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为协议收件人设置提醒

 

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对于目前预期要与您的协议进行交互的收件人,Adobe Acrobat Sign 提供了定期向这些收件人发送电子邮件提醒的选项。

启用/禁用协议提醒

所有的服务级别都具备执行以下操作的权限:

  • 创建循环提醒
    • 在发送过程中
    • 通过“管理”页面
  • 在“管理”页面上创建循环提醒和临时提醒

个人和团队服务级别无法实现自动化提醒,也无法禁用提醒功能。

企业和商业级别选项

企业和商业服务级别可以在发送过程中选择性地显示提醒选项,或启用帐户/群组范围内的自动化机制。

该功能可通过以下方式启用/禁用和配置:

注意:

启用默认提醒会禁止在发送页面上配置提醒,除非启用了“允许发送人设置或修改”选项

审计报告

企业级别和商业级别帐户可以选择通过以下方式将提醒事件添加到其审计报告中:导航至帐户设置 > 全局设置 > 审计报告,然后启用在审计报告中包括提醒事项选项。

配置要在审核报告中报告的提醒事件。

启用后,每次发送提醒的电子邮件记录都会记录在审核报告中(最多支持 250 个提醒事件)。

审核报告中报告的提醒事件。

警告:

当禁用电子邮件提醒时,则不会向审核报告中添加任何更新信息。此限制包括用于生成 Webhook 事件而触发的提醒。例如,当帐户设置配置为“将提醒添加到审核报告”,而且个人组禁用了电子邮件提醒时,专门配置的组将不会在其审核报告中包含提醒事件。

在发送过程中设置提醒

如果用户没有为他/她的组或帐户配置默认提醒,则可以借此机会在发送过程中定义提醒。

这些提醒始终都是循环的,并且适用于协议的所有收件人。发件人只需定义该提醒触发的迭代时间即可。一共包括六个选项:

  • 每天
  • 每周
  • 每个工作日
  • 每隔一天
  • 每三天
  • 每五天

最初发送带有提醒的协议时,一封标有请签署的电子邮件会发送给第一位收件人。该事件为首个提醒启动了计时器。

如果将提醒配置为每三天发送一次(举例说明),那么第一个提醒将会在请签署电子邮件发送后的 72 小时触发。

当收件人完成了对协议的操作后,该收件人的提醒时钟将会终止。

如果有多位收件人,那么当工作流程中的前一位收件人完成其操作后,下一位收件人就会立即收到请签署电子邮件。系统将根据新收件人收到请签署电子邮件的时间(不是初始时间戳),为新收件人启动提醒时钟。

这个过程会在协议的所有收件人中循环,直到完全执行了协议为止。

注意:

所有循环的提醒都有一个生命周期,生命周期结束后,提醒将自动终止。

每天触发的提醒有 10 天的生命周期。

所有其他的提醒都有 60 天的生命周期。

通过管理页面设置提醒

若要在发送过程之后创建提醒,可通过“管理”页面进行配置:

  1. 导航至管理页面

  2. 单击要查阅的协议

  3. 单击右侧选项栏中的提醒链接

    提醒

  4. 配置提醒的用户和迭代时间

  5. 单击创建以完成提醒的设置

与“发送”页面相比,在管理页面的界面上,包含更多的选项:

  • 您可以选择希望将哪些收件人包含在提醒中。可以为一人、多人或所有收件人设计提醒。
  • 您可以像在“发送”页面中一样,选择一个循环提醒过程
    • 如果添加到循环提醒中的收件人事先已完成了他们在协议中的相关操作,那么他们将不会收到提醒
  • 您可以创建一次性(临时)提醒,这类提醒可以“立即”或在“特定日期”发送
    • 可以为已经完成协议相关操作的参与者配置临时提醒
    • 可以在协议结束签署或已经存档后,配置临时提醒
  • 您必须包含一条消息。当您在“管理”页面中构建提醒时,这是一个必填字段

 

