在本指南中,您将会看到配置 Adobe Acrobat Sign 帐户并准备发送事务时建议首先执行的步骤。
下面有两个选项卡,一个适用于系统用户,另一个适用于帐户管理员。在每个选项卡中,您会看到要配置的功能列表,功能名称右侧是这些功能适用的服务级别。
我们建议所有用户首先配置其个人用户 ID,如果您还是一位帐户管理员,请继续使用“管理员”选项卡,并配置帐户设置。
单个帐户是单许可证帐户,因此默认情况下,单许可证用户也是帐户管理员。
当您首次登录到 Acrobat Sign 时,请花一分钟时间检查您的个人用户信息。该信息将用于多个模板,因此确保其正确至关重要。
当个性化您的所有事务时,个人资料页面可以显示 Acrobat Sign 将使用的特定值。请注意以下几点:
如果需要调整任何内容,请单击编辑配置文件按钮,执行必要的更改,然后保存您的编辑结果。
Acrobat Sign 提供了三种签名样式,具体情况根据您的个人或企业要求而定:
如果选择此选项,则不需要进行显式的配置.
导航至个人首选项 > 我的签名,创建您的独特签名.
单击创建按钮以打开签名面板,然后选择创建签名的方法:
创建满意的签名后,单击应用。
对于确实希望与其保持事务联系的高级用户,您可以设置时间里程碑,以便触发一封发送到您收件箱的电子邮件,或者一个可以在报告中提供的警告。
要访问通知页面,请导航至个人首选项 > 我的通知
一些快速定义:
可以将事件和警告配置成按照下面的两种方式进行通知。您有权不选择任何选项、选择一种选项,或者同时选择两个选项。这些选项包括:
另请注意,这些事件/警告都有两个选项卡。
可以在页面底部对报告进行配置,以便向您发送选中事件的摘要,该报告的发送频率可以根据您的意愿而定,如每周一次、每个工作日一次或每天一次。
商业和企业服务级别允许用户创建个人页脚,如电子邮件中的签名文件。
如果您的帐户管理员启用了该选项,您可以导航至个人首选项 > 我的电子邮件页脚进行相关设置。
此页脚会放置在靠近事务电子邮件底部,但位于所有帐户级别页脚的上方:
可设置以下两个默认语言选项:
欢迎各位管理员!
希望大家顺利完成了个人用户 ID 的配置工作,现在,你们即将准备制定更大帐户范围的决策。
以下描述的篇幅相对较长,但正确设置您的帐户将可以确保发件人和签名者能够顺利采用您的流程,同时还可以减少部署后进行更改时必然会出现的问题。
注意:这里并不会完全介绍您可用的所有选项,因此,如果您有任何问题,请联系支持人员。
与备份您的电脑或手机内容一样,最好保留您已签署的协议副本。“外部归档”可以将已签署的协议副本发送到替代的电子邮件地址(Evernote 帐户或 Box 帐户)中,免去了逐个从“管理”页面下载协议的麻烦。
以帐户管理员身份登录,然后依次导航至:帐户 > 帐户设置 > 外部归档
要将您帐户的协议副本发送到替代的电子邮件地址中,请在发送额外副本...字段中输入该电子邮件地址,然后单击保存更改按钮。
“外部归档”字段仅限包含 255 个字符。如果收件人的数量超出了限制,请尝试使用分发列表!
要将副本发送到 Evernote 或 Box,请单击相应的单击此处链接,新窗口中将会弹出具体说明。
签名首选项!
对于这些设置,我们需要考虑许多选项,下面就让我们进行深入研究!
导航至帐户 > 签名首选项
前两项设置控制签名所在行的自动格式化,以及行下面插入的签名数据:
下面这部分将控制接收者可以如何应用其签名。通常情况下,除非您出于特定的业务目的,需要限制某些选项;否则,我们建议您允许接收者按照自己喜欢的方式来应用签名。
这里有三个选项:
此选项部分指示您的接收者是否可以使用现有的已保存的签名(已保存生物测定签名和基于图像的签名)。如果您选择禁用已保存的签名,则接收者必须根据您允许的签名类型明确地键入、绘制或上传其签名。
这些选项包括:
在本部分,还有另外一个复选框:
添加您的公司品牌是为您帐户中的用户以及您的签名者自定义 Acrobat Sign 的绝佳方法。
公司名称和 URL 主机名
在本部分,您将为您的帐户设置公司名称和主机名。这看起来虽然可能比较基础,但是可以个性化您的帐户。
这两项设置均为“帐户”级别,且无法在“组”级别进行调整。
以帐户管理员的身份登录并导航至:帐户 > 帐户设置 > 帐户设置
公司名称
当帐户中新建用户后,您在该字段输入的值会自动填充到新用户的“公司名称”字段。
默认情况下,Acrobat Sign 允许用户编辑他们的个人设置,包括其个人用户的“公司名称”值。
如果要更新帐户中所有用户配置文件内的“公司名称”值:
所有用户配置文件将采用“公司名称”字段的值,作为其用户配置文件中的“公司”值。
选中“为帐户中所有用户设置公司名称”,是一项面向帐户中所有用户的一次性替换操作。
保存页面后,系统将会更新所有用户并消除复选标记,以允许在需要时再次触发该操作(因为用户仍有权更改其“公司名称”值)。
主机名
为您的帐户设置主机名将会改变用户登录的 URL 以及托管签名者所签署协议的 URL。
其结果是一个包含您的主机名的自定义 URL。
品牌非常重要!客户希望在您发送的事务中看到您的徽标,而通过上传徽标,可以标识 Acrobat Sign 针对您的事务发送的所有电子邮件。
徽标支持 JPEG、GIF 和 PNG 图像,但一般情况下,使用 PNG 图像的效果最佳。
