Adobe Sign 的新版“管理”页面旨在改进每个用户对整个内容库的访问以及访问速度。

概述

新版“管理”页面旨在减少杂乱,并改善用户内容的曝光效果。

新版“管理”页面与经典版界面不同

鉴于“管理”页面上的许多功能很复杂,我们会分阶段发布更高级的功能,以便提供更清洁的“试机”时间并隔离任何出现的问题。

后续版本将提供更高级的元素,并且该界面已停用某些元素


部署计划

新版“管理”页面格式目前对原有客户是可选的。

新帐户只能访问新页面格式,并且没有切换到旧格式的选项。

注意:

为帐户启用了访问新版页面的选项后,该页面的右上角会显示一个在新版体验和经典版体验之间进行切换的选项。

新版管理页面切换链接

默认情况下,该页面将加载协议列表。

  • 如果有协议等待您的操作,则会自动选择等待您处理过滤器
  • 如果没有协议等待您的关注,则会自动选择进行中过滤器

此列表按“上次修改”日期排序,最近修改的协议位于顶部。

 

单击详细介绍协议表的列标题可以对表内容按字母数字排序。

页标题

单击协议记录可在右边栏中显示协议的详细信息和控件。

单击打开协议以查看详细信息。

打开协议

 

当协议打开时,您将有权访问右边栏中的控件。

已打开的协议


“管理”页面上可用的元素

经典版页面上的多个状态“文件夹”已合并为一系列更实用的过滤器,这组过滤器可返回给定状态类型的协议。在顶部部分中提供了协议过滤器,这些过滤器可根据协议的当前状态返回协议。

有两种“活动”状态。每种状态都会在状态名称后显示内容数量(用圆括号括住):

  • 进行中 (N) -“进行中”状态返回的协议正在等待参与者完成其操作。该状态返回等待已登录用户处理的协议。
  • 等待您处理 (M) - 等待已登录用户处理的协议可在“等待您处理”过滤器中获取。

 

有三种“终端”状态:

  • 已完成 - 已成功并完全解决的协议。
  • 已取消 - 由于任何原因而被放弃的协议。这包括:
    • 由发件人取消的协议
    • 由参与人拒绝的协议
    • 由于身份验证反复失败而终止的协议
    • 因遭受系统错误而导致变得不可行的协议
  • 已过期 - 达到过期日期并自动关闭的协议。

 

有一种“草稿”状态,该状态包含所有已部分构建的协议。

 

下半部分专用于模板“父”对象。通过这些模板创建的“子”协议将在上面的协议状态过滤器中进行过滤。

父对象本身不是协议,但可用于生成大量单个协议。这些父对象包括:

  • (库)模板 - 文档库中可用的所有文档和字段模板。
  • Web 表单 - 以前称为 Widget,Web 表单是协议模板,可作为链接提供,也可嵌入到 Web 页面中。Web 表单由签名者发起,可为每个填写表单的参与者生成子协议。
  • Mega Sign - Mega Sign 模板旨在生成大量单个协议,可以像处理“常规”协议一样发送和签署这些协议。
图像

>>在此处查看帐户共享选项

如果用户具有其他用户帐户与之共享的内容,则他们可以通过单击“您的协议”旁边的向下箭头来过滤该内容。

弹出菜单将显示与之共享了内容的所有用户和组(如果启用了高级共享)的列表。选择用户,“管理”页面将重新加载所选用户的内容。

共享帐户过滤器

启用“高级帐户共享”的帐户可以在共享用户帐户之间切换以代表用户发送协议:

  • 将鼠标悬停在屏幕右上角的姓名上方
  • 单击切换帐户
  • 选择要切换到的用户帐户,然后单击确定
切换帐户

通过切换到其他用户的帐户,登录用户可以代表“切换到的”帐户发送协议:

切换到的帐户

搜索栏将返回与为所选内容源提供的字符串匹配的所有事务。

  • 如果您正在查看“您的协议”,则针对您的内容进行搜索。如果您正在查看共享帐户,则搜索该共享帐户的内容

在创建/更新事务时,将对以下字段中的内容编制索引:

  • 参与人姓名
  • 电子邮件地址
  • 收件人职务
  • 收件人公司
  • 协议名称
  • 协议注释
  • 协议消息
  • 收件人个人消息
  • 收件人组名称
  • 收件人的收件人组列表
  • 原始文档名称
  • 创建过程中接受的所有文本字段内容