如果已为协议配置了其他提醒,则会显示协议列表,而不是“创建提醒”界面。

您可以通过单击添加提醒按钮创建新提醒

查看现有提醒

您可以采取以下步骤,查阅为协议配置的所有提醒:

  1. 导航至管理页面

  2. 单击要查阅的协议

  3. 单击右侧选项栏中的提醒链接

    现有提醒

注意:

系统会按照下一个要触发的提醒,对这些提醒进行排序。

所有已取消/过期的提醒,将列在有效提醒的下方。

取消提醒

要取消提醒,请执行以下操作:

  1. 以协议创建人的身份进行登录

  2. 导航至管理页面

  3. 单击相关协议,以便选中该协议

  4. 单击右侧选项栏中的提醒链接

  5. 找到您要取消的提醒,并单击该提醒

  6. 单击删除图标(垃圾桶)

注意:

收件人有权终止提醒电子邮件中的提醒。这是一个必需的功能,并且无法禁用。

创建自定义电子邮件模板

企业客户可以选择为其提醒构建完全自定义的电子邮件模板。 

如果您对自定义电子邮件模板感兴趣,请参阅本指南

提醒和 REST API

借助 REST v6 API,可以通过下面 4 项操作直接访问提醒对象:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - 针对路径中 agreementId 标识的协议,为指定的参与者创建提醒。
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - 针对路径中 agreementId 标识的协议,检索相关的提醒
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 检索与某个协议关联的特定提醒。
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 更新协议的现有提醒.

禁止发送提醒电子邮件

默认情况下,所有配置提醒的帐户都将根据计划或显式触发器自动发送提醒电子邮件。

某些行业要求捕获所有电子邮件通信(例如,金融服务),这些客户可能会选择利用 Webhook 通过其他渠道发送提醒。

企业级帐户可以选择通过向支持团队提交请求,在帐户和组级别禁止从 Acrobat Sign 系统发送提醒电子邮件。

请注意,如果禁用电子邮件提醒,则活动日志或审核报告中不会列出任何事件。

 

提醒触发的 Webhook

用于提醒的 Webhook 分为与编写方法(作为单个协议或通过批量发送过程)和通知方法(Acrobat Sign 是否发送电子邮件)相关的事件。

提醒内容包含在以下事件的 Webhook 有效负载中:

  • 协议所有事件
  • 已发送协议提醒
  • 协议提醒已发起
  • “批量发送”所有事件
  • “批量发送”提醒已发送
  • “批量发送”提醒已发起

 

启用电子邮件通知后,当正常触发提醒时:

  • 单个协议事件为 REMINDER_SENT,Webhook 为 AGREEMENT_REMINDER_SENT
  • 批量发送事务会生成一个名为 MEGASIGN_REMINDER_SENT 的 Webhook。

禁用电子邮件通知后,当触发提醒时:

  • 单个协议事件为 REMINDER_INITIATED ,Webhook 为 AGREEMENT_REMINDER_INITIATED
  • 批量发送事务会生成一个名为 MEGASIGN_REMINDER_INITIATED. 的 Webhook。

批量发送 Webhook 对整个模板仅触发一次。它们会对每个子协议触发。

注意事项

  • 循环提醒的生命周期:
    • “每天”提醒将在 10 天后到期。
    • 所有其他循环提醒将在 60 天后到期.
  • 临时提醒
    • 仅触发一次
    • 可配置为向已完成此协议相关操作的参与者发送提醒
    • 可以在协议结束签署或已经存档后进行配置
      • 无法为已取消、已拒绝或已过期的协议配置提醒
  • 在发送最初的“请签署”电子邮件的同时,会触发提醒。
    • 在多收件人工作流程中,当某位收件人完成其操作并依次触发下一位收件人时,提醒时钟将会重置为原来的时间.
    • 通过“管理”页面替换当前的签名者时,不会重置提醒时间.
  • 收件人有权取消提醒。目前没有否决他们这种权利的选项。
  • 发送协议后,可在“管理”页面上修改过期日期.
  • 可将内部收件人的过期日期配置为忽略.

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