“发送”页面概述

概述

发送页面中,您可以配置和发送新的临时协议。有五个功能部分需要配置:

  1. 发件人(仅限启用了 UMG 的帐户)- 该组选择器将为协议定义可配置选项和可用模板请首先配置此设置,因为重置组将会刷新页面并删除先前所有的配置。
  2. 接收者 - 接收者是需要与您发送的协议交互的人。“接收者”有多种类型。可用选项由您的帐户管理员指定。
  3. 消息 - 您可以在此处定义协议名称,并编写想要向接收者发送的消息。
  4. 选项 - 这些选项可帮助控制协议
  5. 文件 - 在此处选择要发送以供签名的实际文档。
“发送”页面

发送协议

发送文档、收集签名和审批是 Acrobat Sign 的核心功用!关于需要对文档进行签名的人员以及签名顺序,每位客户都有自己不同的要求,因此,“发送”页面中提供了各种相关工作流程供您了解和使用。 

“发送”页面

如果您所在的帐户启用了“多个组中的用户 (UMG)”,请在配置协议之前选择要从哪个组发送协议。

  • 设置“组”值将加载与组相关的属性和模板供您选择。
  • 更改组时,您会看到页面刷新。此刷新将清除所有已经输入的内容。

如果您在页面顶部没有看到发件人下拉菜单,则表明您的帐户未启用 UMG

组选择器

定义收件人以及对文档进行签名的顺序。

  • 配置具有多个签名者与配置具有单个签名者的协议的过程相同,只是前者的收件人更多。添加每个收件人,并根据需要进行配置。
  • 允许在协议中多次添加同一电子邮件(例如,在某人需要在流程的不同阶段执行操作的情况下)。

接收者部分中,最上面的切换开关要求您选择基本签名顺序:

  • 如果选择按顺序完成(如上图所示),则需要遵守按序签名流程,从一个步骤到下一个步骤,并且会对接收者进行编号,以指示确切的参与顺序
    • 混合式签名流程从序列(按顺序完成)工作流程开始
  • 如果启用按任意顺序完成,则会实施并行签名,并且不会对接收者进行编号,因此不会有特定的参与顺序。

在签名顺序切换开关的右侧,您会看到两个链接:

  • 添加我 - 单击此链接可加入您自己作为参与顺序中的下一个接收者
  • 添加接收者组 - 单击此链接可创建一组接收者,需要其中一个人代表整个组参与。例如,为 HR 团队创建一个组,只需 HR 团队中的一个成员签署协议即可。
注意:

要更改接收者的顺序,您可以单击接收者并将其拖动到正确的堆栈顺序,或者直接编辑数字,堆栈将进行相应调整。

 

创建的每个收件人均包含五个要素:

A. 参与顺序 – 如果选择按顺序完成,则参与顺序会提供一个明确的指示,表明每位接收者将在何时与协议进行交互.

B. 角色接收者的主要任务和作用是什么

C. 电子邮件地址 – 这是识别接收者身份的电子邮件地址,用于发送给接收者的包括请求签名在内的所有电子邮件通信。

D. 身份验证方法 – 如何验证接收者的身份?是否要使用第二因素身份验证

E. 私人消息(可选)- 发件人可以向每个接收者提供单独的说明,接收者查看协议时会出现这些说明。.

 

接收者列表下方的显示抄送链接会显示一个字段,您可以在此字段中输入抄送 (CC) 电子邮件地址,他们能够查看协议、但又无需进行签名/审批。

“混合式”工作流程是按序参与的一种方式,在其中的一个或多个步骤中,有两个或更多接收者会同时获得文档的访问权限。“并行”步骤中的所有签名者/审批人将需要先完成他们各自的部分,然后该顺序过程才会前进到下一个步骤。