文本搜索的工作方式:

如果您在搜索字符串:"A simple fish"

  • Adobe Sign 会使用空格作为分隔符来“标记”此字符串。上述示例字符串分为三个标记:Asimplefish
    • 被视为分隔符(除空格之外)的字符包括:~ ` ! @ # $ % ^ & * ( ) - + = { } [ ] | \ . , : ; " ' < > ? /
      • 引号指定文本字符串值(因为引号是分隔符)
      • 后面不跟空格的句点、冒号和分号仍作为标记的一部分(例如,ver:1.0
      • 如果撇号后跟空格或“s”字符之外的任何其他字符(例如,don't,则撇号会保留在标记中
  • 去除了大小写区分。例如:asimple fish
  • 然后,搜索会尝试将每个标记的每个全文与索引值匹配
    • 协议名称的标记处理过程更为复杂(请参阅下文)
  • 使用包含式搜索,意味着与至少一个可搜索字段中的至少一个令牌匹配的每个协议都包含在返回的数据集中
    • 返回的数据集按上次修改日期排序,最新日期位于顶部

 

协议名称字段:

如上所述,协议名称字段由于添加了主要用来标记上下文分隔符的“自定义”标记器(而不是明确的字符)而具有更复杂的标记。此自定义标记器与标准标记器存在以下不同之处:

  • 将生成前缀标记(最多 10 个字符)- 前缀标记是任何标准标记的递增字符串。例如:如果标准标记是 fish,则递增标记为:ffifisfish
    • 这样就允许搜索部分字符串,前提是以标记的第一个字符开头
    • 将忽略中间字符串匹配。例如:搜索 rent 将不会匹配单词 apparently
  • 在非字母数字字符处拆分标记。例如:字符串 Supe_Duper 会生成标记 SupeDuper
    • 在标准标记器中,下划线不是分隔符
  • 在字母大小写转换处拆分标记。例如:字符串 PowerShot 将生成标记 PowerShot
  • 在字母-数字转换处拆分标记。例如:字符串 XL500 将生成标记 XL500
  • 从每个标记中删除前导或尾部分隔符。例如:字符串 XL---42+'Autocoder' 将生成标记 XL42Autocoder
  • 从每个标记的末尾删除英文所有格 ('s)。例如:字符串 Dave's 将生成标记 Dave

请注意,将标准标记器和自定义标记器结合使用,可以搜索完整的标记字符串(归功于标准标记器)和前缀标记(归功于自定义标记器),但会匹配跨分隔符的前缀标记。

示例:如果您有一个名为 My_NDA 的协议

  • 标准标记器将生成一个类似以下内容的标记:my_nda
  • 自定义标记器将生成一系列前缀标记:mmynndnda
  • 尝试搜索 my_nd 不会返回任何结果,因为
    • 标准标记器不会创建前缀标记,只创建完整字符串
    • 自定义标记器会在下划线处拆分标记,因此任何前缀标记都不包含下划线

示例 2:如果您有一个名为 XL500 的协议

  • 标准标记器将生成一个类似以下内容的标记:xl500
  • 自定义标记器将生成一系列前缀标记:xxl550500
  • 尝试搜索 xl5 不会返回任何结果,因为
    • 标准标记器不会创建前缀标记,只创建完整字符串
    • 自定义标记器会在字母-数字转换处拆分标记,因此无法创建从字母过渡到数字的前缀标记

 

搜索过滤器

过滤器图标将打开一些选项,可通过选择日期范围进一步缩小数据集:

  • 所有日期
  • 最近 24 小时
  • 最近 7 天
  • 最近 30 天
  • 最近 12 个月
  • 自定义日期范围

同时还额外提供了一个搜索隐藏内容选项。

  • 选择“搜索隐藏内容”后,除了任何其他过滤之外,返回的数据集中只包含隐藏内容

注意:

选择过滤器后,该过滤器图标旁边会显示一个标记。在数据集返回后,可以单击任何一个过滤器将其删除。

 

协议的名称标题位于页面布局的右上方:

标题 - 协议名称

 

创建日期位于协议名称的正下方。

创建日期

 

当前协议状态显示在窗口右上方协议名称和创建日期下面。

协议状态

 

协议的发件人位于右上方。

  • 仅当您不是发件人时,发件人字段才可查看。
发送者 - 发件人

 

协议的全局消息位于右上方“发件人”下面

全局消息

 

