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帐户共享功能适用于小型企业、中型企业和大型企业服务计划。

用户内容共享概述

Adobe Acrobat Sign 从一开始设计就是为了保护用户的内容免遭未明确受邀查看内容或与内容进行交互的所有其他用户访问。

协议隐式包含所有接收者。  库文档在模板属性中显式共享。

然而,大多数组织中都有需要监督事务而观察者又不直接参与的角色,或者有需要大致了解组内所有事务的代理组。

通过用户内容共享,一个用户或组可以与任何其他用户或组共享其内容。

有两种类型的用户内容共享:

  • 基本共享 – 仅用户视图
  • 高级共享 – 带可选的修改和发送功能的组和用户视图
    • 当用户 A 将内容与用户 X 共享时:
    • 如果启用了组共享
      • 当用户 A 将内容与组 N 共享时:
        • 组 N 的所有成员都可以查看用户 A 的“管理”页面上的所有内容
        • 组 N 的所有成员都获得了用户 A 建立的共享的授权(发送和/或修改)
      • 当组 N 与用户 A 共享时:
        • 用户 A 可以查看组 N 中所有用户的所有内容
        • 用户 A 有权为组 N 中的所有成员发送和/或修改协议(根据配置)

高级共享当前仅对企业级帐户可用。想要启用高级共享的管理员应向支持团队提交票证

注意:

帐户转换为高级共享后,可能无法恢复为基本共享。这是一个单向过程。

要在登录后共享帐户,请导航至配置文件设置 > 个人首选项 > 共享我的帐户

可用性

基本共享适用于所有小型企业中型企业和大型企业服务计划

  • 基本共享最多只能有 100 个“共享出来”帐户和 100 个“与我共享”帐户

高级共享仅适用于企业客户。

  • 高级共享的默认值为 500 个“共享出来”帐户和 500 个“与我共享”帐户
    • 如果您需要建立的共享数量超过 500 个(不管采用哪种共享模型),请联系您的成功经理

Acrobat Pro 团队版和所有单用户计划均支持共享用户帐户。

用户界面

基本共享

基本共享模型下的用户可以在“个人首选项”部分中建立、查看和取消其共享。所有用户(包括管理员)具有相同的体验。

有两个独立页面,一个用于入站共享(“查看其他帐户”),另一个用于出站共享(“共享我的帐户”):

基本共享用户界面

用户通过单击加号图标并输入要与其建立共享的用户的电子邮件地址来请求共享。

基本共享 - 请求查看

提出共享请求后,它将以“待处理”状态存在,直到请求的用户接受或拒绝邀请。

基本界面 - 待处理的请求

高级帐户共享

高级帐户共享仅适用于企业级服务,并且必须通过向支持团队提交票证来启用。

帐户转换为高级共享后,用户界面将从两个独立页面更改为一个选项卡式页面,此页面名为共享状态

高级共享 - 菜单导航路径

两个选项卡分别对应受基本共享规则约束时使用的两个页面:

  • “我的帐户已共享”>“共享我的帐户”
  • “与我共享”>“查看其他帐户”

用户可通过单击加号图标建立共享,此图标将打开一个弹出框,在其中用户可以输入电子邮件地址或从当前帐户用户和组对象列表中选择用户或组。

  • 组名称右侧的箭头用于展开组以列出用户
  • 加号图标用于将用户/组添加到共享请求(位于顶部输入字段中)
高级共享 - 组共享

 

为共享确定用户/组后,请求者可以定义要应用于共享的权限(发送和/或修改):

foo

帐户管理员有权在未经批准的情况下,在用户和其 Acrobat Sign 帐户中的任何其他用户之间全面建立共享。

组管理员有权在未经批准的情况下,在用户和其组中的任何其他用户之间全面建立共享。

尝试与组外的用户或组建立共享的组管理员将创建“待处理”的共享。  另一用户必须明确批准(接受)共享请求,才能建立共享。

  • 组共享请求将生成发送给组管理员的电子邮件,组管理员将接受或拒绝任何待处理的共享。

非管理员用户可以请求共享(基于配置的控制选项),此共享将保持“待处理”状态,直到另一方接受或拒绝共享请求。

高级共享 - 待处理的请求

分组共享

管理员(受高级共享规则约束)能够共享他们所管理的组,并管理与组(及其用户)关联的共享。

组共享与用户共享的原理基本相同,只不过组是更大的容器,通过与某个组共享,用户可以访问该组中所有用户的所有内容。

如果从一个组中删除了某个用户,则该用户的内容将不再属于这个组,因此不再可见。

要以组管理员身份访问组级别共享:

  • 登录到您的组管理员用户
  • 导航至组 > 我的用户组 > 共享状态
导航至组共享状态

注意:

组可以与自身共享,这样无需定义单个共享,组中的所有用户即可查看组中所有其他用户的全部内容。

帐户管理员可以管理帐户中所有组的共享,并且可以在组之间全面建立共享,而无需其他用户接受。

要以帐户管理员身份访问组共享:

  • 导航至帐户 > 组 > {选择要与之共享的组}
选择组

“组”菜单加载后,单击共享状态

组共享 - 组共享状态


用于管理帐户之间共享的其他控制选项

查看共享内容

与用户共享的内容显示在管理选项卡上。

在“管理”页面的左上角,您可以看到您的协议旁边的下拉箭头

  • 单击箭头以显示与您共享的用户/组列表
  • 选择要查看的用户/组
  • 还有一个用于选择全部共享协议的选项,它返回全部共享内容
选择“管理”页面上的下拉箭头

“管理”页面将刷新以显示所选用户/组的内容:

共享帐户标题

注意:

可以像查看内容时那样,使用左边栏中的过滤条件(“进行中”、“已完成”、“Web 表单”)来过滤内容。


高级共享控制选项

控制选项

用户共享的管理控制选项位于帐户设置 > 安全设置 > 帐户共享

  • 共享可以在帐户级别配置,这样设置将向下传播到所有组
  • 共享也可以在组级别配置,这样将覆盖继承的帐户级别值。

基本共享的控制选项定义是否允许共享以及启动共享的方法:

  • 不允许帐户共享 – 将从已配置帐户/组的用户界面中删除帐户共享界面。
  • 允许请求共享帐户 - 允许已配置帐户/组中的用户请求查看其他用户的内容
  • 允许共享自己的帐户 – 允许已配置帐户/组中的用户将自己的帐户与其他用户共享
  • 二者 – 用户既可以请求共享,也可以主动共享
管理菜单中的共享控制选项

高级共享会额外启用一组权限:

  • 与外部帐户共享 – 启用时,用户能够与其他 Acrobat Sign 帐户中的用户共享其帐户内容视图。
    • 共享到外部帐户时将建立只读关系。
  • 与内部帐户共享 – 启用时,用户可以与他们所在(同一)Acrobat Sign 帐户中的其他用户共享其内容。
    • 启用与内部帐户共享后,可以选择另外两个选项:
      • 发送 - 允许“被共享”方代表共享方发送新协议。
        • 历史记录和审核记录会清楚地指明协议由“被共享”方代表共享方发送。
        • 协议归共享方所有和管理,因此就像他们自己发送一样。
      • 修改现有事务 – 允许“被共享”方修改处理中的协议。

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