当您需要来自某个小组或组织,而不是该组内某个特定人员的签核时,接收者组会非常有用。该组中的任何成员都有权代表整个组签名或审批。

“消息”部分包含两个字段,可显著提高您的成功率。

协议名称字段允许您输入任何用于标识协议的字符串。  此字符串将填充在接收者电子邮件的主题行(下图以黄色高亮显示的部分),同时也作为“管理”页面上的名称值。提供唯一且有意义的协议名称将有助于接收者更容易地识别您的电子邮件,同时,也可提高您搜索所需协议的能力。

注意:

如果在附加文档之前没有输入协议名称,则协议名称将采用附加的第一个文件的文件名。在发送协议之前,可以编辑该值。

 

协议消息是一个纯文本字段,您可以在其中输入任何必要的说明或注释(下图以绿色高亮显示的部分)。此消息显示在发送给所有接收者的请签名电子邮件中(不同于配置为仅针对特定接收者显示的私人消息)。

带名称和消息的审阅并签名电子邮件

消息模板

企业级客户将有权访问由您的管理员配置的消息模板。消息模板与选项部分中接收者的语言功能直接关联,因此当您从语言下拉列表中选择“西班牙语”时,所有西班牙语模板都将可用。

注意:

如果选择的语言没有与之关联的模板,则消息模板选项将不会显示在“发送”页面上。

“选项”部分可以让您在发送协议后更好地控制协议:

  • 密码保护 - 要求接收者输入密码才能打开并查看已签名的 PDF 文件。  此密码由发件人定义,并将通过带外方式传输。Acrobat Sign 记录此密码,所以千万不要忘记密码!
  • 完成截止日期 - 设置距离协议过期所剩的天数,此后将无法再完成协议。
  • 设置提醒 - 设置在完成协议之前发送提醒的频率(每天或每周)。只有当前接收者才会收到通知。
  • 接收者的语言 - 选择在发送给接收者的电子邮件中以及在签名体验过程中使用的语言.
    • 如果您的帐户配置为使用消息模板,则此设置还会定义您可见的消息模板。

在“文件”部分中,您可以将文档附加到事务。

Acrobat Sign 会将所有文档合并为一个用于签名流程的 PDF,并根据文档列出的顺序构建该 PDF。通过单击某个文档并将其拖动到新的列表位置,可以重新安排文档。

可从 Acrobat Sign 库、Google Docs、Box.net、Dropbox、OneDrive 附加文件,可以使用文件搜索从本地系统上传文件,或者将文件拖放到“文件”框中。

允许使用的文件类型包括:Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML

文件


预览并添加签名字段

在文件列表正下方,您将看到预览并添加签名字段复选框。  此选项允许您打开上载的文档,并根据需要在文档中放置表单字段。

您应当至少放置签名字段,但是您还可以根据需要,使用许多其他字段来构建复杂的表单。

注意:

如果未放置签名字段,Acrobat Sign 将在文档末尾自动添加一个新页面用于接纳签名。

将文档仅发送给一个接收者是最常见的协议工作流程之一,也是了解基本流程的一种极好方式。您只需要:

  • 接收者的电子邮件地址
    • 此电子邮件必须不同于您用于登录的电子邮件(因为您无法将邮件发送给自己)
  • 要签名的文档或文件
请求签名


发送给多个接收者

将协议发送给多个接收者需要遵循相同的步骤,但有两个明显的差异:

  • 您必须按照希望他们签名的顺序,将每个接收者单独作为一行添加到“接收者”部分。。
  • 放置字段时,您必须通过双击该字段并设置收件人值来声明哪个接收者有权访问该字段。

 Adobe

更快、更轻松地获得帮助

新用户?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
创意大会

10 月 14 日至 16 日迈阿密海滩及线上

Adobe MAX

创意大会

10 月 14 日至 16 日迈阿密海滩及线上

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
创意大会

10 月 14 日至 16 日迈阿密海滩及线上

Adobe MAX

创意大会

10 月 14 日至 16 日迈阿密海滩及线上