当前收件人可在新的展开参与人列表中找到,该列表清楚地显示了所有收件人及其与协议相关的状态

收件人列表

通过选择左下边栏中的“模板”过滤器,能够查看和编辑库模板。

选择一个模板后,会显示右边栏选项:

  • 打开模板 - 打开模板视图
  • 使用模板 - 使用已附加的模板启动新协议
  • 编辑模板 - 允许用户编辑模板字段和属性
  • 删除 - 删除模板。此操作无法撤销。
  • 下载 PDF - 允许用户下载库模板的空白 PDF
  • 下载单个文件 - 允许用户下载最初用于创建库模板的各个文件。
    • 最初使用的文件总数用括号表示
  • 下载表单字段数据 - 下载已使用表单的所有已完成协议的 csv 文件
  • 注释 - 模板的注释,只能由模板所有者或将模板共享到的用户/组查看

>>此处提供了有关创建和编辑模板的更多详细信息

编辑模板

通过选择左下边栏中的“Web 表单”过滤器,可以查看和编辑 Web 表单。

选择一个 Web 表单后,会显示右边栏选项:

  • 打开 Web 表单 - 打开模板视图
  • 获取代码 - 公开 Web 表单的 HTML 和脚本代码
  • 编辑 Web 表单 - 允许用户编辑模板字段和属性
  • 下载 PDF - 允许用户下载库模板的空白 PDF
  • 下载表单字段数据 - 从已完成的 Web 表单下载所有字段内容的 csv 文件
  • 下载单个文件 - 允许用户下载最初用于创建库模板的各个文件。
    • 最初使用的文件总数用括号表示
  • 共享 - 将对 Web 表单的访问权共享给指定共享目标方的“管理”页面
    • 共享 Web 表单允许共享目标方:
      • 打开 Web 表单以查看原始文档
      • 获取 Web 表单的代码
      • 下载用于构建 Web 表单的原始文档的 PDF
      • 下载从 Web 表单衍生的所有已完成子协议上收集的表单字段数据
      • 将对 Web 表单的访问权共享给其他方
      • 在个人视图中隐藏 Web 表单
      • 查看和编辑 Web 表单上的注释
  • 隐藏 Web 表单 - 在您的个人视图中隐藏 Web 表单
    • 隐藏 Web 表单模板不会将其禁用或阻止用户访问(假定它处于活动状态)
  • 注释 - Web 表单的注释,只能由输入注释的用户查看

>>此处提供了有关 Web 表单的更多详细信息

编辑 Web 表单

可以在“管理”页面左下边栏中查看 Mega Sign 事务。

选择一个 Mega Sign 事件后,会显示右边栏选项:

  • 打开 Mega Sign - 打开用于 Mega Sign 的模板文档的视图
  • 提醒 - 创建提醒,并向尚未完成子协议的所有相关方发送提醒
  • 下载 PDF - 允许用户下载库模板的空白 PDF
  • 下载表单字段数据 - 下载所有已完成协议的 csv 文件
  • 下载单个文件 - 允许用户下载最初用于创建库模板的各个文件。
    • 最初使用的文件总数用括号表示
  • 隐藏 Mega Sign - 在您的视图中隐藏 Mega Sign 事件
    • 隐藏父模板不会影响子协议
  • 共享 - 共享父对象会在共享到个人的“管理”页面上填充该对象
    • 共享父级 Mega Sign 模板会自动共享子协议
    • 共享的父模板允许共享目标方:
      • 查看原始父模板
      • 下载原始文档的 PDF
      • 下载在完成的子协议上收集的字段数据
      • 将父对象共享给其他方
      • 查看 Mega Sign 事件的活动摘要
      • 查看和编辑父对象的注释
  • 查看活动报告 - 打开按当前状态划分的子协议摘要
  • 注释 - 模板的注释,只能由模板所有者或将模板共享到的用户/组查看
  • 子协议的快速摘要

>>此处提供了有关 Mega Sign 的更多信息

查看 Mega Sign 活动

通过将鼠标悬停在当前参与人的图标上,然后单击替换参与人链接,可以找到替换当前参与人的功能.