以帐户管理员身份登录并导航至:帐户 > 帐户设置 > 帐户设置 > 上传徽标。
单击上传按钮,然后导航至您要使用的图像。请记住,规定尺寸(60 像素高,200 像素宽)的图像效果最好。
一旦选定图像,徽标将显示在上传按钮右侧:
如果您需要随时更改徽标,请单击清除按钮,即可移除徽标。
“帐户”选项卡的“全局设置”部分是功能最丰富的部分之一,其所有设置都是根据用例来安排的。
下面,我们将简要描述每个选项,并对我们的建议加以说明,但您的用例极有可能不同于“最常见用法”。
导航至帐户 > 帐户设置 > 全局设置。
此设置仅适用于已签署并存档的电子邮件所附带的副本。以后从 Acrobat Sign 下载的副本都将是一个包含全部内容的 PDF。
同样,这属于“外部归档”,但是此设置可以在组级别(适用于商业和企业级别客户)配置,这样举例来说,您就可以将完成的销售合同传送到会计部门,或将完成的 NDA 传送到法律团队。
请谨记,该设置涉及的用户是指您的 Acrobat Sign 帐户中的用户(而不是您公司的每个人)。这有可能会是下面的情况:您的签名者没有您帐户以及本设置中没有涵盖的那些签名方的 Acrobat Sign 用户 ID。
Acrobat Sign 采用父子关系模型,因此组是帐户的子对象。这意味着新组将继承帐户属性。另外它还意味着,组级别的更改将覆盖帐户级别的设置。
“发送设置”是“发送”选项卡上向您的发送代理显示的一些功能。此部分专门用于该页面上可用的所有配置。
与“全局设置”非常类似,这些设置也与用例密切相关。
这涉及的内容篇幅有些长,因此您不妨稍事休息,然后导航至帐户 > 帐户设置 > 发送设置。
建议设计若干表单,以要求审批人填写字段信息,同时又可以不签署文档。
可选择任意或所有选项,但是如果要启用电话身份验证,则需要首先启用允许发送者为每个接收者设置签名者身份验证选项。
可以展示更多的品牌内容!
导航至帐户 > 电子邮件设置,然后您会发现:
电子邮件页脚 - 这是一个帐户范围的设置,可在您的电子邮件底部放置一条文本消息。这个位置非常重要,其中包含一些营销信息或法律声明。
允许用户拥有自己的电子邮件页脚 - 此设置允许每位用户设置自己的个人签名内容
页眉和页脚图像 - 电子邮件页眉和页脚图像就像是徽标,只是更大一些。此设置会让您的品牌在电子邮件中更为突出,并可以告知您的客户电子邮件出自何人。
支持徽标、JPEG、GIF 和 PNG 图像。
使用 200 像素高和最多 600 像素宽的图像。
您将发现每个选项都有一个上传新图像链接。使用此链接可以浏览您本地系统上的图像。单击保存。
Acrobat Sign 的安全设置与任何应用程序采用的常规密码安全设置相同,可通过一些特殊的文档设置进行管理。
要设置安全性,请导航至帐户 > 帐户设置 > 安全设置。
您是否要使用 API?如果您的开发人员要将 Acrobat Sign 集成到现有 CRM 系统(或任何其他启用了 API 的系统)中,您可能需要考虑使用此选项。
Acrobat Sign 支持 REST API:
使用 Adobe Document Cloud API 访问用户数据需要提供 OAuth 令牌。
如果您有不支持 OAuth 的传统应用程序,那么可以创建一个集成密钥。
如果您看不到创建集成密钥的链接,请联系支持人员。
另外,您还会在此页面上看到
此外,启用 API 后,您将在左侧看到一个新的 API 请求日志链接。此日志将显示来自 API 调用的入站 XML,在解决任何基于代码的问题时,此日志非常重要。
可以通过“API 应用程序”选项来使用 REST API。
在相应页面上,单击创建新的应用程序链接,为应用程序提供一个名称,然后单击创建应用程序按钮。
此时会立即生成并显示新应用程序的 ID 和密钥。
如果您已购买适用于小型企业的 Acrobat Sign 计划,请使用 Admin Console 管理用户以及与用户关联的权利。您还可以分配多个管理员来帮助管理您的团队或 Acrobat Sign 的功能行为
最后,该添加用户了!
Acrobat Sign 提供了两种创建新用户的方法:
一次创建一个
或
通过 CSV 批量创建
创建单个用户的流程非常简单。只需导航至
转到帐户 > 用户,然后单击工具栏中显示在搜索框旁边的“+”按钮。此时会显示“创建”对话框。
填写电子邮件地址、名字和姓氏字段,然后选择要将该用户分配到的组(如果需要)。
此外,您还将看到“查看他们的协议”复选框。此选项将创建从新用户到管理员用户的帐户共享。如果您需要监控新代理的事务,请选中此框。
如果不选中此框,仍可以创建共享,只是需要使用“帐户共享”功能。
创建用户后,系统将向您提供的地址发送一封电子邮件,要求用户设置密码。完成密码设置后,该用户将处于活动状态,并且可以发送其第一个文档!
批量创建方法如下:转到帐户 > 用户,然后单击工具栏中显示在搜索框旁边的 + 按钮。在“创建”对话框中,单击批量创建用户。
此流程将创建一个至少包含电子邮件地址和名字/姓氏列的 CSV 文件。要了解确切的格式,请参阅示例 CSV 文件 - 单击下载示例 CSV 文件链接。以指定的格式准备您的文件。文件准备就绪后,单击浏览并选择该文件。
此流程的一个缺陷是无法创建从用户到管理员帐户的共享。
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