提供更多的操作空间,字段部分已从屏幕顶部移至右侧边栏。

字段的功能没有任何变化。

显示了字段大小/对齐方式/导航工具

在页面顶部,排列有三个字段工具:

  • 对齐方式 - 包含四个选项,可按照指导字段的任意一侧对齐
  • 匹配大小 - 包含三个工具,可以与指导字段的宽度、高度匹配,或同时匹配其宽度和高度
  • 导航至字段 - 按照字段名称的字母顺序列出所有字段,并将光标焦点移至您选择的任意字段

这些字段既可以一直显示,也可以位于一个隐藏在按钮下方的弹出式下拉区域中。

从功能上讲,这些工具并未发生变化

改进了“字段模板”的访问方式

通过访问“字段模板”,发送者可以为任何上载的文档应用表单字段覆盖。

如今,这项功能可以触发一个弹出式的下拉字段来选择模板,随即它就会消失,而不是在字段部分占据一席之地。

从功能上讲,模板选择器并未发生变化。

已移动“缩放功能”

“缩放功能”允许您在 Adobe Sign 窗口中按比例放大或缩小文档。

该功能已从窗口顶部的“加 - 减”比例尺变化为页面底部的“加 - 减”图标。

从功能上讲,其特征仍保持不变。

已移动“页面选择器”

“页面选择器”的作用在于允许用户选择任意页面,并将该页面显示在可视空间中。

这项功能已从屏幕左侧的小型缩略图更改为页面底部一个更具独立性的控件,通过这个控件,发送者可以使用箭头向上/向下翻页,或者输入页码直接跳到相应的页面。

已移动“发送”/“重置”

“重置字段”链接可以清除当前“编辑”会话期间添加的所有字段的形式。将会保留那些在“编辑”中打开模板之前存在的文档字段,或者,如果这些字段已被删除,则可以重新添加回来。

“发送”按钮可完成“编辑”流程,并将协议发送至第一位接收者。

这两个对象均已从页面的右上角移至右下角。

从功能上讲,它们的运作效果相同。

已改进字段级别的错误检测

上载带有文本标记或 Acrobat 字段的新文档时,Adobe Sign 将验证所有字段的属性,以确保没有错误(例如,无效的字体大小、循环计算表达式等)存在。在发现错误后,会显示一个横幅指示错误的数量,并显示导航图标以允许您在字段错误之间轻松地移动。

下面是一个表单字段的示例,它具有一个用于查找身份证号码的验证规则,但提供的默认值为文本。

通过单击右侧的“下一个错误”按钮,可打开下一个错误字段,其中,字段的顶部会明确指出验证错误。

“创建模板”界面中的更改

已移动“模板属性”

通过“模板属性”,您可以更改模板名称、确定要保存的模板类型(文档或表单字段)以及分发文档的方式(个人使用、小组使用或帐户范围的使用)。

已将访问模板属性的链接从页面顶部移至右侧边栏更加显眼的位置,且位于表单字段正上方。

从功能上讲,“模板属性”中的设置组相同。

已将“参与者”列表重命名为“接收者”且移动了位置

“接收者”下拉列表枚举了协议的各种参与者。在“创建模板”界面中,接收者被标识为“参与者 1”至“参与者 N”。

在临时界面中,已经定义了协议接收者,并且插入了每位接收者的电子邮件地址值(而不是“参与者”占位符)。

在上述两种情况中,参与者列表均提供工具来查看字段与接收者之间的分配关系。从列表中选择任意一位参与者时,分配给该参与者的字段将在页面上保持高亮显示,而所有其他参与者的字段将呈现灰显。

此外,可以在字段放置期间使用参与者列表,以确定应当获得该字段的参与者。选择参与者 2,然后放置任意数量的字段,这些字段将自动分配给参与者 2。

已将经典版环境中标题为“选择参与者”的字段重命名为“接收者”。

下拉字段已由窗口左上方移至右侧边栏,位于表单字段的正上方。

从功能上讲,参与者列表没有发生变化。

“临时”界面中发生的变化

将模板保存到文档库

如今,发送者可以选择在“发送”流程中创建模板,然后将该模板保存到“文档库”中。可以保存任一类型的模板,而且“管理”选项卡中的模板完全是可以编辑的。

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