根据帐户设置,存在两个选项:

  • 替换收件人 - 该选项将替换当前收件人,拒绝其进一步访问协议
  • 添加备用收件人 - 添加备用收件人包括新收件人,使原始收件人保持原状态并能够完成协议

>>此处提供了有关如何替换当前签名者的完整详细信息

替换当前收件人选项

协议发件人有权在发送协议后更改每个参与人的身份验证方法。

如果设置了密码,但丢失/忘记了该密码,则此功能特别有用。可轻松重置密码。

通过将鼠标悬停在当前参与人的图标上,然后单击身份验证方法旁边的编辑链接,可以找到编辑收件人身份验证的功能。

注意:

此设置仅影响收件人身份验证中使用的密码。

用于保护已签名 PDF 的密码不受影响

编辑身份验证方法

可以在创建日期下找到设置、编辑和删除协议过期日期的功能:过期日期

单击铅笔图标可打开编辑面板。

该功能的完整详细信息

编辑过期日期

“管理”页面布局显示了协议的参与人,其中提供了:

  • 运行状态,说明已完成其操作的参与人数量(位于当前参与人的电子邮件正下方)
  • 所有参与人的完整列表及其与协议相关的角色(位于右边栏中)
收件人列表

要查看协议的内容(文件),请执行以下操作:

  • 单击协议以选择并打开右边栏
  • 单击打开协议操作
打开协议

 

此时会打开协议以供审阅;右边栏控件仍将显示。

已打开的协议

可以在右边栏操作中找到替换已发送协议中的文件的功能:修改协议

该功能的完整详细信息

修改协议

可以在右边栏操作中找到创建或删除提醒的功能:提醒

该功能的完整详细信息

新版“管理”页面 - 提醒

可以在右边栏操作中找到共享协议的功能:共享

共享协议后:

  • 系统会向您与之共享协议的用户(电子邮件地址)发送一封电子邮件
    • 该电子邮件包含当前状态下协议的 PDF 附件
  • 协议记录在您与之共享协议的用户(电子邮件地址)的“管理”页面上可用
    • 该用户可以审阅协议,就如同向他们抄送了协议一样

该功能的完整详细信息

共享协议

可以在右边栏操作中找到取消协议的功能:取消

该功能的完整详细信息

取消协议

可以在右边栏操作中分别找到下载协议和/或下载协议审核报告的功能:下载 PDF下载审核报告

下载 PDF - 审核报告

“管理”页面拆分为两项功能:下载整个 PDF 和下载单个文件。

依次单击每个文件可下载该文件的 PDF 版本。

下载单个文件

如果协议是在 Adobe Sign 签名流程之外签名的(例如:收件人打印文档并手动对其进行签名),则协议的创建者可以在将协议数字化之后上载回 Adobe Sign。

图像

如果您的帐户使用政府 ID 进行收件人验证,并且您已选择存储身份验证信息,则您将能够下载签名者身份报告

下载身份报告

可以在“管理”页面上隐藏内容。此隐藏的内容不会被删除,状态不会发生更改,且隐藏的协议可以在签名周期内正常处理。隐藏的协议仅在“管理”页面的用户视图中不可见。

注意:

要取消隐藏内容,必须先使用仅显示隐藏协议过滤器进行搜索(请参阅:“元数据/注释搜索”

隐藏协议

协议的活动历史记录位于右边栏的操作底部:活动

协议活动

 

单击“活动”选项可将右边栏控件替换为协议的全部活动(历史记录),这些活动按时间顺序列出,最新活动位于顶部。

该功能的完整详细信息

活动列表

用户可以通过以下操作从“管理”页面签署协议:选择协议记录,然后单击右边栏中的查看并签名按钮。

查看并签名

 

此时会打开标准协议签名界面:

图像


已弃用的元素

以下元素即将从“管理”页面中删除,并且预计不会在已完成的页面版本中提供。

归档文档的功能即将完全删除。 

  • 这包括直接通过电子邮件进行归档的功能
图像

将内容归档的客户仍可以从“管理”页面查看和下载这些文件,但无法上载新文档。

图像

打印功能即将删除。

要打印协议的某个版本,建议下载 PDF 并从本地打印驱动程序进行打印。

图像


已知问题

问题:切换到新版“管理”页面时,该页面完全为空白,没有任何协议内容。

测试:尝试加载此页面:https://documentcloud.adobe.com/

  • 如果“无法”加载 https://documentcloud.adobe.com/,则应当与内部网络管理部门联系,并与他们合作以解除阻止 documentcloud.adobe.com 域。
  • 如果“可以”访问上述链接,请联系支持部门

注意:

“主页”和“查看协议”页面同样也会受到影响。